Análisis de precios de materia prima e insumos y su impacto en los costos de producción de alúmina grado metalúrgico (página 2)

Técnicas y/o instrumentos de recolección de datos. Observación Directa: Consiste en tener un contacto directo con los elementos o caracteres en los cuales se presenta el fenómeno que se pretende investigar o estudiar, permite observar a las personas cuando efectúan su trabajo, logrando determinar qué se está haciendo, cómo se está haciendo, quién lo hace, cuándo se lleva a cabo, dónde se hace y por qué se hace.

En relación a esta técnica, ARIAS (2012), explica que:

".la observación es directa cuando el investigador pertenece al grupo, organización o realidad sobre el cual se investiga" (P.37). Mediante la observación directa se conocieron cada una de las actividades y tareas realizadas en la Gerencia Comercialización de BAUXILUM C.A. La misma fue útil para evaluar y describir los objetivos específicos que persigue el trabajo.

Entrevistas: Narváez (2007) "Las entrevistas buscan opiniones por medio de una guía de preguntas, previamente elaboradas, para aclarar un determinado tema o asunto". Se realizaron entrevistas al personal que estuvo involucrado de forma directa en la problemática existente. Las entrevistas se efectuaron en base a la necesidad de información para la elaboración del diagnóstico y actualización de los datos necesarios.

Revisión y análisis documental: Mediante este instrumento se obtiene información acerca de la investigación, para apoyar, sustentar, y complementar la investigación con información extraída o proveniente de libros, tesis previas, publicaciones de Internet y registros de la empresa. (Nancy Navea 2014). Se realizaron investigaciones documentales de la empresa acerca de los datos, referentes a precios, proveedores, especificaciones técnicas, físico químicas, entre otras.

Procedimiento Metodológico Para llevar a cabo el desarrollo del trabajo asignado y cumplir con los objetivos establecidos, fue necesario cumplir con una serie de actividades, las cuales se mencionan a continuación:

Durante las dos primeras semanas se recibieron charlas de inducción en la empresa e información de las políticas de gestión y seguridad. También se asignó el trabajo a realizar y se inició el trabajo poniéndose en práctica la técnica de observación directa, permitiendo así estar en contacto con los involucrados en la investigación, tener una mejor perspectiva de cómo se realizan las actividades para obtener un enfoque directo del problema y describir la situación actual de la misma.

Revisión de literaturas relacionadas con la elaboración de un Análisis de Costos.

Diagnóstico de la situación actual de la Gerencia Comercialización

Entrevistas no estructuradas al personal que labora en la Gerencia Comercialización para conocer los métodos de trabajo aplicados en la misma.

Elaboración de Diagrama Ishikawa para determinar las causas que originan que se presente la necesidad en la Gerencia.

Revisión y análisis cuantitativo de los precios de Materia Prima e Insumos, y Costos de Producción período 2004-2014. La información fue solicitada a la Gerencia Contabilidad de Costos, específicamente a la División de Administración Financiera.

Por medio de entrevistas no estructuradas y revisión documental se actualizaron información referente a variaciones de especificaciones técnicas y físico químicas de Materia Prima e Insumos, esto fue posible al trabajo en conjunto con la Gerencia Control de Calidad y Procesos y la Superintendencia de Energía y Materiales.

Luego se actualizó la información sobre las pruebas de productos de diferentes proveedores y justificativos de compra de los productos. Dicho trabajo también fue posible al trabajo conjunto con las Superintendencias de Energía y Materiales, Procesos Lado Blanco y Procesos Lado Rojo.

Posteriormente se procedió al estudio de la inflación, el sistema cambiario en Venezuela y el comportamiento de mercados internacionales de donde es suministrada la Materia prima y los Insumos. Esto durante el período 2004-2014, y mediante un proceso de investigación en el que se estudiaron las variables que han presentado estos elementos durante este período, además del impacto que ha generado y los efectos consecuentes en los Costos de Producción de BAUXILUM C.A.

Para el Procesamiento de la Información se aplicaron técnicas de análisis que permitirían dar cumplimiento al objetivo general del trabajo de investigación. Por medio de un diagrama de Ishikawa, se

determinaron las causas que originaron la necesidad del estudio en la Gerencia. Una vez recogidos los datos, se organizaron, es decir, prepararon para su posterior análisis. Los datos cuantitativos se organizaron en matrices de tabulación. Los datos cualitativos se organizaron en archivos de documento. En base a estos documentos y a la elaboración del análisis de costos se efectuó el análisis de los datos. Haciendo uso de esta y otras herramientas, los resultados fueron presentados mediante diferentes tipos de gráficos. Esto con el fin de presentar un profundo y exhaustivo análisis de la variación de los costos de Materia Prima e Insumos, y la manera en que estos impactan en los costos de producción anual presentados por la empresa.

Luego de obtener la información necesaria, el trabajo estuvo orientado a diseñar y elaborar la herramienta informática con los sistemas de Macros y Bases de Datos en Microsoft Excel. Aplicando el modelo para el desarrollo de un software o herramienta de computación, se sugieren los siguientes pasos a cumplir:

Definición de los requerimientos del usuario. Esta etapa consiste básicamente en determinar cuáles son las necesidades de la Gerencia en cuestión. Mediante las técnicas e instrumentos de recolección de datos empleados y explicados anteriormente, se conoció la necesidad por parte de la Gerencia de contar con una herramienta informática que dé respuestas a sus requerimientos y necesidades.

Análisis de los requerimientos. A través de dicha etapa, fue posible especificar las características operacionales de la herramienta, así como determinar cuáles serían las restricciones y alcances del mismo. Es una etapa básicamente de refinamiento de detalles del software o herramienta de computación, cuyo objetivo principal es llevar a cabo las actividades necesarias para cumplir con lo descrito en la sección anterior.

Validación de los requerimientos. Es un proceso de comprobación, en el que se verifica que los requisitos fueron especificados de acuerdo a las necesidades iniciales, además de evitar una mala implementación en el futuro. En ésta etapa se pusieron en práctica ciertos elementos que permitieron llevar a cabo la validación de los requerimientos:

Validez: Realización de encuestas no estructuradas en el que participarán todos los posibles usuarios potenciales de la herramienta.

Consistencia: Determinación mediante la encuesta y la verificación, la inexistencia de contradicciones entre los requisitos.

Completitud: Verificación de la presencia y disponibilidad de todos los requisitos de la iteración en curso.

Realismo: Se constató que la herramienta puede implementarse con la tecnología existente en la empresa.

Verificabilidad: Existe la manera de comprobar que los requisitos se cumplen. Esto pudiese llevarse a cabo mediante un período de prueba de la herramienta.

Implementación. En esta fase es donde se implementa la herramienta Informática, pasando de un modelo conceptual y lógico a un modelo físico. Es la etapa donde se integra junto con los demás sistemas de información de la empresa. La implementación del requerimiento debe poder ser comprobada por medio de alguno de estos cuatro métodos: inspección, análisis, demostración o prueba. Para ello, hay que realizar una breve inducción en la empresa que ayude a los posibles futuros usuarios a la interpretación y manejo de la herramienta.

Una vez implementada la herramienta, se convierte en un mecanismo de retroalimentación que mantiene la atención en el cumplimiento de los objetivos planificados y permitiendo así, monitorear los datos que se vayan obteniendo y actualizando, facilitando la toma de decisiones, a través de la organización de la información y rápido acceso a los datos.

Por último se plantearon una serie de recomendaciones, en función de la información obtenida y analizada, a fin de mejorar el proceso administrativo llevado en la Gerencia Comercialización. Esto implicaría para la Gerencia y por ende para la empresa, aumento de la eficiencia del Personal administrativo y de la eficacia de los Procesos debido a la sistematización de los mismos.

CAPÍTULO IV

SITUACIÓN ACTUAL

Diagnóstico Bauxilum C.A., rige sus procedimientos administrativos estrictamente bajo diversas Leyes y Reglamentos Nacionales, en los que se establecen los lineamientos básicos que debe cumplir cualquier ente de la administración pública al momento de proceder al cumplimiento de prácticas administrativas propias de cada organización. Por esta razón, el objetivo principal de la Gerencia Comercialización estuvo enmarcada a "Asegurar la colocación de Alúmina y Bauxita, la adquisición de Materia Prima e Insumos asignados a la gestión de la Unidad, en los mercados nacionales e internacionales, en los mejores términos de calidad, oportunidad y precios", siempre que sus procedimientos administrativos estén enmarcados en la Ley de Contrataciones públicas, y su reglamento. Entre sus principales funciones se tienen:

Proponer estrategias y políticas comerciales para la venta y entrega oportuna de Alúmina, Hidrato y Bauxita, acordes con los lineamientos de la empresa.

Fijar precios a los productos de la empresa, de conformidad con los lineamientos, políticas y estrategias corporativas de la empresa.

Captar y desarrollar nuevos mercados e identificar las necesidades actuales y futuras de los clientes, tomando en cuenta los planes de expansión y modernización, y la evaluación de clientes y de la actividad comercial de la empresa.

Formular y garantizar los planes de ventas nacionales e internacionales de productos, considerando la capacidad de

producción, compromisos contractuales y las perspectivas del mercado.

Elaborar, obtener la aprobación correspondiente y garantizar la ejecución del plan anual de adquisición de Materia Prima e Insumos, considerante los planes de requerimiento del proceso productivo de las áreas de producción, a los fines de garantizar el proceso de adquisición y la continuidad de las operaciones.

Administrar contratos y/o convenios de compras de Materia Prima e Insumos de la empresa, conforme a los compromisos, condiciones contractuales, políticas y normativas previamente establecidos.

Presentar informes de resultados de la gestión de ventas de Alúmina y de adquisición de Materia Prima e Insumos, a los fines de facilitar la toma de decisiones y determinar proyecciones en la disponibilidad de los inventarios de productos, Materia Prime e Insumos.

Garantizar la implantación y cumplimiento de las metodologías de planificación y control, Normas ISO y Normas y Procedimientos que se establezcan en la empresa, inherentes a su área de gestión.

La Gerencia Comercialización está estructurada organizativamente de la siguiente manera:

Figura 3. Estructura Organizativa de La Gerencia Comercialización.

Fuente: Autora División de Ventas y Aprovisionamiento: Garantizar la gestión de Ventas de Alúmina, Bauxita y subproductos, y la adquisición de Materia Prima e Insumos del proceso productivo de CVG Bauxilum C.A., conforme a los lineamientos, Normativa, Leyes y Reglamentos.

División Tráfico y Aduanas: Garantizar los servicios de transporte de materiales y servicios aduanales para las exportaciones e importaciones en condiciones de oportunidad, costos mínimos y calidad de servicios.

Cargos involucrados en la Gerencia

Gerente Comercialización: Planificar, dirigir y controlar los planes de venta, de bauxita, hidrato y alúmina, la compra de Materia Prima e Insumos asignados; a fin de alcanzar los objetivos previstos por la organización en términos de rentabilidad, siguiendo lineamientos de la Presidencia y Junta directiva.

Jefe de División de Ventas y Aprovisionamiento: Planificar, dirigir y Controlar la gestión de seguimiento a la adquisición de la Materia Prima e Insumos, así como las ventas de bauxita, hidrato y alúmina, siguiendo lineamientos de la Gerencia, normativas nacionales e internacionales de comercio, Ley orgánica de contrataciones públicas y su reglamento.

Jefe de División Tráfico y Aduanas: Planificar, dirigir y Controlar la gestión de seguimiento a las compras internacionales, traslado y nacionalización de Materia Prima, insumos y carga general; la exportación de Bauxita, alúmina y equipos a ser reparados en el exterior, siguiendo lineamientos de la Gerencia, normativas nacionales

e internacionales de comercio, Ley orgánica de aduana y sus reglamentos.

Especialista Comercial: programar, coordinar y ejecutar las estrategias tendientes a la venta de productos y la adquisición de Materia Prima en las mejores condiciones de calidad, cantidad y oportunidad, así como participar en las actividades inherentes a estos procesos; a fin de contribuir al logro de los objetivos trazados por la unidad en concordancia con los planes de producción de la Empresa, dando cumplimiento a los compromisos contractuales adquiridos por la Gerencia Comercialización conforme a sus lineamientos, políticas y estrategias.

Analista Comercial: Analizar, ejecutar y verificar los compromisos de ventas nacionales e internacionales, así como la compra de Materia Prima, desde el procesamiento de pedidos hasta el despacho de productos y recepción de Materia Prima e Insumos, a fin de Contribuir con el cumplimiento de los planes de venta y adquisición de Materia Prima de acuerdo con los lineamientos, contratos y planes establecidos por la Gerencia Comercialización.

Analista Recepción y Despacho: Analizar y controlar el despacho de productos y recepción de Materia Prima e Insumos, mediante la revisión y registro de la información generada, en atención a los requerimientos y condiciones establecidas en los pedidos de ventas de productos y pedidos de compra de Materia Prima e Insumos, de conforme con la normativa interna, leyes vigentes y siguiendo lineamientos de La Gerencia Comercialización.

El Departamento de Compras de la Gerencia Comercialización tiene como objetivo principal "Describir los lineamientos generales a regir en C.V.G. BAUXILUM, para la Adquisición de Materia Primas e Insumos requeridos en la Empresa, de acuerdo a lo establecido en las Leyes, Normas y Procedimientos vigentes". En otras palabras, se encarga de la planificación, control y seguimiento de las compras de Materia Prima e Insumos requeridas en la planta, para dar cumplimiento a la producción de Alúmina, mediante el procesamiento de la bauxita a través del proceso Bayer. Para ello, sigue un estricto conjunto de etapas que van desde la planificación de las compras, hasta la recepción de los productos.

Las funciones que debe cumplir el Departamento de Compras se describen de la siguiente manera:

Planificación de Compras.

Adquisición de Materias Primas e Insumos mediante Adjudicación Directa (Nacional e Internacional)

Emisión del Pedido.

Expediente de Compras.

Modificación del Pedido (Según sea el caso).

Seguimiento hasta la Recepción de Materias Primas e Insumos

Las unidades que participan dentro del proceso de Adquisición y compra de Materia Prima e Insumos son las siguientes:

Gerencia Comercialización.

Comisión de Contrataciones de Materia Primas e Insumos.

Junta Directiva.

Gerencia Planificación y Presupuesto.

Gerencia Control de Calidad y Procesos.

Gerencia Logística

Consultoría Jurídica

Presidente

El proceso de Adquisición y compra de Materia Prima e Insumos abarca desde el momento en que la Gerencia Comercialización recibe las Solicitudes de Pedido de las Materias Primas e Insumos, por parte de la Gerencia Control de Calidad, hasta el momento de la nacionalización y entrega de las mismas.

Cada solicitud o comunicación emitida dentro de la empresa, debe ser manejada mediante formularios que son descargados del intranet de la empresa, a través del Sistema de Documentos Internos. En el caso de La Gerencia Comercialización, se utilizan un total de 9 formularios, en los cuales se plasma la información circulante entre las diferentes unidades involucradas en el proceso de Compra y se refieren a:

SU-003 "Pedido" (Ver Apéndice 1)

SU-133 "Plan De Adquisición De Materias Primas" (Ver Apéndice 2) SU-002 "Petición De Oferta" (Ver Apéndice 3)

SU-144 "Modificación De Pedido" (Ver Apéndice 4)

SU-123 "Plan Anual de Requerimientos de Materia Prima" (Ver Apéndice 5)

Diagrama de Ishikawa Una forma sencilla y práctica de analizar, estudiar y/o resolver los problemas, es mediante la representación de las causas en un Diagrama Ishikawa o Diagrama Causa-Efecto, pues su aplicación dentro de las organizaciones, permite tomar decisiones acertadas, por medio de estudios ya realizados. Se determinó que los factores que incidieron en la Ausencia de Análisis de Costos de Materia Prima e Insumos, y su incidencia en los Costos de producción, se refieren a: Maquinaria, Métodos y Mano de Obra. (Ver Figura 4.)

Figura 4. Diagrama de Ishikawa Fuente: Autora

Maquinaria:

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Sin duda, los sistemas de información tienen como objetivo: respaldar las operaciones empresariales, contribuir a la automatización de las actividades y procesos de la empresa, simplificar la toma de decisiones, entre otros. Se puede evidenciar que en la Unidad no existe un sistema de información para el Análisis de los costos de Materia Prima e Insumos.

Método:

Otro aspecto que afecta a la Unidad de Compras y Adquisición de Materia Prima, tiene que ver con el manejo de la información. En cuanto a la organización, la mayoría de la información en esta unidad se encuentra dispersa y/o en el SAP. Esto dificulta la consulta de información emitida o realizada con respecto a las actividades, compras, datos y procedimientos administrativos que se realizan en la Gerencia, de acuerdo a la planificación previamente establecida.

Por otra parte, los procedimientos para el manejo de la información, no se encuentran sistematizados, y esto genera retrasos y/o pérdida de tiempo

Mano de Obra:

La organización, para poder lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos: Materiales (instalaciones, maquinarias, materia prima, etc.), los recursos técnicos (procedimientos, instructivos, etc.) y los recursos humanos (personal). Los recursos humanos son los más importantes, pues tienen la capacidad de mejorar el empleo de los recursos anteriores. Es importante que contar con el personal suficiente y calificado para que las actividades de mantenimiento se ejecuten de forma eficiente y oportuna. Se puede evidenciar que la responsabilidad de realizar Análisis de Precios a la Materia Prima e Insumos, no ha sido delegada a ningún miembro de la Unidad, y ésta actividad es de gran importancia no solo para la Gerencia, sino para le empresa en conjunto, ya que a través del estudio del comportamiento de los costos se puede ejercer un mayor control a los mismos, además de permitir tomar decisiones acertadas en el uso de los recursos.

Mediante el análisis descrito anteriormente, se puede evidenciar que la Unidad de Compras, no realiza de forma regular y preestablecida, Análisis de a los costos de Materia Prima e Insumos, generando como consecuencia el desconocimiento de la manera en que estos inciden en los costos de producción. Además de desconocer diversos factores que intervienen en este proceso, tales como el estudio del mercado internacional de los proveedores y su análisis comparativo con el marcado nacional, la manera en que las diversas variaciones del sistema cambiario y el aumento de la inflación ha influido en los costos de producción, entre otros.

Al mismo tiempo, no se tiene en una base de datos establecida, donde se encuentren almacenados los datos históricos referentes a las compras realizadas en un período de tiempo. Debido a que no existe una herramienta digital que permita el almacenamiento y ubicación de la información actual, trae como consecuencia trabajo adicional para cada uno de los que conforma dicha Unidad, puesto que deben planificar, programar y controlar la gestión de las actividades que se llevan a cabo. Por otra parte, la dispersión de la información trae como consecuencia cierta dificultad al momento de ubicarlos, los cuales resultan complejos a la hora de almacenar los mismos para su respectivo seguimiento y control. Esto genera como consecuencia la centralización de la información, y por ende, que se presente mucha dispersión en el almacenamiento de la misma.

Descripción del proceso de Adquisición y compra de Materia Prima e Insumos Recibo de Solicitudes de pedido. El procedimiento que se lleva a cabo para dar cumplimiento al proceso de Adquisición y compra de Materia Prima e Insumos, comienza con el recibo por parte de la Gerencia de Comercialización de las Solicitudes de Pedido emitidas por la Gerencia Control de Calidad y Procesos. Las Solicitudes de Pedido se crean por producto e incluyen datos e información del proveedor, condición de entrega, especificaciones técnicas y físico- químicas de cada producto, y total del monto de la solicitud. Sumado a dichas solicitudes se anexan los Actos Motivados o Los Justificativos de compra, dando cumplimiento al artículo 101, numeral 1 y 2, de la Ley de Contrataciones Públicas, la cual menciona lo siguiente:

Se podrá proceder excepcionalmente por Contratación Directa, independientemente del monto de la contratación, siempre y cuando la máxima autoridad del contratante, mediante acto motivado, justifique adecuadamente su procedencia, en los siguientes supuestos:

Si se trata de suministros de bienes, prestación de servicios o ejecución de obras requeridas para la continuidad del proceso productivo, y pudiera resultar gravemente afectado por el retardo de la apertura de un procedimiento de contratación.

En caso de contratos que tengan por objeto la adquisición de bienes y la prestación de servicios, en los que no fuere posible aplicar las otras modalidades de contratación, dadas las condiciones especiales, bajo las cuales los oferentes convienen en suministrar esos bienes o prestar los servicios, o por condiciones especiales de la solicitud del contratante, donde la aplicación de una modalidad de selección de contratista distinta a la aquí

prevista, no permita la obtención de los bienes o servicios en las condiciones requeridas. Se deberá indicar mediante acto motivado, las razones por las cuales de la apertura de un nuevo procedimiento de contratación, pudieren resultar perjuicios para el contratante. Como se pudo evidenciar anteriormente, el tipo de contratación empleada en la Unidad de Compras de la Gerencia Comercialización, es de tipo directa. Es decir, el proceso de negociación para la adquisición de Materia Prima e Insumos, es manejado directamente con los proveedores, sin intermediarios ni canales de distribución. Esto, debido a que los productos son adquiridos en grandes cantidades y algunos de ellos tienen únicos proveedores. Tal es el caso del Producto Inhibidor de Sodalita, el cual es fabricado por un único proveedor exclusivamente para Bauxilum.

Elaboración del Plan de Adquisición de Materia Prima e Insumos. De acuerdo al Plan de Producción Anual, la Gerencia Comercialización elabora el "Plan de Adquisición de Materias Primas e Insumos" de cada año, a los fines de garantizar el proceso de adquisición y la continuidad de las operaciones para el proceso productivo en Matanzas.

Según las Norma y Procedimiento establecida, 07.02.14 Adquisición de Materiales y Contratación de Servicios y Obras, Pasos a seguir letra C. Planificación de Compras de Materias Primas, Gerencia Comercialización, numeral 3:

"Recibe Formulario "Plan Anual de Requerimientos de Materias Primas", revisa y de acuerdo al programa de recepción, elabora por duplicado el formulario Plan de Adquisición de Materias Primas y Cálculos de Requerimientos de Materias Primas" "Obtiene copia del "Plan de Adquisición de Materias Primas", "Cálculos de Requerimientos de Materias Primas" y "Plan Anual de Requerimientos de Materias", envía documentos originales a la Comisión de Contratación de Materias Primas y archiva copias" En el Plan se especifica para cada una de las materias primas e insumos que lo conforman, parámetros correspondiente a: Condición de entrega con base a términos del Comercio Internacional (INCOTERMS), precio unitario promedio, cantidad, monto total y la fuente proveedor o proveedores autorizados para el suministro de los bienes.

Luego de haber realizado el Plan de Adquisición de Materias Primas e Insumos, Realiza un Punto de Cuenta anexando dicho plan para ser aprobado la Modalidad de Compra, este punto es presentando ante la Comisión de Materias Primas e Insumos Resolución de "Re co me n da ción " del Plan de Adquisición de Materias Primas e Insumos. Según las Norma y Procedimiento establecida, 07.02.14 Adquisición de Materiales y Contratación de Servicios y Obras, Pasos a Seguir letra C. Planificación de Compras de Materias Primas, Comisión de Contrataciones de Materias Primas, numeral 5.

"Recibe el Plan de Adquisición de Materias Primas e Insumos, emite "Resolución" y envía con el formulario "Plan de Adquisición de Materias Primas" Código SU-133, a la Gerencia Comercialización." Según el Reglamento de la Comisión de Materias Primas, código

Normas letra B. De las Funciones

"3. Son Funciones de la Comisión de Contrataciones de Materias Primas: Recomendar acciones tendentes a la optimización de los procesos de adquisición de materia prima" Punto de Cuenta. La Gerencia Comercialización envía el punto de cuenta a Consultoría Jurídica para su conformación (firma y sello). Luego presenta el punto de cuenta, para la solicitud de aprobación de la modalidad de compra del plan de adquisición de materias primas e insumos.

Según las Norma y Procedimiento establecida, 07.02.14 Adquisición de Materiales y Contratación de Servicios y Obras, Pasos a Seguir letra C. Planificación de Compras de Materias Primas, Gerencia Comercialización, numeral 7 "Recibe de la Gerencia de Comercialización la aprobación del "Plan de Adquisición de Materias Primas" y emite resolución." Según los Estatutos Sociales de BAUXILUM, C.A., la Cláusula décima quinta: Atribuciones de la Junta Directiva. La junta directiva tendrá las facultades de administración establecidas en estos Estatutos Sociales y en la ley. Las atribuciones de la Junta directiva son las siguientes:

"3. Conocer y autorizar, a proposición del Presidente, los planes, los programas y el presupuesto de la compañía y someterlos a la consideración de los directivos de la Corporación Venezolana de Guayana para su aprobación, evaluando periódicamente el resultado de las decisiones adoptadas. En caso de que, durante el ejercicio económico correspondiente, la Junta Directiva considerase que han surgido circunstancias que hacen conveniente la modificación de los planes, los programas o del presupuesto que exceda los parámetros de flexibilidad previstos en la ley, procederá a formular dicha modificación, cumplimiento las formalidades establecidas en este numeral." Según las Norma y Procedimiento establecida, 07.02.14 Adquisición de Materiales y Contratación de Servicios y Obras, paso C. Planificación de Compras de Materias Primas, Gerencia Comercialización, numeral 7 "La Gerencia de Comercialización, obtiene copias del formulario "Plan de Adquisición de Materias Primas e Insumos" código SU-133 y entrega a la División de Tráfico y Aduana, a la Gerencia Planificación y Presupuesto, archiva original, con la Resolución de la Comisión de Contrataciones de Materias Primas e Insumos y de la Junta Directiva." Seguimiento de Tráfico y Aduanas. Según las Norma y Procedimiento establecida, 07.02.14 Adquisición de Materiales y Contratación de Servicios y Obras, Pasos a Seguir para la nacionalización de mercancías, La División Trafico y Aduanas.

"1. Lista pedidos por documentos de compras, por proveedores y por material de importación, revisa fecha de entrega, características de la mercancía y condiciones de despacho establecidas en la negociación." "2. Contacta al proveedor y al agente despachador, efectúa seguimiento hasta la entrega de los materiales al Almacén de Aduana." Verificación de requisitos. Según las Norma y Procedimiento establecida, 07.02.14 Adquisición de Materiales y Contratación de Servicios y Obras, Pasos a Seguir letra E.

Determinar Fuente de Aprovisionamiento, numeral 3 "La Gerencia Comercialización revisa que la Solicitud de Pedido y anexos, contengan las especificaciones necesarias para definir claramente los bienes y materiales a adquirir. Si los requisitos están incompletos, notifica al usuario y espera hasta recibir la información complementaria, para continuar con el procedimiento." Expediente de Compra. Según las Norma y Procedimiento establecida, 07.02.14 Adquisición de Materiales y Contratación de Servicios y Obras, paso E. Determinar Fuente de Aprovisionamiento, numeral 3:

"La Gerencia Comercialización, luego de visualizar la solicitud de pedido, abre un expediente según el Producto" Según las Norma y Procedimiento establecida, 07.02.14 Adquisición de Materiales y Contratación de Servicios y Obras, Normas, letra M. Expediente de Compras "La Unidad responsable de la contratación debe mantener un expediente de compras con la información soporte de lo ocurrido en el proceso de adquisición, y resguardarlo por un periodo de al menos tres (3) años después de terminado el procedimiento." "El expediente de compras debe contener: manifestaciones de voluntad de participar (en caso de las modalidades de contratación), ofertas, pedidos y demás documentos que se hubieren recibido o considerado en el proceso de adquisición, así como, informes, opiniones y demás actos producidos en el mismo" Petición de Oferta. Según la Norma y Procedimientos, 07.02.14 Adquisición de Materiales y Contratación de Servicios y Obras, Normas letra H. Adjudicación directa, numeral 18 establece:

"Las Ofertas deben ser solicitadas a los proveedores mejor calificados, de acuerdo a la información suministrada por el registro de proveedores de la Empresa." Según la Norma y Procedimientos, 07.02.14 Adquisición de Materiales y Contratación de Servicios y Obras, Normas letra H. Adjudicación directa, numeral 21 establece:

"La recepción de las ofertas se realizará de acuerdo a lo establecido en la práctica administrativa "Recepción de Ofertas" Código PA- 50015548-07." Según la Norma y Procedimientos, 07.02.14 Adquisición de Materiales y Contratación de Servicios y Obras, Pasos a seguir letra F. Adjudicación Directa:

"La Gerencia Comercialización Visualiza proveedores en el Sistema SAP/R3 y elabora lista de proveedores mejor calificados en el registro de proveedores de la Empresa." "Crea Peticiones de Ofertas (Código SU_002) y determina el medio a través del cual se entregarán las peticiones de ofertas:

Si la entrega es por taquilla, imprime Petición de Oferta, obtiene firma de recibido, entrega original al proveedor y archiva duplicado

En caso contrario, envía vía fax u otro medio electrónico."

"Recibe ofertas del proveedor, coloca sello en cada una de las ofertas recibidas, entrega a cada uno de los proveedores asistentes y archiva original en el expediente" "Registra ofertas en el SISA, archiva ofertas en el expediente de compras y procede a la adquisición de materias primas e insumos." Las Peticiones de Ofertas deben realizarse por el programa utilizado por la empresa, el SAP R/3, el código en el programa es ME41-Petición de Oferta-Crear Punto de Cuenta Realiza Punto de Cuenta para la Solicitud de Aprobación de la Contratación Individual. Según las Norma y Procedimientos, "Presentación Punto de Cuenta", Código 08.02.01 "El Punto de Cuenta, es un documento interno de la Empresa, elaborado por la alta gerencia y dirigido al Presidente o Junta Directiva de la Empresa, con la Finalidad de Informar sobre acciones relevantes ejecutadas y/o solicitar la aprobación ejecutar, generalmente asociada a gastos o inversiones".

"Todos aquellos asuntos que de acuerdo al Manual de Delegación de Autoridad, requieran ser presentados por escrito para su aprobación ante los niveles superiores que correspondan." Estructura del Punto de Cuenta.

Todo Punto de Cuenta debe elaborarse de acuerdo con el siguiente esquema:

Asunto. Expresa concretamente la temática y la idea principal del Punto de Cuenta. Debe ser claro y conciso. Se recomienda redactarlo, una vez escrito l planteamiento.

Planteamiento. Define el problema planteado, precisa los aspectos fundamentales del tema, sustenta las conclusiones y recomendaciones. Los argumentos deben exponerse en forma planificada, en orden de prioridades y cronológicas. Incluye las conclusiones, recomendaciones o soluciones del tema tratado. Los principales aspectos que debe contemplar el planteamiento son:

Hechos: Relación de los sucesos que originan el punto de cuenta. Presenta el asunto, define datos, fija los límites del problema.

Análisis: Incluye las causas de los hechos y sus consecuencias.

Conclusiones: Síntesis de las consecuencias de los argumentos expuestos en los aspectos presentados en la parte central del punto de cuenta.

Solución o Recomendación: Presenta acciones sugeridas para dar solución a los problemas planteados. Se exponen las decisiones que deben tomarse, así como los beneficios derivados de los mismos.

La solución debe ser firme y franca. No abandonar temas no tratados en el informe. Debe ser breve, concreta y practica que conduzca lógicamente a la argumentación que la precede.

Anexos. Documentos que contemplan o soportan los argumentos del Punto de Cuenta, sobre los cuales apoyan las conclusiones y recomendaciones. En los anexos se incluyen gráficos, cálculos, informes de soporte, etc.

Aprobación o Rechazo de Pedidos o Contratos de Materias Primas. Según la Delegación de Autoridad, se muestran los criterios de aprobación o rechazo. (Ver Tabla 1)

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