Proceso sistematizado para el control de repuestos y herramientas en almacenes

Resumen

El presente trabajo tuvo como objetivo principal la propuesta de un Proceso Sistematizado para el Control de las Entradas y Salidas de los Repuestos y Herramientas en la Superintendencia de Mantenimiento de Señales – Gerencia de Ferrocarril en la empresa C.S.V Ferrominera Orinoco. El estudio fue realizado empleando el tipo de diseño descriptivo, evaluativa y de campo. La propuesta realizada consta de un organigrama planteado para el control jerárquico de los almacenes, los procesos para la entrada y salida de los repuestos y herramientas de los almacenes Satélite I y Satélite II, los diagramas de flujo de cada proceso y la base de datos que será de gran ayuda a la hora de que la superintendencia desee automatizar dicha gestión.

Palabras claves: Proceso Sistematizado, Diagramas De Flujos, Entradas, Salidas, Almacenes, Base De Datos, Automatizar.

Introducción

La empresa C.S.V. FERROMINERA ORINOCO, tiene como función extraer, procesar y distribuir el mineral de hierro. Dispone de sus trenes de cargas, las cuales son las locomotoras y vagones para realizar el traslado de dicho mineral. Los trenes son desplazados a lo largo de un sistema ferroviario, que comprende las redes de la vía férrea de Puerto Ordaz – Ciudad Piar, interconexión Puerto Ordaz con el Puerto de Palía, la red ferroviaria hacia las plantas de Reducción Directa en el sector Industrial de Matanzas (Sidor, Planta de Pellas de Ferrominera, Briquetera del Orinoco, Comsigua y Briqven). Con un total de 370 Km. de vía férrea constituye la mayor red ferroviaria del país.

La Superintendencia de Mantenimiento de Señales adscrita a la Gerencia de Ferrocarril, está encargada de hacer cumplir los programas de mantenimiento de sistemas de señalización ferroviaria, y de los equipos de protección de transito ferroviario, con el objetivo de lograr un correcto funcionamiento de los mismos.

El objetivo principal de esta investigación es proponer un proceso sistematizado para el control de los repuestos y herramientas en los almacenes Satélite I y Satélite II de la Superintendencia de Mantenimientos de Señales.

El presente trabajo es importante para la Superintendencia de Mantenimiento de Señales ya que les permitirá llevar un control de la entrada y salida de los repuestos y herramientas que se encuentra en los almacenes para estos ser utilizados por los técnicos a la hora de realizar sus mantenimientos en la vía férrea con el fin de llevar un control de los mismos, también para llevar un stock mínimo necesario y disminuir los costos a la hora de hacer las compras directas o ser solicitados al almacén general de la empresa C.S.V Ferrominera Orinoco.

El desarrollo del presente informe se estructurará de la siguiente manera:

• Capítulo I El Problema: Donde se explica la problemática existente, se formulan los objetivos y la justificación de la investigación.

• Capítulo II Generalidades de la Empresa: El cual presenta la descripción y funcionalidades de la empresa en cuestión, así como del área de trabajo y del proceso realizado.

• Capítulo III Marco Teórico: Contiene los aspectos teóricos utilizados como herramienta y base del estudio realizado.

• Capítulo IV Marco Metodológico: Se describe la metodología detallando el tipo de investigación, Diseño de la Investigación, Población y Muestra, y las Técnicas e Instrumentos de Recolección de datos, así como el Procedimiento Metodológico utilizado.

• Capítulo V Situación Actual: Se describe la situación que presenta la superintendencia con respecto a la problemática.

• Capítulo VI Situación Propuesta: Se expone el proceso sistematizado para el control de los almacenes Satélite I y Satélite II en la superintendencia mediante.

Finalmente, se presentan las conclusiones, recomendaciones, bibliografías y apéndices.

CAPÍTULO I

El problema

En este capítulo se describe todos los problemas relacionados al área de trabajo, así como también, los objetivos generales y específicos que se desean cumplir para lograr la realización del estudio.

Planteamiento del Problema

Desde hace 90 años C.S.V. Ferrominera Orinoco se ha encargado de extraer mineral de hierro de las minas cercanas a Ciudad Guayana, siendo esta su principal actividad económica. El transporte del mineral de hierro se logra mediante ferrocarriles que se trasladan por 370 km de vías férreas que se encuentran a lo largo de Ciudad Guayana y Ciudad Piar.

La empresa cuenta con distintas gerencias, la cual sobresale la Gerencia de Operaciones Mineras, de esta procede la Gerencia de Ferrocarril que es la que tiene la responsabilidad de asegurar el transporte de mineral de hierro entre los centros de producción, plantas de procesamientos y a los clientes de la empresa, así como también el cumplimiento de los programas de mantenimiento, repotenciación, y modernización de los equipos a su cargo.

La Gerencia de Ferrocarril se divide en siete Superintendencias, la cual resalta la Superintendencia de Mantenimiento de Señales, este organismo está encargado de hacer cumplir los programas de mantenimiento de sistemas de señalización ferroviaria, y de los equipos de protección de transito ferroviario, con el objetivo de lograr un correcto funcionamiento de los mismos.

El problema que presenta la Superintendencia de Mantenimiento de Señales está ubicado en la parte del almacén, donde no se cuenta con un control de manejo de repuestos y herramientas que entran y salen de los almacenes

Satélite I y Satélite II, obteniendo como consecuencia una cantidad excesiva de un mismo material así como también la perdida de estos, gastos innecesarios a la hora de hacer sus compras directas ya que no disponen con una lista de inventario actualizada y un stock mínimo; de igual forma que el personal técnico no tenga conocimiento de los equipos con los que cuentan a la hora de presentarse una emergencia en la Vía Férrea.

Una de las principales causas de la problemática, es que el personal no cuenta con un procedimiento o sistematización del modo de adquisición de los repuestos y/o herramientas, luego de retirar sus equipos del almacén general de la empresa C.S.V. Ferrominera Orinoco y son trasladados a los almacenes Satélite I y Satélite II, ocasionando esto el descontrol de inventario que se encuentra en la Superintendencia.

Por lo tanto, con el desarrollo del presente trabajo, se propone un proceso sistematizado para el control y manejo de los repuestos y herramientas en los almacenes de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales – Gerencia de Ferrocarril en la empresa C.S.V. Ferrominera Orinoco, para que exista un control de la entrada y salida de los materiales, ya sea de la compra directa o venga del almacén general de la empresa.

Objetivo General

Proponer un Proceso Sistematizado para el Control de los Repuestos y Herramientas en los Almacenes de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales – Gerencia de Ferrocarril en la empresa C.S.V. Ferrominera Orinoco.

Objetivos Específicos

• 1. Diagnosticar la situación actual para la adquisición de los repuestos en los almacenes de la Superintendencia.

• 2. Determinar los requerimientos necesarios para la propuesta de un proceso sistematizado.

• 3. Controlar las entradas y salidas mediante reportes, sea impreso o por pantalla.

• 4. Diseñar el proceso sistematizado para el control y manejo de los repuestos y herramientas de los almacenes, evitando perdida de dinero, atraso en el proceso, agotamiento del personal.

Justificación del Trabajo

Es importante que la Superintendencia de Mantenimiento de Señales cuente con un proceso sistematizado para el control y manejo de los repuestos y herramientas en los almacenes Satélite I y Satélite II, esto con la finalidad de tener un registro diario de las existencias en los mismos, permitiéndole seguir con sus trabajos diarios evitando caer en contratiempos a la hora de realizar sus mantenimientos preventivos en la vía férrea. Un apropiado control de la entrada y salida de los repuestos y herramientas es lo que permitirá que la empresa C.S.V. Ferrominera Orinoco y la Superintendencia de Mantenimiento de Señales a través de su compra directa, no genere gastos en materiales que aun consten con suficiente disponibilidad pero que, al no tener un buen control y manejo del inventario, se hagan órdenes de compras, obteniendo de esta manera gastos considerables. Adicionalmente, generará organización en el inventario, conocimiento exacto de la mercancía a disposición, mejorará la gestión de compras y la optimización en los almacenes.

Alcance

Proponer a la Superintendencia de Mantenimiento de Señales un proceso sistematizado para el control y manejo de los repuestos y equipos en sus almacenes Satélite I y Satélite II.

Delimitaciones

Este estudio se dirigió al control y manejo de los repuestos y herramientas en los almacenes de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales – Gerencia de Ferrocarril en la empresa C.S.V. Ferrominera Orinoco, ubicada en Puerto Ordaz, durante 16 semanas. El propósito de este estudio es tener un control en la entrada y salida de los materiales que se encuentra en los almacenes.

Limitaciones

Una de las principales limitaciones para la elaboración de este proyecto es la disponibilidad de tiempo del Jefe de Turno para realizar las visitas necesarias a los almacenes y la falta de vehículo para el traslado.

CAPÍTULO II

Marco referencial

El presente capítulo tiene como finalidad la descripción de todos los aspectos que conforman la empresa a la cual se le está realizando el estudio como su reseña histórica, misión, visión, proceso productivo y el área donde se llevará a cabo la investigación.

Descripción de la Empresa

C.S.V FERROMINERA ORINOCO, es una empresa del estado venezolano filial de la Corporación Venezolana de Guayana, dedicada a la extracción, procesamiento, comercialización y venta de mineral de hierro y sus derivados.

Su comienzo parte en el año 1926, con el descubrimiento del Cerro El Pao. El señor Arturo Vera, quien tenía un fundo en Las Adjuntas, encuentra un canto rodado de una roca negra, brillante, dura y pesada, que lleva a su casa y utiliza para amolar machetes. Simón Piñero, empleado de la firma Boccardo y Cia. de Ciudad Bolívar, acompaña más tarde a Vera hasta el Cerro Florero, donde obtienen muestras suficientes para enviar a los Estados Unidos.

En 1933, La Bethlehem Steel Co. hace las primeras perforaciones y se constituye la Iron Mines Company of Venezuela como resultado del potencial ferrífero de la región. Para 1939, el ejecutivo decreta zona reservada para la exploración y explotación del mineral de hierro los municipios Piar y Roscio del estado Bolívar y el territorio Delta Amacuro.

En el año 1945, La Oliver Iron Mining Co., subsidiaria de la U.S. Steel, inicia la exploración al este del Caroní, bajo la dirección del geólogo Mack C. Lake. Luego, Folke Kihlstedt y Víctor Paulik en el año 1947, exploran y obtienen el título del Cerro La Parida, nombre cambiado en 1948 por Bolívar.

Se funda la Orinoco Mining Company en el 1949, subsidiaria de la U.S. Steel Corporation de los Estados Unidos, siendo el señor Mack C. Lake designado como su primer presidente. El 24 de julio de 1950, parte el primer tren cargado de mineral efectuando su recorrido entre El Pao y Palúa.

Mediante el año 1954, se inauguran las operaciones de la Orinoco Mining Co. y el 9 de enero zarpa el buque Tosca con el primer cargamento comercial de mineral de hierro con destino a Fairless Works (U.S.A). Se inicia la construcción de la Planta de Briquetas de la Orinoco Mining Company en el año 1968.

El 1 de enero de 1975, queda nacionalizada la industria del hierro en Venezuela. El 3 de enero, zarpa el buque Tyne Ore con una carga de 17.417 toneladas de mineral de hierro con destino a Estados Unidos, el primer embarque después de la nacionalización. El 10 de diciembre, se constituye formalmente como CVG Ferrominera Orinoco CA.

Finalmente, C.S.V Ferrominera Orinoco, en el año 1976, inicia sus operaciones como empresa responsable de la explotación y aprovechamiento del mineral de hierro en todo el territorio nacional.

Ubicación Geográfica

C.S.V Ferrominera Orinoco, se encuentra ubicada en Venezuela (América del Sur), específicamente en el estado Bolívar (ver Figura 1). Cuenta con dos centros de operaciones: Ciudad Piar, donde se encuentran los principales yacimientos de mineral de hierro, denominado Cuadrilátero Ferrífero San Isidro; y Puerto Ordaz, lugar en el que están las plantas de procesamiento de mineral de hierro, pellas y briquetas, así como el muelle, parte de las operaciones ferroviarias y oficinas principales.

Figura 1. Ubicación Geográfica de C.S.V Ferrominera Orinoco.

Fuente: Intranet, red interna de Ferrominera.

Misión

Extraer, beneficiar, transformar y suministrar mineral de hierro y derivados, con productividad, calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector siderúrgico nacional, enmarcando la gestión en los objetivos históricos del Plan de la Patria.

Visión

Empresa productiva, eficiente, con desarrollos de recursos mineros que impulsan el crecimiento de la industria siderúrgica nacional, con impactos sociales positivos, comprometida con el bienestar de sus trabajadores y trabajadoras, pilar del poderío económico y social de la Patria.

Política Integral del Sistema de Gestión

La política en C.S.V Ferrominera Orinoco es extraer, procesar y suministrar mineral de hierro y derivados, cumpliendo con la normativa legal, los compromisos acordados con nuestros clientes y los requisitos aplicables relacionados con la calidad, el medio ambiente, la seguridad y la salud ocupacional.

Demuestran su compromiso al mejorar continuamente el sistema de gestión, con el objetivo de:

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

Evitar, reducir y controlar los riesgos e impactos ambientales asociados a las actividades, productos y servicios.

Promover la participación y el bienestar de nuestros trabajadores, contratistas, proveedores, visitantes y el entorno donde operamos.

Valores

La empresa se encuentra comprometida con los siguientes principios y valores:

Solidaridad: Determinación firme y perseverante de empeñarse por el bien común, puesta de manifiesto en el desprendimiento personal, el trabajo en equipo y la colaboración recíproca.

Ética: Conducta con estricto apego a principios y valores morales, modelando la actuación ante los demás, y desarrollando un impulso que resulte en la formación de ciudadanos justos y solidarios.

Cultura de trabajo: Labor creadora y productiva, dignificadora del ser humano, construida con esfuerzo, dedicación, compromiso y

responsabilidad, a fin de servir a la sociedad, contribuyendo al progreso cultural, económico, técnico y científico.

Calidad: Actuación hacia el logro de resultados que atienden los más altos estándares de desempeño, en el marco de un proceso de mejora continua, con el fin de obtener productos que compitan favorablemente en el mercado nacional e internacional.

Disciplina: Cumplimiento cabal de las normas y procedimientos establecidos, así como de los deberes y obligaciones del trabajo y la misión de la empresa, con el fin de obtener el mejor rendimiento para la organización.

Responsabilidad ambiental: Desarrollo de las operaciones en armonía con el ambiente, conservando y mejorando el entorno, y buscando siempre una óptima interacción entre los elementos de la naturaleza, el hombre y la sociedad.

Responsabilidad social: Capacidad y obligación de responder a la sociedad con conciencia social y sentido de responsabilidad comunitaria, materializándose en el cumplimiento de la legalidad vigente, la transparencia y el respeto por las personas y el entorno.

Honestidad: Compromiso permanente con la verdad, demostrando coherencia entre pensamientos, dichos y acciones, y cumpliendo con rectitud y transparencia las responsabilidades asignadas.

Respeto: Reconocimiento y aceptación de todas las personas, teniendo como base la tolerancia y la promoción de excelentes relaciones

interpersonales para alcanzar los objetivos de excelencia, en un clima laboral armónico y agradable.

Equidad: Valoración de las personas sin importar las diferencias culturales, sociales o de género que presenten entre si, en la constante búsqueda de la justicia social, la que asegura a todas las personas, condiciones de vida y de trabajo dignas e igualitarias.

Humanismo: Afirmación de la valía y la dignidad del hombre, y de su derecho al desarrollo libre sin diferencias, perfeccionando las formas del trato humano en el afán interminable de hacerlo cada vez superior, no sólo por ser más social, sino por ser más justo, digno y enaltecedor.

Patriotismo: Disposición para contribuir con el bienestar y defensa de la patria, con base en el sentimiento por la tierra natal o adoptiva, a la que se siente ligado por valores, cultura, historia y afectos, y que se demuestra en el compromiso de proteger su soberanía.

Cooperación: Asunción de las relaciones derivadas del trabajo con espíritu de colaboración y trabajo en equipo, promoviendo la participación activa de cada uno para el beneficio mutuo.

Sentido de pertenencia: Nivel de compromiso en el desempeño de las labores, evidenciando un alto grado de identificación con la organización, la región y el país, impulsando el papel de la empresa estatal socialista como eslabón fundamental del desarrollo.

Estructura Organizativa

La empresa C.S.V Ferrominera Orinoco se encuentra estructurada de la siguiente manera (ver Figura 2).

Figura 2. Estructura Organizativa de CSV Ferrominera Orinoco.

Fuente: Intranet, red interna de Ferrominera.

Descripción del Área de Pasantía

El trabajo de pasantía será realizado en la Jefatura de Turno de Mantenimiento de Señales de Puerto Ordaz – Superintendencia de Mantenimiento de Señales adscrita a la Gerencia de Ferrocarril, la cual se encarga de asegurar el mantenimiento del sistema de señalización ferroviario de Ferrominera Orinoco así como también de los diferentes equipos que utiliza las vías férreas como vías de escapes (Runa), Detectores de Aparejos Caídos, Detectores de Ejes Calientes, Cambiavías, Señales Enanas, Señales de Base, Señales de Distancia, Señales de Alcantarillas, Sistemas de Comunicaciones de radio enlaces ferroviarios, Sistema de Control de Tráfico Centralizado (CTC), Estaciones de Radio y de desvíos, Patios de Trenes, para garantizar un tráfico seguro y sin demora para el transporte del Mineral de Hierro.

Estructura de la Gerencia de Ferrocarril

Organigrama general de la Gerencia de Ferrocarril y organigrama de posición de dicha gerencia (ver Figura 3 y Figura 4).

Figura 3. Estructura Organizativa de la Gerencia de Ferrocarril.

Fuente: Intranet, red interna de Ferrominera.

Figura 4. Estructura Organizativa de la Superintendencia de Mantenimiento de Señales.

Fuente: Intranet, red interna de Ferrominera.

Descripción Del Trabajo Asignado

La investigación que se realizó en la Superintendencia de Mantenimiento de Señales, se encuentra en el almacén, donde se propuso un proceso sistematizado para el control de repuesto y herramientas que entran y salen de los almacenes Satélite I y Satélite II, debido a que el personal no cuenta con un procedimiento ó sistematización luego de retirar sus equipos del almacén general de la empresa CSV Ferrominera Orinoco y son trasladados a los almacenes de la Superintendencia, ocasionando esto el descontrol de inventario.

Descripción Del Proceso Productivo

Operaciones Mineras

La producción del mineral de hierro se realiza con base en los planes de minas a corto, mediano y largo plazo, los cuales se elaboran tomando como referencia la cantidad y calidad de las reservas, así como la demanda exigida por los clientes. Para la evaluación de recursos, planificación y diseño de la secuencia de excavación en los yacimientos se utilizan sistemas computarizados.

Los procesos involucrados en la explotación del mineral son:

Exploración: El paso inicial en la explotación del mineral de hierro consiste en la prospección y exploración de la mena ferrífera, con el propósito de identificar la cantidad de recursos, así como sus características físicas y químicas.

Perforación: Esta operación se realiza con cuatro taladros eléctricos rotativos que perforan huecos con brocas entre 0,11m y 0,31m de diámetro, a profundidades de 17,5m y patrones de perforación de 7m x 12m y 10m x 12m, lo que permite bancos efectivos de explotación de 15m de altura.

Voladura: Se utilizan dos tipos de explosivos. El ANFO, sustancia compuesta por 94% de nitrato de amonio, mezclado con 6% de gasoil y el ANFOAL, que resulta de una combinación de 87% de nitrato de amonio, 3% de gasoil y 10% de aluminio metálico.

Excavación: Una vez fracturado el mineral por efecto de la voladura, es removido a través de palas hidráulicas y eléctricas desde los frentes de producción. Para este fin, la empresa cuenta con cinco palas eléctricas con baldes de 10,70m3 y tres con baldes de 7,6m3.

Acarreo: Veintidós camiones de 90 ton. de capacidad se encargan de acarrear el mineral para depositarlo en vagones góndola ubicados en las plataformas o muelles de carga. El suministro de mineral de hierro a la Planta de Trituración Los Barrancos se realiza con camiones de 170 ton.

Operaciones Ferroviarias

Los vagones góndola, una vez cargados en los muelles de las minas, son llevados al patio donde se conforman trenes con tres locomotoras de 2000 HP y 125 vagones de 90 ton., para luego ser trasladados hacia Ciudad Guayana, en un recorrido de aproximadamente135 km.

Sistema Ferroviario: Comprende las redes de la vía férrea de Puerto Ordaz-Ciudad Piar, interconexión Puerto Ordaz con el Puerto de Palúa, la red ferroviaria hacia las plantas de reducción directa en los sectores Industrial Matanzas y Punta Cuchillos (Sidor, Planta de Pellas de Ferrominera, Orinoco Iron y Comsigua). Con un total de 370 Km. de vía férrea constituye la mayor red ferroviaria del país.

Recursos: Anualmente se transportan alrededor de 30 millones de toneladas de mineral de hierro no procesado (todo-en-uno), fino, grueso, pellas y briquetas, hacia y desde las plantas siderúrgicas lo cual se realiza con 38 locomotoras con potencias que oscilan entre 1750 y 2000 HP de capacidad y 1784 vagones: 1300 vagones góndola de 90 toneladas de capacidad para el transporte de mineral desde las minas, 467 vagones tolva o de descarga por el fondo para el transporte de mineral fino, pellas y briquetas y 17 vagones de volteo lateral para el transporte de mineral grueso. La última adquisición realizada por FMO en 2010, en el marco de su Plan de Adecuación Tecnológica, consta de

200 vagones tipo góndola de 90 toneladas, 10 tipo plataforma de

70 toneladas y 4 cabooses (vagones de cola que transportan personal).

Control de Operaciones: El control central de las operaciones se realiza con un sistema de tráfico centralizado (CTC) y un sistema de tráfico automático de bloques. La comunicación es mediante radio enlace y todas las operaciones son controladas desde la oficina central en Puerto Ordaz.

Características de la Vía Férrea: La carga máxima por eje es de 32,5 toneladas, la pendiente máxima es de 3,1% y la mínima 0,045%. La trocha o ancho de la vía es de 1.435 mm y los rieles son de 132 libras por yarda. La velocidad máxima permitida para el tráfico actual es de 45 km/h en trenes cargados y 55 km/h en trenes vacíos.

Procesamiento de Mineral de Hierro (PMH)

Al llegar a Puerto Ordaz los trenes cargados con mineral no procesado proveniente de la mina (todo-en-uno) con granulometría de hasta 1m son seccionados en grupos de 35 vagones, que luego son vaciados individualmente, mediante un volteador de vagones con capacidad para 60 vagones por hora. Una vez volteados los vagones, el mineral es transferido al proceso de trituración para ser reducido al tamaño máximo de 44,45mm.

Cernido: Luego de la etapa de trituración del mineral (todo-en-uno), el fino se transporta hacia las pilas de homogeneización y el grueso a la Planta de Secado y de allí va a los patios de almacenamiento de productos gruesos.

Homogeneización y Transferencia: En esta etapa, el mineral fino es depositado en capas superpuestas hasta conformar pilas de mineral homogeneizado física y químicamente, de acuerdo con las especificaciones

de cada producto. De allí es despachado a los clientes o transferido hacia los patios de almacenamiento, los cuales están ubicados en: Pila Norte (Finos), Pila Sur (Gruesos), Pila Principal (Finos y Pellas) y Pila Clientes Locales (Gruesos y pellas).

Despacho: El producto destinado para la exportación se encuentra depositado en las pilas de almacenamiento en Puerto Ordaz y en la Estación de Transferencia Boca Grande II (Océano Atlántico). El embarque de mineral se realiza por medio de sistemas de carga, compuestos básicamente por equipos de recuperación y carga de mineral, correas transportadoras y balanzas de pesaje, para registrar la cantidad de mineral despachada.

CAPÍTULO III

Marco teórico

En este capítulo se describen las definiciones teóricas necesarias para obtener una mejor comprensión del trabajo de investigación a realizar, este con el fin de facilitar un sistema coordinado y coherente de conceptos, que permitan abordar el problema a medida de establecer un marco teórico para la interpretación de los resultados del estudio planteado.

Sistematización

Una organización no puede funcionar sin sistemas y procedimientos; la sistematización se encarga de desarrollar sistemas y procedimientos eficientes, permitiendo la maximización en la utilización de los recursos humanos, materiales y financieros, esto es efectuar el que hacer con el menor esfuerzo, el menor tiempo y a su vez en el menor costo, maximizando la eficiencia y eficacia administrativa y contable.

La sistematización es el análisis de los planes de acción colectivos, procedimientos, formas y equipo con el fin de simplificar y estandarizar las operaciones de la empresa y sus funciones administrativas, de producción, de mercadeo, de finanzas, de relaciones laborales las cuales son ejecutadas por medio de rutinas, sistemas o procedimientos.

Etapas de la Sistematización

El proceso de sistematización deberá iniciarse con una cuidadosa preparación y previa determinación del curso de acción que se habrá de seguir, que comprende las fases o etapas siguientes:

Planeación

Es el proceso intelectual y la disposición mental para efectuar tareas de una manera organizada, pensar antes de hacerlas y actuar a la luz de los hechos antes que, de la conjetura, por lo que implica:

• a. Definir el problema: Detectar las principales fallas a resolver.

• b. Definir el objetivo del estudio: Tendrá que convenirse con la autoridad encargada afectada.

• c. Investigación preliminar: Definido el objetivo del estudio es conveniente llevar a cabo un reconocimiento previo que se ponga en contacto con la realidad que se va a estudiar y que dé una idea de la magnitud de las tareas.

Investigación

La fase de la investigación permite conocer el sistema actual, las necesidades que se presentan dentro de la empresa, de igual forma al conocimiento de la estructura y el propósito de la misma. El analista debe comprender la empresa en su verdadera perspectiva para lo cual se auxilia de las técnicas de observación, inspección (investigación documental), entrevista y cuestionario.

Análisis

En esta fase se asegura el haber comprendido la naturaleza del problema, es decir, entender claramente el sistema y sus partes, captando sin problema los detalles y pormenores del sistema adecuado para la empresa, cómo identificar las necesidades, evaluar la viabilidad del sistema y realizar un análisis técnico para ver si es posible realizarlo y si se cuenta con los recursos económicos para llevarlo a cabo. El análisis tiene como finalidad comprender el problema actual, pero sobre todo servir de base para formular nuevas interrogantes para vislumbrar nuevos desafíos y realizar los cambios que las nuevas condiciones exijan.

Las técnicas de análisis sirven para concentrar la información recopilada en la fase de investigación para facilitar su examen y entre ellas se pueden mencionar las siguientes:

Gráfica de Distribución de Trabajo: Es un cuadro gráfico de doble entrada, multicolumnar donde se registran actividades genéricas y específicas, los nombres de las personas, cargo que ocupan y las horas asignadas a cada actividad, que sirve para analizar la distribución de cargas de trabajo, determinar tiempos, duplicaciones innecesarias y homogeneidades relevantes.

Gráfica o Diagrama de Recorrido: Es la representación gráfica del orden de todas las operaciones, traslados, inspecciones, demoras y archivos que tienen lugar en un proceso o procedimiento, incluyendo el tiempo requerido y la distancia recorrida.

Diagrama de Flujo: Es la representación simbólica de un procedimiento administrativo, de producción o de prestación de un servicio, señala los pasos fundamentales y hace comprensible las actividades, operaciones, decisiones y ramificaciones de los procedimientos.

Gráfica de Distribución de Oficina: También llamado Diagrama de Distribución de Espacio y muestra la distribución en planta, para generar el adecuado acondicionamiento de los elementos en un espacio determinado, muestra la ubicación en un momento determinado de espacios, muebles y máquinas y sirve para proponer una ubicación mejorada.

Lluvia de Ideas: Esta técnica permite obtener de un grupo información pertinente y en forma rápida, ya sea en reuniones o asambleas o bien en grupos reducidos organizados. Los temas son abiertos y lo que se busca es recolectar todas las ideas y percepciones que los participantes tienen sobre un tema.

Diseño

Al diseñar un sistema, se especifican los procedimientos concretos que se utilizarán en el procesamiento de la información, a través de los manuales y flujo gramas que indicarán el camino a seguir.

El diseño permite visualizar el proceso y sus implicaciones, se actualiza la palabra diseño para expresar que la propuesta se puede ir ajustando sobre la marcha.

Implantación o Implementación

Después de revisar el diseño se procede a implementarlo, poniendo en práctica el control y ejecución de proyectos. Se debe medir cada paso para determinar si efectivamente se está caminando en la dirección correcta. En esta etapa de implementación se obtienen los programas ya funcionando, verificando los resultados de las pruebas del sistema implementado.

Sistema

Conjunto de elementos y procedimientos profundamente relacionados que tienen como finalidad lograr determinados objetivos. "Etimológicamente sistema es una voz derivada del griego Symestanai que quiere decir colocar junto, reunir un todo, también puede definirse como un conjunto de variables que intervienen, interactuando para la consecución de un objetivo, es un conjunto o arreglo de partes dispuestas con orden y de acuerdo a un plan o esquema" (24:1).

Características de los Sistemas

Los sistemas poseen ciertas características comunes que son las siguientes:

Jerarquía Ilimitada

Cada sistema es parte de un sistema mayor y a cada una de esas partes se denomina subsistema.

Interconexión de sus Elementos

Los elementos son los entes capaces de producir las acciones que debidamente combinadas pueden lograr el objetivo establecido. Las interrelaciones son las transacciones entre los elementos de modo que sus acciones o disposiciones conduzcan al objetivo deseado.

Organización Interna

A cada sistema en particular le corresponde una organización o modo específico de interconexión e interacción de los componentes que lo forman, cuanto más complejo es un sistema, más complejo será su estructura.

Interdependencia

Las partes o subsistemas de un sistema son mutuamente dependientes y por lo tanto los cambios que sucedan en alguno de ellos afectarán en el comportamiento de los otros.

Evolución Constante

Un sistema no es estático, sino que evoluciona constantemente según lo exijan las circunstancias, la supervivencia de un sistema depende de los cambios que se le introduzcan en la medida que sea evaluado y rediseñado, para adecuar su funcionamiento a los cambios que se dan en el ambiente.

Importancia de los Sistemas

El campo de los sistemas es parte integral del trabajo de todo ejecutivo o sea que cada persona que supervisa, dirige o administra las actividades subordinadas, tiene en su trabajo una responsabilidad inherente de los sistemas, procedimientos o métodos que emplean él y los subordinados, por lo tanto, los sistemas deben considerarse como un campo de actividades que se identifican con las labores de todo supervisor.

La ubicación de los sistemas y procedimientos de trabajo se encuentra en el elemento administrativo de la planeación que es el momento donde se define como se van hacer las cosas.

Clasificación de los Sistemas

Para fines de estudiar los sistemas dentro de un organismo social, fundamental se pueden mencionar los que se enumeran a continuación:

Sistemas Naturales: Son los sistemas que encontramos en la naturaleza, los que no han sido creados por el hombre.

Sistemas Artificiales: Son los sistemas que han sido creados por el hombre.

Sistema Administrativo: Se encuentra dentro de los sistemas artificiales y a través de su análisis se puede conocer y mejorar el funcionamiento de cualquier empresa. "Es el conjunto de elementos humanos, físicos y técnicos, interconectados e interactuando entre sí para planear, organizar, ejecutar y controlar la consecución de objetivos económicos, sociales y políticos de toda institución" (24:5). Es el único sistema de control interno y representa el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes

procedimientos, métodos operacionales y contables, para ayudar

mediante el establecimiento de un medio adecuado al logro de objetivos tales como:

Mantenerse informado de la situación de la empresa.

Coordinar sus funciones

Mantener una ejecutoria eficiente.

Determinar si la empresa está operando conforme a políticas establecidas.

Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos.

Para verificar el logro de estos objetivos la administración establece:

El Control del Medio Ambiente: Todos los sistemas operan dentro de un entorno. Este es el medio ambiente que rodea el sistema, afectándolo y siendo afectado por él.

Control Organizativo: Cada área funcional o departamento tiene sus propios sistemas para agrupar y utilizar la información. Cada uno de los sistemas es independiente ya que lo utiliza el departamento en el cual reside, sin embargo, cada uno es parte de la organización, están integrados a otros sistemas o departamentos.

Control Operativo: Éste se encuentra relacionado con las actividades operativas (Ventas, Pedidos, Personal, Compras), apoya las actividades de toma de decisiones, en particular aquellas que se comprenden muy bien, son repetitivas y estructuradas.

Control del Sistema de Información: Es el proceso que mide el funcionamiento actual y lo guía hacia una meta predeterminada." Los sistemas pueden ser controlados según diferentes grados de complejidad.

El control en los sistemas es esencial para tener una actividad y una existencia continuas" (7:190).

Sistema de Administración de Inventarios

Se refiere al conjunto de políticas, procedimientos, diagramas de flujo y formularios que en conjunto forman el Manual de Políticas y Procedimientos, el cual es diseñado por la administración de una empresa.

Un Sistema de Administración de Inventarios es primordial dentro de un proceso de producción, ya que existen diversos procedimientos que nos van a garantizar como empresa, lograr la satisfacción de llegar a obtener un nivel óptimo de producción o compras. Un sistema consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que ayudan a la empresa a que se cumpla lo siguiente:

Asegurar la continuidad de las compras, brindando la seguridad que no exista escasez de materia prima o mercadería para la venta.

Reducir el riesgo de pérdidas o robos de inventarios.

Detectar inventarios obsoletos.

Tener un control real de las existencias.

Detectar consumos excesivos de materiales

Contar con el inventario de mercadería suficiente para hacer frente a la demanda de los diferentes clientes.

Obtener una correcta salvaguarda, custodia, distribución, acomodo y movimiento de inventarios.

Tener el inventario asegurado contra siniestro y robos.

No pagar precios altos por la mercadería al cotizar previamente en el mercado.

Contar con una codificación del inventario para facilitar los conteos.

Almacén

Se puede definir como el espacio físico ubicado generalmente dentro de las instalaciones de una empresa, en el que se depositan productos terminados, en proceso o materias primas (Arrieta, 2010).

Tipos de almacenes

Los almacenes pueden clasificarse de diversas maneras, ya sea según sus objetivos comerciales, según el sector industrial al cual pertenece, según el tipo de artículos que almacena, entre otras clasificaciones. Sin embargo, según Anaya (s.f), existen dos grandes grupos de almacenes:

• a. Almacenes Industriales o fabriles

Tienen como misión depositar materias primas, componentes o semi- terminados de los productos necesarios para atender un determinado proceso de producción.

• b. Almacenes Comerciales

También llamados de productos terminados. Depositan artículos con destino al mercado. Dentro de los almacenes comerciales son frecuentes en las empresas tres tipos de almacenes: de picking o menudeo, de rack y de volumen o cantidades.

Objetivos del Almacén

Distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos y pérdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto, la gestión de inventarios debe ser atentamente controlado y vigilado.

Funciones del Almacén

Recepción de Materiales.

Registro de entradas y salidas del Almacén.

Almacenamiento de Materiales.

Mantenimiento de Materiales y de Almacén.

Despacho de Materiales.