Diseño de un sistema de información contable automatizado para el cálculo de la ficha de costo de los platos

Resumen:

Esta investigación se realizó en el Instituto de Biotecnología de las Plantas (IBP), con el objeto de diseñar un Sistema de Información para la elaboración de las Fichas de Costo. Se estudian los referentes teóricos del desarrollo de los Sistemas de Información Contables y sus nexos con la actividad de Costo. Se caracteriza el Sistema de Información del IBP, evaluando además sus deficiencias y aportes. Se propone el diseño de un sistema automatizado para gestionar los costos del comedor en el IBP. Finalmente se arriba a conclusiones y recomendaciones.

Summary:

This investigation was carried out in the institute of Biotecnología of the plants (IBP), with the object to design a system of information for the manufacture of the chips of cost. They study to him the relating theoreticians of the development of the systems of countable information and your nexuses with the activity of cost. It characterizes to him the system of information of the IBP, evaluating moreover your deficiencies and contributions. $5 proposes to him the design of an automatized system to promote the costs of the dining room in the IBP it. Finally reaches to him conclusions and recommendations

Introducción:

Se está viviendo una era donde la Revolución Tecnológica ha permitido el avance de todos los sectores de la sociedad, gracias a ella han surgido las Bibliotecas Virtuales, los buscadores, los directorios y no menos importante los Sistemas de Información en general.

Los Sistemas de Información nacen de la necesidad de desarrollar procesos ágiles en el desarrollo de la ciencia, la innovación y la gestión de las empresas. El desarrollo de estas herramientas en el sector de la contabilidad aparece en la empresa Norteamericana RSBowker en 1943, la cual empezó a desarrollar su contabilidad usando máquinas y bases de datos enfocadas a la toma de decisiones.

En 1970 la ronera inglesa Chivas Regal empezó a desarrollar el sistema Nexus capaz de gestionar los costos de la producción y de entregar diversas actividades de información para la toma de decisiones, este sistema fue mejorado con una versión superior llamada Nexus 2, capaz de servir para el intercambio de información entre todas sus dependencias.

En la década de los 80 aparecieron sistemas basados en estados financieros capaces de generar informes de evaluación para la alta gerencia. Con el desarrollo de la Web aparecieron sistemas basados en metadatos, soportados en microformatos de intercambio de datos económicos.

El desarrollo en América Latina en el terreno de los sistemas de gestión de costo ha estribado en la formación de sistemas basados en herramientas contables entre los que se encuentran los siguientes; Asking, Bellerall y Satatcol, sistemas basados en programación modular adaptado a las necesidades de cada entidad comercial o económica.

En Cuba esta situación se presenta de forma desfavorable, si bien existen sistemas como el ASSET y el Money capaces de facilitar el desarrollo e la contabilidad en las organizaciones. También es cierto que dichos sistemas no se adaptan a las necesidades particulares de diversos organismos, ocasionando pérdidas de tiempo en el desarrollo de las actividades pues adolecen de un rediseño capaz de adaptar los sistemas a las realidades de las organizaciones. Esto da pie a la situación problémica de la tesis:

Situación problémica:

En el IBP existen varios productos que se ofertan en el Comedor, a los que se le calcula la ficha de costo de forma manual. Esta situación provoca que el trabajo en el área económica sea engorroso y demorado por no contar con un SICA (Sistema de Información Contable Automatizado) para el cálculo de la ficha de costo de los platos que se ofertan en el Comedor Obrero del IBP.

Campo: Diseño de Sistemas de Información para el Cálculo de Platos de Comedor

Objeto: Diseño de Sistemas de Información.

Problema de investigación: ¿Cómo facilitar el cálculo de la ficha de costo de los platos que se ofertan en el Comedor Obrero del IBP?

Objetivo General: Diseñar el Sistema de Información Contable Automatizado para el cálculo de la Ficha de Costo de los platos que se ofertan en el Comedor Obrero del IBP.

Objetivos Específicos:

1. Sistematizar los referentes teóricos ± metodológicos que sustentan el desarrollo de Sistemas de Información Contable Automatizado.

2. Evaluar el SICA utilizado en el IBP para proceso el proceso de elaboración de los platos que se ofertan en el Comedor Obrero.

3. Elaborar la propuesta de Sistema de Información Contable Automatizado para el cálculo de la Ficha de Costo del Comedor Obrero del IBP.

Muestra:

La población que sirve de base a esta investigación son todos los trabajadores de IBP (112 trabajadores), de ellos de forma intencional se seleccionan los 7 trabajadores del departamento de Contabilidad y los directivos de la entidad (7).

Métodos de Investigación utilizados:

1. Teóricos:

Inductivo ± Deductivo: se basa en el uso de la inducción para arribar a conclusiones y generalizaciones sobre el tema.

Histórico ± Lógico: permite estudiar el fenómeno objeto de estudio desde su génesis hasta la actualidad.

Analítico ± Sintético: facilita el análisis y la síntesis de los referentes teóricos de la investigación.

2. Empíricos:

Análisis documental: estudia los documentos que sirven de referencias en la investigación sin perder de vista la ideología de la fuente de información y las áreas de donde se emiten.

Entrevista: Aplicar a directivos del IBP para constatar el estado del Sistema de Información Contable Automatizado (Ver Anexo 1).

Entrevista: A usuarios del sistema para especificar los requisitos de software (Anexo 6)

Observación: Análisis de los flujos de información contable del Sistema de Información Contable Automatizado del IBP (Observación). La guía de observación tiene los datos que deben observarse y en cada elemento se observará si los procesos son favorables o desfavorables, en los casos de evaluación se registrará la información en porciento o usando la valoración siguiente 2 para favorable, 1 para favorable y O para cuando no haya valores en la observación. La hoja de Excel y el sistema fueron evaluados durante un mes en los horarios de 11 A.M. a 1 PM. Cada 15 minutos (Anexo 2 y 3).

Encuesta: a las personas que fungen como clientes de Información Contable del IBP para conocer la Eficiencia y Eficacia del referido Sistema (Ver Anexo 4).

3. Métodos Estadístico – Matemáticos:

Análisis porcentual para establecer las cantidades que sustentan cada una de las observaciones y las encuestas.

Para la confección de la Bibliografía y citas Bibliográficas se ha utilizado la norma HARVARD.

Los Instrumentos aplicados para el logro de esta investigación se encuentran como Anexos.

CAPÍTULO I:

REFERENTES TEORICOS SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACION BASADOS EN COSTO

1. Sistema de Información: enfoques

La teoría de la organización y la práctica administrativa han experimentado cambios sustanciales en años recientes. La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta ha enriquecido a la teoría tradicional. Estos esfuerzos de investigación y de conceptualización a veces han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgió un enfoque que puede servir como base para lograr la convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de referencia para la integración de la teoría organizacional moderna. El primer expositor de la Teoría General de los Sistemas fue Ludwing von Bertalanffy, en el intento de lograr una metodología integradora para el tratamiento de problemas científicos. La meta de la Teoría General de los Sistemas no es buscar analogías entre las ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad científica que ha estancado a las ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y transferibles entre varios continentes científicos, toda vez que dicha extrapolación sea posible e integrable a las respectivas disciplinas.

Debido que el conocimiento sobre las organizaciones y la administración es muy reciente y falta mucho por explorar, es importante continuar el desarrollo de una investigación sistemática y abundante en sus diversas áreas, a fin de que se puedan establecer relaciones causales entre las diferentes variables que afectan el comportamiento organizativo. Partiendo del enfoque de la Administración como disciplina básica en el mundo de las organizaciones, esta investigación pretende el estudio de la Teoría General de los Sistemas como herramienta básica para alcanzar, entre otras estrategias, el éxito de una organización.

1.1.1. Definición de Sistema de Información

Desde el punto de vista social el ser humano ha logrado simbolizar los datos en forma representativa, para posibilitar el conocimiento de algo concreto y creó las formas de almacenar y utilizar el conocimiento representado.

Información es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades. Para Aristos (1977) información es la acción de informar o informarse. Páez Urdaneta (2000) opina que información es un conjunto de estructuras informacionales que, al internalizarse, se integran a los sistemas de relacionamiento simbólico de más alto nivel y permanencia, cuando se registra en forma documental, que actúa como fuente de información mediante el lenguaje. Una fuente de información no es más que cualquier objeto o sujeto que genere, contenga, suministre o transfiera otra fuente de información. Morales Morejón (2004) sostiene que la información es el significado que otorgan las personas a las cosas. Los datos se perciben mediante los sentidos, estos los integran y generan la información necesaria para el conocimiento quien permite tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la existencia social. La información en sí misma, como la palabra, es al mismo tiempo significado y significante, este último es el soporte material o simbología que registra o encierra el significado y el contenido. Davidson (1974) opina que la información son datos procesados en forma significativa para el receptor con valor real y perceptible para decisiones presentes y futuras. Lucas y Henry (Lucas and Henry, 1990) enfatizan en que la información se define como una entidad tangible que permite reducir la incertidumbre sobre algún estado o suceso. En los marcos del análisis conceptual resultó interesante la identificación de los usos de la información de Buckland (1991) a saber:

• Información como proceso: lo que una persona conoce cambia, cuando el sujeto se informa. En este sentido la información es: la acción de informar…; comunicación del conocimiento noticias de algún hecho u ocurrencia; la acción de decir o el hecho de haber escuchado sobre algo.

• Información como conocimiento: El concepto de información es también utilizado para consignar el producto de la información como proceso: el conocimiento comunicado que concierne a algún hecho, sujeto o evento particular; aquello que uno capta o se le dice; inteligencia, noticias. La noción de información como aquello que reduce la incertidumbre puede verse como un caso particular de información como conocimiento. En ocasiones la información aumenta la incertidumbre.

• Información como cosa: el concepto de información se utiliza también para objetos, tales como datos y documentos, que son referidos como información porque se les considera informativos, como portadores de la cualidad de impartir conocimiento o comunicar información e instructivo. Existen varias definiciones de información, sin embargo las acepciones de Davidson conjuntamente con la de Lucas y Henry son los más adaptables a nuestras necesidades investigativas ya que ambas declaran el papel de la información en la toma de decisiones y los problemas que esta puede acarrear.

Según Ponjuán (2004) un sistema es un conjunto de elementos que interactúan. En Alvero Francés (1976) se define al sistema como el conjunto de reglas o principios enlazados entre sí de modo que formen un cuerpo de doctrina. En el Aristos (1977) aparece el tema declarado de igual forma, sin embargo Díaz (1982) aclara que el sistema de información es una red de elementos que permiten obtener y validar información resultante de un determinado proceso. Por su parte Lucas y Henry (1983) opinan que un sistema de información es el conjunto de procedimientos ordenados que, al ser ejecutado, proporcionan información para apoyar la toma de decisiones y el control en la organización.

Sistema de información según Peralta (2007) es el conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollado en un entorno usuario- ordenador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados (Base de datos-BD-) de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operatividad de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma. La variedad conceptual en este apartado es importante, puede apreciarse que los conceptos están representados desde diversos puntos de vista. Por un lado se aprecia la semántica en sí del proceso de sistema y por otro la praxis. Teniendo en cuenta que para determinar una afirmación teórica es necesario unir las dos funciones (praxis y semántica) y que las acepciones varían en lo referente a consistencia. Se define como base metodológica de la presente tesis la siguiente definición de Henry y Lucas (1983) los cuales brindan una definición lo suficientemente exhaustiva, pues hacen énfasis en la toma de decisiones y en el valor de la información. Los sistemas de información poseen características que resultan de gran importancia para su análisis. Al respecto Pechuan (1994) refiere un conjunto de ellas que por su carácter abarcador con el objetivo de la investigación, se refiere a continuación:

• Disponibilidad de la información por los medios adecuados (por ejemplo en impresos, papel, pantallas interactivas,…)

• Suministro de información de manera 'Selectiva', evitando sobrecargas e información relevante.

• El tiempo de respuesta del sistema: diferencia entre una petición de servicio y su realización.

• Exactitud: conformidad entre los datos suministrados y los reales.

• Generalidad: conjunto de funciones disponibles para atender diferentes necesidades.

• Flexibilidad: capacidad de adaptación y/o ampliación del sistema a nuevas necesidades.

• Fiabilidad: probabilidad de que el sistema opere correctamente durante un periodo de disponibilidad de uso.

• Seguridad: protección contra perdida y/o uso no autorizado de los recursos del sistema. (accidentales o no)

• Reserva: nivel de repetición de información para proteger de pérdida catastróficas de alguna parte del sistema.

• "Amistad" para el usuario: grado con el que el sistema reduce las necesidades de aprendizaje para su manejo.

1.1.2. Tipología de Sistemas de Información

Los sistemas no son más que una serie de elementos que se relacionan entre sí para lograr un fin común. Senn (Senn, 1997), indica que un sistema de información es:

El medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y las líneas telefónicas hasta sistemas de cómputo que generen reportes periódicos para varios usuarios. Los sistemas de información proporcionan servicios a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos sus componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.

Los sistemas de información se clasifican en abiertos y cerrados, los primeros son aquellos que interactúan con su medio ambiente, mientras que los segundos no, el medio ambiente está conformado por todos los objetivos que se encuentran dentro de las fronteras de los sistemas. Hoy en día todos los sistemas actuales son abiertos. Los sistemas deben relacionarse con su medio ambiente con la finalidad de poder competir en el mundo globalizado de hoy, buscando ser cada día más eficientes, competitivos, rentables y exitosos.

Desde los comienzos de la civilización las personas han necesitado los sistemas de información para comunicarse entre ellos mismos, por medio de mecanismos físicos, procedimientos e instrucciones de procesamiento de información, canales de comunicación y datos almacenados.

Para O´Brien, (O´Brien, 2001) "El sistema de información es una combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicación y recursos de datos que reúne, transforma y disemina información en una organización).

En un entorno característico de sistemas de información, éste consolida y administra muchas de las funciones de información diarias en relación con las áreas de oficina, administrativas, financieras y cualquier otra índole que el ejecutivo requiera "los sistemas de información gerencial, recuperan de la base de datos información sobre operaciones internas que han sido actualizadas mediante sistemas de procesamiento de transacciones. También obtiene datos sobre el entorno empresarial, a partir de fuentes externas a la organización" (O´Brien, 2001).

Los sistemas de información gerencial deben proporcionar acceso a la administración a categorías claves de datos relevantes, como son los datos internos creados por la organización, datos globales de la institución, datos externos como información acerca de la competencia, la tasa de cambio del dólar, o la tasa de interés bancario, información que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operación y datos mundiales con el uso de fuentes como Internet.

1.1.2.1 Componentes de un Sistema de Información.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas: almacenamiento, procesamiento y salida de información. A continuación se definirán cada una de estas actividades (Catacora, 2000).

• Entrada de Información: La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información(Cohen, 1999). Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Así, un Sistema de Control de Clientes podrá tener una interface automática de entrada con el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control de Clientes. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre otras.

• Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.

• Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

• Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters (conspiradores), entre otros.

Desde la óptica de esta investigación se han seleccionado los siguientes elementos para un sistema de información basado en costo. Los sistemas de información poseen diversos componentes que se deben ajustar a su fin como sistema, diversos autores se han pronunciado sobre los elementos de un Sistema de Información entre ellos Ponjuán (2004), Díaz (1982), Núñez Paula (2005), Villardefrancos (2006) que coinciden de forma general en que los componentes básicos de un sistema de información son los siguientes:

Documentos

Registros

Ficheros o archivos

Equipos

Elementos de apoyo a los sistemas

Procesos

Personas

Documento: Cualquier fuente de información, en forma material, capaz de ser empleada para referencias o estudio o como una autoridad. Ejemplos: manuscritos, impresos, ilustraciones, diagramas, piezas de museo, etc. (Mijailov; &Chiornii; Guiliarevskii; 1979) lo definen de la siguiente manera: un documento es cualquier objeto material que registre o fije algún conocimiento y pueda ser incluido en una recopilación.

Registros: Un registro es el conjunto de elementos que en forma colectiva aportan información acerca del asunto que registran. Todos los registros incluyen en forma implícita o explícita, dos subconjuntos de elementos:

Elementos que generalmente se derivan del propio documento.

Elementos de procedimientos, que aportan información a cerca de funciones que se derivan del registro.

Ficheros o archivos: Un fichero es un conjunto de registros, casi siempre con características similares. Los ficheros de los sistemas de información casi siempre son muy grandes y voluminosos.

Equipos y elementos de apoyo a los sistemas: El equipamiento asociado a los sistemas de información es muy variado y depende de la línea tecnológica que emplee la institución o sistema. Computadoras, fotocopiadoras, impresoras, catálogos, cajuelas, estanterías, elevadores, lectores de microformas, son equipos y elementos típicos de información. Entre los electos de apoyo pueden citarse los manuales de procedimiento, reglas para la catalogación, esquemas de clasificación y otros. También se emplean software específico y otros vinculados a los medios de computación.

Procesos en los sistemas de información: Un proceso es un conjunto de tareas que se relacionan de forma lógica para obtener un resultado concreto. Los procesos tienen entre otras características:

Consumidores (internos o externos).

Cruzan frontera organizacional; dado que, ocurren a través de o entre subunidades de la organización.

Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesados de los clientes

1.2. Desarrollo de los Sistema de Información Contables.

La presente investigación no tiene antecedentes directos en el Instituto de Biotecnología de las Plantas (IBP), pero en otros países se han realizado investigaciones relativas al diseño de Sistemas de Información Contables

Automatizados (SICA) las cuales han marcado pautas en el desarrollo de los SICA, destacándose diferentes personalidades como son:

Rojas (Rojas, 2004), llevó a cabo un trabajo de grado titulado "Diseño de un sistema de información para la verificación patrimonial de las empresas. Caso:

Registro Mercantil Primero del Estado Mérida" cuyo objetivo consistió en diseñar un sistema de información de verificación del patrimonio de las empresas en el Registro Mercantil Caso: Registro Mercantil Primero del Estado Mérida, bajo la metodología de una investigación de campo enmarcada en el proyecto factible. La autora en su investigación concluye: los sistemas de información son parte fundamental de las organizaciones el conocer y tener un sistema de información bien definido puede significar el éxito o el fracaso de la misma, ya que estos cambian la forma cómo funcionan actualmente. Con el uso de los sistemas se logran grandes mejoras en la efectividad de los procesos de las organizaciones, facilitando la obtención de información para la toma de decisiones o mejorando procedimientos.

Monagas (Monagas, 2005), en su trabajo de grado titulado "Una visión de la calidad del sistema de información contable de la empresa Construcciones, C.A. desde la óptica gerencial" cuyo objetivo se basó en analizar la calidad del sistema de información contable de la empresa Construcciones C.A. ubicada en la ciudad de Mérida ± Venezuela, bajo la metodología de una investigación de campo con base en una revisión bibliográfica concluye que la ausencia de un sistema de control interno bien elaborado y configurado y de un sistema de aseguramiento de la calidad afecta la calidad del producto o servicio que se da en forma directa o indirecta además imposibilita a la empresa de practicar auditorias que le diagnostiquen su estado en cuanto a la calidad de su proceso.

Barrios (Barrios, 2007), en su trabajo especial de grado denominado ³(O sistema de información financiero para la toma de decisiones y el control de la alcaldía de Barinas" cuyo objetivo se basa en el análisis de los procedimientos municipales de la Alcaldía de Barinas en el periodo 2005 ± 2006, con la finalidad de identificar los requerimientos de información de sus actores, y así generar estrategias que faciliten el diseño de un nuevo sistema municipal, con apoyo tecnológico, bajo la metodología de una investigación de tipo descriptiva, con un diseño no experimental, transversal y de campo. La autora concluye que el sistema de información es fragmentado y disperso, hay exceso de trabajo, el equipo disponible es insuficiente, la tecnología es obsoleta, los procedimientos son manuales y lentos, se improvisan algunos pasos, la información no llega de forma oportuna, además de que hay información importante que no se genera. En base a las debilidades encontradas por la autora propone las siguientes estrategias: mayor dotación de equipos de trabajo, automatización de los procedimientos e implementación de una red de información. El cambio de los procesos implicará además: la generación de reglas y normativas, la redefinición de las funciones entre el personal y redistribución de las responsabilidades, la generación de manuales de normas y procedimientos que orienten al funcionario que participa en la ejecución de un proceso.

Buonpensierie (Buonpenserie, 2007), en su trabaja de grado que lleva como titulo "La organizacion y el sistema de informacion del Centro de Investigaciones y Desarrollo Empresarial (CIDE) (FACES-ULA) diagnostico y propuesta" propone un rediseño organizacional y plan de automatización para el centro de Investigaciones y Desarrollo Empresarial de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad, consistentes con sus fines y procesos, como apoyo a su gestión, con mi mira a hacerla más eficiente y eficaz, mediante un diagnostico de sus situación desde el punto de vista organizativo y operativo; bajo la metodología de investigación aplicada, diagnostica, descriptiva, exploratoria, documental y de campo. La autora en su investigación concluye que es necesario redefinir la misión y objetivos del CIDE e identificar sus procesos; además propuso tres sistemas automatizados, para apoyar su gestión, así como un prototipo para uno de ellos; con lo antes expuesto se estima sea un aporte para incrementar la eficiencia de la institución.

1.2.1. Concepto general de costos. Objetivos de la determinación de costos.

El costo es un recurso que se sacrifica o al que se renuncia para alcanzar un objetivo específico (Cabrera Barreto and Reyes Leal, 2011).

Entre los objetivos y funciones de la determinación de costos, encontramos los siguientes:

• Servir de base para fijar precios de venta y para establecer políticas de comercialización.

• Facilitar la toma de decisiones.

• Permitir la valuación de inventarios.

• Controlar la eficiencia de las operaciones.

• Contribuir a planeamiento, control y gestión de la empresa. Los costos pueden ser clasificados de diversas formas:

1) Según los periodos de contabilidad:

• Costos Corrientes: Aquellos en que se incurre durante el ciclo de producción al cual se asignan (Ej. fuerza motriz, jornales).

• Costos Previstos: Incorporan los cargos a los costos con anticipación al momento en que efectivamente se realiza el pago (Ej.: cargas sociales periódicas).

• Costos Diferidos: Erogaciones que se efectúan en forma diferida ej.: seguros, alquileres, depreciaciones, etc.). En nuestro país se clasifican en:

1. Cargos o Gastos Diferidos a Largo Plazo.

2. Cargos o Gastos Diferidos a Corto Plazo.

Cargos o Gastos Diferidos a Largo Plazo:

Son gastos por montos significativos que generalmente no ocurren de manera repetida y cuya características principales es que son gastos no recuperables en dineros, pero, como el beneficios que estos gastos van a prestar generalmente abarca varios meses o años, es la razón por la cual se consideran activos y con transcurrir del tiempo se van trasfiriendo a gastos, (Castillo Ruíz and Linares García, 2011; Darias Alfonso and Suárez González, 2009).

Muchas empresas al iniciar sus actividades deben incurrir en una series de gastos previos, todo lo cual trae como consecuencia que esos diversos egresos en su totalidad, son por un monto importante y por otra parte van a beneficiar a la empresa si no en toda su vida, por lo menos en los primeros años de acuerdo a estudios que se realicen al respecto, es decir se deben considerar como activos del grupo de los cargos o gastos diferidos.

Cargos o Gastos Diferidos a Corto Plazo:

Gastos Representan desembolso y gastos pagados por adelantado, que deben ser absorbidos en partes alícuotas por los costos o gastos de período posteriores, no superiores a un año, incluye entre otros, seguros, impuestos, alquileres, suscripciones de periódicos y revistas, impuestos, trabajo preparatorios para la producción masiva o en series de nuevos tipos de productos y reparaciones corrientes de las plastas y equipos en periodo no uniformes.

El importe de los gastos que se cargan en esta cuenta debe analizarse por los elementos establecidos en los sistemas de costos, se debitan por los gastos en que se incurren y se acreditan por la proporción que se incluyen en los gastos o costos de períodos posteriores (Herecia, 2009).

2) Según la función que desempeñan: indican cómo se desglosan por función las cuentas Producción en Proceso y Departamentos de Servicios, de manera que posibiliten la obtención de costos unitarios precisos:

• Costos Industriales

• Costos Comerciales

• Costos Financieros

3) Según la forma de imputación a las unidades de producto:

• Costos Directos: Aquellos cuya incidencia monetaria en un producto o en una orden de trabajo puede establecerse con precisión (materia prima, jornales, etc.)

• Costos Indirectos: Aquellos que no pueden asignarse con precisión; por lo tanto se necesita una base de prorrateo (seguros, lubricantes).

4) Según el tipo de variabilidad:

• Costos Variables: Son aquellos en los cuales el costo total cambia en proporción directa a los cambios en el volumen o producto, dentro del rango relevante.

• Costos Fijos: Son aquellos en los cuales el costo permanece constante para un rango de producción.

• Costos Semifijos o Semivariables

5) Por la agrupación de los costos:

Costo Unitario o Promedio: Surge de dividir el costo total por un número de unidades.

6) Según la naturaleza económica:

De acuerdo a su naturaleza económica los gastos se agrupan por elementos, así como por su surgimiento y destino en las partidas.

Al clasificar los gastos por elementos, estos se agregan por su naturaleza económica para facilitar el análisis, estando o no asociado directa o indirectamente con el producto o servicio. Por elemento de gasto se consideran los incurridos tanto en el proceso productivo o de servicio como en el resto de las actividades, tales como administración, distribución, ventas y en otros ajenas a las actividades fundamentales de la entidad, entre los que se encuentra los gastos de comedor, etc.

Elementos de gastos:

• Materias Primas y Materiales: Incluye los gastos de materias primas, materiales básicos y auxiliares, artículos complementarios y semi- elaborados adquiridos. En estos gastos se incluyen los recargos o descuentos comerciales, mermas y deterioro dentro de las normas establecidas. Entre los materiales auxiliares que se incluyen en estos elementos se pueden citar los utilizados para el mantenimiento y reparación de los edificios, instalaciones, construcciones y equipos vinculados a la producción. Además las piezas de respuesta, desgaste de herramientas, ropa especial y artículos de poco valor.

• Combustible: Se incluye en este elemento los gastos originados en el consumo de los diferentes combustibles adquiridos y empleados en la empresa con fines tecnológicos, auxiliares o de servicios para producir energía de diversas formas, tales como: eléctrica, térmica, aire comprimido, gases industriales y otros. En este elemento se incluyen los recargos o descuentos comerciales, las mermas y deterioro dentro de las normas establecidas de los combustibles consumidos.

• Energía: Está constituida por todas las formas de energía adquiridas por la empresa, destinadas a cubrir las necesidades tecnológicas y las restantes demandas empresariales.

• Salario: Se incluye todos los gastos por las remuneraciones realizadas a los trabajadores a partir del fondo de salario. Comprende salarios devengados, plus salarial, vacaciones acumuladas y primas salariales.

• Gasto de Fuerza de Trabajo: Se incluye los pagos por subsidios y por contribución a la seguridad social a corto plazo, así como los importes pagados por concepto de impuesto por la utilización de la fuerza de trabajo.

• Amortización y Depreciación: Se incluye la depreciación de los activos fijos tangibles y la amortización de los intangibles, así como de los gastos diferidos a corto plazo y largo plazo, exceptuando en estos últimos los provenientes del proceso inversionista.

• Otros Gastos Monetarios: Se incluyen entre otros los gastos por comisiones de servicios, impuestos, estipendios, recompensas monetarias, pagos por servicios productivos.

Sistemas de costos: es un conjunto de procedimientos y técnicas para calcular el costo de las distintas actividades.

Estos pueden clasificarse:

1) Según el tratamiento de los costos fijos:

• Costeo por Absorción: Todos los costos de fabricación se incluyen en el costo del producto, así como se excluyen todos los costos que no son de fabricación. La característica básica de este sistema es la distinción que se hace entre el producto y los costos del período, es decir los costos que son de fabricación y los que no lo son.

• Costeo Variable: Los costos de fabricación se asignan a los productos fabricados. La principal distinción bajo este sistema es la que existe entre los costos fijos y los variables. Los costos variables son los únicos en que se incurre de manera directa en la fabricación de un producto. Los costos fijos representan la capacidad para producir o vender, e independientemente del hecho de que se fabriquen o no los productos y se lleven al período, no se inventarían. Los costos de fabricación fijos totales permanecen constantes a cualquier volumen de producción. Los costos variables totales aumentan en proporción directa con los cambios que ocurren en la producción.

La cantidad y presentación de las utilidades varía bajo los dos métodos. Si se utiliza el método de costeo variable, los costos variables deben deducirse de las ventas, puesto que los mismos son costos en los que normalmente no se incurriría si no se produjeran los artículos (Gonxález Veintía and Díaz Lee, 2008; Morrell Hercia and Rodríguez Rodríguez, 2009; Varias, 1992).

2) Según la forma de concentración de los costos:

• Costeo por Órdenes: Se emplea cuando se fabrica de acuerdo a pedidos especiales de los clientes.

• Costeo por Procesos: Se utiliza cuando la producción es repetitiva y diversificada, aunque los artículos son bastante uniformes entre sí.

3) Según el método de costeo:

• Costeo Histórico o Resultante: Primero se consume y luego se determinan el costo en virtud de los insumos reales. Puede utilizarse tanto en costos por órdenes como en costos por procesos.

• Costeo Predeterminado: Los costos se calculan de acuerdo con consumos estimados. Dentro de estos costos predeterminados podemos identificar 2 sistemas:

• Costeo Estimado o Presupuesto: sólo se aplica cuando se trabaja por órdenes. Son costos que se fijan de acuerdo con experiencias anteriores. Su objetivo básico es la fijación de precios de venta.

• Costeo Estándar: Se aplica en caso de trabajos por procesos. Los costos estándares pueden tener base científica (si se pretende medir la eficiencia operativa) o empírica (si su objetivo es la fijación de precios de venta). En ambos casos las variaciones se consideran ineficiencias y se saldan por ganancias y pérdidas.

1.3. El Costo de producción. Concepto y elementos del mismo.

El costo de producción puede definirse como expresión monetaria de los recursos empleados en el proceso de la producción de las empresas y refleja la esencia económica de las relaciones de producción, incluye los gastos por concepto de materias primas y materiales, combustible, energía y otros objetos de trabajo consumidos en la elaboración de los productos, los gastos por la remuneración del trabajo, la amortización de equipos, edificios, otros medios de trabajo y otros gastos que se originen como resultado de la actividad que se desarrolle.

Así definimos dentro de los propósitos del costo:

1. La Evaluación de inventarios y medición de los resultados.

2. Planeación y control.

3. Análisis y tomas de decisiones.

Por lo anterior los costos adquieren relevancia de acuerdo con el objetivo específico para el cual se destinan, sus numerosos y diferentes aspectos dan lugar a una terminología amplia y a contemplar diferentes soluciones.

La contabilidad de costos es como una figura geométrica de tres aristas, pero tiene tres elementos en lugar de tres lados: materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. Este triángulo es adaptado a numerosas situaciones de los negocios, pero siempre con estas tres facetas. A continuación se presentan los principios fundamentales de la contabilidad de costos referente a estos elementos (Cabrera Barreto and Reyes Leal, 2011).

• Materia Prima o Materiales

Los materiales que realmente forman parte del producto terminado se conocen con el nombre de materias primas o materiales principales. Los que no se convierten físicamente en parte del producto o tienen importancia secundaria se llaman materiales o materiales auxiliares.