Análisis de precios de materia prima e insumos y su impacto en los costos de producción de alúmina grado metalúrgico
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
RESUMEN
El trabajo de investigación se denomina: "Análisis de Precios de Materia Prima e Insumos y su impacto en los Costos de Producción de Alúmina Grado Metalúrgico, Período 2010-2014 de CVG Bauxilum C.A. Para obtener la información, se realizaron entrevistas no estructuradas al personal involucrado en el Proceso de Compra de Materia Prima, además de la Observación directa y revisión documental necesaria para dar cumplimiento al Objetivo General del trabajo. La investigación es de tipo Descriptiva y Documental, con diseño No Experimental, basada en el análisis crítico, cuantitativo y cualitativo, aplicando métodos científicos como estadística descriptiva para tabular y analizar los datos y con lo cual se ha obtenido que es necesario y de gran importancia el estudio constante y periódico de los costos involucrados en el Proceso de Compra de Materia Prima e Insumos. Al mismo tiempo, se realizó una herramienta informática que permite ordenar, clasificar y estructurar toda la información referente a la adquisición de los Productos durante los últimos 5 años.
Palabras Claves: Costos, Materia Prima, Sistema Informático.
Actualmente, la mayoría de las empresas a nivel mundial buscan conseguir la excelencia, tratando de elevar al máximo la efectividad de sus procesos y la eficiencia de su recurso humano. Para ello, se realizan estudios de todo tipo que permitan disminuir las demoras y tratando de evitar los costos innecesarios. En fin, producir más en menor tiempo. Es importante estudiar la factibilidad de la implementación de nuevas tecnologías que realicen los trabajos sistemáticamente y los costos que esto implica.
En Venezuela, Estado Bolívar, el sector aluminio está comprendido por las empresas básicas pertenecientes a la Corporación del Aluminio. Entre ellas está BAUXILUM C.A., la empresa génesis en la producción de Aluminio. BAUXILUM es una industria química que implementa el proceso Bayer y produce Alúmina mediante el tratamiento de la Bauxita, mineral proveniente del sector de los Pijiguaos, ubicado al sur del estado Bolívar. La Bauxita es disuelta en soda cáustica y mediante el suministro al proceso de otros aditivos, la alúmina es extraída para ser calcinada y proporcionada en grado metalúrgico para su posterior distribución y venta.
Dentro de las unidades de apoyo de la organización, está la Gerencia Comercialización, dicha Unidad se encarga de Asegurar la colocación de Alúmina y Bauxita, la adquisición de Materia Prima e Insumos asignados a la Gestión de la Unidad, en los mercados nacionales, en los mejores términos de calidad, oportunidad y precios, y de acuerdo a lo establecido por la Ley y Reglamento de Contrataciones Públicas. Es por ello que, periódicamente es solicitada a la Gerencia información referente a solicitudes de pedido, prácticas administrativas empleadas en casos puntuales, adquisición y costos de Materia Prima, entre otros. Por esto, es importante disponer de información oportuna, y mejor aún, contar con un software local (propio de la Gerencia Comercialización), que permita al ejecutivo de la empresa conocer estos datos de primera mano, para poder cumplir con los objetivos de producción de la organización.
La importancia de dar cumplimiento a los objetivos generales y específicos de esta investigación, se verá reflejada en el aumento de la efectividad de los procesos desarrollados en la Gerencia Comercialización. Este razonamiento será posible mediante el evalúo de los costos de Materia Prima e Insumos, sistematización de los Procesos y simplificación de actividades, generando disminución de tiempo empleado en las actividades de búsqueda de información.
El siguiente trabajo de investigación se encuentra distribuido mediante 5 capítulos descritos de la siguiente manera:
El Capítulo I explica de forma clara y precisa El Problema, los objetivos que pretende cumplir la investigación, la justificación y delimitación del mismo. El capítulo II comprende el Marco Referencial de la investigación y sus fundamentos teóricos. El capítulo III plantea el Marco Metodológico, el Capítulo IV describe la Situación Actual de la Unidad en estudio, el Capítulo V expone el análisis y Resultados del trabajo de investigación y el Capítulo VI presenta la Herramienta Informática creada para la Gerencia. Por último se muestran las Conclusiones, Recomendaciones, además de las Referencias Bibliográficas y los Apéndices.
CAPÍTULO I
Planteamiento del problema Los Costos Industriales constituyen el conjunto de egresos o salidas de dinero destinadas para la producción, utilizadas para transformar la Materia Prima en productos terminados. Sin embargo, puede ocurrir que, una vez que el proyecto esté marchando, la administración se dé cuenta de que los utensilios, equipos, materiales y/o la mano de obra especializada que se requiere para completarlo no están disponibles. De allí la importancia del Análisis de Costos. Bauxilum es la única empresa en Venezuela productora de Alúmina. Con una capacidad instalada del orden de 2.000.000 TM de alúmina al año, consta de tres grandes áreas; Manejo de Lodo, Lado Rojo y Lado Blanco, cuyas interacciones componen el manejo y procesamiento de la Bauxita para la obtención de alúmina de grado metalúrgico.
Dentro de las unidades de apoyo de CVG Bauxilum-Alúmina, está la Gerencia Comercialización, la cual está integrada por dos Divisiones: Ventas y Aprovisionamiento, y Tráfico y Aduanas. De igual forma se cuenta con el apoyo de tres Analistas y dos Especialistas Comerciales, además de un Analista de Recepción. La División de Ventas y Aprovisionamiento (Departamento de Compras), es responsable de elaborar el Plan de adquisición de Materia Prima e Insumos asignados para la producción anual, así como conformar y resguardar los expedientes de compras respectivos. La Materia Prima e Insumos provienen de mercados nacionales e internacionales. Para ello, se debe garantizar su adquisición bajo las condiciones de compra que más convenga a los intereses de la empresa. Otras de las funciones consisten en la emisión de la orden de compra, elaboración de expediente de Compras, modificación del Pedido (Según sea el caso) y la invitación a Proveedores calificados al proceso de compras.
El proceso general que debe cumplir el Departamento de Compras está estrechamente relacionado con otras Gerencias y Divisiones tales como: La Gerencia Control de Calidad y Procesos, Gerencia Planificación y Presupuesto, Gerencia Logística, Consultoría Jurídica, Comisión de Contrataciones de Materias Primas e Insumos, Presidencia y Junta Directiva, además de los Proveedores.
En BAUXILUM C.A., la soda cáustica es el principal e indispensable elemento necesario para llevar a cabo el Proceso de Producción de alúmina, y está catalogado como el único producto que integra el elemento Materia Prima. Los Insumos son muchos, sin embargo, la Gerencia Comercialización solo se encarga de la adquisición de once de ellos, los cuales se detallan a continuación: Ácido Sulfúrico, Ácido Clorhídrico, Oxido de Calcio (Cal Viva), Ayudante de Fluidez de Bauxita, Polímero Para Espesadores, Polímero para Lavadores, Polímero Antiespumante, Polímero para Superespesadores, Inhibidor de Incrustaciones de Sílice, Modificador de Cristales y Polímero para Hidrato. La Cáustica es transportada en buques o por medio de tuberías, dependiendo del proveedor, y es adquirida en grandes toneladas, aproximadamente 132.000 TMS/año. El resto de los insumos son adquiridos en menores cantidades, pero siempre intentando dar respuesta al cumplimiento del Plan de Producción anual, y se obtienen mediante distribución terrestre, marítima y aérea. Por otra parte, en la Gerencia existe información que se desea revisar, tales como: actualización de justificativos de compra, especificaciones físico-químicas e historial de pruebas de los productos.
Toda la información descrita anteriormente, así como su análisis por períodos, es regularmente solicitada a la Gerencia Comercialización por diferentes fuentes de la empresa, principalmente por Presidencia, Junta Directiva, C.V.G y la Corporación del Aluminio. Estas actividades generan una gran cantidad de datos e información que se debe manejar, por lo que resulta necesario Estudiar y Analizar el comportamiento de los costos generados y la manera en que estos influyen en los costos de producción elaborados anualmente.
La empresa cuenta con un Sistema de Información denominado SAP R/3, en el cual se almacenan los registros de todos los datos e información referente al proceso productivo y administrativo de la empresa. En dicho sistema, se puede obtener también toda la información referente a la Materia Prima e Insumos, es decir; costos, proveedores, fechas de compra y recepción de pedido, elaboración de expedientes de compra, modificación de pedido, etc. Es importante mencionar que, para acceder a este sistema, solo es posible mediante el uso de claves, y dependiendo de la confidencialidad de la información, ésta solo puede ser manejada por personal autorizado.
En otro sentido, la Gerencia como tal no posee una herramienta donde se detalle la información relacionada al proceso de adquisición de los productos, de forma que se presenten los datos esquematizados y agrupados sin necesidad de recurrir al SAP, donde en ese caso se realizaría la búsqueda de información por producto. La ausencia de esta herramienta, dificulta y retrasa la gestión en las actividades administrativas y operativas, puesto que se hace tedioso coordinar la búsqueda de información sobre un conjunto de elementos (Procedimientos, Documentos, Datos de Proveedores, Fechas de Compras y recibos, Recursos, etc.). Por ello, adicionalmente se pretende realizar una herramienta informática con los sistemas de Macros y Base de Datos en Microsoft Excel, la cual servirá como apoyo para simplificar y organizar los procedimientos administrativos en el acceso de la información, a fin de contribuir con el mejoramiento del control de las actividades que se llevan a cabo en la Gerencia y garantizar un mejor desarrollo de los procesos.
Al plantear los factores anteriores, surgen las siguientes interrogantes:
¿Es posible realizar un análisis sobre los costos de Materia Prima e Insumos y su impacto sobre los costos de producción durante el período 2010-2014 de BAUXILUM C.A.?
¿Cuán afectada están las actividades en la Gerencia Comercialización debido a la ausencia de análisis sobre los costos de Materia Prima e Insumos y su Incidencia sobre los costos de producción durante el período 2010-2014?
¿Qué ventajas tendría realizar un análisis sobre los costos de Materia Prima e insumos, además de la creación de una herramienta informática, para la administración de la unidad de compras de la Gerencia Comercialización?
Objetivo General Realizar un Análisis de Precios de Materia Prima e Insumos, y su incidencia en los Costos de Producción de Alúmina grado metalúrgico, período 2010-2014 de BAUXILUM C.A.
Objetivos específicos:
Diagnosticar la situación actual de la Unidad de Compras de la Gerencia Comercialización de BAUXILUM C.A.
Revisar y Analizar los precios de Materia Prima e Insumos, y su incidencia sobre los Costos de Producción de Alúmina durante el período 2010-2014.
Actualizar variaciones de las especificaciones técnicas y físico- químicas de la Materia Prima e Insumos, pruebas de productos de diferentes proveedores y Justificativos de compra.
Describir y comparar el comportamiento del Sistema Cambiario en Venezuela y de los mercados internacionales donde se adquiere parte de la Materia Prima e Insumos, durante el período 2010-2014.
Diseñar y validar un modelo conceptual y lógico de una herramienta informática.
Justificación Actualmente, la mayoría de las empresas, están en una búsqueda constante de la excelencia mediante el mejoramiento continuo de sus procesos, equipos y prácticas administrativas. Resulta indispensable poseer un estricto control sobre los sistemas que participan e incurren en el proceso productivo de cada organización. Es por ello, que el trabajo realizado, no solo buscaba analizar los diferentes factores que intervienen y afectan en el proceso de producción de la empresa sino que sistematizaría los datos a través de una herramienta informática, que permitan a la organización llevar un control y registro de toda la información que da vida a los procesos que se llevan a cabo en la Gerencia.
Como pudo describirse en el planteamiento anterior, la Unidad de Compras involucra parte administrativa esencial en el desarrollo de los procesos productivos de la empresa. Esta investigación se realizó con el fin de atender la necesidad presente en la Gerencia, con respecto al manejo y análisis de la información de manera oportuna, la simplificación de las actividades y el control de la gestión administrativa del mismo.
Por otra parte, la creación de la herramienta informática para la Gerencia Comercialización, permitiría el acceso rápido a los documentos, proporcionaría el orden y organización en el manejo de información clasificada por temas de interés general y particular, posibilitaría la generación de informes e indicadores, que permitirán corregir fallas, y representaría una colaboración significativa para la eficiencia operacional, la productividad, el servicio y la satisfacción al cliente.
Delimitación El trabajo de investigación se llevó a cabo en BAUXILUM-ALÚMINA, específicamente en la División de Ventas y Aprovisionamiento, Gerencia Comercialización, con el fin de realizar un Análisis de los Precios de la Materia Prima e Insumos, y el impacto que éstos generaron en los Costos de Producción de la empresa, durante los años 2010-2014. El trabajo se limitó al estudio y análisis de los siguientes productos: Soda Cáustica, Ácido Sulfúrico, Ácido Clorhídrico, Oxido de Calcio (Cal Viva), Ayudante de Fluidez de Bauxita, Polímero para Espesadores, Polímero para Lavadores, Polímero Antiespumante, Polímero para Superespesadores, Inhibidor de Incrustaciones de Sílice, Modificador de Cristales y Polímero para Hidrato. El trabajo en planta estuvo enmarcado en un tiempo estimado de 20 semanas.
CAPÍTULO II
Generalidades de la Empresa
Bauxilum es la empresa resultante entre la fusión de BAUXIVEN (1979) e INTERALÚMINA (1977). Bauxilum fue creada oficialmente en Marzo de 1994 y está conformada por la Mina de Bauxita y la planta de Alúmina.
La mina de Bauxita se encarga de la explotación del mineral en la zona de los Pijiguaos, del Municipio Cedeño, del Estado Bolívar, con una capacidad instalada de 6 millones de toneladas anuales. La operadora de Bauxita inició sus operaciones en el año 1983, enviando las primeras gabarras con mineral, a través del río Orinoco, desde el puerto el Jobal hasta el muelle de la operadora de Alúmina en Matanzas.
La operadora de Alúmina tiene una capacidad instalada de 2 millones de toneladas/año, y es la encargada de transformar la Bauxita en Alúmina de grado metalúrgico a través del proceso Bayer. Este mineral constituye la principal materia prima para la obtención del aluminio. Y su venta es destinada principalmente a satisfacer el mercado nacional. Sus principales clientes son; VENALUM C.A., ALCASA C.A., C.E. MINERALES, PRODUVISA, CERÁMICAS CARABOBO, VENVIDRIO, SIDOR, y otras. Otro porcentaje menor de ella es destinado a las ventas internacionales.
Ubicación Geográfica CVG Bauxilum-Planta está ubicada en la Avenida Fuerzas Armadas, zona industrial Matanzas. Puerto Ordaz, Estado Bolívar-Venezuela.
Figura 1. Ubicación Geográfica de Bauxilum C.A.
Fuente. Sistema de Documentos Internos Política de la Calidad, Ambiente, Salud y Seguridad Fomentar el desarrollo, la participación del Recurso Humano y el mejoramiento continuo, en los procesos de explotación de Bauxita y producción de Alúmina, cumpliendo con las normas de Calidad, Ambiente, Salud y Seguridad laboral para satisfacer los requerimientos y expectativas de nuestros clientes, con altos niveles de rentabilidad, competitividad y responsabilidad social.
Valores
Misión Impulsar el crecimiento sustentable de la industria nacional, satisfaciendo la demanda de bauxita y alúmina en forma competitiva y rentable, promoviendo el desarrollo endógeno, como fuerza de transformación social y económica, fundamentada en el nuevo modelo de gestión de consejo de trabajadores.
Visión Constituirnos en una empresa socialista, contribuyendo al desarrollo sustentable de la industria nacional del aluminio, a los fines de alcanzar la soberanía productiva, con un tejido industrial consolidado y desconcentrado, con nuevas redes de asociación fundamentadas en la participación y la inclusión social, rumbo al socialismo del siglo XXI.
Proceso Productivo El proceso Bayer se desarrolló en 1880 por el austriaco Karl Joseph Bayer. Este proceso está basado esencialmente en la diversidad de solubilidad de los hidratos de alúmina en las soluciones de soda cáustica. Los dos puntos esenciales del proceso Bayer son:
Disolución de la alúmina de la bauxita a altas temperaturas en una solución de soda cáustica concentrada bajo presión.
Separación de residuos insolubles y la precipitación de la alúmina presente en la solución. La precipitación parcial de la alúmina en solución se hace posible mediante el descenso de la temperatura de la solución de aluminato de sodio. Esta precipitación o
descomposición es lenta y debe ser llevada a cabo mediante la adición de alúmina fabricada anteriormente.
El proceso de producción de Alúmina está dividido básicamente en tres grandes áreas: manejo de materiales, lado rojo y lado blanco.
Manejo de materiales: El área de manejo de materiales está conformada por los equipos que permiten el manejo de la bauxita y soda cáustica, y la exportación del producto final. La planta cuenta con unidades para el apilado y recuperación de la bauxita. Además cuenta con dos silos adicionales de bauxita (un almacén cubierto de 220.000 t y una pila abierta de 280.000 t) y un silo de alúmina con una capacidad de 150.000 t.
Lado Rojo: En el lado rojo se encuentran las áreas que procesan material, que debido a su alto contenido férrico, presenta una coloración rojiza característica. En esta sección se realizan un conjunto de procesos químicos que permiten la purificación de la alúmina. Entre ellos se tienen: Trituración y Molienda (A-32), Predecilicación (A-31), Digestión(A-33), Desarenado (A-34), Clarificación y Lavado (A-35), Caustificación de Carbonatos (A-36) y Filtración de Seguridad (A-38).
Lado Blanco: En el lado blanco se tienen las áreas que manejan suspensiones ricas en aluminato y abarca los procesos de precipitación de la alúmina, así como su respectiva calcinación para obtener alúmina de grado metalúrgico. En tal sentido, lado blanco cuenta con los siguientes procesos químicos: enfriamiento por expansión instantánea (A-39), precipitación (A- 41), clasificación de hidratos (A-42), lavado de oxalato (A-55),filtración de semilla gruesa (A-58), filtración de producto (A-44) y calcinación (A-45).
Figura 2. Diagrama de Flujo del Proceso Bayer Fuente: Sistema de Documentos internos Descripción del área de trabajo El área donde se realizó el estudio pertenece a la Gerencia de Comercialización, cuyo objetivo es "Asegurar la colocación de Alúmina y Bauxita, la adquisición de Materia Prima e Insumos asignados a la Gestión de la Unidad, en los mercados nacionales, en los mejores términos de calidad, oportunidad y precios, y de acuerdo a lo establecido por la Ley y Reglamento de Contrataciones Públicas." Específicamente, el Departamento de Compras se limita al proceso que inicia desde el momento en que se recibe la Solicitud de Pedido de parte de la Unidad usuaria y culmina con la creación de la Orden de Compra (Pedido).
Marco Teórico Antecedentes de la investigación Ruiz González Moya / Salazar Sánchez Williams (1997) en su Trabajo Especial de Grado titulado " Alúmi na Hidra tada , Informe c ompara tivo de precios aplicables a la empresa nacional con respeto a la empresa internac ional" I. U.T Ja c i nto Nava rro de Bal le nilla ", ubica do e n Ma turín – Estado Monagas, y apoyado en una investigación de campo tipo descriptivo, consideró que " Los precios internacionales para 1996, tomando como referencia las empresas investigadas, eran superiores a los precios nacionales para el mismo año, durante 1997 los precios nacionales e internacionales se igualaron a 143,36 $ TM, y a partir del segundo trimestre de 1997, los precios internacionales volvieron a superar los precios nacionales…" El precio es una variable importante durante el desarrollo de un Análisis de Costos, ya que estudiar el mismo es importante para asegurar el éxito de la empresa, lo que nos permite conocer las condiciones del mercado en relación a los precios, y establecer ventajas comparativas con relación al producto-precio. En nuestro país, son muchas las empresas que recurren a las importaciones, por no contar con las materias primas requeridas para la elaboración de sus productos.
Rodríguez, Daniel (2007), en su Trabajo Especial de Grado titulado:
" Anál is is de Costos par a la e mpre s a de Atenc ión de Co nsul ta Mé dic a domiciliaria Servicio de Emergencias Nacionales SER S.A. de la ciudad de Pe re ira , par a los me s es de Ener o a Abril 2 0 07 ", es una investigación de tipo descriptiva, que permitió determinar los centros de costos de la empresa. Se definieron los conductores para asignar el costo de los gastos generales de los insumos ya la mano de obra. El estudio permitió concluir que "En los gastos generales, el centro de costos que generó mayor carga económica fue el centro de costo administrativo, seguido del operativo y finalmente el comercial. El mayor costo por insumos mes tras mes correspondió principalmente a la parte operativa. Y durante los meses en que se realizó el estudio se encuentra una uniformidad en el costo de los gastos generales, insumos y mano de obra del centro de costo operativo." La importancia de la realización de dicho trabajo, radicó en evaluar las características de las áreas que comprenden la organización, a fin de determinar las posibilidades de disminuir sus costos.
Por último; Brito Geraldine, (2012) expresa en su Trabajo Especial de Grado: " Análisis de costos del mercado nacional para determinar la factibilidad de creación de un Centro Distribuidor de Alúmina, para usos no me talúrgic os " que: "Para que CVG Bauxilum, pueda distribuir Alúmina en pequeñas proporciones y menores a las antes mencionadas, deberá ante todo, reestructurar o redimensionar su capacidad operativa, así como también para atender este mercado deberá realizar una contratación anexa de personal para esas áreas, tanto productivas como para el área administrativa, el Centro Distribuidor de alúmina, se constituirá como una entidad de negocio, independiente del origen de su capital (Inversión de CVG Bauxilum o privada), que comprara a CVG Bauxilum en toneladas y venderá en sacos de 25 kilos en adelante , a ese grupo de empresas que requiere la alúmina Calcinada en bajas proporciones." Y esto implicó un estudio profundo de análisis de costos de mercado en el que deben estudiarse todas las variables involucradas en el proceso, y determinando lo siguiente: "Se concluye la factibilidad en la zona norte central del país, debido al estudio de los factores sociales, geográficos, económicos y transporte para la ubicación del Centro Distribuidor de alúmina. Esta ubicación además va a permitir el costo mínimo en relación con otras zonas geográficas debido a diversos elementos estudiados." Bases teóricas Análisis de costos El análisis de costo es simplemente, el proceso de identificación de los recursos necesarios para llevar a cabo la labor o proyecto del voluntario. Determina la calidad y cantidad de recursos necesarios. Entre otros factores, analiza el costo del proyecto en términos de dinero. El análisis de costo no sólo ayuda a determinar el costo del proyecto determinado, sino que también sirve para evaluar el comportamiento de variables y determinar el impacto que pueda generar sobre algún elemento en específico.
Ramírez V., (2011) Análisis de Costos para la Toma de Decisiones. Recuperado de: http://es.slideshare.net/wilsonvelas/costos-6511002/ Costos Industriales Los Costos Industriales son un conjunto de egresos o salidas de dinero destinadas para la producción, utilizadas para transformar la materia prima en artículos terminados, son inventariables y nos permiten conocer cuánto cuesta producir algo. Son recuperables en la venta de artículos terminados. Fuentes, (2010)
Lenguaje de programación Es un lenguaje diseñado para describir el conjunto de acciones consecutivas que un equipo debe ejecutar. Por lo tanto, un lenguaje de programación es un modo práctico para que los seres humanos puedan dar instrucciones a un equipo. (Joseph Edward Shigley, 1999, s.f.)
Plan de Producción El plan de producción sirve para detallar como se van a fabricar los productos que se han previsto vender. Díaz, (2005)
Se trata de conocer los recursos humanos y materiales que habrá que movilizar para llevar adelante a la empresa. Algunas preguntas que debe responder el plan de producción y a las que debes estar atento son:
¿Qué materiales y/o equipos necesitará y cuál es el costo?
¿Dónde obtendrá lo anterior?
¿Cómo va a elaborar su(s) producto(s) y como opera el proceso de producción y control de la calidad?
¿Cuáles serán las cantidades a producir (si producirá por pedidos o los tendrá listo desde antes)?
¿Cuál será la capacidad de producción de la planta?
La relación entre la fabricación interna y el uso de subcontratistas externos.
Costos de fabricación estimados y como serán controlados o reducidos.
¿Dónde va a ubicar su negocio y porqué controlar requerimientos en términos del local: uso, tamaño, costo y potencial para la expansión?
¿Cómo se almacenara el producto final?
¿Cómo se transportara hasta el cliente?
Sistemas de información Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Según SHIGLEY (1976), menciona que:
".Un sistema de información es una colección de personas, procedimientos y equipos diseñado, construido, operado y mantenido para colecciones, registros, procesar, almacenar, recuperar y mostrar información" (p. 657).
Por su parte, ARIAS (2012), señala que:
".Un sistema de información. Es un sistema hombre/ máquina integrado que provee información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en una organización" (p. 51).
Se evidencia el enfoque de estos autores en la importancia que tienen los sistemas de información en las organizaciones, debido a que proporcionan información a los administradores en apoyo de las actividades de planeación, control y toma de decisiones, por medio de una gran variedad de informes o reportes de la gestión que se procesa en una empresa.
Actividades de los Sistemas de Información: Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida.
Sánchez Nathaly D. (2013). Diseño de un Sistema De Información para la Administración y Control de Gestión del Departamento de Mantenimiento de la Empresa Oxinova C.A., perteneciente a Masisa. Tesis de Ingeniería.
UNEXPO, Venezuela.
Usos de los Sistemas de Información Los Sistemas de Información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:
Automatización de procesos operativos.
Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones y lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Definición de términos básicos Alúmina: Al2O3, (oxido de alúmina) óxido que se encuentra en la naturaleza en los minerales corindón, Al2O3; diásporo, Al2O3爲O; gibbsita, Al2O3糈2O, y más frecuentemente en la bauxita, una forma impura de la gibbsita. Es el único óxido formado por el aluminio metal. Debido a su alto punto de fusión, ligeramente superior a los 2.000 °C, se utiliza como material refractario, por ejemplo, para revestir hornos especiales. El óxido de aluminio hidratado es fácilmente soluble en ácidos o álcalis y se usa como materia prima en los procesos de fabricación de todos los compuestos de aluminio. Santorini, E. (2008). Enciclopedia de la Ciencia y la Técnica. México: Tirant.
Aluminio: Es el elemento metálico más abundante en la corteza terrestre; sólo los elementos no metálicos oxígeno y silicio son más abundantes. Se encuentra normalmente en forma de silicato de aluminio puro o mezclado con otros metales como sodio, potasio, hierro, calcio y magnesio, pero nunca como metal libre. Santorini, E. (2008). Enciclopedia de la Ciencia y la Técnica. México: Tirant.
Aprovisionamiento: Es un cambio de un producto o servicio, por una cantidad negociada de dinero.
Bauxita: Importante mineral compuesto por óxido de aluminio con varios grados de hidratación. Suele estar mezclada con impurezas, en especial con hierro. Entre los minerales con contenido en aluminio de la bauxita están la gibbsita, Al (OH)3, y el diásporo, HAlO2. La bauxita es un mineral blando con una dureza que varía entre 1 y 3 y una densidad relativa entre 2 y 2,55. Su color puede variar del blanco al castaño y es de aspecto mate. La bauxita suele encontrarse en agregados del tamaño de un guisante. Santorini, E. (2008). Enciclopedia de la Ciencia y la Técnica. Mexico: Tirant.
Compra: Se puede definir como un ciclo de adquisición y pago. Hace referencia a la acción de obtener o adquirir a cambio de un precio determinado, un producto o un servicio.
Costos: Es el valor monetario de los consumos de factores que supone el ejercicio de una actividad económica destinada a la producción de un bien, servicio o actividad. Todo proceso de producción de un bien supone el consumo o desgaste de una serie de factores productivos. El concepto de costo está íntimamente ligado al sacrificio incurrido para producir ese bien. Santorini, E. (2008). Enciclopedia de la Ciencia y la Técnica. México: Tirant.
Mercado: Es cualquier conjunto de transacciones de procesos o acuerdos de intercambio de bienes o servicios entre individuos o asociaciones de individuos. El mercado no hace referencia directa al lucro a las empresas, sino simplemente al acuerdo mutuo en el marco de las transacciones. Estas pueden tener como partícipes a individuos, empresas, cooperativas, ONG, entre otros. Santorini, E. (2008). Enciclopedia de la Ciencia y la Técnica. México: Tirant.
El mercado es, también, el ambiente social (o virtual) que propicia las condiciones para el intercambio. En otras palabras, debe interpretarse como la institución u organización social a través de la cual los ofertantes (productores, vendedores) y demandantes (consumidores o compradores) de un determinado tipo de bien o de servicio, entran en estrecha relación comercial a fin de realizar abundantes transacciones comerciales. Los primeros mercados de la historia funcionaban mediante el trueque. Tras la aparición del dinero, se empezaron a desarrollar códigos de comercio que, en última instancia, dieron lugar a las modernas empresas nacionales e internacionales. A medida que la producción aumentaba, las comunicaciones y los intermediarios empezaron a desempeñar un papel más importante en los mercados.
Una definición de mercado según la mercadotecnia: "Organizaciones o individuos con necesidades o deseos que tienen capacidad y que tienen la voluntad para comprar bienes y servicios para satisfacer sus necesidades." Producto: Es una opción elegible, viable y repetible que la oferta pone a disposición de la demanda, para satisfacer una necesidad o atender un deseo a través de su uso o consumo. El producto es uno de los componentes estructurales de la mezcla de mercadotecnia (en inglés marketing mix). El caso más común de la misma es también conocido como "Las cuatro P" de la mercadotecnia, junto al Precio, Plaza y Promoción. Sin embargo, en un sentido más amplio, la mezcla está integrada por Oferta, Términos de Intercambio, Accesibilidad y Simbolización (en sus iniciales OTAS), haciendo este último concepto de utilidad general para cualquier tipo de análisis sostenido entre oferta y demanda, y no solo aplicable al mercado de consumo masivo. En un diseño apropiado, la oferta puede integrarse conformando una propuesta de valor que atiende armónicamente los requisitos, diferenciadores y generadores de preferencia de la demanda. Santorini, E. (2008). Enciclopedia de la Ciencia y la Técnica. México: Tirant.
SAP/R3: Software de origen Alemán, creado por SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos). Es un tipo de Sistema de Cómputo Integrado de Gestión, que permite integrar todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa, a través de módulos.
SIMADI: Sistema Marginal de Divisas. Es un sistema libre de control cambiario venezolano, en el que hay oferentes y demandantes de divisas, y el precio lo establece el mismo mercado, dependiendo del flujo de divisas.
Sistema: Es un objeto complejo cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente; puede ser material o conceptual. Todos los sistemas tienen composición, estructura y entorno, pero sólo los sistemas materiales tienen mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen figura (forma). Santorini, E. (2008). Enciclopedia de la Ciencia y la Técnica. México: Tirant.
SISA: Sistema de Información del Sector Aluminio.
CAPÍTULO III
Tipo de Investigación El tipo de estudio se enmarcó en una investigación Descriptiva, debido a que se puede detallar con precisión la situación presentada, pues se trabaja sobre realidades de hechos y se caracteriza principalmente por presentar una interpretación precisa con relación a la necesidad de optimizar, perfeccionar, analizar, estudiar y registrar las diversas actividades de la Gerencia de Comercialización.
Según ARIAS (2012), la investigación descriptiva:
".consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno o individuo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento". (P.24). El autor explica que los estudios descriptivos miden de forma independiente las variables, para llegar a conocer situaciones. Logrando así, aportar soluciones, mejoras, recomendaciones entre otros.
Por otra parte se tiene que la investigación es documental. ARIAS (2012) indica que:
".La investigación documental es un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica e interpretación de datos secundarios, es decir los obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrónicas. Como en toda investigación, el propósito de este diseño es el aporte de nuevos conocimientos" (P. 27). En otras palabras, el investigador basa su trabajo en datos que ya existen, y de esta manera generar un aporte de nueva información.
Diseño de Investigación La investigación se basó en un diseño no experimental, debido a que las variables no se modifican, los fenómenos se observan en su estado natural, estudiándolos, describiéndolos, interpretándolas y analizándolos tal cual como presenta. En tal sentido, HERNÁNDEZ y otros (2001), definen la investigación no experimental como:
".Aquella que se realiza sin manipular deliberadamente las variables. Es la investigación en donde no se modifican intencionalmente la (s) variable (s) independiente (s)". (P.23). Es no experimental pues sólo se observó el fenómeno en estudio, sin modificar ningún factor que afecte las actividades o tareas de la Gerencia. También es una investigación documental, de acuerdo a la estrategia de recolección de datos, debido a que la información estuvo cimentada en actividades que permitieron recabar la misma desde el propio lugar de trabajo.
Unidades de Análisis Según LEVIN&RUBIN (2006)
".Una población es un conjunto de todos los elementos que estamos estudiando, acerca de los cuales intentamos sacar conclusiones". La población está relacionada al objeto de la investigación y es de allí donde se extrae la información necesaria para el estudio respectivo, es todo el conjunto de objetos, materiales, individuos, etc.; que siendo sometidos al estudio, poseen características comunes para proporcionar los datos.
Por su parte, SABINO (2002) señala que:
".Una muestra es una parte del todo que llamamos universo y que sirve para representarse" (p.83). La muestra corresponde al subconjunto de casos o individuos de una población, donde se infieren las propiedades de la totalidad de dicha población y que son representativas de la misma.
En este caso, la población estuvo constituida por la Materia Prima y la totalidad de los insumos adquiridos por diversas Unidades de apoyo de la empresa. Sin embargo, la muestra involucró la Materia Prima (Soda cáustica), y estuvo limitada al estudio y análisis de los insumos manejados y adquiridos por la Gerencia Comercialización (Ácido sulfúrico, Ácido clorhídrico, Oxido de Calcio (Cal Viva), Ayudante de fluidez de Bauxita, Polímero Para Espesadores, Polímero Para Lavadores, Polímero Antiespumante, Polímero Para Superespesadores, Inhibidor de Incrustaciones de Sílice, Modificador de Cristales y polímero para Hidrato).
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