Conseguir apoyo: un plan de comunicación debe tener apoyo de alta dirección, sin esto será muy difícil llevarlo a cabo, debe obtenerse el compromiso de quienes son los primeros responsables del proyecto y de esa forma se facilita así su implantación.
Realizar un diagnóstico: El diagnóstico debe apuntar a determinar cuál es la situación presente de la comunicación en la organización, investigar las necesidades y expectativas de las personas implicadas en el proyecto y en el plan de comunicación.
Armar el plan: El armado del plan incluye como tareas: determinar objetivos y alcance, definir los medios, planificar acciones, establecer los mecanismos y metodología para llevar a cabo las acciones y establecer cuál será la evaluación al cierre del proyecto.
Establecer la estrategia de comunicación incluye difundir el proyecto, sensibilizar a los participantes y predisponerlos para que estén abiertos a recibir el mensaje.
Implementar el plan es la etapa culminante del plan de comunicación, es la puesta en marcha, que deberá estar acompañada de un seguimiento continuo que retroalimente el proyecto, permitiendo ajustes y mejoras que permitan un mayor logro de los objetivos propuestos.
De igual manera existen infinidad de propuestas, pero todas coinciden en que un plan estratégico de comunicación debe ser un proceso pensado, continuo y evaluado para hacer los ajustes requeridos en el transcurso de su ejecución, para que al final, se tenga una plena toma de decisiones correcta y adecuada para el éxito de cualquier logro en la Organización.
Senge P. (1992), En términos simples, la idea de Senge es que no basta que la empresa tenga una, dos o algunas cabezas pensantes, sino que funcione colectivamente como un 'organismo' que aprende. Y aprender no es absorber información o copiar, sino percibir las cosas, lo que exige de cada uno de nosotros dominar cinco 'disciplinas'.
"La Quinta Disciplina" es una obra que definitivamente revolucionó la manera de entender el management en los años 90"s. Senge despliega su singular visión y nos ubica en las fronteras del pensamiento organizativo, mostrando cómo serán las Organizaciones capaces de sobreponerse a las dificultades y cómo reconocer amenazas y enfrentar nuevas oportunidades. Las cinco disciplinas que Senge maneja en su libro son:
Dominio personal: aprender a expandir nuestra capacidad personal para crear los resultados que deseamos, y crear un entorno empresarial que aliente a todos sus integrantes a desarrollarse con miras a las metas y propósitos que escogen.
Modelos mentales: reflexionar, aclarar continuamente y mejorar nuestra imagen interna del mundo, viendo cómo modela nuestros actos y decisiones.
Visión compartida: elaboración de un sentido de compromiso grupal acerca del futuro que procuramos crear, y los principios y lineamientos con los cuales esperamos lograrlo.
Aprendizaje en equipo: la transformación de las aptitudes colectivas para el pensamiento y la comunicación, de modo que los grupos de personas puedan desarrollar una inteligencia y una capacidad mayor que la equivalente a la suma del talento individual de sus miembros.
Pensamiento sistémico: un modo de analizar – y un lenguaje para describir y comprender- las fuerzas e interrelaciones que modelan el comportamiento de los sistemas. Esta disciplina nos permite cambiar los sistemas con mayor eficacia y actuar en forma más acorde con los procesos del mundo natural y económico.
"Si el futuro será de las organizaciones inteligentes, hay que comenzar a construirlas. Organizaciones que aprovechen los talentos y capacidades personales triunfarán en conjunto".
Rodríguez I. (2009), esta disciplina o conjunto de conocimientos sistematizados sobre una materia se centra en el análisis, diagnóstico, organización y perfeccionamiento de las complejas variables que conforman los procesos comunicativos en las organizaciones, con el fin de mejorar la interrelación entre sus miembros, entre éstos y el público externo y así fortalecer y mejorar la identidad y desempeño de las entidades.
A los efectos del presente trabajo, la comunicación organizacional será determinada como un conjunto de procesos de construcción de símbolos, significados compartidos e intercambios de información, establecidos entre los integrantes de una organización para con ellos mismos y con el entorno externo.
Los procesos comunicativos implican siempre interrelaciones de personas que comparten información entre sí, a través de la construcción, emisión y recepción de mensajes. Los elementos que conforman estos procesos son la fuente, el mensaje, los canales o medios, el receptor, los efectos y la retroalimentación.
Aguilera J. (2009), La gerencia integral de comunicaciones es una propuesta contemporánea al manejo de las comunicaciones corporativas, que se distancia de la teoría clásica de la comunicación organizacional en varios aspectos: Relaciones procesos y medios.
Mientras la teoría clásica establece estrategias de comunicación a partir de elementos puramente mediáticos la gerencia integral de comunicaciones asume tres referentes, las relaciones interpersonales, los procesos y la incidencia de la comunicación, dentro de ellos y el componente mediático.
Información es dar forma. Otra de las diferencias con la teoría clásica de comunicación organizacional es el concepto de información de los sociólogos y lingüistas de los años 60s del siglo XX, en donde la información es una comunicación que no ha recibido respuesta, a cambio la GIC asume el concepto divulgado por Drucker en donde la comunicación se refiere a un conjunto de datos a los que se les ha dado contexto y sentido.
Revaloración de los medios cálidos y fríos de McLuhan. La teoría clásica media asume ciertas características para clasificar a los medios masivos como cálidos y fríos, la gerencia integral de comunicaciones toma esta clasificación pero le da un contexto más humano en donde un medio es cálido en la medida en que sea individual y personal (celular, correo electrónico individual, etc.) y frío en la medida en que sea masivo tradicional (televisión, prensa, etc.).
Comunicación por indicadores, el último elemento que promueve la gerencia integral de comunicaciones es que la comunicación en la organización debe ser medible por índices e indicadores y debe hablar el lenguaje de la gerencia, al fin y al cabo la comunicación en la organización del siglo XXI es un ingrediente de la productividad y la competitividad corporativa.
Comunicación de doble vía, la comunicación no debe centrarse en una sola vía de persuasión y sometimiento, debe centrarse en la adaptación de la organización frente a las necesidades de sus públicos específicos.
Ello le permitirá a la organización ser dialogante frente a sus públicos y audiencias de interés generando canales directos de interacción.
El canal después de la personas si bien la teoría clásica el enfoque puramente mediático es trascendental, en la gerencia integral de comunicaciones es secundario frente al factor humano, ello hace que se pase de esquemas masivos de comunicación a esquemas dialogantes.
Es así como la Gerencia Integral de Comunicaciones transforma los métodos clásicos de la comunicación y la inserta dentro de los nuevos procesos de la gestión empresarial, lo que la convierte en la fuerza que le dará dinamismo a la función de las organizaciones para enfrentar los retos del siglo XXI.
Llacuna J. (2004), las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se establecen gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser parte de ella.
Toda institución debe priorizar dentro de su estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que dinamice los procesos a nivel interno para que se promueva la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales. Los procesos de comunicación permiten a la organización mantener la coordinación entre sus distintas partes y alcanzar así su característica esencial: la de ser un sistema (Katz y Khan, 1990).
La comunicación es además un instrumento de cambio ya que permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de los nuevos valores y pautas de gestión que acompañan el desarrollo organizacional. Los trabajadores a su vez necesitan estar informados para sentirse parte activa de la organización y que la participación reciba el adecuado reconocimiento, de este modo la comunicación al incrementar la posibilidad de participación, favorecer las iniciativas y movilizar la creatividad se convierte en un factor de integración, motivación y desarrollo personal.
Dentro de las técnicas para mejorar la comunicación horizontal y la integración se encuentran: El contacto directo entre la gente, roles integradores, fuerzas de tarea, equipos de proyectos, comunicación formal e informal, ausencia de frontera.
Implantación para una buena comunicación
En toda organización sería interesante y efectivo a la vez, implantar las siguientes ideas básicas para promover las comunicaciones fuertes:
Material formal de la empresa: Asegúrese que cada empleado reciba y lea: el plan de la empresa, el manual del empleado, los objetivos de la organización, descripción detallada de su cargo.
Evaluación anual: todo empleado debe ser evaluado al menos una vez al año. En dicha evaluación se deberá dejar claros los objetivos para el nuevo año, la actualización de la descripción del cargo, los logros y los fallos, necesidades de mejora y los planes futuros para asumir los nuevos objetivos.
Reporte semanal: haga que los empleados escriban y entreguen a sus supervisores un reporte de estatuas semanal, que incluya las tareas realizadas, las planificadas para la semana siguiente y cualquier asunto pendiente. El reporte debe tener la fecha de elaboración, y debe ser guardado por el supervisor y por el empleado a los cuales les servirá para efectos de planificación, evaluación y reflexión.
Reunión mensual con todos los empleados: sería conveniente reunir a todos los empleados una vez al mes para revisar la condición general de la empresa, comentar y celebrar los éxito recientes, comentar y decidir acciones respecto a los fracasos o fallos y principalmente para crear un ambiente que estimule las relaciones entre empleados y el trabajo en equipo.
Reunión semanal o quincenal: se deberían reunir los componentes de una organización regularmente aunque no hayan temas específicos por tratar de esta forma se elimina la mala costumbre de reunirse solamente cuando existen algún tipo de problema.
Reuniones uno a uno: es interesante que los supervisores se reúnan cara a cara con el empleado para revisar la situación laboral general de este, hacer y solicitar el feed-back, planificar su carrera.
Feed-back: estimule a los empleados y gerentes a criticar en forma constructiva asegurándose que todo lo que se comunique es tomado en cuenta y que los problemas son corregidos y mejorados. Otras formas de comunicar: No solo se trataran los asuntos en formas reuniones ya que existen otros mecanismos como: carteleras, correo electrónico, audio, videoconferencia.
Hopenhayn M. (2002), Presenta como punto de partida describir las condiciones necesarias y deseables para educar la sociedad de la información y comunicación desde una perspectiva latinoamericana, si la educación de calidad es uno de los pilares para promover la incorporación masiva y sostenida a la sociedad del conocimiento (y a la globalización centrada en dicho modelo), otro pilar lo conforma el acceso al intercambio comunicacional, donde no sólo se juega la productividad laboral sino la integración simbólica. Los indicadores de densidad de la industria y del consumo audiovisuales, así como de densidad informática y de conectividad, son cada vez más significativos para el análisis de las tendencias en el campo cultural, sobre todo porque las tecnologías en información y comunicación son y serán cada vez más gravitantes para «promover visibilidad cultural»; y cuanto mayor acceso a las nuevas Tics tenga la organización, mayores posibilidades habrá de comunicación, en condiciones de igualdad, revirtiendo la posición de subordinación.
Fuenmayor K. (2010), Dice que todo proceso organizacional se rige hacia el futuro por una visión, y se desarrolla a través de la comunicación, por lo tanto la comunicación y la visión son determinantes en la dirección y el futuro de la organización. La comprensión de la visión es particularmente calve para el ejercicio de la comunicación gerencial y empresarial, pues integra una comunidad de visiones y pensamientos en torno a una visión particular.
Krep G. (1995), mantiene que la comunicación organizacional es el proceso por medio del cual los miembros recolectan información pertinente acerca de su organización y los cambios que ocurren dentro de ella.
Moara C. (2008), Sostiene la dinámica en los escenarios económicos mundiales presentan características que han conllevado a las empresas a reactualizar no solo sus procesos productivos con el alcance tecnológico que garantiza calidad y productividad, sino a reorganizar sus sistemas administrativos a fin de hacerlos más eficaces y menos costosos. Esto ha obligado a evaluar el alcance, repercusiones de la comunicación organizacional, de tal forma, que beneficie a la empresa en el logro de sus objetivos.
Parra E; Rincón Y. (2009), Concuerdan ambas autoras que toda realidad supone un marco que unifica tres dimensiones esenciales: la individual (realidad personal); la colectiva – organizacional (realidad institucional); y cultural (realidad socio – cultural); sin duda alguna se requiere fomentar una comunicación asertiva, en los diversos niveles de la realidad con la intención de garantizar los acuerdos y contribuir a mejorar los procesos individuales, colectivos y sociales; con el objeto de impulsar la productividad, estableciendo un ambiente de bienestar y éxito; reduciendo las barreras comunicacionales y posibles conflictos, lo cual permitirá alcanzar múltiples beneficios en la comunicación en vías de generar acuerdos.
Para la autora la comunicación organizacional es el pilar fundamental en toda organización para el logro del éxito en la gestión organizacional.
A partir de la consulta de la bibliografía internacional y nacional realizada, así como a otras fuentes referenciales se pueden extraer las conclusiones fundamentales siguientes:
En la consulta realizada existe una gran variedad de estrategias para desarrollar la comunicación organizacional, las cuales se diferencian por los detalles en que presentan las secuencias de pasos a seguir. En Latinoamérica hay aplicaciones, con resultados en su mayoría satisfactorios en la comunicación organizacional.
Las estrategias que se presentan, le permiten a la investigadora hacer uso racional de los recursos disponibles para el logro de los objetivos trazados y además pueden adaptarse a la organización. Lo anterior lleva a afirmar que la comunicación se convierte en información, porque permite disminuir la inseguridad sobre el futuro de la organización y fomentar estrategias para mejorar el comportamiento social del individuo, y por ende la gestión organizacional.
En la realización de esta investigación se consultó bibliografía actualizada sobre los temas que se necesitaban en la investigación, como libros en soporte material y electrónico, tesis de maestría y doctorado y sitios de web.
Por lo antes expuesto reviste elevada importancia para la Organización este tema de investigación.
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