Teoría recomendada a tener en cuenta para proponer implementación del sistema Jet-Contabilidad

Estudio de los Sistemas Contables Soportados sobre las Tecnologías de la Información.

Desde siempre, se ha pretendido mecanizar y agilizar el trabajo humano para que sea más rápido, eficiente y seguro. En la actualidad, esta cuestión ha adquirido mayor importancia, porque se necesita tratar una gran cantidad de información en tiempos relativamente cortos, con objeto de tomar las decisiones oportunas. Para ello, se emplean las computadoras, que son máquinas capaces de realizar cálculos y procesos a gran velocidad, que pueden ayudar a tomar decisiones rápidamente y que permita agilizar el tratamiento de la información, la cual es procesada mediante una serie de componentes internos y externos.

Aunque los primeros intentos de construir una computadora mecánica se remontan al siglo XIX, no fue hasta bien entrado el siglo XX cuando se construyeron los primeros modelos realmente operativos. Desde entonces, el progreso de las computadoras y de la computación ha sido vertiginoso. Cada día se dispone de nuevas máquinas más potentes, más veloces y más baratas, que hacen que el trabajo de la contabilidad sea más sencillo, más eficiente y más rápido. Las computadoras se han introducido en todos los ámbitos de la actividad humana, hasta el punto de que se hace difícil imaginar como sería el mundo sin ellas. En este capítulo se abordan elementos sobre sistemas automatizados, las características de los sistemas automatizados enfocados a la contabilidad y su grado de desarrollo en la economía cubana.

La informática en Cuba. Antecedentes y Desarrollo.

En el año 2007 se cumplieron 49 años de la entrada de la primera computadora electrónica en Cuba –una IBM RAMAC 650– y 37 años de la fabricación por primera vez de una computadora en el país.

En esta etapa de la evolución humana, donde los cambios sociales, económicos y tecnológicos se suceden a velocidades vertiginosas, 49 y 37 años respectivamente son plazos de tiempo suficientemente largos como para hacer algunas reseñas que contribuyan a sistematizar los estudios históricos sobre las tecnologías informáticas en nuestro país.

Durante la primera mitad del siglo XX, se utilizaron en Cuba máquinas de procesamiento de datos, tanto las llamadas de "tabulación" como las de "saldo directo".Las primeras, llamadas también "máquinas de contabilidad sobre tarjetas perforadas", fueron importadas de dos firmas con tecnologías diferentes: las de las compañías IBM (International Bussines Machine) y las de Remington Rand. Las primeras se difundieron más, llegando a crearse en Cuba una sucursal de la IBM para atender a los países del Caribe y de América Central. Esta sucursal era atendida básicamente por cubanos.

Muchas empresas y compañías cubanas o sucursales de transnacionales usaron estos equipos, como la llamada Compañía Cubana de Electricidad, con base en EE.UU.; varias compañías de seguro, la compañía telefónica, también sucursal de una gran empresa norteamericana; empresas jaboneras, firmas comerciales, bancos, etcétera. Emplearon las máquinas tabuladoras en tareas que implicaba procesar grandes masas de datos contables y de administración, como la facturación, las ventas, los cobros, los pagos, las nóminas de sueldos y salarios, los inventarios, el control de los activos fijos, etcétera.

Estas máquinas basaban su tecnología de almacenamiento de la información en tarjetas de cartón que se perforaban, reflejando con un determinado código los datos que debían contener. Esas tarjetas con su contenido informativo, eran verificadas, interpretadas, clasificadas, intercaladas, tabuladas, calculadas, sumarizadas y resumidas, mediante un conjunto de máquinas diferentes, que se acoplaban en una serie de procesos, los que permitían obtener las informaciones necesarias.

Varios miles de cubanos se ganaban la vida como operadores de equipos de tabulación y algunas decenas cubrían las funciones de sistematizadores. Estos técnicos se formaban al principio en EE.UU., pero después se crearon en Cuba escuelas y centros de entrenamiento, con profesores cubanos, donde se formaron la casi totalidad de los especialistas nacionales y muchos del Caribe y Centroamérica.

Otros equipos muy utilizados, especialmente en Bancos y empresas de carácter mediano, fueron los llamados "de saldo directo", muy empleados en los controles de inventario, de cobros y pagos, de cuentas corrientes, de activos fijos, etc. Eran una combinación de máquinas de escribir con calculadoras. En estos equipos, la información se imprimía en tarjetas de cartulina, realizándose los cálculos en forma automatizada.

La herencia tecnológico-cultural de las máquinas de tabulación y de saldo directo – las cuales ni siquiera se conocieron en muchos otros países de América Latina y el Caribe– permitió que existiese en Cuba una cultura de sistematización de los procesos informativos, presente en miles de personas vinculadas a la gestión económica, contable y financiera, muchas de las cuales trabajaron posteriormente vinculadas a los sistemas computarizados, y transmitieron sus conocimientos y su disciplina de trabajo.

En los meses finales de 1958 se introdujo en Cuba la primera computadora electrónica: una IBM RAMAC, de las primerísimas que se comercializaban fuera de EE.UU. Era una máquina de primera generación, ya que basaba su electrónica en válvulas y tubos de vacío y su programación era realmente primitiva. Se trajo para una de las compañías petroleras radicadas en el país en aquel entonces, la cual no la utilizó. Después se quiso emplear para el procesamiento de las chequeras de los jubilados, pero nunca pudo ser empleada eficazmente, por roturas y poca comprensión por los técnicos cubanos de su tecnología de programación, a pesar de su similitud con los equipos de tabulación conocidos (en aquel momento recién había triunfado la Revolución, y ya comenzaban a dilatarse las relaciones entre ambos gobiernos, por lo que se disminuyó o eliminó la asesoría técnica y el suministro de repuestos). Pocos países del orbe pueden presumir de haber tenido esos equipos y ese capital humano formado en sistemas mecanizados, en una época en que incluso EE.UU. poseía sólo algunas pocas decenas de computadoras instaladas en relación con su población.De cualquier forma, se puede reafirmar con estos hechos la aseveración anterior sobre la introducción de la tecnología novedosa en Cuba: la RAMAC fue la primea computadora que la IBM comercializó, pocos países del orbe pueden presumir de haber tenido esos equipos y ese capital humano formado en sistemas mecanizados, en una época en que incluso EE.UU. poseía sólo algunas pocas decenas de computadoras instaladas.

Lázaro Blanco en sus apuntes y basado en publicaciones especializadas, decide: "agrupar secuencial y temporalmente lo acontecido, en etapas caracterizadas por la tecnología dominante; y analizar ciertos desarrollos informáticos, aplicados en algunas ramas de la vida social y económica de la nación".

Primera etapa: Desde 1959 a 1970. Los primeros pasos experimentales del Período Revolucionario.

Desde que triunfa la Revolución Cubana, en 1959, hasta el final de la zafra del setenta, ocurren en el país una serie de transformaciones muy significativas, en el ámbito económico y social.

Una transformación importante fue la eliminación de las relaciones monetario- mercantiles y el registro y control contable-financiero. La contabilidad fue considerada innecesaria y hasta perjudicial en las nuevas condiciones económico- sociales y consecuentemente se eliminó. Esto tuvo una incidencia negativa notable en el empleo de las tecnologías de procesamiento de la información.

También, siguiendo la necesidad de centralización que imponía el nuevo orden económico, y que en ciertos períodos de la Revolución ha tenido más fuerza que en otros, se creó la Empresa Nacional de Procesamiento de Datos ("ENPRODA" 1963), la que concentró muchos equipos de tabulación de tarjetas perforadas y de saldo directo. Se creó también en esa época, el Centro de Automatización Contable del Banco Nacional de Cuba y el Centro de Automatización Industrial (CAI) del Ministerio de Industrias.

En 1963 se adquiere una computadora inglesa, la Elliot 803-B, catalogada como de segunda generación, debido a que su electrónica se basaba en transistores y tubos. La Elliot utilizaba como medio de almacenamiento externo de información, los films magnéticos, siendo este uno de sus talones de Aquiles. La Universidad de La Habana se responsabilizó con ella.

En 1968 se adquieren dos computadoras francesas SEA-4000, de segunda generación, para destinarlas al procesamiento de la información del censo de población y viviendas de 1970.

Siguiendo el modelo francés de desarrollo informático, incluso en los nombres de las instituciones, se crea por entonces el llamado Plan Cálculo, una institución adscripta a la Junta Central de Planificación (JUCEPLAN), con la misión de dirigir, organizar, controlar y regular la introducción de computadoras, software y técnica de cómputo en general en el país. Se le subordinan, además, los talleres de reparación y mantenimiento existentes, la fábrica de tarjetas y formas continuas y de otros insumos. Se comienza un plan de formación de profesionales, tanto dentro como fuera del país (Francia y la URSS, fundamentalmente).

En resumen, en esta etapa no se puede mencionar otro elemento destacado que el comienzo de los primeros pasos experimentales sobre la informática y el reconocimiento de su necesidad para dirigir el país y sus instituciones.

Segunda etapa: Desde 1971 a 1985. Mini computadoras y mainframes en acción.

Sobre esta etapa Sarduy Quintanilla describe que "al concluir la zafra azucarera de 1970, se hace un análisis profundo de la situación que confrontaba la economía cubana, y se comienza a perfilar las rectificaciones y transformaciones que debían producirse en las concepciones y mecanismos de dirección que habían estado presente hasta ese momento".

El comienzo de esta etapa en el desarrollo de la informática en Cuba puede ser ubicado, más, menos, en 1971, año en que el incumplimiento de los objetivos totales de la zafra de 1970 y de los estilos de dirección que se aplicaban en la misma y en aquel entonces, hizo necesario otros rumbos en busca de eficiencia y eficacia en la gestión económica y social.

En ese año comenzaron a ser prácticamente operacionales las computadoras IRIS. Diversas variantes de la IRIS 10, fueron ubicadas en universidades (Instituto Superior Politécnico "José A. Echevarría" [ISPJAE], Universidad Central de Las Villas, Universidad de Oriente, Universidad de La Habana), en centros de apoyo a la producción (CAI) y en otras entidades. Era una máquina orientada a insertarse en los sistemas más potentes, como la IRIS 50 y la IRIS 80; pero las instituciones mencionadas las utilizaron para la formación de cuadros y en el intento de solucionar tareas de ingeniería y de economía.

El efecto más importante producido por las máquinas IRIS 10 en la economía cubana no fue más allá de la formación de técnicos y especialistas en programación e ingeniería de software, muchos de los cuales se mantienen activos aún; pues eran máquinas muy limitadas en cuanto a posibilidades para su utilización autónoma. Uno de los equipos construidos en Cuba fue la CID 201-A, minicomputadora con una memoria de núcleos de ferrita y una capacidad de 4 kilopalabras, con una "palabra" de 12 bits, destinada a problemas de tipo científico, como la solución de tráfico ferrocarrilero en las zafras, y de la cual se fabricaron algunas pocas docenas. Varias se ubicaron en las universidades. Se programaban en un autocódigo llamado LEAL (de "Lenguaje Algorítmico").

El siguiente modelo de la familia CID fue la 201-B, equipo con más capacidad de memoria interna (podía llegar hasta 32 Kilopalabras de 12 bits cada uno), también de núcleos de ferrita, con más velocidad (50,000 sumas por segundo) y un LEAL más desarrollado.

En 1972 ocurre un hecho muy significativo para Cuba: se produce un paso más en el acercamiento a los países socialistas del este de Europa, cuando el país se integra al Consejo de Ayuda Mutua Económica (CAME), y en el caso particular de la informática, se firma un acuerdo para el desarrollo de esa actividad y se adhiere a la Comisión Intergubernamental de Computación del CAME. A partir de esa integración se establecen planes de trabajo conjuntos, para desarrollar equipos, software y aplicaciones, con criterios estándares, para acoplar las producciones a los Sistemas Unificados de Computadoras (SUMCE) y Minicomputadoras (SMMCE). A partir de esos acuerdos, comienza a recibirse en Cuba tecnología, equipamientos, software, información, financiamiento y sobre todo, la filosofía de trabajo de los soviéticos.

Gradualmente se fue aumentando el capital humano en el sector informático, ya en 1980 se reportaban 1500 especialistas en hardware y software formados por el sistema del Instituto Nacional de Sistemas Automatizados y Técnicas de Computación (INSAC), que se adicionaban a los ya existentes. Se crearon en todos los ministerios, direcciones de informática y centros de diseño de sistemas, para solucionar los problemas de las empresas e instituciones agrupadas bajo esos organismos centrales, en lo relacionado al procesamiento de datos y al diseño de sistemas de información.

La integración de Cuba con los países socialistas de Europa del Este, propició que se construyera un nuevo modelo de CID, la CID 300/10, máquina muy similar a la PDP 11/40. Era una máquina mucho más evolucionada que su antecesora, con una velocidad de 400,000 sumas por segundo, con 32 kilopalabras de memoria interna, con una dimensión de palabra de 16 bits.

Se comenzó a trabajar fuertemente por algunas instituciones del país, para dotar a esas máquinas de software de aplicación económica y empresarial; y se obtuvieron algunos paquetes de programas que se utilizaron en diferentes organizaciones, entre ellas empresas de variado tipo, para automatizar los inventarios, la contabilidad, las nóminas de salarios y de sueldos y otras tareas similares.

La influencia teórica soviética había generalizado en el país el concepto de "Sistema automatizado de dirección" (SAD), en el cual se destacaba la integración de las tareas a solucionar y la aplicación de los métodos y modelos cuantitativos de dirección y toma de decisiones de la Investigación de Operaciones. El presidente del INSAC en aquel entonces, instaba a los especialistas a aplicar esos métodos.

Pero el diseño y la confección de sistemas es una cosa e implantarlos y utilizarlos es otra, había que luchar mucho con lo que todavía se está luchando: los inventarios desactualizados de materias primas, materiales, piezas de repuestos y productos; activos fijos sin control, contabilidad no confiable y otros problemas elementales de gestión, pero que impedían usar esas herramientas tan avanzadas.

Las primeras microcomputadoras llegan al final de esta etapa, producto de donaciones y de alguna compra individual hecha por algún funcionario en el exterior. Esa llegada marca, precisamente, el final de una época. Los cubanos descubrían, al fin, la otra informática. Evidentemente, una nueva etapa en el desarrollo de la informática comenzaría en Cuba.

Si se pudiera intentar resumir los éxitos más significativos de esta etapa, habría que vincularlos a dos aspectos básicos: la creación de una base nacional de hardware, formada por cientos de minicomputadoras y algunas pocas decenas de mainframes, la existencia de una discreta pero útil colección de sistemas de aplicación económica y de otras materias que se utilizaban y una buena cantidad de especialistas que dominaban a un nivel aceptable, los requerimientos técnicos de la informática, tanto en el ámbito del software como en el de hardware.

Tercera etapa: Desde 1986 a 1994. Llega masivamente la microinformática.

Con la llegada a Cuba de forma no regular, por donaciones o por compras individuales de algún funcionario, las primeras máquinas que se vieron en forma masiva fueron algunas de la firma japonesa NEC, traídas por el Ministerio de la Industria Sideromecánica (SIME), el Ministerio de Educación Superior (MES) y algún otro organismo, con posibilidades de procesamiento de 8 bits, discos flexibles de 5 pulgadas, excelentes displays a colores y la mayoría sin discos duros. Eran máquinas de buena electrónica, pero no eran compatibles con la IBM PC/XT ni con el estándar Intel 8086, y consecuentemente disponían de poco software. Por otra parte, la firma NEC no estaba dispuesta a perder el gran mercado norteamericano por venderle algunos cientos de máquinas a Cuba, por lo que pronto se interrumpió la llegada de esas máquinas.

Pero fue suficiente para los especialistas cubanos, que hasta ese momento tenían que mirar solamente a los países socialistas, que el mundo de la informática tenía otros derroteros, otros caminos, otras formas de hallar soluciones a los problemas del procesamiento de la información.

Entre las aplicaciones tradicionales se distinguió el sistema integral de contabilidad elaborado por el MINBAS y llamado comercialmente SISCONT, aplicado en cientos de empresas en el país.

En los primeros años de los noventa se inició el predominio de Microsoft. Empresas que fueron líderes, cedieron terreno o fueron absorbidas por otras más grandes y fuertes, por lo que ciertos productos comenzaron a desaparecer.

En cuanto a los sistemas operativos, el MS-DOS seguía siendo preponderante, aunque ya se contaba con algo diferente, como las primeras versiones de WINDOWS. Se comenzaron a crear en Cuba centros con computadoras disponibles para que la juventud y personas en general, asistieran a recibir cursos o a utilizar los equipos que no podían comprar o disponer de otras formas. Eran los llamados "Joven Clubs". Se comienzan a utilizar las primeras PC-386 y se empiezan a difundir las primeras versiones prácticas de WINDOWS, entre las cuales destaca la 3.11. De la mano de WINDOWS aparecen otras soluciones que desplazan a productos establecidos en el mercado, como la hoja electrónica EXCEL, el procesador de textos WORD y el sistema de gestión de bases de datos relacionales ACCESS.

Las ventajas de las PC y su software asociado permitieron la generalización de la informática en Cuba. Ese desarrollo relativo hizo que se trazaran planes de modernización de actividades que habían quedado notablemente retrasadas en su accionar, como la bancaria, la hostelería y las ventas al detalle para el turismo internacional.

El Ministerio de Educación Superior organizó con éxito carreras para formar especialistas en informática y tecnologías afines, como la Licenciatura en Cibernética Matemática (Universidad de La Habana y la Central de Las Villas) y la Ingeniería en Sistemas Automatizados (ISPJAE). El resto de las especialidades y carreras que no la tenían, incorporan la informática como disciplina obligatoria. En particular las Licenciaturas en Economía y en Contabilidad y Finanzas, incluyen en sus programas un aceptable conjunto de cursos que va desde los sistemas operativos básicos, hasta las técnicas de análisis y diseño de sistemas, las cuales se generalizan desde la Universidad de La Habana, a todas las del país. También el ISPJAE y otras instituciones mantienen carreras orientadas al hardware y la automática.

Se estabilizan los congresos científicos sobre informática, como los llamados especialmente así: "Informática", que reúnen a cientos de especialistas cubanos y extranjeros y los dedicados a la ciencia de la información, nombrados "Info", también muy concurridos.

El año 1995 llega y con él, el final de una etapa en Cuba: el empleo de los sistemas operativos MS-DOS y la informática de máquinas aisladas (o "stand alone"). Se avizora el estándar que viene, el WINDOWS 95 y las redes de computadoras, en sus versiones locales, ampliadas y globales, con el predominio de Internet.

Llama la atención que la actividad que menos ha evolucionado y que menos efecto positivo ha recibido de la informatización, es aquella por la que comenzó en el país: la administración económico-financiera. Los sectores agropecuarios siguieron también atrasados con relación al resto. Aunque hay sistemas interesantes, como el ya mencionado SISCONT, en la mayor parte de los casos el nivel se mantiene bajo, predominando el procesamiento estadístico y contable relativamente simple.

Cuarta etapa: Desde 1995 hasta la actualidad. Las redes informáticas y los sistemas gráficos.

En el año 1995 Microsoft lanza su sistema operativo WINDOWS 95, que marcó el comienzo de una nueva etapa de la informática, no sólo en Cuba, sino en el mundo también. Este puede considerarse, además, como un año de consolidación de Internet, pues es una época en que se alcanza una masa crítica de usuarios en el mundo, la cual da a la Red verdadera utilidad en los planos científico, comercial, financiero, social, cultural y personal. Cuba refleja esa situación. Las instituciones que marcan el paso van migrando de los sistemas MS-DOS, hacia los WINDOWS, de los 386 y 486 a los PENTIUM. Consolidan y amplían sus servicios redes como INFOMED (Salud Pública) y COLOMBUS (SIME y electrónica) y se completan otras como la de Educación Superior.

Cuba se conecta a Internet y una institución, el CENIAI, recibe la responsabilidad de ser el rector cubano de la Red. Otros organismos participan también en la gestión y el control del empleo de Internet, entre ellos el Ministerio del Interior (MININT). Por supuesto, como todo medio de transmisión y uso de la información, en Cuba está bajo estricto control del Gobierno, a través de sus organismos responsables. Hasta ahora, los ciudadanos comunes no tenían autorización para comprar computadoras en el país (aunque algunos pueden importarlas, con previa autorización de los organismos en los cuales trabajan), ni de conectarse a Internet. Pero como en casi la totalidad de las actividades que se desarrollan en el país, hay muchas personas que cuentan con los ingresos suficientes para adquirir sus máquinas y hasta disponen de una cuenta para el acceso a Internet.

Se establecen los servicios de correo electrónico, sobre todo dentro del país y en muchas instituciones los funcionarios y empleados los utilizan regularmente.

Igualmente se desarrollan los ambientes WEB. Se han creado portales como Islagrande, Cubaweb y Cubaindustria. Prácticamente todos los ministerios, muchas de las grandes empresas y corporaciones, órganos de prensa y universidades, han desarrollado sus páginas WEB, con las informaciones que consideran necesarias hacer conocer. En este "esfuerzo-WEB", se destacan las páginas con contenido político, donde se difunden al mundo informaciones sobre el país, su actividad internacional y nacional y sobre todo sus posiciones políticas. Merecen ser comentadas también las páginas culturales, con la imagen cultural de Cuba, las turísticas, para "vender" nuestro producto turístico a través de la Red y las deportivas, con similar objetivo, pero referido al deporte. En muchas ocasiones se encuentran mezclados estos objetivos.

En 1996 se decidió crear un nuevo ministerio que reuniera dos de las ramas básicas de la moderna sociedad: la informática y las comunicaciones. Este es el Ministerio de la Informática y las Comunicaciones y ha asumido la rectoría de la política estatal en lo referido a las tecnologías informáticas, las telecomunicaciones, las redes de intercambio de información, los servicios de valor agregado con infocomunicaciones, la radiodifusión, el uso del espectro radioeléctrico, la automatización, los servicios postales y la industria electrónica.

En estos últimos años hay que destacar, los efectivos esfuerzos en materia de seguridad informática, asociado a la labor de la empresa SEGURMÁTICA y a otras instituciones bajo su liderazgo.

Se ha trabajado muy fuerte por la informatización. Se ha reconocido prácticamente, no sólo en teoría, que es una industria estratégica y que su desempeño afecta, de una manera u otra, a las restantes ramas económicas y sociales del país.

Se han concebido algunos lineamientos estratégicos a desarrollar, como el llamado "Sistema territorial de la sociedad informatizada", en el cual se ha diseñado el llamado "Punto proveedor de servicios-PPS", para brindar servicios de valor agregado al Gobierno territorial y al ciudadano, como los de reservación de pasajes, la obtención de documentos oficiales y otras facilidades a los organismos de la administración central del estado, empresas y otras entidades oficiales y por supuesto, propiciar de acceso a las redes de información de carácter global y a la llamada Red Pública Nacional.

Se ha completado la red de "JOVEN CLUBS" de informática, existiendo al menos uno por cada municipio. Se han suministrado computadoras a todas las escuelas primarias, secundarias y medias. Se ha estabilizado la publicación de una revista especializada en informática ("GIGA"). Se crearon politécnicos especializados en informática. Se fundó la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI) en la ciudad de la Habana. Todos estos aspectos se han desarrollado bajo un programa llamado "Informatización de la sociedad".

Un aspecto que se debería acometer con más fuerza es la informática personal, ya que los programas existentes sólo se orientan hacia los beneficios y los efectos sociales y colectivos. Cientos de miles de profesionales, por ejemplo, no podían contar con sus máquinas ni tenían alternativas reales de conseguirlas.

Es un momento favorable para solucionar aspectos débiles que han quedado pendientes de años anteriores, como la informática administrativa empresarial.

La elaboración de sistemas y aplicaciones informáticas debe alcanzar niveles superiores. Los centros de diseño deben incorporar técnicas industriales, para obtener una productividad realmente importante. Se llevan ya muchos años de informática y se está en un buen momento para alcanzar otro nivel cualitativo más elevado.

Pero lo más importante, es que el país se está moviendo en la dirección de la informatización a una velocidad superior a la de años anteriores.

Sistemas automatizados contables. Concepto. Características.

Los sistemas automatizados han multiplicado las aplicaciones a la gestión económica financiera, representan un paso más en la búsqueda de una dirección y control más eficiente. El profesional de la economía y las finanzas no puede estar ajeno a ello.

Existen definiciones como la de Wikipedia, que define como sistema contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El sistema contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etcétera. Para ello solo hay que ingresar la información requerida y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Además de las funciones que pueden extraerse del concepto de sistemas contables, se exponen otras funciones adicionales que deben desarrollar estos sistemas.

Ø Solucionar problemas muy complejos en forma similar o mejor que el ser humano.

Ø Actuar en forma similar al razonamiento humano, mediante la aplicación de reglas que un humano consideraría eficaces.

Ø Comunicarse "amigablemente" con los usuarios, en un lenguaje cercano al natural.

Ø Gestionar descripciones simbólicas de hechos y situaciones reales y razonar sobre estas.

Ø Considerar varias hipótesis alternativas de forma simultánea.

Ø Describir la línea de razonamiento seguida para llegar a las conclusiones obtenidas durante la solución de los problemas.

Ø Fundamentar la necesidad de realizar las preguntas que efectúa el usuario durante el proceso de consultas.

La aceptación de los sistemas automatizados por parte de los interesados exige que dichos sistemas posean un conjunto de características. La utilidad, o sea, la capacidad de solucionar problemas prácticos, la posibilidad de ser utilizados sin esfuerzos significativos por parte de los usuarios, ser didácticos, educativos cuando lo requiera, explicar sus conclusiones, consejos y sugerencias, responder a las preguntas y cuestiones que le plantee el usuario, incorporar un nuevo conocimiento:"aprendizaje", modificar en forma sencilla el conocimiento que tiene incorporado, desarrollar estrategias flexibles para la solución de los problemas que enfrenta, la eficiencia y eficacia que demuestran para desarrollar los problemas.

Los sistemas automatizados presentan ventajas y desventajas, aspectos positivos y negativos que es necesario considerar. Entre las ventajas se encuentra el incremento en la productividad de las instituciones que los emplean, ya que el mejor conocimiento experimental se pone al alcance de todos, con lo que se mejoran los procesos de toma de decisiones; posibilita la conservación y organización de los conocimientos prácticos importantes, sobre todo aquellos que no aparecen en los libros y manuales y que se encuentran en poder de diferentes expertos, facilita el mejoramiento del entrenamiento y aprendizaje de nuevos trabajadores, logra soluciones más rápidas a los problemas, disminuye los costos, realiza actividades incómodas, monótonas o perjudiciales para el ser humano, proporciona una difusión más amplia del conocimiento.

En cuanto a las desventajas más significativas que presentan, está la gran complejidad en el proceso de asimilación del conocimiento en muchas áreas de la actividad humana, la representación del conocimiento puede ser muy compleja, es posible que sea muy difícil reconocer que exista conocimiento inaplicable o escaso para solucionar un inconveniente; cuando el problema sobrepasa la capacidad de solución de un sistema éste ve degradado notablemente su desempeño; otra desventaja es la falta de sentido común (cualidad totalmente humana), impide que el razonamiento pueda sustituir a la ausencia de formación; difícil adaptación de las estrategias de búsqueda a todas las circunstancias que se presentan, no pueden usar la analogía (comparación de una situación presente con una pasada) para solucionar las dificultades en forma más rápida, exigen tiempo para su desarrollo; el hecho de disponer cada día de herramientas de software más perfectas, disminuye progresivamente el efecto de esta desventaja, su ámbito de desarrollo debe ser caracterizado por la homogeneidad de los problemas que resuelve.

Las experiencias obtenidas con estos sistemas muestran que en las entidades donde pueden aplicarse, la cultura empresarial que exista puede ser definitoria para el éxito o no de estos sistemas. Las entidades que los utilizan son grandes empresas, que cuentan con una cultura muy favorable a aceptar e introducir tecnologías de vanguardia, tienen gran tradición y además, gran necesidad de procesamiento automatizado de información, están convencidas de la necesidad del perfeccionamiento constante de la actividad de dirección, como condición indispensable para su supervivencia.

Las empresas pequeñas y medianas no son propensas a aplicar este tipo de tecnología, en ocasiones porque estiman que no la necesitan, porque piensan que resultará muy cara, o porque sencillamente sus dirigentes ni siquiera saben que existen. Probablemente puede ser más difícil implantar y utilizar un sistema, que elaborarlo para este tipo de entidades.

Los factores culturales son los más fuertes: los dirigentes administrativos tratan de conservar a toda costa lo que consideran sus derechos en la toma de decisiones, y muchos aún piensan que una máquina no puede tener la responsabilidad de evaluar el desempeño de una empresa.

La práctica demuestra otra cosa. Un sistema puede trabajar a nivel de asesor inteligente e imparcial, pudiendo perfectamente apoyar el trabajo de dirigentes no especializados en cuestiones de contabilidad y finanzas. La tarea de los diseñadores de sistemas es crear herramientas más útiles y amistosas, que puedan ser utilizadas sin generar o alimentar prejuicios contra estos por parte de los usuarios.

La utilización de los sistemas automatizados de vanguardia representa un paso adelante en relación con los sistemas informáticos tradicionales. El conocimiento se comparte entre el hombre y la máquina, y ambos se complementan con beneficios para el primero, sobre todo.

En particular, en la economía, las finanzas, la dirección de empresas, la aplicación de los sistemas automatizados ocupa cada vez espacios mayores. Las empresas líderes en el mundo desarrollado los utilizan. Pero los sistemas automatizados también se convierten en opciones interesantes para pequeñas y medianas empresas. Las herramientas de software y hardware que existen en la actualidad ofrecen interesantes oportunidades, dado su bajo costo de adquisición, en relación con los beneficios que representará usar esta técnica.

Las barreras culturales pueden constituir obstáculos mayores, los dirigentes y ejecutivos de las áreas económicas y financieras de las empresas, no aceptan fácilmente una tecnología tan revolucionaria como esta. El tiempo y el desarrollo de los sistemas automatizados contribuirán a su aceptación masiva.

Aplicaciones cubanas de sistemas automatizados.

Después de este recorrido general por casi un siglo de aplicaciones mecanizadas y automatizadas y por 49 años de informática, resulta interesante particularizar en los sistemas automatizados cubanos, los cuales datan su surgimiento alrededor de los años 80.

Una aplicación cubana, elaborada por el MINBAS, es el sistema integral de contabilidad SISCONT ya mencionado anteriormente y considerado como uno de los logros de la informática cubana en el sector industrial, otra aplicación, lo constituye el Sistema para el Control Económico (CONEC), elaborado en la Empresa Pecuaria Genética "Los Naranjos" por los compañeros del grupo SAD de Economía, confeccionado sobre plataforma MSDOS y aplicado en las Empresas del Ministerio de la Agricultura desde el año 1989.

Se distinguen además el sistema integrado de contabilidad EXACT, diseñado sobre Windows, utilizado por las empresas del Ministerio de la Industria Ligera e integrado por los módulos de contabilidad, activos fijos, inventario etcétera; el SICEMA, elaborado sobre plataforma MSDOS , utilizado por las empresas de la industria alimenticia y cuenta con los módulos de contabilidad, activos fijos e inventario; otra aplicación lo constituye el SISCOMIP, utilizado por la industria pesquera y con los módulos de contabilidad, inventario, activos fijos, finanzas, etc.

Uno muy de moda en estos tiempos es el paquete de Gestión Económico-Financiera VERSAT-SARASOLA, producto cubano, adecuado a los principios del Control Interno y Regulaciones vigentes en el País, con la garantía de continuar desarrollándolo ante nuevos mecanismos de Organismos rectores de las actividades Económicas.

Resulta un sistema económico integrado. Constituido por 12 módulos que incluyen configuración y seguridad, contabilidad general y de gastos, costos y procesos, análisis económico empresarial y control de activos fijos. Además, interviene finanzas y cajas, planificación y presupuestos, control de inventarios, de productos terminados, pago de salario, paquete de gestión, contratación y facturación. Es un sistema que permite registrar, controlar y analizar los hechos económicos que acontecen en su entidad, a partir de la información contenida en los documentos primarios.

Fue éste el primer sistema de contabilidad cubano certificado, en cuya evaluación participaron el Ministerio de Finanzas y Precios, consultorías internacionales y el organismo encargado de la seguridad informática.

Otro sistema cubano es el paquete GESTION – JET, el cual cuenta con los subsistemas de contabilidad, medios de rotación, útiles y herramientas en uso, nóminas de sueldistas y jornaleros, encontrándose en proceso de producción el de medios básicos.

Este sistema fue elaborado por la Empresa Informática del Ministerio de la Agricultura sobre las más altas tecnologías de la información, esta empresa tiene como objetivo, brindar, ejecutar e implementar la política de computación en todo el sistema del Ministerio de la Agricultura, es además asesorada por la Empresa de Consultoría y Servicios Económicos (CANEC), Filial de Villa Clara (Análisis y asesoría técnica económico-contable).

Organismos en Cuba como el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, el de Transporte, el SIME y el Ministerio de la Alimentación, entre otros, han desarrollado sistemas automatizados de dirección, de ingeniería, económico- financieros, de proyectos, diseños industriales e informáticos a través de programas basados en la más alta tecnología de la información.

La gestión empresarial avanzada que requiere nuestro país en el sector industrial para emerger del subdesarrollo, necesita de la informática. Pero la informática no

puede ir delante de la actividad de dirección, las aplicaciones informáticas son como el "sistema nervioso de las entidades", por cuyas ramificaciones corren las informaciones que permiten dirigir y controlar la actividad de esas entidades. Los gerentes tienen que entender eso, hacer suya la actividad informática y exigirle y apoyarla. Sin eso, no podremos ir muy lejos.

Los sistemas contables – financieros deben representar una herramienta activa de regulación y control de la actividad económica por parte de una empresa, propendiendo, junto a otras medidas, a elevar la motivación por el trabajo, la productividad y la eficiencia económica, así como además a garantizar su contabilidad bien analizada, con un elevado grado de confiabilidad, rapidez, precisión y con el consiguiente ahorro de personal.

Las empresas deben contribuir a la utilización más eficiente de estos sistemas con el objetivo de tomar la decisión más racional para asegurar la integridad y el control financiero de sus intereses, incluyendo los principios, normas y procedimientos de contabilidad, costos y control interno.

La utilización de los sistemas contables – financieros soportados sobre las tecnologías de la información está sujeta al cumplimiento de las exigencias vigentes en materia de seguridad informática para estas tecnologías.

Bibliografía:

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7. Cuba. Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución 297/2003. "Control Interno".

8. Cuba. Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución 235/2005. "Normas Cubanas de Información Financiera".

9. Cuba. Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución 340/2004. "Procedimientos para dictaminar sobre el grado de adaptación a las Normas Contables Cubanas de los Sistemas Contables-Financieros soportados sobre las Tecnologías de la Información".