La auditoría integral como instrumento para comprobar la gestión de una entidad del estado

• ANTECEDENTES BIBLIOGRÁFICOS

Herrera (2007)[1], destaca que la administración de la entidad es responsable en primera instancia de evaluar la eficiencia y efectividad; luego, puede hacerse una evaluación por la auditoria interna o una auditoria externa, para lo cual la auditoria integral, es una de las herramientas que mejor se puede adecuar a dicha evaluación. La autora destaca que la principal preocupación para el auditor es comprender adecuadamente los objetivos de la entidad y como guardan relación con los resultados que se espera obtener. Los objetivos y metas de la entidad, deben especificarse de la manera más precisa posible, dada que sino sería difícil determinar si el programa o actividad está logrando los resultados esperados. A menos que exista claridad y detalle en los objetivos o beneficios que se espera lograr, la evaluación de los programas o el sistema de información orientado hacia la evaluación de tales objetivos, tendrá un uso limitado como herramienta de la gerencia o mecanismos de retroalimentación para la toma de decisiones. Por ello, es importante que la entidad haya definido los elementos siguientes: objetivos y metas claras y mensurables; plazos de cumplimiento; y, costo financiero. La autora dice, es posible que en cursos de la auditoria se encuentren casos en que, tanto la normativa legal, como la propia entidad, no han establecido objetivos y metas con claridad. En tal caso el auditor, debe obtener la opinión autorizada de los funcionarios responsables y llegar a punto de vista coincidentes, como paso previo a definir los criterios a utilizarse para la medición y evaluación del grado de avance obtenido. La autora indica que la eficiencia por su naturaleza es un concepto relativo. Ella es posible medirla si comparamos la productividad obtenida con un estándar o norma establecida. La cantidad o calidad de las salidas y el nivel de servicio brindado, pueden también ser comparadas contra estándares de desempeño, con el propósito de determinar su fueron ocasionados algunos cambios en la eficiencia. La eficiencia es incrementada cuando se produce con calidad un mayor número de salidas con menores recursos de entrada o cuando el mismo monto de salidas son producidas con menos recursos. Este trabajo resultará de mucha utilidad por la dimensión que le da a la evaluación de la eficiencia y efectividad; por que proporciona elementos para realizar la evaluación desde adentro de la administración y luego desde fuera de la administración por parte de la auditoria.

Sandoval (2008)[2], resalta la trascendencia de aplicar la auditoría integral como forma de ejercer un adecuado control de las actividades y facilitar por tanto la gestión táctica y estratégica de dichas empresas, en el marco de la globalización y competitividad empresarial. El autor explica que la auditoria integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un período determinado, evidencia relativa a la información financiera, al comportamiento económico y al manejo de una entidad con la finalidad de informar sobre el grado de correspondencia entre aquellos y los criterios o indicadores establecidos o los comportamientos generalizados. Luego agrega, la Auditoría Integral implica la ejecución de un trabajo con el enfoque, por analogía de las revisiones financieras, de cumplimiento, control interno y de gestión, sistema y medio ambiente con los siguientes objetivos: determinar, si los Estados Financieros se presentan de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; determinar, si el ente ha cumplido, en el desarrollo de sus operaciones con las disposiciones legales que le sean aplicables, sus reglamentos, los estatutos y las decisiones de los órganos de dirección y administración; evaluar la estructura del control interno del ente con el alcance necesario para dictaminar sobre el mismo; evaluar el grado de eficiencia en el logro de los objetivos previstos por el ente y el grado de eficiencia y eficacia con que se han manejado los recursos disponibles; evaluar los mecanismos, operaciones, procedimientos, derechos a usuarios, responsabilidad, facultades y aplicaciones específicas de control relacionadas con operaciones en computadora; evaluar el impacto medioambiental producido de manera directa o indirecta por empresas que presentan un perfil ambiental diferente, condicionado por los riesgos aparentes asociados con sus procesos y productos; la edad, historia y estado de una planta, el marco jurídico en el cual opera. Este trabajo por enfocarse a aspectos más amplios de una empresa y por los objetivos que establece resultará de mucha utilidad para el desarrollo de la tesis a realizar.

García (2007) [3]se refiere a la filosofía, doctrina, normas, proceso, procedimientos, técnicas y prácticas que debe seguir la auditoría integral para que se convierta en una respuesta efectiva para luchar en forma efectiva contra los actos de corrupción en los gobiernos regionales. Según el autor, en la auditoria integral las tareas relacionadas con la actividad, los miembros del equipo de auditores, deberán estar libres de toda clase de impedimentos personales profesionales o económicos, que puedan limitar su autonomía, interferir su labor o su juicio profesional. Asimismo establece que en todas las labores desarrolladas se incluya en forma primordial la obtención de evidencia, así como lo atinente a la formulación y emisión del juicio profesional por parte del auditor, se deberá observar una actitud imparcial sustentada en la realidad y en la conciencia profesional. También determina que la labor de auditoria debe ser tal que permita una supervisión constante sobre las operaciones en todas sus etapas desde su nacimiento hasta su culminación, ejerciendo un control previo o exente, concomitante y posterior. El autor determina que las tareas de auditoria deben cubrir en forma integral todas las operaciones, áreas, bienes, funciones y demás aspectos consustancialmente económico, incluido su entorno. Esta auditoria contempla, al ente económico como un todo compuesto por sus bienes, recursos, operaciones, resultados, etc. Agrega que se debe definir los objetivos de la Auditoría, el alcance y metodología dirigida a conseguir esos logros; el personal debe ser adecuadamente supervisado para determinar si se están alcanzando los objetivos de la auditoría y obtener evidencia suficiente, competente y relevante, permitiendo una base razonable para las opiniones del auditor, determina que la labor debe ser eficiente en términos de evitar el daño, por lo que la inspección y verificación /deben ser ulteriores al acaecimiento de hechos no concordantes con los parámetros preestablecidos o se encuentren desviados de los objetivos de la organización; que en caso de llevarse a cabo implicarían un costo en términos logísticos o de valor dinerario para la entidad. Luego dice que los informes deben ser presentados por escrito para comunicar los resultados de auditoría, y ser revisados en borrador por los funcionarios responsables de la dirección de la empresa. Finalmente determina que las labores desarrolladas deben realizarse con respecto de las normas y postulados aplicables en cada caso a la práctica empresarial, en especial, aquellas relacionadas con las normas de otras auditorías especiales aplicables en cada caso. Es indudable con todo este enfoque resultará de mucha importancia para llevar a cabo la investigación.

Bendezú (2003)[4], desarrolla el proceso de la auditoría de gestión, tratando en primer lugar la evaluación del sistema de control interno, lo que será de suma utilidad para este trabajo de investigación; por cuanto en la auditoria integral, como otra auditoria se parte evaluando como esta el sistema de control interno, para poder dimensionar en forma precisa la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos y técnicas para evaluar la eficiencia, economía, efectividad y transparencia de los recursos y actividades de una entidad del estado. Según el autor se entiende por eficiencia el examen de los costos –costo mínimo- con los cuales la entidad alcanza sus objetivos y resultados en igualdad de condiciones de calidad. Los objetivos cuando se evalúa la eficiencia son los siguientes: establecer el indicador principal de eficiencia: el cual permite valorar los costos y beneficios de la entidad; medir la eficiencia a partir del índice de productividad el cual relaciona el volumen de producción frente al volumen de insumos; implantación de indicadores complementarios y financieros para evaluar la empresa en el mediano y largo plazo; análisis de los costos para establecer si realmente se tiene el concepto del costo mínimo. En cuanto a las metodologías para medir le eficiencia indica que estas son las siguientes: Análisis Financiero; dentro de ello el examen de los costos, rentabilidad, índice de productividad. Otra metodología es el análisis de los costos, como la mayoría de las entidades no llevan contabilidad de costos, es difícil determinar los verdaderos costos, incurridos en el proceso productivo; los cuales en algunas entidades se pueden identificar mientras que en otras estos se deben manejar por medio de los denominados gastos operacionales. Otra metodología es determinar la rentabilidad, porque los niveles de beneficio que esta teniendo la entidad. Otra metodología es la medición de la productividad. El autor resalta el estudio de la economía en la empresa, al respecto indica que la economía trata del estudio de la asignación de los recursos humanos, físicos y financieros hecho por las entidades entre las diferentes actividades, con el fin de determinar si dicha asignación fue óptima para la maximización de los resultados. Por la referencia a indicadores en forma específica resultará de mucho interés este trabajo.

Paredes (2006) [5]establece el proceso y procedimientos para llevar a cabo la evaluación de los resultados obtenidos en relación con los recursos utilidades (eficiencia) y las metas y objetivos (efectividad) de una entidad del Estado.. Según la autora la eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin, lo que en buena cuenta también se llama productividad, en comparación con un estándar de desempeño establecido; en cambio la economía está relacionada en términos y condiciones bajo los cuales las entidades adquieren recursos, sean estos financieros, humanos, físicos o tecnológicos, obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible. En el mismo contexto, indica que la efectividad se refiere al grado en el cual una entidad logra sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendía alcanzarse previstos en la legislación o fijados por otra autoridad. Por otro lado indica que una adecuada organización de los esfuerzos en la entidad requiere la adopción de los criterios siguiente: establecer los mecanismos de planeamiento, dirección e informe de las evaluaciones de resultados; diseñar procedimientos para asegurar la evaluación sistemática y el reporte adecuado sobre la efectividad de la entidad; asegurar que la evaluación e informe sobre la efectividad de la entidad sea administrado en observancia de la efectividad, eficiencia y economía; los objetivos del programa deben ser especificados de la forma mas precisa posible; los procedimientos de evaluación de la efectividad deben justificar su costo; los procedimientos de evaluación deben ser diseñados de manera que sean válidos; la información proporcionada por la evaluación de la efectividad debe ser lo suficientemente confiable que pueda utilizarse para la toma de decisiones; los reportes de evaluación de efectividad y su análisis deben estar completos y equilibrados, así como soportados por documentación apropiada. Este documento será de utilidad para el desarrollo de la investigación que se propone realizar porque contiene el tratamiento de los elementos principales de la auditoria integral.

Monrroy (2007)[6], indica que auditoría integral aplicada a una entidad del Estado, es el examen y evaluación integral, metodológico, objetivo, sistemático, analítico e independiente con respecto de la actuación de la entidad, de sus procesos operativos, así como de la aplicación y adecuación de sus recursos y su administración, efectuado por profesionales, con el propósito de emitir un informe, para formular recomendaciones contribuyendo a la optimización de la economía, eficiencia, efectividad y cumplimiento de la gestión empresarial. El autor indica, el Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditoría interna como una actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección. Es un control de dirección que tiene por objeto la medida y evaluación de la eficacia de otros controles. La auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la empresa y de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo. Generalmente, la auditoría interna clásica se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. La necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Con anterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección de la empresa por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En la gran empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy día, y de ahí la emergencia de la llamada auditoría interna. De este trabajo se tomará la metodología de la auditoria y los principales documentos que se utilizan en las fases de planeamiento, ejecución, informe y seguimiento de las recomendaciones.

Guevara (2008)[7], destaca los siguientes propósitos de la auditoría integral: i) Evaluar a la entidad en todas sus áreas; ii) Obtener el conocimiento de la actuación de la gestión institucional; iii) Evaluar la eficiencia y el grado de confiabilidad de la información administrativa, legal, contable, financiera, económica, labora, etc.; iv) Examinar el logro de los objetivos; v) Asistir a la dirección y a la gerencia para mayor efectividad y productividad de las operaciones; y, vi) Realizar recomendaciones que incluyan el respectivo seguimiento de las mismas. Tradicionalmente la Auditoría Gubernamental se caracterizó por una simple revisión del cumplimiento de las normas legales que rigen la actuación de los funcionarios del Estado. Esto ha originado que la gestión estatal sea ineficiente aunque muy cumplidora de la normatividad vigente. Es un lugar común afirmar que el peor administrador es el Estado y que la vigilancia a cargo de la Contraloría General de la República no tiene ningún tipo de resultado para evitarlo. Sin embargo se trata de cambiar esta situación, para lo cual es necesario ejercer el control fiscal, se ejercerá en forma posterior y selectiva y faculta a la Contraloría General de la República para ejercer un control financiero, de gestión y de resultados. La auditoria aplicada a entidades del Estado, es el examen crítico y sistemático del sistema de gestión fiscal de la administración pública y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación, realizado por las Contralorías General de la República, con el fin de emitir un dictamen sobre la eficiencia, eficacia y economicidad en el cumplimiento de los objetivos de la entidad estatal sometida a examen, además de la valoración de los costos ambientales de operación del Ente, para así vigilar la gestión pública y proteger a la sociedad. De este trabajo se tomará los lineamientos para evaluar todas las áreas de la entidad del Estado, pero en el marco de la eficiencia, economía, efectividad y transparencia de los recursos y actividades institucionales. Es muy importante identificar que es lo que ofrece la auditoria integral, como herramienta de evaluación en una entidad del estado.

• DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Esta investigación estará delimitada de la siguiente manera para que pueda cumplir los objetivos de la investigación:

• DELIMITACIÓN ESPACIAL

Esta investigación se llevará a cabo en la ciudad de Lima y comprenderá al Instituto Nacional de Cultura, dependencias, actividades, funciones, procesos y procedimientos.

• DELIMITACIÓN TEMPORAL

Esta investigación comprenderá el periodo comprendido entre el año 2006 al 2008 inclusive.

• DELIMITACIÓN SOCIAL

La investigación se realizará teniendo como unidades de análisis a las autoridades, funcionarios y trabajadores del Instituto Nacional de Cultura, quienes conocen y viven las experiencias legales, decisiones y ejecución de las actividades encomendadas a este nivel de gestión del Estado.

• DELIMITACIÓN CONCEPTUAL

Los principales conceptos que serán desarrollados en el marco conceptual y están dados por las variables que utilizará el trabajo de investigación:

Planteamiento del problema

• DESCRIPCION DE LA REALIDAD PROBLEMÁTICA.

Se conoce y comprende que una entidad del Estado como es el Instituto Nacional de Cultura, dispone de recursos humanos, materiales y financieros; sin embargo no se conoce cual es el nivel de eficiencia, economía, efectividad y transparencia en que son utilizados dichos recursos, porque no se ha efectuado una verificación o evaluación de estos elementos de la gestión institucional, que reporte la situación de los mismos para una adecuada planeación, toma de decisiones y control institucional. Los recursos que utiliza la entidad son asignados por el Estado; por tanto, le compete a dicho Estado y a la propia colectividad saber si son manejados en forma eficiente, económica y efectiva para depositar toda su confianza en quienes dirigen esta entidad.

Cuando se dice que no se conoce el nivel de eficiencia de los recursos, debe entenderse que la entidad no evalúa la relación entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados; se ha determinado preliminarmente que son muchos los recursos que se aplican para los resultados deficientes que se obtienen; asimismo, cuando se dice que no se conoce el nivel de economía de los recursos, debe entenderse que la entidad no toma en cuenta la relación beneficio / costo de los bienes y servicios que utiliza; se ha determinado en forma previa que se realizan compras y gastos a importes elevados en relación a precios de bienes y servicios promedios del mercado y además no se toma en cuenta los beneficios que aportan a la entidad, lo cual afecta al desarrollo institucional. Luego, cuando se dice que no se conoce el nivel de efectividad, debe entenderse que la entidad utiliza sus recursos en actividades, funciones, procesos y procedimientos que no necesariamente facilitan el cumplimiento de metas y objetivos, lo que conlleva a postergaciones, ampliaciones de presupuesto, cambio de autoridades y funcionarios, etc. Cuando se dice que no se conoce el nivel de transparencia, debe entenderse como la falta de información y comunicación entre los diferentes niveles de la entidad, entre la entidad y otras entidades del Estado; y, entre la entidad y la comunidad.

Por otro lado, pero con incidencia en la eficiencia, economía, efectividad y transparencia, no viene ejecutando regularmente actividades y acciones a nivel nacional en el campo de la cultura; se tiene deficiencias en normar, supervisar y evaluar la política cultural del país y en administrar, conservar y proteger el patrimonio cultural de la nación.

Asimismo la entidad al carecer de evaluaciones de eficiencia, economía, efectividad y transparencia, tiene dificultades para promover la integración, fomento, apoyo, desarrollo y difusión de las diversas manifestaciones y creaciones culturales, lo que perjudica el verdadero rol que debe tener esta importante entidad del Estado.

El patrimonio cultural del Perú está constituido por todos los bienes materiales e inmateriales que, por su valor histórico, arqueológico, artístico, arquitectónico, paleontológico, etnológico, documental, bibliográfico, científico o técnico tienen una importancia relevante para la identidad y permanencia de la nación a través del tiempo. Es por todo esto que dichos bienes requieren de una gestión eficiente, económica, efectiva y transparente.

La auditoría interna, la auditoría financiera, la auditoría de gestión y los exámenes especiales que se vienen aplicando en el Instituto Nacional de Cultura, no están aportando los elementos que necesita la institución para verificar la economía, eficiencia, eficacia y transparencia de la gestión del Patrimonio Cultural de la Nación; porque cada tipo de auditoría se refiere a un aspecto en particular, pero no examina ni mucho menos informa sobre todo el acontecer institucional.

• FORMULACION DEL PROBLEMA

• PROBLEMA GENERAL:

¿De que manera la auditoria integral puede convertirse en el instrumento efectivo para verificar la gestión del Instituto Nacional de Cultura?

• PROBLEMAS ESPECÍFICOS:

• 1. ¿De qué manera los resultados de la auditoria integral contribuyen a la economía y eficiencia del Instituto Nacional de Cultura?

• 2. ¿Cuál es el valor agregado que aporta la auditoria integral en la eficacia, eficiencia y transparencia en el Instituto Nacional de Cultura?

Marco teórico

• INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA

El Instituto Nacional de Cultura es un Organismo Público Descentralizado dependiente del Ministerio de Educación, con personería jurídica, de derecho público interno y con autonomía técnica, administrativa, económica y financiera. Constituye el ente rector y central de los órganos que conforman su estructura orgánica, incluyendo los veinticuatro órganos desconcentrados, y es responsable de ejecutar la política del Estado en materia cultural. El INC tiene como finalidad afirmar la Identidad Nacional mediante la ejecución descentralizada de acciones de protección, conservación y promoción, puesta en valor y difusión del patrimonio y las manifestaciones culturales de la Nación para contribuir al desarrollo nacional con la participación activa de la comunidad y los sectores público y privado. Entre sus funciones se encuentra el formular y ejecutar las políticas y estrategias del Estado en materia de desarrollo cultural, defensa, conservación, difusión e investigación del Patrimonio Cultural de la Nación (Ley N° 28296) y con el Decreto Supremo N° 50-94-ED, Reglamento de Organización y Funciones del INC.

El patrimonio cultural del Perú está constituido por todos los bienes materiales e inmateriales que, por su valor histórico, arqueológico, artístico, arquitectónico, paleontológico, etnológico, documental, bibliográfico, científico o técnico tienen una importancia relevante para la identidad y permanencia de la nación a través del tiempo. Es por todo esto que dichos bienes requieren de una protección y defensa especiales, de manera que puedan ser disfrutados, valorados y aprovechados adecuadamente por todos los ciudadanos y transmitidos de la mejor manera posible a nuestras futuras generaciones. Nuestro patrimonio cultural es muy vasto y diverso; protegerlo es deber y derecho de todos. Sin embargo, para asegurar su conservación es indispensable la participación de especialistas en diversos ámbitos. Buscando facilitar su estudio y conservación, se ha dividido el patrimonio cultural en diferentes categorías:

Patrimonio material inmueble: se refiere a los bienes culturales que no pueden trasladarse y abarca tanto los sitios arqueológicos (huacas, cementerios, templos, cuevas, andenes) como las edificaciones coloniales y republicanas.

Patrimonio material mueble: incluye todos los bienes culturales que pueden trasladarse de un lugar a otro, es decir, objetos como pinturas, cerámicas, orfebrería, mobiliario, esculturas, monedas, libros, documentos y textiles, entre otros.

Dependiendo de la época en que fue creado, el patrimonio mueble como inmueble se divide en dos grandes categorías: patrimonio arqueológico, que son básicamente los bienes culturales provenientes de la época prehispánica; y patrimonio histórico, que son aquellos fechados a partir de la llegada de los españoles.

Patrimonio inmaterial: se refiere a lo que llamamos cultura viva, como lo es el folclor, la medicina tradicional, el arte popular, las leyendas, la cocina típica, las ceremonias y costumbres, etc. Se trata de los usos, representaciones, expresiones, conocimientos y técnicas, asociados a los instrumentos, objetos, artefactos y espacios culturales que les son propios, que son transmitidos de generación en generación, a menudo a viva voz o a través de demostraciones prácticas.

Patrimonio cultural subacuático: son todos los vestigios de la existencia humana con carácter cultural, histórico y arqueológico, que han estado total o parcialmente sumergidos en el agua, en forma periódica o continua, por lo menos durante 100 años.

Patrimonio industrial: se refiere a todos los bienes inmuebles y muebles adquiridos o producidos por una sociedad en relación a sus actividades industriales de adquisición, producción o transformación; a todos los productos generados a partir de estas actividades, y al material documental relacionado.

Patrimonio documental: como lo indica su nombre, se refiere básicamente a la documentación que se conserva en archivos e instituciones similares. El patrimonio bibliográfico, a su vez, se refiere a los libros, periódicos, revistas y otro material impreso, guardados principalmente en bibliotecas. Aunque en el sentido más estricto de la palabra se refiere a documentos y textos impresos sobre papel, con la nueva tecnología también consideramos como documentos las grabaciones, medios digitales, audiovisuales y otros.

• AUDITORIA INTEGRAL

La auditoría integral, según Canevaro (2004)[8] y Hernández (2002)[9], comprende el estudio y la evaluación de las operaciones o transacciones, en nuestro caso del Gobierno Regional, con la finalidad de validar los distintos sistemas que gobiernan: administrativo, operativo, contable, de gestión y de información computarizada, a través de una adecuada metodología que permita elaborar cédulas de trabajo como evidencia, incluido el uso de técnicas que permitan tener un orden lógico y coherente necesario para su revisión, supervisión, continuidad del trabajo de auditoría y para que soporten su opinión. Según los autores, la auditoría integral, se basa en los siguientes principios: independencia, objetividad, permanencia, integralidad, oportunidad, certificación y cumplimiento de normas. Las fases del trabajo de auditoría integral son la planificación, ejecución y el informe. Además la asesoría y el monitoreo. El alcance de la auditoría integral considera a los sistemas administrativos y de control, identificación de riesgos, operaciones y resultados, información financiera, desempeño gerencial y cumplimiento y regulación. El objetivo de la auditoría integral, es maximizar beneficios, desarrollo del personal, maximizar ingresos, incrementar competitividad y propugnar el crecimiento. Compartimos la opinión de los autores, cuando establecen que la auditoría integral no es la suma de auditorías. Es más bien un modelo de cobertura global y por lo tanto, no se trata de una suma de auditorías, sino del mejor resultado de una evaluación conjunta. El trabajo de auditoría integral se basa en las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, Normas de Auditoría Gubernamental, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, Manual de Auditoría Gubernamental y otras.

Canevaro (2004)[10], Bravo (2000)[11] y Blanco (2001)[12] coinciden en establecer que el proceso de la auditoría integral comprende: Planificación, Desarrollo de lo planificado (ejecución); Culminación del trabajo e informe; y, además de las funciones básicas, deben considerarse la función asesora y la función de monitoreo o seguimiento. La planificación, Comprende: Planificación general; Planificación de Detalle o específica; y, Identificación de procedimientos. La ejecución de la auditoría y comprende: Ejecución de programas de auditoría; Aplicación de procedimientos, técnicas y prácticas de auditoría; Comparación de la evidencia obtenida en los papeles de trabajo con los criterios de la auditoría integral; y, Definición de hallazgos, si fuera el caso. La fase del informa comprende la Introducción, Alcance, Párrafos intermedios (salvedades a los estados financieros, observaciones a la gestión, observaciones al cumplimiento de las normas legales, etc…). Según las Normas Internacionales de Auditoría, el auditor deberá aplicar procedimientos analíticos en las etapas de planeación y de revisión global de la auditoría. Los procedimientos analíticos también pueden ser aplicados en otras etapas. Los procedimientos analíticos significan el análisis de índices y tendencias significativas incluyendo la investigación resultante de fluctuaciones y relaciones que son inconsistentes con otra información relevante o que se desvían de las cantidades pronosticadas. Los procedimientos analíticos incluyen la consideración de comparaciones de información de la entidad. Los procedimientos analíticos también incluyen la consideración de relaciones. Pueden usarse variados métodos para ejecutar los procedimientos. Estos varían desde simples comparaciones a análisis complejos usando técnicas avanzadas de estadística. Los procedimientos analíticos pueden ser aplicados a los estados financieros consolidados, a los estados financieros de componentes y a los elementos individuales de información financiera. La selección de procedimientos, métodos y nivel de aplicación determinados por el auditor es un asunto de juicio profesional. En el desarrollo de la auditoría integral deberá ponderarse la aplicación de las siguientes técnicas de verificación: ocular; Oral o verbal; Escrita; Documental; y, física. Dentro de estás técnicas generales deberá considerarse técnicas y prácticas específicas para obtener la evidencia que sustente el Informe del auditor. Tradicionalmente se ha venido exponiendo la idea de que la auditoría es una parte de la contabilidad y en consecuencia, se ha sesgado su enfoque hacia la auditoría financiera. La auditoría debe entenderse como un estándar metodológico, para evaluar distintos objetos o realidades, con mentalidad crítica, analítica e investigativa, sobre una base objetiva e independiente y ética, tendiente a emitir un informe como producto final. Al proceso tradicional de planificación de la auditoría, ejecución y formulación del informe; actualmente se le está añadiendo otras funciones para darle valor agregado al trabajo de la auditoría integral. La auditoria integral en su versión moderna, es asesora de la alta dirección para efectos de implementar oportuna y adecuadamente el sistema de control interno y externo e imprimir de esta manera, confiabilidad en la información financiera, económica, tributaria, administrativa, logística, etc., con relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y economicidad de las operaciones institucionales. Otra función que resulta necesario realizar en el marco del Informe Coso[13]es la supervisión, seguimiento o monitoreo de los sistemas de control interno, evaluando la calidad de su rendimiento. Dicho seguimiento tomará la forma de actividades de supervisión continuada, de evaluaciones periódicas o una combinación de las dos anteriores.

• EFICIENCIA, EFICACIA, ECONOMÍA Y TRANSPARENCIA

Según Johnson y Scholes (2000)[14], cuando los responsables de la gestión se preocupan por hacer correctamente las cosas se esta transitando por la EFICIENCIA (utilización adecuada de los recursos disponibles) y cuando utiliza instrumentos para evaluar el logro de los resultados, para verificar las cosas bien hechas son las que en realidad debían realizarse, entonces se encamina hacia EFICACIA (logro de los objetivos mediante los recursos disponibles) y cuando busca los mejores costos y mayores beneficios está en el marco de la ECONOMÍA. La eficiencia, eficacia y economía no van siempre de la mano, ya que una entidad puede ser eficiente en sus operaciones, pero no eficaz, o viceversa; puede ser ineficiente en sus operaciones y sin embargo ser eficaz, aunque seria mucho más ventajoso si la eficacia estuviese acompañada de la eficiencia. También puede ocurrir que no sea ni eficiente ni eficaz

• EFICIENCIA INSTITUCIONAL:

Según Hernández (2000)[15], la eficiencia, es el resultado positivo luego de la racionalización adecuada de los recursos, acorde con la finalidad buscada por los responsables de la gestión. Es también la obtención de resultados con los recursos disponibles. Es sinónimo de un mejor aprovechamiento de los tiempos y movimientos en los procesos institucionales. No es tan sencillo obtener eficiencia, tienen que disponerse en forma adecuada todos los recursos, políticas, normas, procesos, procedimientos, técnicas y practicas empresariales.

Según el MAGU[16]la eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido. Las entidades podrán garantizar su permanencia en el mercado si se esfuerzan por llevar a cabo una gestión empresarial eficiente, orientada hacia el cliente y con un nivel sostenido de calidad en los productos y/o servicios que presta. La eficiencia puede medirse en términos de los resultados divididos por el total de costos y es posible decir que la eficiencia ha crecido un cierto porcentaje (%) por año. Esta medida de la eficiencia del costo también puede ser invertida (costo total en relación con el número de productos) para obtener el costo unitario de producción. Esta relación muestra el costo de producción de cada producto. De la misma manera, el tiempo (calculado por ejemplo en término de horas hombre) que toma producir un producto (el inverso de la eficiencia del trabajo) es una medida común de eficiencia. La eficiencia es la relación entre los resultados en términos de bienes, servicios y otros resultados y los recursos utilizados para producirlos. De modo empírico hay dos importantes medidas: i) Eficiencia de costos, donde los resultados se relacionan con costos, y, ii) eficiencia en el trabajo, donde los logros se refieren a un factor de producción clave: el número de trabajadores. Si un auditor pretende medir la eficiencia, deberá comenzar la auditoría analizando los principales tipos de resultados/salidas de la entidad. El auditor también podría analizar los resultados averiguando si es razonable la combinación de resultados alcanzados o verificando la calidad de estos. Cuando utilizamos un enfoque de eficiencia para este fin, el auditor deberá valorar, al analizar como se ha ejecutado el programa, que tan bien ha manejado la situación la empresa. Ello significa estudiar la empresa auditada para chequear como ha sido organizado el trabajo. Algunas preguntas que pueden plantearse en el análisis de la eficiencia son: Fueron realistas los estudio de factibilidad del proyectos y formulados de modo que las operaciones pudieran basarse en ellos?; Pudo haberse implementado de otra forma el proyecto de modo que se hubiesen obtenido mas bajas costos de producción?; Son los métodos de trabajo los más racionales?; Existen cuellos de botella que pudieron ser evitados?; Existen superposiciones innecesarias en la delegación de responsabilidades?; Qué tan bien cooperan las distintas unidades para alcanzar una meta común?; Existen algunos incentivos para los funcionarios que se esfuerzan por reducir costos y por completar el trabajo oportunamente?. La eficiencia, está referida a la relación existente entre los servicios prestados o entregado por las entidades y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido. La eficiencia, es la relación entre costos y beneficios enfocada hacia la búsqueda de la mejor manera de hacer o ejecutar las tareas (métodos), con el fin de que los recursos (personas, vehículos, suministros diversos y otros) se utilicen del modo más racional posible. La racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines y objetivos que se deseen alcanzar, esto significa eficiencia, lo que lleva a concluir que las empresas va a ser racional si se escogen los medios más eficientes para lograr los objetivos deseados, teniendo en cuenta que los objetivos que se consideran son los organizacionales y no los individuales. La racionalidad se logra mediante, normas y reglamentos que rigen el comportamiento de los componentes en busca de la eficiencia. La eficiencia busca utilizar los medios, métodos y procedimientos más adecuados y debidamente planeados y organizados para asegurar un óptimo empleo de los recursos disponibles. La eficiencia no se preocupa por los fines, como si lo hace la eficacia, si no por los medios. La eficiencia, se puede medir por la cantidad de recursos utilizados en la prestación de servicios. La eficiencia aumenta a medida que decrecen los costos y los recursos utilizados. Se relaciona con la utilización de los recursos para obtener un bien u objetivo.

• EFICACIA INSTITUCIONAL

Según Johnson y Scholes (2000)[17], la eficacia o efectividad, se refiere al grado en el cual la entidad logra sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendía alcanzar, previstos en la legislación o fijados por el Directorio. Si un auditor se centra en la efectividad, deberá comenzar por identificar las metas de los programas de la entidad y por operacionlizar las metas para medir la efectividad. También necesitará identificar el grupo meta del programa y buscar respuestas a preguntas como: Ha sido alcanzada la meta a un costo razonable y dentro del tiempo establecido?; Se definió correctamente el grupo meta?; Está la gente satisfecha con la educación y equipo suministrados?; En que medida el equipo suministrado satisface las necesidades del grupo meta?; Está siendo utilizado el equipo por los ciudadanos?. La gestión eficaz está relacionada al cumplimiento de las acciones, políticas, metas, objetivos, misión y visión de la empresa; tal como lo establece la gestión empresarial moderna.

Según el Instituto de Desarrollo gerencial (2009[18]la gestión eficaz, es el proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que una persona no podría alcanzar por si sola. En este marco entra en juego la competitividad, que se define como la medida en que una empresa, bajo condiciones de mercado libre es capaz de producir bienes y servicios que superen la prueba de los mercados, manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las rentas reales de sus empleados y socios. También en este marco se concibe la calidad, que es la totalidad de los rasgos y las características de un producto o servicio que refieren a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o implícitas. També gestión eficaz, es el conjunto de acciones que permiten obtener el máximo rendimiento de las actividades que desarrolla la entidad. Es hacer que los miembros de una entidad trabajen juntos con mayor productividad, que disfruten de su trabajo, que desarrollen sus destrezas y habilidades y que sean buenos representantes de la empresa, presenta un gran reto para los directivos de la misma. La gestión puede considerarse eficaz si: i) Se están logrando los objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de información adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la entidad; iii) Si se prepara de forma fiable la información administrativa, financiera, económica, laboral, patrimonial y otras de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y normas aplicables. Mientras que la gestión institucional es un proceso, su eficacia es un estado o condición del proceso en un momento dado, el mismo que al superar los estándares establecidos facilita alcanzar la eficacia. La determinación de si una gestión es "eficaz" o no y su influencia en la eficacia, constituye una toma de postura subjetiva que resulta del análisis de si están presentes y funcionando eficazmente los cinco componentes de Control Interno del Informe: entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión. El funcionamiento eficaz de la gestión y el control, proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos establecidos va a cumplirse.

Según Johnson y Scholes (2000)[19], la eficacia o efectividad, se refiere al grado en el cual la entidad logra sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendía alcanzar fijados por los directivos o exigidos por la sociedad. La eficacia o efectividad es el grado en el que se logran los objetivos institucionales. En otras palabras, la forma en que se obtienen un conjunto de resultados refleja la efectividad, mientras que la forma en que se utilizan los recursos para lograrlos se refiere a la eficiencia. La eficacia, es la medida normativa del logro de los resultados. Las entidades disponen de indicadores de medición de los logros de los servicios. Cuando se logren dichos resultados o estándares, se habrá logrado el objetivo del buen gobierno aplicado por este tipo de entidades. Para que la entidad alcance eficacia, debe cumplir estas tres condiciones básicas: Alcanzar los objetivos institucionales; Realizar el mantenimiento del sistema interno; y, Adaptarse al ambiente externo.