El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.
Elementos de sistemas de información
El Equipo computacional. Es el hardware necesario para que el sistema de información pueda funcionar.
El Recurso humano. Que interactúa con el sistema, el cual esta formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
Los programas (software).que son ejecutados por la computadora y producen diferentes tipos de resultados.
Las telecomunicaciones. Que son básicamente software y hardware, facilitan la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica.
Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicación en la empresa.
Ciclo de vida de un sistema de información
Estudio: La etapa de Estudio de viabilidad o estudio inicial. Su principal objetivo es el estudio e identificación de las deficiencias actuales en el ambiente del usuario (a través de relevamientos, en cuentas), establecer nuevos objetivos, y proponer escenarios viables.
Análisis: Conforme a las alternativas generadas por el estudio, en esta etapa se modelan las necesidades del usuario a través de diagramas especiales (DFD, ER), dando como resultado las Especificaciones estructuradas.
Diseño: En esta etapa se "diseña" el sistema, determinando los módulos componentes del Sistema, de acuerdo a una jerarquía apropiada, a los procesadores (hardware) y a la función.
Implantación (desarrollo): Esta actividad incluye la codificación e integración de los módulos con técnicas de programación estructurada.
Generación del test de aceptación: Consiste en preparar un conjunto de casos para efectuar las pruebas del sistema.
Garantía de calidad: En esta etapa se efectúa el TEST final de aceptación del Sistema.
Descripción de procedimiento: Consiste en la elaboración de la "descripción formal" del nuevo sistema: Manuales del Usuario, Manuales del Sistema, Manuales de procedimiento.
Conversión de la base de datos: Esta actividad sólo se realiza cuando existen sistemas funcionando.
Instalación: Es la actividad final.
Sistema de información tiene como objetivo básico para brindar información para gestionar la planificación de la empresa y garantizar las acciones que ejecutan los responsables de conducir la entidad.
El ciclo de vida del sistema de información se realiza varios pasos para que este bien procesado para una buena tome de decisiones.
Terminando el proceso vuelve ha los mismo comenzando de nuevo, empezando con el estudio y terminando con la instalación, por eso se llama ciclo de vida del sistema de información.
SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE (SIC)
Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.
La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.
El papel fundamental que ha desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los objetivos.
El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones.
Es conveniente crear un sistema de información contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno.
Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnología y el riesgo.
Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.
Como menciona John Kotter, las empresas están adoptando "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificación estratégica" 2.
La contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor.
Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las únicas formas sostenibles que tienen las organizaciones de crear valor, están cambiando, pero las herramientas para medirlas no" 3.
He aquí el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple técnica del ejercicio contable sino que debemos estar ávidos de conocimiento (vivir en la frontera del conocimiento)
Y por ende crear un sistema de información que satisfaga las necesidades de los usuarios.
MANUALES O COMPUTARIZADOS
Son llevados de la siguiente forma
Recopilamos de los documentos en los cuales se basan las operaciones de la organización, es decir, facturas, copias de cheques, etc. Que representan los datos contables.
Organización y procedimiento que implica el análisis de las operaciones registradas.
Generación del resultado por medio de los estados financieros, que incluyen la información que debe ser comunicada para la posterior toma de decisiones.
SISTEMA MANUAL
Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.
Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.
Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronológico.
Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor.
Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar.
Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor.
Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre.
Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre.
SISTEMA COMPUTARIZADO
Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.
Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.
Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automáticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento.
El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automáticamente.
Se determinan automáticamente los saldos de cada cuenta.
Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automáticamente.
La preparación del balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre, es automático.
El software prepara automáticamente el balance de comprobación posterior al cierre.
ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.
Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo mas que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa.
CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.
CUALIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
La información es útil cuando es pertinente y confiable.
La información es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.
La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.
Importancia de la contabilidad en función de los usuarios de la información. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. La gente que participa en el mundo de los negocios: propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.
Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.
OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
La información contable debe servir fundamentalmente para: Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.
Predecir flujos de efectivo.
Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad.
PARA QUE SIRVE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
El sistema información contable tiene como base a un conjunto de datos a los que se les proporciona una interpretación con un sentido particular, por lo que debe cumplir con normatividad y reglamentos para que sea útil, confiable y oportuna. .
a) Utilidad.- Una de las características de la información contable es la de adecuarse al propósito del usuario. La utilidad de dicha información estará en función de su contenido y de su oportunidad.
. Contenido.- La información contable debe tener la capacidad de representar simbólicamente la organización y su evolución, su estado en diferentes estadios temporales, así como los resultados de su operación, por la relevancia, veracidad y comparabilidad, de la información.
. Oportunidad.- La información contable debe llegar oportunamente a manos del usuario, para que sea usada en una adecuada toma de decisiones para la organización.
b) Confiabilidad.- El proceso de cuantificación contable, o sea la operación del sistema debe ser estable, objetivo y verificable.
. Estabilidad.- Nos indica que su operación no cambia con el tiempo y que la información que produce ha sido obtenida aplicando siempre las mismas reglas para la captación de los datos, su cuantificación y su presentación.
. Objetividad.- Al operar el sistema, de una manera imparcial y al mismo tiempo satisfacer la característica de veracidad en la información que el usuario requiere, cumple con la objetividad necesaria.
. Verificabilidad.- Cualquier operación del sistema puede ser comprobada por una repetición y/o la aplicación de pruebas pertinentes.
c) Provisionalidad.- Significa que la información contable no representa hechos totalmente acabados ni terminados. Esta característica, más que una cualidad deseable, es una limitación a la precisión de la información.
UTILIZACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que este en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas.
PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD
Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)
Preparar una lista de chequeo.
Elaborar informes.
Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento
Diseñar formularios para todas las operaciones.
Diseñar reportes
Preparar los libros. Balance inicial
Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.
Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:
El Balance General
Estado de G y P
También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:
Estado de Costo Estimado
Estadisticas de ventas, etc.
La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.
Cualidades.
Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.
Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.
Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al sistema.
Objetivos.
Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.
Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.
Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.
Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número indice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:
Balance General
Activo
Pasivo
Capital
Estado de Resultado
Ingreso 7- Otro ingresos
Costos 8- Otros egresos
Gastos
En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas débito y crédito para obtener un balance.
La codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación.
Manual de procedimiento: es la guía que explica como podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.
Formularios: son todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando esté autorizado (firmado) podrá servir como comprobante para garantizar una operación.
Los comprobantes son formularios que cumplen una destacada misión en el mecanismo funcional del régimen contable, como elementos de registración, información y control (facturas, recibos, etc.)
Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.
Requisitos de todo formulario:
Numeración
Que contenga todo los datos necesarios para facilitar el control.
Redacción clara, sin errores.
Además del original, emitir las copias necesarias
Poseer firmas
Entre los principales formularios tenemos:
Facturas
Recibo
Conduce
Ordenes de compra
Otros, etc.
La factura es un documento con el que se documenta la venta de mercaderías u otros efectos. En él se hacen constar las mercaderías vendidas, en cantidades, precios e importes, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros pertinentes.
El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido una determinada suma de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagaré, mercancías u otros bienes. Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se le da a la persona que hace el pago y la confía es conservada por el que lo recibe.
El conduce es elaborado por el almacén el original y por lo menos dos copias. El original es enviado al cliente junto con la mercancía. Copia a contabilidad/archivo. El propósito de este formulario es detallar la mercancía que se ha despachado del almacén previo a la orden de despacho que recibió el departamento de ventas.
La orden de compras es un formulario comercial que identifica las mercancías y/o productos que desea comprar una compañía.
La nota de débito se utiliza para contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor o cliente. Puede emitirse en tres ejemplares. El original se envía a la persona que debemos cargar con su importe. El duplicado y triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros en el mayor auxiliar respectivo y en los libros de entrada original.
La nota de crédito es una notificación que se envía al cliente a favor de su cuenta. Estas se orientan a favor de los clientes en el Diario de Ventas y las Notas de Crédito a favor de la empresa en el Diario de Compras.
El cheque es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en cuenta corriente a su orden o crédito en descubierto. En fin, es un medio por el que una persona/empresa ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor o autorización para girar aunque no disponga de saldo.
El desembolso de caja es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero para realizar pagos por distintos conceptos.
La requisición de materiales y equipos de oficina es un formulario que la empresa envía a una compañía para hacer un pedido de material gastable. Puede ser interna y tramitarse por el departamento de suministro o externa para ser pedida fuera de la institución.
Entre los reportes podemos mencionar:
Nomina
Ventas
Compras
Cheques emitidos
Los reportes se harán de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad.
La nomina es la lista de personas que trabajan en una empresa con indicación de su salario.
Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc.
Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.
El Balance General presenta la situación de una empresa es decir sus recursos de operación así como sus deudas a coro/largo plazo.
El Estado de Resultado explica si la empresa obtuvo algún tipó de beneficio o fracaso durante un período determinado.
Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios. Libros don se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la información o los datos necesarios para conocer su situación y resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y pérdidas.
Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones. Son conocidos también como libros de entra original.
El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario. Es conocido como libro de segundas entradas. Es el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para conformar los estados financieros.
Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo.
El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.
Control interno: que no es mas que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de:
Proteger los activos
Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera
Promover la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.
Entre las áreas que debemos establecer un control interno tenemos:
Activos Caja chica
Efectivo Inventarios
Ventas Etc.
Todo sistema de control interno debe contener las siguiente características:
Organización- de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
Autorización y registro operacional- de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control
Eficiencia- para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.
Control Interno del Efectivo.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Todo aquello disponible para pagos sin restricción.
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Las operaciones en el mostrador son realizadas por las empresas en la tienda. Entre las medidas de control podemos citar:
Uso de máquinas registradoras y facturas de manera que se facilite el cuadre diario de estos ingresos.
La conciliación debe ser realizada por un solo empleado que no pertenezca al area de caja.
3) Toda recepción debe ser respaldada por un recibo de ingreso.
El cajero no debe tener acceso a los libros de contabilidad.
Los ingresos realizados por cobradores se controlan manteniendo una vigilancia estricta a todos los cobradores de manera que:
Diariamente sea preparada una relación de todas las facturas o documentos al cobro.
Que al final del día, estos entreguen el dinero cobrado junto con la relación antes mencionada.
Que estos documentos estén bajo la responsabilidad de una sola persona o preferiblemente por el departamento de cobros y créditos.
Las remesas recibidas por correo se le encomienda a una persona de confianza que los reciba y prepare una relación la cual se mandará posteriormente al departamento de contabilidad.
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco
La caja se divide en dos:
. Caja chica
. Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.
La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes conceptos.
Entre las medidas de control están:
Tener volantes, ya sean de ingreso a caja o desembolso.
Que estos volantes estén numerados
Manejados por una sola persona
La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales, para esto fue creada la caja chica.
Depositar el dinero de la caja general
Todo depósito debe tener anexo los recibos de caja.
Control Interno de las Ventas.
Sobre el departamento de ventas podemos decir que este ocupa un papel importante en la instalación de un sistema de contabilidad.
El control interno de las ventas comprende procedimientos y métodos con fines de lograr las políticas establecidas por la empresa.
Cuando se realiza una venta, al cliente debe elaborársele una factura. Al realizarse el pago el cajero deberá elaborar un recibo de ingreso a caja. Sin embargo para del almacén despachar la mercancía estos deben hacerlo mediante un conduce.
Los formularios que podemos utilizar para un buen control de las ventas son:
Facturas (las cuales entre otras cosas deben especificar los términos de pago – al contado o crédito).
Nota de despacho o conduce
Recibo de ingreso a caja.
Cada uno de estos formularios debe tener copias suficientes para ser distribuidas en los diferentes departamentos/clientes.
La factura pro-forma es utilizada en gestiones bancarias, sirviendo de base para la solicitud de divisas ( por ej.) por medio de la carta de crédito, crédito de suplidor, cobranzas, etc. consta de precios y condiciones de venta de los productos.
Carta de crédito: es un documento expedido por un banco comercial a solicitud de un cliente autorizando a una firma extranjera para que envie mercancías, según términos, y que será pagada por el banco de acuerdo al crédito otorgado por el vendedor. El valor de la misma debe ser igual al de la factura comercial.
Crédito de suplidor: llamada línea de crédito es ofrecida por bancos comerciales a sus mejores y solventes clientes; mediante este la empresa puede firmar pagarés hasta el monto de este crédito para comprar sus mercancías. Puede renovarse anualmente.
Sobre el control interno de las ventas podemos decir:
Que estas se realicen acompañadas del comprobante correspondiente.
Que al salir mercancía sea revisada por la persona encargada.
Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
Clasificación y Control de los Activos Fijos.
Los activos fijos están formados por las propiedades de naturaleza relativamente permanente, que se emplean en una empresa para sus operaciones sin la intención de venderlos.
Los activos fijos pueden ser:
Tangibles o Intangibles
Tangibles: si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo:
Edificios- sujetos a depreciación; Bosques- sujetos a agotamiento
Intangibles: como las patentes, derecho de autor, su valor reside en los derechos que posee el propietario.
Los activos están sujetos a depreciación lo cual no es mas que la distribución equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para usarse entre un período estimado de vida.
La depreciación puede realizarse por tres métodos:
Línea recta, Unidades producida, Horas trabajadas.
Entre las medidas de control tenemos:
Establecer su identidad, estableciendo grupos homogéneos y describiéndolos.
Poseer una relación detallada y actualizada
Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciación.
Hacer chequeo periódico de los mismos.
Establecer responsabilidad a la persona que utiliza los activos fijos.
Los inventarios.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.
El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:
PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)
UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:
Hacer conteos físicos periódicamente.
Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Los ingresos: son partidas de origen acreedor y forman parte de las cuentas nominales y del estado de resultado.
Los ingresos se originan por diferentes conceptos como por ejemplo:
Ventas, honorarios, intereses, comisiones, etc.
Lista de chequeo
Organización y clasificación de la compañía
A-1 Nombre y dirección de la compañía
A-2 Sucursales y Agencias, nombre y dirección
A-3 tipo de negocio que realizan
A-4 Clase de sociedad o negocio de único dueño
.1 Compañía por acciones
.2 Sociedad en Comandita Simple
.3 Sociedad en Comantita Compuesta
.4 Sociedad en participación
.5 Negocio de único dueño
A-5 Socios
A-6 Consejo de Administración y otros funcionarios y oficiales
A-7 Historia del capital
.1 Inversión Original
.2 Inversiones Subsecuentes
.3 Ganancias Capitalizadas
A-8 Base de distribución de las ganancias y pérdidas
A-9 En caso de compañía por acciones
.1 Clase de acciones
.2 Número de acciones de cada clase
.3 Valor nominal de las acciones en cada clase
.4 Acciones de cada clase circulando
.5 Capital autorizado
A-10 Registros de la empresa
A-11 Personas responsables de estos registros
A-12 Lugar donde se mantienen registros
A-13 Fecha de terminación del año fiscal
División funcional y departamental.
B-1 División funcional
B-2 Lista de departamentos de la empresa, acompañada de
Transacciones principales realizadas en cada departamento.
B-3 Formulario de cada departamento
B-4 Personal de cada departamento
B-5 Localización de cada departamento
Libros y registros usados o a usarse.
.1 De entrada original
.2 De entrada secundaria
Código de cuentas
.1 Número o letras o números y letras combinados
.2 Clasificación de las cuentas en el código
Reportes y estados
.1 Balance General
.2 Estado de Resultado
.3 Etc.
Equipo mecánico a usarse
.1 Máquina sumadoras
.2 Máquinas calculadoras
.3 Máquinas porteadoras y normalizadoras
.4 Etc.
Control administrativo sobre operaciones
.1 Recibos y desembolsos de caja
.2 Inventarios
.3 Cuentas a cobrar
.4 Costo
.5 Gastos
.6 Nómina de pago
.7 Cuentas a pagar
.8 Inversiones
.9 Activo Fijo
.10 Presupuestos
.11 Auditoría Interna
Departamento de contabilidad
.1 Personal
.2 Sistema de registro
.3 Equipo mecánico
.4 Condiciones del local
.5 Temperatura en el local
Manual de Procedimiento
Activo corriente- de origen deudor
11 Caja y Banco
de origen deudor
se debita cuenta y se registra un ingreso ya sea en cheque o en efectivo
se acredita cuando se registra la salida de dinero ya sea en cheque o efectivo
111 Efectivo
de origen deudor
auxiliar de caja y banco
se debita si entra dinero en efectivo
se acredita si sale dinero en efectivo
112 Caja chica
de origen deudor
es auxiliar de caja y banco
se debita cada vez que entra dinero en la caja chica
se acredita cada vez que sale dinero de caja chica
se acredita para liquidar el fondo de caja chica
113 Bancos
de origen deudor
auxiliar de caja y banco
se debita cada vez que entra dinero al banco
se acredita cada vez que sale dinero al banco
12 Cuentas por cobrar
de origen deudor
se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa
se acredita cada vez que el cliente paga la deuda que tiene con la empresa
se acredita si el cliente abona a la deuda
13 Inventarios
de origen deudor
se debita cuando la empresa compra materiales para vender
se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre y cuando se use método perpetuo para el registro de las operaciones
Activos fijos
21 Terrenos
de origen deudor
se debita cuando se adquiere un terreno
se acredita cuando se vende el terreno
22 Edificios
de origen deudor
se debita cuando se compra un edificio
se acredita cuando se vende el edificio
22D Depreciación acumulada edificios
de origen acreedor por se una contrapartida
se debita cuando se vende el edificio
se acredita para ir cargando la depreciación del edificio
23 Maquinarias y equipos
de origen deudor
se debita cuando se adquiere maquinarias y equipos
se acredita cuando se venden las maquinarias y equipos
23D Depreciación acumulada maquinarias y equipos
de origen acreedor por en contraposición de la cuenta maquinarias y equipos
se debita cuando se vende alguna maquinaria y equipo
se acredita para cargar la depreciación de una maquinaria o un equipo
24 Equipos de transporte
de origen deudor
se debita cuando se adquiere un equipo de transporte
se acredita cuando se vende un equipo de transporte
24D Depreciación acumulada de equipo de transporte
de origen acreedor por ser en contrapartida
se debita cuando se vende un equipo de transporte
se acredita cuando se carga la depreciación de un equipo de transporte
Activos Diferidos
31 Gastos pagados por anticipado
de origen deudor
se debita cuando se paga un gasto por anticipado
se acredita cuando se va consumiendo el gasto pagado por anticipado
311 Seguro pagado por anticipado
es un gasto pagado por anticipado
es una cuenta auxiliar
se debita cuando se paga un seguro por anticipado
se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por anticipado
Pasivos (2)
41 Cuentas por pagar
de origen acreedor
se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con terceros
se acredita cuando la empresa contrae una deuda
42 Documentos por pagar
de origen acreedor
se debita cuando la empresa para una deuda que tiene con una empresa validada por un documento
se acredita cuando la empresa contrae una deuda garantizada por un documento
43 Retenciones por pagar
de origen acreedor
se debita cuando la empresa paga la retención que le hizo a los empleados
se acredita cuando la empresa retiene una parte del sueldo de sus empleados
Capital (3)
51 Capital
es de origen acreedor
se acredita cada vez que la empresa vende acciones comunes
se debita cuando la empresa compra acciones de otra empresa
52 Resultado del periodo
es de origen acreedor
se debita para cerrar las cuentas de costos y gastos al final de un periodo contable
se acredita para cerrar la cuenta de ingresos
Ingresos (4)
61 Ventas
es de origen acreedor
se debita para cerrarla al final del periodo contable
se acredita para registrar la venta de una mercancía
611 Ventas al contado
es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas
se debita para cerrarla al final de un periodo contable
se acredita para registrar la venta de una mercancía al contado
612 Ventas a crédito
es una cuenta auxiliar de la cuenta de ventas
se debita para cerrarla al final del periodo contable
se acredita para registrar la venta de mercancías a crédito
Costos (4)
400 Costo de ventas
de origen deudor
se debita si se compra mercancías siempre y cuando se use el método físico para el registro de operaciones
se acredita para cerrarla al fina del período contable
Gastos (5)
100 Gastos generales y administrativos
de origen deudor
se debita siempre y cuando la empresa realiza un gasto
se acredita cuando se cierra al final del período
1001 Gastos de sueldos
es auxiliar de la cuenta de gastos generales y administrativos
se debita cada vez que la compañía para sueldos
se acredita para cerrarla al final del período
LIMITACIONES DE UN SISTEMA INFORMACIÓN CONTABLE
Primero que nada las limitaciones de un Sistema de Información Contable van a depender del tipo de información que se esta utilizando, ya que la información depende del giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos seria muy difícil. Nos centraremos principalmente en la información que afecta al control, relación con los costos de la empresa y con la toma de decisión de la empresa.
Costos Unitarios
Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del inventario, o medir las utilidades. Estos datos son útiles para el control de los costos y la toma de decisiones. Esta información puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es útil cuando la empresa fija los precios de sus productos.
Las limitaciones que tiene esta información en lo que se refiere al control de los costos y la toma de decisiones son las siguientes:
1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios, generalmente en la toma de decisiones se toman en cuenta los costos increméntales y no los promedio. Muchas empresas con el fin de ofrecer esta información ocupa los costos variables ya que pueden considerarse increméntales.
2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos. Desde el punto de vista del control y la toma de decisiones los costos asignados no son pertinentes.
3.- Los costos indirectos de fabricación incluidos en los costos unitarios generalmente son una aplicación de tasas predeterminadas a los costos indirectos.
Costos Estándares
Los costos estándares son costos científicamente predeterminados que sirven de base para medir la actuación real. Los costos estándares contables no necesitan incorporarse al sistema de contabilidad. Los estándares de costos de fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de costos estándar. En si estos costos son lo contrarios a los costos reales; los costos estándar se determinan con anticipación a la producción.
Las limitaciones de estos costos serian:
1.- En la práctica es muy difícil adaptarse a una estructura conceptual específica.
2.- La rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse con precisión.
3.- No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda la empresa con la misma rigidez o flexibilidad.
VENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
La disminución de los costos permite entre otras cosas
1. Implantar en su totalidad un sistema de Gestión de la Calidad.
Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos.
El margen de ganancia se incrementa en forma continua.
Permite que el S.G.C constituya una inversión a largo plazo y no un gasto.
Con la certificación de la norma se proyecta:
Confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad que tiene la empresa para suministrar en forma consistente los servicios acordados.
Existencia de una mejor posición competitiva.
La auditoría externa que implica dicha certificación permite identificar nuevas oportunidades de mejoramiento para el sistema de Calidad.
Produce un mejoramiento en la motivación y el trabajo en equipo del personal ya que ella es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.
DESVENTAJAS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.
El sistema origina cierta burocracia.
Se necesitan suficientes recursos.
Es costoso.
CONCLUSIÓN
La realización de este trabajo ha sido de gran importancia, ya que a través de él he tenido un gran conocimiento integral acerca de lo que es un Sistema de Información Contable, pues si bien es cierto el Sistema de Información Contable se basa en un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y los convierte en información, que almacenan y posteriormente se dan a conocer a sus usuarios.
Este trabajo es muy interesante en la contabilidad, ya que a través de el podemos trabajar dos métodos como son el manual y el electrónico o también llamado computarizado.
BIBLIOGRAFÍA
webdelprofesor.ula.ve/economía/lenniv/materias/…/contabilidad computarizada/temas/contabilidad_computariz
Contabilidad de costos Horngren
Senn, J. (1992) Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Editorial MacGraw Hill. México.}
www.iasb.org
Autor:
Lizeth Martelo Martelo
Universidad Latina De Panamá
Facultad De Ingeniería
2008
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