Lineamientos de control interno de las cuentas por cobrar (página 2)

e) Con respecto a cuentas por cobrar:

• 1. Mensualmente, como mínimo, deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor general.

• 2.  Es una práctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes.

• 3.  Personas independientes del departamento de ventas, facturación y caja, deben:

• a. Comparar los estados de cuenta mensuales con el balance de comprobación y enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando las diferencias encontradas.

• b. Comparar el balance de comprobación y el análisis por antigüedad con el saldo en el mayor.

• 4. Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados con frecuencia.

• 5. Los despachos de mercancías en consignación deben ser manejados separadamente de las ventas y las cuentas por cobrar.

Registro de cuentas por cobrar.

Las transacciones que con más frecuencia afectan las cuentas por cobrar son: Las ventas a crédito, Las cobranzas, Las devoluciones, rebajas y descuentos.

Bases Legales.

En el código de Comercio, en el tercer párrafo que trata sobre la contabilidad Mercantil dice:

Articulo 32.- Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.

Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

Articulo 34.- En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día.

No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al Detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.

Articulo 35.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.

Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.

Articulo 39.- Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios.

CAPITULO III

Marco metodológico

Tipo de Investigación.

Proyecto Factible.

La UPEL (2005) define el Proyecto Factible como un estudio "que consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales". (pág. 16).

De la definición antes mencionada la presente investigación se enmarca bajo la modalidad de un proyecto factible cuya ejecución permitirá la solución de objetivos previamente definidos en atención a las necesidades que tiene actualmente la empresa Grupo Ferre gases C.A., específicamente en el departamento contable. Al mismo tiempo está apoyado en una investigación documental y de campo.

Investigación Documental.

La UPEL (2005) "la Investigación Documental es una técnica que consiste en la selección y recopilación de información por medio de la lectura y crítica de documentos y materiales bibliográficos, de bibliotecas, hemerotecas, centros de documentación e información, "(pág. 15).

Hurtado J. (2008) "si las fuentes no son vivas si no documentos o restos el diseño es documental." (pág. 143).

Arias F. (2006) "La Investigación Documental es un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, critica e interpretación de datos secundarios, es decir los obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales." (pág. 27).

Las anteriores definiciones coinciden en que la Investigación Documental es una técnica que permite obtener documentos nuevos en los que es posible describir, explicar, analizar, comparar, criticar entre otras actividades intelectuales, un tema o asunto mediante el análisis de fuentes de información.

Es por eso que el desarrollo de esta investigación se considera documental ya que en esta, se seleccionó y analizó documentos y texto con temas relacionados a la problemática estudiada.

Investigación de Campo.

Arias F. (2006) "La Investigación de Campo es aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna.

De igual manera Hurtado J. (2008) señala que "si son fuentes vivas y la información se recoge en su ambiente natural, el diseño se denomina de campo." Es por esto que se dice que esta investigación es de campo, porque la información se obtuvo directamente en el lugar donde suceden los hechos.

Población y Muestra.

Población.

Arias F. (2006) define la Población como "un conjunto finito o infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación". La investigación realizada de este estudio está conformada por diez (10) individuos pertenecientes todos a la empresa Grupo Ferre gases C.A., específicamente a las integrantes del departamento de cobranza. Estos individuos están conformados así:

Cuadro N. 1= Población y muestra de la investigación.

Muestra.

Arias F. (2006), dice que "La Muestra es un subconjunto representativo y finito que se extrae de la población accesible". Por ser una muestra muy pequeña y finita, no fue necesario escoger muestra, por lo tanto se trabajó con el 100% de la población.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.

Técnicas.

Arias F. (2006), menciona que "las Técnicas de Recolección de Datos son el procedimiento o forma partícula de obtener datos o información". (pág.67). Las técnicas de recolección de datos que fueron utilizadas en la presente investigación son la Observación Directa y la Entrevista.

Arias F. (2006), define a la Observación como "una técnica que consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación preestablecido". (pág. 69)

Silva J. (2009) en cuanto a la Observación Directa nos dice: "es la técnica más importante en la investigación, por cuanto conecta al investigador con la realidad, es decir, al sujeto con el objeto o problema (pág. 109). Por esto se puede decir que esta investigación se basa en la observación directa ya que se visitó a la Empresa Grupo Ferre gases C.A., con el fin de observar y así comprender cuál era la problemática que este tenía en el departamento de cobranza.

Arias F. (2006) menciona que la Entrevista "Es una técnica basada en un diálogo o conversación (cara a cara), entre el entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la información requerida. La entrevista se realizó en forma directa y personal a los individuos que conforma la empresa Grupo Ferre gases C.A., específicamente a las integrantes del departamento de Administración en el área de cobranza.

Instrumentos.

Arias F. (2006) define los Instrumentos como: "Es cualquier recurso, dispositivo o formato (en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar información". (pág.69). Los instrumentos de recolección de datos que se aplicaron fueron los siguientes: el Registro de Fuentes Documental y el Cuestionario.

Arias F. (2006) Menciona que las Fuentes Documentales. "Es el soporte material (papel, madera, tela, cinta magnética) o en forma digital en el que se registra y conserva una información". (pág. 27). El registro de las fuentes documentales se elaboró con la finalidad de recopilar datos e información vinculados directamente con la investigación.

Según Silva J. (2009) el Cuestionario. "Formulario impreso, con una serie de preguntas ordenadas y lógicas, destinando a obtener información objetiva de una determinada muestra". (pág.112) En un cuestionario las preguntas deben de ser muy claras, ellas pueden ser de dos modalidades: abiertas y cerradas. Al respecto Silva comenta que un cuestionario es cerrado cuando se contesta con un sí o un no, y es abierto cuando se contesta a criterio y juicio al entrevistado. (pág. 113).

En esta investigación se utilizó el cuestionario tipo cerrado de ocho (8) preguntas con respuestas dicotómicas SI-NO es decir, de una manera clara y sencilla para que sea comprendida con facilidad.

Conclusión

Los lineamientos de control interno de las cuentas por cobrar son de suprema importancia para el manejo eficiente de estos recursos financieros. Cabe destacar que todo departamento y/o unidad que maneje recursos financieros requiere dimensión contable y financiera.

Del mismo modo la empresa debe contribuir a que las finanzas del departamento sean más prosperas y eficientes. Sin duda, el aspecto económico – contable es el reflejo de cada una de los movimientos de cualquier organización y por lo tanto, facilitar el proceso de decisión que posibilite la mejora de dicha contribución.

De manera que el control interno representa un proceso desarrollado por los métodos y procedimientos diseñados y establecidos con la finalidad de asegurar la correcta conducción de la organización y logro eficiente de los objetivos organizacionales establecidos.

Recomendaciones

Las entidades que manejan recursos financieros deben regirse por lineamientos y establecidos por las leyes, cumpliendo normas y realizándolas de forma eficiente para que se obtenga resultados positivos, es recomendable que la empresa aplique estas medidas para óptimo control de actividades financieras y contables al igual que sus registros y operaciones diarias.

Para el buen funcionamiento de las actividades, debe existir un personal capacitado y con los conocimientos contables, para que los movimientos financieros sean confiables en el departamento de cobranza.

Así mismo, el estudio indicó que se considera necesario que los miembros del departamento de cobranza participen en procesos de aprendizaje y adiestramiento para mejorar las labores que llevan a cabo por el bienestar y desarrollo de la empresa.

Referencias bibliográficas

Alvarado S. y Pérez, (2006), trabajo de grado "Propuesta de normas y procedimientos para optimizar el proceso de facturación en la empresa Distribuidora Química C.A (Di química)", I.U.T.E.P.A.L. Puerto Cabello. Tesis no publicada.

Arias F. (2006), el proyecto de investigación "Introducción a la Metodología Científica", Editorial Espíteme, 5 Edición. Caracas-Venezuela.

Brito j. (1994), Contabilidad "Básica e Intermediaria", editorial centro de Contadores, 2 Edición. Caracas-Venezuela.

Escobar O. y Loyo N. (2006), trabajo de grado "creación del proceso y crédito de cobranza en la empresa CAV importaciones C.A." I.U.T.E.P.A.L Puerto Cabello. Tesis no publicada.

Hurtado J. (2008), el proyecto de investigación "Comprensión Holística de la Metodología y la Investigación", Editorial Quirón, 6 Edición. Caracas-Venezuela.

Silva J. (2009), metodología de la investigación "elementos básicos", Editorial Co-Bo., Caracas Venezuela.

Suarez M. y Mujica D. (2006), "Fundamentos de Contabilidad I", Editorial Distribuidor Escolar, 4 Edición. Caracas- Venezuela

Moreno R. Ocampo S. (2008), "Diseño de un sistema contable computarizado que optimice las actividades de facturación y registro contable de la empresa Puerto Motriz C.A" I.U.T.E.P.A.L Puerto Cabello. Tesis no publicada.

DEDICATORIA

A Dios todopoderoso, por darnos la vida, salud y fuerza para luchar por las cosas que queremos.

A nuestros padres, por ser las personas que día a día con su amor nos han enseñando a seguir el camino correcto.

A nuestros esposos (a), que incondicionalmente han estado de nuestro lado brindándonos su apoyo y amor.

A nuestros hijos, por ser el motor principal en cada una de nuestras vidas.

A nuestros hermanos y hermanas, para que con este logro le sirvan como ejemplo y puedan seguir adelante y cumplir todas sus metas.

Lara Oswald

Marín Nerelix

Salazar Susan

AGRADECIMIENTO

A Dios, por ser nuestra guía y darnos la vida.

A nuestros padres, que son nuestros profesores en la vida y gracias a ellos hemos sabido seguir adelante y no decaer.

A nuestros esposos (a), gracias por su amor incondicional a lo largo del camino.

A nuestros hijos, que con su amor y cariño nos han sabido iluminar para así seguir adelante y cumplir nuestras metas.

A nuestras amistades y familiares, que de una u otra manera nos apoyaron y nos aconsejaron.

A la profesora Roxana Pinosch, por sus consejos y tutela para lograr la realidad de este proyecto.

A la Empresa Grupo Ferre-gases C.A., por darnos la oportunidad de desarrollar este proyecto en sus instalaciones.

Lara Oswald

Marín Nerelix

Salazar Susan

Autor:

Lara M; Oswald J

Marín S; Nerelix S.

Salazar G; Susan del V

Enviado por:

Norellys

Tutor:

Prof. Pinosch Roxana

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la Educación Superior

Colegio Universitario de Administración y Mercadeo

C.U.A.M

Puerto Cabello- EDO Carabobo

17 de Diciembre de 2010