LOS DOS PUNTOS Detienen el discurso para llamar la atención sobre lo que sigue. Después de los dos puntos se escribe letra minúscula cuando el texto continúa en la misma línea (salvo que sea un nombre propio) y la mayúscula cuando sigue aparte en otra línea. Se usan en los siguientes casos:
Antes de presentar una cita textual. Ejemplo: Rousseau señaló: "Cuanto más débil es el cuerpo, más ordena. Cuanto más fuerte, más obedece."
Al anunciar una enumeración; en este caso, los elementos de la misma pueden escribirse a continuación, o aparte, cambiando de línea cada vez que
se introduzca un nuevo elemento. Ejemplo: Documentos requeridos: fotocopia de la cédula de identidad, titulo de Bachiller, notas certificadas.
Detrás de una expresión que anuncia lo que se va a decir. Ejemplo: En efecto: no cumplió con su palabra.
En documentos oficiales detrás de palabras como: "declaro", "expone", "decreto", entre otros. Ejemplo: Certifico: que la paciente Lorena Camacho se encuentra en perfecto estado de salud.
En los saludos epistolares: Ejemplo: Queridos padres:, Recordado amigo:
PUNTOS SUSPENSIVOS Representan una interrupción o pausa en el curso del habla. Se usan cuando:
Lo que se calla es conocido por el receptor: Ejemplo: En boca cerrada… Camarón que se duerme… Al que madruga…
La cita no se da completa: Ejemplo: "Yo soy aquel que ayer no más decía el verso azul y…".
Hay vacilación en lo que se afirma: Ejemplo: Es probable que el contrato se firme en 5 o 6 días… tal vez el 15 de este mes.
Se desea acrecentar el interés: Ejemplo: Anochecía. El viento golpeaba las ventanas. Los perros aullaban… todo resultaba sombrío.
SIGNOS DE INTERROGACIÓN Y DE EXCLAMACIÓN O ADMIRACIÓN. Los signos de interrogación (¿?) y exclamación (¡!) encierran enunciados que, respectivamente, interrogan o exclaman. Se usan delante y detrás de enunciados.
Los primeros se utilizan en preguntas directas, en expresiones que reflejan actitudes irónicas o de dudas. Ejemplo: ¿Cómo te llamas? ¿Jorge llevarnos al cine…? Otro caso del signo de interrogación es cuando se coloca entre paréntesis para expresar duda acerca de un dato. Ejemplo: 1918 – 1945 (?).
No se usa el signo de interrogación cuando la pregunta es indirecta. Ejemplo: Le preguntó qué había sucedido.
Los signos de exclamación o admiración pueden usarse para expresar ironía, alegría, tristeza, dolor, entre otros.
Ejemplo: ¡Cómo es tan inteligente…!. ¡Se me murió mi mascota! ¡Me gradué! USO DE LOS PARÉNTESIS, CORCHETES Y LLAVES. Los paréntesis ( ), los corchetes [ ], y las llaves { }: son signos ortográficos que sirven para aislar, dentro de un texto, información complementaria o aclaratoria con respecto a la considerada principal. Los más usados comúnmente son los paréntesis. Ejemplo: El abuelo de Luisa (en su juventud fue un brillante cirujano) parece una estatua sentado en aquel sillón. Asia es el continente mas poblado del planeta (60% de la humanidad). Las señoritas de Aviñón (Picasso, 1907) es considerado el primer cuadro cubista.
También se usa un solo paréntesis para separar un número o letra, con que se enumeran los distintos apartados de un trabajo. Ejemplo: el trabajo consta de las siguientes partes a) Introducción. b) Metodología. c) Desarrollo. d) Conclusiones.
De la misma manera, se usa paréntesis cuando se escribe una cantidad en número junto a la escrita. Ejemplo: mil quinientos bolívares (Bs.1.500) USO DEL GUIÓN Y LA RAYA LARGA.
El Guión (-), también llamado raya corta sirve para señalar cuando una palabra a quedado partida al final de una línea o renglón, o para separar los componentes de una palabra compuesta. Ejemplo: la partícula que va adelante formando una nue–va se denomina prefijo. Código espacio–temporal.
La raya Larga (–) es el doble que el guión es una marca de inciso o aclaración y de principio de intervención de un diálogo. Ejemplo: Es como si ella deseara vivir a la sombra de ese amor – el de David – por el resto de su vida. – Está bien, me quedaré quieta. – Muy bien, adiós.
LAS COMILLAS DIÉRESIS O CREMA.
Las comillas compuestas (" ") marcan el principio y el final de una cita textual o de expresiones que se destacan por singularidad. Ejemplo: el aforismo "Conócete a ti mismo" es de origen griego. Fue un hecho "extraordinario". También se usa para destacar apodos y sobrenombres; marcas registradas; y para destacar titulares de temas de conferencistas, artículos, versículos de leyes y de la Biblia. Ejemplo: José Luís Rodríguez "el puma".
Las comillas simples (" ") sirven para enmarcar palabras que aparecen dentro de un texto que ya lleve el otro tipo de comilla, aclarando el significado de una palabra. Ejemplo: "Griselda llamó a su esposo "señor mió" ". "Botar" "arrojar" desperdicios o basura, no significa lo mismo que "votar" el sufragio.
Diéresis o crema: se usa para indicar que las "U" dentro de las combinaciones güe, güi debe pronunciarse. Ejemplo: vergüenza – antigüedad – lingüística.
LA REDACCIÓN
EL PÁRRAFO.
Un paso elemental para desarrollar la máxima habilidad posible para escribir, radica en el manejo del párrafo. Por esto, dominar el párrafo como unidad de pensamiento es una de las técnicas más frecuentes para realizar un mejor tipo de lectura y escritura. De esta manera, al leer se logra, por una parte, comprender el pensamiento que ha querido comunicar un autor, y por la otra, expresar con claridad las ideas al momento de escribir.
El texto se encuentra dividido en varias partes observables a simple vista. Cada una de estas secciones separadas por un punto y aparte se denomina párrafo.
El párrafo está estructurado en una sucesión de oraciones, una de las cuales actúa como núcleo o idea principal y las otras como complementarias o ideas secundarias, es decir, que lo esencial del párrafo es que todo él gira alrededor de una idea fundamental que constituye el centro de lo que se ha querido comunicar.
El párrafo se reconoce por: la sangría que es el espacio que se deja después del margen; la letra mayúscula al iniciarse la escritura y, el punto y aparte, al final del trozo de la escritura.
Ejemplo: "Los primitivos habitantes de Venezuela poseían para esa fecha una Cultura bastante rudimentaria, si la comparamos con la de los Mayas, Los Aztecas o los Incas".
La idea central de este párrafo es: Los primitivos habitantes de Venezuela poseían una cultura rudimentaria. Las demás oraciones son ideas que completan o amplían la idea central.
LA REDACCIÓN Para elaborar una redacción se deben tomar en cuenta dos puntos de vista fundamentales: la forma (la estructura que se de a la exposición) y el fondo (el contenido) El contenido y la forma deben revisarse por separado. Es conveniente por lo menos hacer una lectura crítica que permita apreciar globalmente si el mensaje es completo, claro y bien organizado.
CONTENIDO: Al redactar, se debe tener presente la secuencia de las ideas que se desean exponer así como la forma de organizarlas; es decir, atender al orden de las ideas principales que serán la columna vertebral de la exposición y, su distribución en los respectivos párrafos.
FORMA: Tiene relación con el uso del código, idioma escrito: la construcción de los párrafos, la extensión o claridad de las oraciones, la puntuación, ortografía, acentuación, escogencia de palabras.
Para vencer las dificultades que se presentan en el momento de la redacción, debemos tener claro el tema y el propósito del texto a exponer; además de disciplina y coherencia en las ideas.
Sólo el ejercicio frecuente y la firmeza de voluntad, para superar los obstáculos de la expresión escrita, serán los aliados para lograr una buena redacción.
Los elementos fundamentales para que exista una buena redacción son: brevedad, precisión discreción, armonía, fuerza, cortesía, estética, pureza del lenguaje, cultura, sensibilidad y, deben ser usados en cualquier estilo o manera peculiar de cada quien para expresar sus ideas.
LISTA DE PALABRAS CONECTIVAS PARA SER EMPLEADAS EN SU NECESIDAD REDACCIONAL
Para agregar ideas: Además, asimismo, así mismo y a si mismo, por su parte, al mismo tiempo, de la misma manera, del mismo modo, en la misma forma, por sobre todo, en adelante, también, de nuevo, por una parte, por la otra, es obvio, obviamente.
Para introducir ideas que se oponen a la expresada anteriormente: Sin embargo, no obstante, de otro modo, por el contrario, aún cuando, a pesar de, si bien es cierto, en oposición a, no es menos cierto que, entre otros.
Para enunciar Tópicos: Con respecto a, con relación a, en relación con, en lo tocante a, en lo que se refiere a, en lo que respecta a, en referencia a.
Para indicar otra orden: En primer término, en segundo, en tercer, en primer lugar, en otro orden de ideas, seguidamente, para empezar, para continuar.
Para ejemplificar: Por ejemplo, como puede apreciarse, para ilustrar, como se puede entender, para ejemplificar, tal consideración (es), fulano de tal nos explica, expone, ofrece, aclara que.
Para parafrasear: Es decir, brevemente, en otras palabras, de hecho, cabe decir, o lo que es lo mismo, lo que quiere demostrar, entre otras.
Para indicar relaciones especiales: En lugar de, más adelante, sobre, bajo.
Para indicar relaciones temporales: Posteriormente, al mismo tiempo, mientras tanto, en la actualidad, evidentemente, después, antes, ahora, actualmente, en estos, (esos, aquellos) momentos, ulteriormente, en la posteridad.
Para indicar relaciones modales: De la misma manera, a propósito de, de tal modo, de tal suerte, ex profeso, así, de modo que, de manera que.
Para indicar relaciones casuales: Debido a esto (esa, aquella) por esa causa, puesto que, dado que, supuesto que, visto que, por esta situación.
Para indicar consecuencia: Por esta (esa, aquella) razón, (es) en consecuencia, por lo tanto, como resultado de, como consecuencia de, de acuerdo con, por la razón (es), atendiendo a, de todo esto se desprende que, en atención a, en tal sentido, por todo lo dicho, como resultado.
Para establecer comparaciones: Igualmente, de la misma manera (que), en igual forma (que), en las mismas circunstancias, en similares condiciones, tal como.
Para expresar opiniones "enfáticas": A nuestro (mi) juicio, es conveniente indicar que, es (son) necesario (a) (s), yo pienso, (sostengo, creo, propongo), (proponemos, creemos) (que, es preciso que).
Para indicar que se va a concluir: Finalmente, para finalizar (concluir o terminar), en conclusión, en consecuencia de, a manera de colofón.
CONSTRUCCIONES PARA ENLAZAR PARRAFOS. Podríamos resumir a continuación… En pocas palabras… Los caracteres enumerados… Si bien es cierto… Dentro de este espacio analizado… Queremos con ello significar… En resumidas cuentas… Por supuesto que este fenómeno… Dentro de este marco… En atención a lo planteado… A título ilustrativo, indicaremos… Cabe considerar, por otra parte… Precisemos, antes que nada… Dentro de este orden de ideas… Resulta claro… Algunas de sus manifestaciones… De hecho cabe decir… Por último, es conveniente anotar… Recomendaciones especiales para redactar. (Según Prof. Guillermo Loreto)
Consultar constantemente un buen diccionario.
Cuando el escrito lo requiera, debe hacerse previamente un esquema.
Leer asiduamente a los buenos escritores.
No abusar de los adjetivos y de lo adverbios.
No ponderar demasiado los hechos.
Utilizar debidamente los signos de puntuación.
No emplear palabras rebuscadas.
No abusar de las citas, ni de los paréntesis.
Recordar siempre que el escrito debe ser correcto, claro, conciso, natural y original.
Evitar las ideas y las palabras superfluas.
Evitar todo lo que no guarde relación con el tema tratado.
Pensar despacio para escribir deprisa.
Releer siempre lo escrito como si fuera de otro.
Escribir con sinceridad.
REDACCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA GENERAL En cuanto a los estilos de correspondencia caben señalar: el estilo particular (familiar, social): el estilo oficial (correspondencia enviada a Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías); el estilo diplomático (entre los altos dignatarios de un país o naciones entre sí, embajadas, consulados), el estilo comercial e industrial (cartas y documentos mercantiles e industriales) y el estilo periodístico (prensa escrita).
El estilo familiar: la forma de expresión se distingue por su sencillez, claridad, afecto, intimidad y corrección, impulsados por el cariño y cumplimientos familiares y sociales. Ha de ser de todos modos, un lenguaje correcto, de cortesía, pulcritud y respeto.
El estilo oficial o laboral: los escritos laborales son herramientas fundamentales de la comunicación, por la naturaleza misma a organismos públicos y a actividades oficiales, hace que todos los asuntos sean concebidos y expuestos en forma sobria, clara, concisa, seria y cortés descartando toda consideración familiar e íntima. El principal propósito de la comunicación laboral es informar. Lo que cambia en las distintas emisiones informativas es la intención, aquello que se pretende conseguir u originar en el lector. Así, existen escritos que buscan persuadir, solicitar, proponer, explicar, recomendar, analizar, motivar, responder o anunciar.
Por esto, definir el propósito de nuestros escritos es un requisito indispensable para determinar cual tipo de documento es el mas indicado, para comunicar lo que queremos transmitir. Por ejemplo, para anunciar se utilizara un folleto o una nota de prensa; para recomendar, una carta de recomendación o un informe de factibilidad.
El estilo comercial e industrial: es la comunicación escrita que se cruzan entre sí, entre los comerciantes, para iniciar, mantener o concluir negocios. Debe caracterizarse por la claridad, naturalidad, precisión, cortesía, discreción y brevedad.
Para elaborar las cartas debemos tener presente: comenzar con una oración directa y rápida, corta y estimulante para despertar el interés y la curiosidad del destinatario. En lo posible deben evitarse frases comunes como: "Acusamos recibo de su carta". "En contestación a su carta". En similares condiciones, se deben escribir frases como: "La fecha de la próxima reunión es…". "Sí, tenemos las piezas que desea". "No, no es necesario que nos envíe…". "No hemos recibido el pago de…". "Me complace comunicarle que…". " Recibimos su paquete". En lugar de "Su paquete ha sido recibido". "Se sentirá muy complacido de saber". En vez de "Me complazco en informarle". Es correcto usar el "yo" y "nosotros".
Una carta debe mantener la unidad entre una oración y otra. Cada párrafo debe relacionarse con el siguiente. La cohesión ayuda a que el lector pueda seguir la secuencia de los pensamientos. Esa cohesión puede lograrse por medio del uso de conectivos o nexos como: Sin embargo, de acuerdo con, por lo tanto, desde luego, en adición, otra razón para, por ejemplo, en segundo lugar, entre otros.
En la carta no importa cuán corta sea la misma, sin embargo, ninguna debe tener menos de dos párrafos. Restringir los párrafos a no más de seis a ocho líneas tipeadas y no más de tres a cuatro párrafos.
TÉCNICAS PARA REDACTAR DIVERSAS CORRESPONDENCIAS. CARTA COMERCIAL. La carta es un escrito con características de una conversación entre personas ausentes. Su contenido suele ser formal. Es la comunicación más importante de todos los documentos escritos, que contribuyen a la marcha de negocios y al fortalecimiento de las relaciones profesionales y administrativas.
ESTILO DE PRESENTACIÓN: El estilo de presentación de la carta responde a una intención personal, bajo lo establecido por el carácter de la actividad mercantil.
ESTRUCTURA: Una carta comercial se compone de tres partes: encabezamiento, cuerpo de la carta o nudo y cierre.
El Encabezamiento: abarca la parte superior de la carta. Contiene membrete, lugar y fecha, datos del destinatario y saludo. Por lo general, se indica y también el asunto para que el destinatario esté al tanto de la intención de la carta.
El Cuerpo de la carta: es la más importante. Se compone de tres partes: introducción, núcleo y conclusión.
La introducción indica el motivo del escrito.
El núcleo desarrolla la idea principal de la carta, es importante redactarlo con objetividad y claridad.
La conclusión sirve de resumen y estilo.
El Cierre: constituye el final de la carta. Contiene despedida, nombre del firmante, cargo que desempeña y firma autógrafa. Para la despedida suele usarse, únicamente las palabras atentamente, sinceramente, respetuosamente, cordialmente, como fórmula de cortesía, seguidas de coma. El nombre del firmante se escribirá cuatro líneas debajo de la despedida, el cargo se colocará en la línea siguiente y la firma se estampará encima del nombre.
Antes de escribir, recuerde:
A quién le escribe? Cuál es la intención del escrito? Con qué hechos cuenta? Qué necesita saber del destinatario? Cuál es la relación con el destinatario? OTROS ELEMENTOS: Las comunicaciones, generalmente, incluyen otros aspectos importantes para el control de la información, los cuales se indican al extremo izquierdo de pie de la página y son los siguientes:
Iniciales de identificación. Se colocan las iniciales de quien redacta la comunicación en mayúsculas, separadas por una raya diagonal y en minúsculas el nombre de quien transcriben. Cuando la secretaria o asistente redacta y transcribe la comunicación aparecerá sólo su nombre en minúsculas. No debe escribirse las iniciales de los firmantes por ser el responsable directo del contenido.
Anexo. Se usará cuando la comunicación esté acompañada de otro documento y se indicará en esta línea, aunque se mencione en el texto, para control de recepción. Ej. Anexo: propuesta.
La nota de distribución se escribirá a un espacio de la línea de anexo para indicar que la comunicación será remitida a otros departamentos de nuestros intereses, se representará con dos "c" en minúsculas. Ej. cc.Dpto. de contabilidad, y no será necesario repetirlas si se destinara a varias oficinas.
Fecha de elaboración. Se escribirá la fecha (en números) en que fue elaborada la comunicación, con la finalidad de salvaguardar su responsabilidad.
Sello. Se colocará el sello de la Unidad a la cual pertenece el firmante y se estampará al lado izquierdo del nombre, con el objeto de dejarlos libres.
EL OFICIO. Es una comunicación escrita de carácter externo. Constituye el documento básico en el cual se vierten asuntos importantes del quehacer administrativo de las organizaciones públicas.
Los temas tratados en los oficios pueden requerir amplitud para su desarrollo, debido a que, en algunos casos, se hace necesario argumentar las decisiones y propuestas formuladas en el texto.
Estructura. Para lograr el efecto de la mejor comprensión del escrito y una grata impresión en el lector, puede considerarse en el oficio, una división en tres secciones: encabezamiento, cuerpo del oficio y otros elementos.
Encabezamiento. El membrete contiene, en orden jerárquico descendiente, una serie de unidades a la cual pertenece la oficina que remite la comunicación. Ej.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
Ministerio del Poder Popular … Dirección Sectorial de Administración. El oficio debe enumerarse ininterrumpidamente, desde el 1º de enero hasta el 31 de diciembre de cada año. A objeto de ordenar la correspondencia y facilitar la referencia cuando quieran contestación. Esta anotación se ubica abajo del membrete.
Ejemplo:
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
Ministerio del Poder Popular … Dirección Sectorial de Administración. Nº La fecha se escribe en una sola línea sin abreviaturas y el mes en minúsculas. Hacia la derecha superior de la página. (Si lleva sangría.) Ejemplo:
Mérida, 17 de diciembre del 2010 Los datos del destinatario se escriben a un espacio entre cada línea, comprende:
Tratamiento: Ciudadano, Excelentísimo, Reverendísimo, Ilustre.
Título, nombre y apellido del destinatario.
Dirección de ubicación y localidad.
Si la comunicación se envía a un funcionario de alta jerarquía se coloca: Su Despacho. Si el destinatario se ubica en la misma localidad del remitente, se escribirá: Ciudad.
Si la correspondencia va dirigida a funcionarios de la Administración Pública y de organismos dependientes de los estados, sólo se mencionará el cargo que desempeña.
Cuerpo de oficio: Es la parte fundamental de la comunicación, en la cual se expone el contenido de la misma: su motivación, argumentos y conclusiones. Debe iniciarse a 2 ó 3 espacios de la última línea del encabezamiento.
En el cuerpo del oficio se distinguen las siguientes partes:
Introducción: debe ser breve y la fórmula más conocidas para iniciar el oficio, según las circunstancias son: -Me permito informarle…
-Hacemos de su conocimiento… -En respuesta a su comunicación Nº de fecha …
-En relación con su solicitud Nº de fecha …
-Es grato dirigirme a usted… -Me dirijo a usted en la oportunidad de informarle…, entre otros.
Ideas fundamentales: deben expresarse sencillamente, los párrafos deben estar convenientemente distribuidos. En cada oficio se debe tratar un solo asunto.
Despedida: se escribe a 2 ó 3 espacios de la última línea del texto, del centro hacia la derecha. Deben eliminarse las frases ostentosas y de estilo ya en desuso. En el oficio se puede utilizar como despedida las palabras: atentamente, sinceramente, cordialmente, entre otras.
Los otros elementos se utilizan de igual forma que en la carta comercial.
EL MEMORANDO. El Memorando es la comunicación escrita que se utiliza para tratar asuntos internos entre los diferentes departamentos de una empresa u organismo.
El Memorando es el documento más simple que se emplea dentro de la empresa. Es una nota breve sobre un asunto específico. Se escribe para hacer una pregunta, solicitar información, notificar una fecha, cifra o resultado, ordenar la realización de un trabajo de poca monta, dar respuesta a una consulta simple o para solicita algo rutinario. Muchas veces se escribe un memorando para confirmar un asunto tratado verbalmente; en este caso, su finalidad es que permanezca un registro de lo tratado. En algunas oportunidades el memorando puede ser dirigido a todo el personal y se convierte en una circular, por lo cual hay quienes le dan el nombre MEMORANDO- CIRCULAR.
CARACTERÍSTICAS DEL MEMORANDO. _ Es un mensaje corto y con un fin específico.
_ El formato puede variar de una empresa a otra.
_ En la correspondencia oficial el memorando tiende a perder su brevedad y va numerado.
_ Su encabezamiento es original.
_ El lenguaje es directo y sencillo.
_ Carece de saludo, y por lo tanto, de despedida. En algunos casos se usa la palabra atentamente como fórmula de cortesía.
_ El remitente puede estampar su firma o utilizar el visado.
_ Produce un efecto inmediato.
ESTRUCTURA.
Nombre de la comunicación: lleva la palabra MEMORANDO en la parte superior central del papel y se escribe en mayúscula sostenida.
Encabezamiento: PARA: Indicar el nombre del departamento, unidad división al cual se envía.
DE: Nombre del departamento remitente.
ASUNTOS: Breve indicación del contenido.
FECHA: Mes, día y año en el cual se elabora_ se escribe sin abreviar o en números cuando se usa formato_ se omite la localidad.
Texto: puede constar de 1 ó 2 párrafos.
Elementos "opcionales": despedida, nombre del firmante, cargo y visado. Iniciales identificadores: se usan iguales a todas las comunicaciones.
CIRCULAR. Son las comunicaciones de igual texto emanadas a diferentes destinatarios, para tratar el mismo punto.
Las circulares se elaboran en original y se producen para ser distribuidas.
Su redacción necesita mucho esmero y deben estar dotadas de persuasión y destacar su objetivo.
Las circulares pueden ser:
Circulares Internas: van dirigidas al personal de la empresa o de una dependencia determinada, con el fin de enterarlo acerca del procedimiento tomado por algún ejecutivo. Generalmente no lleva destinatario.
Circulares Externas: se envían a las empresas, clientes y relacionados, con el objetivo de informarles un asunto de interés, como promoción de artículos, ofertas de mercancías, cambio de domicilio o teléfono.
CARACTERÍSTICAS DE LAS CIRCULARES. Llevan en la parte superior central del papel la palabra CIRCULAR. Su contenido es igual para todo destinatario.
Su redacción debe ser sencilla, clara, breve y precisa. En la mayoría de los casos no requiere contestación.
CERTIFICACIÓN O CONSTANCIA. La certificación es el documento expedido por empresarios o particulares para asegurar la brevedad de un hecho referente a otra persona.
Algunas organizaciones, en lugar de certificación usan la palabra Constancia. Estas comunicaciones pueden emitirse de dos maneras:
1. Sin destinatario determinado: sirven para presentarlas ante cualquier entidad o persona. Tiene carácter general y son las más usuales.
2. Con destinatario: las que van dirigidas a una persona en particular.
Cuando las certificamos se concretan a señalar solamente datos de rutina, como el sueldo y el cargo desempeñado, las organizaciones utilizan formatos impresos para tal fin.
CARACTERÍSTICAS DE LA CERTIFICACIÓN.
1) Se encabeza con la palabra "CERTIFICACIÖN" en el centro del papel y en mayúscula sostenida.
2) Generalmente consta de 2 párrafos.
3) En el inicio del primer párrafo debe indicarse el cargo del firmante, y en el contenido, nombre desinteresado, empleo tiempo de actuación y condiciones personales.
4) En el segundo párrafo se hace constar que la certificación se expide a solicitud del interesado, se finaliza con la localidad y la fecha escrita en letras.
5) Se escribe el nombre del firmante, sin especificar el cargo, por aparecer éste incluido en el inicio de la certificación.
6) Si la secretaria redacta la comunicación escriba su NOMBRE.
CONVOCATORIA. Es la comunicación remitida a los interesados antes de realizar una reunión, con el fin de informar el propósito de la misma.
Las convocatorias deben redactarse de acuerdo con los pormenores exigidos por los estatutos de la organización. Asimismo, debe mencionarse cualquier asunto importante o extraordinario, que se vaya a tratar, por tanto, su redacción debe ser completa, correcta y precisa.
DATOS QUE DEBEN CONTENER LAS CONVOCATORIAS. _ Nombre de la empresa.
_ Clase de sesión: ordinaria y extraordinaria.
_ Sitio, fecha y hora de reunión.
_ Orden del día: comprende los puntos a tratar en la reunión.
_ Nombre de la persona o entidad que convoca.
ACTA. Es la relación escrita y pormenorizada de cuanto ocurre en las reuniones celebradas por la junta directiva o asamblea de un organismo. Debe reflejar fidelidad y exactitud. Las actas se asientan en un libro foliado y legalizado.
Para facilitar su redacción se utiliza lo siguiente:
Minuta: es el resumen de lo ocurrido en la sesión para después ampliarlo en forma detallada.
Grabación: mediante el uso de cintas magnetofónicas, se graba hasta el mínimo detalle de lo que acontece en la reunión. Este medio es el más aconsejable por la autenticidad de lo grabado.
Las actas reflejan dos tipos de sesión:
Ordinaria: el orden del día puede contar con varios puntos.
Extraordinaria: se discutirá sólo el punto expuesto en la convocatoria.
El orden del día contiene los aspectos que son materia por discutir.
El texto del acta debe contener:
Número de acta y clase de sesión.
Ciudad, fecha y hora de inicio.
Nombre del organismo que sesiona ( Junta Directiva, Asamblea, entre otros.)
Nómina de los asistentes.
El orden del día
La discusión de cada uno de los puntos y los acuerdos tomados.
Hora de clausura de la sesión.
Nombre, cargo y firma de las personas respectivas.
UTILIZACIÓN ADECUADA DE LAS MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS. Para escribir correctamente, el uso de las mayúsculas debe usarse en los siguientes casos:
Nombres propios de personas (también apodos), animales y las marcas comerciales. ejemplo: José Saramago
"El gato" Galárraga Mi perro se llama Suker, mi perrita Sasha.
Al iniciarse un escrito. primera letra de cada oración y párrafo (después de punto)
Cargos o dignidades de carácter único. ejemplos:
Su Santidad El Libertador
Cargos que indican mucha autoridad y van en lugar del nombre. ejemplos: El Ministro recibió al Rector de la Universidad Central de Venezuela.
Nombres propios de sociedades, corporaciones, organismos, instituciones, federaciones, partidos políticos y otros. ejemplo: Museo de Arte Contemporáneo. Federación Venezolana de Fútbol. Centro Nacional de Adiestramiento.
Nombres de congresos, concursos y títulos de leyes. ejemplo: Festival de Viña del Mar. IV Congreso de Psiquiatría.
Código Orgánico Procesal Penal.
Siglas que abrevian los nombres de naciones, organismos y empresas, se repiten las letras para expresar el plural. ejemplos: EE.UU, RR.HH.
Nombres de obras de arte (literarias, pinturas, esculturas, películas, temas musicales). Los programas de televisión también se escriben con mayúscula. Las revistas y periódicos utilizan la mayúscula en todos los
vocablos que forman su nombre. Ejemplos: La insoportable levedad del ser (novela). "El nacimiento de Venus" (pintura). "La Venus de Milo" (escultura). "El lado oscuro del corazón" (película). El Nacional (periódico). El Cojo Ilustrado (revista).
Épocas históricas y hechos trascendentales. ejemplos: La Conquista. Primera Guerra Mundial.
Zonas o regiones del mundo con significado propio. ejemplo: Tercer Mundo. Medio Oriente. Lejano Oriente.
Todos los elementos de la toponimia (estudio de los nombres propios de los lugares). ejemplos: Venezuela. Colonia Tovar. Los Roques.
Artículos y adjetivos cuando forman parte del nombre.
ejemplos: El Salvador. Sabana Grande.
Cortesías y profesiones cuando están abreviadas. ejemplos: Lic. (licenciado), Dr. (doctor), Sra. (señora).
POR QUÉ, PORQUÉ, PORQUE.
DIFERENCIAS ENTRE SINO Y SI NO.
DIFERENCIAS ENTRE -CIÓN Y –SIÓN
Respecto a las palabras acabadas en –ción o –sión, se escriben con c los nombres que derivan de verbos acabados en – ar. menos los acabados en –sar que no conservan la sílaba sa del verbo, como confesión (confesar) frente a compensación (compensar). Ejemplos:
asimilación (asimilar) enajenación (enajenar) perforación (perforar) afirmación (afirmar) federación (federar) respiración (respirar) salutación (saludar) confirmación (confirmar) Respecto a las palabras acabadas en –ción o –sión, se escriben con s los nombres que derivan de verbos acabados en –sar, salvo cuando el nombre conserva la sílaba sa del verbo; entonces se escribe con c (ejemplo: compensación (compensar), tasación (tasar). Ejemplos:
confesión (confesar) dispersión (dispersar) progresión (progresar) propulsión (propulsar) compensación (compensar) improvisación (improvisar) Respecto a las palabras acabadas en –ción o –sión, se escriben con s los nombres que derivan de verbos terminados en – der, -dir, -ter, -tir, salvo cuando conservan la d o t del verbo; entonces se escriben con c (medición de medir. competición de competir, repetición de repetir). Ejemplos:
propensión (propender) pretensión (pretender) dimisión (dimitir) decisión (decidir) diversión (divertir) inversión (invertir) concesión (conceder) perversión (pervertir).
Técnicas practicas de oficina Amalia Llabres de Charneco. Angela Cortés de Morales. (1993) México Editorial Mc Graw Hill.
Alonzo, I. (1998). Guía de estudio sobre el párrafo. Caracas: Contexto – Editores RB.
Calzadilla, M. y González, C. (2003). Introducción al estudio morfosintáctico del español. Guía de estudio y ejercicios. Trabajo inédito. Escuela de letras. Facultad de Humanidades y Educación. Universidad Central de Venezuela. Caracas.
Carrió, O. (2000). Taller general de perfeccionamiento del lenguaje escrito. Trabajo inédito. Caracas.
Larousse. (1999). Ortografía española. Reglas y ejercicios. México: Editorial. Laurosse Latinoamérica.
Montolío, E., et al. (2000) Manual práctico de escritura académica. Tomo I. Barcelona: Editorial Ariel.
Real Academia Española. (2001). Diccionario de la Lengua Española. Tomos I y II. (22° edición). Madrid: Editorial Espasa Calpe.
(1999). Ortografía de la Lengua Española. Madrid: Editorial Espasa Calpe. Seco, Manuel. (2001). Diccionario de dudas y dificultades. Madrid: Editorial Espasa Calpe.
(2001). Gramática esencial del español. Madrid: Editorial Espasa Calpe.
Autor:
Luis Saul Florez Vazquez.
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