Bases del control interno

El Control Interno se define como el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización pública, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender.

El Control Interno por lo tanto no es un evento aislado, es más bien una serie de acciones que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y operación de una entidad pública, debiendo reconocerse como un componente integral de cada sistema o parte inherente a la estructura administrativa y operacional existente en la organización pública, asistiendo a la dirección de manera constante, en cuanto al manejo de la entidad y alcance de sus metas se refiere.

La Administración Pública tiene bajo su responsabilidad el cuidado, manejo y utilización de los bienes públicos, en procura del beneficio y del bien común de todas las personas que habitan el territorio nacional, dentro del marco de la Constitución y las leyes. En este sentido, las entidades públicas están orientadas a prestar un servicio público y su legitimidad se sustenta, en la eficiencia y calidad con que prestan estos servicios y satisfacen las demandas de la comunidad, dentro de un marco de valores compartidos que promuevan los Derechos Humanos, el bien común y la dignidad de las personas. La entidad pública por lo tanto necesita una gestión eficaz y responsable que le permita sostenerse en las mejores condiciones posibles, y lograr un equilibrio óptimo entre su administración y sus fines.

De allí que la Constitución Política en su Artículo 209º, incorporara el Control Interno como un soporte administrativo esencial orientándolo a garantizar el logro de los objetivos de cada institución pública y del Estado en su conjunto, fundamentado en el cumplimiento de los principios que rigen la Administración pública en especial los de eficiencia, eficacia, moralidad y transparencia; en la coordinación de las actuaciones entre las diferentes entidades que lo conforman, preparándolo adicionalmente para responder a los controles de orden externo que le son inherentes, y en especial al Control Ciudadano.

Lo anterior hace que el Control Interno en las entidades del Estado debe soportarse en la Constitución Política y dentro de ésta, en aquellos aspectos que le dan origen a sus formas de organización, a la manera como debe administrarse y controlarse, a los principios de administración pública que le son inherentes, orientándolo como el medio que es para lograr el cumplimiento de la finalidad social del Estado.

Conceptuar la base principal del Control Interno, a saber el Estado mismo, hace imperativo conocer sus formas de organización y las competencias que dentro de él corresponde a cada nivel, sector o entidad que lo conforman, constituyéndose en una fuente imprescindible de orientación metodológica y aplicativa para establecer la importancia del Control Interno, como soporte al cumplimiento de los objetivos de cada institución u organización pública y de los fines esenciales del Estado.

El análisis normativo y técnico reflejó que la ley 87 de 1993 desarrolló los fundamentos básicos del Control Interno que ordenaban los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, mas no los aspectos estructurales del Control Interno que garantizaran uniformidad conceptual y técnica en la implementación del Sistema de Control Interno. A pesar de esto, la jerarquía jurídica que le otorga la Constitución y la Ley al Control Interno, le da un valor inestimable al considerarlo como de obligatorio cumplimiento para todas las entidades del Estado y aporta la base constitucional y legal de los aspectos aplicativos del Sistema.

Las normas reglamentarias de la Ley 87/93 expedidas hasta la fecha han considerado aspectos relacionados con las instancias de articulación del Sistema, sus responsables, el cumplimiento de las obligaciones de información, la creación de órganos consultivos del Control Interno, sin definir aún oficialmente un marco de control estándar que permita implementar y operar de manera uniforme el Sistema de Control Interno en todas las entidades del Estado.

La falta de una estructura única de Control Interno no contemplada en la Ley 87 de 1993 y no desarrollada completamente hasta hoy en los diferentes reglamentos expedidos, han inhibido la posibilidad de que el Control Interno se implemente y se establezca en las entidades públicas de manera uniforme, con utilización de un lenguaje común, estandarizando una estructura básica de control que en relación con las características propias de cada entidad pública garantice el cumplimiento de sus objetivos al tiempo que unifica criterios de control en el Estado, permite comparabilidad y decisiones posibles para su mejoramiento como totalidad.

Lo anterior puede observarse a manera de ejemplo en los gobiernos locales, donde los niveles de implementación de adecuados sistemas de Control Interno es baja, ya que la autonomía administrativa que les confiere la Constitución ha impedido en buena parte la observancia de directivas, guías e instructivos generados por el Gobierno Nacional, al no existir una norma superior que obligue a su aplicación. Adicionalmente, las ramas legislativa y judicial, así como los órganos de Control externo tienen la potestad de expedir su propia reglamentación, basándose en la facultad otorgada por la Ley 87 de 1993, en los conceptos básicos establecidos en esta Ley, en las normas expedidas por el Contador General de la Nación y en las normas que las regulan.

Esta falta de uniformidad que proviene de la inexistencia de un Marco estándar del Control Interno para entidades del Estado, a desarrollarse e implementarse en cada entidad pública de acuerdo a su función dentro del Estado y a sus propias características, afecta la falta de consistencia conceptual, técnica y metodológica a la hora de implementar el Control Interno.

Se concluye entonces, la necesidad de reglamentar la Ley 87/93 para unir los conceptos básicos a un marco de control que la haga aplicable, o en su defecto, reglamentar una estructura de control única que garantice obligatoriedad, fuerza vinculante y uniformidad en su implantación y que en respeto de las características específicas de cada entidad pública, aborde la dispersión conceptual existente y facilite una función administrativa del Estado con plena coordinación entre sus diferentes instancias y niveles, una administración transparente y efectiva en el cumplimiento de su función.

Desde el punto de vista aplicativo, el Programa evaluó el Control Interno de veinticinco (25) entidades del sector público a saber, veintiún (21) del Nivel Territorial y cuatro (4) del Nivel Nacional a fin de establecer su nivel de operatividad y efectividad, de común acuerdo con los representantes de las entidades beneficiarias del Programa, el apoyo de sus directivos y del Comité de trabajo nombrado para tal efecto.

Dichos procesos de evaluación se realizaron tomando como base la Constitución Política de Colombia, la Ley 87 de 1993, las diferentes normas legales y reglamentarias en las cuales se fundamenta la función administrativa del Estado, y los modelos de Control Interno reconocidos internacionalmente.

Se evaluaron para diagnóstico cinco componentes considerados como fundamentales en cualquier estructura básica de un Sistema de Control Interno: Ambiente de Control, Valoración de Riesgos, Actividades de Control, Información, Comunicación y Evaluación teniendo en cuenta para todos ellos los factores más relevantes y elementos claves de control, que establecieran su efectividad y su contribución allogro de los objetivos de las entidades evaluadas.

En términos generales se observó la falta de una filosofía gerencial fundamentada en el Control, así como la carencia de una estructura de Control Interno como un sistema inherente y de apoyo a la administración pública. Específicamente y en lo que tiene que ver con los componentes valorados, las mayores debilidades se presentan en la fragilidad de los procesos de direccionamiento estratégico y de soporte organizacional; en la inexistencia o poca efectividad de los sistemas para administrar los riesgos y proteger los recursos; en la carencia de un modelo de operación sistémico y efectivo que garantice la gestión y en la debilidad de los procesos de evaluación tanto por parte del nivel directivo, administrativo y operativo como por las oficinas de Control Interno, así como un bajo nivel de implementación a las recomendaciones provenientes del Control Fiscal.

Igualmente se evidenció en dicho diagnóstico, la necesidad de mejorar el nivel y perfil de las oficinas de Control Interno, así como la operatividad de los comités de Coordinación de Control Interno establecidos en la Ley 87 de 1993.

Lo anterior permite concluir la necesidad de mayor eficacia e impacto del Control Interno en las entidades del Estado, a fin de elevar su contribución al cumplimiento de los objetivos de la institución pública en un marco de probidad, transparencia y eficiencia administrativa creando una estructura única de Control Interno, definiendo los parámetros básicos y los factores que garanticen su implementación y su efectividad para alcanzar los objetivos de gestión, y los resultados de orden financiero y de legalidad que impone la Constitución.

El Programa de Cooperación de USAID "Fortalecimiento de la Transparencia y la Rendición de Cuentas en Colombia", operado y ejecutado administrativa y técnicamente por CASALS & ASSOCIATES INC. contando con el apoyo académico de la Universidad EAFIT y como un aporte a la iniciativa del Gobierno Colombiano de fortalecer el Control Interno, a partir del diagnóstico y del trabajo de apoyo realizado en veinticinco (25) entidades de Estado beneficiarias del Programa estructuró la Propuesta del Modelo de Control Interno que aquí se presenta, en la cual trabajaron veintiúna (21) de ellas, pertenecientes al nivel territorial del Estado.

La Propuesta buscó unificar los criterios y parámetros básicos del Control Interno para las entidades del Estado, aplicando el fundamento Constitucional de República unitaria que lo instituye como una sola Empresa, procurando construir la mejor forma de armonizar los conceptos de control, eliminando la dispersión conceptual existente, permitiendo una mayor claridad sobre la forma de instrumentar una función administrativa del Estado eficiente, eficaz, transparente y efectiva en el cumplimiento de sus fines sociales

CARACTERISTICAS DEL MODELO DE CONTROL INTERNO PROPUESTO

El Modelo de Control Interno para entidades del Estado, propuesto por el Programa USAID/CASALS "Fortalecimiento de la Transparencia y la Rendición de Cuentas en Colombia", y la participación activa de entidades del Nivel Territorial beneficiarias del Programa, presenta las siguientes características:

• Establece una estructura estándar de Control Interno que soporte los procesos de implementación, unifique los criterios de control en el Estado y garantice un control corporativo a la gestión de las entidades públicas que les permita el cumplimiento de sus objetivos.• Motiva la construcción de un entorno ético alrededor de la función administrativa de la entidad pública.

• Mantiene una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden inhibir el logro de los propósitos de la entidad.

• Se basa en una gestión de operaciones por procesos.

• Establece la Comunicación Pública como un proceso de control a la transparencia y la divulgación de información a los diferentes grupos de interés del sector público.

• Le otorga un valor preponderante a la evaluación ya sea esta de orden administrativo, realizada por las Oficinas de Control Interno o efectuada por los órganos de Control Fiscal.• Confiere gran impacto a los Planes de Mejoramiento, como herramienta que garantiza la proyección de la entidad publica hacia la excelencia administrativa.

DESCRIPCIÓN BÁSICA DEL MODELO DE CONTROL INTERNO

El Modelo de Control Interno para las entidades del Estado se ha desarrollado en dos partes:

• Un Marco Conceptual, el cual tiene el propósito de sentar las bases conceptuales y metodológicas, que permitan la comprensión del pensamiento legal y técnico bajo el cual se estructura el Modelo de Control Interno para entidades del Estado.

El Marco Conceptual, plantea inicialmente los conceptos básicos que dan origen y soportan el Modelo de Control Interno para entidades del Estado.

En segundo lugar, plantea la estructura de Control definida para el Modelo de Control Interno, y la conceptualización que fundamenta y relaciona cada una de las partes que la componen.

En tercer lugar, establece el rol y la responsabilidad que tiene cada autoridad en el Estado Colombiano frente al Control Interno, y en su último aparte relaciona los grupos de interés más importantes de la entidad pública frente a las cuales existe una responsabilidad informativa de alto nivel que soporta el Modelo de Control Interno.

• Un Manual de Implementación, el cual brinda las metodologías necesarias a la implementación del Modelo presentado y las herramientas básicas para poner en ejecución el Control Interno

1. PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO

Responsabilidad / Transparencia / Moralidad / Igualdad / Imparcialidad / Eficiencia / Eficacia / Economía / Celeridad / Publicidad / Preservación del Medio Ambiente /

La Constitución Política de 1991, estableció los principios que deben cumplirse en el ejercicio de la Función Pública de Administrar el Estado, constituyéndose en los preceptos fundamentales definidos para encaminar su desarrollo y otorgar orientación estratégica a la toma de decisiones. Están presentes en todos los procesos, actividades o tareas emprendidas por la entidad pública a fin de cumplir con su propósito institucional.

Lo anterior, relacionado con el cumplimiento de los objetivos de la institución pública, de los cuales el Control Interno se constituye en el medio para llegar a este fin, obliga a que estos principios deben tomarse como la base sobre la cual establecer el Control Interno, a fin de apoyar a la entidad a cumplir sus objetivos y coordinar sus actuaciones hacia el logro de los fines esenciales del Estado.

1. Responsabilidad

Capacidad de la Entidad Pública para cumplir los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de interés, en relación con los fines esenciales del Estado o, en caso de no hacerlo, de hacerse cargo de las consecuencias de su incumplimiento. Se materializa en dos momentos, El primero, al considerar aquellos aspectos o eventos capaces de afectar la gestión de la entidades estableciendo las acciones necesarias para contrarrestarlos; el segundo, al reconocer la incapacidad personal o institucional para cumplir los compromisos y en consecuencia, indemnizar a quienes se vieran perjudicados por ello.

2. Transparencia

Es hacer visible la gestión de la entidad a través de la relación directa entre los gobernantes, los gerentes y los servidores públicos con los públicos que atiende. Se materializa en la entrega de información adecuada para facilitar la participación de los ciudadanos en las decisiones que los afecten, tal como lo manda el artículo 2º de la Constitución Política. Para ello, las autoridades administrativas mantienen abierta la información y los documentos públicos, rinden informes a la comunidad y demás grupos de interés sobre los resultados de su gestión.  

3. Moralidad

Se manifiesta, en la orientación de las actuaciones bajo responsabilidad del Servidor Público, el cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes, y los principios éticos y morales propios de nuestra sociedad.

4. Igualdad

Es reconocer a todos los ciudadanos la capacidad para ejercer los mismos derechos para garantizar el cumplimiento del precepto constitucional según el cual "todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica"1 . Los servidores públicos están obligados orientar sus actuaciones y la toma de decisiones necesarias para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado hacia la primacía del interés general. 1 Constitución Nacional Artículo 13

5. Imparcialidad

Es la falta de designio anticipado o de prevención a favor o en contra de personas, a fin de proceder con rectitud, dictaminar y resolver los asuntos de manera justa. Se concreta cuando el Servidor Público actúa con plena objetividad e independencia en defensa de lo público, en los asuntos bajo su responsabilidad a fin de garantizar que ningún ciudadano o grupo de interés se afecte en sus intereses, producto de la actuación de la entidad pública.

6. Eficiencia

Es velar porque, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la entidad pública obtenga la máxima productividad de los recursos que le han sido asignados y confiados para el logro de sus propósitos. Su cumplimiento garantiza la combinación y uso de los recursos en procura de la generación de valor y la utilidad de los bienes y servicios entregados a la comunidad.  

7. Eficacia

Grado de consecución e impacto de los resultados de una entidad pública en relación con las metas y los objetivos previstos. Se mide en todas las actividades y las tareas y en especial al concluir un proceso, un proyecto o un programa. Permite determinar si los resultados obtenidos tienen relación con los objetivos y con la satisfacción de las necesidades de la comunidad.8. Economía

Se refiere a la austeridad y la mesura en los gastos e inversiones necesarios para la obtención de los insumos en las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad requeridas para la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Se operativiza en la medición racional de los costos y en la vigilancia de la asignación de los recursos para garantizar su ejecución en función de los objetivos, metas y propósitos de la Entidad.

9. Celeridad

Hace referencia a la prontitud, la rapidez y la velocidad en el actuar público. Significa dinamizar la actuación de la entidad con los propósitos de agilizar el proceso de toma de decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos. En aplicación de este principio, los servidores públicos se comprometen a dar respuesta oportuna a las necesidades sociales pertinentes a su ámbito de competencia.

10. Publicidad

Es el derecho de la sociedad y de los servidores de una entidad pública al acceso pleno, oportuno, veraz y preciso a las actuaciones, resultados e información de las autoridades estatales. Es responsabilidad de los gobernantes y gerentes públicos dar a conocer los resultados de su gestión y permitir la fiscalización por parte de los ciudadanos, dentro de las disposiciones legales vigentes.

11. Preservación del Medio Ambiente

Es la orientación de las actuaciones del ente público hacia el respeto por el medio ambiente, garantizando condiciones propicias al desarrollo de la comunidad.

Cuando el hacer de una entidad pueda tener un impacto negativo en las condiciones ambientales, es necesario valorar sus costos y emprender las acciones necesarias para su minimización.

La adecuada operación del Sistema de Control Interno, garantiza el acatamiento de estos principios por parte de los servidores públicos, al considerarlos como punto de partida para el desempeño de sus funciones.

2. FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Autorregulación / Autocontrol / Autogestión /

Constituyen las condiciones imprescindibles y básicas que garantizan la efectividad del Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas por la Constitución y la ley a cada entidad pública y a las características que le son propias. La Autorregulación, el Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno.

1. AUTORREGULACIÓN

Es la capacidad institucional de la Entidad Pública para reglamentar, con base en la Constitución y en la ley, los asuntos propios de su función y definir aquellas normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación efectiva y transparente de sus acciones.

Mediante la Autorregulación la entidad adopta los principios, normas y procedimientos necesarios para la operación del Sistema de Control Interno. Favorece el Autocontrol al normalizar los patrones de comportamiento requeridos para el cumplimiento de los objetivos, y hace efectivo y transparente el ejercicio de su función constitucional ante la comunidad y los diferentes grupos de interés.

Se lleva a cabo, entre otras formas, a través de:

La promulgación de valores, principios y conductas éticas fundantes del servicio público.

La generación de Códigos de Buen Gobierno, que establece las normas que así mismas se imponen las entidades públicas para garantizar el cumplimiento de una función administrativa proba, eficiente y transparente.

La definición de un modelo de operación que armonice las leyes y las normas pertinentes a su fin, con los sistemas, los procesos, las actividades y las acciones necesarias para el cumplimiento de los propósitos institucionales.

El establecimiento de políticas, normas y controles tendientes a evitar o minimizar las causas y los efectos de los riesgos capaces de afectar el logro de los objetivos.

La reglamentación del Control Interno a través de los mecanismos proporcionados por la Constitución y la ley.

2. AUTOCONTROL

Es la capacidad de cada servidor público, independientemente de su nivel jerárquico dentro de la entidad para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garanticen el ejercicio de una función administrativa transparente y eficaz.

El Control Interno se fundamenta en el Autocontrol al considerarlo como inherente e intrínseco a todas las acciones, decisiones, tareas y actuaciones a realizar por el servidor público, en procura del logro de los propósitos de la entidad.

El ejercicio de esta capacidad requiere:

De los servidores públicos:

• Compromiso, competencia y responsabilidad con el ejercicio de su labor.

• Responsabilidad para asumir sus propias decisiones y autorregular su conducta.

3. AUTOGESTIÓN

Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido delegada por la Constitución y la ley.

El Control Interno se fundamenta en la Autogestión al promover en la entidad pública la autonomía organizacional necesaria para establecer sus debilidades de control, definir las acciones de mejoramiento y hacerlas efectivas, a la vez que asume con responsabilidad pública las recomendaciones generadas por los órganos de control y les da cumplimiento con la oportunidad requerida.

Se logra a través de:

La comprensión por parte de la entidad y de los servidores públicos, de las competencias y funciones asignadas por la Constitución y la ley.

La adaptación consciente de la entidad a su entorno.

La organización de la función administrativa y de su control de acuerdo con las características propias de cada entidad.

La capacidad institucional para autorregular su funcionamiento.

La conformación de la red de conversaciones que articula los procesos, las actividades y las acciones requeridas para la ejecución de los planes, los programas y los proyectos necesarios al logro de los objetivos institucionales y sociales del Estado.

La ejecución de planes de mejoramiento y el seguimiento efectivo a su impacto en la organización.

3.OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Objetivos de Control de Cumplimiento / Objetivos de Control Estratégico /

Objetivos de Control de Ejecución / Objetivos de Control Evaluación / Objetivos de Control de Información /

El Control Interno tiene como objetivo fundamental establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública que le permitan la autoprotección necesaria para garantizar una función administrativa transparente, eficiente, cumplimiento de la Constitución, leyes y normas que la regulan, coordinación de actuaciones con las diferentes instancias con las que se relaciona y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado.

Para lograrlo, se definen objetivos específicos clasificados según el propósito perseguido por ellos en la institución pública en objetivos de Cumplimiento, Estratégicos, de Operación, de Evaluación y de Información.

1. OBJETIVOS DE CONTROL DE CUMPLIMIENTO

a. Establecer las acciones que permitan garantizar el cumplimiento de la función administrativa de las entidades públicas, bajo los preceptos y mandatos que le impone la Constitución Nacional, la ley, sus reglamentos y las regulaciones que le son propias.

b. Definir las normas administrativas provenientes de la autorregulación que permite la coordinación de actuaciones de la entidad.

c. Diseñar los instrumentos de verificación y evaluación pertinentes para garantizar que la entidad cumpla con la reglamentación que rige su hacer.

2. OBJETIVOS DE CONTROL ESTRATÉGICO

a. Crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la importancia del Control, mediante la creación y mantenimiento de un entorno favorable que conserve sus fundamentos básicos y favorezca la observancia de sus principios.

b. Disponer los procedimientos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional de la entidad, de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos de la entidad.

c. Diseñar los procedimientos e instrumentos necesarios que permitan a la entidad pública proteger sus recursos, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.

3. OBJETIVOS DE CONTROL DE EJECUCIÓN

a. Determinar los mecanismos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las operaciones, funciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia y economía.

b. Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su función constitucional.

c. Establecer los mecanismos y procedimientos que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable, necesaria a la toma de decisiones internas, el cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles del Estado, la información a los grupos de interés sobre la forma de conducir la entidad y la Rendición de Cuentas a la Comunidad.

d. Diseñar los instrumentos que permiten llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que la operación de la entidad pública se ejecute adecuada y convenientemente, así como el conocimiento por parte de los diferentes grupos de interés de los resultados de la gestión.

4. OBJETIVOS DE CONTROL DE EVALUACIÓN

a. Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.

b. Disponer de mecanismos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno que brinden apoyo a la toma de decisiones en procura de los objetivos institucionales.

c. Garantizar la existencia de la función de evaluación independiente del Sistema de Control Interno y de Auditoría Interna, como mecanismos neutrales y objetivos de verificación del cumplimiento a la gestión y los objetivos de la institución pública.

d. Propiciar el mejoramiento continuo de la gestión de la entidad y de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés.

e. Establecer los procedimientos que permiten la integración de las observaciones provenientes de los órganos de control a las acciones de mejoramiento de la entidad.

5. OBJETIVOS DE CONTROL DE INFORMACIÓN

a. Disponer los mecanismos necesarios a garantizar la generación de información base, para la elaboración de los reportes de información y cumplimiento de las obligaciones de la entidad pública ante los diferentes niveles del Estado.

b. Establecer los procedimientos que permitan la generación de información legalmente establecida por los diferentes órganos de control, que tiene a su cargo la vigilancia de la entidad pública.

c. Velar por la generación de informes y elaboración de reportes que en uso de su derecho de información, soliciten los diferentes grupos de interés.

d. Disponer de la información legalmente obligatoria y proveniente de la autorregulación de la entidad, que garantice la rendición de cuentas públicas.

4. EL CONTROL INTERNO ES EJECUTADO POR PERSONAS

El control es una actividad inherente a los seres humanos, quienes se unen para coordinar acciones que les permitan garantizar su supervivencia, mejorar sus condiciones de vida o conseguir sus propósitos individuales o como sociedad. Para ello es necesario que los integrantes de una comunidad compartan normas, valores y principios; sean capaces de subordinar sus intereses particulares a favor de los generales o grupales; tengan claro el sentido que le confieren a su existencia y se comprometan con las diferentes organizaciones de las que hacen parte.

Ilustración 10: Ciclo Conversacional

Al coordinar acciones o conductas cada persona ordena con las demás, la forma de lograr algún propósito que se comparte de transformar la realidad o de hacerla más afín a sus objetivos o a sus deseos. El conjunto de esta interacciones entre las personas conlleva a generar una red de conversaciones que se hace explícita a través de los requerimientos de las personas que intervienen en la red de conversaciones, y que toman como base sus necesidades, las cuales se convierten en compromisos para otras, llevan a la realización de acciones que a su vez son evaluadas para verificar su cumplimiento, iniciándose un nuevo ciclo conversacional.

El acto de comprometerse genera acuerdos sobre el respeto, la honestidad, y la competencia. El primero significa valorar la dignidad humana del otro; el segundo, actuar de acuerdo con lo que se piensa; y el tercero, contar con las habilidades y los conocimientos requeridos para cumplir el compromiso.

Conversar alrededor de necesidades y requerimientos de la sociedad y los compromisos que esto genera al interior de una entidad pública, permite a todos los servidores y de manera especial a las autoridades administrativas, ordenar de manera coherente y consistente, las actuaciones necesarias para mantener la unidad y totalidad organizacional, en bien de ese otro llamado comunidad.

Igualmente, hace posible armonizar sus actuaciones con las de las demás entidades del Estado, de tal manera que se haga realidad su organización como República unitaria y el cumplimiento de su finalidad social y aplicado al Control Interno el conversar se materializa en la entidad a través de la participación de todos los servidores públicos, quienes coordinan sus conductas y acciones a través del cumplimiento de los compromisos relativos a los propósitos de la Entidad y a las funciones o competencias otorgadas en las leyes o reglamentos pertinentes.

Al entender el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen los servidores públicos que integran la entidad, en su condición de componente más importante de la red institucional que se genera, permite mantener siempre presentes las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de Interés y garantiza su cumplimiento.

Lo anterior conlleva a las siguientes conclusiones:

Comprender que el Control Interno es ejecutado por personas, garantiza coordinación de acciones de manera intencional, consciente y efectiva al definir los flujos de información y comunicación que permite a los servidores públicos, anticipar y corregir de manera oportuna las debilidades que se presentan en su hacer dentro de la entidad.

Cada servidor público tiene responsabilidades frente al Control Interno, que se sintetizan en estar "al servicio del Estado y de la comunidad.

Los directivos tienen la responsabilidad de direccionar y orientar el Control Interno para que cumpla con sus objetivos, utilizando la información que éste genera a fin de retroalimentar y reorientar la función administrativa de la entidad hacia los fines que persigue.

La actuación de cada uno de los servidores públicos y en particular, del nivel directivo, tiene repercusiones en el desempeño de la entidad y del Estado como un todo.

Para la ejecución del Control Interno es necesario contar con las capacidades, habilidades y conocimientos de todas las personas de la entidad. Así, los procesos de selección, capacitación, formación y motivación son fundamentales para garantizar los objetivos del Control Interno.

Los servidores públicos deben conocer sus responsabilidades y límites de autoridad, por lo tanto es necesario a cada empleo público un detalle de sus funciones oficializado por ley o reglamento propio de la entidad que defina la relación entre los deberes, la manera de llevarlos a cabo y la correspondencia con los objetivos de la entidad.

Son los servidores públicos quienes hacen del Control Interno una realidad, pues a través de sus acciones se concreta el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.

La actuación de todos los funcionarios públicos en búsqueda de las mejores prácticas, depende de un acuerdo fundamental sobre los principios y valores éticos que direccionan la función administrativa de la entidad.

Las personas hacen que el Control Interno, logre un buen resultado en términos de la búsqueda de los propósitos de la entidad. La responsabilidad de un buen Control Interno le corresponde a la dirección y a la gerencia de la entidad pública ya que ella proporciona direccionamiento, políticas, aprobación y supervisión. Sin embargo todos los servidores públicos juegan un papel muy importante en la efectividad del Control Interno, de allí que debe conocer sus responsabilidades y sus límites de autoridad, debiendo existir una afinidad clara entre los deberes de los servidores públicos, la forma como se materializa su eficiencia y el cumplimiento de los objetivos que pretende la entidad.

5. EL CONTROL INTERNO COMO SISTEMA

En el entendido de que Sistema es un conjunto de partes ordenadas e interrelacionadas para llegar a un propósito o fin determinado, el cual debe cumplir condiciones tales como: el desempeño de cada una de las partes que conforman el sistema, afecta la totalidad del conjunto; el desempeño de las partes, así como sus efectos sobre la totalidad del Sistema son interdependientes; ninguno de los efectos causados por el desempeño de alguna de las partes, tiene efectos independientes hace de ello que se desprendan dos propiedades esenciales de todo Sistema:

Cada parte posee características que se pierden cuando se separa del Sistema y,

Cada Sistema tiene rasgos distintivos que no posee ninguna de sus partes.

Así, cuando una de las partes se transforma o se elimina, cambia la totalidad del sistema y, por lo tanto, se pierde su esencia. Un punto focal de esta concepción es la relación de dependencia entre las diferentes partes del sistema, y entre éste y el ambiente que los rodea. De allí que es posible estructurar un Sistema en diferentes partes de distintos niveles, debidamente interrelacionadas, así:

En Subsistemas, pueden constituir un primer nivel de desagregación, mediante el cual es posible distinguir las grandes partes que conforman el sistema y sus características sin que se afecte su totalidad.

En Componentes, infieriendo un segundo nivel, para a través de ellos determinar las partes del subsistema, sin que éstas pierdan su caracterización como parte del sistema.

En Elementos, estableciéndolos como aquellos que definen cada una de las partes de los componentes, que si bien pueden distinguirse separadamente se mantienen interconectados con otros, con el fin de que el sistema no pierda su esencia.

El concepto básico de Control Interno, los principios que lo rigen, los fundamentos sobre los que se soporta, la definición de sus objetivos y su interrelación con las personas remiten a una concepción de que el Control Interno es un Sistema, al considerar que:

Existe un objetivo y un propósito común, a saber el cumplimiento de la finalidad social del Estado.

Interactúa con el entorno, al considerar los fines esenciales del Estado y las competencias que la Constitución y la ley le fijan a la entidad pública; las necesidades de la comunidad y los diferentes grupos de interés internos y externos.

Se compone de una serie de partes que se correlacionan entre sí, como un medio para lograr un objetivo o propósito común.

El conjunto de partes que conforman el Sistema de Control Interno interactúan entre sí, son interdependientes y existe entre cada una de ellas una relación causa-efecto, lo que trae como consecuencia que el Control Interno no es un evento aislado

A su vez hace parte de todos los sistemas de gerencia de la entidad y es parte inherente a su infraestructura administrativa.

La intervención de las personas en el Control Interno, garantiza la coordinación de las actuaciones al interior de la entidad y en sus relaciones con otras entidades.

Permite esto concluir la connotación de Sistema del Control Interno, su condición como parte del Sistema que en sí misma es la entidad pública y del macrosistema que configura la red de entidades y organizaciones que conforman el Estado.

Alrededor de los conceptos básicos tratados en este primer Capítulo se establece el Marco Conceptual del Modelo de Control Interno para entidades del Estado, garantizando la base constitucional y legal que le da origen así como los preceptos, principios y postulados que lo convierten en un medio para lograr el cumplimiento del más importante de los objetivos: La finalidad social del Estado.

Autor:

Ing. Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"?

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2015.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE Y JUAN BOSCH – POR SIEMPRE"?