Importancia de la Auditoría operativa aplicada al área de tráfico en una empresa de alimentos

Partes: 1, 2

Introducción.

Desde finales de los 70’s un considerable grupo de profesionistas en contaduría pública, han venido desarrollando trabajos de evaluación administrativa, cuyo principal propósito es promover la eficiencia en las operaciones de las empresas; denominando a este tipo de labor como auditoría operativa.

Se encuentra en la auditoría operativa, una herramienta de suma utilidad en la toma de decisiones organizacionales, ya que sus beneficios contribuyen en el desarrollo de empresas, no solamente en aquellas que se ubican en una etapa de consolidación de mercado, sino también a aquellas que están en constante crecimiento; ya que en gran medida dichos beneficios se encuentran estrechamente relacionados al incremento de la eficiencia y eficacia en sus procesos productivos.

La aplicación de la auditoría operativa, tiene como principal cualidad la flexibilidad, refiriéndose con esto, a que se puede aplicar en cualquier segmento dentro de la cadena productiva de las compañías.

El presente trabajo está enfocado desde un punto de vista operativo, a empresas de alimentos que tienen dentro de su estructura organizacional un departamento de tráfico, el cual tiene como principal objetivo, el aseguramiento de la entrega de mercancía a sus cliente, bajo las más estrictas normas de seguridad y control, sin perder de vista los costos en los que se incurre.

Se efectuará para efectos de comparación, un análisis de los diferentes tipos de auditorías, así como también de la teoría básica de la auditoría operativa; conformando como parte fundamental, un análisis integral de las funciones del área de tráfico auditada, esto con la finalidad de dar a conocer, las funciones más importantes para su mejor comprensión y evaluación.

Por último se desarrollará, un caso práctico de auditoría operativa, donde se utilizará la metodología general de la misma, pasando por las etapas de familiarización, investigación y análisis, así como de diagnóstico, que brindarán los elementos suficientes para la elaboración del informe, el cual se materializa como el producto terminado de la labor, detallando en forma específica la problemática encontrada en los hallazgos de la investigación, identificando el riesgo potencial, y formulando una serie de recomendaciones, enfocadas a incrementar la eficiencia operativa en el área de tráfico.

Formulación del problema.

En gran número de auditorías practicadas al área de tráfico, en las empresas de alimentos, los auditores destinan demasiado tiempo en la metodología de la auditoría operativa ( familiarización, investigación y análisis, y diagnóstico), esto se debe a que desconocen o conocen poco de cómo la estructura del área, así como la función que tiene en la compañía, lo cual repercute directamente en el tiempo estimado para la realización de la evaluación operacional, y el tiempo restante es limitado, trayendo como consecuencia el que no se revisen a fondo la totalidad de operaciones, como pueden ser las tarifas, los convenios con transportistas, los tiempos de entrega, los costos incurridos, etc .

El área de tráfico o departamento destinado a la transportación y entrega de productos elaborados o comercializados por la organización, controla costos logísticos, y cuando éstos no son los más adecuados y competitivos se refleja directamente en los resultados del departamento.

¿Qué tan integrales son las auditorías operativas que practica el contador público en la actualidad en la operación de tráfico, y que tan factibles son las recomendaciones descritas en su informe?.

Justificación.

En la actualidad es trascendental un cambio de cultura organizacional que permita el conocimiento y aplicación de herramientas complementarias a las tradicionalmente utilizadas, ya que en ocasiones las compañías funcionan sin saber que obstáculos puedan surgir durante la continuidad de la operación. A través de una adecuada aplicación de la auditoría operacional, practicada por personal altamente capacitado, se estará en posibilidad de detectar a tiempo sucesos futuros que pueden llegar a impactar de manera negativa los resultados de la organización.

Es de suma importancia brindar un mayor empuje a la implementación de la auditoría operacional, ya que es una actividad que proporciona innumerables beneficios, principalmente, el incremento en la eficiencia operativa, ya que la serie de recomendaciones que se plantean al concluir el examen a la operación pueden inclusive beneficiar la operación de otras áreas interrelacionadas.

El reporte final (Informe) en el cual se expone toda la problemática encontrada, es de gran interés para la administración de compañía, la cual puede conocer con exactitud la situación actual de su operación o una parte de la misma y tener bases firmes y concretas para tomar decisiones en el momento preciso.

La auditoría operativa se ha convertido en una herramienta estratégica de toma de decisiones para la administración de las organizaciones que se preocupan cada vez más por el incremento en las utilidades. Adicionalmente, cuenta con un amplio campo de trabajo, que está en constante crecimiento, y toma cada vez más fuerza.

Hipótesis.

Si se realiza una adecuada y completa auditoría operativa en el departamento de tráfico, entonces se detectarán deficiencias o se identificarán áreas de mejora en la operación, así como los factores que estén ocasionando un inadecuado aprovechamiento de los recursos disponibles y por consecuencia afectando de una manera negativa el proceso de toma de decisiones.

Objetivo general.

Demostrar que a través de la aplicación de la auditoría operativa se estará en posibilidad de detectar deficiencias operativas en el área de tráfico; prever obstáculos a la eficiencia de la operación, y presentar recomendaciones enfocadas a incrementar la eficiencia , tanto en forma operacional y financiera.

Objetivos específicos.

Evaluar el control interno existente y de ser necesario, proponer nuevos controles o complementar los ya existentes a fin de garantizar la salvaguarda de los activos de la organización.
Identificar posibles riesgos que repercutan en daños económicos a la organización y proponer recomendaciones para anticiparse a sus efectos.
Evaluar los hallazgos que deriven en una serie de recomendaciones, enfocadas a incrementar la eficiencia operativa.

Método.

Para la realización del proyecto , se tomará la información necesaria de la operación real de tráfico, en la empresa "XXXXXX" DE MÉXICO, S.A. DE C.V. (División alimentos).

Los instrumentos de investigación utilizados, serán los de entrevistas con el personal involucrado en la operación, así como la recopilación bibliográfica e investigación en la Internet, ya que es lo más adecuado para el desarrollo del presente trabajo.

El proceso de la operación natural de tráfico, será evaluado desde su inicio hasta su conclusión, pasando por todas sus etapas y deduciendo los efectos que generan en la organización.

CAPÍTULO I

Teoría aplicable relativa a la función de auditoría.

Concepto universal: auditoría, en su acepción más amplia, significa verificar que la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumple con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo el máximo aprovechamiento de los recursos.
Es el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que soporta las cifras de la información financiera, operativa y administrativa generada por la empresa que permite emitir una opinión sobre la razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros.
Que es auditoría.
Los historiadores creen que los registros contables tuvieron su origen alrededor del año 4000 a.c., cuando las antiguas civilizaciones del lejano oriente comenzaron a establecer gobiernos y negocios organizados. Desde el principio los gobiernos se preocuparon por llevar la cuenta de entradas y salidas de dinero y el cobro de los impuestos. Parte integrante de esa preocupación fue el establecimiento de controles, incluso auditorías. Para disminuir los errores y fraudes por parte de funcionarios incompetentes o faltos de honradez.
Los más antiguos registros contables y referencias a auditorías, en el sentido moderno de la palabra, que se tienen en los países de habla inglesa son los registros de los erarios de Inglaterra y Escocia, que datan del año 1130.
En la Gran Bretaña, las primeras auditorías eran de dos tipos, las de las ciudades y poblaciones se hacían públicamente ante los funcionarios del gobierno y los ciudadanos, consistían en que los auditores "oyeran" la lectura de las cuentas hecha por el tesorero. El segundo tipo de auditoría implicaba un examen detallado de las cuentas que llevaban los funcionarios de finanzas de los negocios existentes en esa época, seguido por una declaración de auditoría, es decir un informe verbal al dueño del negocio.
Antecedentes.
Objetivo.

El objetivo de la auditoría es realizar un examen a la información, ya sea de carácter financiero, administrativo u operativo, esto con la finalidad de expresar una opinión imparcial e independiente sobre la razonabilidad y confiabilidad de las cifras.

1.4. Tipos de auditoría.

1.4.1. Auditoría interna.

Antecedentes: en sí el origen de la auditoría interna no es muy conocido, muchas personas están en el supuesto de que esta actividad nació cuando las compañías ferrocarrileras de Estados Unidos encontraron la necesidad de adoptar la auditoría interna para garantizar entre otros aspectos errores graves en la contabilidad y posibles fraudes.

Otros historiadores opinan y están convencidos que esta actividad de la auditoría interna nació hace 60 ó 70 años teniendo como misión principal proteger a la compañía de fraudes, errores graves de los registros de la información, pérdidas que pudieran reflejar un daño económico.

Para el escritor Juan Ramón Santillana en su libro Auditoría 1 comenta que los antecedentes de la auditoría interna nace cuando el manejo de los recursos queda en manos de terceros que aun cuando son personal subordinado nace la inquietud de los dueños de los negocios o de la administración de la misma de saber hasta que grado de honradez y eficiencia están siendo utilizados los recursos de la organización en especial y con mayor atención los monetarios.

Así nacen los nacientes auditores internos que se ocuparon fundamentalmente de detectar eventuales malos manejos en el uso del dinero y del demás patrimonio de la organización a través de la práctica de arqueos, toma de inventarios, y vigilancia de los procesos de captación de ingresos y soportes fehacientes de los egresos. Dichos procedimientos y filosofía de actuación se extendió hasta la 3ra.década del presente siglo.

Concepto: es una actividad independiente y objetiva, de aseguramiento y consulta para agregar valor, y mejorar las operaciones realizadas por una organización.

Ayuda a una organización a cumplir con sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado, para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión, dirección de riesgos, control y dirección.

Objetivo: eficientar los procesos de operación para el logro de óptimos resultados mediante la aplicación de técnicas y procedimientos de vanguardia orientados a la salvaguarda de los activos con que cuenta la organización.

Dentro de los principales objetos de la auditoría interna son:

Coordinar y controlar las operaciones de sus divisiones, sucursales y plantas.
Protegerlas en contra de fraudes, perdidas y errores contables.
Revisar el control interno establecido, su ejercicio y efectividad, determinando las exposiciones de riesgos y promoviendo su prevención y corrección.

1.4.2. Auditoría externa.

Antecedentes: los datos fehacientes que a través del transcurso del tiempo de la llamada auditoría externa comúnmente (auditoría de estados financieros), podemos llegar a la conclusión de que la contabilidad y la auditoría de estados financieros que conocemos en la actualidad nacen en año de 1934 con un acto de ley al promulgarse la Securities Exchange Act Of. 1934 (SEA Ley sobre el Intercambio de Valores) en los Estados Unidos de Norteamérica, que obliga al uso de los ahora llamados principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas y procedimientos de auditoría.

Concepto: también conocida como auditoría independiente, es la revisión de la información financiera (Estados financieros) efectuada o realizada por personal Independiente, tanto en forma económica y sin ningún tipo de relación con la organización y a los que se les reconoce una opinión o juicio completamente imparcial e independiente, y se requiere revisar la información registrada en sus libros y sus registros contables.

Después de hacer el examen a la información financiera reportada por la administración se presenta un reporte final llamado dictamen el cual sustenta la información financiera dictaminada por un socio de firma que realizó la auditoría externa.

Objetivo: realizar un examen a la información financiera con la finalidad de expresar una opinión objetiva e imparcial sobre si la información financiera fue elaborada conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados y las cifras presentadas son adecuadas y razonables.

Los resultados de este tipo de auditoría de estados financieros tienen una amplia gama de destinatarios como son:

Dueños del negocio.
Accionistas.
Directivos.
Gobierno.

Estas auditorías son necesarias para todo tipo de empresas, se consideran indispensables para un buen y confiable funcionamiento administrativo y financiero.

1.4.3. Auditoría operacional.

Antecedentes: desde fines de los años 70´s algunos contadores públicos han venido realizando trabajos de examen administrativo cuyo propósito es promover la eficiencia de las entidades a este tipo de examen se le denomina preponderantemente auditoría operativa.

La importancia de dictar normas sobre este tipo de trabajo fue reconocida por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos en diciembre de 1972 la comisión de auditoría operacional emitió su primer boletín con el propósito de identificar el trabajo de la auditoría operacional realizado por el contador público independiente y con la intención de unificar criterios sobre el tema.

Concepto: se puede definir a la auditoría operacional como el servicio personal independiente realizado por el contador público que tiene como función principal la revisión a ciertos aspectos administrativos los cuales deben estar estrechamente relacionados con los objetivos primarios de la organización.

Se espera que el contador público que realice este tipo de actividad haga una serie de observaciones objetivas y un análisis completo de operaciones especificas, todo relacionado y enfocado al incremento de las utilidades.

Se resume la filosofía de la auditoría operativa de la siguiente forma:

Conocimiento y familiarización de las operaciones y problemas operativos de la organización.
Analizar, examinar y evaluar los controles que aseguren la eficiencia de la operación ya sean de forma general o revisando algún rubro en específico como es caso de este trabajo el cual esta enfocado al área de tráfico.
Informe final donde se hace mención las principales recomendaciones y sugerencias sobre si los controles están de acuerdo con los objetivos que persiguen o si necesitan alguna modificación para asegurar los resultados (utilidades).

Objetivo: en la mayoría de los trabajos de auditoría operativa se tienen tres principales objetivos los cuales se mencionan a continuación:

Evaluación de desempeño. Los resultados de la organización se comparan con las políticas, estándares y metas establecidas por la administración u otros criterios de la medición apropiados.
Identificación de oportunidades de mejora. El auditor a través de evaluar el desempeño de la operación de la compañía ya sea en forma global o específica busca oportunidades de mejora en la operación con el objeto de incrementar la eficiencia de operación enfocado a la obtención de un beneficio económico para la organización.
Recomendaciones para mejorar o anticipación a hechos futuros. Estas son variables que van acorde con la magnitud del problema y las oportunidades inidentificables de mejora en algunos casos se puede llegar a sugerir estudios adicionales y más específicos.

1.4.4. Auditoría financiera.

Antecedentes: se practica hacia el interior de las compañías por personal específicamente asignado nace cuando los grandes comerciantes eligen alguno de sus empleados para que verifiquen la situación de las cuentas al no poder hacerlo el dueño personalmente cuando la operación a crecido en volumen y complejidad.

El enfoque primario de al auditoría financiera se enfoca hacia cuentas como caja, inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Concepto: es el examen que se practica a los estados financieros preparados por la administración generalmente es practicada por personal de la misma organización, a diferencia de la auditoría externa que es practicada por personal independiente a la compañía.

Objetivo: el objetivo fundamental y principal de la auditoría financiera es el de aseverar (afirmar) la confiabilidad de las cifras con el objeto de emitir una opinión por el personal de la compañía, para efectos internos sobre las cuentas o rubros examinados. Adicionalmente serán utilizados por la administración como una guía para futuras decisiones financieras y administrativas.

1.4.5. Auditoría administrativa.

Antecedentes: en el año de 1961, cuando un ingeniero asesor en la administración llamado William P. Leonard recoge todas las corrientes en materia de auditoría administrativa, más la suya, conforma un libro The Management audit (Auditoría Administrativa) editado en 1962 en Estados Unidos. Es a partir de ese año en que los estudiosos e investigadores consideran como el nacimiento formal de la auditoría administrativa.

Concepto: se define como el examen a la administración, tanto en sus políticas y procedimientos como en sus metas y objetivos preestablecidos, buscando la correcta distribución, organización y utilización de los recursos disponibles.

Objetivo: consiste en evaluar el fundamento de la administración (planeación, organización, organización, y control) mediante la localización de irregularidades o anomalías y el planteamiento de posibles alternativas de solución.

1.4.6. Auditoría informática.

Antecedentes: la auditoría informática arranca en su corta historia cuando en los años 50’s las organizaciones empezaron a desarrollar aplicaciones informáticas. En ese momento, la auditoría trataba con sistemas manuales. Posteriormente, en función de que las organizaciones empezaron con sistemas cada vez más complejos, se hizo necesario que parte del trabajo de auditoría empezara a tratar con sistemas que utilizaban sistemas informáticos.

La auditoría informática no nace en una fecha determinada, nace con la necesidad de conocer los diversos sistemas informáticos, que son adquiridos y adecuados a las operaciones de las compañías, los cuales deberán generar y procesar la información de manera más eficiente, y que aseguren que la información que contienen esté libre de errores significativos que distorsionen los resultados. Así el personal de auditoría operativa adecua e incorpora la auditoría informática como una herramienta que tiene estrecha relación con la auditoría en general, los reportes extraídos hacen que el trabajo de auditoría en general sea cada vez más precisa.

Concepto: es la revisión y evaluación de los controles, sistemas y procedimientos de informática; de los equipos de computo o de un sistema o procedimiento específico, adicionalmente habrá de evaluar los sistemas de información en general desde sus entradas, procedimientos controles, archivos seguridad y obtención de información.

Objetivo: a continuación se mencionan dos principales objetivos para la auditoría informática:

La protección de los activos de la compañía: el sistema utilizado debe ser debidamente configurado y adecuado para que permita conocer en tiempo y exactitud los rubros que se pretenden controlar, así como la rápida respuesta a la generación de información útil y veraz. Con accesos debidamente asignados.

Ya que en la mayoría de los actuales casos ya no es posible verificar manualmente y es impráctico con las nuevas herramientas informáticas que en la actualidad calculan, clasifican e integran los datos, tenemos bases confiables para hacer el trabajo más eficiente y de mucho mayor calidad.

Integridad de información: la información debe ser completamente transparente (confiable), debe estar libre de cualquier desviación o error significativo que la distorsione. Ya que esto, si llega a suceder, tendría elementos fuera de realidad y por consecuencia se tomarían malas decisiones que pueden llegar a tener un impacto negativo económico en la organización.

1.5. Normatividad de auditoría.

Para que el ejercicio de la auditoría operativa se desarrolle dentro de un ambiente de orden , es muy importante que se trabaje bajo normas de auditoría generalmente aceptadas que garanticen los requisitos mínimos de calidad, evitando formular juicios prematuros, basados en información incompleta por falta de tiempo; asimismo implica orden y disciplina, que conlleva a que se realicen auditorías operativas de calidad y que tengan mayor aceptación por la alta dirección.

Para la realización de este trabajo se mencionan a continuación algunos boletines aplicables a la auditoría de operativa.

1.5.1. Boletín 1010 – Normas de auditoría.

Generalidades.

La auditoría es una actividad profesional. En este sentido implica, al mismo tiempo, el ejercicio de una técnica especializada y la aceptación de una responsabilidad pública.

Como profesional, el auditor desempeña sus labores mediante la aplicación de una serie de conocimientos especializados que vienen a formar el cuerpo técnico de su actividad; sin embargo, en el desempeño de esa labor, el auditor adquiere responsabilidad, no solamente con la persona que directamente contrata sus servicios, sino con un vasto número de personas, desconocidas para el que van a utilizar el resultado de su trabajo como base para tomar decisiones de negocios o inversión.

El trabajo profesional de auditoría tiene una finalidad y unos objetivos definidos que se desprenden de su propia naturaleza. El auditor es llamado como un técnico independiente y de confianza para opinar sobre los estados financieros formulados por la empresa, a efecto de que su opinión sea una garantía de credibilidad respecto a esos estados financieros, y para las personas que van a usarlos como base para sus decisiones.

En esa virtud, el trabajo de auditoría tiene una finalidad y un objetivo que no dependen ni de la voluntad personal del auditor ni de la voluntad personal del cliente, si no que se desprenden de la misma naturaleza de la actividad profesional, de la auditoría.

Esta característica obliga también a que el trabajo profesional de auditoría se realice dentro de determinadas normas de calidad.

Por consiguiente, la existencia de las normas de auditoría y la naturaleza de ellas reconoce como fuente los siguientes dos hechos:

La auditoría es un trabajo de naturaleza profesional.
La auditoría tiene características y finalidades propias que le son connaturales.

Definición.

Se define a las normas de auditoría como los requisitos mínimos de calidad, estrechamente relacionados a la personalidad del auditor, así como al trabajo que desempeña y la información que proporciona como resultado de su trabajo profesional.

Las normas de auditoría se clasifican en:

Normas personales.
Normas de ejecución del trabajo.
Normas de información.

Normas personales.

Las normas personales se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir, dentro de las exigencias que el carácter profesional de la auditoría impone, un trabajo de este tipo.

Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de auditoría y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su actividad profesional.

Entrenamiento técnico y capacidad profesional: el trabajo de auditoría, cuya finalidad es la de rendir una opinión profesional independiente, debe ser desempeñado por personas que teniendo título profesional legalmente expedido y reconocido, tengan entrenamiento técnico adecuado y capacidad profesional como auditores.
Cuidado y diligencia profesionales: el auditor está obligado a ejercitar cuidado y diligencia razonables en la realización de su examen y en la preparación de su dictamen o informe.
Independencia: el auditor mantiene una actitud de independencia en la emisión de sus juicios referente a su trabajo profesional.

Adicional a las normas personales se mencionan algunas características comunes del auditor como son:

Curiosidad.

El auditor operativo debe de estar interesado en su trabajo, debe ser una persona que le guste y se apasione con su labor, ser demasiado curioso con respecto a la operación que se revisa no conformarse con lo más simple y sin importancia.

Siempre deberá hacerse preguntas como: ¿Porqué opera de esta manera?, ¿Existe otra forma de hacerlo o confirmarlo?, ¿Cómo funciona esto en la operación?, ¿Qué repercucion(es) negativas puede llegar a tener?, ¿Cómo evitar que vuelva a suceder?, ¿Qué sé esta haciendo para mejorar los resultados?, ¿Se duplica el trabajo?, etc.

Las preguntas que se hagan dentro de una revisión de operaciones pueden aportar ideas que ayuden a eficientar las operaciones.

Persistencia.

El auditor en general debe ser persistente, darle seguimiento a cada punto relevante hasta quedar completamente satisfecho de la situación evaluada. Hará todas las pruebas necesarias y aplicara los examenes que crea convenientes para verificar que las cosas se realizan en la forma en que se le explicó.

Constructivo.

Comprende que si las diferentes operaciones evaluadas no están de acuerdo con los objetivos que persigue la organización, debe aplicar los criterios necesarios y promover las correcciones o sugerencias que ayuden a cumplir positivamente los objetivos. Esto nos muestra una nueva visión de buscar áreas de oportunidad para el logro de los objetivos que cada vez más esta cambiando el concepto de buscar errores y culpables. La identificación de posibles desviaciones se debe consideran como guías para futuras mejoras.

Integridad.

Es la capacidad de ser honrado, en este caso, con un sentido más amplio del que normalmente se le da, es decir, ser honrado en las ideas y creencias en su experiencia y conocimiento profesional, con la fuerza suficiente para afirmar lo que piensa y sostener la verdad por encima de todo. Por ningún motivo se debe de permitir que la integridad el contador se ponga en tela de juicio o se llegue a dudar por algún momento tal peculiaridad del profesional, para esto se debe tener una integridad a prueba de balas.

Sentido práctico en los negocios.

Debe hacer evaluaciones objetivas e independientes cuando evalúa una operación determinada o específica, debe tener en cuenta la relación que tiene con otras operaciones y ver el negocio como un todo. Todas las áreas deben colaborar para el objetivo primario que es la generación de riqueza ( Utilidades).

Normas de ejecución del trabajo.

Al tratar las normas personales, se señaló que el auditor está obligado a ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia.

Aun cuando es difícil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado y diligencia adecuados, existen ciertos elementos que por su importancia, deben ser cumplidos. Estos elementos básicos, fundamentales en la ejecución del trabajo, que constituyen la especificación particular, por lo menos al mínimo indispensable, de la exigencia de cuidado y diligencia, son los que constituyen las normas denominadas de ejecución del trabajo.

Normas de información.

El informe final es el reflejo del trabajo realizado por el auditor de operaciones, el cual es el medio más adecuado para enterar a los interesados la situación actual que atraviesa la operación.

El informe refleja el trabajo realizado por el auditor, en el cual se deposita la entera confianza de la evaluación de operaciones y se convierte en la herramienta estratégica de toma de decisiones, así como el detonador para la implementación por parte de la administración, de planes de acción que aseguren la continuidad de operación con los resultados esperados, además que el informe es el único documento que queda al alcance de la misma.

1.5.2. Boletín 3050 – Estudio y evaluación del control interno.

El principal objetivo de este boletín es el de evaluar y estudiar el control interno existente en el área que se va a auditar, esto con la finalidad de informar sobre las debilidades o desviaciones encontradas en el sistema de control.

Sistema contable.

El sistema contable consiste en los métodos y registros contables que establece la compañía para identificar, analizar, clasificar y repercutir contablemente las operaciones que realiza la organización, las cuales se verán reflejadas en la información financiera que presente.

Procedimientos de control.

Son los procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y el sistema contable, y tienen como objetivo garantizar de forma razonable el cumplimiento de los objetivos, dichos procedimientos se aplican dentro de todos niveles de la organización y pueden ser de carácter preventivo o correctivo.

Los procedimientos de control se dirigen a cumplir con los siguientes objetivos:

Debida autorización de transacciones y actividades.
Adecuada clasificación de funciones y responsabilidades.
Documentación necesaria para el registro correcto de operaciones.

El ambiente de control.

Están determinados por factores que afectan a las políticas y procedimientos de la organización, los cuales se mencionan a continuación:

Estructura organizacional.
Métodos para asignar autoridad y responsabilidad.
Supervisar y dar estricto seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos que establece la organización.
Establecimiento de dispositivos de seguridad para la salvaguarda de los activos.

A continuación se detallan algunos factores que influyen de manera importante dentro del ambiente de control.

Estructura organizacional.

Se identifica un marco general para planear, organizar, dirigir y controlar las operaciones, y se determinan niveles jerárquicos y áreas en las que se divide la entidad.

Comité de auditoría.

Los comités de auditoría son nombrados por el consejo de administración y tienen el papel preponderante en vigilar el cumplimiento de las políticas y prácticas contables y de información financiera de la entidad. El comité de auditoría debe apoyar al consejo de administración en sus responsabilidades y ayudar a mantener una comunicación directa entre el consejo y los auditores externos.

Métodos de asignación de autoridad y responsabilidad.

Estos métodos afectan la comprensión de las relaciones jerárquicas y las responsabilidades establecidas dentro de la entidad. Los métodos para asignar autoridad y responsabilidad incluyen entre otros aspectos, los siguientes:

Políticas sobre asuntos tales como prácticas de negocios, conflictos de interés y código de conducta.
Asignación de responsabilidades y delegación de autoridad para tratar asuntos tales como metas y objetivos de la organización funciones operativas y requisitos legales.
Descripción de puestos de los empleados, delineando funciones especificas, relaciones jerárquicas y restricciones.
Documentación de los sistemas de cómputo, indicando los procedimientos para autorizar transacciones y aprobar cambios a los sistemas existentes.

Métodos de control administrativo.

Estos métodos afectan el control directo de la administración, sobre la autoridad delegada a otros, así como la capacidad para supervisar efectivamente las actividades de la entidad en general. Los métodos de control administrativo incluyen entre otros:

Establecimiento de sistemas de planeación y reporte de información, que establezcan los objetivos de la administración y los resultados del desempeño real. Tales sistemas podrán incluir planeación estratégica, presupuestos, pronósticos planeación de utilidades y contabilidad por áreas de responsabilidad.
Establecimiento de métodos que identifiquen el desempeño real y las excepciones al desempeño planeado, así como la comunicación a los niveles administrativos apropiados.
Utilización de métodos adecuados para investigar desviaciones a las expectativas y tomar acciones correctivas oportunas y adecuadas.
Establecimiento y vigilancia de políticas para desarrollar y modificar los sistemas contables y los procedimientos de control, incluyendo el desarrollo, modificación y uso de programas de cómputo y archivos de datos relacionados.

1.5.3. Boletín 3060 – Evidencia comprobatoria.

Generalidades.

El auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera, para suministrar una base objetiva que permita su opinión.

Debe entenderse como evidencia comprobatoria, los elementos que comprueben la autenticidad de los hechos, la evaluación de los procedimientos contables empleados, la razonabilidad de los juicios efectuados, etc. De ahí que la documentación contable por si sola no represente toda la evidencia que el auditor requiere para apoyar su opinión profesional.

Pronunciamientos normativos.

Para obtener la evidencia comprobatoria que respalda las aseveraciones hechas en los estados financieros por la administración, el auditor debe establecer objetivos específicos de auditoría que confirmen la razonabilidad de dichas aseveraciones.

Las aseveraciones hechas en los estados financieros, que están íntimamente relacionadas con los objetivos de auditoría, son declaraciones de la administración que se incluyen como parte integrante de los mismos y que por naturaleza pueden ser explicitas o implícitas y se refieren a lo siguiente:

Existencia u ocurrencia: significa que los activos y pasivos de la entidad existen a una fecha específica y que las transacciones registradas han ocurrido durante un cierto periodo. Por ejemplo: la administración afirma que los inventarios de producto terminado que figuran en el balance general están disponibles para su venta. En forma similar la administración afirma que las ventas en el estado de resultados representan el intercambio de bienes o servicios efectuados con clientes.
Integridad: significa que todas las transacciones y saldos que deben presentarse en los estados financieros se han incluido. Por ejemplo: la administración afirma que las cuentas por pagar mostradas en el balance general, incluyen todas las obligaciones de la entidad.
Derechos y obligaciones: significa que los activos representan los derechos de la entidad, y los pasivos las obligaciones de la misma, a una fecha determinada. Por ejemplo: la administración afirma que los importes capitalizados por compra de bienes en el balance general representan los derechos de la entidad sobre los mismos y que el correspondiente pasivo representa una obligación de pago.
Valuación: significa que los del activo, pasivo, capital, ingresos y gastos, han sido incluidos en los estados financieros por los importes apropiados. Por ejemplo: la administración afirma que los inventarios incluidos en el balance general están expresados a su valor neto de realización.
Presentación y revelación: significa que los renglones particulares de los estados financieros están adecuadamente clasificados, descritos y revelados. Ejemplo: la administración afirma que los pasivos clasificados a largo plazo en el balance general no vencerán dentro de 12 meses siguientes o dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa.

Para obtener la evidencia que soporta las aseveraciones hechas en los estados financieros, el auditor establece objetivos específicos de auditoría a la luz de las aseveraciones. Al establecer los objetivos de auditoría de un trabajo en especial, el auditor debe considerar las circunstancias específicas de la entidad, incluyendo la naturaleza de su actividad económica y los procedimientos contables exclusivos de su ramo.

La evidencia comprobatoria obtenida debe ser suficiente y competente para que el auditor pueda fundamentar sus conclusiones sobre la validez de las aseveraciones de la administración, contenidas en cada rubro de los estados financieros. Se dice que la evidencia es suficiente y competente cuando se refiere a hechos, circunstancias o criterios que realmente tienen relevancia cualitativa dentro de lo examinado.

Aun cuando la confiabilidad de la evidencia comprobatoria esta en función de las circunstancias en las que se obtiene, las siguientes generalizaciones son útiles al evaluar hasta que punto, dicha evidencia de auditoría es veraz.

La evidencia comprobatoria obtenida de fuentes independientes fuera de la entidad, proporciona mayor seguridad que aquella obtenida dentro de la misma entidad para propósitos de una auditoría independiente.
La contabilidad y los estados financieros elaborados bajo condiciones satisfactorias de control interno, generalmente son más confiables que cuando han sido elaboradas bajo condiciones poco satisfactorias.
El conocimiento directo del auditor obtenido a través de exámenes físicos, observación, cálculos e inspección, es más conveniente que la información obtenida indirectamente.
La evidencia en forma de documentos y confirmaciones escritas es más confiable que las confirmaciones verbales.

El auditor debe evaluar la evidencia comprobatoria para determinar si se han alcanzado los objetivos específicos de auditoría. Asimismo, el auditor debe ser cuidadoso en la búsqueda de evidencia comprobatoria e imparcial en su evaluación.

1.5.4. Boletín 5030 – Metodología para el estudio y evaluación del control interno.

Generalidades.

Estudiar y evaluar el control interno con el objeto de cumplir con la norma de ejecución de trabajo que requiere que: " el auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente".

Objetivo.

El objetivo de este boletín es señalar los procedimientos recomendados para el estudio y evaluación de los elementos de la estructura del control interno.

Ambiente de control.

Se define al ambiente de control como todos los factores que en algún momento pueden llegar a afectar las políticas y procedimientos de una entidad afectando de manera directa o fortaleciendo los ya existentes algunos mencionamos a continuación:

Actitud de la administración hacia controles internos establecidos.
Organigrama.
Funcionamiento del consejo de administración y sus comités.
Métodos de control administrativo que supervisen y se de seguimiento al cumplimiento de las políticas y procedimientos.
Influencias externas.

Se necesita obtener una comprensión clara y suficiente del ambiente de control para hacer una correcta planeación de auditoría.

Con esto se busca llegar a la conclusión de que si los controles existentes son los adecuados a los sistemas contables y de control interno son confiables.

CAPÍTULO II

Teoría fundamental de la auditoría operativa.

Objetivo.

Determinar el grado de eficacia, economía y eficiencia de las operaciones para formular las recomendaciones que corrijan deficiencias, o para mejorar dicho grado de eficacia, economía y eficiencia. Contribuir al logro de la prosperidad.

Se dice que el objetivo de la auditoría operativa se cumple cuando el auditor presenta una serie de recomendaciones las cuales están estrechamente relacionadas con los objetivos primarios de la operación, enfocadas a incrementar los esfuerzos que realizan las áreas productivas.

De esto se desprende dos importantes niveles en los cuales participa el auditor operativo encargado de brindar el servicio:

La emisión de opiniones y sugerencias sobre el estado actual de la operación evaluada (diagnóstico de obstáculos a la eficiencia de operación)
Su participación para la creación, formulación, adecuación, diseño de procedimientos, controles, etc.

Se hace mención que en la práctica de la auditoría operativa el contador se circunscribirá al primer punto, ya que el segundo punto está fuera de la práctica de la auditoría operativa esta obligación corresponde primordialmente a la administración.

Lo que persigue o busca la práctica de la auditoría operativa en nuestros días es hacerla ver como una opción que permita a las organizaciones identificar de una manera oportuna deficiencias y riesgos, las cuales darán bases para proponer soluciones, presentar recomendaciones para eficientar el trabajo e informar sobres posibles obstáculos al cumplimiento, todo en busca de la mejora continua.

Es el examen del flujo de transacciones, llevadas a cabo en una o varias áreas funcionales que constituyen la estructura de una entidad, con el propósito de incrementar la eficiencia y la eficacia operativas a través de proponer las recomendaciones que se consideren necesarias.
El concepto general de la auditoría operativa es que consiste en la evaluación de la las operaciones tanto financieras, operativas y administrativas, de la eficiencia de operación así como la efectividad para lograr los objetivos y metas preestablecidas.
Esto conlleva a la responsabilidad que asume el personal de auditoría operativa, para una completa inmersión en los ciclos que forman la operación para comprender desde origen los factores internos que conforman las transacciones en el proceso operativo, así se pueden determinar algunas desviaciones que a simple vista no son detectables, para posteriormente identificar factores externos (ejemplos: vías de acceso, reglamentos, tiempos, factores tecnológicos, factores climatológicos, disponibilidad de recursos, imprevistos, retrasos, etc.) y así vincular de forma integral el ciclo de operación que interviene en el área auditada operativamente.
Esta evaluación permite descubrir e informar a la gerencia los problemas y riesgos detectados en el trabajo realizado, se concluye la auditoría operativa en el momento en que se formulan una serie de recomendaciones y sugerencias apegadas a la realidad que incrementen la eficiencia y eficacia en la organización, las cuales serán responsabilidad de la gerencia al momento de su aceptación posterior, aplicación y seguimiento.
Concepto.
Alcance.

Afortunadamente el alcance de la auditoría es ilimitado ya que todas las operaciones de una entidad son susceptibles de auditarse operativamente.

Sin importar si se trata de un área operativa, financiera o administrativa, ya que la labor que se desempeña toma en consideración tanto factores internos (generados dentro de la organización) como externos (generados fuera de organización ejem: reglamentos, servicio al cliente, condiciones de entrega, etc.)

Este nuevo enfoque integral de auditoría operativa nos ofrecé la alternativa de conformar equipos multifuncionales, donde intervienen, ingenieros, administradores, abogados, contadores, etc., pero normalmente este trabajo es encomendado y realizado por profesionales con preparación en auditoría.

De los puntos importantes dentro del alcance se mencionan algunos:

Verificación de cumplimiento a los objetivos y metas establecidas.
Evaluación de indicadores propios de operación o administración (ejemplo: indicadores de eficiencia, reportes plazo de servicio, reporte de desviaciones, etc.)
Uso eficiente de recursos disponibles.

Importancia.

La auditoría operativa en nuestros días empieza a tomar más fuerza para las organizaciones que contratan los servicios ya que se generan ahorros, crean valor y están siempre en busca de áreas susceptibles de mejora. Al difundir la auditoría operativa como herramienta de toma de decisiones de negocio genera oportunidad de crecimiento, con más penetración dentro de las áreas operativas, esto compromete y obliga en mayor instancia como auditores operativos a tomar una actitud de involucración en la vida misma, supervivencia y desarrollo constante de la entidad a la que presta sus servicios.

El punto central es demostrar lo importante de auditarse operativamente ya sea en el sector público o privado, la cobertura de acción al examen realizado en términos de eficiencia es bastante amplia y puede adecuarse a la operación, en busca de la constante eficiencia y mayor generación de utilidades, el reto es cambiar o morir.

El auditor que practica la auditoría operativa debe enfocar parte de sus habilidades, conocimientos y experiencia en hacer preguntas inteligentes y no esperar respuestas inteligentes.

Un aspecto importante del auditor operacional es tener la habilidad de inducir y ofrecer confianza al personal de la operación, para que le expliquen el porqué de los resultados obtenidos por la gerencia y administración, con esto el auditor tendrá más elementos para poder utilizar la palabra "porqué", y formulará cuantas preguntas crea conveniente, ¿Por qué se obtuvieron estos resultados? ¿Por qué no se mejoran? ¿Por qué el personal no tiene actitud positiva? ¿Por qué se obtienen justificaciones en vez de propuestas? ¿Por qué……?.

Es fundamental que la operación esté bien definida tanto en sus objetivos como en la forma en que pretende alcanzarlos, así se tienen mayores elementos para comparar el esfuerzo que realiza el personal operativo en el área auditada en comparación con los objetivos y las metas esperadas por la gerencia y dirección operativa de la organización, con el propósito de determinar, analizar y evaluar desviaciones, así como los riesgos de operación, que permitan tomar medidas en tiempo y elaborar planes de acción que corrijan las desviaciones y proponer acciones preventivas que ayuden a minimizar los riesgos detectados.

El auditor operacional a través del trabajo de la auditoría operativa, proporciona su experiencia adquirida a través de su trayectoria laboral, combinando su acción con las de aquellas personas que conocen la operación de manera completa. Para ofrecer y proporcionar el máximo provecho se deberán elaborar estrategias competitivas de manera que se obtengan los mejores resultados, esto se logra con la colaboración y puntos de vista de ambas partes.

Cuando la administración de la compañía desconoce las causas y los motivos de ineficiencia en la operación, necesitan algún tipo de sistemas o alarma que alerte oportunamente problemas potenciales que pueden repercutir de una manera negativa en los resultados o ya están afectando la eficiencia en la operación.

Cuando los especialistas internos intervienen y elaboran evaluaciones a ciertos aspectos administrativos a menudo tratan a las unidades de negocio como si fueran sus clientes y dedican demasiado tiempo a buscar aceptación por el personal operativo, no maneras de mejorar.

En la mayoría de las ocasiones no se recurre a especialistas externos hasta que la unidad de negocio esta en una situación verdaderamente crítica debido a los problemas antes mencionados, lo cual repercute en que el personal externo este obligado a enterarse de la situación actual de la operación.

Se debe dar a conocer a la auditoría operativa como una alternativa viable que se adecua a la operación del negocio, y tiene la capacidad para impulsar la mejora en los procesos y el lograr ahorros en los siguientes aspectos:

Recursos financieros, humanos, tecnológicos.
Comunicaciones.
Tiempo de entrega de mercancía a los clientes.

Este valor le dará el reconocimiento y respeto que se merece en las organizaciones que confían en el trabajo de la auditoría operativa, haciendo notar que este tipo de servicio es una verdadera inversión y no un gasto.

Dentro de los aspectos importantes de la aplicación de la auditoría operativa en la empresa, es el valor agregado que ofrece, lo podemos resumir de la siguiente forma:

A + B = C

Donde:

A = Es el valor de organización antes de la auditoría operativa.

B = Son las serie de recomendaciones, planes de acción, planes preventivos, mejoras, que se en listan en el informe.

C = Nuevo valor de la organización después de que la administración de la empresa, implementa las mejoras, cambios o acciones de prevención y corrección de desviaciones así como anticipación a riesgos posibles los cuales se detallaron en el informe.

La auditoría operativa al ser aplicada a la operación de la empresa genera cierto valor agregado cuando:

Propone medidas para disminuir tiempos en entrega de producto en las condiciones óptimas solicitadas por el cliente.
Cuando elabora planes efectivos de acción que ayuden a reducir gastos.
Cuando se involucra en el control interno y detecta algunas deficiencias de las cuales hacen recomendaciones, para hacerlo más efectivo y convincente.

Las empresas comercializadoras de alimentos o en su caso empresas de otra naturaleza están en constante flujo de operaciones las cuales están internamente ligadas con los objetivos primarios de la organización; se actúa, procesa, distribuye, clasifica y se vuelve a llegar al mismo punto de inicio en la cadena de operación.
Es conveniente estudiar el ciclo próximo a evaluar operativamente el cual permite clasificar en ciclos más pequeños o individuales la operación esto con el objeto de su mejor entendimiento y comprensión.
Dentro de los ciclos de operación en las empresas se generan una serie de instrucciones que involucran cambios en la situación financiera contable de la organización, las cuales generalmente se denominan transacciones.
Cada ciclo individual de operación está formado por varias funciones, éstas a su vez se forman por un conjunto de actividades relacionadas en su propio ciclo que ayudan a reconocer, autorizar, procesar, controlar, verificar, e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso que las ordena de manera lógica y secuencial.
El auditor operacional para poder realizar su trabajo bajo los más altos estándares de eficiencia tanto en tiempo como en costo-beneficio se apoya directamente en los ciclos normales de operación los cuales en primera instancia deberán identificar las actividades que conforman una función; enseguida las funciones que integran un ciclo de operación; y finalmente el enlace entre los diversos ciclos para llegar al ciclo integral de la operación.
Es necesario que en todo proceso de operación se identifiquen las transacciones que integran el ciclo así como su efecto y repercusión, esto con la finalidad de hacer cortes; en caso en contrario se entraría a un proceso operativo de revisión sin fin.
El auditor operativo que revisa la operación de la empresa debe primordialmente identificar los diversos ciclos de operación y las funciones que los integran, esto con la finalidad de precisar el alcance de su trabajo; de acuerdo con las necesidades y características de operación, aunado con la experiencia y conocimientos del auditor operativo se clasificarán las operaciones de acuerdo a su naturaleza e impacto en la operación.
Ciclos de operación.
Metodología.

La metodología utilizada en el desarrollo del trabajo de auditoría operativa, es sumamente flexible ya que permite manejar diferentes recursos como son; normas de auditoría , técnicas o procedimientos de trabajo que se desarrollan a lo largo del trabajo.

Cabe hacer mención que hasta el momento no existen normas de aceptación generalizada para el trabajo de auditoría operativa, se toman como base las normas de auditoría generalmente aceptadas.

Si se habla propiamente de un método a seguir por un auditor operacional como recomendación general, podría decirse que de acuerdo a su importancia las etapas a seguir son:

Familiarización.
Investigación y análisis.
Diagnóstico.
Informe.

Familiarización.

También conocida como etapa preliminar, la cual tiene como principal objetivo el de obtener toda la información concerniente al área por auditar operativamente, así como información a la empresa u organismo, la cual servirá de instrumento para el desarrollo de la actividad en etapas posteriores y para ilustración del personal de auditoría operativa.

Dentro de esta etapa se debe recopilar la máxima información en el menor tiempo posible en algunos aspectos importantes como pueden ser:

Antecedentes.
Cambios en los objetivos iniciales.
Información financiera reciente.
Marco legal.
Reglamentos.
Convenios.
Organigrama.
Asignación de responsabilidades.
Manuales de procedimientos.
Políticas.
Presupuestos.
Información adicional relevante.

La etapa de familiarización presenta algunas características que se mencionan a continuación:

No es una lectura detallada de la información o manuales.
Es un proceso de recopilación de información sin involucrarse de lleno en su contenido, mediante algunas entrevistas con el personal involucrado.
Si dentro de esta fase se detectan de primera vista indicios de desviaciones o riesgos no se deberá abundar, solamente se dejará constancia para ser atendidos en la etapa de investigación y análisis.

De forma generalizada los procedimientos que se deben desarrollar durante esta fase inicial del trabajo son:

Entrevista con el titular de la administración ( jefe, gerente, director, etc.) y demás empleados de importancia, para obtener información relevante.
Visita de familiarización a las oficinas e instalaciones de la empresa para conocer su ubicación física, el tamaño de la organización, plantas centros de distribución y platicar brevemente con los funcionarios responsables.
Clasificación y referenciacion de la información.

A manera de resumen en esta fase de familiarización se recopila la mayor cantidad de información y su clasificación, se toma en cuenta el tipo de información que se genera, ya que serán todos los elementos que ayudaran al auditor a elaborar el trabajo de auditoría de operativa, principalmente si se trata de la primera.

Estudio de la gestión administrativa.

Respecto al estudio de la gestión administrativa de la operación por auditar, se deben tomar en cuenta factores como:

Planeación.
Organización.
Dirección.
Control.

Dentro de esta fase el auditor evaluará su capacidad de administración utilizando las fases de la gestión administrativa ya mencionadas, que le proporcionarán los elementos prácticos para poder detectar posibles deficiencias, que en fases posteriores se evaluarán.

Hay palabras clave que ayudarán a comprender, la razón de muchas actividades que se llevan a cabo en la operación natural como es el caso de la palabra "Que" ¿Qué actividades se realizan en esta operación?, ¿Qué funciones primarias tiene la operación?, y algunas otras de la misma naturaleza son las que ayudan al auditor a conocer las características propias y procedimientos vigentes.

Las preguntas "Para qué", "Dónde", pueden ayudar para conocer tanto el propósito, como el lugar en el que se ejecuta la operación.

Las pregunta "Cuándo" y "Quién", da una idea de la periodicidad tanto en tiempo como en orden de las operaciones inherentes, así como el personal involucrado y responsable de tal o cual parte del proceso.

Las anteriores interrogantes son instrumentos que ayudan al auditor operativo a comprender y evaluar de una manera mas clara la operación de una empresa en cualquiera de sus ciclos.

Una vez cubierta la etapa preliminar o de familiarización el auditor estará en posibilidades de elaborar un plan de trabajo y delegar actividades así como la supervisión del trabajo por realizar.

Es importante conocer si el área operativa a sido auditada operativamente en el pasado ya que esto nos puede ayudar a no repetir evaluaciones y confirmar si las propuestas y sugerencias emitidas anteriormente fueron aplicadas.

Investigación y análisis.

El objetivo principal de esta etapa dentro de la metodología es el de analizar la información obtenida en etapas anteriores así como la evaluación de la documentación relativa a la operación, esto con el objeto de medir la eficiencia de operación así como la eficacia para el logro de los objetivos.

Para cumplir con el objetivo de esta etapa de la auditoría, se recomienda realizar actividades como las que se mencionan a continuación:

Revisión analítica y detenida de la información recopilada en fases anteriores relacionada con la operación.
Recopilación de información complementaria como puede ser: entrevistas, inspección física, observación directa de operación consulta bibliográfica especializada.
Determinación de utilidad y confiabilidad de información para uso de la gerencia o dirección.
Selección de la operación o ciclo de la misma, que se considere importante para ser examinada con mayor profundidad, sin perder de vista el tiempo estimado para su evaluación.
Identificación de las características de los hallazgos, para identificar de que manera desvían los objetivos primarios del área operativa y que resultado tienen en los objetivos de la organización.
Formulación de conclusiones y recomendaciones en busca de mejorar la efectividad y eficiencia de las operaciones donde se detectaron dichos hallazgos.

Los anteriores puntos serán la base para discutir los resultados del trabajo de auditoría con los principales funcionarios que nos lleven de una manera mutua a un acuerdo sobre los mismos.

Los programas de auditoría operativa deben ser sumamente flexibles, que permitan desarrollar iniciativa por parte del personal de auditoría, para alcanzar los objetivos establecidos y mejorar el logro de las metas (efectividad), a reducir costo de operación (economía), y establecer el óptimo desempeño de los recursos disponibles (eficiencia). El personal corre el riesgo de encontrarse con circunstancias imprevistas durante el desarrollo de la evaluación, lo cual se debe neutralizar con base en la experiencia del auditor y tacto profesional.

Cuando se empieza a comprender la operación auditada, el auditor debe examinar la información que se recopiló en la etapa de familiarización esto con el objeto de determinar y evaluar los objetivos primarios de la operación.

Algunas actividades que se necesitan comprender para tener una visión más clara de la operación y del trabajo al cual se pretende llegar son:

Desde un punto global, cuál es la misión del departamento u operación.
Determinar si los objetivos iniciales han sufrido modificaciones durante el transcurso del tiempo.
Cuáles son los objetivos principales para llegar a alcanzar la misión.
Identificar las actividades que son la parte medular del funcionamiento de la operación.

Al concluir con la comprensión de algunas actividades de importancia, el auditor habrá adquirido un mayor grado de conocimiento acerca de la operación en la cual está actuando, esta le permitirá intercambiar opiniones válidas con los principales funcionarios ya sea de la organización o de la operación.

Dentro de esta etapa cuando se tienen todos los elementos (evidencias) que fueron recopilados en la etapa de familiarización, se establecen prioridades de análisis de operaciones y seguimiento de objetivos, los cuales son los más significativos en resultados y repercusión financiera (económicamente hablando), mediante la asignación con el número uno, como de mayor importancia.

Importancia de la evidencia en la auditoría operativa.

Se requiere hacer una recopilación de la evidencia de operación para su posterior análisis y evaluación y así construir un juicio y emitir una opinión válida sustentada sobre bases firmes.

Es muy importante mencionar que si se cometen errores al recopilar información, el auditor no estará actuando de forma correcta y sus sugerencias y propuestas no tendrán validez, ya que las pruebas en las que descansa su confianza distorsionan su capacidad de juicio, y por consecuencia emitirá opiniones o sugerencias incorrectos.

La clasificación de las fuentes de la evidencia son:

Evidencia Interna: es la que emana y se genera de la operación natural y que se encuentra alrededor , se dice interna ya que se produce dentro de la misma organización

Evidencia externa: es toda aquella que se genera o produce fuera de la organización como puede ser; información de la situación económica del país emitida por el gobierno, tipo de cambio, estados de cuenta, recibos, confirmaciones, información de la competencia, reglamentos, Internet, etc.

Las principales cualidades de la evidencia son que sea suficiente y competente, en cuanto a lo suficiente de la evidencia se refiere a que sea el material necesario para soportar la opinión, respecto a que sea competente refiere a que las circunstancias o criterios sean realmente de importancia en relación directa con lo examinado y que se vuelva en una herramienta útil.

Aplicación de pruebas selectivas.

Es un procedimiento de selección que ayuda en la auditoría de operaciones para llegar a conclusiones sobre las características de un grupo grande de transacciones homogéneas, mediante el examen a un grupo parcial de las mismas.

Los propósitos generales para su aplicación son los siguientes:

Llegar a conclusiones después de evaluar una muestra.
Obtener seguridad en la evaluación sobre el estado actual de las operaciones y registros contables.
Acelerar el proceso de revisión de auditoría operativa.

Identificación y selección de áreas críticas o débiles.

El alcance ilimitado de la auditoría operativa enfrenta el problema de que para poder evaluar una compañía en su totalidad se requieren muchos meses de esfuerzo y en algunos casos rebazará el año.

Esto obliga a que el tiempo de evaluación debe ser reducido en base a los resultados obtenidos en las diferentes áreas de la operación iniciando por la que obtuvo los resultados menos deseados, en tiempos razonables tanto en eficiencia, como en eficacia; sin perder de vista los costos en los que se incurre con un grupo de auditores razonable.

El hecho de que la evaluación se aplique solo a una parte de la operación de una entidad, no significa que se reduce su beneficio y utilidad para la compañía, por prioridad los esfuerzos deben dirigirse al proceso o actividad funcional dentro del área operativa donde se identifican áreas críticas o débiles con mayor grado de impacto en la operación, para así enfocar el trabajo de manera correcta.

La facilidad para la identificación de áreas críticas o débiles dependerá mucho del grado de conocimiento que se tenga en diferentes operaciones, la cual adquiere el auditor operativo por la experiencia, y de las diferentes circunstancias que examine dentro de la operación auditada.

Si se conocen indicios confiables que señalen las áreas críticas, se puede iniciar evaluando en control interno, esto ayuda al auditor a identificar procesos o áreas débiles dentro de la operación, esto resulta muy confiable ya que se vuelve el soporte de la aseveración que presenta deficiencias comentadas por el personal de auditoría operativa, lo cual puede repercutir en falta de eficiencia operativa, incremento en los costos, y falta de eficacia operacional.

Evaluación del control interno.

Para una correcta evaluación del control interno se deben tomar en cuanto algunos factores que se mencionan a continuación:

Objetivos: conocer los objetivos del área por auditar, los cuales deben estar dentro de los objetivos primarios de la organización.
Medición de resultados: identificar los mecanismos que determina la organización para medir sus resultados.
Seguimiento: comprobar si se ha dado seguimiento a problemas que surgen dentro del área, o se tienen planes de acción para su desactivación.

Los riesgos en la auditoría operativa.

Se define a los riesgos como fenómenos o eventos, de los cuales no se tiene la seguridad de que ocurran o no, pero su presencia siempre está latente y en ocasiones pueden dañar de una manera importante alguna etapa en el proceso productivo en una organización y en casos extremos pérdidas económicas a la misma. La identificación de riesgos en el proceso de auditoría operativa permite identificar, analizar y solucionar eventos que se pueden convertir en un problema y que estos se deriven en repercusiones negativas para la organización.

El objetivo de la identificación de riesgos no es otro que, maximizar las repercusiones positivas (oportunidades) y minimizar las negativas (pérdidas) asociadas al riesgo de operación en alguna entidad. Solo una política efectiva puede asegurar un equilibrio entre riesgo y oportunidades.

La nueva cultura de auditoría de operaciones incorpora a sus prácticas de evaluación de operaciones, la llamada administración de riesgos, esto apoya identificando posibles riesgos, para lo cual se elaboran planes que se adecuan a la labor del auditor operativo.

Es muy importante que el equipo de auditoría operativa se involucre más en su labor para ampliar la visión del trabajo en equipo y se esté en posibilidades de identificar riesgos, identificarlos es algo muy positivo.

A continuación se mencionan seis pasos en los que el auditor de operaciones se apoya para identificar, evaluar y clasificar lo riesgos conforme a la magnitud de su posible impacto económico en la empresa:

Identificación: se dan a conocer los riesgos de una forma clara, para que todos los integrantes estén enterados, y sepan el tipo de riesgo potencial que enfrentan.
Análisis y asignación de prioridades: en esta etapa se traducen los datos del riesgo en un formato que permite tomar decisiones (probabilidad e impacto) y asignan prioridades conforme la magnitud estimada del riesgo.
Planeamiento y programación: en esta etapa se listan los riesgos con prioridades en planes de acción, así como designar al personal especializado en el seguimiento activo de la acción.
Seguimiento: el seguimiento lo dará la empresa en caso de que se apliquen las recomendaciones propuestas por el auditor, la cual consiste en asegurar a través de la supervisión que los planes de acción correctivos y preventivos se estén realizando conforme a lo previsto y acordado e informar cualquier otra contingencia que no esté prevista dentro del plan de seguimiento.
Aprendizaje: ésta es la última etapa dentro del proceso, su papel es más estratégico, ya que se obtiene la experiencia para el equipo de auditoría, de cómo se identificaron riesgos, su clasificación y de que forma se mitigaron. Así como los resultados obtenidos que nos da la pauta para actuar anticipadamente y no cometer los mismos errores cuando se presenten auditoría similares en un futuro.

Diagnóstico.

La etapa del diagnóstico tiene como objetivo principal, evaluar los hallazgos que existen en áreas críticas de la compañía o en su caso del ciclo de operación que se está auditando, esto con la finalidad de medir el grado de eficiencia, eficacia y economía de operación, que permitan tener los elementos de juicio suficiente que sostengan una serie de recomendaciones para mejorar los resultados obtenidos.

Se deberán clasificar los hallazgos de mayor impacto en el ciclo de operación para empezar a ensayar sus posibles recomendaciones, las cuales estarán plenamente fundamentadas con la evidencia recopilada y analizada.

Características del hallazgo en la auditoría operacional.

Tanto las operaciones como los ciclos están afectados en su eficiencia, economía y eficacia por los llamados hallazgos de auditoría operativa, los cuales ofrecen los elementos suficientes para soportar el diagnóstico.

Las características del hallazgo de auditoría operacional son cuatro, las cuales se mencionan a continuación:

– La condición.

Es la situación actual del hallazgo encontrada por el auditor (lo que es)

– El criterio.

Está dado por unidades de medida, indicadores y en general los parámetros que el auditor utiliza para comparar o medir la situación actual. Puede decirse que "el criterio" es "lo que debe de ser según el auditor", es decir la situación ideal.

– El efecto.

Es el resultado que se genera del hallazgo, es la comparación de la condición (lo que es) contra el criterio, lo que debe ser (es decir la situación ideal).

– La causa.

Es el resultado desfavorable del efecto.

Conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos de auditoría operativa.

La conclusión es un resumen redactado lo más objetivamente posible, de las características del hallazgo y sus posibles efectos en la operación, para lo cual procede a identificar la mejor solución, para formular finalmente el diagnóstico.

La recomendación está enfocada en propuestas por el auditor operativo para corregir o mejorar los resultados de la operación evaluada. Las cuales estarán orientadas a evitar que la causa de hallazgo, se repita en un futuro.

Elaboración del borrador del informe.

Discutir con los involucrados el borrador del informe, persigue el doble propósito de asegurarse de que se trata de hallazgos reales y que los funcionarios coinciden con su existencia precisamente en la forma en que se describe en el borrador.

Un objetivo adicional de esta discusión es convencer a las interesados a que afronten junto con el auditor al presentar el diagnóstico definitivo.

Informe.

La comunicación formal se hará por medio del informe final, el cual muestra los resultados de la auditoría practicada a la operación, se presenta por escrito teniendo cuidado en su redacción, la cual debe ser convincente y constructiva, así mismo debe incluir los comentarios de los principales funcionarios (gerente o director) cuando sean diferentes o contrarios a los del auditor.

El informe es el producto terminado del trabajo de auditoría operativa y generalmente es lo único que llega a manos de la alta dirección, en consecuencia debe contener por lo menos algunos requisitos como los que se mencionan a continuación:

Importancia: que muestre aspectos o hallazgos importantes de la operación auditada.
Utilidad y oportunidad: que adecua sus recomendaciones a la operación y se tenga en manos de los interesados en el momento preciso para tomar decisiones.
Sustentación suficiente: que se cuente con la evidencia necesaria que soporte los hallazgos de los que se desprenden las recomendaciones.
Convicción: el contenido debe ser interesante y convencer al lector.
Objetividad: se presenta la realidad de la operación.
Integridad: la información presentada no ha sido alterada o distorsionada intencionalmente.
Constructivo: su contenido se enfoca a mejorar la eficacia y eficiencia de la operación auditada, no crítica.

Su contenido debe enfocarse a mostrar de una manera objetiva, los problemas detectados que afectan la eficiencia de operación y del control interno existente establecido por la administración, lo que concuerda con el objetivo del examen.

El informe debe contener características de utilidad, agilidad, claridad, orientado hacia la mejora de operación. En la medida de lo posible debe cuantificarse el efecto de las desviaciones, o riesgos y de los posibles cambios.

El contenido básico del informe generalmente incluye los siguientes elementos:

Alcance y limitaciones.
Situaciones que impiden el logro de los objetivos (obstáculos a la eficiencia de operación).
Sugerencias y recomendaciones en busca de la mejora operativa.

Alcance y limitaciones.

Se menciona de una manera breve y se dan a conocer los objetivos del trabajo realizado; los ciclos de operación sujetos de examen a en su caso la parte de la operación; el criterio de prioridades establecido; limitaciones en caso de existir; la participación de otros profesionales si la hubo y sus labores realizadas.

Situaciones que impiden el logro de los objetivos.

Es recomendable presentar en forma resumida y ordenada los hallazgos más significativos o con mayor relevancia referenciando su impacto así como las causas y posibles consecuencias.

Sugerencias y recomendaciones en busca de la mejora operativa.

Es recomendable que las sugerencias se describan después de que se señalen los riesgos o desviaciones identificados, los cuales repercuten directamente sobre la eficiencia de operación llámese optimización de recursos o gastos de operación, de una manera general o específica.

Recomendaciones prácticas para la elaboración del informe.

Definir el objetivo del informe.
A quien va dirigido.
Mencionar lo que quieren escuchar los interesados(no decir lo que ya saben).
Utilizar índice para una mejor ubicación (así se puede desplazar a la sección o área de interés).

Consejos para la elaboración de un informe de auditoría operativa.

A continuación se mencionan una serie de consejos útiles para elaborar un informe de auditoría operativa de calidad tanto en presentación como en contenido:

Recalcar los aspectos significativos que mejoren la eficiencia operativa, así como la reducción en los costos incurridos.
Evitar incluir hallazgos sin relevancia.
Utilizar un lenguaje claro en todos sus puntos.
Hacer sugerencias constructivas.
Discutir el informe con los responsables que pueden llegar a ser afectados por los observaciones que plantee en su informe el auditor.
Conciliar criterios junto con los principales funcionarios para llegar a sugerencias conjuntas.
Enviar copia al personal involucrado del informe final, así como a la alta administración.

Partes: 1, 2

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