Diseño de un sistema de información contable automatizado para el cálculo de la ficha de costo de los platos (página 2)

Para mantener una inversión en existencias debidamente equilibrada, se requiere una labor de planeación y control. Un inventario excesivo ocasiona mayores costos incluyendo pérdidas debidas o deterioros, espacio de almacenamiento adicional y el costo de oportunidad del capital. La escasez de existencias produce interrupciones en la producción, excesivos costos de preparación de máquinas y elevados costos de procesamiento de facturas y pedidos. La materia prima es el único elemento del costo de fabricación nítidamente variable.

• Mano de obra

La mano de obra de producción se utiliza para convertir las materias primas en productos terminados. La mano de obra es un servicio que no puede almacenarse y no se convierte en forma demostrable en parte del producto terminado. Con los años y el avance de la tecnología la mano de obra ha ido perdiendo peso dentro del costo de producción. La mano de obra se puede clasificar de las siguientes formas:

De acuerdo a la función principal de la organización: Se distinguen tres categorías generales: producción, ventas y administración general. Los costos de la mano de obra de producción se asignan a los productos producidos, mientras que la mano de obra no relacionada con la fabricación se trata como un gasto del período.

De acuerdo con la actividad departamental: Separando los costos de mano de obra por departamento es mejor el control sobre estos costos.

De acuerdo al tipo de trabajo: Dentro de un departamento, la mano de obra puede clasificarse de acuerdo con la naturaleza del trabajo que se realiza. Estas clasificaciones sirven generalmente para establecer las diferencias salariales (Reyes Suárez and Castillo Cairo, 2011).

De acuerdo con la relación directa o indirecta con los productos elaborados: la mano de obra de producción que está comprometida directamente con la fabricación de los productos, se conoce como mano de obra directa. La mano de obra de fábrica que no está directamente comprometida con la producción se denomina mano de obra indirecta. La mano de obra directa se carga directamente a trabajos en proceso, mientras que la mano de obra indirecta se convierte en parte de la carga fabril o costos indirectos de fabricación.

• Gasto Indirecto de Fabricación

Las cargas fabriles son todos los costos de producción, excepto los de materia prima y mano de obra directa, estas dan origen a desembolsos, los cuales forman parte de las cargas fabriles. La primera supone costos de manipuleo, inspección, conservación, seguros. La segunda obliga a habilitar servicios sociales, oficinas de personal, oficinas de estudios de tiempos, etc.

Los costos indirectos de fabricación pueden subdividirse según el objeto de gasto en tres categorías:

1. Materiales indirectos

2. Mano de obra indirecta

3. Costos indirectos generales de fabricación.

Además de los materiales y mantenimiento de las instalaciones para la producción y varios costos de fábrica, incluidos dentro de esta categoría tenemos la depreciación de la planta y la amortización de las instalaciones, la renta, corriente, fuerza motriz, impuestos inmobiliarios, seguros, teléfonos, viajes, etc. Todos los costos indirectos de fabricación son directos con respecto a la fábrica o planta.

La clasificación de los costos según el departamento que tiene el control principal sobre su incongruencia es útil para el control administrativo de las operaciones. La clasificación según el objeto del gasto puede ser útil para analizar el costo de producción de un producto en sus distintos elementos.

La clasificación en costos fijos y variables es útil en la preparación de presupuestos para las operaciones futuras. Los costos clasificados como directos o indirectos con respecto al producto o al departamento son útiles para determinar la rentabilidad de las líneas de producto o la contribución de un departamento a las utilidades de la empresa.

Para propósitos de costeo de los productos, todos los costos incurridos en la fábrica se asignan eventualmente a los departamentos de producción a través de los cuales circula el producto. La acumulación y clasificación de los costos por departamentos se llama distribución o asignación de costos. Los costos indirectos de fabricación y los costos de los departamentos de servicios se asignan sobre alguna base a los departamentos productivos y se asignan también a producción a medida que ésta pasa por los departamentos.

1. El flujo de los costos de producción sigue el movimiento físico de las materias primas a medida que se reciben, almacenan, gastan y se convierten en artículos terminados. El flujo de los costos de producción da lugar a estados de resultados, de costos de ventas y de costo de artículos fabricados.

1.3.1. Planificación del Costo: La Ficha de Costo.

La Ficha de Costo constituye un elemento indispensable en cualquier sistema de dirección económica, asegurar el papel del costo en la planificación económica del país y fundamentalmente en la correcta dirección de las empresas, mediante mecanismos ágiles que permitan su cálculo con un grado elevado de confiabilidad (Gonxález Veintía and Díaz Lee, 2008).

La planificación del costo, permite trazar las magnitudes óptimas para acometer la producción, mediante resultados operativos de la empresa, los factores técnico-económicos y los indicadores establecidos. Sirve como instrumento de las instituciones, debido a que le permite conocer, sistemáticamente y de manera ágil, cualquier desviación que ocurra en la ejecución real de la producción con respecto al plan trazado, en cada una de las áreas y en la entidad en su conjunto.

Anteriormente se explica la importancia vital que reviste la planificación acertada del costo para el desempeño de la labor económica de las organizaciones, pues así se conocen los gastos en los cuales la institución debe incurrir para elaborar su producción y lograr su mejor control de lo que realmente está ocurriendo y así poder delimitar quién responde por las desviaciones detectadas. De ahí que su objetivo fundamental consista en la determinación previa de los gastos indispensables para obtener un volumen dado de producción y entrega de cada tipo y de toda la producción de la empresa, con la calidad establecida.

El costo planificado se determina en la empresa mediante los cálculos técnico- económicos de la magnitud de los gastos para la fabricación de toda la producción y de cada tipo de artículo que compone el surtido de la misma. Que como bien se plantean en los Lineamientos de costos (Normas Cubanas de Información Financiera (NCIF), 2005) existen dos métodos de planificación del costo: el normativo, a través de los presupuestos por áreas de responsabilidad y el analítico.

El método normativo consiste en la aplicación de normas y normativas fundamentadas en la utilización de los equipos, materiales, combustibles, de fuerza de trabajo, etc. Este método posibilita la compatibilización del Plan de Costo con el resto de los Planes Técnico-Productivos y con el costo planificado por cada área estructural de la empresa y presenta dos vías de cálculo que se complementan. Estas son:

• Presupuestos de gastos

• Costo unitario

• Presupuestos de gastos:

Los presupuestos de gastos permiten resumir y reflejar en términos monetarios los recursos a emplear, preferiblemente sobre la base de las normas y normativas, o de no existir éstas, sobre índices establecidos a partir del comportamiento histórico y la inclusión de las medidas de reducción de gastos. La utilización de presupuestos permite controlar y analizar más racionalmente el uso de los recursos materiales, laborales y financieros existentes en las condiciones previstas en el plan.

La elaboración y apertura del presupuesto de la empresa por áreas de responsabilidad (establecimiento, taller, brigada, etc.) permite el control de los gastos en el proceso productivo y en cada una de las dependencias participantes. Esto contribuye al logro de un plan más objetivo, facilitando el análisis y discusión con los trabajadores, los cuales jugarán un papel activo en su control, en la búsqueda de mayor eficiencia y en su medición.

• Costo unitario:

Con vistas a asegurar el correcto análisis del comportamiento de la eficiencia productiva en cada unidad de producto elaborado o en proceso, es necesario el cálculo del costo unitario, mediante las normativas de consumo, fuerza de trabajo y otros gastos, de los productos o grupos de productos homogéneos producidos por la empresa.

Para los artículos más importantes que componen el surtido de producción o grupos homogéneos de productos, se confecciona la ficha de costo, utilizando para su cálculo, las normas y normativas de consumo y fuerza de trabajo, así como las cuotas para la aplicación de gastos indirectos previamente establecidos.

La Ficha de Costo se forma a partir de los costos unitarios, la misma está conformada con la sumatoria de los costos directos e indirectos, gastos generales y de administración, así como los gastos de distribución y venta, se elabora a partir de las normas de consumo y de trabajo económicamente fundamental, o sea que la información para la ficha de costo se basa en la utilización de las normas de las partidas directas, las cuales tienen su reflejo en los presupuestos de gastos de las actividades principales y la utilización de cuotas de gastos de la partidas indirectas, determinadas a través de los presupuestos de gastos, de las actividades de servicio, dirección y etc. Pudiendo ser elaborados tanto para los productos finales como para los intermedios o semielaborados.

En atención a la amplitud de su contenido las fichas de costo pueden clasificarse en dos tipos (Herecia, 2009):

• Detalladas

• Sintéticas

Las fichas de costo detalladas: Son los que reflejan las normas de consumo de los recursos materiales y laborales, así como las normativas de gasto de servicio técnico, organización y dirección de la producción. En estas fichas deben de estar contenidas las normas en unidades físicas, la unidad de medida, el precio o tarifa de cada insumo, y el costo unitario del producto en base de la unidad del cálculo adaptada con una estructura por partida de costo de producción y la composición y estructura de los gastos.

Las fichas de costo sintéticas: Son documentos muchos más resumidas, que los de las fichas de costo detalladas. En ella solo se reflejan los importes del costo unitario de un semielaborado o producto y/o servicio terminado, estructurado por partidas. Esta ficha de costo suele ser denominadas hojas de costo.

Es necesario clasificar las fichas de costo en atención al momento de confección de la misma, si bien tal clasificación no es única, por cuando responde al criterio de los especialistas y a los fines que se persiguen con la clasificación por lo tanto de acuerdo a los objetivos que persiguen en el cálculo del costo de producción, su clasificación es como sigue:

Las fichas de costo planificadas: Representa la magnitud máxima de los gastos esperados en la producción de una unidad de producto. Estas fichas se confeccionan utilizando normas y normativas que garanticen la situación óptima posible de la producción para el año que se planifica.

La ficha de costo normativa: Se calcula partiendo de las normas vigentes en una ficha determinada y caracteriza la situación técnica ±organizativa y económica de la producción, su diferencia con las planificadas es que son muchos más dinámicas, esto es que cambian en la misma medida en que cambian las normas.

La ficha de costo proyectada: Está determinada a la fundamentación económica de la producción de nuevas empresas que se construyen o reconstrucción de las existentes o de nuevos procesos tecnológicos.

Ficha de costo presupuestada: Es una variante de la ficha de costo plantificada y se confecciona para aquellos tipos de productos, que su producción no es representativa y generalmente se coordina con el consumidor para la fundamentación de los cálculos de los gastos, por cuanto esta ficha es necesaria para establecer los precios de estos productos.

La ficha de costo de cálculo interno: También es conocida como ficha de costo parcial, se confecciona para las producciones de los talleres básicos, auxiliares, de servicio a la producción y otro tipo de subdivisión estructural de la empresa que se define como unidad organizativa de cálculo económico interno. A los fines de su utilización del cálculo y análisis económico en cada área de trabajo y así posibilita la información de los precios internos.

1.3.1.1. Gestión Estratégica como Gestión de Información de Costos Según Ponjuán (2002) la dimensión estratégica es vital para la gestión de información.

Diferentes dimensiones, en correspondencia con esta, forman una gran familia: inversiones, presupuestos, información, entre otras.

La gestión de información tiene como cumbre las categorías estratégicas de mayor dimensión para la organización: su misión, visión, objetivos, metas. Todo el esfuerzo organizacional debe armonizar con estas. Sin ellas, no podrán existir ventajas competitivas, ni un manejo efectivo y eficaz de los recursos, ni se podrán diseñar políticas ni arquitecturas que soporten el negocio.

(Earl, 2006) asume la existencia de tres grandes áreas estratégicas:

La estrategia de los sistemas de información

La estrategia de la tecnología de información

La estrategia de la gestión de la información

Estas constituyen una unidad indisoluble pues ninguna puede existir sin la otra. Todo sistema de información cuenta entre sus componentes con tecnologías y funciona a partir de una gestión, por lo que la triada de información, tecnología y gestión constituye una unidad a tener en cuenta en el diseño y operación de estos sistemas.

Estas estrategias se abordan a partir de determinados enfoques que se diferencian por su naturaleza, lugar en el que se aplique, lo que atienda, su estilo, proceso, orientación y probabilidad de su implementación. Así se distinguen las estrategias con enfoques hacia los negocios, las que están conducidas por métodos, las administrativas, las tecnológicas y las organizacionales. La información relativa a la dimensión organizacional puede verse en seis grandes conjuntos:

Procesos: Hace énfasis en lo relativo a los procesos y no a sus métodos.

Los encargados de los procesos (equipos), asumen la responsabilidad de estas estrategias. La optimización, tanto de los procesos como de sus estrategias radica en el aprendizaje que lleve a cabo el equipo, así como las alianzas que ejecute con otros grupos u organizaciones.

Técnicas: Los equipos emplean, para fortalecer sus estrategias, técnicas particulares de gestión, como el análisis de valor, el análisis estadístico o la simulación; técnicas de creatividad, como las tormentas de ideas, el pensamiento lateral; técnicas de mapeo para detectar áreas susceptibles de mejoras, como el análisis de flujos, los flujos de tiempo, mapeo de procesos. Todas estas técnicas tienen como elemento básico la información.

Estructura: La estructura tiene relación con los flujos de información, y determina su transferencia. Algunas organizaciones se estructuran por procesos lo que constituye un ejemplo de la realización entre este aspecto y la información. En particular, los equipos pueden tener un enfoque descentralizado, centralizado, disperso o vinculados a determinadas prioridades de la organización.

Implementación: De acuerdo a la organización que se trate y sus particularidades, los cambios, los nuevos sistemas, la introducción de resultados puede estar comparada a otros enfoques, ser frecuente (sistemática) o evolutiva.

Filosofía: Algunas organizaciones carecen de estrategia y solo abordan algunos aspectos relativos a temas concretos; otras lo abordan como una antiestrategia. En todo caso el tratamiento de la información en una organización es el resultado entre otras cosas, de su filosofía.

Contexto: Los contextos particulares unido a la cultura profesional y organizacional y experiencia, marcan influencias en la gestión de información.

Los sistemas económicos realizan un conjunto de actividades que dependen del tipo de organización y su misión las que pueden ser agrupadas en entradas, procesos, almacenamiento y salidas.

Entradas:

• Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.

• Políticas de créditos límite de crédito, plazo de pago, etc.

• Facturas (interfase automático).

• Pagos, depuraciones, etc.

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