El Registro Civil hondureño. Modelo a nivel latinoamericano. Fortalezas y debilidades

El Registro Civil hondureño fue organizado en 1880 por el Gobierno reformista del Dr. Marco Aurelio Soto, antes de ese período el equivalente al Registro civil eran los Registros parroquiales, durante 123 años hasta 1983 los Registros civiles fueron administrados por las Alcaldías Municipales a través de los secretarios municipales, en 1982 es aprobado la nueva ley del Registro Civil denominada Ley del Registro Nacional de las Personas inicio a la vida operativa en Enero de 1984 con un organismo descentralizado dependiente del entonces Tribunal Nacional de Elecciones, es importante destacar como un antecedente de esa nueva ley e Institución que durante los Regimenes de facto o militares que se había constituido una especie de Asamblea popular compuesta por organizaciones gremiales y de diversa índole denominado Consejo Asesor del Gobierno de las Fuerzas Armadas se presento el primer anteproyecto de la ley del Registro Nacional de las Personas .

Tanto en este anteproyecto como en la ley vigente en 1982 incluye principios

Internacionales surgidos para el funcionamiento del Registro Civil.

Comisiones técnicas realizaron viajes a algunos países incluyendo Costa Rica para observar el modelo y funcionamiento de los Registros Civiles modelos en ese período y que aún mantienen ese nivel.

Se conceptualizó un Proceso Registral que permite inscribir los hechos y actos del Estado Civil en tomos preimpresos y con la copia desprendible que constituye el tomo duplicado o libro copiador, se diseñaron tomos para las inscripciones de :

1. Nacimientos

2. Defunciones

3. Matrimonios

4. Naturalizaciones

5. Formalización de unión de hechos

6. Adopciones

7. Reposición de Oficio

Se elimino ese proceso anacrónico y artesanal de la transcripción literal para constituir el libro duplicado o copiador en forma paralela ya que al establecerse un duplicado al carbón se cumple con una de las sugerencias de la Organización de las Naciones Unidas (ONU) en cuanto a que las inscripciones deben ser realizadas en libros preimpresos o a través de fichas, siendo el tomo con estas características el que se utiliza en nuestro país.

También es de destacar que el Registro Civil Hondureño tiene cobertura en todo el territorio nacional a través de las 298 oficinas de Registro Civil Municipal y las Oficinas de Registro Civil Auxiliar , situación que se ajusta a los requerimientos sugeridos a nivel internacional que contribuye a que la población acceda fácilmente en procura de los servicios que brinda el Registro Civil Hondureño .

La gratuidad de las inscripciones de los hechos y actos del Estado Civil esta garantizado por la ley del Registro Civil Hondureño principio universal sugerido por la División de Estadísticas y Registro Civil de la Organización de las Naciones Unidas.

Además el proceso de las inscripciones esta totalmente conceptualizado y estructuturado el flujo operativo en el plano municipal y de las oficinas centrales del Registro Civil Hondureño de la información relativa a los hechos y actos que modifican el Estado civil de las personas naturales, esta dinámica se realiza a través del envío de las comunicaciones de las anotaciones marginales una vez realizada cualquier inscripción u anotación marginal que en algunos casos solo se inscriben u anotan en el municipio donde se realiza la inscripción del hecho o acto por estar inscrito en ese municipio el nacimiento del titular de la inscripción y de las modificaciones del Estado civil referidas, en otros casos se envia la comunicación a otro municipio en virtud que la inscripción se encuentra en otro Municipio, y debido que en el Registro Civil Hondureño el expediente de vida tiene como su receptor, o base de información la inscripción de nacimiento, en la cual se realizan todas las anotaciones marginales cuando su titular:

1. Contrae matrimonio o formaliza la unión de hecho

2. Se modifica su nombre(s), apellidos, fecha de inscripción de nacimiento, sexo etc. En virtud de un error.

3. Cuando fallece

4. Cuando ha sido adoptado

5. Cuando ha sido reconocido por su padre o madre.

6. Cuando se disuelve el vínculo matrimonial o la formalización de unión de hecho

Otro aspecto interesante que el Registro Civil Hondureño cumple con un estándar fundamental sugerido por la Organización de las Naciones Unidas (ONU) es el relativo a que cada hondureño inscrito su nacimiento en el Registro Civil automáticamente tiene su numero único de identificación personal o su numero de tarjeta de identidad conformado por trece dígitos .

La sugerencia de este organismo internacional es que el numero de identificación personal este ligado a la inscripción de nacimiento , que puede tener entre diez o dieciocho dígitos dependiendo del volumen de población.

Las características de nuestro número de identificación personal es muy practico y vincula las recomendaciones sugeridas tales como:

1. Lugar de inscripción a través de códigos geográficos departamental y municipal .

2. Año de inscripción

3. Numero de acta correlativo en la inscripción de nacimiento.

Es importante señalar que la legislación hondureña relativa al Registro Civil no impone obligatoriedad en el caso de las inscripciones de nacimiento para que sea inscrito en lugar donde ha acaecido puede ser inscrito por los padres o las demás personas obligadas a realizar la inscripción donde mas lo considere oportuno por domicilio o por cualquier otro criterio . Este aspecto ha generado un factor positivo que el Registro oportuno de las inscripciones de nacimiento es de un noventa por ciento siendo un logro importante por los plazos, requisitos y aspectos legales establecidos en estos casos.

La ONU sugiere la organización o establecimiento de un archivo central, nuestro Registro Civil lo tiene desde su fundación y organización en 1880 cuando se denominaba el Archivo Nacional Sección de información del Registro Civil que en 1984 se convirtió por la nueva ley del Registro Civil en el Archivo Central del Registro Civil.

El Registro Civil Hondureño con este proceso Registral consolidado ha sido la base fundamental para la organización de un proceso de identificación personal debidamente estructurado por su base fundamental como lo es la información de las inscripciones de nacimientos y sistema Biométrico de identificación que asegura la seguridad que en materia de identificación se sugiere para los modernos procesos de identificación.

Otra extensión de gratuidad de los Servicios del Registro Civil que va más allá de los sugeridos por la Organización de las Naciones Unidas lo constituye que las actividades realizadas por las Oficialías civiles Departamentales y Seccionales especies de jueces en materia de Registro Civil dependientes jerárquica y administrativamente de la autoridad central del Registro Civil.

Otro aspecto fundamental lo constituye que el personal que ingresa a laborar a la institución como Registrador Civil o su personal auxiliar deberá recibir una capacitación integral en materia de Registro Civil e identificación personal y debe demostrar un alto grado de pureza en la ortografía como requisito fundamental para ingresar a laborar a la institución, además de aprobar las evaluaciones correspondientes , situación también sugerida por las Naciones Unidas todos estos y otros aspectos están claramente definidos en la parte conceptual y operativa del Registro Civil Hondureño.

¿Entonces que hace falta para su eficacia y confianza por parte de los usuarios del Registro Civil?

Desde su inicio en 1984 el Registro Civil Hondureño a tenido un fuerte componente de politización ya que los Partidos legalmente constituidos han tenido opción en cuanto al nombramiento de los funcionarios y empleados de esta Institución dependiendo técnica y administrativamente del Tribunal Nacional de Elecciones, este factor de politización ha traído inestabilidad laboral un cambio constante de los funcionarios y en especial de los Registradores Civiles Municipales y personal auxiliar recientemente se produjeron reformas legales político electorales derivando de ello la separación e independencia del Registro Civil Hondureño del Tribunal Supremo Electoral factor positivo para la consolidación del Registro Civil tal como lo establece la nueva ley como un organismo autónomo con patrimonio propio e inminentemente técnico, pero el componente político sigue pesando a pesar de las Reformas políticas, por lo que es necesario que el poder legislativo hondureño debe dar cumplimiento a la nueva ley convirtiendo al Registro Civil Hondureño en un organismo técnico y eficiente y a mediano plazo se obtendrán estos objetivos ya que no es necesario un proceso radical de reorganización del Registro Civil ya que su estructura y procesos registrales y la ,mayoría de sus componentes técnicos administrativos son válidos y solo se requiere trabajar sustentado en dos principios fundamentales de trabajo.

1. La función Registral es la tarea fundamental del Registro Civil Hondureño y de ella como un sub. producto deriva la identificación ciudadana y de los menores de edad .mayores de doce años.

2. Que el Registrador Civil Municipal es la piedra angular del sistema de Registro Civil y de su buena labor deriva un Registro Civil actualizado y eficiente

Recomendaciones sobre procedimientos registrales a desarrollar:

1. Definir una cobertura integral de los servicios de los servicios del Registro Civil en el plano Municipal ó Provincial incluyendo las acciones de cobertura en las zonas de más difícil acceso en la jurisdicción que corresponda a través de Oficinas de Registro Civil.

2. Definir un proceso administrativo expedito para el proceso de inscripción de los hechos y actos del Estado Civil ocurridos en el extranjero e inscritos a través del Consulado ó Representación diplomática de Honduras en el país donde se origina el hecho ó acto.

3. Garantizar en la legislación relativa a Registro Civil y reglamentos , el principio universal de la gratuidad de los servicios de inscripciones de los hechos y actos del Estado civil.

4. Asegurar la participación y acciones operativas de los Registradores civiles municipales, auxiliares y personal auxiliar en procura de realizar las inscripciones en forma oportuna realizando actividades en los barrios, colonias, caseríos y aldeas de la jurisdicción del Registro Civil Municipal, para ello es importante asegurar ó concretar alianzas y convenios con la sociedad civil ó las fuerzas vivas de la comunidad y organizaciones públicas y privadas de desarrollo nacionales e internacionales.

5. Reclutamiento y selección del personal que laborara en los Registros Civiles municipales y de las oficinas centrales del organismo del Registro civil asegurando que este personal tenga como educación mínima la educación secundaria, al momento de ingresar a la Institución del Registro Civil , el despedir personal activo del Registro Civil que no cumple con los requisitos académicos mínimos de acuerdo a la nueva legislación del Registro Civil fue un error ya que las Autoridades se han limitado en el pasado inmediato a exigir documentos que acredite su nivel académico y de no hacerlo o no poseer el nivel educativo requerido, se procedió a cancelarlos del cargo sin respetar sus derechos laborales adquiridos y sin verificar la experiencia y evaluar los conocimientos técnico legal y registral de los Registradores Civiles, es sabido que muchos Registradores civiles u Oficiales del Registro civil en América latina es muy bajo su nivel académico y en los procesos de reorganización y modernización es importante conocer las experiencias de otros países que relativamente han logrado consolidar Reformas institucionales en el Registro Civil.

6. Actualización de la información del Registro Civil .

Si el Registro civil ha carecido de un órgano central que coordine, verifique y asegure la uniformidad de criterios, procesos y modelos de inscripción de los hechos y actos del Estado Civil, que aseguren la aplicación de las normativas legales que regulan la función registral, establecer a través de la actualización la consolidación de la base de datos del Registro Civil, asegurando la recolección y verificación en formato pre impresos de toda la información relativa a las inscripciones de los hechos y actos del estado civil especialmente de las inscripciones del primer centenario de información del registro civil que fueron redactadas bajo los primeros modelos del registro civil que regulaba el código civil en la sección relativa a las personas naturales, en el caso de Honduras los esfuerzos de actualización de la información del período 1880- 1883 período en el que los Registros civiles municipales fueron administrados por los Alcaldes municipales a través de un funcionario denominado "secretario municipal" que además de ser responsable de conocer todas las actuaciones y resoluciones administrativas de esta corporación eran responsables o encargados del Registro Civil, este proceso de verificación fortalece la actualización de la información y de este proceso se puede determinar las inscripciones que requieren reposición de oficio en virtud de deterioro total o parcial o ,sustracción. ..

Durante seis meses un equipo de transcriptores manuales ó escribientes se dedicaron a transcribir de los tomos originales la información básica ó fundamental de cada una de las inscripciones de los hechos y actos del Estado civil en formatos preimpresos que por lo menos contenían la siguiente información:

1.Nombre(s) apellidos del inscrito(s)

2. fecha de inscripción

3. Fecha del acto ó hecho

4. Información relativa al sexo del inscrito(s)

5. Información relativa a los padres del inscrito

6. Referencias al expediente de vida del inscrito o sus modificaciones relativas al Estado Civil, estas referencias podrán ser anotadas o consignadas a través de un código especial ó la redacción básica ó sucinta de la referencia de las modificaciones del estado civil ó la anotación marginal legal ó técnica correspondiente consolidados estos datos deben ser inmediatamente digitados electrónicamente, este proceso se complementa , realizando tareas de control de calidad , para asegurar la integridad de la información que será validada con la información original fuente que lo constituyen los libros originales del Registro civil, este proceso requiere que el ente del Registro Civil tenga organizado un centro o departamento de procesamiento de datos con analistas, programadores y técnicos altamente calificados y que estén en disposición de garantizar que las aplicaciones ó programas informáticos del Registro Civil estén ajustados a la normativa legal, reglamentos y procedimientos del Registro Civil.

Un antecedente funesto en el proceso registral hondureño lo han constituido dos hechos:

a) Que el primer esfuerzo de actualización registral, respondió más al interés de consolidar un programa de identificación ciudadana obviando la obtención en forma integral de la información relativa al Registro civil especialmente de las inscripciones de nacimientos.

b)Imposición de criterios en las aplicaciones o programas de informática relativos al Registro Civil sin observar la normativa legal, reglamentos y leyes vinculadas ó procesos que tienen una relación con los requisitos y procesos de los documentos que sirven de fuente al momento de realizar las inscripciones por procedimientos electrónicos.

7. Diseño de tomos o libros o fichas preimpresas para la inscripción de los hechos y actos del Estado Civil, esto responde a que de esta forma el proceso registral en cuanto a las inscripciones se hará en forma expedita y con uniformidad en cuanto a los datos que contienen inscripciones, de este tomo o libro o ficha debe tener inserto un folio copiador desprendible del que ya hemos hecho referencia en este trabajo y que es remitido a la oficina central, es importante verificar el promedio de inscripciones que se realizan durante un trimestre, semestre o anualmente en cada oficina local o municipal del Registro Civil para asegurar que la revisión de un tomo o copiador sea remitido oportunamente y no esperar varios meses o años para remitir la información del duplicado a la oficina central y asegurar la actualización de la información

Estos procesos de igual forma se realizaran, para la oportuna recepción y actualización de todos los hechos y actos que modifican el Estado civil que tendrá que diseñarse y elaborar también un formato preimpreso de comunicación de la anotación marginal para ser remitido a la oficina del Registro Civil donde fue inscrito el nacimiento de quien se modifica el estado civil o el hecho o acto donde se genere la modificación del Estado Civil, este proceso que da origen en la oficina del Registro Civil donde se inscribe el hecho o acto del Estado civil u la anotación marginal correspondiente y se envía a las oficinas del Registro Civil donde corresponda actualizar su estado y una copia de esa comunicación a las oficinas centrales de la Institución del Registro Civil.

8. Organización del Archivo central del Registro Civil , esta unidad es muy importante y que debe consolidarse una vez organizado el Registro Civil.

En Honduras el Archivo central esta debidamente organizado y se desprende como se señalo anteriormente del Archivo Nacional que fue organizado simultáneamente con el Registro Civil en 1880 durante el Régimen reformista liberal del Dr. Marco Aurelio Soto es necesario que se recepcione periódicamente los tomos duplicados y todos los documentos relativos a los hechos y actos del Estado Civil para asegurar un respaldo documental de la información original y su conservación, y procesos de reposición administrativa en caso de pérdida, deterioro o sustracción por actos dolosos, implementar en el archivo central mediante recomendaciones y procedimientos técnicos la conservación física de los tomos duplicados y documentos de Registro Civil e identificación ciudadana, organizar unidades técnicas de microfilmación y digitalización de imágenes de estos documentos que garanticen la conservación de los respaldos originales documentales en que se sustenta el Registro Civil; capacitar al personal del Archivo central en cuanto al manejo de técnicas de archivo y procesos de restauración de los tomos y documentos duplicados que obran en custodia de esta oficina.

9. Es importante asegurar la captación de fondos derivados de los servicios que presta el Registro Civil sin violentar el principio de gratuidad en las inscripciones de los hechos y actos del Estado civil de las personas naturales en la emisión de certificaciones para beneficiarios de programas sociales del Estado, los servicios jurídicos de la gestión administrativa registral en lo relativo a las reposiciones por omisión, de oficio , rectificaciones y adiciones de las inscripciones de los hechos y actos, la solicitud por primera vez de la tarjeta de identidad y el carné de identificación de menores de edad, mayores de doce años y menores de dieciocho años de edad, el Registro Civil Hondureño en su legislación bajo los aspectos señalados anteriormente a partir de febrero del 2005 entra en vigencia el arancel de servicios registrales para los siguientes servicios:

a) nacimientos

b )matrimonios

c) defunciones

d) naturalización

e) adopciones

f) formalización de la unión de hecho

g) reposición documentos de identificación

h) acceso a las bases de datos de información relativa a la información de las inscripciones del Registro Civil y el proceso de identificación ciudadana con las restricciones que la ley establece sobre la confidencialidad e intimidad personal y aquellos servicios que instituciones públicas y privadas requieren atención exclusiva en los servicios señalados anteriormente.

10. Con la funesta experiencia hondureña de la interferencia de la influencia política en el proceso de identificación personal es oportuno como una recomendación que la tarjeta de identidad no se constituya en el documento único auténtico y suficiente de identificación personal para ejercer el sufragio, el Tribunal Supremo Electoral debe emitir una credencial con fotografía como documento electoral y que el Registro Civil facilite toda la información relativa a asegurar el vínculo jurídico del ciudadano habilitado para ejercer el sufragio.

11. Es necesario la conformación de una estructura administrativa autónoma desligada total y absolutamente del organismo electoral y de los partidos políticos que no tengan influencia en los nombramientos de las autoridades y personal técnico administrativo.

12. Es importante crear una unidad jurídica en las oficinas centrales del Registro Civil que asegure la elaboración de dictámenes y de resoluciones apegados a lo establecido en la ley, reglamentos y demás leyes aplicables, cuando las diferentes dependencias internas del Registro Civil no cuentan con criterios uniformes que debilitan el proceso registral en muchos casos por falta de capacidad de los que dirigen esas áreas y crea un desaliento a los registradores civiles y personal auxiliar cuando por su experiencia determinan que la resolución carecen de sustento legal ó de situaciones irregulares que se aprueban por influencia política, corrupción, etc.

13. Aquellos países que el Registro Civil aún sigue adscrito a las Alcaldías municipales, corporaciones municipales o ayuntamientos , parroquias, etc. cualquiera que sea su denominación administrativa oficial y que comienzan a sentar las bases de modernización ó reorganización del Registro Civil deben asegurar a través del poder legislativo de una ley ajustada a la realidad del país, emitir un reglamento de la ley, Honduras y otros países no han podido reglamentar los procesos registrales el Registro Civil Hondureño tardó veintiún años en aprobar el reglamento de la ley de Registro civil.

14. Es interesante los resultados de la campaña nacional en Honduras sobre la importancia de la inscripción oportuna de las inscripciones de nacimiento .

El Registro Civil Hondureño ha obtenido el apoyo financiero del Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF) estas actividades se han realizado a través de actividades de promoción, capacitación y concientización de registradores civiles su personal auxiliar, oficiales civiles(jueces administrativos de Registro civil) Alcaldías Ministerio de Educación, salud pública patronatos, círculos de amas de casa, organizaciones de la sociedad civil para asegurar que los ciudadanos acudan en forma oportuna a realizar la inscripción de los nacimientos es de destacar que los indicadores de inscripción de nacimientos anualmente es de un noventa y dos por ciento, indicador satisfactorio y que sirve de ejemplo en el plano internacional debido a que hay países en vías de desarrollo donde el registro es de apenas un diez por ciento.

Es de señalar que Honduras tiene aún graves problemas para asegurar las inscripciones oportunas de los decesos o defunciones ocurridas que apenas llegan a un indicador de un cincuenta por ciento ha faltado establecer toda una estrategia para facilitar y establecer una mejor cobertura y concientización de los hondureños .

Esta situación es mucho más grave ya que al no existir incentivos para realizar las inscripciones ni los controles rigurosos en hospitales,retenes policiales en autopistas y carreteras y cementerios públicos y privados donde se exija la boleta o constancia de inscripción previo a la inhumación del cadáver, no existen ventanillas en hospitales y oficinas de medicina legal de deposito de cadáveres para que al egresar el cuerpo del fallecido sea obligatorio realizar la inscripción.

Obtener la colaboración de los servicios fúnebres al momento que se requiera sus servicios.

Es de destacar que ninguna agencia de cooperación externa ha mostrado interés en apoyar financieramente al Registro Civil hondureño en esta problemática de los decesos o defunciones.

15. En el ámbito de que el Registro civil es la fuente primaria de las estadísticas vitales es importante que la oficina central del registro civil establezca una relación estrecha con el Instituto Nacional de Estadísticas o la Institución Oficial para integrar el comité Nacional de estadísticas vitales asegurar la capacitación integral de los empleados del Registro Civil y en especial a los Registradores civiles municipales secretarios, escribientes , oficiales civiles departamentales y seccionales y agentes consulares de Honduras en el exterior .que aseguren el llenado eficiente de las boletas relativas a las estadísticas vitales en medio electrónico o manual y asegurar la proyección de las estadísticas vitales que requiere el país para establecer sus programas sociales en materia de salud, educación y de otra naturaleza que requiere el estado para beneficiar a la población hondureña.

16. Es necesario implementar un proceso integral del proceso de verificación del proceso registral e identificación ciudadana ya que esta actividad asegura la buena práctica del proceso registral y evitar que la mala práctica del proceso de inscripción y de requisitos no contemplados en la ley y reglamentos, en el pasado se implementaron actividades de supervisión de estas tareas que realiza el registrador civil municipal y su personal auxiliar, pero en la practica solo desarrollaban labores de apoyo en el aspecto de asegurar los insumos necesarios para la normal labor de los Registros Civiles municipales y escasa supervisión y orientación en la temática técnico jurídico registral y con mayor interés en el proceso de identificación ciudadana por ser de interés político.

17. Es importante asignar en los registros civiles de mayor demanda de los servicios registrales y de identificación de oficiales de información que orienten a los usuarios para que puedan acceder a las áreas donde se demandan servicios e ilustrarlos con los requisitos y los documentos que se necesitan para realizar la gestión registral.

18. Que se tomen las medidas administrativas que aseguren los recursos económicos para que el Registro Civil a través de las oficinas centrales, municipales y auxiliares realicen actividades registrales en todas las áreas urbanas y rurales de su jurisdicción y asegurar con ello una cobertura integral del Registro civil.

19. Establecer convenios de transferencia de información digital y microfilmación que instituciones nacionales e internacionales han recopilado y que evitaría esfuerzos de duplicar actividades que en materia de digitalización, escaneado y microfilmación de documentos del Registro Civil , es de destacar que la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los últimos días a través del departamento de historia familiar con sede en Salt Lake Estado de Utah tiene el mayor archivo genealógico del mundo con amplios archivos históricos, eclesiásticos y del Registro Civil de Honduras Latinoamérica y el mundo a los cuales se puede acceder a copias duplicadas a bajo costo previo convenio, es de señalar que si en algún país se están realizando proceso de microfilmación previo convenio con la autoridad o autoridades competentes se asegure que las copias o duplicados de microfilms o discos ópticos sean entregados a nivel institucional los duplicados necesarios que aseguren los respaldos documentales que requiere el Registro Civil, la experiencia hondureña en este proceso ha sido relativamente negativa en virtud que los duplicados de microfilms que correspondían al Registro Civil en 1980, no fueron entregados a las nuevas autoridades del nuevo organismo centralizado del Registro civil en 1982, y se extraviaron o quedaron en manos de particulares, no así los duplicados procesados en los años de la guerra fría por el Estado mayor de las Fuerzas Armadas de Honduras, es de destacar que los duplicados de imágenes de documentos eclesiásticos, históricos y de Registro Civil período 1530-1980 obran en poder del Arzobispado de San Miguel Arcángel de Tegucigalpa y del Instituto Hondureño de Antropología e Historia de Honduras.

La experiencia del Registro Civil Hondureño puede servir de referencia para consolidar los procesos registrales y evitar los efectos negativos de la politización y la corrupción que debilitan una hermosa e importante institución como lo constituye el Registro Civil en cualquier país del mundo.

Elaborado por abogado

Jorge Fernando Martínez Gabourel

Oficial de Capacitación

Registro Civil Honduras