Lineamientos de control interno de las cuentas por cobrar

Introducción

La presente investigación tiene como propósito implementar lineamientos contables para el control de las cuentas por cobrar que se llevan en el departamento de cobranza, y además complementan los contenidos académicos fundamentales que se deben desarrollar en la cuentas por cobrar, dicha investigación se titula Lineamientos de control interno de las cuentas por cobrar para el manejo eficiente de los recursos financieros del departamento de cobranza de la empresa grupo ferre-gases C.A.

Hoy en día las empresas privadas requieren de personas que sepan desenvolverse con propiedad, identificando oportunidades y amenazas presentes en el torno y detectando puntos fuertes y débiles que se deben reforzar o eliminar de la organización.

Para poder administrar con eficiencia y eficacia una organización, es importante la información que ella disponga, de manera que nos muestre todo lo que puede o no suceder en su entorno. Por consiguiente, se necesita de una herramienta que suministre información a sus empleados.

CAPITULO I

El problema

Planteamiento del problema.

La contabilidad es una actividad de servicio, su función es la de proporcionar información cuantitativa acerca de la entidad económica, siendo esta información primordialmente de naturaleza financiera y de utilidad para seleccionar la mejor alternativa y el mejor curso de acción al realizar la toma de decisiones.

La unidad básica de la contabilidad son las cuentas, en las que se refleja todo el movimiento de ingreso y egreso de las finanzas de cualquier organización.

Las Cuentas por Cobrar son al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa u organización que le generaran un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante, se originan de las ventas a crédito, los préstamos personales. Este tipo de cuenta tiene saldo deudor.

A nivel mundial las Cuentas por Cobrar son de gran importancia para las empresas, ya que la mayor parte de las ventas que realizan las empresas o negocios en la actualidad son realizados a crédito y en muchos casos respaldadas por facturas, las cuales ya sabemos que están registradas desde el punto de vista de la contabilidad, dentro de las Cuentas por Cobrar.

Cabe destacar que las Cuentas por cobrar o créditos constituyen hoy en día la clave en el desarrollo exitoso de los negocios, son dinero esperando a ser tomado, además es el activo de mayor disponibilidad después del efectivo en caja y bancos, ya que a diferencia del inventario estas no pasan por proceso de manufacturas, almacenaje. Traslado y colocación con los clientes.

La Contabilidad es de uso obligatorio para las entidades financieras con fines de lucro, sin fines de lucro, organizaciones sociales, cualquier institución que maneje recursos financieros o no financieros.

La industria venezolana ha asumido el reto de plantearse cambios estructurales y sistemáticos profundos en todas y en cada una de las áreas organizacionales trayendo esto como consecuencia el perjuicio y la disminución de su capital.

Hoy día, muchas de las empresas venezolanas acarrean consecuencias gracias a los grandes cambios que han tenido los sectores económicos no siendo la excepción Grupo Ferre-gases C.A., ya que se han visto en la obligación de adaptarse a las condiciones predominantes del país. La desaparición de muchas de las empresas que no han tenido éxito en este proceso de adaptación la cual se deriva de la falta de conocimientos de las empresas a la hora de gerencial. Los procesos administrativos son la esencia que da vida a las organizaciones. Algunas de las empresas que cerraron sus puertas lo hicieron por falta de conocimiento sobre el control interno en las áreas administrativas y gerenciales, descontroles internos en el departamento de cobranza trae como consecuencias retraso en el cobro y en la contabilidad de la empresa, se pueden considerar como fallas graves en los manejos administrativos, los siguientes:

• Falta de datos necesarios en la facturas.

• Otorgación de créditos sin requisitos completos.

• No llevar el control del vencimiento de las facturas.

• No llevar un programa de cobros.

Es por ello que los objetivos no se cumplen, ya que al no haber un buen funcionamiento en el sistema de cobranza no puede haber buenos resultados, lo cual afecta a la organización ya que no existe una liquidez que asegure la estabilidad y solidez de la empresa Grupo Ferre-gases C.A., como consecuencia de no cancelar al día las facturas que le tienen vencidas lo que imposibilita las inversiones y operaciones que esta requiere para subsistir.

Debido a estos inconvenientes se debe implantar lineamientos en el control interno que sea acorde con las exigencias del departamento, como también establecer nuevas políticas de cobros. Teniendo en cuenta el control interno, se puede definir un plan el cual puede mantener estabilidad en la empresa y realizar satisfactoriamente las operaciones.

La mejor manera de llevar a cabo este plan es:

• Enviar debidamente y sin retraso los estados de cuentas.

• Revisar mensualmente las facturas vencidas.

• La línea de crédito debe estar actualizado con respecto al historial de pago.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

• Objetivo General:

• Establecer lineamientos del control interno de las cuentas por cobrar para el manejo eficiente de los recursos financieros del departamento de administración de la Empresa Grupo ferre gases C.A.

• Objetivos Específicos:

• Establecer las funciones de cada unos de los integrantes del área de cuentas por cobrar fijando las responsabilidades pertinentes a cada cargo.

• Formular los requisitos para la concesión de créditos de clientes y el valor máximo de créditos.

• Establecer políticas de cobro para el departamento de cuentas por cobrar.

• Presentar formatos para el control de las actividades del departamento de cuentas por cobrar.

• Aplicar un control interno para mejorar el funcionamiento del departamento de cuentas por cobrar.

• Justificación:

Es de gran inquietud la manera como está afectada la empresa Grupo Ferre gases C.A., por el procedimiento de cobro de cuentas a los clientes, de esta manera se retarda el flujo de dinero afectando el departamento contable y arrastrando los saldos incorrectos que tienen las cuentas por cobrar.

Este proyecto va a determinar los problemas en dicho departamento y al mismo tiempo plantea soluciones que mejorarán directamente el sistema contable y la solvencia de las cuentas. Alcanzar este objetivo contribuye a generar bases sólidas que permitan controlar y agilizar la actividad administrativa.

Con la elaboración de un control interno se persigue el cumplimiento de objetivos deseados, mediante el establecimiento favorable a la ejecución por personas que operan en las funciones de un departamento, así como también el desarrollo de la organización y obtener satisfactoriamente un estado elevado de excelencia de manera que logrando la esperada rentabilidad en la cobranza se logra un éxito y mejor funcionamiento en la organización.

CAPITULO II

Marco teórico

Antecedentes de la Investigación:

El problema se originó por falta de conocimientos de los procesos administrativos, específicamente en el departamento de cobranza, ya que los controles internos de estos carecen de atención en las operaciones específicamente en las cuales deben exigir ciertos requisitos para los trámites administrativos en los cuales estos son indispensables.

Alvarado S. y Pérez (2.006) en su trabajo de Grado "Propuestas de normas y procedimientos para optimizar el proceso de facturación en la Empresa Distribuidora Química C.A. (Di química)", indica que tuvo como Objetivo General proponer normas y procedimientos para optimizar el proceso de facturación, los lineamientos metodológicos utilizados fueron de proyecto factible, apoyado en una investigación de campo con base documental y descriptiva.

La población u objeto del estudio estuvo conformada por 5 personas, los investigadores elaboraron un instrumento para recolectar datos, el mismo fue elaborado en preguntas, después de aplicar el instrumento se realizó el análisis de los datos. El análisis obtenido permite elaborar el manual de normas y procedimientos para optimizar el proceso de facturación en la empresa.

Escobar. O y Loyo. N (2.006) en su trabajo de grado. "Creación del Proceso de Crédito y Cobranza en la empresa CAV Importaciones C.A. en la sucursal de Puerto Cabello, Estado Carabobo", señala que esta compañía se dedica a la Importación y Exportación de Mercancía; el problema que se presenta es que carece de un proceso de créditos, y cobranzas y no se actualizan los libros auxiliares de ventas a créditos ni el auxiliar de cuentas por cobrar a tiempo, se tiene como objetivo general proponer la creación del proceso de crédito y cobranza para garantizar la eficacia de las cuentas por cobrar en la empresa.

Este proyecto se realizó siguiendo los lineamientos de un proyecto factible, apoyado en un estudio de campo documental y descriptivo. La población tuvo constituida por nueve (9) sujetos, se aplicó un cuestionario de preguntas cerradas (si o no). De esta manera se pudo deducir que los empleados de las empresas estaban de acuerdo con la implantación del proceso de crédito y cobranzas.

Moreno. R. Ocampo. S (2.008) "Diseñó de un sistema contable computarizado que optimice las actividades de facturación y registros contables de la empresa Puerto Motriz C.A., ubicada en Puerto Cabello, Estado Carabobo".

El propósito fundamental de la investigación realizada fue el estudio de la situación que presentan los procesos administrativos y contables en la empresa Puerto Motriz C.A., por lo cual se planteó la necesidad de automatizarlos a través de la implementación de un programa contable existente en el mercado y adaptable a la organización.

El estudio está enmarcado dentro de la modalidad de Proyecto Factible, para la realización de la investigación, se procedió al levantamiento de la información mediante la técnica de encuesta y el instrumento cuestionario, aplicando una población y muestra de 03 personas, el cual permitió diagnosticar la situación de la organización.

La relación que existe entre los antecedentes citados y el presente trabajo especial de grado, es que se realizan bajo la modalidad de un proyecto factible y están apoyadas en investigaciones de campo, tratan de Optimizar el proceso de Facturación, Creación de Procesos de créditos y Cobranzas. Los conectivos de estudios esta directamente o indirectamente relacionado con nuestro estudio.

Bases teóricas:

Debido a los cambios que se deben hacer en un departamento con problemas, como le está sucediendo a Ferre gases C.A., con el departamento de cuentas por cobrar el cual necesita un control interno para su mejoramiento, a continuación se plantean todas las bases que le dan solidez a dicha investigación.

La Contabilidad.

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos  y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.

Importancia de la contabilidad.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

Función de la contabilidad.

Controlar: Para que los recursos de las entidades puedan ser administrados en forma eficaz, es necesario que sus operaciones sean controladas plenamente, requiriéndose establecer antes el proceso contable y cumplir con sus fases de: sistematización, valuación y registro.

Informar: El informar a través de los estados financieros los afectos de las operaciones practicadas, independientemente de que modifiquen o no al patrimonio de las entidades, representa para sus directivos y propietarios:

• 1. Conocer cuáles son y a cuánto ascienden sus recursos, deudas, patrimonio, productos y gastos.

• 2. Observar y evaluar el comportamiento de la entidad.

• 3. Comparar los resultados obtenidos contra los de otros períodos y otras entidades.

• 4. Evaluar los resultados obtenidos previamente determinados.

• 5. Planear sus operaciones futuras dentro del marco socioeconómico en el que se desenvuelve.

La información contable pues es básica para la toma de decisiones de los propietarios y directivos de las entidades, además de otros usuarios, lo que determina que la información sea de uso general.

La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o privado.

Objetivos de la contabilidad.

Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:

• 1. Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

• 2. Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.

• 3. Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.

Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa.

Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.

Control Interno.

Es el conjunto de actividades puesta en práctica en una empresa para que, sustentadas en métodos sistemáticos se logren alcanzar los siguientes objetivos.

• 1. Proteger o salvaguardar los activos y evitar su mala utilización.

• 2. Evite que sean contraídos pasivos indebidamente.

• 3. Aumentar las eficiencias en las operaciones.

• 4. Alcanzar exactitud y contabilidad en la información financiera.

• 5. Lograr que se cumplan las políticas establecidas en la empresa.

Elementos de Control Interno.

Para alcanzar estos objetivos, el sistema de control interno debe estar sustentando en los siguientes elementos:

• 1. Organización de la Empresa: La organización está conformada por una serie de elementos a través de los de los cuales se logra que las actividades de la empresa se desarrollen en forma armoniosa y sistemática. Estos elementos son:

• a. Dirección: En toda empresa deben existir la persona o personas que la dirijan y asuman la responsabilidad de las políticas y decisiones tomadas al ejecutarlas.

• b. Coordinación: Este elemento de control interno persigue el objetivo de establecer una relación armoniosa y sincronizada entre los diferentes centros de actividades, para evitar la duplicidad de funciones o la imposibilidad de realizar un determinado paso debido a que el anterior no ha sido cumplido.

• c. División de Funciones: Es uno de los elementos claves del control interno. Gira en torno a la previsión de que jamás debe permitirse que en una sola persona tenga a su cargo la totalidad del proceso en la realización de una transacción comercial. Para ello, debe lograrse que cada operación pase por varias personas diferentes cuyas funciones no tengan realizaciones entre sí. con ellos se logra que los funcionarios que realizan la transacción, no puedan intervenir en el registro de la misma ni tengan la custodia del bien involucrado.

De esta forma, al intervenir varias personas en el proceso de cada transacción, los errores voluntarios e involuntarios serán detectados con mayor rapidez.

• Asignación de Responsabilidad: Es también fundamental. Los nombramientos de personal para cada actividad y la jerarquía que se le concede debe ser comunicado con claridad. Así se lograra que toda transacción sea previamente autorizada por el funcionario designado.

• 2. Procedimientos de Control Interno: Para que los elementos de control interno anteriormente descritos cumplan su función, es necesario establecer los procedimientos que permitan alcanzar tales objetivos. Estos procedimientos se refieren a:

• a. Planificación y Sistematización: El control interno se verá fortalecido en la medida en que se planifique con anticipación todas las actividades y se cuenta con los procedimientos a seguir en cada actividad.

• b. Formas y Registros: Junto con el manual de procedimientos, debe activarse la utilización de formularios procurando que, sin llegar a una proliferación exagerada sean los necesarios para alcanzar los objetivos tales como: facturas, notas de despacho, recibos, notas de créditos, notas de débito, informes de recepción, etc.

En cuanto al registro, es recomendable la utilización, en la medida posible, de equipos electrónicos, por la seguridad y prontitud con que se puede disponer información y resultados.

• c. Informes: La efectividad del sistema del control interno deben medirse por los resultados prácticos que proporcionan. las frecuentes elaboraciones de informes tales como balances, estados de resultados, de costos de producción, de ventas, de gastos, etc., en formas comparativas y el análisis de las variaciones obtenidas, son procedimientos que afianzan la confiabilidad del control interno.

• 3. Factor Humano: La idoneidad del factor humano con que cuente la empresa, es fundamental para el buen funcionamiento del control interno. los principales elementos que deben tenerse en cuenta con relación a el factor humano son:

• a. Selección y Entrenamiento: La política que la empresa tenga para seleccionar el personal que contrata y los programas de entrenamiento que pongan en práctica, son fundamentales para lograr una mejor ejecución de las funciones asignadas.

• b. Eficiencia: Este elemento está íntimamente relacionado con el proceso de selección y entrenamiento. La efectividad de un trabajo será tanto mayor, cuanto mejor este preparado.

• c. Moralidad y Honradez: que posee un trabajador, es el más seguro pilar sobre el que descansa el control interno.

Detectar el grado de fortaleza o debilidad que una persona posee en este aspecto no es fácil. Sin embargo, la realización de pruebas psicotécnicas al ser seleccionadas y, luego, la ejecución de un adecuado seguimiento de sus actuaciones, irán conformando una idea de lo que esa persona es en ese sentido.

• d. Remuneración: todo lo dicho debe estar completamente con una acertada política de promoción y remuneración del personal. Al ser reconocido su labor a través de el mejoramiento de su remuneración, será un excelente estimulo para que se convierta en el mejor guardián de los intereses de la empresa.

 Las Cuentas.

La cuenta no es otra cosa que un medio contable con instrumentos de operación, mediante el cual podemos subdividir, el activo, el pasivo y el capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación.

   La forma y el contenido de la cuenta van a variar de acuerdo de una empresa a otra. Y principalmente va a depender del tipo de sistema contable que se esté utilizando para registrar las transacciones.  Podemos enumerar algunos de los métodos para hacer registros de dato dentro de una empresa. 

• 1. Libros empastados (donde se utiliza una hoja para cada cuenta). 

• 2. Libro de hojas movibles (tipo carpeta de gancho, donde se pueden ir agregando hojas de acuerdo de las transacciones). 

• 3. Tarjetas sueltas para las cuentas donde hay que emplear máquinas de contabilidad.

• 4. Sistemas de tarjetas o cintas para computadoras (este sistema lo utiliza empresas grandes donde existen volúmenes importantes de operaciones y para lo cual tienen que valerse de procesamiento electrónico de datos, por medio del computador). 

Sin embargo cualquiera que sea el método a utilizar toda "cuenta" presenta características comunes: 

• 1.  En la parte superior se coloca el nombre y un código para diferenciarla de otra cuenta que exprese con claridad su contenido "vehículo, mobiliario, caja, banco, efecto por pagar, etc.". 

• 2.  En la columna de fecha se describe el día mes y año en que ocurre la operación que se va a registrar en la cuenta el año y el mes no es necesario repetirlo sino cuando varía. 

• 3.  En la columna denominada descripción se describe en forma breve pero clara el motivo que ha originado el aumento o disminución de la cuenta, por ejemplo venta de contado. Cobro de P. Pérez, pagó a sueldos, etc. 

• 4.  En la columna del "debe" se anotan los importes en términos monetarios que significan cargo o débito para la cuenta. 

• 5.  En la columna del "Haber" se anotan los importes en términos monetarios que represente abono o crédito para la cuenta. 

• 6. En la columna de saldo señalaremos lo que va quedando en la cuenta en término monetario, después de cada cargo o abono. 

• 7. En la columna de "folio" se presenta una referencia donde señalaremos el libro de contabilidad de donde proviene la operación que se está realizando

Parte de que consta una cuenta.

   Titular: Es el nombre de la cuenta; es lo que nos indica que estamos registrando en ella, es decir, donde hemos titulado compra, registraremos solo la mercancía comprada; donde hemos titulado ventas sola la mercancía vendida; donde titulamos banco solamente el movimiento de nuestras cuentas en los bancos, etc. 

Debe: El debe es la parte izquierda de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta recibe. Cuando el cliente va a un negocio y le compra mercancía a crédito, este señor le dice: "cárgueme en cuenta"; cargar en la cuenta es anotar en el debe, también se dice debitar o adeudar.    Haber: Es la parte derecha de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la cuenta entrega; cuando el anterior cliente, aquel que le compró a crédito le paga, le dice "abóneme a mi cuenta"; abonar en la cuenta es abonar en el haber, también se puede acreditar.

   Saldo: Es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Existen dos clases de saldos, saldo deudor y saldo acreedor. 

Clasificación de las cuentas.

Las cuentas en primer lugar se clasifican en Grandes grupos:

Cuentas Reales: Este grupo estará representado por los bienes, derecho y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, pasivo y el capital, está se denomina cuentas reales porque el saldo de esta cuenta representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores señalan como cuentas palpables. Además, las cuentas reales tienen las características de ser cuentas de carácter permanente es decir, que su saldo se traspasa de un saldo a otro, las cuentas reales van a conformar el estado financiero como lo es el "Balance general".

Cuentas Nominales: Tienen como característica principal es que son cuentas temporales, estas duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar este, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital quien es en definitiva la cuenta que va ser afectada por los beneficio o pérdida del negocio.

Las cuentas nominales se crean cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por ello se le conoce como cuenta de resultados.

Además de las cuentas reales y nominales encontramos también las cuentas Mixtas y las cuentas de Orden.

Cuentas Mixtas: Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por una parte real y otra parte nominal, sin embargo al cierre económico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos pre pagados o diferidos.

Cuentas de Orden: Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentados al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra.

Cuentas por Cobrar:

Suarez y Mujica (2006) en su libro Fundamentos de la Contabilidad I dice: las cuentas por cobrar se originan cuando se realiza una venta a crédito y representan el monto total que adeudan los clientes por concepto de las actividades operativas propias de la empresa; están representadas por facturas. Aumentan por el debe y disminuyen por el haber. Su saldo es deudor.

Brito. J. (1.994), refiere que las cuentas por cobrar Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes o servicios. (pág. 333).

Clasificación de las cuentas por cobrar.

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:

1) Provenientes de ventas de bienes o servicios.

2) No provenientes de venta de bienes o servicios.

Cuentas por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios.

Este grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito de bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de una "factura" por parte del cliente.

Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crédito son comúnmente conocidas como "cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo circulante o corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses.

En aquellas empresas donde el ciclo normal de operaciones sea superior a un año, pueden incluirse dentro del activo circulante, aun cuando su vencimiento sea mayor de doce meses, siempre y cuando no sobrepase ese ciclo normal de operaciones, en cuyo caso deberán ser clasificadas fuera del activo circulante, en el grupo de activos a largo plazo.

Cuando el ciclo de operaciones de una empresa sea superior a un año, y que, como se comentó anteriormente, este hecho permita presentar dentro del activo circulante cuentas por cobrar con vencimiento mayor de doce meses, es necesario que éstas aparezcan separadas de las que vencerán antes de un año. Si se hace caso omiso de esta norma y se presentan ambos grupos en una sola cuenta, este hecho debe ser revelado mediante notas al balance.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas a créditos.

Como el título indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito.

Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el Balance General en el grupo de Activo Circulante, siempre que se espere que vayan a ser cobradas dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, generalmente es de doce meses.

De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por cobrar no provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos grupos:

• 1) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en efectivo.

2) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo.

Cuentas por cobrar no provenientes de ventas que se cobran en efectivo.

Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo. El origen de estas cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, podríamos citar las siguientes:

• 1. Cuentas por cobrar a trabajadores: El origen de estas cuentas por cobrar podría ser el de préstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los trabajadores para su propio consumo.

• 2.  Intereses por cobrar: Se refiere a derechos por cobrar surgidos como consecuencia de haber prestado dinero a terceros.

• 3.  Alquileres por cobrar: Estas cuentas por cobrar aparecen cuando la empresa arrienda un inmueble o parte de él y el canon de arrendamiento se recibe por lapsos vencidos.

Cuando va a ser elaborado un Balance General y se observa que, para esa fecha, la empresa tiene ya devengado algún monto por ese concepto, deberá ser registrado como alquileres por cobrar y presentada la cuenta en el balance dentro del activo circulante.

Sin embargo, cuando el objetivo natural de la empresa sea el de alquilar Inmuebles, los montos que recibe por ese concepto constituyen sus Ingresos normales provenientes de la venta de un servicio. En este caso, se registrarán en cuentas por cobrar comerciales los alquileres ya devengados pero no cobrados.

• 4. Reclamaciones por cobrar a compañías de seguro: Será registrados en esta cuenta aquellos derechos por cobrar provenientes de redamos de cualquier tipo que se hagan a las compañías de seguros.

• 5. Reclamaciones por cobrar a proveedores: Con alguna frecuencia se presenta el caso en que la empresa compra una mercancía de contado y, posteriormente, tal mercancía es devuelta al proveedor por cualquier razón. SI se ha convenido en que el proveedor devolverá el valor correspondiente en efectivo y no mediante una nueva mercancías en forma inmediata, el derecho a cobrar debe ser registrado en la cuenta "reclamaciones por cobrar a proveedores".

• 6. Reclamaciones judiciales por cobrar: Cualquier reclamación que se esté litigando y que se tenga un alto grado de seguridad de que la sentencia será favorable, debe ser registrada en esta cuenta y presentada como activo circulante si se espera que se cobrara en un lapso de doce meses.

• 7. Depósitos en garantías de cumplimientos de contrato: Cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar Un determinado servicio, y el contratante exige que. se haga un depósito garantizando que el objetivo de tal contrato será cumplido, el monto depositado será registrado en la cuenta mencionada y presentada dentro del activo circulante, siempre que esté contemplado que la obra será terminada o que el servicio será prestado dentro de los próximos doce meses.

• 8. Regalías por cobrar: Cualquier tipo de regalía que la empresa haya devengado pero que aún no ha cobrado, deberá ser registrada en esta cuenta.

• 9. Cuentas por cobrar a los accionistas: Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron.

• 10. Dividendos pasivos por cobrar: Aunque esta cuenta será comentada detenidamente cuando se estudie el tema de "Sociedades Anónimas" en el módulo de contabilidad superior, es conveniente que desde ahora se conozca su origen y cómo debe ser presentada en el balance general.

• 11. Dividendos por cobrar sobre inversiones: Cuando la empresa tiene inversiones en acciones en otras compañías, con frecuencia éstas deciden distribuir parte de las utilidades obtenidas entre sus accionistas. Cuando ello ha sucedido, a la empresa inversora le surge el derecho a cobrar la parte de esas utilidades que le corresponda, lo cual deberá ser registrado en la cuenta "dividendos por cobrar".

• 12. Cuentas por cobrar a compañías subsidiarias: Se dice que una compañía es subsidiaria de otra, cuando ésta es propietaria de más del 50% del capital de aquélla. A la compañía "dominante" se le denomina "compañía matriz". La compañía matriz debe registrar en esta cuenta cualquier préstamo, anticipo, etc., que conceda a la subsidiaria.

Por supuesto, los derechos por cobrar provenientes de ventas de bienes o servicios a la subsidiaria, deben ser registrados dentro de "cuentas por cobrar comerciales", pero separadas de las cuentas por cobrar a otros clientes. Estas cuentas serán presentadas en el activo circulante, si se espera que sean cobradas en un lapso no mayor de un año.

Oportunidades de registro de las cuentas por cobrar.

En términos generales, las cuentas por cobrar se registran en el momento en que se hace el traspaso de propiedad del bien vendido o en que se presta el servicio contratado. Sin embargo, en las ventas a plazo con reserva de dominio, el registro de la cuentas por cobrar debe hacerse en el momento en que se entrega la mercancía vendida, a pesar de que el comprador no pasa a tener la propiedad definitiva de la mercancía hasta que haya terminado de pagada.

Control interno de las cuentas por cobrar.

Ya se ha comentado que el grupo más importante de cuentas por cobrar es aquel proveniente de las ventas de bienes o servicios. Ello Implica que las cuentas por cobrar es sólo un elemento de todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo de Ingresos en el que están íntimamente relacionadas las operaciones de:

• a- Ventas.

• b- Despacho.

• c- Facturación.

• d- Crédito y Cobranzas.

• e- Cuentas por cobrar.

• f- Caja.

Es esta la razón por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno, se haga no sólo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que, simultáneamente, deben quedar también resguardadas el resto de las operaciones mencionadas.

Se sugiere a continuación, algunas medidas de control interno que deben ponerse en práctica en tomo al ciclo de ingresos:

a) Con respecto a las ventas:

• Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes del despacho de la mercancía. Esta revisión debe ser hecha por:

• a. El departamento de ventas en cuanto a condiciones.

• b.  El departamento de crédito en cuanto a la determinación de riesgos.

b) Con respecto a despachos:

• 1. Insistiendo en la separación de funciones, las personas encargadas del despacho, deben ser diferentes a las que controlan la mercancía en el almacén.

• 2.  Los empleados de la sección de despacho no deben tener acceso al almacén.

• 3.  Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que se mencionan en la nota de despacho al cliente.

• 4.  Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un control sobre la secuencia de las mismas.

c) Respecto a facturación:

• 1. Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación de las que realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar.

• 2.  Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que todas las notas de despacho de mercancías son facturadas.

• 3. Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado de su existencia y uso.

• 4.  Una vez elaborada la factura se procederá a verificada en cuanto a precio, exactitud aritmética, rebajas etc.

d) En cuanto a crédito y cobranzas.

• El departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos de ventas y cuentas por cobrar.

• Debe requerirse la aprobación de un funcionario responsable para:

• a. Dar de baja en libros las cuentas que resulten incobrables.

• b.  Conceder descuentos fuera del período normal o exceso sobre los términos usuales.

• Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar pre numeradas y su uso debidamente controlado.

Cuando se emitan notas de crédito por concepto de devolución, deben estar respaldadas por un informe de recepción de mercancía devuelta y aprobadas por un funcionario responsable.

• Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas periódicamente por un funcionario responsable.

• Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas periódicamente con el objeto de gestionar su cobro.