Sistema automatizado para el control de envío y recepción de la correspondencia

Enviado por carolina_blanco

Trabajo presentado como requisito para optar al titulo de Técnico Superior Universitario en la Especialidad de Informática

RESUMEN

El desarrollo de una Institución depende en gran medida de su nivel de gestión y de la capacidad gerencial que presentan los departamentos que la conforman, como es el caso de la Entidad Financiera BBVA Banco Provincial, cuyo proceso de envío y recepción de remesas que se lleva a cabo a través del Departamento de Correspondencia, presenta pérdidas, equivocaciones y retrasos en su ejecución diaria. Lo que motivó el diseño de un Sistema Automatizado de Envío y Recepción de Correspondencia Interna en el referido Organismo, a fin de optimizar el proceso manual que actualmente se lleva a cabo. Donde se tomó como Metodología de Investigación para el desarrollo del mismo el Ciclo de Vida tipo Cascada Pura, con un Nivel de Investigación de Carácter Descriptiva y de Campo, orientada a la utilización de una muestra de 30 sobres a la cual se le aplicó una lista de cotejo, así como también se efectuaron dos encuestas a una población de 30 personas divididas en dos grupos de 15 individuos, para dar un total de 60 elementos, que permitieron dar soporte a la investigación. Para el diseño del sistema se utiliza el software Visual Basic donde sus datos se almacenan en una base de datos en Access.

Descriptores: [Cascada Pura, Investigación Descriptiva, Access, Visual Basic].

INTRODUCCIÓN

Las aplicaciones de sistemas de información tienen su origen en casi todas las áreas de una empresa y están relacionadas con todos los problemas de la organización.

Un principio fundamental en el desarrollo de los sistemas de información por las empresas, es que las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe tenerse para utilizar la tecnología de la información; en consecuencia los sistemas de información deben desarrollarse sobre la base de su propia capacidad para mejorar el desempeño de la organización, sin embargo estas razones no significan únicamente pérdidas y ganancias. La marcha de una empresa incluye también beneficios para sus empleados, clientes y otras personas con la que se tienen tratos.

En el transcurso de los años, se han logrado avances en la automatización de procesos; los cuales proporcionan ayudas en el cumplimiento de las funciones dentro de una organización, sobre todo en esta época en la cual se necesita ahorrar tiempo, así como también, se requiere el control de los procesos.

El desarrollo de las nuevas tecnologías constituye uno de los factores claves para comprender y aplicar las transacciones políticas, económicas, sociales y culturales de la última década.

Con este propósito se realizó este Proyecto, de manera tal que pueda solventar y mejorar los procesos manuales que se llevan a cabo en el Departamento de Correspondencia del BBVA Banco Provincial; el cual presenta retrasos, perdidas y equivocaciones a la hora del envió y recepción de las remesas.

Detectando como posibles fallas las humanas, ya que el personal que se encarga de cumplir con las funciones en el departamento de correspondencia, llevan los procesos de forma manual, escribiendo en algunos casos de forma engorrosa las direcciones de los envíos, o bien sea por falta de control al momento de ordenar por ubicación los sobres que van hacer entregados a los restantes departamentos que laboran en la institución.

Motivado a esta situación, se planteó su mejora, lo cual se quiere demostrar mediante este Proyecto, el que un sistema automatizado puede ayudar a obtener un mejor control de las actividades que se llevan a cabo en una institución y lograr así, una mejor calidad de los procesos que se realicen mediante su utilización.

En el cuerpo de trabajo, se ha elaborado el planteamiento del problema, de tal manera que identifica detalladamente la situación a estudiar. En él se han expuesto los objetivos o propósito de la investigación, la justificación del por qué la realización del proyecto y los alcances y delimitaciones, en la cual se destaca la relevancia del tema y de la investigación.

En la sección Marco Teórico, se hace referencia a los elementos teóricos sobre las cuales se soporta la investigación; se desarrollaron los antecedentes de la investigación, haciendo referencia a los estudios previos y los trabajos de grado relacionados con el problema planteado.

En el Marco Teórico se ubicarán las bases que fundamentan la explicación del tema que se desarrolla; así como también la definición de los términos básicos; los cuales permitirán la interpretación de la terminología utilizada en el mismo.

En el Marco Metodológico se señala la población y muestra que se va a utilizar, así como también la recolección, procesamiento y análisis de los datos, los cuales muestran como fueron sometidos los datos recolectados.

En el desarrollo del Proyecto de Investigación; se podrá observar, los análisis efectuados a los gráficos de los datos recolectados, la carta estructurada, los diagramas de flujos y los diagramas de flujo de datos.

Por último, se tendrán las conclusiones y las recomendaciones del proyecto desarrollado.

CAPÍTULO I – EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema.

El desarrollo de una Institución depende del alto nivel de gestión y capacidad que presentan los departamentos que lo conforman, más aún si hablamos de una institución financiera como lo es el BBVA Banco Provincial, cuya misión está orientada a captar la mayor cantidad de carteras de clientes en el área financiera donde juega papel importante la comunicación que se tenga entre sus dependencias y con el personal que labora dentro de ella, esta comunicación puede ser verbal o escrita. Es por ello que el problema a plantear está enfocado hacia la comunicación, en este caso la escrita, que se establece entre los diferentes departamentos dentro del Banco, al presentar la correspondencia pérdidas y equivocaciones a la hora del envío y recepción de la misma.

Encontrando como posibles fallas: las personas que se encargan de ese proceso dentro del Departamento de Correspondencia, bien sea por escribir mal o engorroso las direcciones de los envíos, o por falta de control al momento de ordenar por ubicación los sobres que van a hacer entregados a los demás departamentos que laboran en la institución.

Todo ese panorama afecta la eficiencia interna de la Institución, al no poder entregar en el tiempo oportuno y a la persona correspondiente las diferentes informaciones que se procesan. Como consecuencia de lo mencionado el Departamento de Correspondencia se ve afectado, debido a que todos los días las personas de las otras oficinas que conforman al Banco llaman para reclamar por sobres perdidos o no entregados a tiempo.

Ante tal situación planteada, como posible solución está la de automatizar mediante un Sistema de Control de Correspondencia el envío y la recepción de las remesas. En el cual, se logre solventar los inconvenientes que se presentan; como lo es el retraso en la entrega de la correspondencia, el descontrol a la hora de ordenar por direcciones los sobres y perdida de remesas.

Para mencionar como se está llevando a cabo, el procedimiento de envío y recepción de correspondencia actualmente en el Banco Provincial, es importante mencionar en primer lugar los actores principales encargados, de que todo este proceso de correspondencia se lleve a cabo, dentro de los cuales están: las secretarias de cada departamento, los mensajeros y el departamento de correspondencia, quienes hacen posible el mismo.

A la hora de enviar los sobres o remesas cada secretaria de oficina, departamento o dirección coloca el documento a enviar en un sobre de manila marrón; en el cual se indica en la superficie del mismo el nombre de la persona a quien va dirigido el sobre, así como también se le puede anotar el código del empleado, y si por algún motivo no tiene el nombre de la persona, se le escribe el nombre de la oficina o unidad que se quiere enviar. En la parte inferior se coloca el nombre y dirección de la oficina o unidad a la cual se va a emitir, el mismo se le puede indicar por código de departamento.

Después que finaliza este procedimiento, la secretaria vacía manualmente en un formato, una breve descripción en el cual indica la fecha en que se envía, el nombre y dirección de la persona u oficina a la cual se hará llegar el sobre. Luego de realizar este proceso, la secretaria tiene que esperar a que el mensajero llegue para entregarle los sobres.

En el momento en que el mensajero sale del departamento de correspondencia, se le conceden los sobres que van ha ser entregados ese mismo día, así mismo se le entrega una hoja con la relación de cada sobre, la cual indica la ubicación en donde tienen que ser entregados los sobres.

El mensajero, pasa por cada puesto donde se encuentran las secretarias de cada departamento, y le entrega la correspondencia que le indique la relación antes mencionada, ella tiene el deber de revisar cada una de las remesas que él le entregue, para verificar si en verdad le corresponde a esa unidad. Si los sobres pertenecen, ella debe firmar y sellar la relación que lleva el mensajero como acuse de recibo.

Si se da el caso de que el sobre no coincida con la dirección escrita en la hoja, se le es devuelto al mensajero; el cual se encargará de preguntar a cada una de las secretarias en el trayecto de la entrega de las correspondencias, si por casualidad conoce a la persona o la dirección que esta señalada en la remesa, para entregárselo a su respectivo dueño.

En el caso de que no consiga a la persona a quien va dirigida la remesa, se llevará el sobre al Departamento de Correspondencia para devolverlo a la persona que ha emitido la correspondencia, donde ésta se encargue de revisar el nombre o dirección del sobre para enviarlo correctamente.

Después de haber recolectado los sobres de todos los departamentos, el mensajero se dirige a la oficina de correspondencia en la cual va a entregar las remesas, dentro de los cuales se destacan los equivocados y los recolectados en todo el día. Estos documentos van a hacer recibidos por un analista de la unidad de correspondencia encargada de este proceso. Él anota en una hoja de Excel todo lo que el mensajero le ha entregado. Este analista lee sobre por sobre para ubicar en su relación la cantidad de correspondencia que han enviado todos los departamentos u oficinas.

Todos los datos que el analista de la unidad ha tabulado, en el momento que el mensajero le entregó los sobres, pasan a ser impresos para que cada sobre contenga su relación, con la dirección donde se van a entregar; luego estos son consignados al mensajero, para que éste al momento de otorgar las remesas a las secretarias, firmen como acuse de recibo; y de esta manera él lleve un mejor control de las correspondencias entregadas en el día.

Finalizado el proceso anterior, estos sobres pasan ha ser entregados a otro analista encargado de ordenar uno por uno cada remesa; los cuales son colocados en unos estantes o "palomeras" divididos por secciones, los mismos contienen el nombre de cada unidad y oficina que conforman el Banco Provincial.

El analista, lee sobre por sobre y ubica a cada uno de ellos en la sección correspondiente, a la hora de que la valija salga, estos sobres pasan ha ser entregados a cada mensajero al día siguiente, en el caso de la torre central.

Con respecto a las correspondencias que se entregan a nivel nacional, son embolsados y sellados con sus respectivas hojas de control; para ser enviados mediante un transportista esa misma tarde, y lleguen a su destino final; el tiempo estipulado para que sean entregados los sobres es de un día, estimando que el sobre tiene que llegar a su receptor el día siguiente. Este proceso se repite todos los días laborales, formando un ciclo, donde sólo actúan los personajes antes mencionados.

Los inconvenientes se presentan, cuando pasan días y las secretarias llaman a las personas que se les envían los sobres y estos no les han llegado, o también puede suceder, que ellas son llamadas de otras dependencias para preguntarles si han enviado los documentos que se necesitan, que en la mayoría de los casos son solicitados con urgencia.

En este caso las secretarias llaman al Departamento de Correspondencia, buscando una respuesta para saber que ha sucedido con estos sobres que fueron remitidos, claro está ellas afirman que los enviaron, debido a que revisan los formularios que llenaron al momento de emitir las respectivas remesas.

Muchas veces, el Departamento no les tiene respuestas para estos casos; comprendiendo su posición debido a que ellos no poseen un sistema que les permita confirmar si son recibidos, ¿por quiénes? y si son aceptados por las personas correctas.

Otro inconveniente que se presenta, es el retraso al entregar los sobres, debido a la gran cantidad de sobres que se recolectan en el día. El personal del Departamento de Correspondencia no le alcanza el tiempo para revisar sobre por sobre, y colocarlos en las bandejas correspondientes para ser entregados el mismo día, dejando para el día siguiente la continuación del trabajo pendiente, provocando así demoras en las entregas.

Cabe destacar, que igualmente se pretende demostrar que a través de un sistema se puede generar excelentes resultados en el control y envío de correspondencia, al lograr solventar los inconvenientes antes señalados, mediante la utilización de etiquetas enumeradas, cuya información deberá vaciar cada secretaria de departamento antes de ser remitidos los sobres al Departamento de Correspondencia, en el cual reposara toda la información de las direcciones de los sobres.

Objetivos de la Investigación.

1.2.1 Objetivo General.

Implantar un sistema de Control de Correspondencia que facilite el proceso de envío y recepción de remesas, para así solventar y mejorar los procesos manuales que se llevan a cabo en el Departamento de Correspondencia del BBVA Banco Provincial.

1.2.2 Objetivos Específicos.

Definir el proyecto que se quiere realizar.

Realizar un análisis del contexto mediante un Informe de la situación actual.

Definir los requerimientos de las entradas y salidas del sistema, realizando un informe del sistema nuevo que se va ha realizar.

Realizar un diseño preliminar donde se especifique los módulos del sistema en general.

Programar el sistema propuesto.

Realizar las pruebas y ajustes al sistemas a desarrollar.

Implementar el sistema previamente diseñado.

1.3 Justificación

El plantear como objetivo general el desarrollo de un Sistema de Control de Correspondencia, para el BBVA Banco Provincial, obedece a la experiencia vivida en esa Institución, como Pasante de Aprendiz INCE. En donde se pudo apreciar todas las dificultades que se presentan en las diversas oficinas, por no contar con un sistema de correspondencia, que evite las pérdidas, retrasos y equivocaciones en dichos procesos.

Además en la actualidad, con los avances tecnológicos en el área de la información; no se concibe que pequeñas y sobre todo grandes empresas no tengan automatizado sino todos, la gran mayoría de sus procesos.

1.4 Alcance y delimitación

Este proyecto se desarrolló en la Unidad de Correspondencia; en la Sede Central del Centro Financiero Provincial, BBVA Banco Provincial; ubicado en Caracas. En el mismo se realizaron las investigaciones correspondientes, que permitirán recolectar los datos para la elaboración de dicho proyecto.

CAPÍTULO II – MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de la investigación

Autor: Jorge Ruiz Sánchez.

Fecha de Publicación: Febrero 2003.

Instituto: I.U.T.A.

Titulo: Control y Proceso de Correspondencia de SHELL Productos C.A.

El objetivo general de este trabajo de grado, fue el de controlar de forma automatizada la correspondencia que se recibe y se entrega en el departamento de mensajería de Shell Venezuela Productos, C.A., con el objetivo de brindar un entorno ágil y sencillo para catalogar almacenar y acceder a la información, a fin de mejorar y controlar el registro actual, para el mejor desenvolvimiento de los empleados del departamento de correspondencia.

Cuyos objetivos específicos fueron, el de implementar un sistema de información automatizada que les permita a los administradores generar los reportes requeridos por los usuarios. Brindar un entorno ágil y sencillo para catalogar, almacenar y acceder a la correspondencia. Controlar de forma ordenada la recepción de documentos y el envío de correspondencia interna y externa.

La vinculación del presente trabajo de grado se debe a que éste exhibe algunos de los puntos que se quiere desplegar en el mismo; como lo es el de implementar un sistema de envió y recepción de documentos, para mejorar la funciones del departamento de correspondencia del BBVA Banco Provincial, .S.A.C.A, y también el del optimizar el proceso manual que actualmente se lleva acabo en la institución.

Autor: Héctor Fabio, Orjuelo Pérez.

Fecha de Publicación: año 2003.

Instituto: Oficina de Sistema de Informática Educativo.

Titulo: Sistema de Correspondencia y Control de Documentos.

Cuyos objetivos específicos fueron, el de Coordinar con la participación de las demás dependencias del Departamento, el diseño, dirección e implementación del sistema general de información administrativa del sector Público Integrado, entre otros, por los subsistemas de organización Institucional de gestión de recursos materiales y físicos y el desarrollo administrativo, en coordinación con los demás organigramas competentes en sistemas de información. Administra el Centro de Computo del Departamento y el Sistema Informático del Mismo.

El vínculo de esta referencia con el proyecto a desplegar, se debe a que en ella, se llevó a cabo la realización de un sistema de control de correspondencia, en el cual se automatizó y mejoró el proceso del envío y recepción de la correspondencia del departamento de esta institución. La cual se muestra como reseña para el trabajo a desarrollar; ya que se pretende llevar a cabo un sistema parecido al departamento de correspondencia del BBVA Banco Provincial, .S.A.C.A.

Autor: Salinas Jonathan y Willians Pérez.

Fecha de Publicación: año 2002.

Titulo: Sistema Automatizado para el control de Procesos Registrados

(SACAPRE).

Cuyos objetivos específicos fueron, el de desarrollar un sistema automatizado que permita el control eficiente de los procesos registrados de la oficina subalterna del primer circuito del Municipio Baruta del estado Miranda.

Cuyos objetivos específicos fueron, Determinar los procesos en la oficina subalterna del primer circuito del Municipio Público. Determinar los seguimientos del registro Público. Diseñar el sistema. Diseñar los módulos de programación lógico y físico en un lenguaje iconográfico.

La vinculación de esta investigación con el trabajo a desarrollar, es que en el, se lleva a cabo un proceso de automatización donde se desarrolla el control de información de un departamento, tomándose como referencia para la realización de este proyecto; debido a que en este trabajo se plantea mejorar el control del envió y recepción de correspondencia del departamento de correspondencia del BBVA Banco Provincial, .S.A.C.A.

2.2 Bases Teóricas.

2.2.1 La Correspondencia

La palabra carta se deriva del latín charta y significa, papel escrito que se manda a una persona para darle cuenta de algo. Se llama también epístola, misiva o comunicación. Tomando en cuenta la forma de su redacción, la carta es realmente una conversación por escrito.

2.2.2 Diagrama de Flujo de Datos.

El diagrama de flujo de datos (DFD), es una herramienta que permite visualizar un sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre sí por "conductos" y "tanques de almacenamiento" de datos. Siendo éste, una de las herramientas comúnmente usadas, sobre todo por sistemas operacionales en los cuales las funciones del sistema son de gran importancia y más complejos que los datos que este maneja.

La técnica de DFD, es una representación gráfica que permite al analista definir entradas, procedimientos y salidas de la información de la organización en estudio, permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la finalidad de optimizarlos, reflejándoles en el sistema propuesto.

Los elementos básicos que aparecen en cualquier Diagrama de Flujo de Datos, son los siguientes:

Entidad Externa.
Proceso.
Almacén de Datos.
Flujo de Datos.

Es importante saber que los DFD no sólo se pueden utilizar para modelar sistemas de información, si no también como manera de modelar organizaciones enteras, es decir, como una herramienta para la planeación estratégica y de negocios.

2.2.2.1 Simbología

– Entidad Externa: Son generalmente clases lógicas de cosas o de personas, las cuales representa la fuente o destino de las transacciones, con las que el sistema se comunica. También pueden ser una fuente o destino específico. (*)

– Procesos: Indican aquellos lugares dentro del sistema en donde la información (flujos de datos) que ingresa se procesa o transforma, es decir, son las funciones o procesos que transforman entradas de datos en salidas de información. Su nombre deberá ponerse mediante una frase imperativa, que consistirá idealmente de un nombre activo seguido por una cláusula objeto, cuanto mas simple mejor. (*)

– Flujo de Datos: Representa un transporte de paquetes de datos desde su origen hasta su destino, es decir, que representa una estructura de datos en movimiento de una parte del sistema a otro. Un flujo muestra las interfaces entre los elementos del DFD. Puede imaginarse como una tubería por donde se envían paquetes de datos, pero deberá tener una descripción de sus contenido la cual deberá elegirse de forma que sea lo más útil posible a los usuarios que revisen el DFD. La flecha indica la dirección del flujo. Puede estar contenido físicamente en una nota, una factura, una llamada telefónica, de programa a programa, etc. Es decir, en cualquier medio por el cual los datos pasan de una entidad o proceso a otra. (*)

– Almacén o Archivo: Representa un archivo lógico en donde se agregan o de donde se extraen datos. Es una estructura de datos, pero estática. Puede ser físicamente un archivo de tarjetas, una microficha, un archivo, o un archivo en cinta o disquette. Deberá elegirse el nombre que sea más descriptivo para el usuario, que identifique los paquetes de datos que contiene. (*)

Implica escritura, actualización, o borrado de datos. (*)

Implica lectura o recuperación de información almacenada. (*)

(*)Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

2.2.3 Modelo de Entidad/ Relación.

Este modelo representa a la realidad a través de un esquema gráfico empleando las terminologías de Entidades, que son objetos que existen y son los elementos principales que se identifican en el problema a resolver con el diagramado y se distinguen de otros por sus características particulares denominadas Atributos, el enlace que rige la unión de la entidades esta representada por la Relación del modelo.

2.2.3.1 Simbología.

– Rectángulos: Que representan conjuntos de entidades. (*)

– Rombo: Que representan las relaciones. (*)

– Ligas: Son las que unen atributos a conjuntos de entidades y conjuntos de entidades a conjuntos de relaciones. (*)

– Rectángulos Dobles: Son los que representan conjuntos de entidades débiles. (*)

Ligas Dobles: Son las que indican la participación total de una entidad en un conjunto de relaciones. (*)
La Cardinalidad: Explica la forma exacta como se relacionan las entidades, la siguiente tabla muestra las posibilidades de la cardinalidad y su representación: (*)

(*)Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Cardinalidad	Se lee	Representación
1:1	Uno a uno	(*)
1:M	Uno a muchos	(*)
1:0	Uno a ninguno	(*)
M:1	Muchos a uno	(*)
M:M	Muchos a muchos	(*)
M:0	Muchos a ninguno	(*)

(*)Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

2.2.4 Base de Datos

De forma sencilla se puede indicar que una base de datos no es más que un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.

El archivo por sí mismo, no constituye una base de datos, sino más bien la forma en que está organizada la información es la que da origen a la base de datos. Las bases de datos manuales, pueden ser difíciles de gestionar y modificar.

Desde el punto de vista informático, una base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos.

Desde el punto de vista más formal, se puede definir una base de datos como un conjunto de datos estructurados, fiables y homogéneos, organizados independientemente en máquina, accesibles a tiempo real, compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de informaciones diferentes y no predecibles en el tiempo.

2.2.5 Microsoft Access

El manejador de Base de Datos a utilizar es Access. El cual sirve para crear bases de datos, las cuales se utilizan para realizar tareas de administración de datos como por ejemplo almacenar, recuperar, y analizar los datos acerca de pedidos y clientes.

Es una base de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clips de Mouse sobre la pantalla.

Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado -ordenar libros, archivar documentación, entre otras tareas.

2.2.6 Visual Basic 6.0

El lenguaje a utilizar para realizar el sistema propuesto, es el de Visual Basic 6.0; el cual es un programa basado en objetos, aunque no orientado a objetos como C++ o Java. Las ventajas que ofrece son una menor velocidad o eficiencia en las aplicaciones. Es un lenguaje de programación visual, también llamado lenguaje de 4ª generación. Esto quiere decir que un gran número de tareas se realizan sin escribir código, simplemente con operaciones gráficas realizadas con el ratón sobre la pantalla

Visual Basic 6.0 está orientado a la realización de programas para Windows, pudiendo incorporar todos los elementos de este entorno informático: ventanas, botones, cajas de diálogo y de texto, botones de opción y de selección, barras de desplazamiento, gráficos, menús, etc.

Prácticamente todos los elementos de interacción con el usuario de los que dispone Windows95/ 98/ NT pueden ser programados en Visual Basic 6.0 de un modo muy sencillo. En ocasiones basta unas pocas operaciones con el ratón y la introducción a través del teclado de algunas sentencias para disponer de aplicaciones con todas las características de Windows 95/98/NT.

2.2.7 El ciclo de vida

Se aplica el término ciclo de vida en las ciencias naturales, especialmente en la biología en la que se refiere a las diferentes etapas que recorre un ser vivo durante su vida. Aunque también se aplica este término en la geología como puede ser el ciclo de vida del agua (desde que es evaporada en el mar hasta que vuelve a él) o el ciclo de vida de las rocas (ígneas, sedimentarias y metamórficas).

Este término también se puede aplicar al mundo empresarial y más concretamente al marketing, que distingue el ciclo de vida de los productos (crecimiento, madurez y senectud).

En la ingeniería informática el término ciclo de vida viene citado intrínsicamente en la definición de la ingeniería del software que tiene como objeto el proceso de desarrollo de aplicaciones informáticas. Este proceso comprende la definición de requisitos, la especificación funcional, la descripción del diseño, la realización de los programas, los métodos de prueba, y el mantenimiento. Es decir, este proceso comprende el ciclo de vida.

– El Ciclo de Vida en el Software

Etapas generales del Ciclo de Vida

Para poder llevar a cabo la construcción de una aplicación informática, antes de plantearse cómo se van a hacer las cosas, hay que trazar el problema en sí y que es lo que se va a hacer. Es decir, como en cualquier otra rama de la ingeniería se deben aplicar pasos para resolver un problema:

Formular el problema.

Buscar y desarrollar soluciones.

Evaluar las distintas soluciones en función de los objetivos.

Refinar y verificar la solución escogida.

– Aplicación del Ciclo de Vida al Software

El ciclo de vida de una aplicación informática se inicia con la definición de los requisitos hasta la finalización de su uso, y esto se puede dividir en las siguientes etapas generales:

Primera etapa: Definición de requisitos: en esta etapa el problema principal se centra en la formulación correcta del problema en cuestión. Resulta imprescindible conocer el problema en profundidad para poder construir la aplicación; igualmente el desarrollo de aplicaciones de información para la empresa será imprescindible estudiar las necesidades de información de la estructura empresarial en su conjunto.

Segunda etapa: Especificación funcional: En esta etapa se trata de expresar la estructura de la solución, centrándonos en las necesidades del usuario, de tal forma que éste pueda comprender de la forma más correcta posible sus necesidades. En esta etapa se asegura de haber entendido las necesidades del usuario.

Tercera etapa: Diseño: en esta etapa el ingeniero se basa en la técnica existente, redacta los documentos que tendrán como destinatario al programador. En la misma se ha de expresar el problema y la solución en términos informáticos para que el programador pueda realizar su trabajo.

Cuarta etapa: Realización: en esta etapa se generan los programas que componen la aplicación.

Quinta etapa: Prueba: en esta etapa se comprueba que todos los componentes de la aplicación funcionan correctamente juntos.

Sexta etapa: Mantenimiento: A medida que se utiliza la aplicación, se van descubriendo funcionamientos defectuosos, ya que el código libre de error al 100% es prácticamente imposible de conseguir, o ausencia de funcionalidad que no había sido descrita con anterioridad. En el mantenimiento se suele volver a iniciar las etapas del ciclo de vida.

El ciclo de vida se apoya en la teoría de subdividir un problema en problemas más pequeños como nos dice la teoría del divide y vencerás o la programación estructurada.

– Planificación del Ciclo de Vida

El modelo del ciclo de vida escogido es un factor principal para conseguir los objetivos buscados, una mala elección del modelo de ciclo de vida puede hacer que se retrase el trabajo enormemente o que se tenga una planificación perfecta del trabajo.

Tipos de modelos:

Cascada pura

Codificar y corregir

Espiral

Cascadas modificadas

Prototipo evolutivo

Entrega por etapas

Diseño por planificación

Entrega evolutiva

Diseño por herramientas

Para la realización de este proyecto se elige el modelo de Cascada Pura, debido a que este permite desarrollar paso a paso y de manera más organizada el propósito a realizar.

– Cascada Pura

Es el más antiguo de todos los modelos de ciclo de vida y sirve de modelo para otros modelos de ciclos de vida.

En un modelo en cascada un proyecto progresa a través de una secuencia ordenada de pasos que son:

Concepto del software.

Análisis de requerimientos.

Diseño global.

Diseño detallado.

Codificación y depuración.

Prueba del sistema.

El modelo contiene una serie de etapas que no se solapan, y el proyecto se va revisando tras cada una de las etapas. Para poder pasar a la siguiente etapa se tiene que haber conseguido todos los objetivos de la etapa anterior, es un proceso secuencial.

Tiene una buena aplicación cuando el problema es estable y cuando se trabaja con metodologías técnicas conocidas. Este modelo será apropiado para la migración de una aplicación o a una versión de mantenimiento bien definida.

Con este modelo se tiene un seguimiento de todas las fases del proyecto y del cumplimiento de todos los objetivos marcados en cada etapa tanto de costos, fechas de entrega y lo más importante que pueden comprobar al final de cada etapa si el proyecto cumple todas las necesidades del usuario.

A su vez esto es un problema, ya que si el usuario se da cuenta de que falta una tarea de la empresa en el proyecto una vez pasada esta etapa, el trabajo que hay que realizar se retrasa en fechas de entrega y el costo es mayor. Por lo tanto esto produce un fracaso en la industria ya que es reacio a las modificaciones de última hora.

Por este motivo se puede modificar el modelo en cascada pudiendo pasar de una etapa a la anterior, pero suele ser difícil ya que hay que rehacer la etapa anterior, este modelo es el ciclo de vida del salmón. Por lo tanto este es un modelo poco apropiado para proyectos con fecha de entrega corta, pero su rendimiento puede mejorar notablemente variando el modelo de la cascada pura.

– Variaciones sobre el Ciclo de Vida en Cascada

El Ciclo de Vida en Cascada puede sufrir una serie de modificaciones para aumentar su eficiencia.

Una de estas variaciones puede ser El Sashimi o Cascada con fases solapadas, en el que para evitar algunos inconvenientes del modelo en cascada solapando sus etapas, pero este enfoque genera nuevos problemas ya que debido al solapamiento los hitos resultan más ambiguos y esto hace más difícil trazar el proceso correctamente.

Otra variación sobre el Ciclo de Vida en Cascada sería el Ciclo de vida en cascada con Subproyectos, en el que se permite la ejecución de algunas de las tareas de la cascada en paralelo, pero esta modificación tiene el problema que la planificación tiene que ser mucho más cuidadosa, aunque se gana velocidad.

2.3 Reseña Histórica de la Empresa

Una de las instituciones líder del Sistema Financiero Venezolano, Banco Provincial fue fundado el 15 de Octubre de 1953, con un capital inicial de Bs.15.000.000. En 1983, la Entidad alcanza el liderazgo en el país, manteniendo en sus cincuenta años de historia, una posición preeminente en la mayoría de los segmentos en los que se desempeña.

En Noviembre de 1996, Provincial se convierte en el primer banco universal del país, ampliando su enfoque de negocios para incluir actividades propias de la banca especializada.

En 1997, el Grupo Banco Bilbao Vizcaya, -hoy Banco Bilbao Vizcaya Argentaria (BBVA)-, adquiere la mayoría accionaria del Banco Provincial, como parte de su estrategia de expansión en América Latina, incrementando progresivamente su participación hasta 55,14%. BBVA es una de las instituciones financieras internacionales de mayor prestigio, solidez y rentabilidad en España, con presencia en más de 30 países, una red de casi 7 mil oficinas y alrededor de 85 mil empleados en todo el mundo. En América Latina, el Grupo opera en 10 países, convirtiéndose, tras la adquisición del Grupo Financiero Bancomer en México en el año 2000, en la primera institución financiera de la región Euro-Latinoamericana.

"Trabajamos por un futuro mejor para las Personas" es la nueva visión del Grupo, presentada en 2003 como el punto de partida de un proceso de transformación de nuestra cultura corporativa. La misma se apoya en un conjunto de principios entre los que destacan el cliente como centro del negocio, la creación sostenida de valor al accionista, el equipo como artífice de la generación de valor y la responsabilidad social corporativa basada en la transparencia y la equidad.

Mejoras tecnológicas introducidas en años recientes permiten hoy al Banco Provincial ofrecer a más de dos millones de clientes el acceso al Banco a cualquier hora, desde cualquier lugar y de la manera más conveniente, a través de una de las redes de distribución más extensa del país (361 agencias u oficinas y casi 1.000 cajeros automáticos), una novedosa red de atención telefónica y acceso a servicios de Home Banking vía Internet que atiende actualmente a más de 80.000 usuarios activos.

2.4 Definición de términos básicos

Analista:

Es aquel que debe asegurarse de entender los requerimientos del usuario.

Automatizado:

Es convertir ciertos procesos manuales, en procesos más rápidos y eficientes mediante implementos eléctricos, como por las computadoras.

Datos:

Son los hechos que describen sucesos y entidades. Los datos son comunicados por varios tipos de símbolos tales como las letras del alfabeto, números, movimientos de labios, puntos y rayas, señales con la mano, dibujos, etc. Estos símbolos se pueden ordenar y reordenar de forma utilizable y se les denomina información.

Información

Es más bien una colección de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organización que los percibe. La definición de información es la siguiente: Información es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.

Informática:

Conjunto de conocimientos científicos y de técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de computadoras.

Valija:

Buzón de almacenamiento de los sobres.

CAPÍTULO III – MARCO METODOLÓGICO

3.1 Diseño de la investigación

"El diseño de investigación constituye el plan general del investigador para obtener respuestas a sus interrogantes o comprobar la hipótesis de investigación. El diseño de investigación desglosa las estrategias básicas que el investigador adopta para generar información exacta e interpretable". Carlos Méndez 1998

De acuerdo a los objetivos planteados en la investigación ésta se ubica dentro de un diseño de campo. Este diseño de investigación permite la recolección de los datos claramente de la realidad, donde el investigador podrá tomar en cuenta, que los datos no han sido manipulados en ningún momento. Por tanto en este caso será dentro del Departamento de Correspondencia del BBVA Banco Provincial; donde acontecen los hechos en su ambiente natural, para luego analizar y descifrar los resultados obtenidos. Sin que se haga manipulación alguna. Para la recolección de los datos se utilizará dos cuestionarios y una lista de cotejo. Los resultados obtenidos serán representados en gráficos.

3.2 Nivel de la investigación

"Se refiere al grado de profundidad con que se aborda un objeto o fenómeno; donde se propone conocer grupos homogéneos de fenómenos, utilizando criterios sistemáticos que permite conocer de manifiesto su estructura y comportamiento" Carlos Méndez 1998.

Esta investigación es de carácter descriptiva, según Carlos Méndez 1998 "Este lo define el estudio descriptivo, cuyo propósito es la delimitación de los hechos que conforman el problema de investigación. Por esto es posible establecer las características demográficas de unidades investigadas identificar formas de conducta y actitudes de las personas que se encuentran en el universo de investigación; establecer comportamientos concretos; y el de descubrir y comprobar la posible asociación de las variables de investigación." El proceso será presentado de manera amplia.

3.3 Población y muestra

La población y muestra se refiere al conjunto para el cual serán validas las conclusiones que se obtengan: a los elementos o unidades (personas, cosas, entre otros). Cosas involucradas en la investigación. La muestra es un subconjunto representativo de un universo o población." Criterios para la elaboración de un trabajo de grado IUTA, 2003

En este caso, la población, en estudio que se va a valorar se encuentra, en el Departamento de Correspondencia del BBVA Banco Provincial. Tomando en cuenta los propósitos de la investigación, se tomará de esta población un total de (30) treinta personas y (30) treinta sobres de correspondencia, que da un total de 60 elementos como muestra para el proyecto; dentro de los cuales la población de entes se desglosa en (15) quince individuos, que conforman el Departamento de Correspondencia y (15) quince secretarias de la organización.

Con esta población se realizará la investigación, para consecutivamente efectuar las inferencias en el universo a estudiar.

3.4 Técnicas e instrumentos de recolección de datos

"Es una técnica que utiliza el investigador para tomar los datos y obtener toda la información que se requiere dentro de las cuales están.: la entrevista, el cuestionario, la observación directa y la observación documental" http://www.monografias.com/trabajos14/investigaeduc/investigaeduc# METODOL

En este punto se muestran 2 técnicas de recolección de datos muy utilizadas, las cuales son: la encuesta y la observación.

3.4.1 La encuesta:

La encuesta permite tener el conocimiento de las motivaciones, las actividades y las opiniones de los individuos con relación a ser objetivos de investigación. Carlos Méndez (1998).

La recolección de la información mediante la encuesta se hace a través de formularios, los cuales tienen aplicaciones a aquellos problemas que se pueden investigar por métodos de observación, análisis de fuentes documentales y demás sistemas de conocimientos. Carlos Méndez (1998).

Para la recolección de datos de este proyecto se utilizarán dos encuestas; una para las secretarias de diferentes departamentos, con catorce (14) preguntas y otra para el personal que conforma el Departamento de Correspondencia con diez (10) interrogaciones. Mediante estas se podrá obtener la información requerida, mediante las diferentes preguntas abiertas y cerradas.

3.4.2 La observación:

"Se puede afirmar que la observación científica conoce la realidad, y permite definir previamente que deben recogerse, por tener relación directa con el problema de investigación. Su ventaja principal radica en que los hechos son percibidos directamente, sin ninguna clase de intermediación" Carlos Méndez (1998).

Para la recolección de datos de este proyecto, se utiliza una lista de cotejo que se aplicará a 30 sobres, dentro del Departamento de Correspondencia; mediante esta se podrá obtener la información requerida, a través de 14 preguntas cerradas.

3.5 Técnicas o herramientas de procesamiento y análisis de datos

"Es el proceso de análisis de los datos donde se sacarán conclusiones generales que apuntan a aclarar el problema formulado en los inicios de la investigación. En la cual posteriormente se ejecutan una serie de actividades tendientes a la organización, a poner en orden todo su conjunto" http://www.monografias .com/trabajos14/ investigaeduc/nvestigaeduc#METODOL.

Para la realización del procesamiento y análisis de los datos recolectados en este proyecto, se manejará la tabulación e interpretaciones gráficas para la muestra de los resultados obtenidos.

3.5.1 La tabulación

"Es un listado de datos que muestra toda la información recolectada, previamente agrupadas y contabilizadas. Anticipadamente para llegar a este punto cada respuesta de los ítems debe de haber sido contada y organizada numéricamente según su clase"/trabajos14 /investigaedu c/investigaeduc#METODOL..

CAPÍTULO IV. – DESARROLLO DEL PROYECTO DE LA INVESTIGACIÓN

4.1 Análisis de resultados

Para ver los gráficos seleccione la opción "Descargar" del menú superior

4.2 Aplicación de Metodología Utilizada.

4.2.1 Descripción de la información

Objetivos del sistema actual

El objetivo principal del sistema actual, es el del registro y control de los sobres que se reciben diariamente en el Departamento de correspondencia del BBVA Banco Provincial. Actualmente toda la información se organiza en libros de Excel y en formatos adicionales, los cuales se almacenan en archivos móviles diariamente.

4.2.2 Identificación de los Subsistemas

Actualmente se determinan los siguientes subsistemas:

-La carga de información en el sobre.

-El envío del sobre por el mensajero.

-La recepción de la correspondencia.

-El registro de los datos de las valijas equivocadas.

-El registro de los reclamos de los sobres extraviados.

4.2.3 Identificación de las funciones

Para el envío de los sobres hay que seguir una serie de pasos, dentro de los cuales se encuentran, el subsistema de la carga de información en el sobre, en el cual la secretaria vaciará en la parte posterior del sobre los datos necesarios, para que el mensajero pueda indicar que están correctos y pueda retirar el sobre.

Al momento en que el mensajero se va a llevar los sobres, se produce el subsistema envío del sobre hacia el Departamento de Correspondencia. La persona encargada de recibir los sobres en el departamento genera el subsistema de la recepción de las correspondencias, donde se procederá a registrar los datos de los sobres, los cuales se almacenarán en los libros de Excel. Luego se ordenan los sobres en las valijas que les correspondan, en ese mismo instante se empezará a crear los acuses de recibos o informes por valijas. Simultáneamente se activa el subsistema de apartar los sobres con errores de datos, lo que es lo mismo, los que fueron creados con errores por los usuarios.

Cuando se obtienen todos los sobres ordenados con sus acuses de recibos se procede a colocar los sobres en sus estantes respectivos o Palomeras. Al final de la tarde se les entregará a cada transportista la valija correspondiente a la zona que le correspondan, esto es en el caso de las oficinas comerciales del Banco.

Al siguiente día se les entregará a los mensajeros sus valijas e informes o acuses de recibos correspondientes, los cuales indican la cantidad de sobres que hay y donde se debe entregar.

En el transcurso del día, el departamento recibe quejas de los sobres que no han sido entregados, los cuales se registran mediante el subsistema de registro de correspondencia de sobres extraviados.

4.2.4 Identificación de los usuarios

En el Departamento de Correspondencia laboran 20 personas, los cuales están conformados por 10 mensajeros, que se encargan de buscar y enviar los sobres; 9 analistas que se encargan del registro, control y ubicación de todas las correspondencias que llegan en el día; y un jefe de departamento el cual vigila que todos los que trabajan allí cumplan con su labor.

4.2.5 Tecnología utilizada por el sistema actual

El sistema actual no cuenta con ninguna tecnología, para el control de las correspondencias, solamente manejan varios formatos realizados en libros de Microsoft Excel, en los cuales se registran todos los datos.

4.26 Problemas detectados

En el sistema actual se han detectado los siguientes inconvenientes:

Pérdida de tiempo en los procesos de registro por duplicación de datos, los cuales son vaciados en un libro de Excel a otro.

Los sobres no son entregados ni en la hora, ni en los días que corresponden, debido a la duplicidad de tiempo por no poseer un sistema automatizado.

Las secretarias y usuarios no pueden hacer consultas y seguimientos a los sobres, por no poseer un sistema o archivo electrónico sino físico.

Las respuestas por los sobres extraviados, no son satisfactorias por parte del Departamento de Correspondencia, hacia los usuarios.

4.2.7 Requerimiento del sistema actual

Observando el sistema actual se puede apreciar que se tiene como requerimiento principal un software que permita tener un control del registro y recepción de correspondencia, el cual ayude a gestionar y a manejar las funciones del Departamento de Correspondencia. Para así prestar un mejor servicio hacia sus usuarios.

Para ello el sistema gestionará el envío y registro de los datos de los sobres, los cuales contendrán la información necesaria para hacer llegar los sobres a los destinatarios.

Se requerirá también un módulo que registrará las incidencias que se pueden presentar, dado el caso de que un sobre no sea entregado.

En el mismo se manejará un módulo de reportes, el cual mostrará al usuario los sobres que han creado y enviado en el día; para que así el pueda hacerle seguimiento a los mismos.

4.2.8 Interacción Hombre Máquina

La interacción del usuario con el sistema se hará de forma sencilla, debido a que consta de un menú muy claro y explicito donde podrá ubicar fácilmente las actividades que el requiera hacer.

La limitante que tendrá el sistema será en su acceso, el cual constará con una pantalla principal, donde se requerirá de un logín y un password, los cuales serán administrados en el sistema. Esto permitirá tener un mejor control y seguridad en el acceso del mismo.

El tiempo de respuesta del sistema será rápido, pero a medida que se vayan almacenando más datos; esto restará un poco de rapidez, pero no lo suficiente para que la respuesta fuese como la de un sistema manual.

El sistema indicará mensajes, que informe a los usuarios si hay errores en el mismo o está pasando algo irregular, por ejemplo al acceder al sistema, donde la contraseña o logín no sean los correctos, mostrará un mensaje de error.

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