- Introducción
- El modelo de Weaver and Shannon
- La comunicación interpersonal
- El rol del bibliotecario
- El centro de documentación
- En conclusión
- Bibliografía
INTRODUCCIÓN
Hoy en día las unidades de información han sido productos de cambios debido a la complejidad de necesidades de información de los usuarios, y por consecuente las nuevas formas y exigencias en los servicios que la biblioteca debe de proporcionar. Por otra parte los recursos humanos son imprescindibles ya que garantizan a través del diseño de servicio bibliotecarios el acercamiento en el binomio biblioteca-usuarios para satisfacer todas aquellas necesidades que se deriven de su práctica profesional. Para ello los bibliotecarios deberán de poseer un abanico de estrategias de comunicación para poder incidir directa o indirectamente en la satisfacción de necesidades de información de los usuarios.
Para es importante definir algunas aseveraciones con respecto a la comunicación, sus modelos y tipos, así como ese vínculo que tienen con la biblioteca y personal bibliotecario por lo que definimos en primer término la estrategia.
Las estrategias son todas aquellas acciones encaminadas a perseguir objetivos y metas. Andrews en 1980 definió la estrategia como el patrón o modelo de decisiones de una empresa que determina y revela sus objetivos, propósitos o metas, para modificar sus principales políticas, planes y lograr esos objetivos con el tipo de negocio que la empresa va a perseguir, la clase de organización económica y humana que es o intenta ser, y la naturaleza de la contribución económica y no económica que intenta aportar a sus accionistas, trabajadores, clientes y a la comunidad establece que la estrategia es un modelo de decisión que establece políticas, acciones y la adecuación de medios para cumplir con los objetivos generales. La cuarta y última idea señala que la estrategia es un sistema de solución de los problemas estratégicos de la empresa, o combinación de las amenazas y oportunidades del entorno con las fortalezas y debilidades que muestra la organización.
El modelo de Weaver and Shannon
En 1948, Shannon y Weaver lanzaron una teoría matemática de la comunicación es un modelo de comunicación o más exactamente, de una teoría de la información pensada en función de la cibernética, la cual es el estudio del funcionamiento de las maquinas electrónicas.
Shannon habla de información, se trata de un término con un sentido diferente del que se le atribuye en general. Se trata para él de una unidad cuantificable que no tiene en cuenta el contenido del mensaje.
El modelo de Shannon se aplica entonces a cualquier mensaje independiente de su significación. Esta teoría permite, sobre todo, estudiar la cantidad de información de un mensaje en función de la capacidad del medio.
Es importante precisar que a lo largo del proceso de comunicación, se van a producir una serie de pérdidas sobre el contenido del mensaje original. En condiciones óptimas del emisor y receptor: que no presenten elevados niveles de ansiedad, que tengan un razonable conocimiento del lenguaje y se encuentren en un contexto agradable, las pérdidas son aproximadamente de un 80% sobre el total del mensaje original que se reparten a lo largo de todo el proceso de comunicación. Las causas posibles de la pérdida de los objetivos planteados por el emisor pueden ocurrir fundamentalmente por tres:
Barreras debidas al entorno: Estas barreras se relacionan con las causa físicas que pueden influenciar negativamente en la comunicación y se clasifican en:
Medio ambiente: Ruidos debidos a maquinarias, tráfico, público. Características físicas del espacio: El espacio a ocupar se relaciona con el tipo de actividad a desarrollar, que incidirá en la
comunicación negativamente si las dimensiones son desproporcionadas, al igual que el calidez del sitio, relacionado a lo confortable o no, frío, calor, mobiliario, etc..
Causas debidas a la organización de la actividad: Interrupciones continuas, teléfonos fijos o móviles, entrada y salida de los miembros del grupo, etc.
Barreras debidas al emisor: Estas barreras se relacionan con el sujeto que cumple el rol de emisor y se agrupan en:
Relacionadas con el código a utilizar. La falta de un código común con el o los receptores, por desconocimiento o por mal uso.
Un lenguaje ambiguo ya sea por ausencia de un hilo conductor o incoherente. La redundancia es necesaria para que un mensaje sea mejor comprendido, pero utilizada en exceso se convierte en un error.
Falta de habilidades comunicacionales: Suponer que el receptor ya conoce sobre los contenidos a tratar, no realizar preguntas para orientar acerca de los conocimientos previos que puedan poseer, no escuchar, etc. Los filtros o actitudes, prejuicios creencias y valores relacionadas con la persona y su historia de aprendizaje, no valorando los aportes, ni escuchando. Las actitudes negativas hacia cualquiera de los elementos de la comunicación (emisor, receptor, contexto, etc.) que provocan reacciones emocionales que contaminan el mensaje.
Barreras debidas al receptor: Estas barreras tienen que ver con el sujeto que cumple el rol de receptor y mencionamos dos tipos de problemas:
Relacionadas con la habilidad personal
La falta de habilidades concretas de comunicación en lo concerniente al mensaje: No prestar atención Prejuzgar el mensaje, Evaluar anticipadamente Interpretar incorrectamente. Los filtros, ya sea como proyección de preferencias o como las consecuencias en la interpretación del mensaje. Las barreras resultantes de la defensa psicológica puestas en juego por el sujeto, por sentirse atacado, presionado o amenazado por la situación de comunicación.
Feedback
El feedback se refiere a la posibilidad de retroalimentación para mejorar la comunicación. Si no existe feedback significa que no se plantean preguntas que posibiliten la aclaración, la reformulación, etc. para saber si el mensaje ha sido comprendido por el receptor.
Si bien es cierto hoy en día el significado ha variado de acuerdo a los nuevos paradigmas por mencionar a Garza Mercado cuando le atribuye que la biblioteca es la institución que selecciona, adquiere, organiza y difunde el conocimiento por medio de servicios encaminados a satisfacer las necesidades de información de los usuarios. La biblioteca es uno de los elementos para poder conservar el conocimiento mediante los diferentes recursosde información (biblioteca académica, biblioteca escolar, bibliotecas públicas, bibliotecas universitarias, centros de documentación, centros de información), para esto en primer término definiremos a la biblioteca como tal.
Lo anterior podemos concretar que la biblioteca es una institución viva y dinámica donde emergen las ideas, se conservan y se difunden y para ello se diseñan servicios de información que se encaminen a satisfacer las necesidades de información de cualquier usuario.
Por otro lado los cambios en materia de información y comunicación la biblioteca juega un papel muy importante, ya que le permite optimizar tiempo, recursos entre otras actividades adoptando a la tecnología. Por eso es importante definir y poner de manifiesto ese enlace que existe entre otros tipos de bibliotecas para poder acceder a la información como la interacción de la biblioteca y la tecnología.
Servicios básicos:
Existen otros servicios como los complementarios y de extensión. Cabe mencionar que estos tipos de servicios no todas las unidades de información lo establecen y esto depende del objetivo de la institución donde se establece.
En nuestra sociedad moderna, los bibliotecarios deben adaptarse a una nueva filosofía: ellos ya no son conservadores de documentos, pero ellos deben intentar de comunicar con un público más diverso, más presuntuoso y más exigente. Ahora los bibliotecarios deben satisfacer los requisitos de varios lectores porque este público viene a la biblioteca para prepararse y especializarse en un cierto campo, para perfeccionarse o solo para ser informado.
Los servicios de la biblioteca tienen algunas relaciones con los tipos de público y otros factores, estos servicios pueden ser diferenciados según el usuario, los fondos de documentos informacionales, los medios profesionales de información etc. Las relaciones entre la biblioteca
como institución y los lectores deben ser consideradas también según el punto psicológico de vista. Como el público que viene a la biblioteca es diversificado según varias necesidades, el bibliotecario debe saber todo sobre la personalidad humana, sus características fundamentales. Por lo tanto, el bibliotecario debe poseer, por lo menos, las nociones mínimas en psicología. La formación de la personalidad humana se fía de una serie de factores como: conocimientos, creencias, actitudes que revelan las características estables y dinámicas de una actividad individual.
Por otra parte las relaciones públicas constan de actividades designadas a proyectar la personalidad de la institución dada por el tipo de institución (museo, biblioteca), por su táctica, sus relaciones establecidas, sus servicios. Las relaciones públicas representan la dirección y la administración de una organización, institución, su propia reputación, es decir el motivo por lo cual la situación debería constantemente ser evaluada. La comunicación con los beneficiarios podría realizarse con medios propios revelando el contenido de la biblioteca. Los bibliotecarios deben probar que, en la biblioteca, hay numerosas informaciones que pueden satisfacer algún tipo de requisitos, de necesidades. Hay otra posibilidad, es decir, la promoción de acontecimientos culturales y científicos mediante los medios de comunicación. Para tener una correcta imagen de la institución, todo el mundo debe tener acceso a los datos estadísticos que permiten una comparación con respecto a la lectura en la biblioteca, el número mediano de los libros prestados por lector. El éxito depende también de la calidad de la administración de la institución respectiva.
El proceso de comunicación en las bibliotecas deben ser las relaciones públicas, estas para proyectar la imagen con sus usuarios.
LA COMUNICACIÓN INTERPERSONAL
La comunicación interpersonal se define como el encuentro cara a cara entre dos personas que sostienen una relación de interdependencia a través de un intercambio de mensajes que proceden de señales tanto verbales como no verbales.
La información es la forma tangible y comunicable del conocimiento, tiene una naturaleza física, es su propia base, lo representa y lo comunica a través de datos. En cambio, el conocimiento es todo lo que el ser humano ha aprendido y organizado de acuerdo a aquellos conceptos, imágenes o relaciones por medio del razonamiento. Así mismo la biblioteca como repositorio del conocimiento, cumple la función de comunicación e intercambio y que además es una herramienta valiosa para recuperar la lectura, la consulta y la investigación en cualquier tipo de usuario incluyendo al bibliotecario como tal.
Tecnicas
Las técnicas de comunicación y relaciones públicas en las bibliotecas se basan en la necesidad de incrementar el uso y mejorar lo modos de relación que se dan entre biblioteca y sociedad. Puede incluir en primer lugar, aspectos relacionados con la sensibilización y la construcción de la imagen de la biblioteca. Y otros aspectos son los que mejoran la comunicación como: la detección de barreras a la comunicación, sus soluciones y las actitudes que la favorecen.
La publicidad, las relaciones públicas, y el resto de técnicas se definen como parte de un proceso de comunicación que transcurre entre un emisor, la biblioteca, y un receptor, el usuario a quien se dirige el mensaje. Pero debe distinguirse que la diferencia entre una comunicación informativa y una promocional.
La primera se encamina a informar; en la segunda, la intencionalidad es transmitir un mensaje no con el fin de aumentar el nivel de información sino de modificar la conducta, de llevar a la acción, de transformar la actitud de los consumidores haciendo que éste traspasen la línea que les convierte en consumidores, en usuarios reales. Por ello, no es infrecuente el empleo de medios promociónales carentes de esta intención, restándole utilidad a estas acciones.
Uno de los motivos que se debe de tomar en cuenta es la imagen que debe de proyectar la biblioteca como parte de las actividades propias del bibliotecario. En comunicación se aborda como parte de la percepción visual, ésta vista con diferentes alternativas que permita un acercamiento con el medio. La comunicación visual es prácticamente todo lo que ven nuestros ojos, desde una planta hasta las nubes que se mueven en el cielo. La comunicación visual se produce por medio de mensajes visuales, que forman parte de todos los mensajes a que estamos expuestos por medio de nuestros sentidos (sonoros, térmicos, dinámicos, entre otros Edsall (1980) puntualiza con relación a la aplicación del Marketing en las bibliotecas que la ausencia de un proceso de comunicación efectiva sobre los fines, servicios y objetivos de las bibliotecas provoca en el usuario incomprensión, desinterés e infrautilización de los servicios. Esta imagen negativa sobre las bibliotecas hace de ésta una entidad subestimada, ignorada y considerada en desuso.
Bibliotecarios
Es importante señalar que el bibliotecario puede dedicarse ahora a realizar tareas de mayor valor añadido y más prestigio dentro de su organización, por otro lado, siempre estará por encima en cuanto a las fuentes y sus características, y en saber realizar las estrategias de búsqueda óptimas según Bernabé Zea.
Por otro lado debemos tener en cuenta que en las unidades de información existen dos tipos de bibliotecarios.
Profesional:
Según la Asociación Nacional de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior define al bibliotecario como aquel que ha realizado estudios formales en biblioteconomía, después de haber obtenido, por lo menos su grado de bachiller o equivalente.
No profesional:
Es aquel que a través de la historia ha tenido que adoptar las actividades de resguardo de las colecciones al servicio de la sociedad si ninguna formación de carácter formal.
Tradicionalmente las actividades del personal bibliotecario han sido descritas por La American Library Asociation, es su Descriptive list of professional and non professional duties in libraries, la cual fue revisada en México por el Colegio Nacional de bibliotecarios, en donde se presenta una lista de actividades profesionales y no profesionales de los bibliotecarios.
Las actividades del bibliotecario.
-Tomar decisiones con respecto a la organización del servicio, los límites del mismo y su destinatario
-Canalizar consultas, Generalmente de dos tipos de carácter
general y de índole bibliográfica
-Instruir en el uso y aprovechamiento de las fuentes de información
-Compilar bibliografías, Organizar y mantener ficheros de información y el archivo vertical
-Verificar datos bibliográficos para los prestamos interbibliotecarios
-Contribuir en proyectos bibliográficos, Informar al lector acerca de los distintos materiales y servicios ofrece la biblioteca
-Orientar, informar y ayuda al lector en la localización de textos, folletos y artículos de revistas que responda tanto a problemas comunes como a intereses particulares
-Organizar actividades de grupo, visitas guiadas, conferencias, etc.
-Coordinar la biblioteca con los programas de estudio y objetivos de las instituciones,
– Planear la exhibición de libros, para atraer lectores mostrar recursos de la biblioteca y mantener carteleras en donde se informe al usuario acerca de los acontecimientos educativos de la comunidad.
-Actividades no profesionales:
-Proporcionar información de carácter general. No bibliográfica
-Buscar información bibliográfica sencilla y elemental
-Preparar carteles y exposiciones, Cuidar y mantener los materiales
-Colaborar como personal de apoyo en las rutinas de promoción información e instrucción
-Lleva a cabo procesos menores del material bibliográfico.
De las anteriormente mencionadas se puede vislumbrar que los profesionales bibliotecarios de las nuevas bibliotecas deben de tener conocimientos para hacer frente a las nuevas tecnologías, de donde surge el que los bibliotecarios se requieren para:
Garantizar un acceso y recuperación global del conocimiento digital.
Catalogar y clasificar los documentos y el conocimiento digital. Dentro de éste marco de nuevas funciones del bibliotecario se ha hecho necesaria la definición actual de un nuevo perfil profesional, con la consiguiente descripción de su competencia, relacionadas con la comunicación de medios impresos y de carácter digital para el ejercicio de una actividad profesional, en donde sus componentes son conocimientos teóricos, prácticos y aptitudes para el ejercicio de quehacer.
El rol del bibliotecario
El bibliotecario debe adoptar nuevas formas de cambio que garanticen una permanencia en las unidades de información. Derivado de la llegada de las nuevas tecnología de información y comunicación el bibliotecario deberá poseer un mayor acercamiento a hacia sus usuarios. Para esto, los bibliotecarios deberán poseer una serie de conocimientos y competencias profesionales que también han sido identificadas y enumeradas por distintos autores. Nos vamos a limitar aquí a recoger la definición y valoración de las competencias genéricas y de las académicas y profesionales entendidas como el conjunto de conocimientos, capacidades y habilidades que el alumno debe adquirir a lo largo de sus estudios que constituyen uno de los núcleos centrales de la propuesta de titulación de grado en Información y Documentación ya citada, ya que a partir de ellas se definen el perfil profesional de los titulados y los objetivos de la titulación. Si bien es cierto que el nuevo rol que debe de asumir esta enmarcado hacia las competencias es importante determinar estas dentro del proceso de la comunicación.
Bibliotecario y comunicación
Algunos autores determinan que dentro del proceso de comunicación el bibliotecario debe de poseer como un elemento básico comunicaciones orales y escritas en la lengua nativa, así como habilidades de relaciones interpersonales.
Según la Special Library Association manifiesta que los bibliotecarios aluden que las competencias personales representan un conjunto de habilidades, actitudes y valores que le permiten a los bibliotecarios trabajar de forma eficiente; ser buenos comunicadores; enfocarse en el aprendizaje continuo durante toda su carrera; demostrar el valor agregado de sus contribuciones; y sobrevivir en el nuevo mundo laboral.
Además tiene habilidades efectivas de comunicación como: Primero escucha y luego les enseña a los empleados y otros a desarrollar sus propias soluciones. Apoya y participa en programas de consejería y planificación de la sucesión. Dirige reuniones en forma efectiva. Presenta ideas claramente y con entusiasmo. Escribe párrafos claros y entendibles. Utiliza lenguaje claro. Solicita evaluaciones de sus habilidades de comunicación y lo utiliza para mejorarse.
Así mismo deberá reconoce el valor de la comunicación y solidaridad profesional: Activo en la Special Library Association y otras asociaciones profesionales. Utiliza esas oportunidades para compartir conocimientos y habilidades, para comparar parámetros con otros distribuidores de servicios de información y para formar asociaciones y alianzas. Reconoce la necesidad de tener un foro donde los profesionales de información pueden comunicarse entre ellos y presentar un voto unido sobre los asuntos importantes de política de información, tales como los derechos de autor y la infraestructura global de la información.
Como podemos observar el nuevo cambio que tiene que modificar los bibliotecarios ante un nuevo milenio, donde lo más importante es la relación que debe de tener con sus usuarios de la información.
El Centro de documentación
Realizando un análisis entre las unidades de documentación y unidades de información, podemos observar que en realidad no existen diferencias sustanciales entre ellas, ya que realizan las mismas funciones con la finalidad de difundir, analizar y diseminar los recursos de información.
Los centros de documentación surgen principalmente en Europa por los años 30"s, debido a la explosión de información, y que había que darle un lugar a los documentos surgidos.
El centro de documentación ha sido definido por Coll-vinent como un lugar donde se encuentran almacena, conservados y difundidos los documentos necesarios para el funcionamiento de un proceso administrativo, una actividad o un empresa, y el lugar donde se realiza la búsqueda de información depositada en los documentos almacenados
Por otra parte Angulo Marcial lo conceptualiza como la parte de un proceso de transferencia de información, este proceso se puede considerar como un ciclo: la adquisición, catalogación, clasificación, almacenamiento, publicación y diseminación del documento.
Orozco Tenorio lo define como aquella unidad que selecciona, adquiere, analiza, cataloga, almacena, clasifica y disemina selectivamente la información.
Con lo anterior, unidad de información se debe de entender como un organismo vinculados a centros de investigación, organizaciones, industrias o culturales, laboratorios, asociaciones profesionales, departamentos gubernamentales y todo tipo de instituciones que desarrollen su trabajo en un ámbito determinado.
Sus funciones están encaminadas a:
Seleccionar material bibliográfico
Adquisición de los documentos
Registro de materiales
Catalogación
Clasificación
Análisis del contenido de los documentos
Circulación del material
Las funciones son esenciales para que pueda cumplir con sus objetivos establecidos por la institución.
Objetivos:
– Captar y procesar documentalmente datos y ponerlos a disposición de los usuarios
-Cubrir necesidades informativas para la cual debe crear bancos de datos especializados.
Colecciones
La unidad de información debe de poseer colecciones que satisfagan las necesidades de información de sus usuarios de la institución a la que pertenece y para esto citamos algunas.
Colecciones de libros, memorias, monografías, tesis, resúmenes, obras de referencias, Colecciones de consulta
Boletines Informes
Publicaciones periódicas
Investigaciones
Bases de datos
EN CONCLUSION
Es importante precisar que a lo largo del proceso de comunicación, se van a producir una serie de pérdidas sobre el contenido del mensaje original. En condiciones óptimas del emisor y receptor : que no presenten elevados niveles de ansiedad, que tengan un razonable conocimiento del lenguaje y se encuentren en un contexto agradable, las pérdidas son aproximadamente de un 80% sobre el total del mensaje original que se reparten a lo largo de todo el proceso de comunicación. La capacidad de comunicación interpersonal no debe medirse exclusivamente por el grado en que la conducta comunitaria ayuda a satisfacer las propias necesidades, sino también por el grado en que facilite a los otros la satisfacción de las suyas".
El bibliotecario simpretiene que tener en cuenta todos los aspectos relacionados con la información y comunicación.
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Autor:
José Ricardo Cuerda Sánchez
Centro de Estudios Tecnológicos Industrial y de Servicios
12/08/2009