El sistema de compras: como factor de ahorro las para empresas, sin perjudicar la calidad

Introducción

En este apartado conoceremos la definición de un sistema y cómo podemos aplicarlo en las diferentes áreas de la empresa, específicamente en el Departamento de Compras así como también su interrelación con otros departamentos de la empresa.

Debemos de darnos cuenta que todos los departamentos de la misma se relacionan entre sí por lo que se forma un sistema es decir se convierten en un conjunto de elementos para lograr un fin o un objetivo en común que es producir con buena calidad, cumplir con las especificaciones del cliente así como también entregar en tiempo y forma.

Si nos damos cuenta el acción de comprar lo realizamos cotidianamente sin darnos cuentas pues ya se convirtió en algo normal para nosotros, pero en una empresa es de gran importancia pues implica costos, requerimientos, material, stock, presupuestos, almacén, producción es decir la mayor parte de la empresa se relaciona con compras.

¿Qué significa Compras? Módulo o departamento, dedicado al análisis, control y gestión del Departamento de Compras. A continuación conoceremos a fondo lo ya mencionado.

Sistema

Un sistema (del latín systema, proveniente del griego s?st?µa) es un objeto compuesto cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente; puede ser material o conceptual.1 Todos los sistemas tienen composición, estructura y entorno, pero sólo los sistemas materiales tienen mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen figura (forma). Según el sistemismo, todos los objetos son sistemas o componentes de algún sistema.2

Por ejemplo, un núcleo atómico es un sistema material físico compuesto de protones y neutrones relacionados por la interacción nuclear fuerte; una molécula es un sistema material químico compuesto de átomos relacionados por enlaces químicos; una célula es un sistema material biológico compuesto de orgánulos relacionados por enlaces químicos no-covalentes y rutas metabólicas; una corteza cerebral es un sistema material psicológico (mental) compuesto de neuronas relacionadas por potenciales de acción y neurotransmisores; un ejército es un sistema material social y parcialmente artificial compuesto de personas y artefactos relacionados por el mando, el abastecimiento, la comunicación y la guerra; el anillo de los números enteros es un sistema conceptual algebraico compuesto de números positivos, negativos y el cero relacionados por la suma y la multiplicación; y una teoría científica es un sistema conceptual lógico compuesto de hipótesis, definiciones y teoremas relacionados por la correferencia y la deducción (implicación).

Sistemas materiales

Un sistema material, sistema concreto o sistema real es una cosa compuesta (por dos o más cosas relacionadas) que posee propiedades que no poseen sus componentes, llamadas propiedades emergentes; por ejemplo, la tensión superficial es una propiedad emergente que poseen los líquidos pero que no poseen sus moléculas componentes. Al ser cosas, los sistemas materiales poseen las propiedades de las cosas, como tener energía (e intercambiarla), tener historia, yuxtaponerse con otras cosas y ocupar una posición en el espacio tiempo.

El esfuerzo por encontrar leyes generales del comportamiento de los sistemas materiales es el que funda la teoría de sistemas y, más en general, el enfoque de la investigación científica a la que se alude como sistemismo, sistémica o pensamiento sistémico, en cuyo marco se encuentran disciplinas y teorías como la cibernética, la teoría de la información, la teoría del caos, la dinámica de sistemas y otras.

Análisis CEEM (Composición, Estructura, Entorno y Mecanismo)

El análisis más sencillo del concepto de sistema material es el que incluye los conceptos de composición, entorno, estructura y mecanismo (CEEM, por sus siglas). La composición de un sistema es el conjunto de sus partes componentes. El entorno o ambiente de un sistema es el conjunto de las cosas que actúan sobre los componentes del sistema, o sobre las que los componentes del sistema actúan. La estructura interna o endoestructura de un sistema es el conjunto de relaciones entre los componentes del sistema. La estructura externa o exoestructura de un sistema es el conjunto de relaciones entre los componentes del sistema y los elementos de su entorno. La estructura total de un sistema es la unión de su exoestructura y su endoestructura. Las relaciones más importantes son los vínculos o enlaces, aquellas que afectan a los componentes relacionados; las relaciones espaciotemporales no son vínculos. El mecanismo de un sistema es el conjunto de procesos internos que lo hacen cambiar algunas propiedades, mientras que conserva otras.

Además, la frontera de un sistema es el conjunto de componentes que están directamente vinculados (sin nada interpuesto) con los elementos de su entorno. La frontera de un sistema físico puede ser rígida o móvil, permeable o impermeable, conductor térmico (adiabática) o no, conductor eléctrico o no, e incluso puede ser aislante de frecuencias de audio. Además, algunos sistemas tienen figura (forma); pero no todo sistema con frontera tiene necesariamente figura. Si hay algún intercambio de materia entre un sistema físico y su entorno a través de su frontera, entonces el sistema es abierto; de lo contrario, el sistema es cerrado. Si un sistema cerrado tampoco intercambia energía, entonces el sistema es aislado. En rigor, el único sistema aislado es el universo. Si un sistema posee la organización necesaria para controlar su propio desarrollo, asegurando la continuidad de su composición y estructura (homeostasis) y la de los flujos y transformaciones con que funciona (homeorresis) –mientras las perturbaciones producidas desde su entorno no superen cierto grado–, entonces el sistema es autopoyético.

Principales características de un sistema

Según Kast, Fremont y Rosenzweig, James, se pueden enumerar 9 características principales claves de los sistemas organizacionales: sistemas artificiales, los limites, Jerarquía de los sistemas, entropía negativa, estado estable o equilibrio dinámico, mecanismo de retroalimentación, mecanismos de adaptación y mantenimiento, crecimiento a través de la elaboración interna y equifinalidad de los sistemas abiertos.

• Los sistemas artificiales son una característica de los sistemas sociales, los cuales poseen una estructura pero de eventos más que de comportamientos físicos y no pueden separarse de los procesos del sistema.  

• Los límites son las líneas o regiones de demarcación para la definición de las actividades apropiadas del sistema, para la admisión de miembros dentro del sistema y otros componentes.

• Jerarquía de los sistemas, la estructura jerárquica no solo se relaciona con los niveles, sino que se basa en la necesidad de agrupamientos incluyendo combinaciones de subsistemas.

• Entropía negativa, es el proceso de organización completo y de capacidad para transformar los recursos. La entropía está relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden. Los sistemas abiertos combaten la entropía mediante un proceso de organización más completo y de capacidad para transformar los recursos.

• Estado estable o equilibrio dinámico, ocurre cuando el sistema puede mantener su funcionamiento y trabaja de manera efectiva, siendo capaz de adaptarse a los cambios en su medio y mantener un estado estable continuo.

• Mecanismo de retroalimentación, es la recepción continúa de información desde su medio externo lo que le ayuda a ajustarse. Esta puede ser negativa o positiva.

• Mecanismos de adaptación y mantenimiento, el mecanismo de mantenimiento asegura que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio, los mecanismos de adaptación suministran un equilibrio dinámico que le permite responder a los cambios internos y externos.

• Crecimiento a través de la elaboración interna, tendencia a elaborar sus actividades y alcanzar mayores niveles de diferenciación, organización y especialización en sus subsistemas.

• Equifinalidad de los sistemas abiertos, define que los resultados finales dentro de una organización pueden lograrse con diferentes condiciones iniciales y de manera diferente.

• El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.

• En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y control de compras maduró.

• En México, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas técnicas, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras.

• Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de control.

Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines.

• Empero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más sobre el área, resultó ser un verdadero desastre: los modelos norteamericanos de funciones, flujo grama, y jerarquía mal aplicada, desenlazaron en departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento, proveeduría, suministros, y hasta de adquisiciones en México. Todos ellos conforman la actividad misma de compras.   Pero, ¿qué es comprar? Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripción nos conlleva al proceso administrativo; e l departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la administración de operaciones, por lo que es necesario introducirnos en este tema.  

Compras

Módulo dedicado al análisis, control y gestión del Departamento de Compras.

Permite realizar pedidos indicando:

• Datos del pedido: número, fecha, impuestos, proveedor, etc.

• Materiales que componen el pedido. Una vez realizado el pedido, se muestra información de:

• Entregas, donde se indican las unidades recibidas de cada material.

• Datos de almacén (stock, ubicación, etc.).

• Emisión de informes, tales como órdenes de pedido, valoraciones, etc.

• Posibilidad de realizar pedidos programados, es decir, pedidos similares a un mismo proveedor en un intervalo de tiempo.

• Inclusión de avisos respecto a plazo y cantidad, junto a certificados de calidad en los informes.

Los participantes en el sistema de compra son:

INFLUYENTES; son las personas que explícita o implícitamente ejercen alguna influencia en la decisión y las encontramos en:

Distribución cuyo objetivo es lograr que los compradores encuentren el producto en el lugar adecuado.

Promoción es importante para dar a conocer el producto.

El precio se determina de acuerdo a todas y cada una de las características del producto.

DECISOR; es quien determina en ultimo termino parte de la decisión de compra o su totalidad, si se compra, que bebe adquirirse, como, cuando y donde conviene hacerlo.COMPRADOR; es la persona que de hecho realiza la compra.USUARIO; es la persona o personas que consumen o utilizan el producto o servicio.

Gestión de Compras

• Asignación de pedidos a obras

• Control de unidades recibidas con nº de albarán y factura, y realización de entregas automáticas

• Control de stock y ubicación en almacén

• Realización de pedidos programados y pedidos con formato libre

• Inclusión de avisos respecto a plazo y cantidad, junto a certificados de calidad en los informes

Gestión de Ventas

• Control completo de la emisión de pedidos, albaranes y facturas con conocimiento exhaustivo de lo que queda por entregar o facturar

• Realización de pedidos programados

• Control de stock y ubicación en almacén

• Pedidos y albaranes con múltiples facturas

• Unificación de diferentes pedidos o albaranes en una misma factura.

Funciones de Compras

¿Qué función tiene el sistema de compras requeridas y porque es importante este sistema en una organización?

Es responsable de hacer todas las compras requeridas en el momento debido en la cantidad en la cantidad y precio debido.

La clave de una mercadotecnia eficiente y fructífera no es el proveedor sino el comprador. 

¿Cuáles son sus objetivos de este sistema?

• Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos obtenibles negociando y ejecutando todos los compromisos de la economía.

• Mantener los inventarios lo más bajo posible sin perjudicar la producción.

• Encontrar fuentes de subministro y satisfactorias y mantener buenas relaciones con las mismas.

• Asegurar la buena actuación del proveedor en lo que se refiere al rápida entrega de los materiales y una calidad aceptable.

• Localizar nuevos materiales y productos a medida que se vallan requiriéndose.

• Introducir buenos procedimientos además de controles adecuados y una buena política de compras.

• Implantar programas como análisis de valores y análisis de costo y decidir si deben comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras.

• Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle su calidad.

• Mantener un departamento lo más económico posible sin desmejorar la actuación

• Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo que puedan efectuar la utilidad o el buen funcionamiento de la compañía.                                           

¿Cuáles son las aéreas con las que se necesitan intercambiar información y que tipo de información? 

1. Definición de compras, importancia.

La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto[2]; siendo hasta aquí la definición usada por los libros especializados, y, la palabra "correcto(a)", se puede sustituir por las de "adecuado", "justo" y/o "preciso".   Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes. Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas; y, en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o mercancía[3].   Por lo anteriormente expuesto, quizá la definición antes usada en administración de empresas puede corresponder más bien al concepto de abastecimiento, aprovisionamiento proveeduría, materiales, y las distintas actividades que emanan de la misma definición, puede a través de la división del trabajo dar origen a varios departamentos, entre ellos compras, todos agrupados bajo un nombre más genérico y/o completo.

Se menciona la palabra "quizá", pues la administración de empresas es dinámica y los conceptos varían de una compañía a otra.

Definitivamente, ninguna función es autónoma y todas se relacionan entre sí y con las de otros departamentos, pero entre más sofisticada se va haciendo una función, más sub funciones aparecen y más complicado es definir a cada una de ellas. Por lo tanto, definiciones válidas del ayer, ya no lo son hoy.

 Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas: la participación del departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de compra, la fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión, y, los costos y sustitución de materiales.

Analizaremos cada una de ellas en puntos particulares, excepto la fijación del precio de venta. 2 Participación del departamento de compras en la obtención de utilidades.   La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la medida que se realice una buena compra.

Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si estos son bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se obtendrá un margen de utilidad mayor.

3 Fijación del precio de compra.

Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya que las materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importación, por lo cual debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el dólar, razón por la cual el comprador debe estar informado de la situación cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado.   Resulta necesario conocer que en proporción un deslizamiento o un ajuste brusco de la relación peso-dólar afecta al producto comprado, debido a que el precio de venta del material que se pretende adquirir aumentará en proporción a la cantidad de materiales de importación que lleve en sí dicho producto; por ejemplo, si se compone de un 30% de material de importación, el comprador no aceptaría un aumento del 80%; por otra parte, en la negociación debe considerarse el tipo de cambio que ha sido creado por el gobierno como ayuda o para las transacciones comerciales.

Muchos proveedores mes con mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun cuando en la fabricación de éstos no intervengan productos de importación, esto asegura que el margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos[4].

.4 La operación eficiente de la inversión.

El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la inversión, la obsolescencia y los costos de espacio. 5 Costos y sustitución de materiales.

Las compras representan un renglón en costos que pueden ser controlables por el departamento de compras, debido a que éstos pueden incrementarse o disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador.

Por ejemplo, la consideración psicológica en las negociaciones, a través de la experiencia del personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que se pueda forzar una disminución en el precio de compra, o lograr descuentos por volumen, por pagos al contado y descuentos comerciales.

 Al estar en constante contacto en el mercado en general, el departamento de compras está en posición de introducir nuevos materiales en sustitución de otros, lo que puede repercutir en abaratamiento del producto final, sin tener que sacrificar su calidad.

Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de cambios tecnológicos múltiples, que lo que hoy es novedad, dentro de poco tiempo va a ser obsoleto, porque ya habrá algo mejor; por tal motivo, es importante mantenernos al día para buscar nuevas alternativas, y sobre todo, ser el eslabón, permitiendo que los proveedores que ofrecen nuevos materiales adecuados al proceso, puedan ser aprobados, evaluando así, la conveniencia de hacer ese cambio en función de un ahorro en el precio, disminución de la cantidad a usar del proceso, ser un producto de línea con el proveedor y no una especialidad. Administración de compras, proceso.

Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente debe administrar una función de compras.

Tomando en cuenta la definición del proceso administrativo de Terry y Franklyn: "la aplicación de la planeación, organización ejecución y control por medio de los cuales se administra un gerente"[6], se estructura el proceso de la administración de compras.

Personalmente, podría definir a la administración de compras como la tarea del departamento que está enfocada al costo del inventario y la transportación, la disponibilidad del abasto y la calidad de los proveedores.

Por lo tanto, contiene también, planeación, organización, dirección y control.

Dicho proceso de administración de compras tiene algunas modificaciones, las cuales se verán a continuación.

Planeación Al hablar de planeación dentro de la administración de compras, debemos entender forzosamente que hay que fijarnos metas que nos encaminen y nos dirijan a lograr los objetivos de un departamento de compras y lógicamente de la empresa misma. Pronóstico de ventas.

"Pronosticar es el arte y la ciencia de predecir los eventos futuros"

El pronóstico es una técnica utilizada en la planeación de ventas en función de experiencias de años anteriores, que sirve de base para la elaboración de planes y programas en todas las áreas de las empresas; asimismo, nos indica el número de artículos o productos a fabricar o a producir en un tiempo determinado en condiciones favorables y con la calidad especificada para satisfacer las necesidades del mercado. Para elaborar un pronóstico de ventas, se deben de tomar en cuenta los siguientes factores: Tipo de fruto. Estadística de ventas de años anteriores. Tipo de mercado al cual se dirige el producto.

Competencia directa o indirecta. Calidad del artículo. Precio.

Inflación.

Una vez elaborado el pronóstico de ventas y proporcionado al departamento de ingeniería y de control de inventarios, quienes a su vez programan las cantidades de materiales o artículos a comprar, así como el tiempo en que se deben suministrar a los almacenes, se sitúan pues, los objetivos generales de un departamento de compras.

 Objetivos generales y específicos de un departamento de compras

Los objetivos generales de un departamento de compras son:

Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.

Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.

Desarrollar y administrar las compras.

Establecer proveedores bien evaluados.

Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.

Los objetivos específicos de un departamento de compras son:

Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.

Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.

Localizar nuevos materiales y productos.

Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad adecuada de los artículos.

Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.

Desarrollar óptimos procedimientos y controles.

Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras, que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.

Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o materiales que pudiesen afectar a la organización.

Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.

Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la empresa, que directa o indirectamente, determinen cuáles serán los programas de producción para conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer sus necesidades.

Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos humanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.

Estar al día de los avances existentes en métodos y técnicas de compras.

Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos que requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener muestras de los proveedores potenciales.

Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.

Puntualizar normas de conducta moral. Obtener utilidades para la empresa.  

Programas   Es una herramienta administrativa en la cual nos indica las cantidades de artículos que deberán comprarse, así como el tiempo en que deberá suministrarse al almacén para la producción de la que se dedique la empresa.

En el caso de las empresas industriales, un programa nos indica cuántas piezas de cada parte debe adquirir para la fabricación pronosticada de su producto final.

Cabe hacer mención que es indispensable clasificar los artículos en cuanto a su costo, representando el 80% del total a comprar a los de más alto costo, el 15% a los de costo medio y el 5% restante a los de costo más bajo.

A esta clasificación se le denomina "ABC".

  Presupuestos.   Se dice que un presupuesto es la expresión numérica en dinero de un plan. Un plan es la selección de un camino para lograr un objetivo en un lapso determinado.

Alcanzar un objetivo implica la reunión de recursos disponibles y ésta reunión de recursos presupone una organización.   Los ingredientes para hacer un presupuesto son: Tener plena organización. Mantener un estricto conocimiento de los recursos. Contar con objetivos perfectamente determinados. Poseer una larga experiencia en la operación. Establecer un período de tiempo definido. Ser previsible. Lograr imaginación. Poseer buena habilidad.  

Organización.   El organizar es la sincronización jerarquizada para la consecución de una meta. La organización es la necesidad básica de conocer perfectamente los objetivos de la empresa, para el logro de los objetivos planteados en la planeación.

Aparece entonces, la división del trabajo, pero perfectamente sincronizada para lograr la meta fijada. Es el medio por el cual podemos definir la estructura más adecuada para el logro de los fines de cualquier organismo social.

 Dirección.   Si sabemos que dirigir es el arte de vincular estrechamente a los hombres unos con otros[10], nos está indicando que en un departamento de compras debe existir ese vínculo dinámico y evolutivo, gracias al cual, los gerentes comunican constantemente lo que desean en la forma que esperan que motiven a los subalternos a apoyar planes y objetivos de la empresa.

 Dirección por Objetivos.

La dirección por objetivos no es algo realmente nuevo, aunque así lo han presentado algunos autores. Es más que un sistema, es una filosofía, una forma de pensar y de ser en función de los negocios.

Dentro del ámbito administrativo, la dirección por objetivos (DPO), es un método de dirección que enfatiza más sobre los resultados que sobre las operaciones, señala las metas que deben alcanzar a todos los niveles de la organización y utiliza los resultados en comparación con las metas fijadas, como método de evaluación de la contribución de cada uno de los miembros y como guía para el manejo de la unidad.   La DPO exige establecer un sistema de planeación que no tiene que verse lo que haremos mañana, sino lo que haremos hoy, para que el mañana sea como deseamos que sea; significa trabajar para lograr el futuro.

El punto es, que en la medida en que un individuo conoce lo que quiere lograr, aumentan sus probabilidades de éxito.

Desafortunadamente, se confunde la efectividad con la eficiencia, lo que con frecuencia lleva al individuo, departamento o empresa, a realizar eficientemente aquello que nunca habían podido hacer, y que por estar bien hecho, los ha alejado de lo que podría considerarse su(s) objetivo(s).

Es por eso que la DPO deberá fijarse metas a corto plazo, para su conveniencia, en las que deberán de ser revisadas éstas, mínimo, cada ocho días.

Dirección por Excepción.

Es frecuente encontrar una serie de situaciones que se presentan en forma repetitiva dentro de las labores de la dirección del departamento de compras. Cuando ocurren, requieren de la atención del ejecutivo para tomar la misma dirección una y otra vez.

La dirección por excepción (DPE) consiste en un sistema de identificación y comunicación que emite una señal cuando se requiere la atención de la persona encargada, y permanece en silencio cuando no se requiere.

La DPE se basa precisamente en la identificación de las excepciones, entendiendo por excepción aquella señal que advierten al gerente de compras de que puede realizar una acción.

La acción por llevar a cabo puede ser, en función del tipo de excepción que se trate: correctiva o creativa.

La primera, se refiere a aquella por medio de la cual se pretende restablecer un equilibrio similar al anteriormente sostenido y que podemos dividir en acciones de reinstalación enfocadas a volver a implantar el control.

La segunda, se encamina al aprovechamiento de oportunidades que se han presentado y aunque también pretende establecer el equilibrio, ya no se busca uno similar al anterior, sino de tipo superior.

Por ejemplo, si el departamento de recepción de materiales detecta que existen defectos en ciertos productos de un proveedor.

La acción correctiva es informar al proveedor de dicho defecto y que nos entregase de forma correcta el producto; también, si reemplazamos a ese proveedor por otro con las mismas condiciones del bien, entonces sería una acción correctiva.

La acción creativa es cuando aprovechamos no un cambio de proveedor, sino conseguir otro que nos venda el mismo artículo pero con mejores condiciones, dividiendo las compras.   Comunicación y motivación.

La comunicación es la acción y el efecto de hacer a otro que participe de lo que uno tiene: descubrir, manifestar, o hacer saber a uno algunas cosas, consultar; conferir con otros un asunto tomando su parecer.

Sobre esta mencionada base, nos encontramos en la urgente necesidad de que en un departamento de compras la comunicación debe de ser estricta, precisa y concisa, pues dicho departamento tiene contacto permanente con otras áreas también importantes.

Se dice que un departamento de compras tiene relación en un 50% con los proveedores y otro 50% con la empresa misma.

Es por eso que la comunicación toma un papel importante en el departamento de compras.   Aunque "el hombre trabaja por la paga", no es sino una burda y exagerada simplificación, la remuneración en dinero es fuente vital de satisfacciones. Pero el salario significa más de lo que puede adquirirse gracias a la tranquilidad.

Estos aspectos, ajenos a la cuestión económica del salario, ejercen un impacto más fuerte en el comportamiento del hombre en su puesto de trabajo que en su poder adquisitivo.

La voz de la experiencia replica "el dinero no lo es todo". Las personas competentes cambian de empleo si otro trabajo es más atractivo, aunque el salario sea menor.

Quienes permanecen en puestos desagradables probablemente desarrollarán actitudes negativas hacia su trabajo y por ende, a la compañía; tiene poca iniciativa y llegan hasta restringir su productividad.

Por el contrario, si el salario es inferior al de otra compañía, pero la labor del trabajo en sí le deja grandes satisfacciones, de todas formas el empleado se sentirá incomodo, pues aunque le guste el puesto, quiere también que otros piensen bien de él y su trabajo.  

Control.   Recordemos que control es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes[13]. Es necesario distinguir la función de control, que es de naturaleza administrativa, con las operaciones de control, que son de carácter técnico.

Así, el departamento de control de calidad (inspección de recepción), obtiene estadísticas de materiales que es la operación de control; mientras que cuando se envía al departamento de compras, en donde se interpretan y se toman acciones, ya es la función de control en sí.

El control no es posible si no existen estándares o normas de alguna manera prefijados; será más efectivo cuanto más precisas y cuantitativas sean tales estandarizaciones.

También, es un medio y no un fin en sí mismo. Un sistema de control sólo debe establecerse si el trabajo y el gasto, se justifican frente a los beneficios que de él se esperan.

El control administrativo es mucho mejor cuando en los casos en que no se logró lo previsto, más que en los resultados que se obtuvieron de acuerdo a lo planeado.   Es indispensable que en cualquier departamento de compras exista un manual que nos permita llevar a cabo el proceso de comprar para cumplir con las funciones de control.

El manual de compras se define como la guía oficial del departamento, mediante el cual se proporciona la clara definición de los objetivos, su estructura, procedimientos, funciones, responsabilidades, y la autoridad delegada para el cumplimiento de los trabajos encomendados.

Un manual de compras tendrá como objetivo básico la observancia de las políticas generales de la empresa.

La política de la empresa se define como la orientación de la acción administrativa en un determinado sentido, en juego de determinados objetivos generales y particulares que se desean alcanzar.

Esta orientación puede venir dada por normas escritas, que constituyen las líneas de conducta, comportamiento y decisiones anticipadas sobre determinados aspectos.   Los enunciados o normas constituyen un plan de acción general que sirve de guía a la dirección de la empresa,

son el armazón de la dinámica de las decisiones, expresan formas de comportamiento, cuyo fin consiste en guiar la acción de un modo coherente y dar por resuelto a priori determinados problemas.

La política de compras es el aspecto esencial de la política general de la compañía, y se identifica con la política financiera, debiendo amoldarse en realidad la de compras a ésta última en un doble sentido.

En general, tienen mayor importancia práctica las normas encaminadas a guiar la acción de sectores específicos de la empresa: puede tratarse de política financiera, de aprovisionamiento, de producción, de comercialización, de personal, etc. El conjunto de estas normas construye el manual de cada sector de la empresa.    

Evaluación   Para determinar el valor que representa cada individuo para el departamento es recomendable hacer evaluaciones del personal por lo menos cada 6 meses. Existen valores predeterminados en cada empresa en donde se puede realizar el criterio de evaluación.   Ciertamente, las evaluaciones se basan en resultados obtenidos en números (cantidad de compras realizadas, porcentaje de rebajas, puntos obtenidos por bonificaciones de proveedores, etc.), empero, los factores calificativos generales se pueden enumerar: calidad y cantidad de trabajo realizado, iniciativa y creatividad, confiabilidad e integridad, conocimiento del trabajo y habilidad para aprender, cooperación, juicio, puntualidad y asistencia, valor del departamento, etc.

Procedimiento, flujo grama de compras

El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo.

Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operación o grupo de operaciones la participación de sectores de la empresa y del exterior interesado.

Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras:

Requisición. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra.

En la mayoría de las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un diálogo entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio.   Cotización. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante.

 Al hablar de cotización, se está hablando de la valorización de que los proveedores le dan a su artículo que ofrecen, representada en dinero. En el sector público las cotizaciones se realizan bajo la Ley de Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas.

Pedidos u órdenes de compras.

 Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sería risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios.

El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión, pero nunca variará su objetivo: hacer la solicitud de algún bien o servicio.