Modelo A.C.M.E. (página 2)

2.2. Corrientes.- La escuela clásica tiene dos corrientes:

a) Neoclásica de Administración Industrial Fabril.- Formada por ingenieros que continuaron desarrollando los métodos y técnicas de Frederick Winslow Taylor y centraron su atención en las fábricas y el estudio de los métodos y tiempos.

b) Neoclásica de dirección y administración general.- Formada por pensadores que continuaron desarrollando los métodos y técnicas de Henry Fayol y centraron su atención a los problemas de la dirección de las empresas y su organización, (en especial a principios, organización y control).

2.3. Los principios de la Administración Neoclásica.- La escuela neoclásica fundamento la administración a la necesidad de dar soluciones al gran crecimiento industrial, basándose en un conjunto de principio, llegando a determinar hasta 6 principios. Estos autores recibieron muchas críticas a la estructura de principios por sus falencias explicativas y rigor científico. Posteriormente de manera gradual la administración fue adaptando y formalizando el carácter científico de algunos de los aportes neoclásicos. Los autores neoclásicos prestaron mayor atención a cuatro principios que enfocaron desde su perspectiva.

a) Unidad de mando y especialización.- La unidad de mando define que un empleado solo debe recibir órdenes de un jefe y las unidades administrativas bien dirigidas tienen en su gran mayoría al frente a un administrador, por lo que las unidades administrativas dirigidas por comités o comisiones fallaron debido a que su mecanismo es inevitablemente lento y no es fácil hacerla colaborar con otros departamentos.

En la especialización, establecen que su aplicación permanente permita incrementar la eficiencia, este hecho es ambiguo, porque el verdadero problema es saber cuándo y cómo especializar junto a la forma de aplicar esa especialización.

b) Autoridad y Responsabilidad.- Establecen especial interés a la correlación de igualdad que debe existir entre autoridad y responsabilidad. Señalan de manera contradictoria que solo es posible alcanzar la eficiencia cuando se logra la máxima delegación de responsabilidades, suponiendo además que la falta de audacia para delegar y la ausencia de conocimiento acerca de la forma de hacerlo, eran las causas más comunes de deficiencia en las organizaciones.

c) Autoridad de Línea y Estado Mayor.- El notable incremento en la cantidad de trabajadores y multiplicidad de fines en las empresas, obligó a los neoclásicos a buscar la forma de aplicar la autoridad sin perder la unidad de mando ni la responsabilidad de cada función, por lo tanto definieron que a medida que crece la organización, crece la necesidad de ayuda de expertos para los altos administradores; a lo que denominan el estado mayor. No es solamente un asesor, sino que debe además preparar y transmitir ordenes como representante y en función de las decisiones que este haya adoptado.

d) alcance de control.- Consiste en limitar de cantidad de subordinados a cada superior, para que este no pierda la posibilidad de controlarlos, habla de 4 a 6 subalternos para los niveles superiores y 6 a 16 empleados para los niveles inferiores.

Marco teórico del modelo ACME

La Escuela Neoclasica, mediante la Association of Consulting Management Engineers con la sigla A.C.M.E., en 1957 la publicó la obra: "Common Body Of Knowledge Required, conocida como el modelo ACME, donde definen que un proceso dé dirección debe impulsar la promoción, innovación y fomento al desarrollo de las personas y debe estar acompañado de una coherente división de áreas funcionales estructuradas y reflejadas en su organización.

El Modelo ACME de manera mecánica considera los siguientes aspectos:

• Las áreas funcionales son las herramientas básicas donde se muestra el conjunto de funciones y sub funciones que tiene que tener la compañía.

• El organigrama es un esquema grafico donde se indica las relaciones de las distintas áreas funcionales y niveles.

• Los manuales de funciones, autoridad y responsabilidad, es donde se describe estos elementos para cada cargo, completando la estructura formal.

Las áreas funcionales, no constituyen de por sí un organigrama de la empresa. Siendo que cada organización, en particular, debe disponer de su estructura conforme a su tamaño, naturaleza, medios, productos y elementos directivos y ejecutivos que posea.

El modelo ACME, es la descripción de las áreas y sus definiciones, conocimiento y utilización de los elementos de la dirección, forman en un conjunto un "modelo mecanicista de estructura y funciones". Con este modelo se trata de establecer un organigrama estándar para todo tipo de organizaciones que sigue siendo utilizado hoy en día por las grandes compañías. El modelo ACME, sigue teniendo una aplicación sobre todo en las megas empresas, ya que su diseño permite una gran adaptabilidad a las grandes estructuras organizacionales.

El modelo ACME, divide a la empresa en una matriz de siete áreas, divididas en funciones y sub-funciones con las siguientes características:

• I. Área de Investigación y Desarrollo, con 3 funciones y 10 sub-funciones

• II. Área de Producción, con 6 funciones y 35 sub-funciones

• III. Área de Comercialización, con 6 funciones y 22 sub-funciones

• IV. Área de Finanzas y Control, con 2 funciones y 11 sub-funciones

• V. Área de Administración de Personal, con 5 funciones y 21 sub-funciones

• VI. Área de Relaciones Externas, con 2 funciones y 6 sub-funciones

• VII. Área de Secretaria y Legales, con 2 funciones y 7 sub-funciones.

Modelo ACME

"DESARROLLO DEL MODELO ACME"

• I. PRIMERA AREA.- DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

Característica.- comprende todo lo relacionado con la investigación básica y aplicada y el desarrollo para el mejoramiento de productos, procesos nuevos e investigación para el mejoramiento de procesos y desarrollo. Rediseño de productos para reducir costos, diseño de productos nuevos; ensayos de ingeniería, seguimiento de producto y la producción. Asesoramiento de ventas. Tiene tres funciones:

PRIMER AREA

1.1 FUNCIÓN DE INVESTIGACIÓN: Exploración científica de la naturaleza con el propósito de incrementar los conocimientos sobre el universo.

1.1.1 Investigación básica: Exploración científica de la naturaleza sin fines específicamente comerciales.

a) Diseño y realización de experimentos.

b) Interpretación del resultado de los experimentos.

1.1.2 Investigación aplicada: Utilización de los resultados de la investigación básica para lograr fines específicamente comerciales.

a) Diseño y realización de experimentos.

b) Interpretación del resultado de los experimentos.

1.2 FUNCIÓN DE DESARROLLO: Aplicación de los conocimientos científicos y tecnológicos para crear productos nuevos o modificar los existentes, de manera que cubran mejor las necesidades técnicas o económicas establecidas.

1.2.1 Desarrollo avanzado: Demostración de principios o sistemas de trabajo, de productos o procesos en perspectivas por medio de modelos operativos teóricos o tangibles. Demostración de aplicaciones potenciales valiosas de las leyes naturales.

1.2.2 Desarrollo de productos nuevos y mejoramiento de productos: Diseño de nuevos y mejores productos para que cubran mejor las necesidades de funcionamiento establecidas.

a) conducción de experimentos de ingeniería.

b) Desarrollo de modelos experimentales.

c) Preparación de diseños y especificaciones funcionales.

1.2.3 Desarrollo de procesos nuevos y mejoramiento de procesos: Diseño de nuevos y mejores sistemas de producción, operaciones e instalaciones para que cubran mejor las necesidades técnicas de funcionamiento establecidas.

a) Conducción de experimentos de ingeniería.

b) Desarrollo de modelos experimentales.

c) Preparación de diseños y especificaciones.

1.2.4 Rediseño de productos para reducir costos: Reconsideración y nuevo diseño de productos teniendo en cuenta materiales, aspectos, funcionamiento y necesidades de producción para reducir costos y lograr mejor calidad.

a) Conducción de experimentos de ingeniería.

b) Desarrollo de modelos experimentales.

c) Modificación de diseños y especificaciones.

1.3 FUNCIÓN DE INGENIERÍA DE PRODUCTOS: Es la especificación, interpretación y modificación con fines de fabricación y comercialización, de la naturaleza, funcionamiento y calidad característica de los productos.

1.3.1 Diseño de productos: Especificación utilizando dibujos, instrucciones, prácticas, standard y otros medios, de la forma, composición, funcionamiento y cualidades características de un producto.

a) Diseño técnico del producto.

b) Preparación de los dibujos técnicos.

c) Preparación de las instrucciones, prácticas, standard y especificaciones del material.

1.3.2 Ensayos de ingeniería: verificación del producto con standard establecidos de calidad, funcionamiento, precisión y posibilidades de fabricación y reparación.

a) Evaluación del funcionamiento, precisión, calidad y mantenimiento del producto.

b) Evaluación de los sistemas, operaciones e instalaciones para fabricación.

1.3.3 Seguimiento de la producción: Provisión de la asistencia técnica para eliminar las dificultades de producción.

a) Interpretación del diseño y especificaciones del producto.

b) Definición de los problemas de producción.

c) Fijación de los cambios de diseño y especificaciones.

d) Prestación de asesoramiento técnico.

1.3.4 Asesoramiento de ventas: Provisión de asistencia técnica para adaptar los productos a las necesidades de consumo de los compradores.

a) Preparación de estimaciones y propuestas de productos no standard.

b) Consultas sobre aplicación de productos.

c) Instalación directa de productos.

• I. SEGUNDA AREA DE PRODUCCIÓN:

Característica.-Comprende todo lo relacionado con el desarrollo de los métodos y planes más económicos para la fabricación de los productos autorizados, coordinación de la mano de obra, obtención y coordinación de materiales, instalaciones, herramientas y servicios, fabricación de productos y entrega a comercialización o al cliente. Tiene 6 funciones:

SEGUNDA AREA

2.1 FUNCIÓN DE INGENIERÍA DE FÁBRICA: Especificación o aprobación, instalación, mantenimiento y, ocasionalmente, construcción de los edificios, servicios e instalaciones necesarias para fabricar los productos.

2.1.1 Diseño y operación de servicios: Provisión de toda electricidad, aire comprimido, agua, calor y servicios similares que se necesiten.

a) Análisis de los requerimientos de servicios.

b) Diseño y especificación de los sistemas de servicios.

c) Operación de los sistemas de servicios.

2.1.2 Diseño y especificación de instalaciones: Especificación o aprobación de todos los equipos de fábrica y oficina, y supervisión de su correcta instalación.

a) Análisis de los requerimientos de instalaciones.

b) Diseño y especificación de instalaciones.

c) Dirección y aprobación de la construcción o instalación de equipos.

2.1.3 Mantenimiento: Instalación y conservación de los edificios, instalaciones y servicios en condiciones operativas seguras y ocasionalmente, construcción de edificios y de instalaciones.

a) Conservación de las instalaciones y servicios.

b) Reubicación e instalación de servicios e instalaciones.

c) Limpieza de edificios.

d) Construcción de edificios e instalaciones menores.

e) Redacción de un registro de reparaciones.

2.1.4 Control de equipos de fábrica: Debe llevar los registros de las especificaciones y ubicación de todos los elementos de activo fijo.

a) Registro de ubicación de equipos.

b) Registro de especificaciones de equipos.

c) Identificación de elementos de activo fijo.

2.2 FUNCIÓN DE INGENIERÍA INDUSTRIAL: Planeamiento de la utilización de hombres, instalaciones, herramientas, plantillas y accesorios para alcanzar la cantidad y calidad deseada de producción al mínimo costo.

2.2.1 Estudio de métodos: Implantación de los mejores métodos para realizar las tareas de producción necesarias, directas o indirectas, excepto manejo de materiales.

a) Establecer las operaciones y procesos necesarios.

b) Establecer las instalaciones necesarias, diseñar herramientas, moldes, plantillas y modelos.

c) Establecer movimientos standard.

2.2.2 Trazado de fábrica: Establecer la mejor disposición o ubicación para las instalaciones, elementos o áreas de trabajo.

a) Análisis de las operaciones y procesos necesarios.

b) Análisis de las instalaciones y servicios necesarios.

c) Necesidades de espacio.

d) Selección de áreas convenientes.

e) Relaciones entre las distintas instalaciones y elementos.

2.2.3 Medición de tareas: Determinación del tiempo standard par realizar las tareas directas o indirectas de producción.

a) Medición de la duración de las operaciones.

b) Apreciación del cumplimiento de tareas.

c) Cómputo del tiempo aceptable.

2.2.4 Manejo de materiales: Determinación de los mejores medios de transporte dentro de la compañía, para sus productos o artículos usados en la fabricación.

a) Análisis de las operaciones y procesos.

b) Determinación de los equipos necesarios.

2.2.5 Fabricación y reparación de herramientas: Producción y mantenimiento de las herramientas, accesorios, plantillas moldes y modelos necesarios.

a) Producción de las herramientas, accesorios, plantillas, moldes y modelos autorizados.

b) Reparación y custodia de estos.

2.3 FUNCIÓN DE COMPRAS: Obtención cuando se requieran, mínimo costo, de la cantidad y calidad de materiales suministros, servicios y equipos necesarios para las operaciones de la compañía.

2.3.1 Adquisiciones: Ubicación y negociación con los proveedores para obtener los artículos y servicios necesarios en la calidad.

a) Ubicación de los proveedores.

b) Obtención de cotizaciones.

c) Selección del proveedor.

d) Preparación del compromiso de compra.

e) Asesoramiento sobre especificaciones de los artículos adquiridos.

2.3.2 Seguimiento y activación de las compras: Hacer que los artículos comprados sean entregados por el proveedor, de acuerdo a lo convenido.

a) Análisis de la necesidad de los artículos comprados.

b) Obtención de los artículos cuando se necesitan.

2.3.3 Registro y archivo de compras: Mantenimiento de catálogos de proveedores, pedidos de cotización, órdenes de compra, especificación de materiales, etc.

a) Archivo de compromiso de compras.

b) Biblioteca de catálogos de proveedores.

c) Archivo de cotizaciones y registro de proveedores.

2.3.4 Venta de materiales recuperados: Obtención de compradores de artículos que no están en la línea regular de productos.

2.3.5 Venta de materiales fuera de uso: Obtención de compradores para subproductos o materiales fuera de su uso o sobrantes.

2.4 FUNCIÓN DE PLANEAMIENTO Y CONTROL DE LA PRODUCCIÓN: Preparación, emisión y supervisión del cumplimiento del calendario para mano de obra, materiales, instalaciones, instrucciones y todos los elementos adicionales necesarios para cumplir las órdenes de producción de manera que estén todos disponible cuando y donde se los necesite.

2.4.1 Tráfico: Especificación y obtención de los medios de transporte que mejor satisfagan las necesidades de recepción y despacho de la compañía.

a) Estimación de tarifas y fletes.

b) Especificación de rutas y cargas de los artículos comprados y vendidos.

2.4.2 Recepción en fábrica: aceptación de los envíos de los proveedores, informe sobre los artículos recibidos y comunicación de la recepción al destino autorizado.

a) Descarga del medio de transporte.

b) Correlación de las recepciones con los pedidos.

c) Comunicación de los datos referentes a recepciones.

2.4.3 Despacho de fábrica: Preparación de los productos para su envío al cliente o a depósito, consignándolos al cargador o informando a los interesados.

a) Preparación del artículo para los cargadores y carga.

b) Comunicación de los datos referentes a despacho.

2.4.4 Obtención de materiales: Suministrar, cuando se necesite, todos los materiales directos e indirectos necesarios para completar un envío.

a) Análisis de notas de ventas y listas de materiales.

b) Emisión de pedidos.

2.4.5 Calendario de operaciones: Especificación de la combinación más práctica de dónde y cuándo realizar cada actividad requerida para completar una orden.

a) Registro de carga de equipos.

b) especificación de la mejor alternativa del proceso.

c) Especificación del tiempo y lugar para cada actividad.

2.4.6 Obtención de herramientas, plantillas y accesorios: Suministrar cuando se necesitan, las herramientas, plantillas y accesorios requeridos para complementar una orden.

a) Análisis de las hojas de instrucciones para la operación.

b) Solicitud de los elementos necesarios.

2.4.7 Distribución de instrucciones para la producción: Emisión de comunicaciones para guiar, recoger información sobre la realización de cada tarea necesaria para complementar una orden.

a) Colección y preparación de todas las instrucciones y anexos.

b) Reproducción de las copias necesarias.

c) Distribución de las copias a las áreas afectadas.

2.4.8 Activación: Iniciar las tareas de producción entregando instrucciones para la planificación de la producción de los interesados de acuerdo al calendario previsto y secuencia de tareas. Distribución de las hojas de trabajo a los interesados.

2.4.9 Curso de la producción: Asistencia de las actividades de fabricación para seguir el calendario previsto por la función de planificación de la producción.

a) Investigación de las observaciones del calendario.

b) Informe de las desviaciones a los interesados.

2.4.10 Informe de ejecución: Comparación de los resultados de la producción respecto a las instrucciones previas.

a) Colección de datos sobre el trabajo realizado.

b) Informes sobre los resultados de la fabricación.

2.4.11 Almacenamiento: Protección y despacho de los artículos utilizados para fabricar el producto, prestar servicios u operar la fábrica. Incluye recibir, proteger y entregar los artículos en el almacén.

2.4.12 Control de las existencias: Establecer que artículos, además de los productos terminados deben almacenarse, en qué cantidad y donde; documentar estas decisiones en registros y solicitudes de adquisición.

a) Determinar lotes económicos.

b) Determinar existencias mínimas.

c) Estandarizar los artículos almacenados.

2.5 FUNCIÓN DE FABRICACIÓN: Es para la manufactura de los productos a vender, cambiando la forma, composición o combinación de materiales, partes o conjuntos.

2.5.1 Fabricación de elementos: Creación de unidades básicas de un producto completo. Producción de las partes.

2.5.2 Sub montajes: Unión de dos o más elementos para formar una porción del producto completo. Es combinar las partes.

2.5.3 Montaje final: Unión de dos o más partes, o partes ya montadas, para formar el producto completo. Es producir el producto terminado.

2.5.4 Servicio y reparación: Acondicionamiento de productos desgastados o mal fabricados o partes o elementos, para cubrir las especificaciones de calidad establecidas.

Reparación de productos o partes mal producidas o desgastadas.

2.6 FUNCIÓN DE CONTROL DE CALIDAD: Es establecer límites aceptables de variación en los atributos de un producto o informar el estado en que se mantiene el producto dentro de esos límites.

2.6.1 Desarrollo de métodos de control: Establecimiento de medios para prevenir o limitar la producción de partes o productos no aceptados.

a) Análisis de las especificaciones de calidad del producto.

b) Especificación de los lugares de métodos de inspección y control.

2.6.2 Control de medidas: Mantenimiento de la exactitud de los elementos o instrumentos utilizados en las actividades de inspección.

a) Registro de ubicación y conservación de instrumentos.

b) Almacenaje de instrumentos no utilizados.

c) Inspección y reparación de instrumentos.

2.6.3 Inspección y ensayos: Conducción de mediciones y análisis de control de calidad; rechazo de productos; recomendaciones de suspensión de producciones defectuosas y notificación a los interesados.

a) Apreciación de calidad de los productos.

b) Mantenimiento de gráficos de control.

c) Rechazo o aceptación de productos.

2.6.4 Reclamaciones de clientes: Investigación e informe sobre la responsabilidad y producción de artículos encontrados defectuosos por los compradores, y adopción de medidas para corregir las operaciones defectuosas.

a) Investigaciones de validez de la queja de clientes.

b) Asesoramiento a los interesados de la responsabilidad de la compañía.

c) Modificación de las operaciones y productos.

2.6.5 Recuperación de materiales: Determinación de los métodos más económicos de utilización o disposición de los artículos rechazados o fuera de uso, y su preparación para el nuevo uso o disposición.

a) Análisis de subproductos y sobrantes, o artículos fuera de uso.

b) Determinación de su destino.

c) Preparación para su uso o venta.

• I. TERCERA AREA DE COMERCIALIZACIÓN:

Característica.- Se ocupa de todo lo concerniente a la dirección y estímulo de la corriente de mercaderías del productor al consumidor o usuario. Tiene 6 funciones.

TERCER AREA

3.1 FUNCIÓN DE INVESTIGACIÓN DEL MERCADO: Reunión, registro y análisis de los hechos relacionados con la transferencia y venta de productos.

3.1.1 Análisis del mercado: Medición y evaluación de la extensión del mercado y determinación de sus características.

a) Medición de la extensión del mercado.

b) Determinación de las características del mercado.

3.1.2 Determinación de las características del consumidor: Análisis de la actitud de los consumidores, sus reacciones y preferencias.

a) Obtener las reacciones del consumidor a las especificaciones y precios del producto.

b) Análisis de las preferencias del consumidor.

3.1.3 Análisis de problemas de distribución: Obtener hechos para formular políticas y planes de comercialización.

a) Reunir, analizar e interpretar los datos.

b) Recomendar políticas comerciales.

3.2 FUNCIÓN DE PUBLICIDAD: Presentación no personal y promoción de ideas, productos o servicios, por cuenta de un tercero.

3.2.1 Planteamiento de la campaña: Desarrollo del programa de publicidad.

a) Preparación del presupuesto de publicidad.

b) Planeación y calendario del programa.

c) Medición de la efectividad del programa de publicidad.

3.2.2 Preparación de textos: Desarrollo de temas que atraigan la psicología del consumidor, para emplearlos como base de la publicidad.

a) Estudio de motivaciones.

b) Selección de recursos.

c) Preparación de textos.

d) Medición de su efectividad.

3.2.3 Selección de medios: Determinación de los medios físicos a utilizar para transmitir las presentaciones publicitarias.

a) Selección de medios.

b) Análisis de su amplitud de difusión.

c) Medición de su efectividad.

3.2.4 Producción: Diseño y producción mecánica del material publicitario.

a) Bocetos.

b) Planchas, artistas, etc.

c) Impresión.

3.3 FUNCIÓN DE PROMOCIÓN DE VENTAS: Suplementación y coordinación de ventas y propaganda personal, para mayor efectividad.

3.3.1 Desarrollo del programa: Selección y dirección de promociones especiales.

a) Selección de programas.

b) Preparación y dirección de programas.

3.3.2 Elementos auxiliares para las ventas: Desarrollo de catálogos, materiales para exhibición, impresos, elementos para distribuidores y similares.

a) Selección de elementos auxiliares para las ventas.

b) Preparación y distribución de éstos.

3.4 FUNCIÓN DE PLANEAMIENTO DE VENTAS: Planeamiento para comercializar los productos convenientes en el lugar, cantidad, tiempo y predio adecuados.

3.4.1 Determinación de políticas de venta: Desarrollo de líneas de acción y métodos de venta.

a) Determinación de los productos a vender.

b) Formulación de los planes de venta.

c) Selección de los canales de distribución.

3.4.2 Presupuesto: Preparación de estimaciones del monto de ventas y del costo de éstas en un período especificado.

a) Estimación de venta.

b) Fijación de las cuotas de venta.

c) Estimación de los costos de venta.

3.4.3 Política de precios: Determinación del precio y las condiciones de venta.

a) Política de precios y utilidades.

b) Precio de los productos y listas de precios.

3.4.4 Compras: Adquisición de mercaderías para la reventa.

a) Selección de las mercaderías a adquirir.

b) Selección de las fuentes de abastecimiento.

c) Negociación de precios, plazos de pago y fechas de entrega.

d) Colocación de pedidos.

3.4.5 Embalaje: Desarrollo de los envases o envolturas para los productos que se venden envasados.

a) Determinación de los requerimientos funcionales.

b) Determinación de la necesidad de auxiliar la venta.

c) Prueba del envase.

e) Especificación del envase.

3.5 FUNCIÓN DE OPERACIONES DE VENTA: Transferencia de los productos a clientes a cambio de dinero.

3.5.1 Obtención de vendedores: Reclutamiento y selección del personal de ventas.

a) Análisis de las necesidades del puesto.

b) Especificaciones del puesto.

c) Análisis de las fuentes potenciales de empleados.

d) Pruebas a los solicitantes.

e) Referencias de los solicitantes.

f) Evaluación.

3.5.2 Entrenamiento de vendedores: Orientación e instrucción del personal de ventas.

a) Proporcionar las técnicas de venta.

b) Conducir las clases de entrenamiento.

c) Entrenamiento en la calle.

3.5.3 Dirección de vendedores: Control de las actividades del personal de ventas.

a) Asignaciones de vendedores a zonas o itinerarios.

b) Fijación de rendimiento standard.

c) Supervisión de vendedores.

3.5.4 Remuneración de vendedores: Determinación de las bases para pagar al personal de ventas por sus servicios.

a) Selección del plan o bases.

b) Administración del plan.

3.5.5 Servicio de pedidos: Suministro de información respecto a consultas o pedidos.

a) Contestación de consultas.

b) Cotizaciones de precios.

c) Trámites de pedidos.

3.5.6 Ventas: Estímulo de solicitudes de compra de productos de la compañía por probables clientes.

a) Selección de clientes en potencia.

b) Convencerlos de las necesidades de adquirir los productos.

c) Obtención de los pedidos.

3.6 FUNCIÓN DE DISTRIBUCIÓN FÍSICA: Movimiento de los productos desde el lugar de almacenamiento al punto de consumo o utilización.

3.6.1 Almacenes: Mantenimiento de mercaderías en depósito para despacho a clientes.

a) Determinación de lugares de almacenamiento y su capacidad.

b) Recepción o inspección de los productos.

c) Actividades de almacenamiento.

3.6.2 Expedición: Entrega de los productos a los clientes.

a) Preparación de envíos.

b) Selección de medios de transporte.

c) Entrega de productos.

3.6.3 Servicio del producto: Asegurar un razonable funcionamiento del producto para satisfacción del cliente.

a) Devoluciones, reparaciones y reemplazos.

b) Creación y administración de garantías.

c) Servicio técnico a los clientes.

• I. CUARTA AREA.- DE FINANZAS Y CONTROL:

Característica.- Tiene por objeto la planificación, dirección y medición de los resultados de las operaciones monetarias de la compañía. Tiene 2 funciones.

CUARTA AREA

4.1 FUNCIÓN DE FINANZAS: Se ocupa de la obtención de los fondos de operación adecuados a un costo mínimo, de la inversión de los fondos sobrantes en las mejores condiciones y del mantenimiento de una buena reputación pecuniaria de la compañía.

4.1.1 Planificación financiera: Predicción de la necesidad de obtener e invertir fondos y planear los métodos más ventajosos.

a) Estimación de las necesidades de fondos para inversiones de capital.

b) Planificación de las necesidades de capital operativo.

c) Estimación de las condiciones del mercado monetario.

d) Predicción del efecto sobre el estado financiero de acontecimientos anticipados.

e) Predicción de los mejores métodos para adquisición o inversión de fondos.

4.1.2 Administración de impuestos: Planificación y administración de las cargas impositivas de la compañía.

a) Evaluación de los efectos de los impuestos sobre las actividades contempladas.

b) Reducción de los impuestos al mínimo.

c) Relaciones con los organismos impositivos, incluyendo la presentación de declaraciones.

4.1.3 Relaciones financieras: Mantenimiento de relaciones con los acreedores e inversores existentes o potenciales, respecto a todos los aspectos financieros, incluyendo la obtención y registración de fondos.

a) Mantener la buena voluntad de los financistas e inversores.

b) Informes financieros a los interesados.

c) Negociación de acuerdos financieros.

d) Administración de inversiones.

e) Administración de fondos de pensiones y similares.

4.1.4 Custodia de fondos: Control del trámite físico de las cobranzas y desembolsos.

a) Recepción y entrega de fondos.

b) Protección de fondos.

4.1.5 Créditos y cobranzas: Control del riesgo de incobrables y cobranzas de deudas atrasadas.

a) Política de créditos.

b) Investigación de informes para créditos.

c) Cobranza de deudas atrasadas.

4.1.6 Seguros: Obtener y mantener la adecuada protección financiera contra los riesgos a que está expuesta la compañía.

a) Apreciación y valuación.

b) Planificación y negociación de la cobertura.

4.2 FUNCIÓN DE CONTROL: Mantenimiento de registros y preparación de informes para cumplir los requisitos legales e impositivos y para medir los resultados de las operaciones de la compañía; proveer servicios contables estructurados para su uso por la dirección de la empresa en la planificación y control del negocio.

4.2.1 Contabilidad general: Registración formal de lo que la compañía posee, de lo que debe y se le adeuda, de los resultados y de lo que vale.

a) Registros impositivos y relacionados.

b) Preparación de informes contables periódicos y balance.

c) Cuentas a cobrar y facturación.

d) Cuentas a pagar y desembolsos.

4.2.2 Contabilidad de costos: Registración de los costos incurridos en relación a los trabajos realizados.

a) Registro de costos históricos.

b) Registro para cómputos y pago de haberes al personal y deducciones.

c) Confección de costos estándar.

d) Estimación de costos.

4.2.3 Planificación y presupuesto: Participación en el planeamiento y control de operaciones, planificando y midiendo ingresos, costos y utilidades; organización de la información financiera y contable para tomar decisiones y comparar los resultados con los planes.

a) Proyección de resultados de distintas alternativas.

b) Confección de costos planificado para operaciones, productos y servicios.

c) Confección de presupuestos y gastos planificados sobre planes autorizados.

d) Medición de los resultados reales respecto a planes y estándar y análisis de las variaciones.

4.2.4 Auditoría interna: Verificación de la exactitud de los registros y adhesión a prácticas estándar.

a) Auditoría de registros financieros.

b) Auditoría de conformidad a procedimientos estándar.

4.2.5 Sistemas y procedimientos: Recomendación de métodos efectivos para cumplir el trabajo administrativo para ejercer control y facilitar la acción.

a) Control de la operación y uso de formularios e informes.

b) Confección de métodos de trabajo de oficina.

c) Medición del trabajo de oficina.

• I. QUINTA AREA.- DE ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL:

Característica.- Comprende todo lo relacionado con el desarrollo y administración de políticas y programas que provean una estructura organizativa eficiente, empleados calificados, tratamiento equitativo, oportunidades de progreso, satisfacción de trabajo y adecuada seguridad de empleo. Tiene 5 funciones.

QUINTA AREA

5.1 FUNCIÓN DE RECLUTAMIENTO: Lograr todos los puestos estén cubiertos por personal competente, a un costo razonable.

5.1.1 Búsqueda: Ubicación de postulantes calificados para atraerlos llenando puestos vacantes.

a) Análisis de las necesidades del cargo.

b) Desarrollo de especificaciones de trabajo.

c) análisis de las fuentes de empleados potenciales.

d) Atracción de los posibles postulantes.

5.1.2 Selección: Análisis de la capacidad de los aspirantes para decidir cuál tiene mayores posibilidades.

a) Entrevista de los postulantes.

b) Prueba de ellos.

c) Investigación de preferencias.

d) Evaluación de los postulantes.

5.1.3 Instrucción: Entrenamiento e información a los empleados nuevos necesaria para que cumplan sus obligaciones eficientemente.

a) Orientación de los nuevos empleados.

b) Determinación de las necesidades de instrucción de los nuevos empleados.

c) Seguimiento de la actuación de los nuevos empleados.

5.1.4 Ascensos y transferencias: Colocación de los empleados actuales en puestos que utilicen mejor su capacidad.

a) Análisis de las especificaciones de trabajo.

b) Análisis de la capacidad de los empleados.

c) Prueba y evaluación de los empleados.

d) Determinación de las necesidades de instrucción de los nuevos empleados.

e) Seguimiento de la actuación en el nuevo puesto.

5.1.5 Despido: Terminación de las relaciones con los empleados en la forma más beneficiosa para ellos y la compañía.

a) Realización de la entrevista de egreso.

b) Análisis de las bajas.

5.2 FUNCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE SUELDOS Y JORNALES: Lograr que todos los empleados estén remunerados adecuada y equitativamente.

5.2.1 Clasificación de empleados: Asignación oficial de cada empleado a una posición que defina clara y precisamente sus responsabilidades y requerimientos.

a) Preparación de especificaciones de trabajo.

b) Asignación de un título adecuado a cada cargo.

c) Revisión periódica de la corrección de las especificaciones de trabajo.

5.2.2 Determinación de escalas: Fijación de valores monetarios de los puestos en forma justa y equitativa respecto a otros puestos en la compañía y a puestos similares en el mercado de trabajo.

a) Análisis de puestos según los describen las especificaciones.

b) Evaluación de puestos.

c) Realización de encuestas sobre escalas de sueldos y su construcción.

5.2.3 Calificación de méritos: apreciación objetiva de la actuación de todos los empleados con relación a los deberes y responsabilidades del cargo asignado.

a) Desarrollo de programas de calificación de méritos.

b) Revisión de las calificaciones de méritos.

c) Análisis de los resultados de las calificaciones de méritos.

5.2.4 Compensación suplementaria: Provisión de incentivos monetarios además de los sueldos y jornales básicos para promover iniciativas de ejecución.

a) Planificación y administración de programas de participación en los beneficios.

b) Planificación y creación de planes de compra de acciones.

c) Planificación y creación de planes de gratificaciones.

d) Planificación y creación de planes de jubilación.

5.2.5 Control de horarios: Fijación de horas de trabajo y períodos de inasistencia con goce de haberes o sin él, que sean justos tanto para el empleado como para la compañía.

a) Planificación y administración de políticas sobre horarios de trabajos o inasistencias.

b) Planificación y administración de planes de vacaciones.

5.3 FUNCIÓN DE RELACIONES INDUSTRIALES: Asegurar que las relaciones de trabajo entre la dirección de la empresa y los empleados, y que la satisfacción en el trabajo y oportunidad de progreso del personal en la compañía, sean desarrollados y mantenidos siguiendo los mejores intereses de la compañía y de los empleados.

5.3.1 Comunicaciones: previsión de los medios y el clima para desarrollar ideas o intercambiar información en toda la compañía.

a) Desarrollo de canales para presentar información a los empleados.

b) Planeamiento y administración de un sistema de sugerencias

c) Realización de encuestas de opinión

d) Desarrollo de procedimientos para la solución de quejas

5.3.2 Negociación colectiva: lograr concordancia con las organizaciones de empleados reconocidas oficialmente y establecidas legalmente, de la manera que mejor contemple los intereses de la compañía y sus empleados.

a) Fijación de reglas de conducta y disposiciones.

b) Establecimiento y administración de medidas disciplinarías

5.3.3 Investigación de personal: Desarrollo de métodos y medios para mejorar las actividades del personal, condiciones de trabajo, relaciones con el personal y calidad del personal de la compañía.

a) Análisis de técnicas y problemas del personal.

b) Recomendación de mejores prácticas.

5.4 FUNCIÓN DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN: Asegurar que la compañía esté eficientemente organizada e integrada por personal capaz.

5.4.1 Planeamiento de la organización: Determinación de la estructura organizativa y necesidad del personal que más efectiva y económicamente llenará los objetivos de la compañía.

a) Análisis de los requerimientos de los cargos claves.

b) Análisis de la estructura de la organización.

c) Recomendación de cambios en la organización.

d) Estimación de las necesidades de personal y fuentes para obtenerlo.

5.4.2 Desarrollo del personal: Fijar estándar de rendimiento de los puestos clave e identificación de las áreas en las que los actuales empleados deben manejarse para cumplir sus funciones.

a) Desarrollo de estándar de rendimiento.

b) Apreciación del trabajo realizado.

c) Planeamiento de programas de desarrollo individual.

5.4.3 Instrucción: Desarrollo del personal existente a su potencial máximo para obtener los rendimientos establecidos.

a) Planeamiento y preparación de programas de instrucción.

b) Adiestramiento de instructores.

c) Conducción de programas de instrucción.

d) Evaluación de los resultados de los programas de instrucción.

5.5. FUNCIÓN DE SERVICIOS PARA EMPLEADOS: Mantenimiento del bienestar general de los empleados en sus tareas y asistencia en los problemas relacionados con sus seguridad y bienestar personal.

5.5.1 Servicios médicos: Prevención de enfermedades y dolencias físicas y curas de enfermedades, dolencias y heridas sufridas por los empleados en su trabajo.

a) Desarrollo y administración de programas preventivos.

b) Exámenes de ingresos.

c) Proporcionar tratamientos médicos.

d) Educación sanitaria.

5.5.2 Recreación: Provisión de programas e instalaciones para la distracción de los empleados en sus momentos libre para hacer más atractivo y satisfactorio el trabajo en la compañía.

a) Conducción de actividades atléticas y sociales.

b) Provisión de instalaciones de recreo y administración de su uso por los empleados.

5.5.3 Servicios personales: Provisión de servicios para asistir a los empleados en su vida diaria y contribuir a su satisfacción en el empleo.

a) Consejo o protección por seguro.

b) Asesoramiento legal.

c) Asistencia por problemas de transporte o vivienda.

d) Cooperativa de crédito.

e) Comedor.

f) Máquinas vendedoras automáticas.

5.5.4 Protección: Adopción de métodos adecuados de protección para salvaguardar la compañía, sus empleados y propiedades de robo, fuego, espionaje y riesgos similares.

a) Servicio de guardias o serenos.

b) Organización del servicio de extinción de incendios.

c) Desarrollo y administración de reglas de seguridad.

5.5.5 Seguridad: Desarrollo y mantenimiento de instalaciones y procedimientos adecuados para protección de accidentes de trabajo.

a) Fijación de reglas de seguridad.

b) Inspección de seguridad.

c) Prevención o eliminación de riegos.

d) Investigación de accidentes.

e) Educación en prácticas de seguridad.

• I. SEXTA AREA.- DE RELACIONES EXTERNAS:

Característica.- Se ocupa de la planificación, ejecución y coordinación de las relaciones de la compañía con todo el público o elementos seleccionados con el fin de lograr la aceptación de la compañía, sus objetivos y su conducta. Tiene 2 funciones.

SEXTA AREA

6.1 FUNCIÓN DE COMUNICACIONES E INFORMACIÓN: Planificación, recomendación o aprobación de las noticias que se suministran a la prensa y que se anticipa influirán en la opinión pública hacia la compañía.

6.1.1 Apreciación de la actitud y opinión: Acumulación y evaluación de las opiniones y actitudes del público hacia la compañía y recomendación de los métodos para mejorarla.

a) Conducción de investigaciones de opinión y actitud pública.

b) Evaluación de los efectos de las políticas y prácticas de la compañía.

c) Planificación y recomendación de métodos para mejorar o corregir la opinión.

6.1.2 Intercambio de información con empleados: Creación y mantenimiento de intercambios de información, formales e informales, con empleados y familiares inmediatos, como ciudadanos y miembros de la comunidad.

a) Publicación o consejo sobre la publicación de órganos periodísticos.

b) Consejo sobre métodos para suministrar noticias a los empleados.

c) Aconsejar sobre la preparación de anuncios especiales, información y manuales o folletos de adoctrinamiento.

6.1.3 Comunicaciones a acreedores e inversores: Reunir, preparas y distribuir informes a las partes interesadas financieramente en la compañía y sus actividades.

a) Preparación de memorias anuales e información similar.

b) Planificación o consejo sobre la conducción de las asambleas de accionistas, ordinarias o extraordinarias.

6.1.4 Comunicaciones públicas: Preparación o aprobación de información que pertenece o será identificada con la compañía y sus actividades.

a) Preparación, aprobación o recomendación de la naturaleza o forma de las informaciones divulgadas por los directivos.

b) Divulgación de información aprobada por medios normales.

c) Mantener relaciones efectivas con los medios de comunicación en masa.

d) Aprobación de todos los artículos o alocuciones públicas por representantes de la compañía.

6.2 FUNCIÓN DE COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES PÚBLICAS: Recomendación y coordinación de la participación de la compañía en programas que se espera crearán buena voluntad o proporcionarán ventajas económicas.

6.2.1 Participación en actividades cívicas: Recomendación y coordinación de la participación de la compañía en proyectos públicos, en beneficio de la nación, la comunidad o algún segmento de la población.

a) Evaluación de las asociaciones cívicas, sociales, educacionales y de caridad.

b) Recomendación de la forma y amplitud de la contribución de la compañía.

c) Coordinación de la participación de la compañía.

6.2.2 Relaciones con sociedades y asociados: Recomendación y coordinación de la participación de la compañía en organizaciones industriales, empresarias, técnicas y profesionales.

a) Evaluación de los beneficios de la organización.

b) Recomendación de la forma y extensión de la participación de la compañía.

c) Coordinación de la participación de la compañía.

• I. SEPTIMA AREA.- DE SECRETARIA Y LEGALES:

Característica.- Se ocupa del cumplimiento directo o por terceros de los deberes establecida en los estatutos y reglamentos de la sociedad, apreciación y consejo de la compañía sobre todas las fases de sus operaciones y relaciones desde un punto de vista legal.

SEPTIMA AREA

7.1 FUNCIÓN DE SECRETARIA: Asesoramiento, preparación y protección de los anuncios y registros documentando acciones o propósitos de los propietarios de la compañía, sus representantes y la empresa como entidad legal.

7.1.1 Accionistas: Asesoramiento, preparación y protección de anuncios y registros de actos o reuniones de los propietarios de la compañía.

a) Asesoramiento y preparación del orden del día, avisos de reuniones poderes y resoluciones que requieran decisión por los accionistas.

b) Administración de poderes (recolección, recuentos y clasificaciones).

c) Preparación de actas y otros registros de lo actuado por los accionistas.

d) Atención de reclamaciones y conflictos con o entre los accionistas.

e) Mantenimiento de los registros de transferencias de acciones.

7.1.2 Directorio: asesoramiento, preparación y protección de anuncios y registros de actos o propósitos de los representantes designados por los propietarios de la compañía.

a) Asesoramiento y preparación de órdenes del día y resoluciones y actos y propósitos del directorio.

b) Preparación de actas y otros registros de las reuniones y actos del directorio.

c) Asesoramiento y decisión sobre cuestiones relativas a la estructura de las comisiones.

7.1.3 Sociedad: Preparación de informes y custodia de los documentos legales de la sociedad.

a) Preparación de informes sobre la actividad societaria en general, excluyendo impuestos.

b) Custodia del sello de la sociedad, acta de constitución, certificado de registro y documentos similares.

c) Custodia de todos los instrumentos legales.

7.2 FUNCIÓN DE LEGALES: Asesoramiento, preparación de documentos, representación de la compañía en relación a la supervisión y obligaciones estatutarias.

7.2.1 Empresa: Asesoramiento y preparación de instrumentos legales o necesarios para el establecimiento y funcionamiento de la compañía.

a) Asesoramiento, preparación de documentos, legales y representación de la compañía en todos los aspectos relativos a la creación y funcionamiento de la sociedad.

b) Asesoramiento y preparación de instrumentos legales y decisión sobre aspectos de la constitución de la sociedad.

c) Asesoramiento y decisión sobre la necesidad o conveniencia de obtener el consentimiento de los accionistas y métodos para obtenerlos.

d) Asesoramiento y preparación de documentos legales necesarios para el giro comercial, cumplimiento de las leyes y protección de la compañía en distintas comunidades políticas.

e) Asesoramiento sobre el efecto de la estructura organizativa sobre impuestos, franquicias legales y relaciones con compañías subsidiarias o integradas.

f) Asesoramiento y acción para evitar la sanción de legislación punitiva y restrictiva.

7.2.2 Empleados: Asesoramiento y preparación de instrumentos legales o necesarios para las relaciones de la compañía con sus empleados.

a) Asesoramiento y preparación de instrumentos legales para representar a la compañía en planes de beneficios sociales.

b) Asesoramiento y preparación de instrumentos legales para contratos de empleo.

c) Asesoramiento y preparación de instrumentos legales para representar a la compañía en convenios colectivos de trabajo y situaciones relacionadas.

d) Asesoramiento y acción para evitar los efectos de la legislación punitiva y restrictiva.

7.2.3 Asesoramiento en finanzas: Asesoramiento y preparación de los instrumentos necesarios para representar a la compañía en relación a transacciones monetarias.

7.2.4 Patentes: Asesoramiento y preparación de documentos necesarios en relación con la protección de sus productos, procesos, marcas, etc.

a) Asesoramiento preparación de convenios sobre derechos de invención y descubrimientos realizados por empleados.

b) Asesoramiento y preparación de instrumentos legales para asegurar y proteger patentes, marcas y licencias, y preparar y realizar convenio de regalías.

c) Asesoramiento y acción para evitar la sanción de legalización punitiva y restrictiva.

APORTE INVESTIGATIVO DE UNIVERSITARIOS DE LA MATERIA SISTEMAS ORGANIZACIONALES:

DOCENTE: Lic. DAEM. Nora Beatriz Durán Tapia

UNIVERSITARIOS

Autor:

Enviado por:

Daniel

dan_love.youtierno[arroba]hotmail.com