Los procedimientos, sus características y especificidades en el ámbito contable (página 2)

• 1. Deben separarse las funciones de recepción de almacén, de autorización del pago y la firma del cheque para su liquidación.

• 2. Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables, con lo de los suministradores.

• 3. Deben elaborarse los expedientes de pago por proveedores, su correspondiente informe de recepción y el cheque o referencia del pago cancelándose las facturas con el cuño de "PAGADO".

• 4. Mantener al día los submayores de cuentas por pagar a suministradores, los de cuentas por pagar diversas y los pagos anticipados así como no presentar saldos envejecidos.

• 5. Las cuentas por pagar a proveedores, las diversas y los cobros anticipados deben ser desglosados por cada factura recibida y por cada pago efectuado, así como por edades y analizarse por el consejo de dirección.

• 6. Deben existir división de responsabilidades entre los que aprueban los justificantes del pago; los que tienen la custodia de los talonarios de cheque; los que preparan cheques y registran los pagos y aquellos que los firman.

• 7. Los cheques solamente deben emitirse por los documentos propiamente auténticos, debiendo presentarse a los firmantes conjuntamente con los cheques elaborados como evidencia de que los pagos se corresponden con transacciones debidamente chequeadas y comprobadas con los documentos justificativos.

• 8. Los firmantes de los cheques deben asegurarse que los cheques se expidan a nombre del beneficiario de acuerdo con los documentos justificativos.

• 9. Se llenaran todos los espacios en blanco con el fin de que no se pueda alterar la cifra consignada en el cheque.

• 10. La emisión del cheque debe controlarse mediante un registro de cheques anotando en el mismo todos los cheques incluyendo los anulados y cancelados.

• 11. Los documentos justificativos de los pagos deben cancelarse con un cuño de pagado, la fecha y número de cheque.

• 12. Los cheques deben estar firmados por dos funcionarios de la entidad, excepto en caso de cuentas especiales donde puede autorizarse una solo firma.

Después de realizar un estudio de los aspectos teóricos relacionados con los manuales y procedimientos, así como las algunas de las normativas que regulan su diseño e implementación en Cuba y el control interno de estos podemos concluir que existen diversidad de definiciones sobre manual de procedimientos dadas por diferentes autores. Partiendo de estas se asume que un Manual de Procedimiento es el conjunto de procedimientos o acciones a seguir en una entidad, permitiendo un mejor funcionamiento de esta y un eficiente control interno. Dichos manuales en Cuba deberán cumplir con lo establecido en la Resolución 60 del 2011 de la Contraloría General de la República y con la Resolución 54 del 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios. Otro aspecto fundamental tratado en este capítulo es la definición de procedimiento, basado en el criterio de varios autores se concluyó que un procedimiento es un método o una manera de ejecutar algo, el cual consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes.

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Autor:

Fanny Molina Flores

Máster en Contabilidad Gerencial

Dr. C. Marili Martin García