Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable

Este capítulo aborda los aspectos conceptuales sobre manuales y procedimientos mediante la consulta de la bibliografía existente. Las normativas para el diseño de los manuales y procedimientos y el control interno para las operaciones de pago.

1.1 Generalidades sobre manuales y procedimientos.

En el desarrollo de este epígrafe se describen las características generales de los manuales de procedimientos a partir del concepto de Contabilidad.

En el año 1966 en una reunión del comité de la Asociación Americana de Contabilidad se definió la contabilidad como el proceso de identificar, medir y comunicar información económica para permitir juicios informados y decisiones por parte de los usuarios de la información. Según esta definición la contabilidad no solo describe acontecimientos pasados, sino que también hacen estimaciones, aspecto importante siempre que el resultado sea de utilidad para los usuarios en la toma de decisiones.

Según Horngren, (1983) la contabilidad son todos aquellos procedimientos que se utilizan para registrar los acontecimientos ocurridos en la vida de una organización, clasificarlos y resumirlos de una manera significativa.

La Contabilidad tiene una larga historia, y "…diferentes funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o privado" (Redondo, 1989)

En el concepto de Contabilidad muchos autores han emitido su criterio, por ejemplo:

"Contabilidad es el nombre genérico de todas las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan a cabo en una empresa con el objeto de proporcionar: Una imagen numérica de lo que en realidad sucede en la vida y en la actividad de la empresa, es decir conocer su patrimonio y sus modificaciones. Una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones. La justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa" (Goznes y Goxen).

Para Araceli Sito, (1998) la Contabilidad "es el proceso de interpretar, registrar, clasificar, medir y resumir en términos monetarios la actividad económica que acontece en una entidad", con "el propósito de proporcionar información sobre una entidad económica… de forma tal que sirva de ayuda en la planificación y control de las actividades de la entidad"

El registro completo de las actividades de una entidad implica un gran volumen de datos, de ahí la necesidad de clasificar la información en grupos o categorías por ejemplo: las transacciones a través de las cuales se recibe o se paga efectivo.

Registrar, clasificar y resumir información contable es el inicio de un proceso que incluye algo más que la creación de la información. Involucra también la comunicación de ésta información a quienes están interesados y la interpretación de la información contable para ayudar a la toma de decisiones.

La contabilidad se encuentra en constante cambio, en estudio. Diversos organismos y tratadistas la enfocan desde diferentes ángulos, pero con la mayoría de los objetivos en común.

Se puede resumir que es una técnica en constante evolución basada en conocimientos razonables y lógicos, que tiene como objetivo fundamental, registrar y sintetizar las operaciones financieras de una entidad e interpretar sus resultados.

El autor Villasmil, (2009) plantea que para lograr que la contabilidad refleje con exactitud la información financiera y con ello ayudar en la toma de decisiones, se deberán realizar: registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones. Se clasificarán las operaciones registradas como medio para obtener los objetivos propuestos y se interpretarán los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.

Para que todo esto se logre los procesos deben quedar organizados en forma de Manual de Procedimientos.

Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, se destaca lo relativo a los manuales de procedimientos, ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues son una fuente en las que se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado.

Estos representan una herramienta indispensable para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla. Para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan poner en práctica ciertas técnicas y métodos que conllevan a desarrollar coordinadamente las operaciones. Dentro de estas técnicas se encuentran los procedimientos como medios de trabajos que facilitan la efectividad de las operaciones diarias.

Según el diccionario Larousse se define la palabra Manual como el libro que contiene nociones básicas de una materia.

Se puede entender por Manual la herramienta que posee la empresa para facilitar el desarrollo de sus funciones tanto administrativas como operativas, contribuyendo al cumplimiento de lo establecido por leyes, resoluciones y decretos, con el objetivo de lograr un eficiente Control Interno, impidiendo que el proceso se interrumpa (Valdivia. 1992).

Según Reyes (2010), un manual es de suyo empírico, variable y fácil de comprender, significa un folleto, libro, carpeta etc., en los que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistémica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto, orientan y uniforman la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa.

En el libro Herramientas para el Contador se define el Manual Administrativo, como el conjunto de normas de administración, reglamentaciones, políticas y procedimientos preparados por la dirección, realizado por y para los trabajadores de la empresa (Ríos, 2008).

Para el logro de los objetivos de una entidad se debe contar con Manuales ya que estos constituyen una herramienta que posee la empresa para facilitar el desarrollo de sus funciones tanto administrativas como operativas lo que contribuye a dar cumplimiento al cuerpo legal establecido en el país, con el objetivo de lograr un buen Control Interno de los recursos, impidiendo que el proceso se interrumpa.

Los Manuales Administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización, antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas y procedimientos, así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

El transcurso del tiempo es testigo de que el uso de manuales presenta ventajas, dado que son fuente permanente de información sobre las prácticas generales de las empresas, logran un compendio total de las funciones y procedimientos que desarrolla una organización. Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados, determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización y representan una guía regida por normas para que el usuario no tenga que acudir a la toma de decisiones ni a criterios personales en el momento de actuar, además mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes; facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define la responsabilidad y brindan soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.

Poseer Manuales brinda ventajas pero a su vez también tiene limitaciones, ya que constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar; exigen una permanente actualización para no perder su vigencia y convertirse en inutilizable; su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y por tanto la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

Dentro de los Manuales Administrativos se pueden encontrar los siguientes:

• Manuales de Organización

• Manuales de Procedimientos

• Manuales de Políticas

• Manuales para Especialistas

• Manual del Empleado

• Manual de contenido múltiple.

• Manuales de Finanzas

• Manuales del Sistema

Los más utilizados son los Manuales de Organización y los Manuales de Procedimientos que constituyen el punto de referencia para elaborar los demás tipos de manuales, en ellos se describen los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen una estructura.

Los Manuales de Organización presentan una determinada estructura, esta contiene: portada del manual, hoja de identificación de firmas, índice, introducción o presentación, antecedentes históricos, marco jurídico de la entidad, estructura orgánica, atribuciones, organigrama general, carátula, organigramas específicos y estructura funcional. (Ríos, 2008).

En el libro Herramienta para el Contador se plantea que los Manuales de Organización contemplan la forma en que se integra y coordina una organización. Constituye un instrumento de referencia para elaborar otros tipos de Manuales como son los de Procedimientos y Políticos. Constituyen la revisión pormenorizada de la organización formal de cualquier institución, que se realiza a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen una estructura. Es común que dicho Manual de Organización refleje una información detallada sobre los antecedentes históricos, las atribuciones, el marco jurídico de la unidad organizativa, la estructura, los objetivos, las funciones y las líneas de comunicación y coordinación que se debe dar en una unidad organizativa, dependencia o unidad administrativa. La existencia del mismo es un valioso instrumento de control para organizar la supervisión de tareas y funciones, resolver los conflictos de autoridad y la separación de responsabilidades de los procesos de la organización.

Tomando en cuenta las características y necesidades de una entidad organizativa que intenta definir sus funciones los Manuales de Organización se pueden clasificar en:

Manuales Generales de Organización.

Manuales Específicos de Organización. (Ríos, 2008)

Los primeros son aquellos que abarcan todas las unidades administrativas de la empresa, mientras que los específicos se ocupan de una parte, ejemplo: un departamento en particular.

Los planteamientos expuestos sobre los Manuales de Organización están interrelacionados porque queda bien claro que los mismos dejan detallado por escrito la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo componiendo su estructura y el tipo de información que contienen.

El Manual de Procedimientos es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los que se canalizan las actividades operativas de la empresa, como la declaración de normas de funcionamiento básicas a las cuales deberán ajustarse los miembros de la misma.

Al igual que en los Manuales de organización, no existe un patrón ni una forma única para la elaboración de un Manual de procedimientos, así como tampoco existe uniformidad en su contenido, ya que estos se diseñan considerando las necesidades y formas de trabajo específicas de las instituciones.

Como Manual de Procedimientos Terry (2011) afirma que es una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo.

Otro concepto de Manual de Procedimientos según Graham (2011) es que: los manuales presentan sistemas y técnicas específicas, que señalan el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.

En resumen se puede decir que Manual de Procedimientos es la herramienta que define tareas y responsabilidades, detallando procesos, funciones específicas y lógicas a seguir por el usuario para lograr la eficiencia en el control.

Partiendo de las definiciones anteriores se asume como manual de procedimiento al conjunto de procedimientos o acciones a seguir en una entidad, permitiendo un mejor funcionamiento de esta y un eficiente control interno.

Los Manuales de Procedimientos son documentos que se elaboran según las necesidades de la entidad, proceso o subsistema, por lo que no tienen que ser exactamente iguales los manuales confeccionados por distintas entidades, ni siquiera cuando estas sean similares, no obstante casi todos los manuales coinciden en la estructura; parten de una introducción, definen los objetivos de los procedimientos, las políticas y normas de procedimiento, los responsables de su utilización, diagrama de flujo y la descripción narrativa de los procedimientos entre otros detalles.

Para la elaboración de un Manual hay que hacer una recopilación de información, a lo que se puede llamar delimitación del universo de estudio, definir y delimitar el trabajo para estar en posibilidad de actuar en él, para lo cual hay que realizar un estudio preliminar como paso indispensable para conocer, de forma general las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con la necesidad de un manual se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.

Cada entidad debe poseer manuales de procedimientos que tengan definidas las funciones para garantizar la organización y autocontrol de las diferentes actividades y para la confección de estos es necesario tener en cuenta las regulaciones vigentes.

Si el diseño del manual de procedimientos se realiza sobre la base de los objetivos propuestos y los requerimientos específicos, el personal que los utiliza debe realizar el trabajo sin dificultades, en el momento debido y preciso. Entonces se puede decir que si existe un manual correctamente elaborado y se utiliza debidamente se estaría en presencia de un eficiente control interno.

En resumen los Manuales de Procedimientos son de suma importancia para lograr la economía eficiencia y eficacia de las operaciones, constituyendo una guía a seguir, la que tiene que permanecer actualizada para ayudar a verificar la calidad de los procesos, erradicar y corregir los errores existentes permitiendo la mejora continua del sistema de control interno.

Definición de procedimiento.

Las empresas para poder ejecutar sus actividades de manera efectiva necesitan poner en práctica ciertas técnicas y métodos que conllevan a desarrollar coordinadamente las operaciones. Dentro de estas técnicas se encuentran los procedimientos como medios de trabajos que facilitan la efectividad de las operaciones diarias. A tal efecto. Gómez, R. (2002), plantea que los procedimientos tienen una actuación muy importante en la consecución de los objetivos de toda organización progresista, puesto que estos indican la manera de ejecutar las diferentes rutinas laborales que allí se llevan a cabo, facilitando las funciones administrativas.

Según Melinkoff, (1990) los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores.

Al respecto, Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero.

En el libro Herramientas del Contador se expresa que procedimiento es el conjunto de documentos que describen de forma detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o función que se realiza en la unidad organizativa. (Ríos, 2008)

Según Florencia (2010) el término procedimiento, se refiere a la acción, modo de proceder o método que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas o tareas. Básicamente, un procedimiento consiste de una serie de pasos bien definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa posible.

A partir de las definiciones anteriores se asume como definición lo siguiente: procedimiento es un método o una manera de ejecutar algo. En este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

Características de los procedimientos

Las principales características de los procedimientos según Melinkoff (1990), consisten en que no son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular, son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática y son flexibles y elásticos, ya que pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gómez G (1997) se enfoca en las siguientes características de procedimientos:

• Sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

• Método de trabajo colectivo; en un procedimiento intervienen varias personas.

• No se centran en una actividad específica. Un procedimiento está compuesto por varias actividades que a su vez contienen tareas.

Clasificación de los procedimientos

La organización administrativa en una institución puede establecerse a través de la clasificación de los procedimientos en dos grandes grupos

• Procedimientos contables

• Procedimientos no contables

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

• Recepción de inventarios

• Ventas de productos

• Fabricación de productos

• Registro de estimaciones

• Destrucción de inventarios

• Gestión de pago

• Pago de Nómina y estipendio

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden a afectar la entidad. Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Por su parte los procedimientos no contables son aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

• Procedimiento para contratación de empleados

• Procedimiento para cambio de horario laborable

• Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

Cada entidad debe poseer procedimientos que tengan definidas las funciones para garantizar la organización y autocontrol de las diferentes actividades y para la confección de estos es necesario tener en cuenta las regulaciones vigentes.

Es necesario cuando se esté diseñando cualquier procedimiento, se debe tener presente algunos aspectos esenciales que redundan en el éxito de la implementación final. Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Quien o quienes son los clientes objetivos del procedimiento. Esto debido a que los procedimientos deben ser acordes a los clientes que los utilizaran en su cotidiano trabajo. Un procedimiento que no sea adecuado al cliente, puede ser determinante en la calidad de la información que se reciba.

Determinar la información que en realidad sea relevante para la empresa cuando se diseñe un procedimiento. Se debe tener en cuenta al personal que maneje las estadísticas o las bases de datos que se requiere rescatar en un proceso. El exceso de información, en ocasiones innecesaria, inútil, repetida o inadecuada puede llevar a que la calidad de la información no sea la mejor, o que toda la información no sea plasmada en el documento.

Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de la información que se requiere, y poder centrar el proceso en la búsqueda de la calidad de la información. Es muy común que en diferentes procedimientos se requiera o se incluya diligenciar una información. En ocasiones esto es necesario para confrontar, controlar y hacerle seguimiento a un proceso. No obstante, se deben seleccionar muy bien las fuentes generadoras de información debido a que una fuente inadecuada le puede acarrear grandes problemas y pérdidas de tiempo a causa de falsas alarmas. Una fuente adecuada debe ser aquella que genere un cliente cuyo manejo de esta información hace parte de sus funciones básicas de su cargo y su perfil le permite darle la suficiente importancia y conocimiento de dicha información.

El diseño de un procedimiento debe tener en cuenta el tipo de cliente al que va dirigido el procedimiento como es el caso de su perfil, escolaridad y tipo de labor, además de otros aspectos como es el lugar donde generalmente se lleva a cabo el procedimiento.

Si el diseño de los procedimientos se realiza sobre la base de los objetivos propuestos y los requerimientos específicos, el personal que los utiliza debe realizar el trabajo sin dificultades, en el momento debido y preciso. Entonces se puede decir que si existe un procedimiento correctamente elaborado y se utiliza debidamente se estaría en presencia de un eficiente control interno. En resumen los procedimientos son de suma importancia para lograr la economía, eficiencia y eficacia de las operaciones, constituyendo una guía a seguir, la que tiene que permanecer actualizada para ayudar a verificar la calidad de los procesos, erradicar y corregir los errores existentes permitiendo la mejora continua del sistema de control interno.

En Cuba existe la normativa requerida para la confección de los manuales de contabilidad. En el epígrafe siguiente se hace mención y análisis de la resolución 54 del 24 de marzo de 2005, que establece los elementos generales que deben contener los documentos normativos sobre contabilidad en las entidades, como parte del sistema de control interno.

1.2 Los manuales de procedimientos dentro del control interno.

Según la Resolución No. 54 del 24 de marzo de 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) las empresas estatales, privadas y mixtas, grupos empresariales, uniones de empresas, organizaciones económicas estatales, unidades presupuestadas y entidades del sector cooperativo y campesino, deben elaborar, a partir de la Normas Cubanas de Contabilidad y de Contabilidad Gubernamental, un documento que contenga la base normativa contable de cada entidad, como parte del Sistema de Control Interno, el documento que elabore la entidad a estos efectos, puede adoptar la forma de Manual o de Reglamento, de manera independiente, o formar parte como Sección de otros documentos normativos de la empresa y deberá ponerse en vigor por el máximo responsable de la entidad.

Por la importancia de que cada empresa u organismo tenga su propio Manual de Procedimientos actualizado con todo lo establecido por la legislación vigente en Cuba, cada entidad debe trabajar en la preparación de sus Manuales acorde a sus particularidades.

Según dispone la Resolución 54-2005 del MFP deberá formar parte del Manual, entre otras, la información siguiente:

De la Contabilidad General:

Se trata la organización del registro contable, subdivisiones para el registro de la información primaria en áreas, departamentos, divisiones, entre otros; en otro aspecto se refiere a las principales características de explotación del Sistema Contable – Financiero, soportado sobre tecnología de la información. Si procede se debe detallar el sistema utilizado para el procesamiento del registro contable y de la emisión de las informaciones derivadas del mismo, bien sean: informatizadas, manual, parcialmente informatizado, centralizado o descentralizado e integrado o no, además se debe exponer el Nomenclador de Cuentas, que precise cuentas, subcuentas y análisis, tanto de uso general como específico, que deben utilizarse en la entidad.

Según Resolución 54-2005 del MFP, se debe elaborar, a partir de la Normas Cubanas de Contabilidad y de Contabilidad Gubernamental, manuales que contengan la base normativa contable de cada entidad, es por ello que se hace mención de las normas teniendo en cuenta las cuentas por pagar como activo de los estados financieros.

Las Normas Cubanas de Contabilidad, entran en vigor mediante la Resolución 235/05 del MFP. Estas normas surgen como resultado del proceso de perfeccionamiento del ejercicio de la profesión contable que se lleva a cabo en el país. En este proceso ha tenido un lugar significativo las Normas Generales de Contabilidad para la actividad empresarial, así como presupuestada, las cuales definen las Normas de Valoración y Exposición y el Nomenclador de Cuentas, este último recibió transformaciones a partir de la Resolución 426-2012 del MFP.

Las normas de valoración y exposición puestas en vigor en la Resolución No. 235/05 del MFP constituyen un marco de referencia normativo, por intermedio del cual se registran los hechos económicos y financieros sobre bases predeterminadas y permanentes que aseguran la transparencia de la gestión en la entidad.

Las Normas Cubanas de Contabilidad están armonizadas con las Normas Internacionales, acorde a las características de la Economía Cubana y las normas concebidas son la Norma de Contabilidad No.1. Presentación de los Estados Financieros, la cual tiene como objetivo establecer las bases para la presentación de los Estados Financieros. La Norma de Contabilidad No.2 que expresa que la información relacionada con los Flujos de Efectivo es útil porque suministra a los usuarios de los Estados Financieros información para evaluar la capacidad que tiene la entidad para generar  efectivo  y  equivalentes al  efectivo, así como sus necesidades de liquidez, lo que constituye un instrumento necesario para tomar decisiones económicas, pues permite a  los usuarios evaluar la capacidad que la entidad posee, así como las fechas en que se producen estos flujos y el grado de certidumbre relativa de la aparición de  los mismos. La Norma de Contabilidad No.3 que establece el Contenido Mínimo de la Información Financiera Intermedio, además establece los criterios para el reconocimiento y la valoración que deben seguirse en la elaboración de los Estados Financieros Intermedios, ya se presenten de forma completa o condensada. Esta Norma es de aplicación para la presentación de todo tipo de Estados Financieros que se presente en períodos intermedios del período contable anual, siguiendo las Normas Cubanas de Información Financiera.

En el proceso de elaboración de los Estados Financieros pueden surgir disímiles situaciones entre ellas cambios en las estimaciones contables y errores, para ello surge la Norma Cubana de Contabilidad No. 4 con el objetivo de definir los criterios para seleccionar y modificar las Políticas Contables, así como el tratamiento contable y la información a revelar acerca de los cambios en dichas políticas, de los cambios en las estimaciones contables y de la corrección de errores.

En la elaboración de los Estados Financieros no solo pueden presentarse situaciones como las anteriores sino que también pudieran presentarse hechos posteriores a la fecha del balance y la Norma Cubana de Contabilidad No.5 define cuando una entidad ajustará sus Estados Financieros por hechos posteriores a la fecha del balance; y las revelaciones que la entidad debe efectuar respecto a la fecha en que los Estados Financieros han sido formulados o autorizados para su divulgación, así como respecto a los hechos posteriores a la fecha del balance. Esta Norma será aplicable en la contabilización y en la información a revelar correspondiente a los hechos posteriores a la fecha del balance y para la aplicación de ajustes retroactivos, la entidad deberá contar con la aprobación expresa de la Dirección de Política Contable del MFP sobre la base de la legislación fiscal vigente.

En la UCLV se encuentra diseñado el Manual de procedimientos del sistema de contabilidad con el objetivo de presentar de forma organizada y resumida las Normas y Procedimientos de dicho sistema, con el fin de garantizar un eficiente control de los recursos materiales, humanos y financieros y propiciar una información objetiva, fiable y oportuna para la toma de decisiones a los diferentes niveles de dirección.

Diseño de los Estados Financieros de la entidad:

Debe abordarse sobre los procedimientos a aplicar en cada subsistema contable, basado en las regulaciones emitidas por los órganos estatales y los específicos de cada entidad, atendiendo a las particularidades de su actividad y a los requerimientos de su organización y dirección. Estos procedimientos pueden contener ejemplos ilustrativos del registro contable del hecho económico. Además debe incluir el diseño del conjunto de modelos y documentos que se necesita utilizar en la entidad y las instrucciones para su confección.

De la Contabilidad de Costos:

La confección del Manual de Procedimientos contables presupone también los aspectos requeridos en la Contabilidad de Costos que resulte consecuente con las normativas vigentes en esta materia, condicionados a las particularidades de las actividades que desarrolla la entidad.

Otra regulación existente en el país que norma aspectos a incluirse en un Manual es el Decreto Ley 281 del Consejo de Ministros, el mismo al referirse al Control Interno expresa que: "…los manuales de procedimientos contables deben ser confeccionados teniendo en cuenta los criterios establecidos en las Normas Generales de Control Interno…" (Decreto Ley 281, 2007)

El Manual de Procedimientos Contables deberá cumplir con lo establecido en la Resolución 60 del 2011 de la Contraloría General de la República (CGR).

La Resolución 60 del 2011 de la Contraloría General de la República, en la sesión primera de los principios básicos de la legalidad, plantea que los órganos, organismos, organizaciones y entidades dictan normas legales y procedimientos en correspondencia con lo establecido en la legislación vigente, para el diseño, armonización e implementación de los Sistemas de Control Interno en el cumplimiento de su función rectora o interna a su sistema, para el desarrollo de los procesos, actividades y operaciones, es decir a cada entidad se le dan facultades para diseñar su propio sistema de Control Interno, siempre que este cumpla con las características de ser flexible razonable e integral.

Además plantea que en la actividad de riesgos un aspecto a tener en cuenta son las modificaciones en el contexto externo con cambios en las disposiciones legales que conduzcan a cambios en la estrategia y procedimientos, que en caso de no adoptarse provocarían obsolescencia técnica, entre otros; en el contexto interno, variaciones de los niveles de producción o servicios, modificaciones de carácter organizativo y de estructura u otros (Resolución 60, 2011)

La Resolución expuesta regula los siguientes principios básicos de control interno: legalidad, objetividad, probidad administrativa, división de funciones, fijación de responsabilidades, cargo y descargo y autocontrol los cuales deben ser cumplidos por todas las empresas estatales cubanas.

Los cinco componentes del Control Interno mantienen su vigencia en la Resolución 60, así como el estrecho vínculo con los procedimientos que se implementan en una entidad, lo cual se aborda a continuación.

En el primero de ellos, Ambiente de Control, se refleja la importancia del Sistema de Control Interno. Este puede considerarse como la base de los demás componentes. Conforma el conjunto de buenas prácticas y documentos referidos a la constitución de la organización, al marco legal de las operaciones aprobadas, a la creación de sus órganos de dirección y consultivos, a los procesos, sistemas, políticas, disposiciones legales y procedimientos; lo que tiene que ser del dominio de todos los implicados y estar a su alcance.

En el componente Gestión y Prevención de riesgos se señala la necesidad de la actualización periódica de los manuales, debido a que las legislaciones están sujetas a cambios y la desactualización del manual puede conducir a violaciones por lo que hay que crear herramientas en el sistema de control interno que permitan actualizar los procedimientos.

En las Actividades de Control, se hace énfasis en la utilización de procedimientos que sean capaces de gestionar y verificar la calidad de los procesos con los requerimientos necesarios, separación de tareas, responsabilidades y niveles de autorización; en este componente también se hace referencia a la rotación del personal en las tareas claves.

El componente Información y Comunicación precisa que los órganos, organismos, organizaciones y demás entidades deben disponer de información oportuna, fiable y definir su sistema de información adecuado a sus características; que genera datos, documentos y reportes que sustentan los resultados de las actividades operativas, financieras y relacionadas con el cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias, con mecanismos de retroalimentación y la rendición transparente de cuentas. La información debe protegerse y conservarse según las disposiciones legales vigentes.

La Supervisión y el Monitoreo están dirigidos a detectar posibles errores de los procedimientos en aras de erradicarlos y corregirlos de manera que sean siempre útiles; este proceso permite la retroalimentación y la mejora continua de la calidad del sistema de control interno de una entidad.

Manuales de procedimientos dentro del control interno.

La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.La evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestiónEn razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del proceso productivo u operacional.

Contenido del Manual de Procedimientos (Giovanny E Gómez, 2001)

• 1. Título y código del procedimiento.

• 2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.

• 3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

• 4. Descripción del procedimiento.

4.1. Objetivos del procedimiento

4.2. Normas aplicables al procedimiento

4.3. Requisitos, documentos y archive

4.4. Descripción de la operación y sus participantes

4.5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento 

• 5. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.

• 6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

• 7. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

• 8. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

Como se puede apreciar entre el contenido a exponer en el procedimiento se encuentran las medidas de seguridad y autocontrol aplicables a mismo por lo que en el epígrafe siguiente se definen los principios de control interno inherentes a las operaciones de pago.

1.3 Las operaciones de pago. Principios de control interno inherentes a las operaciones de pago.

Al realizar la adquisición de bienes o servicios uno de los factores que influirán en la misma será la forma de pago. El pago puede realizarse al contado o aplazado. La elección de una u otra modalidad corresponderá a las partes implicadas en el proceso de compra-venta, ya que la decisión dependerá de las condiciones pactadas entre ambas y de la liquidez del cliente para hacer frente a la deuda que va a contraer. La realización del pago al contado puede hacerse de muy diversas formas; entre las más habituales se encuentran: la entrega de dinero en efectivo, en cuyo caso, aparecerá en la factura la firma del proveedor indicando el recibí o una fórmula equivalente, o bien éste emitirá al cliente un recibo para acreditar la entrega del dinero; ingreso en efectivo en la cuenta corriente del proveedor, la transferencia bancaria, el cheque, las tarjetas de débito y crédito y la carta de crédito.

En la UCLV las formas de pago más utilizadas son el cheque y la transferencia bancaria. Esta última consiste en dar la orden a la sucursal bancaria donde se encuentra la cuenta corriente para que traspase la cantidad que se indique a la cuenta corriente del proveedor. Para poder realizar una transferencia se cumplimentará un impreso facilitado por la propia sucursal. Una vez realizada la transferencia, el banco enviará una información de la misma que servirá de justificante del pago. El cheque es un documento que ha de librarse contra un banco o entidad de crédito que tenga fondos a disposición del librador, y de conformidad con un acuerdo expreso o tácito, según el cual el librador tenga derecho a disponer por cheque de aquellos fondos.

El pago de los bienes y servicios incluye algunas funciones como autorización de la compra o solicitud de servicio, adquisición de bienes tales como mercancías, servicios y mano de obra así como el pago de estas adquisiciones, la clasificación, resumen e informe de los que se adquirió y pagó. Por lo que a continuación se exponen los principios de control interno inherente a las operaciones de pago y a lo relativo a los pagos por cheques (Del Río Herrera Mileidy ,2009).