Auditoría de gestión en el instituto de biotecnología de las plantas

Introducción.

El siguiente trabajo, será realizado en el Instituto de Biotecnología de las Plantas de la Universidad Central Marta Abreu en el departamento económico, subsistema de caja y banco. El mismo consiste en un estudio teórico–practico de la Auditoría de gestión específica del ciclo de caja y banco para evaluar la auditoría de gestión. Elemento que permiten a los directivos de la entidad obtener una valoración de la situación del ciclo sus fortalezas, debilidades, el cumplimiento de la legislación vigente, y aprovechar en la toma de decisiones las experiencias y resultados de la aplicación de los diferentes recursos, técnicas y otros procederes en la revisión de la contabilidad. Todos los elementos pueden llegar a convertirse en una herramienta para la gerencia de la entidad.

Para materializar el proyecto anterior es necesario definir el objetivo general: Evaluar el control interno y la razonabilidad de los estados financieros del ciclo de cobro de la entidad. El cumplimiento del objetivo anterior presupone el cumplimiento de varios objetivos específicos:

Realizar un estudio Bibliográfico de todas las literaturas del tema tratado para la conformación de un marco teórico referencial que sirva de base para el diagnóstico y realización de la auditoría.

Practicar una auditoría especifica al ciclo de caja y banco.

Realizar una valoración critica del resultado de la auditoría y del trabajo en su conjunto. Para establecer la hipótesis del trabajo es necesaria la definición de las variables. Variable dependiente: El grado de seguridad del C.I y la razonabilidad de los saldos contenidos en los estados financieros asociados al subsistema de caja y banco.

Variable independiente: Evidencia obtenida con la aplicación de las pruebas de cumplimiento del C.I. y las pruebas sustantivas de la contabilidad.

Hipótesis: Las evidencias obtenidas de las pruebas de cumplimiento y sustantivas permiten establecer el grado de seguridad del C.I y de la razonabilidad de los saldos contenidos en los Estados Financieros relacionados con el subsistema de caja y banco.

Capítulo I.

Marco teórico referencial.

1.1. Auditoria de gestión, concepto, clasificaciones.

Las primeras auditorias fueron revisiones meticulosas y detalladas de los registros establecidos para determinar si cada operación había sido asentada en la cuenta apropiada y por el importe correcto. El propósito principal de estas primeras auditorias era detectar desfalcos y determinar si las personas en posiciones de confianza estaban actuando e informando de manera responsable. Las primeras auditorias estaban encaminadas a asegurar al propietario de un negocio que los empleados contratados habían mantenido correctamente las cuentas y que existían todos los activos y se encontraban registrados a las cantidades apropiadas.

Auditoria:" Proceso sistemático, realizado de conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en actos jurídicos o de carácter técnico, económico, administrativo u otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos metodológicamente el Sistema Nacional de Auditoria. (Resolución No. 100/04 del Ministerio de Auditoria y Control, 2004).

En Cuba la auditoria tiene un particular sentido revolucionario, ya que sus bienes no son otros que los del desarrollo de la sociedad, insertándose dentro del proceso educativo que es toda la Revolución en sí.

Estudiosos del tema plantean que "la defensa de nuestra soberanía está relacionada por la manera en que cuidamos nuestros recursos" y con el aumento de los controles internos "preservaremos mejor nuestro socialismo"

Hoy en día, la auditoria sigue evolucionando, tanto en el sector privado, como en el público hacia una orientación, que además de dar fe sobre las operaciones pasadas, pretende mejorar operaciones futuras, a través de la presentación de recomendaciones constructivas .A este nuevo enfoque se le ha denominado Auditoria de Gestión y en nuestro país se ha regulado mediante la Resolución 26 del 2006, Ministerio de Auditoria y Control.

1.2 Generalidades de la Auditoria de Gestión

La Auditoria de Gestión es el examen y evaluación que se realiza en una entidad para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos (humanos, materiales y financieros) y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas.

Esta auditoria tiende, entre otros propósitos, a determinar:

• Aplica políticas idóneas para efectuar sus adquisiciones.

• Adquiere el tipo de recursos que requiere, con la calidad y en la cantidad apropiadas, cuando se necesitan y al menor costo posible.

• Protege y conserva adecuadamente sus recursos.

• Evita la duplicación de esfuerzos de su personal y el trabajo de poca o ninguna utilidad.

• Evita el ocio y exceso de personal.

• Utiliza procedimientos operativos eficientes.

• Emplea la menor cantidad posible de recursos (personal, instalaciones) para producir bienes o prestar servicios en la cantidad, calidad y oportunidad apropiadas.

• Cumple las leyes y regulaciones que pudieran afectar significativamente la adquisición, salvaguarda y uso de sus recursos.

• Ha establecido un sistema de control adecuado para medir, preparar informes y alertar o amonestar su ejecución en términos de economía y eficiencia.

• Ha proporcionado informes relacionados con la economía y eficiencia que son válidos y confiables .Con frecuencia se presentan problemas de terminología en materia contable, pues para considerar un mismo hecho, se utilizan términos diferentes de un país a otro, de un continente a otro y con mayor significación de un idioma a otro. En el caso de la Auditoria de Gestión ocurre un fenómeno parecido, que sucede producto del desarrollo y evolución de la auditoria, que ha ido utilizando, según el autor o las operaciones realizadas objeto de la evaluación, diferentes denominaciones para clasificar un mismo proceso de auditoria .En todos estos años se ha escrito sobre el control de resultados, control de eficiencia, control de gestión, auditoria administrativa, auditoria gerencial, auditoria de eficiencia, auditoria del resultado de programas, auditoria operativa auditoria del rendimiento y auditoria operacional.

De las expresiones que pueden considerarse sinónimas, se destaca la auditoria operativa por ser este último calificativo una palabra correcta. No obstante, la técnica profesional ha ido imponiendo otro nombre utilizando una nueva palabra en español: "operacional". En nuestra opinión, esta expresión, si bien no es más correcta, es la más adecuada, por cuanto califica también una nueva especialidad en el campo de la auditoria, cuya acción recae directamente sobre las operaciones o actividades que realizan las entidades públicas o privadas.

Es necesario hacer alusión a que varias de las expresiones que le precedieron al termino "auditoria operacional", se han continuado utilizando para calificar campos especializados de la auditoria, como es el caso de la auditoria administrativa.

La otra expresión a destacar es la de "auditoria integral", comprensiva o completa, que más que una clase de auditoria es un enfoque de aplicable a una entidad en general, cuya metodología se fundamenta en la auditoria operacional, pero que incluye exámenes de cumplimiento y de estados financieros .Muchos y diversos han sido las definiciones de la auditoria de gestión, pero todas convergen en tres componentes principales: Economía, Eficiencia y Eficacia." (Ley 107:2009)

Existen numerosas clasificaciones de las auditorias, desde la establecida por el Decreto Ley No 159 del Ministerio de Finanzas y Precios, hasta la dictaminada por la Contraloría General de la República de Cuba. En todas se respeta las siguientes categorías:

De acuerdo a sus objetivos.

De acuerdo con la clasificación del auditor.

En función de la primera clasificación se establece lo siguiente:

Auditor Externo: Son los auditores de la Contraloría General de la República, de la Oficina Nacional de Administración Tributaria, de las sociedades civiles de servicio y otras organizaciones que practican la auditoría independiente, y de los organismos autorizados a ejercer la auditoría externa que no son empleados de la organización que realiza la acción de auditoría.

Auditor Interno: Es el funcionario que se designa para ejecutar la acción de auditoría en las empresas, unidades presupuestadas o desde las unidades de Auditoría Interna que actúa en las organizaciones económicas superiores y a nivel de las direcciones provinciales y municipales, unidades centrales de Auditoría Interna de los órganos, organismos de la Administración Central del Estado y Consejos de la Administración de las Asambleas Locales del Poder Popular, en el ámbito de su propio sistema, y se subordinan directamente al máximo jefe de dirección administrativa, en el nivel correspondiente.( Ley 107, reglamento, artículo 3: 2010)

En función del segundo criterio se establece lo siguiente:

Auditoría de gestión o rendimiento.

Auditoría financiera o de estados financieros. Auditoría forense.

Auditoría de cumplimiento. Auditoría fiscal.

Auditoría de tecnologías de la información y las comunicaciones. Auditoría ambiental.

Auditoría especial.

En interés del trabajo se profundiza en la conceptualizad de la Auditoría financiera: "consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y estados financieros de la entidad, para determinar si éstos reflejan, razonablemente, su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a su gestión y evaluar el control interno." (Ley 107, reglamento, artículo 43: 2010).

En auditoría de gestión un elemento importante lo constituye el informe de auditoría, las normas proporcionan amplios criterios para redactar un informe, ellos son:

Declarar si se han aplicado los principios de contabilidad en los estados financieros. Si se han aplicado de manera consistente estos principios.

Si ha sido adecuado el contenido en los estados financieros.

Grado de responsabilidad de los auditores con relación a los estados financieros.

Una de las partes más relevante de la auditoría es su calificación, esta tiene como propósito esencial establecer de manera uniforme para todo el Sistema Nacional de Auditoría, las regulaciones básicas a cumplir en la valoración cuantitativa y cualitativa del proceso de ejecución de las auditorias y sus resultados, en el interés de satisfacer el encargo estatal que tiene asignado este Ministerio. La estructura organizativa que está funcionando en la empresa coincide con la oficialmente establecida y aprobada en los documentos que establecen las funciones y responsabilidades de las diferentes áreas de trabajo, así como los niveles de autoridad y responsabilidad están confeccionadas correctamente.

El manual de organización contiene los documentos necesarios y está actualizado, Se cuenta además con informaciones de utilidad como el acta de constitución de la entidad, el reglamento disciplinario interno, el convenio colectivo de trabajo, las resoluciones de creación de los órganos colectivos de dirección y con la base reglamentaria adecuada a cada sistema de gestión.

Los informes de auditorias e inspecciones recibidas se analizan en los consejos de dirección, elaborando el plan de medidas correspondientes para la eliminación de las deficiencias detectadas y manteniendo el monitoreo del mismo. En el área de contabilidad la información generada puede considerarse veraz y oportuna, capaz de ser empleada para la toma de decisiones, toda vez que para su elaboración se toman en cuenta las normas establecidas al efecto como la separación de funciones, rotación del personal en tareas claves, documentación de la información y demás .Todos los expedientes tanto de cobro como de pago cuentan con la calidad requerida, están separadas por clientes o proveedores según sea el caso, contienen las facturas que respaldan los saldos de los submayores. En caso de los expedientes de cobro poseen el número del documento por el cual se realizó el cobro y en caso de los proveedores poseen la copia del cheque mediante el que se realizó el pago.

1.3 Evaluación de riesgos

Se pudo comprobar que los objetivos y metas constituyen una guía para la dirección de la entidad, en la determinación de los puntos débiles o riesgos para su funcionamiento. La dirección ha identificado los recursos necesarios para alcanzar los objetivos fijados y ha definido los riesgos que pueden afectar la consecución de los mismos, pero en ocasiones se describen las debilidades porque no se tiene clara la diferencia entre ambos. Se han calculado algunas de las pérdidas que podrían resultar de la materialización de los riesgos pero puede enriquecerse aún más, con la cuantificación de los riesgos y la evaluación de la frecuencia de probabilidad de ocurrencia de los más significativos.

1.4 Actividades de control

Se constató mediante la observación y la revisión documental que son aplicados correctamente los procedimientos establecidos para el control de las cuentas por cobrar. Existe una adecuada separación de funciones, de manera que ninguna operación sea ejecutada en su totalidad por una sola persona, además cada puesto de trabajo tiene adecuadamente definidas sus funciones, garantizando que toda operación contable tenga un responsable de su ejecución. Las cuentas por cobrar se pudo comprobar que las gestiones de cobro que se realizan son insuficientes para garantizar la fluidez de los recursos financieros y la disminución de los ciclos de cobro.

1.5 Información y comunicación:

En la entidad está implantado el manual de información y comunicación en el cual se plasman las informaciones a rendir por la empresa a entes externos así como el flujo de informaciones internas .Están establecidos los canales de comunicación para que los trabajadores informen a la dirección de la entidad las irregularidades que se presenten, ya sea mediante asamblea de afiliados, en los matutinos y en despachos con el director, llevándose a cabo un seguimiento oportuno y apropiado por la dirección de la entidad de las comunicaciones y reclamaciones recibidas de clientes, proveedores, organismos y otros.

1.6 Supervisión y monitoreo

Se pudo comprobar que el auditor interno está adscrito al director de la empresa y por cada auditoria realizada se emite un informe y se le envía copia al director, archivándose la misma en el expediente único.

Se elaboran al cierre de cada período contable el balance de comprobación de saldos y los estados financieros, estado de resultado, estado de situación, estado de costo de las mercancías vendidas, estado de costo producción de bienes y servicios vendidos, análisis de los gastos totales. Realizando una reflexión sobre todos los argumentos expuestos anteriormente y considerando que se encuentran creadas las condiciones para determinar los objetivos de la auditoria, su duración y el personal calificado.

Fases de la auditoria.

Plantación.

Análisis organizacional. Evaluación del desempeño.

El cronograma de trabajo de la auditoria de gestión.

El programa de la auditoria de gestión.

Auditoría del ciclo.

Concepto de las 3 E , interrelación entre ellas.

Este tipo de auditoria se dirigirá, en forma selectiva, a actividades y materias que, desde el punto de vista económico o por sus características, se considere conveniente, para lo cual se tomarán como base, los siguientes elementos.

Economía.

Se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren y utilizan los recursos humanos, financieros y materiales, tanto en la cantidad y calidad apropiadas, como al menor costo posible, y de manera oportuna. Es decir:

• los recursos idóneos;

• en la cantidad y calidad correctas;

• en el momento previsto;

• en el lugar indicado; y

• al precio convenido.

Para que una entidad trabaje con economía, es necesario que, respecto a los activos fijos tangibles, los inventarios, los recursos financieros y la fuerza de trabajo; no se compre, gaste y pague más de lo necesario.

Para conocer si se cumple lo antes expuesto, el auditor deberá comprobar, entre otros aspectos, si la entidad invierte racionalmente los recursos, a saber, si:

• utilizan los recursos adecuados, según los parámetros técnicos y de calidad;

• ahorran esto recursos o los pierden por falta de control o por deficiencias condiciones de almacenaje y de trabajo;

• utilizan la fuerza de trabajo adecuada y necesaria;

• los trabajadores aprovechan la jornada laboral, etc.; y

• si se emplean óptimamente los recursos monetarios y crediticios.

El análisis de los componentes del costo total también puede brindar información útil que permita determinar gastos excesivos, innecesarios e indebidos.

Eficiencia.

Se refiere a la relación entre los recursos consumidos (insumos) y la producción de bienes y servicios. La eficiencia se expresa como porcentaje, comparando la relación insumo – producción con un estándar aceptable (norma). La eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumos.

Trabajar con eficiencia equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado o minimiza el insumo de un resultado dado.

Entre otros, debe lograr:

• que las normas de consumo o gastos sean correctas y que la producción o los servicios se ajustan a las mismas;

• que los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mínimos;

• que las normas de trabajo sean correctas;

• que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas;

• que se cumplan los parámetros técnicos – productivos, en el proceso de producción o de servicio, que garanticen la calidad requerida; y

• Que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar y que ésta sea la necesaria y conveniente para la actividad.

Debe tenerse en cuenta que la eficiencia de una operación se encuentra influenciada no únicamente por la cantidad de producción, sino también por la calidad y otras características del producto o del servicio ofrecido.

El resultado del trabajo del auditor será determinar el grado de eficiencia en la utilización de los recursos humanos, financieros materiales y naturales en el desempeño de las actividades propias de la entidad, basado en consideraciones factibles, de acuerdo con la realidad objetiva del momento en que la entidad realizó su gestión.

Eficacia.

Es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas y otros efectos que se había propuesto.

Este aspecto tiene que ver con los resultados del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse:

• que la producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y

• que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio prestado.

El auditor deberá comprobar el cumplimiento de la producción o el servicio y hacer comparaciones con el plan y los períodos anteriores, para determinar progresos o retrocesos. Debe también considerar la durabilidad, belleza, presentación del producto, si fuese el caso y grado de satisfacción de aquellos a quienes está destinado.

Es recomendable recibir criterios de los clientes sobre los artículos producidos o servicios prestados.

Capítulo II.

Desarrollo.

2.1. Caracterización de la entidad.

La entidad objeto de estudio está ubicada en áreas de la Universidad Central Marta Abreu de Santa clara y se integra al sistema de centros investigativos del país, su denominación es: UP Instituto de Biotecnología de las Plantas, algunas de sus principales datos generales son: Código REEUP: 223.0.13962, subordinación al Ministerio de Educación Superior. Su objeto social es: Desarrollar, producir y comercializar de forma mayorista vitro plantas, semillas, tecnologías de propagación y otros productos derivados de la investigación científica en Biotecnología Vegetal para ser utilizados en la esfera agrícola, forestal, cañera, flores y ornamentales, utilizando para ellos los ingresos, en pesos cubanos. La entidad además ejecutar proyectos de investigaciones, de colaboración, servicios de Investigación, desarrollo con financiamientos espesos convertibles, pagos por licencia y donaciones provenientes de entidades extranjeras y brindar servicios de postgrado, seminarios, conferencias, consultorías y prácticas asociadas a la actividad científico-técnica e Investigación en pesos cubanos.

El Instituto de Biotecnología de las Plantas (IBP) de la Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas (UCLV), estrechamente vinculado con la prioridad de la Revolución Cubana para el desarrollo de la Ciencia y la Técnica y baluarte de la investigación científica y la innovación tecnológica en la UCLV y el MES, es una unidad de Ciencia y Técnica, con capacidad para la producción de semillas, moderno y multidisciplinario, de avanzada en la actividad científico-tecnológica – productiva en la esfera de la biotecnología vegetal, que se caracteriza por la calidad de los resultados científicos – productivos y de sus trabajadores de la investigación y la producción; por una gestión eficaz y eficiente, por su contribución y compromiso con el desarrollo de la producción agrícola del país, por su acogedor campus y por el espíritu de unidad, lucha y victoria, puestos en función de un ambiente de trabajo que facilite el desarrollo de investigaciones de punta, las producciones de semillas comprometidas, una alta academia en sus actividades de superación, un sistemático enriquecimiento político – cultural de sus trabajadores. El IBP tiene como misión realizar una relevante actividad científica, tecnológica, productiva y en la superación permanente de los recursos humanos en la esfera de la Biotecnología Vegetal, tanto nacionales como extranjeros, en condiciones, de alta eficiencia y eficacia tecnológica, productiva, económica y laboral, caracterizada por la generación, difusión y transferencia de conocimientos, tecnologías, productos y servicios de alto valor agregado, competitivos y comprometidos con su Patria y de reconocido impacto en el entorno nacional e internacional.

La visión del centro es mantener el protagonismo en el desarrollo de la biotecnología vegetal en función de los programas priorizados de la agricultura del país y la provincia. Distinguirse por un sólido prestigio nacional e internacional, a partir de la calidad de sus resultados científicos, tecnológicos y productivos, preservando y aumentado el capital humano de trabajo conformado por el personal científico y productivo que dispone y una educación de postgrado avanzada.

El IBP se mantiene entre las tres principales Unidades de Ciencia y Técnica dedicados a la biotecnología vegetal en el país, del MES y la primera de la UCLV, por la relevancia, impacto y pertinencia de sus actividades en la ciencia, la tecnología y la producción de semilla, donde se alcanza resultados científicos destacados con la obtención de nuevas variedades de plantas mejoradas, en especial por la Ingeniería Genética y Biología Molecular, el desarrollo de tecnologías de propagación vía embriogénesis somática con empleo de biorreactores, los resultados iniciales relacionados con metabólitos secundarios en plantas y en la producción de semilla se consolidan sus resultados productivos y económicos, bajo la aplicación de las normas ISO 9000, a la vez que se integra efectivamente a los procesos de internacionalización científica y de la producción de semilla, logrando un prestigio creciente entre las instituciones científicas, universitarias y productivas de Iberoamérica; desarrollando una gestión interna de elevada eficacia y efectividad, basada en la dirección por objetivos y en una planificación estratégica que aseguran un creciente y continuo desarrollo institucional y de su talento humano.

Los principales clientes proceden del Ministerio de la agricultura y del azúcar destacándose empresas como: Cultivos Varios Remedios, y Cultivos Varios Gabú. Los principales proveedores son: Semillas Varias, Cultivos Varios Gabú, Conservas de Vegetales, Sanidad Vegetal, Inseminación Artificial, Instituto de Investigación de Viandas Tropicales, Protección Fitosanitaria, Centro de Ingeniería Genética y Biotecnología, entre otros. La fuerza laboral se describe en la siguiente tabla.

Tabla No 1.Distribución de la fuerza laboral por categorías

Fuente: Departamento de Recursos Humanos

2.2. Diagnóstico.

La realización del diagnóstico se concentró en el ciclo objeto de revisión, tesorería. Se partió del primer elemento y más líquido, el efectivo en caja donde se obtuvo el siguiente resultado:

· Efectivo por ventas: La cajera recibe el efectivo de la Técnico "F" en Gestión Universitaria, que tiene entre sus funciones el cobro de los haberes correspondientes a las ventas de la entidad, por los conceptos de las meriendas, almuerzos, venta a trabajadores, venta de estimulación; la misma liquida estos en el día, entregando además el modelo (control de las ventas realizadas), la cajera confecciona modelo de recibo de efectivo en original (queda en su poder) y una copia (en poder de la técnico).

· Efectivo por la recaudación del transporte obrero: el chofer del ómnibus trae la alcancía a la cajera, la cual tiene en su poder llave de la misma, se cuenta y cuadra el dinero frente al chofer y un testigo de la entrega, confeccionando acta de apertura de las alcancías.

· Efectivo CUC: En el caso de los cobros de otras actividades en CUC (postgrados, maestrías, se realiza el mismo procedimiento que con los demás efectivos, recibiéndose de las áreas correspondientes un documento justificativo de estos ingresos.

· El efectivo por el reintegro de salarios indebidos, créditos personales y sociales, cuentas de ahorro y ley general de vivienda no descontados por nómina, se realiza igual procedimiento.

Los diferentes efectivos recibido por el cajero se guarda en la caja hasta su depósito, el cual se realiza dos veces por semana según Resolución interna No 7/2006.

Al final de cada mes se cuadran los sub mayores de la cuenta de efectivo en caja, en todas sus subcuentas, con el arqueo de caja correspondiente al cierre del mes. La caja se mantiene en lugar apropiado que ofrece garantía contra robos, incendios, ya que la misma se encuentra empotrada en la pared y cubierta por rejas, observando las disposiciones vigentes dictadas por la Banca Central de Cuba y los Ministerios de Finanzas y Precios y de Economía y Planificación. El cajero es el único que posea la combinación de la caja fuerte, y existe una copia de la misma en sobre sellado en poder de la dirección. El cajero tiene firmado acta de responsabilidad material por la custodia del efectivo depositado en la caja y dicha Acta consta en su poder con una copia en la Dirección.

Se realiza el arqueo de la caja del efectivo depositado en ella, así como del fondo creado para caja, dietas y pagos menores. Dicho fondos fueron autorizados y aprobados según Resolución de fecha 17/3/2006 y aprobado por el Banco con fecha 30/3/2006 respectivamente. Este arqueo se realiza una vez al mes, y en ocasiones de forma sorpresiva y al sustituirse al cajero. El arqueo se realiza por el financista del área económica y en presencia del cajero, confeccionándose el acta del arqueo, que incluye una relación de los recibos de efectivo que quedaron pendientes de depósito al finalizar el mes. Estos modelos del arqueo se hacen en original y copia, para el cajero y el financista respectivamente.

Por cada faltante o sobrante de recursos monetarios detectado se elaborará (si se diera el caso) y contabilizará inmediatamente el expediente correspondiente, anexando acta del arqueo realizado. Se aplicará la responsabilidad material en el caso de faltantes de recursos monetarios, de acuerdo con lo regulado.

El cajero no tiene acceso a los registros contables del efectivo, ni de bienes materiales, la contabilización de las operaciones de la caja la realiza el técnico de gestión económico del área económica.

Los modelos anticipos para gastos de viajes y los vales para gastos menores están previamente autorizados por los funcionarios competentes, de acuerdo con resolución No 8/2006, emitido por la dirección de la entidad para tales efectos, contentivo de sus nombres y firmas. Los vale de gastos menores y anticipo para gastos de viajes pagados y liquidados cuentan de forma adjunta con los justificantes correspondientes no excediendo de $ 500.00 y están firmados por los receptores de los pagos de los recursos monetarios. Los recibos de efectivos se numeran previamente por el Área Económica y se registran y controlan los que se encuentran en poder del cajero.

Los salarios no reclamados y los indebidos, así como los Anticipos de Gastos de Viajes liquidados, se reintegran y liquidan dentro de los términos establecidos para estas operaciones. El modelo control de anticipos a Justificar está actualizado, en poder del técnico en gestión económica del área, fiscalizándose las fechas de vencimiento de los anticipos otorgados para garantizar su liquidación en tiempo. Los Vales para Pagos Menores y sus justificantes se cancelan con cuño de "PAGADO" al reembolsarse. Al final de cada mes se registran los Vales para Pagos Menores pagados y los Anticipos para gastos de viaje liquidados o pendientes de liquidar, que no hayan sido reembolsados. No se entregan anticipos para gastos de viajes a ningún trabajador que tenga pendiente de liquidar otro anticipo.

Para solicitar el reembolso, el custodio totaliza el modelo y numera este en forma consecutiva, entregándolo conjuntamente con los documentos justificantes al responsable de la revisión del modelo, obteniendo su firma y conservando la copia como justificación de los pagos efectuados hasta que le reintegren el efectivo correspondiente.

El funcionario que aprueba el reembolso, cancela los vales y justificantes mediante un gomígrafo con la palabra PAGADO.

La cajera es responsable del custodio del efectivo extraído para el pago a los trabajadores, recibe el cheque a su nombre, según consta en resolución No 10/2006, entregada a la ONAT y documento emitido por el Banco, realiza la extracción del mismo, cuenta y cuadra el efectivo con las nóminas, ensobra el dinero y paga a los trabajadores. Si al finalizar el día no han cobrado la totalidad de los trabajadores, guarda el efectivo en la caja. En el caso del reintegro de salario, lo realiza dentro del término de los tres días siguientes al pago.

En el caso del pago de la divisa, recibe de la dirección de la entidad, documento contentivo de los nombres, carné de identidad, espacio para la firma de los trabajadores que perciben este pago, y el efectivo total a pagar, el cual es distribuido según lo establecido para cada categoría (superior, media, y general). Si al finalizar el día no han cobrado la totalidad de los trabajadores, guarda el efectivo en la caja.

En el específico; el IBP opera en CUP mediante la cuenta de ingresos No. 40434111329042 (cuenta estandarizada No. 0643401132904216) y la cuenta de gastos No. 40434181329002 (cuenta estandarizada No. 06434081329002), para los gastos en específico de alimentación posee una cuenta de comedor en CUP correspondiente al No. 40434111329018, las que se encuentran domiciliadas en la agencia bancaria No. 4341 del BANDEC sita en Calle Tristá e/ Juan Bruno Zayas y Alemán, en la ciudad de Santa Clara y el CUC mediante la Cuenta Bancaria No. 0300000003466527 en el Banco Financiero Internacional S.A. sito en Calle Cuba No. 6 e/ Tristá y San Cristóbal, Santa Clara, Villa Clara, cuyo titular es MES Biotecnología de las Plantas Gastos Universidad Central Las Villas, estando autorizado para Operar Cuenta en Pesos Convertibles en el Sistema Bancario Cubano por Personas Jurídicas a través de la Licencia General No. G0458190004, de 19/10/2004, Titular: Ministerio de Educación Superior.

2.3. Realización de la auditoria, levantamiento preliminar, planeación, ejecución e informe de auditoría.

Levantamiento preliminar: a partir del diagnóstico del ciclo y considerando elementos de básicos como son: existen 2 cajas fuertes grandes, empotrada y enrejada, con su código de seguridad y un candado en su reja. Ambas cajas se encuentran en el departamento económico, la llave del candado que asegura la reja y la combinación de la caja fuerte está en poder solo de la cajera, aspecto del que existe evidencia documental, Además la cajera es responsable de los recursos que maneja, hecho que se acredita mediante el acta de responsabilidad material en poder del económico. El personal que labora es de experiencia y se nota conocimiento de la actividad, el ambiente de control se considera positivo y una valoración previa del estado del sistema de control interno establece un resultado favorable, estos elementos conducen a disminuir la magnitud de las pruebas de cumplimiento y sustantivas a un mes, se respeta el criterio de que el efectivo se considera un activo de alto riesgo relativamente difícil de controlar por lo que las pruebas se extienden al 100% de los elementos asociados al ciclo de tesorería del mes escogido.

Planeación de la auditoría.

Para la ejecución de la auditoría es indispensable la elaboración de un plan a partir del programa y de las exigencias del ciclo, que posibilite distribuir las actividades, acciones y tareas concebidas en el ejercicio auditable por cada uno de los integrantes del equipo para ordenar el proceder y ser agiles, eficientes y eficaces en la realización de la misma.

Tabla No 2. Plan de acción de la auditoría.

Fuente: Elaboración propia. Ejecución de la auditoría.

Se realizó arqueo de efectivo en la caja de seguridad, verificando que se encuentra autorizado por el director y aprobado en moneda nacional un monto ascendente a 1000.00 CUP; no observándose diferencias, ni cobros, pagos a trabajadores, anticipos pendientes de liquidar fuera de fecha, no mantienen fondos ajenos a la entidad ni talonarios de cheque en blanco y no tienen acceso a los libros contables.

Se comprobó que el cajero tiene firmada el acta de Responsabilidad Material para la custodia del efectivo y documentos de valor depositados en la caja, confeccionada de acuerdo a lo regulado en el Decreto Ley No. 249 del 2007.

Existen documentos que acreditan la realización de los arqueos de efectivo y documentos de valor de último día hábil del mes y los sorpresivos sistemáticamente por un personal ajeno al cajero.

En el periodo tomado de muestra se realizaron 5 reembolsos por un importe de 367.68 CUP, verificando en ciento por ciento (%) de ellos y todos los documentos primarios que lo soportan, estando correctamente confeccionado y en correspondencia con los cheques de extracción del efectivo del Banco.

Para la comprobación de los depósitos al Banco se revisaron los realizados en el período tomado de muestra, ejecutando 15 depósitos por un monto de 7901.35 CUP, comprobando el ciento porciento, así como todos los documentos primarios que lo dieron origen, confirmando que:

Incumple la Resolución No. 297 del 2003 del M. F. P en el componente de Actividad de Control. Norma Registro Oportuno y Adecuado de las Transacciones y Hechos, todas vez que el efectivo recaudado, por concepto de venta de productos elaborados en comedor, no fue depositado oportunamente al Banco en cinco ocasiones por un importe de 2812.50 CUP, que representa un 36 %, incumpliendo además lo establecido en la Resolución No. 324 del 1994, sobre el depósito extracción, tenencia y control del efectivo en Moneda Nacional y la Resolución No. 24 del 2009 del Director de la Entidad. Se revisaron el ciento porciento de las conciliaciones bancarias realizadas por la entidad en el periodo verificado, comprobando que las diferencias existentes entre libros y estado de cuenta del banco en moneda nacional, no detectando alteraciones a excepción de dos cheques dos cheques emitidos cuyo período de presentación caduco y están referidos en la conciliación bancaria.

Cheque Importe

263240 ———— $ 321.00

365225————- 532.00

Asiento de ajuste propuesto.