El sistema de compras: como factor de ahorro las para empresas, sin perjudicar la calidad (página 2)

El contenido del pedido deberá de llevar por lo menos estos elementos: número de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.   Expeditación. No es más que una confirmación del pedido. Lo primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor está perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.   Recibo de materiales.

 Para ser preciso en esta descripción, la sección, área o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control), deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta.

Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripción, observaciones y autorizaciones correspondientes.   Control de calidad. La calidad de los productos siempre será un factor importante. Se revisarán todos los bienes entregados, así como la valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, características dañadas o incompletas en los artículos, se procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolución al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega.

 Es aquí, en el control de calidad, donde actúan los ingenieros y administradores para lograr su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida. Lo que era de interés para un grupo reducido de técnicos de control de calidad, es ahora motivo de preocupación primaria entre un número creciente de gerentes, ingenieros y estadísticos.

El control de calidad es un auxiliar, no un sustituto de los trabajos de diseño, ni de los buenos métodos de manufactura, tampoco de la acuciosa actividad de la inspección, siempre requeridos en la producción de artículos de alta calidad.

 En términos más precisos, la calidad es una expresión de las propiedades medidas, condiciones o características de un producto o proceso, establecidas por lo general en términos de grados, clases, especificaciones determinados por la aplicación del producto.

 Por lo tanto, el control de calidad es un conjunto de esfuerzos efectivos de los diferentes grupos de una organización para la integración del desarrollo, del mantenimiento y de la supervisión de la calidad de un producto, con el fin de hacer posibles la fabricación y el servicio, a satisfacción completa del consumidor y al nivel más económico.   Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso físico de la mercancía que no cumple con las características impuestas por el área de control de calidad que van acompañadas siempre por un documento físico que describe las causas por la que se somete dicha acción.

 Esta acción repercutirá tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se deberá de realizar un informe al responsable comprador.  

Pagos.

El pago es la remuneración económica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibición de la factura correspondiente.

Mucho se ha discutido si el departamento de compras debe intervenir en el pago de las facturas, argumentándose muchas razones a favor y otras contradictorias.

 A un juicio personal, pienso que el departamento de compras debe intervenir sólo para realizar un seguimiento de pagos a proveedores, pero no para ejecutar tal función, pues el objetivo principal del departamento de compras son las adquisiciones de bienes y/o servicios; empero, compras debe de iniciar y cerrar el contrato de compraventa con el proveedor, pues da pauta a que el comprador se quede sin herramientas para las futuras negociaciones con los proveedores.

Controles complementarios.

Algunas empresas funcionan únicamente con el concepto de control complementario a la disposición de emplear una persona o una sección para que coordine las actividades inherentes de control a los proveedores.

A mi juicio, un departamento de compras debe contar con un análisis profundo en cuanto al manejo de márgenes de utilidad, precios de venta internos y de la competencia, rotación de inventarios, análisis de Pareto de los proveedores, etc., para poder situar al responsable comprador con la realidad del mercado y de la empresa.

Entre más conocimiento se pueda manejar en la negociación, mejores oportunidades tendrá el comprador en obtener sus objetivos con el proveedor.  

Inventarios: Definición y relación con compras de la administración de inventarios. La administración del inventario es un asunto que interesa a cualquier negocio; sin éste, no se podría llevar a cabo ninguna operación.

 El hecho de que haya un inventario no agrega valor al producto, pero sí añade utilidad en el uso; los inventarios agregan a la misma utilidad de tiempo, lugar y cantidad, ya que el artículo que no se encuentra en algún lugar determinado, en el tiempo requerido y en la cantidad solicitada, tiene pocas posibilidades de consumo.

Las operaciones de una empresa se miden básicamente, por su capacidad para generar dinero en caja y por lo atractivo que sea el rendimiento sobre la inversión.

 La administración de inventarios consiste en establecer, poner en efecto y mantener, las cantidades más ventajosas de materias primas, materiales en proceso y productos, empleando para tal fin, las técnicas, procedimientos y programas más convenientes a las necesidades de una empresa.

El término inventario tiene diversas aceptaciones, según la aplicación que se le dé. Para una empresa industrial implica que su inventario está formado por materias primas, productos en proceso y artículos terminados; mientras que para una empresa comercial implica mercancía existente.

 Otra definición que se podría adjudicar el inventario: "el inventario se utiliza para denominar el agregado de aquellos bienes muebles tangibles, que se tienen para vender en el curso ordinario del negocio, están en proceso de producción para su venta, o han de consumirse corrientemente en la producción de bienes o servicios que quedarán disponibles para su venta".

Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. Generalmente son la partida más grande del activo; la adquisición, distribución y retención de los inventarios, se entiende exclusivamente a la lista de mercancías compradas para volverse a vender, mercancías que forman parte del renglón del activo circulante.

 Uno de los principales objetivos de la contabilidad para inventarios es determinar debidamente la utilidad a través del proceso de enfrentar los costos apropiados para los ingresos. En la administración de inventarios, los niveles de inversión en los inventarios absorben el porcentaje mayor del activo circulante.

 El proceso de enfrentamiento radica en precisar cuánto del costo total de los artículos que forman el inventario inicial, más compras netas de un determinado período, debe restarse de las ventas efectuadas, en éste, a fin de determinar el inventario final que debe enfrentarse a las ventas del próximo período.

Visto ahora desde el departamento de compras, el responsable le preocupa la política que afecta a la materia prima en cuanto al importe de las mismas, calidad, número de unidades existentes, etc., que están relacionadas con el volumen de producción. El control de inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de producción a largo, mediano y corto plazo, al igual que una buena programación de la producción y los métodos de control. Un sistema de control amplio e integrado que incluya al planeamiento, la programación y el control de la producción, ha de tener una estrecha relación con otras actividades del proceso administrativo, como movimiento de caja, presupuesto financiero, y pronóstico de ventas.

Ningún sistema de control de inventarios eliminará los faltantes en las existencias. Las técnicas únicamente ayudan a aproximarse cuanto sea posible a una simulación de la realidad del mundo; lo que más contribuye a la administración eficaz del inventario es la función de compras.

Clasificación de inventarios.

La clasificación de inventarios se basa en el tipo de material que almacenan, por lo que tenemos las siguientes clasificaciones:

· Suministros. Artículos de costo indirecto que se consumen en las operaciones de fábrica. · Materias primas. Material en bruto en un término relativo, pues es el contenido principal que utilizará a futuro en producto fabricado por la empresa. Son los bienes que no se les ha añadido ningún factor o componente en la fábrica en que se hallan. · Productos en proceso.

Aquellos que están en períodos de transformación, antes de convertirse en productos terminados, y su costo se encuentra en aumento por lo que se lleva mano de obra y gastos indirectos.

· Materiales de producción. Piezas o componentes que pueden obtenerse en fuentes externas a la empresa, o pueden ser producidas en la fábrica y almacenadas para su uso futuro.

· Material de trabajo. Son los que se usan en el funcionamiento de la planta o en la producción de la compañía, pero que no llegan a formar parte integrante de los mismos productos.

· Productos terminados. Son los bienes terminados que se almacenan para su venta y entrega a los clientes.

· Mercancías en tránsito. Se refiere a las mercancías adquiridas por la empresa, las cuales forman parte de su activo, aun cuando no se encuentren físicamente en sus almacenes.

· Mercancías en consignación. Son las que se han enviado con el objeto de buscarles mercado y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas.

· Mercancías en depósito. Son las que se han entregado para su custodia en algún almacén de depósito y se encuentran amparadas con el certificado de depósito respectivo.

Se encuentran, en algunas ocasiones, como garantía de un préstamo obtenido, por lo que se les llama también mercancías pignoradas. · Artículos obsoletos.

Son piezas, herramientas, materiales viejas, en reparación usadas provenientes de la producción y máquinas reconstruidas. Son objetos para venderse a un precio bajo cualquiera, contar de recuperar un poco de inversión pasada.   A medida que crecen los negocios y se trata de administrar en forma cada vez más científica, los gerentes encuentran más complejos y más grandes sus problemas, así como una mayor presión en la toma de decisiones.

 Las decisiones por intuición ya no compiten con las que ahora toman los directivos modernos, que se basan en el examen de hechos reales a través de datos oportunos, del estado de sus negocios y mediante el análisis técnico y matemático de sus operaciones. Valuación de inventarios.   Existen cuatro métodos de valuación de inventarios: Identificados o Históricos, P.E.P.S. (Primeras Entradas Primeras Salidas), Promedios, y U.E.P.S. (Ultimas Entradas Primeras Salidas).   Identificados o históricos.   Mediante éste método, los inventarios se valúan al costo u origen de adquisición o de fabricación, señalándose en cada uno de ellos, el que le corresponde. Para este propósito se suele utilizar una clave que tenga relación con alguna palabra.   Rotación de inventarios.

Por rotación de inventarios entendemos como el número de veces que varias partidas de activo, como materias primas, mercancías para venta, cuentas por cobrar, etc., se reemplazan durante un período específico, por lo general un año.    La rotación de inventarios depende en gran medida, del volumen manejado en las entradas así como en las salidas. Una rotación baja puede ser generada por que siempre existió mercancía suficiente en cualquier momento, o porque la mercancía se encuentra obsoleta o tiene poca demanda.

 En una rotación alta hay que considerar, en el caso de la producción, que se pudieron agotar en el mercado determinados artículos necesarios para la producción y ésta se paralizó; en cambio, al hablar de artículos terminados, la constante rotación motiva que en ocasiones la empresa no haya surtido pedidos en las fechas en que lo solicitan sus clientes.

 Por ende, la cantidad de veces que una mercancía sea reemplazada dependerá en gran medida de la relación de la cantidad de entradas por salidas de la rotación en cuestión.   Existen tres formas de calcular la rotación de inventarios: aplicación general, método de detallistas, y la aplicada a las industrias.   · De aplicación general.   Se divide el costo de las ventas entre el promedio de los inventarios. Se recomienda que el promedio sea mensual o semanal, pues un promedio anual no es un índice representativo que pueda servir para una decisión eficaz. Ejemplo:   Costo de venta: $18,000.00 Promedio mensual de inventario: $ 3,500.00   18,000/3,500=5.14, que es el coeficiente de rotación.

Método de detallistas.   El procedimiento de aplicación general cambia para almacenes de tiendas de ropa, artículos para el hogar, ferreterías, etc., y se sustituye por este método, que se utiliza para la práctica del inventario físico. La rotación se considera como una proporción entre las ventas efectuadas a precio de venta y las existencias que se encuentran marcadas al mismo precio de venta.   Ventas efectuadas: $7"000,000.00 Mercancía en existencia:                                   500,000.00   7´000,000/500,000=14, que es el coeficiente de rotación.   · Rotación aplicada a las industrias.   Tanto los artículos en proceso como los terminados, comprenden materias primas, mano de obra, gastos de fabricación, etc.

Estos elementos deben tenerse en cuenta para que, en el cálculo para conocer la rotación de materias primas, sea necesario separar el costo de los materiales que se encuentren en el costo de las ventas para dividir el resultado entre el costo del inventario promedio.   Costo de ventas: $12´000,000.00 Inventario promedio de materia prima:      1´200,000.00 Materiales incluidos:                                          7´200,000.00   12´000,000-7´200,000=4´800,000   4´800,000/1´200,000=4, que es el coeficiente de rotación.   Desde luego que el coeficiente de rotación es un dato que el administrador de la empresa aprovecha, como una de tantas medidas, a fin de evitar que las ventas se estanquen o disminuyan, pero dicho coeficiente debe tomarse en algunos casos, con ciertas reservas.

Resulta necesario considerar que la rotación sufre algunas variaciones que dependen según sea la naturaleza del comercio o industria, de la clase de artículos y de la época del ejercicio.

 Esto demuestra que al hacer comparaciones de rotación entre los diferentes departamentos, el que alguno de ellos tenga baja rotación, no significa que esté funcionando en forma deficiente.

Continuando con las publicaciones acerca de cómo implementar de una forma sencilla un Sistema de Gestión de la Calidad tratamos en esta ocasión el tema referente a COMPRAS; aclaro que es uno de los procesos más álgidos en cuanto a su aplicación por la cantidad de intereses que entran en juego, sobre todo los de tipo monetario, por lo que se requiere que la alta dirección esté muy pendiente de este proceso.

La norma lo presenta lo que debemos hacer de una forma sencilla y sin complicaciones veamos:

Proceso de compras

La organización (o la empresa donde trabaja el lector) debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final".

Lo importante a resaltar en esta parte de la norma es que dependiendo del rol que desempeñe el producto a comprar dentro del bien que elabora nuestra empresa, así de acucioso será el control que debemos ejercer tanto del proveedor como del producto a comprar, por ejemplo si nuestra organización fabrica automóviles, será muy diferente el control que ejerceremos sobre las pastillas para frenos que el ejercido sobre las manijas internas de las puertas que permiten levantar sus vidrios.

Lo otro que se plantea es el de asegurarnos "que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados" esto es apenas lógico si queremos garantizarle al cliente que el producto elaborado por nuestra organización colmará sus expectativas (por ejemplo en cuanto a su funcionamiento).

"La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas".

Este ítem es muy importante ya que nos permite ir descartando proveedores que no cumplan con nuestras necesidades y expectativas o mantener a aquellos que reúnan los requisitos de nuestra organización.

Cuando se habla de criterios para la selección del proveedor generalmente deben estar incluidos los siguientes ítems:

• Oportunidad de entrega de los productos solicitados

• Precios

• Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el lugar establecido por nosotros)

• Cantidad de productos de acuerdo a nuestra solicitud

• Marca o especificaciones solicitada por nosotros

• Estabilidad financiera

• Credibilidad en el mercado

• Información oportuna acerca de nuestro pedido

• Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los productos solicitados.

Como deben mantenerse registros de los resultados de estas evaluaciones sugiero diseñar una lista de chequeo por proveedor con filas y columnas que incluyan los ítems anteriormente relacionados y columnas de si cumple o no cumple, esto permite realizar cuadros comparativos por proveedor y seleccionar el que más se adecue a los requisitos de nuestra organización.

En caso de ocurrir divergencias de tipo legal o de otro tipo con algún proveedor, deben registrarse en algún formato adecuado al caso, esto permite evitar cometer este tipo de errores en el futuro.

INFORMACIÓN DE LAS COMPRAS

La información de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado:

• La calidad de los productos suministrados por el proveedor dependerá en gran medida de la información acerca de los requisitos suministrada por nuestra organización; para ello debemos apoyarnos si es necesario en catálogos con especificaciones claras o en demostraciones por parte del proveedor de los posibles productos a adquirir. Solo cuando tengamos la claridad suficiente es cuando debemos proceder a la elaboración y definición de dichos requisitos.

• requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos,

En aquellos casos en que la organización adquiera equipos que lleven involucrada una tecnología para su manejo o montaje y dentro de la compra esté incluida la capacitación o asesoría de nuestro personal, debemos establecer requisitos (tales como experiencia y demás) para la persona suministrada por el proveedor para ejercer dicha capacitación o asesoría.

• requisitos para la calificación del personal, y

• requisitos del sistema de gestión de la calidad.

Por ser el proceso de compras uno de los más vulnerables dentro de la organización en cuanto al manejo inadecuado debido a las transacciones monetarias que en él se efectúan y los intereses que entran en juego, se requiere que las personas que participan directamente en el, sean personas honestas y de buena reputación dentro de la organización; Igualmente debe quedar claro las responsabilidades y autoridades dentro de todo el proceso; es necesario que aquellas áreas como producción y almacén participen activamente en la definición de los requisitos. Si la organización se decide por la creación de un área o departamento de compras, debe dotarse de la infraestructura necesaria incluyendo la parte de comunicaciones para un desempeño eficaz del sistema.

La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor.

Es necesario que antes de comunicar el listado de los requisitos de compra al proveedor, se obtenga el visto bueno de aquellas áreas que se verían directamente afectadas si no se cumple con dichos requisitos, esto permite realizar las correcciones que sean necesarias antes de que la información llegue a manos del proveedor.

VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

La organización debe establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados.

Es apenas lógico que para que el sistema de compras funcione con la efectividad requerida, se necesita que después de habernos decidido por un determinado proveedor, los productos suministrados por este sean revisados para verificar el cumplimiento de los requisitos especificados.

Para ello debe establecerse e implementarse un sistema de inspección u otras actividades similares en donde necesariamente deberán participar aquellas personas que tienen que ver directamente con la utilización del producto (producción por ejemplo). Cuando se dan situaciones en que son grandes volúmenes de un determinado producto deberá aplicarse el sistema de muestreo estadístico.

Cuando la organización o su cliente quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del proveedor, la organización debe establecer en la información de compra las disposiciones para la verificación pretendida y el método para la liberación del producto.

Hay ocasiones en que nuestra organización no cuenta con la infraestructura necesaria que garantice un adecuado control del producto adquirido, por lo que deberá aprovechar la infraestructura del proveedor para tal fin, en este caso en la información de compra se debe incluir las posibles verificaciones en los laboratorios o instalaciones del proveedor y qué criterios se tendrán en cuenta para la aceptación del producto.

Como pudimos observar es posible que nuestra organización ya tenga establecido un procedimiento para las compras, lo importante es que dentro del mismo estén incluidos los apartes que plantea la norma.

"Por último le solicito al amigo lector que si este artículo le parece interesante, se lo obsequie a un empresario o a un colega y así contribuiremos a diseminar la cultura por la calidad en nuestros países

Importancia del departamento de abastecimiento o compras en una empresa.

Aprovisionamiento, como se le conoce es la función logística, mediante la cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Incluye las actividades siguientes:

Cálculo de necesidades, es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o requisición. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de estas actividades se debe considerar al factor tiempo.

Compra o Adquisición, tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

a) Mantener la continuidad del abastecimiento.b) Pagar precios justos pero razonablemente bajos por los productos de calidad adecuada.c) Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa.d) Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.; buscando calidad adecuada.e) Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales.f) Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación.g) Estudiar e investigar nuevos procedimientos.h). Preocuparse por la permanente capacitación del personal.i) Mantener informado al gerente de logística o gerente general, sobre la marcha del departamento.j) Obtención, esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

k) Almacenamiento, implica la ubicación o disposición así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesita o entregan.

Los principales aspectos de esta actividad son:

1. Control de la exactitud de sus existencias.

2. Mantenimiento de la seguridad.

3. Conservación de los materiales.

4. Reposición oportuna.

Despacho o distribución, consiste en atender los requerimientos del usuario, encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada. Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

El Control de Stocks, como objetivo asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación de abastecimiento. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de abastecimiento.

Como el proceso de abastecimiento está internamente conectado con casi todas las funciones que cumple la organización, ello requiere la puesta a punto de sistema de información completos. Por ésta razón, la informatización de los procesos de datos ha tenido un impacto crucial en el proceso de abastecimiento y en la dirección del mismo, puesto que facilita el análisis de las alternativas, la realización, el seguimiento y la activación de los pedidos, así como la recepción, la inspección y el registro de los ítems y el mantenimiento al día de los registros correspondientes al área de abastecimiento. La experiencia está demostrando la conveniencia de contar con un único proveedor y la existencia de una intensa comunicación entre el comprador y proveedor.

La importancia de la calidad y especificaciones en las compras de una empresa

La calidad de los materiales que se obtienen para la producción de bienes es de gran importancia para la empresa ya que según la calidad de sus materias primas dará como resultado un producto final de calidad.

El departamento de compras de una empresa es el principal responsable de que los materiales que se obtienen sean de la más alta calidad y que cumplan con las especificaciones que la empresa solicita.

La calidad en las compras incluye el tiempo de entrega, el cual debe ser en el momento acordado ya que si no se cumplen las especificaciones de entrega ocasiona un retraso en la producción, lo cual es perdida para la empresa.

La calidad en las compras se reduce a 3 puntos:

Comprar el producto adecuado Tener material disponible en el tiempo adecuado. Pagar el mejor precio. La calidad debe estar expresada desde las materias primas que se obtienen hasta el producto final, por lo que, es necesario llevar un control de calidad adecuadodurante el proceso de transformación.En cuanto a las especificaciones, es necesario que el departamento de compras haga las especificaciones necesarias en los requerimientos que se entregan al proveedor ya que mientras más específico es el requerimiento en cuanto a las características del material solicitado, mayor la probabilidad de obtener el material con las características deseadas y necesarias. Por todo lo anterior es de mucha importancia que el departamento de compras realice una selección de proveedores adecuada, ya que según la relación con los proveedores es como se obtendrá el material específico, en el tiempo adecuado y con el precio adecuado. Como conclusión, la calidad y la especificidad con que se realice la obtención de materiales en una empresa es de mucha importancia, ya que, la calidad de sus materias primas determina la calidad de su producto final.

La importancia del área de Compras

La compra ha sido siempre básica para el progreso y la riqueza del hombre, trátese de su riqueza personal o como parte de sus funciones ya organizadas en grupo

Toda actividad industrial, de comercio y/o de servicio, exige materiales y suministros para su funcionamiento. Antes de que una rueda pueda empezar a girar o que un producto de consumo pueda ser vendido al consumidor final, deben tenerse materiales o productos al alcance de la mano, y la seguridad de que el abastecimiento de dichos materiales / productos será continuo, con el fin de hacer frente a las necesidades y los programas de producción o ventas.

La calidad de los productos o materiales debe de ser la adecuada para el objeto a que se destinan y la conveniente para el proceso y el equipo utilizados.

Para mantener una posición vendedora favorable, capaz de hacer frente a la competencia y rendir beneficios satisfactorios, se deben adquirir los materiales/productos al precio más bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio. El precio de la obtención de estas materias y el abastecimiento de las exigencias deberán mantenerse a un nivel económico.

La función del departamento de Comprar es ayudar a producir más utilidades a la empresa.

En la pequeña empresa es el propietario quien hace la compra de todos los materiales. A medida que ésta crece se requiere la participación de una persona especializada es esta función, a quien se le domina jefe, gerente o director de compras. En una empresa grande la necesidad de este es obvia.

Compras nacionales.

Cuando el responsable del departamento de Compras adquiere bienes o servicios en el país, se entiende que son compras nacionales o domesticas.

Compras internacionales.

En ocasiones no existe producción o fabricación nacional del bien o servicio que necesite la empresa de tal forma que tiene que adquirirlo en otro país.

Al comprar en otro país comprende los siguientes tipos de adquisición: Compras de importación.

Compras para exportar.

Compras de importación son aquellas que se hacen directamente a un proveedor extranjero o a través de los canales de distribución del exportador extranjero establecido en el país del importador.

Las compras para la exportación son las adquisiciones de bienes o servicios de fabricación nacional o extranjera que se realizan con el fin de exportar productos terminados a uno o varios países de exterior.

La función del Departamento de Compras es ayudar a producir más utilidades a la empresa

Las áreas de la empresa que de una u otra manera están relacionadas con la empresa

Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas.

La efectividad de una empresa no depende del éxito de un área funcional específica; sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales áreas funcionales, mismas que son las siguientes:

MERCADOTECNIA

Es el proceso de planeación, ejecución y conceptualización de precio, promoción y distribución de ideas, mercancías y términos para crear intercambios que satisfagan objetivos individuales y organizacionales.

Es una función trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos de los propósitos institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir los factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que esté a su disposición en el momento oportuno , en el lugar preciso y al precio más adecuado.

Funciones:

Investigación de mercados: Implica conocer quiénes son o pueden ser los consumidores o clientes potenciales; e identificar sus características. Cuanto más se conozca del mercado mayor serán las posibilidades de éxito.

Decisiones sobre el producto y precio: Este aspecto se refiere al diseño del producto que satisfará las necesidades del grupo para el que fue creado. Es muy importante darle al producto un nombre adecuado y un envase que, además de protegerlo, lo diferencie de los demás. Es necesario asignarle un precio que sea justo para las necesidades tanto de la empresa como del mercado.

Distribución: Es necesario establecer las bases para que el producto pueda llegar del fabricante al consumidor; estos intercambios se pueden dar ya sea a través de mayoristas, minoristas, comisionistas o empresas que venden al detalle.

Promoción: Es dar a conocer el producto al consumidor. Se debe persuadir a los clientes a que adquieran productos que satisfagan sus necesidades. No sólo se promocionan los productos a través de los medios masivos de comunicación, también por medio de folletos, regalos, muestras, etc. Es necesario combinar estrategias de promoción para lograr los objetivos.

Venta: Es toda actividad que genera en los clientes el último impulso hacia el intercambio. En esta fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades anteriores.

Postventa: Es la actividad que asegura la satisfacción de necesidades a través del producto. Lo importante no es vender una vez, sino permanecer en el mercado, en este punto se analiza nuevamente el mercado con fines de retroalimentación.

Ninguna de estas funciones es, por sí sola la mercadotecnia. Solo cuando todas se interrelacionan se llega a lo que realmente es la mercadotecnia. Estas funciones proporcionan en conjunto el método necesario para realizar una adecuada mezcla de mercadotecnia, proporcionándonos los pasos a seguir para su buen desarrollo.

PROCESO

Ventas

Es una orientación administrativa que supone que los consumidores no comprarán normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas.

El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.

Funciones:

Desarrollo y manipulación del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicación, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminación de los productos pasados de moda, observación del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus características distintivas y su nombre.

Distribución física: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de tráfico y envíos. El gerente de ventas coordina estas con el tráfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fábrica hasta el consumidor, que comprende los costos y métodos de transporte, la localización de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reducción de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas.

Estrategias de ventas: son algunas prácticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método de distribución, créditos y cobros, servicio mecánico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos.

Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crédito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribución de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crédito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duración del período de crédito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la práctica crediticia.

Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el año.

Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hábitos de compra y su aceptación del producto o servicio es fundamental para una buena administración de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carácter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el análisis y la investigación de ventas, estudios estadísticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operación.

Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fábrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promoción y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboración con los comerciantes.

Planeación de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribución física; el personal de ventas, las fechas de los planes de producción, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas.

Servicios técnicos o mecánicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecánicos requieren de servicios de instalación y técnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio.

Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas de la compañía y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas.

El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera más eficiente el proceso de integración el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; así como de su compensación económica, supervisión, motivación y control.

Administración del departamento de ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe establecer la organización, determinar los procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este departamento.

PROCESO DE LAS VENTAS

Producción

Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos más importantes, ya que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la elaboración de los productos y/o servicios, al suministrar y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales, y herramientas requeridas.

Funciones:

Ingeniería del Producto: Esta función comprende el diseño del producto que se desea comercializar, tomando en cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes. Una vez elaborado dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de ingeniería, consistentes en comprobar que el producto cumpla con el objetivo para el cual fue elaborado; Y por último brindar la asistencia requerida al departamento de mercadotecnia para que esté pueda realizar un adecuado plan (de mercadotecnia) tomando en cuenta las características del producto.

Ingeniería de la planta: Es responsabilidad del departamento de producción realizar el diseño pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del equipo.

Ingeniería Industrial: Comprende la realización del estudio de mercado concerniente a métodos, técnicas, procedimientos y maquinaria de punta; investigación de las medidas de trabajo necesarias, así como la distribución física de la planta.

Planeación y Control de la Producción: Es responsabilidad básica de este departamento establecer los estándares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de producción, stocks (mínimos y máximos de materiales en almacén), mermas, etc. Además deberá realizar los informes referentes a los avances de la producción como una medida necesaria para garantizar que se está cumpliendo con la programación fijada.

Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado tráfico de mercancías, embarques oportunos, un excelente control de inventarios, y verificar que las compras locales e internacionales que se realicen sean las más apropiadas.

Control de Calidad: Es la resultante total de las características del producto y/o servicio en cuanto a mercadotecnia, ingeniería, fabricación y mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o servicio en uso es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo deseado

Fabricación: Es el proceso de transformación necesario para la obtención de un bien o servicio.

PROCESO DE PRODUCCIÓN PARA EL

DESARROLLO DE NUEVOS PRODUCTOS

Finanzas

De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente. El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y administración de los recursos financieros.

Funciones:

Tesorería: El tesorero es la persona encargada de controlar el efectivo, tomar de decisiones y formular los planes para aplicaciones de capital, obtención de recursos, dirección de actividades de créditos y cobranza, manejo de la cartera de inversiones.

Contraloría: El contralor es el que realiza por lo común las actividades contables relativas a impuestos, presupuestos, auditoria interna, procesamiento de datos y estadísticas, contabilidad financiera y de costos, etc.

Nota: Este departamento no posee un diagrama que muestre los pasos a seguir para la realización de dichas funciones, debido a que son muchas las variables que hacen única la forma de registrar sus movimientos financieros y contables.

Recursos Humanos

Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que integran o forman parte de una organización. El objeto del Departamento de Recursos Humanos es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de programas adecuados de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo.

Funciones:

Contratación y empleo: Esta es una de las funciones que requieren de mayor importancia debido a lo difícil que resulta encontrar a las personas ideales para los puestos vacantes, por lo que es necesario contar con un procesamiento eficaz de Reclutamiento y selección de personal, una vez que se tienen a las personas deseadas se procede a la contratación de las mismas, dándoles una inducción acerca de la empresa. Si el puesto vacante se puede cubrir con personal propio de la empresa, entonces se realiza una evaluación de méritos y se le otorga al más capaz.

Capacitación y desarrollo: Acción que consiste en, entrenar y capacitar a todo el personal, ya sea de nuevo ingreso, o no, con el objeto de incrementar el desarrollo personal. La capacitación no se le otorga exclusivamente a los de nuevo ingreso, puesto que nuestros actuales empleados pueden aspirar a un puesto mejor, el cual requiere de una mayor preparación.

Sueldos y Salarios: Para poder realizar una justa asignación de sueldos, es necesario elaborar un análisis y evaluación de puestos (procedimientos sistemáticos para determinar el valor de cada trabajo), sólo así, podremos saber que tanto debemos pagar por cada uno de nuestros empleados. Además, hay que considerar que el sueldo está formado por otros elementos tales como: las vacaciones y la calificación de méritos.

Relaciones laborales: Toda relación de trabajo debe estar regulada por un contrato ya sea colectivo o individual, en el que se estipularán los derechos y obligaciones de las partes que lo integran. Su objetivo es mantener una buena relación de trabajo y disciplina. Por otra parte, la comunicación es de vital importancia para toda organización, ya que por medio de esta se puede mantener una adecuada relación de trabajo.

Servicios y Prestaciones: Comúnmente las organizaciones hoy en día ofrecen a sus trabajadores con el fin de hacer más atractivo su empleo, una serie de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del trabajo, tales como: actividades recreativas, actividades culturales, prestaciones en especie, reconocimientos, etc.

Higiene y Seguridad Industrial: Consiste en llevar un registro de las causas que originan principalmente el ausentismo y los accidentes de trabajo, así como de proporcionar a sus empleados los servicios médicos necesarios, y las medidas de higiene y seguridad requeridas para el buen desempeño de sus labores.

Planeación de Recursos Humanos: La planeación de los recursos humanos consiste en realizar periódicamente una auditoria de los mismos para ver si están desempeñando satisfactoriamente sus labores, pudiendo rotar a los que considere inapropiados para dicho puesto.

PROCESO DE RECLUTAMIENTO

PROCESO DE SELECCIÓN

Compras

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización

Funciones:

Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

Guarda y Almacenaje:

Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.

Proveer a las demás áreas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

PROCESO DE COMPRAS

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CUESTIONARIO

¿Definición de arreas funcionales de la empresa?

¿Qué estudia la mercadotecnia?

¿Cuál es el propósito de la mercadotecnia?

¿Qué estudia la investigación de mercados?

¿Explica cuales son las 4P's de la mercadotecnia?

¿Definición de venta?

¿Cuál es la diferencia entre mercadotecnia y ventas?

¿A qué se refiere la posventa?

¿En qué consiste el desarrollo y manipulación del producto?

Explica el financiamiento de las ventas.

¿Qué es un presupuesto de ventas?

¿Definición de promoción de ventas y publicidad?

¿Diferencia entre promoción y publicidad?

¿En qué consiste la planeación de las ventas?

¿Cuándo se ofrece un servicio técnico?

¿En qué consiste la ingeniería del producto?

¿En qué consiste la ingeniería de la planta?

¿En qué consiste la ingeniería industrial?

¿Qué es el control de calidad?

¿Qué significa abastecimiento?

¿Qué son las finanzas?

¿Cuál es la diferencia entre tesorería y contraloría?

¿Qué son los recursos humanos?

¿Qué es la capacitación?

¿En qué consiste la contratación?

¿Qué es necesario hacer para poder realizar una justa asignación de sueldos salarios?

Las organizaciones ofrecen a sus trabajadores una serie de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del trabajo, tales como:

¿En qué consiste la higiene y seguridad industrial?

¿Definición de compras?

¿Definición de adquisiciones?

¿Definición de guarda y almacenaje?

Generalidades.

En la época actual por la que estamos pasando, que es de crisis económica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una organización, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la organización.

Es por eso de la importancia del Departamento de compras, y sobre todo de su sistema de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuáles son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de éstos. Las compras (aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena administración de éstas mejora la posición competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organización.

El aprovisionamiento tiene los siguientes principios:

* Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.

* Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el abastecedor ofrece.

* El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta – demanda.

* Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.

* Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.

* En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir.

* Calidad – Precio – Tiempo de entrega – Cantidad.

Objetivos. El abastecimiento de una organización implica un proceso complejo, en que las decisiones son clave para el funcionamiento de la organización, e involucra las siguientes funciones:

• A ) "Fijar especificaciones para los productos a adquirir" dentro de la empresa(manufacturera, de servicios, distribuidora, etc.)

• B ) "Decisiones de mercadeo" en empresas distribuidoras. cuales artículos tienen aceptación y venta entre nuestros clientes (bienes que serán fuente para abastecerse.)

• C ) "Ciclo de manejo físico de los productos", desde el embarque por el proveedor, transporte, recepción, almacenaje y venta o requisición.

• D ) "Ciclo administrativo de las compras". Autorización de las solicitudes y órdenes de compra, colocación de las mismas con el proveedor seleccionado, recepción de mercancías, pago y contabilización de los bienes.

• E ) "Políticas y procedimientos de control de las existencias" que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacén.

• F ) "Políticas de control de calidad" en que se fijan estándares, se valúa la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida.

• G ) "Procedimientos financieros" involucran presupuestos, créditos, inversión en inventarios, desembolso y pago de facturas.

* Todo departamento de compras debe mantener un listado de proveedores, o bien auxiliarse de directorios telefónicos especializados, de cámaras industriales, registro de la bolsa de valores, etc.

* El mejor proveedor no solo debe dar el precio menor, sino satisfacer los estándares de calidad, así como la entrega oportuna.

Responsabilidad y delegación Responsabilidad y delegación. El "Código de Procedimientos". Este es una guía que define las responsabilidades del departamento de abastecimiento y fija los métodos a los cuales debe recurrirse para las actividades de compra . El contenido del código de procedimientos se basa en los siguientes puntos:

• responsabilidad de las compras;

• autoridad y delegación de autoridad;

• procedimientos de compra. negociación oral, negociación escrita (demanda de precio o de sumisión) , invitación a concurso de ofertas , convocatoria de ofertas públicas; • elección de los proveedores;

• elección de las ofertas;

• estándares de calidad;

• comunicación de los proveedores.

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Centralización comparada con la descentralización.

La mayoría de las compañías practican las compras centralizadas. Esto quiere decir que todas las compras las hace un departamento de compras. Las ventajas de las compras centralizadas son las siguientes: • A ) Como todos los pedidos pasan por una oficina se lleva mejor control sobre las compras y sobre el inventario. Esto suele conducir a beneficios tales como aprovechar todos los descuentos por pago oportuno, utilizar pedidos en cantidades económicas y el uso de los puntos de re pedido.

• B ) Pueden consolidarse los pedidos, de manera que se puedan aprovechar los descuentos por cantidad.

• C ) Como un personal de compras centralizado es mayor que los personales descentralizados, hay más oportunidades para que los agentes de compras se especialicen y se concentren sobre unos cuantos productos de los que compra la compañía.

• D ) El volumen de los pedidos procesados en las compras centralizadas hace posible el uso del proceso electrónico de datos.

• E ) Como está representado un poder de compra más fuerte en un departamento de compras centralizado, el agente de compras puede negociar con más efectividad con los proveedores. Las compras descentralizadas implican el establecimiento de departamentos de compra por separado en operaciones separadas geográficamente. A un cuando las compras descentralizadas en ocasiones eliminan algunas de las ventajas antes anotadas para los departamentos centralizados, también proporcionan algunas ventajas. Entre éstas se encuentran las siguientes:

• Desde el punto de vista de la producción, las compras descentralizadas ofrecen una acción más rápida. Puesto que se dispone de un agente de compras para cada operación, es posible lograr líneas más cortas de comunicación y conseguir rápidamente materiales, equipo, suministros y servicios.

• En algunos casos, difieren las necesidades locales. Un agente de compras centralizado puede no conocer tan bien esas necesidades locales como un agente de compras local.

• Aun cuando el negociador los pedidos con varios proveedores de la misma línea al mismo tiempo puede presentar problemas en términos de la calidad y en los descuentos por cantidad, esto proporciona un seguro contra interrupciones en la planta de un proveedor determinado, o contra huelgas y catástrofes naturales que puedan cortar una fuente de abastecimiento.

• Pueden ser más bajos los costos de transporte cuando los pedidos los despachan proveedores que se encuentren cerca de alguna de las operaciones.

• Puede generarse crédito mercantil local si los agentes de compras descentralizados compran a proveedores ubicados en las mismas comunidades que las plantas descentralizadas. Algunos departamentos de compra utilizan las ventajas tanto de las compras centralizadas como las descentralizadas, combinando ambas. Algunos artículos son comparados centralmente, en especial los de elevado valor y los que se compran en grandes cantidades. La mayoría de los pedidos pequeños y los de urgencia son manejados por agentes de compras descentralizados.

VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN.

• Especialización del departamento encargado de abastecimientos (no desviar de otras áreas a realizar compras).

• Uniformización en la clase de producto (marca) , minimizando su costo unitario.

• Descuentos por cantidad comparada (varios departamentos pueden solicitar el mismo producto por ejemplo: papelería, y por volumen resulta más costeable.

• Contabilización expedita (la documentación solo proviene de una fuente departamento de compras.

• Mejor control presupuestario (la información se centraliza en el depto. de compras.

VENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN.

• Conocimiento de las características de los artículos requeridos (en las compras centralizadas no hay " compradores peritos", pues pocos podrán conocer todos los efectos de todos los artículos empleados en la organización.

• Surtimiento expedito de pedidos, el departamento que los requiere no delegará la responsabilidad de adquirirlos ("producción" conoce cuando requiere el producto y de qué especificaciones, y entregar una orden al depto. de compras puede generar retrasos.

• Se evita mala interpretación de las requisiciones (en compras centralizadas, pueden resultar errores de comunicación

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Especialización de las funciones y los valores

5. Especialización de funciones. Consiste en asignar un artículo o grupo de artículos a un encargado (propiedades físicas, usos, fuentes).

6. Valores La Asociación Nacional de Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras.

1. Considerar, primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas establecidas.

2. Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto.

3. Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada dólar gastado.

4. Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto.

5. Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales.

6. Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misión de negocios honrada.

7. Evitar prácticas deshonestas.

8. Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus derechos, siempre que se presente la ocasión.

9. Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas para aumentar y enaltecer las compras.

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Código de ética profesional

• Primero los intereses de la compañía.

• Receptivo a buenos consejos.

• Comprar sin prejuicio.

• Obtener conocimiento de materiales y procesos.

• Honestidad y no sobornos. Las personas que gastan tanto dinero por cuenta de sus organizaciones están expuestas a muchas tentaciones emanadas de su posición en la empresa, harás que otros departamentos no son proclives. Por ello, los puestos en compras deben tener por principal valor la honestidad (son frecuentes las " comidas de negocios" costeadas por las empresas vendedoras, así como obsequios y preventas, etc. Los encargados de compras:

• No deben usar su puesto o autoridad para beneficio propio, procurando enaltecer la función de compras.

• Optimizarán el uso de recursos, respecto de los cuales están obligados a obtener los máximos beneficios para su organización.

• Cumplirán las disposiciones legales del país y los términos de contratación.

• Rechazarán cualquier práctica inapropiada. Deben respetar el aspecto confidencial de la información recibida. No deben aceptar obsequios (salvo de valor íntimo agendas, etc.) , ni obtener ventajas de su posición.

• La información que proporcionen debe ser verídica y justa, nunca conducir al error.

• Evitarán los intereses personales que limiten o den imparcialidad a la realización de sus funciones.

• Fomentarán los niveles más altos de competencia profesional entre sus subordinados.

• Mantendrán la integridad en sus relaciones comerciales, con un trato cortés a sus abastecedores.

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Relaciones con la organización 1. Relaciones con la organización. En la época actual, es muy necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están interrelacionadas. La función de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales, abastecimientos y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la " función " de producción para manufacturar o procesar el producto; con la " función " de ventas de distribuir; y todas las otras " funciones " ejecutando su parte de en el esfuerzo global organizado.

Dirección La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.

Producción. Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de qué producción descanse en compras para tal servicio. Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia la administración: ambas son responsables de los COSTOS. La actuación de producción respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el máximo valor por unidad monetaria gastada.

Entre las fricciones más comunes encontramos que las causas son:

• Fallas en el abastecimiento (Producción está a merced de su agente de compras)

• Aviso insuficiente de producción para que compras asegure entrega u obtenga valor óptimo.

Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperación entre ambos departamentos, engendradas por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro.

Ventas La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; el éxito de ese esfuerzo de ventas depende , en función del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros. El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta. Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas. Programación y planeación

Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada como una entidad en la organización, sin embargo se programan y planean las actividades y los objetivos a largo plazo. Dondequiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las siguientes:

A. Cumplir con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios. B. Estar alerta a los desarrollos del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes. C. Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados, y programar las entregas.

Almacenes Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida, sin embargo, la relación se complica porque la necesidad de una eficiente operación de almacenes, de mecanizar el manejo y de sistematizar el control. Estos métodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en su persecución de un valor superior en el medio externo.

Ingeniería La relación entre compras e ingeniería, es de servicio mutuo. Compras sirve a ingeniería procurando los abastecimientos y el equipo solicitados bajo la autoridad de ingeniería, obteniendo las cotizaciones y la asistencia técnica de los proveedores y asistencia en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado y estudios para mejores y más nuevos materiales y equipos. Ingeniería da una asistencia invaluable a compras en la asesoría de sus especialistas expertos en cuestiones de especificaciones óptimas de un artículo determinado para su aplicación particular y estandarizaciones deseables. Contabilidad La relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada. Se dictan normas y políticas en conjunto de:

• Los plazos de crédito.

• Presupuestos y Pronósticos Relaciones públicas La función de compras, por razones del amplio e íntimo contacto con todos sus círculos de proveedores, es de una influencia importante en las relaciones públicas de la firma para bien o para mal. Por lo tanto, sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso.

2. Control de calidad. Los tres principales factores en la decisión de una compra son:

a. La calidad del producto;

b. El servicio que da el producto y;

c. El precio que se paga por el producto.

CALIDAD, PRECIO Y COSTO

La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por sí mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de guía para un comprador. En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que esta volviéndose hacia la calidad se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente está solicitando. Las áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los materiales que alcancen y añadan valor a los costos de producción para que se produzca la calidad que el cliente requiere. En la medida que nosotros buscamos mayor calidad, el costo de producción se incrementa y de esta manera, el valor agregado al cliente disminuye. Con la intención de no estar añadiendo costo al producto las áreas de compras tienen una responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que ellos compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del producto y del cliente, quien es finalmente el que percibe la calidad y el valor del producto. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y dos áreas son importantes para cuidar lo anterior: a. la calidad de los materiales y de los componentes; b. la calidad del cliente como un todo Lo que un líder de compras necesita para asegurar la calidad es:

1. El área de compras necesita saber justo lo que se requiere.

2. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripción exacta de lo que se necesita.

3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador.

4. Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos. 5. Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en conformancia con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera el comprador puede rechazarlos. 6. Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en el producto.

LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las áreas de compra, no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre. Es específicamente la suma de una serie de componentes inherentes al material, estas dimensiones fueron definidas por David Garvin como:

a. La ejecución del producto,

b. Los rasgos,

c. La confiabilidad,

d. La conformancia,

e. Durabilidad,

f. Nivel de servicio que tiene el producto,

g. La estética y la calidad que se percibe.

Las áreas de compras están principalmente preocupados o deben atender a los primeros seis puntos. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas exactamente y son las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar. Esta definición de calidad en mayor o menor detalle es la que se debe poner en la orden de descripción de cada ítem que compre o en cada orden de compra.

EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES

Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a tener en el producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada. Lo importante es definir para lograr este nivel de calidad deseado, qué función van a tener dentro del producto, debe ser descrita esta función para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que va a tener esta parte y que esta parte material tenga la flexibilidad de aplicación necesaria. Evidentemente los gerentes de las áreas de compras tienen una responsabilidad muy importante en esta parte, de tratar de hacer las especificaciones no solo una descripción de las características sino describirlas en forma práctica, para qué van a servir y utilizar esto como una herramienta para lograr el valor que se espera del producto. Tipos de descripciones de calidad

Para el propósito de las áreas de compra la calidad puede ser definida en diferentes maneras, apropiado a los grados de variación de los diferentes tipos de órdenes de compra, puede ser descrito por:

1. las características químicas, físicas o dimensiones que pueden ser medibles.

2. De acuerdo al grado que tiene en el mercado.

3. De acuerdo a la marca.

4. De acuerdo a las especificaciones o desempeño.

5. De acuerdo a un ejemplo.

6. De acuerdo a estándares comerciales.

7. Y especificaciones formales como: dibujos o lo que se llama especificaciones internas.

a. Especificaciones de acuerdo a características químicas o físicas: Cada dimensión de calidad está basado en un estándar medible que tiene que ser el mismo para el comprador y el proveedor. Un análisis químico puede ser un análisis de medición, otro es el de pruebas físicas que podamos medir el producto de acuerdo a propiedades como ductilidad, elasticidad, resistencia, abrasión, etc. También debe de estar incluido el nivel de tolerancia a cada una de estas características.

b. El grado del mercado. El grado del mercado se aplica a los artículos de consumo que están regulados por el gobierno o agencias privadas, por ejemplo la madera de los árboles de maple que esta graduada en diferentes categorías y ésta tiene siempre que cumplir los estándares marcados por una asociación americana llamada la National Hardwood Lumber Association. Este tipo de regulaciones son controladas por diferentes instituciones que sirven de inspectores para saber si el producto cumple con las especificaciones y los estándares que son permitidos.