Sistema de información para el control de gestión de las operaciones en las importaciones en SIDOR (página 4)

El Agente Logístico en Venezuela entrega el expediente de la nacionalización al Funcionario de CADIVI junto con la "Declaración y Acta de Verificación de la Mercancía" (CADIVI). El expediente contiene el legajo por cada BL o AWB; Acta de Declaración de la Mercancía (Forma 87 DAV, A y B), Determinación de los Derechos de Importación (Forma C-80), Factura comercial definitiva, Documento de transporte. De esta manera recibe del Funcionario de CADIVI la "Declaración y Acta de Verificación de la Mercancía" (CADIVI), firmada y sellada como constancia del uso correcto de las divisas autorizadas, así mismo recibe también el expediente de la nacionalización de la mercancía y anexa la "Declaración y Acta de Verificación de la Mercancía" (CADIVI). Por ultimo hace el envío del expediente de ALD a CADIVI – SIDOR.

A. Grupo CADIVI – SIDOR.

Dentro del proceso de confrontación de Expediente, el grupo CADIVI – SIDOR, recibe del Agente Logístico el expediente para la solicitud de Autorización de Liquidación de Divisas (ALD), un (1) día hábil después de recibido el expediente por el Agente Logístico de CADIVI.

De igual modo el Grupo revisa que el expediente de solicitud de ALD esté OK, lo envía al Operador Cambiario. El Operador Cambiario le hace envío de copia del expediente de solicitud de ALD firmado y sellado.

Posteriormente espera por el lapso de los cinco (5) días hábiles a la fecha de la recepción de los documentos por parte del Operador Bancario para la obtención de la repuesta de aprobación o rechazo de la solicitud. Recibe notificación, vía electrónica, del Operador Cambiario sobre la aprobación o rechazo de la ALD, si la misma ha sido rechazada y está dentro del período de tiempo para presentar

nuevamente el expediente se regresa al inicio del proceso de la confrontación de expediente por CADIVI – Aduana.

Dado el caso en que la solicitud se apruebe, al mismo tiempo de la aprobación el Banco Central de Venezuela (BCV) recibe la notificación sobre el monto de las divisas autorizadas de acuerdo a los plazos establecidos entre el importador y el proveedor según la factura, carta de crédito o cualquier otro documento de compromiso de pago.

A continuación actualiza el estatus de la Base de Datos (BD), con la fecha de aprobación de la ALD por parte del Operador Cambiario autorizado por CADIVI y autoriza a Cuentas por Pagar la contabilización del pago.

B. Departamento Cuentas por Pagar.

Cuentas por pagar revisa en la Base de Datos la aprobación de la ALD, contabiliza el pago al Proveedor una vez verificado la aprobación de la ALD.

En seguida actualiza el estatus de la Base de Datos (BD), diseñada para tal fin, registra en la Base de Datos (BD), el Nº de la Factura comercial y demás conceptos referidos a la importación (fletes, seguros, comisiones, condiciones de pago, condiciones de entrega, entre otros) para hacer el matching con la factura proforma y cierra el proceso.

C. Gerencia de Tesorería.

La Gerencia de Tesorería revisa en la Base de Datos (BD), la aprobación de la ALD, cierra la operación con el Operador Cambiario por el valor Spot, indicando al mismo el número de la ALD. A continuación con el proceso el Operador Cambiario suministra el número de referencia de cierre de la operación.

De igual forma la Gerencia prepara la carta de instrucción al banco autorizando el débito de los bolívares en la cuenta de SIDOR, C.A y la transferencia de las divisas al proveedor.

Luego de emitida la carta revisa y verifica que el banco haya efectuado el débito en bolívares y por ultimo recibe del Operador Cambiario el SWIF de confirmación de la transferencia de las divisas.

2. SISTEMA DE CONTROL DE OPERACIONES CADIVI.

En la actualidad el sistema de control de las operaciones CADIVI como se menciono anteriormente se maneja bajo un sistema consolidado de hojas de cálculo, en las cuales se introducen los datos de los expediente enviados al Operador Cambiario así como las solicitudes con Autorización de Adquisición de Divisas (AAD) o Autorización de Liquidación de Divisas (ALD) aprobadas, (ver Tablas 1 y 2).

Al mismo tiempo de llevar un control sobre las solicitudes registradas y enviadas al Operador Cambiario se tiene una relación entre solicitudes desestimadas con AAD y ALD, (ver Tabla 3).

Tabla 1. Base de control interno CADIVI – SIDOR C.A de expedientes enviados al operador cambiario.

Tabla 2. Base de control para los expedientes o solicitudes con Nº de AAD y ALD.

Tabla 3. Relación de solicitudes desestimadas con AAD y ALD.

El proceso de manejo de las solicitudes a través de un consolidado en un principio se estableció con el único propósito de llevar un registro de los expediente que se envían al Operador Cambiario para entrar al proceso de obtención de divisas para la importación, y así mismo establecer un control de los expediente a los cuales se les otorga autorización para la adquisición de las divisas y del mismo modo la permisión para la liquidación de divisas relacionadas con importación de bienes.

El control interno se inicia con la recepción de las factura del Proveedor por parte de Abastecimiento, para de este modo pasar a manos de la Sección de Trafico e Importaciones quien realiza la clasificación de la misma verificando el cumplimiento de los requisititos pautados internamente por SIDOR C.A, para la creación de la solicitud de adquisición de divisas.

Luego de la confirmación pertinente del cumplimiento de lo antes descrito, pasa a la clasificación arancelaria según el incoterm. De allí el siguiente paso es el registro de la solicitud en la Web CADIVI, en seguida de la creación de la solicitud se procede al

armado del legajo de documentos que se enviaran al Operador Cambiario para la autorización de adquisición de divisas y por último el conjunto de datos de los expedientes enviados son cargados en la hoja de cálculo consolidada por un analista del grupo CADIVI – SIDOR (ver Figura 31).

Figura 31. Flujograma del proceso de control interno de expedientes enviados al operador cambiario.

Así mismo el proceso de control de las solicitudes aprobadas por CADIVI tanto para la adquisición como para la liquidación de divisas, se maneja por medio de la recepción de los datos por medio de correos electrónicos emitidos por el

Operador Cambiario a SIDOR C.A luego de que CADIVI emite la autorización según sea el caso, del mismo modo se puede realizar de manera directa por medio de la extracción de los datos de la Web CADIVI.

A continuación de que se poseen los datos de las solicitudes autorizadas se procede a registrar las mismas en la base consolidada creada para este fin para luego obtener el reporte de las solicitudes con autorización tanto de adquisición como de liquidación de divisas (ver Figura 32).

Figura 32. Flujograma del proceso de control de solicitudes con AAD y ALD.

3. ANALISIS FODA DE LA SITUACION ACTUAL.

Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares del negocio y el entorno en el cual éste compite.

El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la empresa y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, división, unidad estratégica de negocios, entre otros.

Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis FODA, son de gran utilidad en el análisis de la situación actual del proceso de control de las operaciones CADIVI en el proceso interno de importaciones de SIDOR C.A, y en las estrategias que se diseñen y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios.

El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de dicho proceso. Se deben resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.

De acuerdo con lo anterior, el análisis FODA tiene dos focos, por una parte está la empresa en sí (enfoque interno) y por otra, lo hace en su entorno (enfoque externo). Al buscar aspectos claves internamente, lo que se busca es determinar los factores sobre los cuales se puede actuar directamente mientras que al hacer al análisis externo se busca identificar factores que afecten al negocio (llámese producto, unidad estratégica de negocios, procesos, línea de productos, servicio etc.), de manera positiva o negativa, con el fin de potenciarlos o minimizarlos de acuerdo con su efecto.

Cuando se emprende el análisis interno se deben considerar todos los aspectos que se manejan en la organización como son: recursos humanos, físicos, financieros, técnicos y tecnológicos, riesgos, etc., y en base a esto se deben responder las preguntas siguientes:

• ¿Qué aspectos me diferencian de la competencia?

• ¿En qué la supero?

• ¿En cuáles estamos igualados?

• ¿En cuáles me supera?

Al responder este tipo de preguntas se conocen las fortalezas y debilidades. Las debilidades se refieren básicamente a desventajas competitivas, las cuales se presentan cuando no se implementan estrategias generadoras de valor que los competidores sí implementan. Al realizar el análisis externo se deben considerar todos los elementos de la cadena productiva, aspectos demográficos, culturales, políticos e institucionales.  Se deben plantear preguntas como:

• ¿En qué áreas es difícil alcanzar altos desempeños y en cuáles se podrían generar altos desempeños?

• ¿Cuáles son las barreras que impiden que este producto alcanza sus metas de participación en el mercado?

El FODA es especialmente importante para el área de marketing debido al análisis externo ya que se considera el mercado, su potencial y los aspectos sobre los cuales se podría ejercer influencia con el fin de producir recompensas para nuestras iniciativas. 

A continuación se realiza un análisis FODA para la situación actual del sistema de control de las operaciones CADIVI en el proceso interno de importaciones de SIDOR C.A. 

Fortalezas.

• Utilización de sistemas de información con tecnología de punta.

• Integración de sistemas que soportan a las diferentes áreas de la Empresa.

• El manejo de información veraz y oportuna.

• Personal capacitado en las herramientas de trabajo.

• Coherencia de aplicaciones del sistema.

• Personal especializado

Debilidades.

• 1. Existe baja confiabilidad en la información suministrada por los reportes emitidos del sistema, los resultados parciales no son cónsonos con los resultados totales finales. Los reportes de indicadores muchas veces no reflejan la realidad de la gestión.

• 2. La carga de la información en la base se hace manualmente lo que a su vez trae como consecuencia duplicidad de los registros, (ver Tabla 4).

Tabla 4. Carga duplicada en base de control interno CADIVI.

• 3. Falta de uniformidad de los datos registrados (Ejemplo: Número de Proveedor, Número de Factura).

• 4. La base creada en formato Excel acerca de los expedientes enviados al banco no presentan ningún tipo de filtrado acerca del status en el que se encuentran las solicitudes, en caso de haber sido rechazadas, desestimadas, aprobadas o si en algún caso son motivo de modificaciones.

Oportunidades.

• 1. Mercado de capacitación y consultoría poco explorado en cuanto a los sistemas que se manejan actualmente en la empresa.

• 2. Optimizaciones expuestas a futuro para los procesos similares como el de importaciones internas y el de exportaciones.

• 3. Manejo de sistemas que permite modificaciones para la adecuación a los distintos procesos.

Amenazas.

• Cambios tecnológicos acelerados demandan una actualización constante.

• Fuerte impacto en el modelo de negocio a raíz de la integración entre empresas.

• Constantes modificaciones en las normativas que regulan las importaciones de bienes por parte de CADIVI.

• Constantes amenazas de paralización de las actividades por parte del sindicato de trabajadores de la empresa.

• Rápida ampliación de la competencia en el mercado.

• Devaluación de la moneda.

Luego de identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del caso, se procede a efectuar el razonamiento de las mismas, para de esta manera lograr

obtener las estrategias acordes que ayuden a superar el mayor grado de problemas en el menor tiempo posible y acoplar los procesos a los requerimientos exigidos por CADIVI.

Figura 33. Análisis FODA.

4. CONCLUSIÓN DEL ANÁLISIS FODA.

Luego de realizar el análisis FODA, se concluye que las estrategias más acordes según las necesidades para superar los inconvenientes presentes en la situación actual son, la estrategia máxi – mini (DO) y la estrategia mini – mini (DA).

La estrategia máxi – mini (DO), intenta superar las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas claves, para este caso seria; Diseñar un sistema información para el control de gestión para las operaciones CADIVI que sirva de apoyo a SIDOR C.A, para el proceso interno de importaciones y aprovechar el manejo de sistemas que permitan ser adecuados a las exigencias de la empresa, reduciendo la falta de un sistema de control interno que sea realmente auditable. Por otro lado la estrategia mini – mini (DA), intenta reducir las debilidades internas y evitar las amenazas externas, la táctica a aplicar en este caso seria; Adaptar los procedimientos que se vinculan a los procesos de importaciones así como al de exportaciones, a las nuevas exigencias por parte de CADIVI, evitando sanciones y retrasos con el organismo así como los costos en posibles pérdidas por no contar con sistemas que apoyen a los mismos, lo que favorecerá a contraer un poco el impacto producto de la ampliación de los competidores en el mercado.

CAPÍTULO 6

• SITUACIÓN PROPUESTA

Luego del estudio realizado en el capitulo anterior al método de control interno actual del proceso de las operaciones CADIVI de importación en SIDOR, C.A, se plantea el esbozo de un sistema de información para el control de gestión de dichas operaciones, aumentando de esta manera la inspección y supervisión de este tipo de operaciones.

El diseño de un sistema de información sugiere presentar las 3 fases del diseño de base de datos las cuales se describen a continuación:

Diseño Conceptual. El principal fin es obtener una representación de la realidad que capture las propiedades estáticas y dinámicas de la misma que son necesarias para satisfacer los requisitos. Esta representación debe suponer una imagen fiel del comportamiento del mundo real.

Diseño Lógico. El objetivo fundamental es la traducción del esquema conceptual obtenido en la fase anterior dando lugar a un Esquema Lógico y a un conjunto de Esquemas de Transacciones, que expresan la estática y la dinámica del sistema de información.

Diseño Físico. Teniendo en cuenta detalles de representación física y atendiendo a cuestiones de eficiencia se obtiene el Esquema Físico.

• 10 DISEÑO CONCEPTUAL.

En esta etapa se debe construir un esquema de la información que se usa en la empresa, independientemente de cualquier consideración física. A este esquema se le denomina esquema conceptual. Al construir el esquema, los diseñadores descubren la semántica (significado) de los datos de la empresa, encuentran entidades, atributos y relaciones. El objetivo es comprender:

• La perspectiva que cada usuario tiene de los datos.

• La naturaleza de los datos, independientemente de su representación física.

• El uso de los datos a través de las áreas de aplicación.

El esquema conceptual se puede utilizar para que el diseñador transmita a la empresa lo que ha entendido sobre la información que ésta maneja. Para ello, ambas partes deben estar familiarizadas con la notación utilizada en el esquema. La más popular es la notación del modelo entidad – relación o diagrama de flujo.

El esquema conceptual se construye utilizando la información que se encuentra en la especificación de los requisitos de usuario. El diseño conceptual es completamente independiente de los aspectos de implementación, como puede ser el Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD), que se vaya a usar, los programas de aplicación, los lenguajes de programación, el hardware disponible o cualquier otra consideración física. Durante todo el proceso de desarrollo del esquema conceptual éste se prueba y se valida con los requisitos de los usuarios. El esquema conceptual es una fuente de información para el diseño lógico de la base de datos.

Luego de la breve introducción acerca de la esencia del diseño conceptual y de mismo modo habiendo analizado la situación actual en el capitulo anterior, se procedió a realizar el levantamiento del esquema del proceso de importaciones

a través de las visitas realizadas a los distintos departamentos involucrados, así mismo entrevistando a los distintos usuarios y tomando nota de las necesidades de estos.

De esta forma se realizó el análisis de los sistemas el cual se trata de una operación tendiente a reunir hechos y estudiar la organización actual, su proceso de decisión, el sistema de información en uso y las deficiencias del que está empleándose actualmente. Además se realizo el análisis de factibilidad, esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema de información administrativa lo que se requiere del sistema.

De esta manera se hace descifrable el proceso de importaciones de una manera sencilla pero precisa, entendiendo la naturaleza actual del proceso. El esbozo del sistema descrito por un diagrama de flujo, es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el diseño detallado. A continuación se presenta el diagrama de flujo de la situación propuesta del proceso de importaciones en SIDOR C.A. (ver figura 34).

Figura 34. Flujo del proceso de importaciones en SIDOR C.A.

• 11 DISEÑO LÓGICO.

El diseño lógico es el proceso de construir un esquema de la información que utiliza la empresa, basándose en un modelo de base de datos específico, independiente del sistema de gestión de base de datos concreto que se vaya a utilizar y de cualquier otra consideración física. En esta etapa, se transforma el esquema conceptual en un esquema lógico que utilizará las estructuras de datos del modelo de base de datos en el que se basa el sistema de gestión de base de datos que se vaya a utilizar, como puede ser el modelo relacional, el modelo de red, el modelo jerárquico o el modelo orientado a objetos. Conforme se va desarrollando el esquema lógico, éste se va probando y validando con los requisitos de usuario. La normalización es una técnica que se utiliza para comprobar la validez de los esquemas lógicos basados en el modelo relacional, ya que asegura que las relaciones (tablas) obtenidas no tienen datos redundantes. El esquema lógico es una fuente de información para el diseño físico. Además, juega un papel importante durante la etapa de mantenimiento del sistema, ya que permite que los futuros cambios que se realicen sobre los programas de aplicación o sobre los datos, se representen correctamente en la base de datos.

Tanto el diseño conceptual, como el diseño lógico, son procesos iterativos, tienen un punto de inicio y se van refinando continuamente. Ambos se deben ver como un proceso de aprendizaje en el que el diseñador va comprendiendo el funcionamiento de la empresa y el significado de los datos que maneja.

El diseño conceptual y el diseño lógico son etapas clave para conseguir un sistema que funcione correctamente. Si el esquema no es una representación fiel de la empresa, será difícil, sino imposible, definir todas las vistas de usuario (esquemas externos), o mantener la integridad de la base de datos.

Para el diseño lógico del Sistema de Gestión para el proceso de CADIVI Importaciones en SIDOR, se diseñaron las tablas que comprenden la Base de Datos

utilizando el modelo relacional que indica las relaciones entre los diversos datos, este esquema fue normalizado para garantizar la integridad de los datos que se almacenaran. A continuación se presenta un esquema del modelo (ver figura 35).

Figura 35. Modelo relacional del Diseño Lógico del Sistema de Información.

Una vez normalizada la base de datos, se procedió a evaluar varios escenarios de pruebas para validar que las estructuras y relaciones de las tablas cumplían con todas las especificaciones del proceso de negocio de la empresa, correspondiendo con la información obtenida en el análisis conceptual.

Además, se evaluaron tres aspectos de gran importancia que garantiza el buen funcionamiento del modelo propuesto para el diseño del sistema de gestión CADIVI

Importaciones, el primero esta relacionado con los servicios de usuarios, en el que se validaron que la interfase gráficas de usuarios permitiera una interacción amigable con los distintos usuarios y una fácil interpretación de la información presentada. Por otro lado, se certificaron los servicios de negocios propuestos para transformar los datos en información relevante para cada uno de los usuarios del sistema. Por último, se evaluaron los servicios de datos garantizando la integridad de la información con los procedimientos de respaldo de los datos, la validación de los datos y la seguridad del sistema.

El diseño lógico representa una parte esencial del proceso del diseño del sistema ya que se debe considerar la capacidad de ajustar el modelo a futuros cambios sin afectar el diseño de la base de datos. Por todo esto, es fundamental dedicar tiempo y energías para producir un esquema que se adapta rápidamente a futuros cambios en los procesos de negocios.

• 12 DISEÑO FÍSICO.

El diseño físico es el proceso de producir la descripción de la implementación de la base de datos en memoria secundaria: estructuras de almacenamiento y métodos de acceso que garanticen un camino eficiente a los datos. Para llevar a cabo esta etapa, se debe haber decidido cuál es el SGBD que se va a utilizar, ya que el esquema físico debe adaptarse a él. Entre el diseño físico y el diseño lógico hay una realimentación, ya que algunas de las decisiones que se tomen durante el diseño físico para mejorar las prestaciones, pueden afectar a la estructura del esquema lógico.

En general, el propósito del diseño físico es describir cómo se va a implementar físicamente el esquema lógico obtenido en la fase anterior, a continuación se describe gráficamente, (ver figura 36).

Figura 36. Diseño Físico del Sistema de Información.

La figura anterior explica el proceso completo del Sistema de Gestión de Importaciones CADIVI, el cual recibe entrada de datos de tres fuentes: Unidad CADIVI – SIDOR, Sección de Tráfico e Importaciones y el Operador Cambiario. Utilizando una interfase gráfica bajo el ambiente SAP, a través de una aplicación Front End, el usuario registra los datos relacionado a las facturas de los proveedores. Internamente, el Sistema de Gestión de Importaciones CADIVI procesa los datos recibidos y los almacena en la base de datos que se encuentra bajo el ambiente SAP, esta información es cargada frecuentemente a la plataforma UNIX, a través de un programa extractor o interface; para que estos puedan ser visualizados en los reportes de la intranet de SIDOR.

El sistema permite que los usuarios puedan descargar la información a una hoja de cálculo, para adaptar la información a las necesidades individuales de información. Los datos se encuentran distribuidos en una base de datos centralizada que se encuentra en el sistema SAP, para la cual existen ciertas políticas de seguridad sobre el acceso al sistema y respaldo de los datos. Este sistema trabaja bajo una arquitectura cliente – servidor, que involucra un servidor robusto multitareas y un cliente delgado que no acapara al servidor comunicándose entre si en una plataforma y permitiendo el acceso a la información sea rápido y oportuno.

A continuación se presenta la estructura de la interface grafica del Sistema de Gestión de Importaciones CADIVI, en la cual se va explicando paso a paso como navegar por cada una de las opciones que propone el sistema para el registro, modificación y consulta de la información registrada.

Visualización Datos CADIVI – Compras.

Ruta de acceso:

• 17. Sistema de información para el control de Gestión de la Operaciones CADIVI en el proceso Interno de Importaciones.

• 18. Visualizar Datos CADIVI – Compras.

A continuación aparecerán las dos opciones para acceder a Visualizar Datos Cadivi – Compras.

(1) Número de la orden de compra / entrega.

(2) Nº de solicitud CADIVI.

Y a continuación hacemos clic en el botón

Una vez dentro de la Visualización de los Datos Cadivi – Compras, se debe seleccionar la fila donde se encuentra el registro que se desea visualizar y hacer click en el botón para ver los datos de la solicitud.

A continuación se muestra un registro con "primer contacto [1]" en la Base SAP – CADIVI.

Por último se presenta la proforma con los datos del primer contacto.

A continuación se da una breve explicación de los datos reflejados en las distintas secciones del registro de los datos CADIVI en el sistema.

REGISTRO CON SOLICITUD CADIVI

PAÍSES MIEMBROS DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE INTEGRACIÓN (ALADI):

Fuente: http://www.aladi.org/

SOLICITUD DESESTIMADA

Una solicitud se encuentra desestimada en la base CADIVI cuando tiene:

• Check de desestimación colocado.

• Fecha de desestimación.

• Causa de desestimación en la celda de "Observaciones".

SOLICITUD ANULADA

Una solicitud se encuentra anulada en el sistema cuando en la última columna del registro, columna (Desest), se visualiza una "X". Además el sistema no permite la visualización del registro.

SOLICITUDES MIGRADAS Y RECARGADAS.

Las solicitudes objeto de migración son aquellas cuya numeración se encuentra por debajo del N° 276099 y que para ajustarse a la nueva plataforma existe la necesidad de realizar un nuevo registro de importaciones en la Web CADIVI.

Características:

Las solicitudes recargadas son aquellas que fueron registradas nuevamente en la Web CADIVI porque existieron discrepancias entre los aranceles utilizados en la Solicitud de Autorización de Adquisición de Divisas para Importación y los utilizados en el documento de nacionalización.

Nota informativa: Tanto para las solicitudes migradas como para las recargadas existen registros dobles.

Visualización Operador Cambiario Fechas.

Ruta de acceso:

• 19. Sistema de información para el control de Gestión de la Operaciones CADIVI en el proceso Interno de Importaciones.

• 20. CADIVI – Operador cambiario fechas

Una vez dentro de la Visualización Operador Cambiario Fechas, se debe ingresar el N° de Solicitud CADIVI y hacer click en el tipo de búsqueda recursiva que se desea realizar, ya sea: Vacías Operador Cambiario AAD ó Vacías Operador Cambiario ALD ó Vacías Fecha Entrega de solicitudes a CADIVI para ALD.

Para nuestro ejemplo no se ingreso un N° Solicitud CADIVI especifico y se selecciono la opción Vacías Fecha Entrega de solicitudes a CADIVI para ALD, dicha búsqueda arrojo el siguiente resultado.

DESCRIPCIÓN DE LAS COLUMNAS MOSTRADAS EN EL REPORTE SEGÚN EL TIPO DE BÚSQUEDA REALIZADA.

Columna 1: Sol. CADIVI.

Columna 2: Operador cambiario.

Columna 3: Fecha entrega Operador Cambiario para AAD.

Columna 4: Fecha entrega Operador Cambiario para ALD.

Columna 5: Fecha en CADIVI para ALD.

Columna 6: Fecha fianza en Banco.

Columna 7: Fecha fianza en CADIVI.

Columna 8: Proveedor.

TIPO DE EXPEDIENTES:

• 3. Nuevo Régimen.

Columna 1: Operador cambiario.

Columna 2: Fecha entrega Operador Cambiario para AAD.

TIPS: La siguiente información es tomada del acuse de recibido:

a) Número Solicitud;

b) Nombre del operador cambiario; y

c) Fecha de entregado al operador cambiario (sello húmedo)

Proceso:

• Salida del buque.

• Arribo del buque, varía según el origen: Europa; Brasil, Estados Unidos, Argentina, etc.

• Período de nacionalización = 30 días aproximadamente.

• Una vez entregado el documento de nacionalización a SIDOR, se prepara el expediente de correcto uso y se envía al operador cambiario correspondiente.

• 4. Correcto Uso.

Columna 3: Fecha entrega Operador Cambiario para ALD [2]

En este caso, las Columnas 1 y 2 ya se encuentran llenas.

Esta información se extrae del acta que entrega el banco. Cuando el banco envíe las FORMAS 1 correspondientes, colocar la fecha de recibido por CADIVI en la

Columna 4: Fecha en CADIVI para ALD (Fecha que muestra el sello húmedo o en su defecto la fecha que aparece en el extremo inferior izquierdo de la hoja.

• 5. Fianzas originales:

• a) Obtención del código AAD (Autorización de Adquisición de Divisas) como cualquier expediente de Nuevo Régimen.

• b) A los 15 días aproximadamente de haber obtenido el código AAD se envía la fianza original al operador cambiario.

• c) Con el acta de recepción del banco, colocar la fecha de entrega de la fianza original en la Columna 5: Fecha fianza en Banco.

• d) En el caso de fianzas se solicita el código ALD (Autorización de Liquidación de Divisas), antes de nacionalizar y entregar el expediente de correcto uso ante CADIVI. Mientras esto sucede, las Columnas 3 y 4 se encontrarán vacías.

• e) Al igual que con los expedientes de correcto uso, es necesario preparar una relación y solicitar la FORMA 1 de las fianzas entregadas al banco. Una vez recibidas las FORMAS 1, colocar la fecha de entregado en CADIVI en la Columna 6: Fecha fianza en CADIVI.

• f) Eventualmente, el pedido se nacionalizará y tal como se hace regularmente se entregará al banco el expediente de correcto uso respectivo.

Visualización Operador Cambiario Fechas.

Ruta de acceso:

• 21. Sistema de información para el control de Gestión de la Operaciones CADIVI en el proceso Interno de Importaciones.

• 22. CADIVI Tesorería.

El único modo de entrar al módulo CADIVI – Tesorería es ingresando el número de la solicitud CADIVI. Y luego presionando el boton

Una vez dentro del módulo CADIVI – Tesorería, se debe seleccionar la fila donde se encuentra el registro que se desea modificar y luego hacer click en para que aparezca la ventana donde vaciarás los datos del código AAD.

Para proseguir, hacemos click en el botón que se encuentra al lado derecho de la celda Evento para desplegar la LISTA DE ACIERTOS una serie de opciones.

Luego, colocamos el cursor sobre la celda del evento N° 04: AAD. Para elegir esta opción hacer doble click ó darle al botón

Ahora, procedemos a ingresar los datos: Monto aprobado < se utiliza el punto (.) como contador de miles. La coma (,) es utilizada para separar los decimales, de igual modo en el campo de Monto AAD>

Finalmente, se ingresa la fecha de aprobación del código AAD (Las tres celdas deben contener datos, a efecto de confirmar la información a grabar.

Finalmente, se debe hacer click sobre el botón para grabar todas las modificaciones realizadas.

Ya así quedarán guardados los cambios sobre los eventos en el cual se encuentra la Sol. CADIVI especifica.

Automáticamente, el sistema te lleva de regreso a la pantalla inicial. Para modificar otro registro debes realizar de nuevo todo el proceso.

LISTADO EXCEL.

Ruta de acceso:

• 2. Sistema de información para el control de Gestión de la Operaciones CADIVI en el proceso Interno de Importaciones.

• 3. Listado General Excel.

El listado Excel puede generarse por medio de las siguientes opciones:

• 8. Tipo de expediente: 01 (Transitoriedad I), 02 (Transitoriedad II), 03 (Irregulares) y 20 (Nuevo régimen)

• 9. Código del proveedor.

• 10. Solicitud CADIVI.

• 11. Orden de Compra, entre otras.

Luego de seleccionar la variable deseada, se debe hacer click en el botón y esperar a que se despliegue una ventana que permita elegir el tipo de tabla que desea generar. La modalidad más utilizada es: Excel visual. Luego habiendo seleccionado la modalidad procedemos a hacer click en el botón para generar la lista. El botón CANCELAR se utiliza para cancelar la acción.

Acto seguido, se despliega la información solicitada en 89 columnas. Las más utilizadas son:

• Columna G (7): Factura proveedor CADIVI

• Columna I (9): Orden de compra.

• Columna O (15): Solicitud CADIVI.

• Columna P (16): Monto AAD

• Columna Q (17): Fecha AAD

• Columna R (18): Código AAD

• Columna S (19): Monto ALD

• Columna T (20): Fecha ALD

• Columna U (21): Monto ALD

• Columna X (24): Observaciones

• Columna Y (25): Fecha entregado en Op.Cambiario para ALD

• Columna Z (26): Fecha de entregado en CADIVI para ALD

• Columna AN (40): Desestimada

• Columna BE (57): Proveedor.

• Columna BI (61): Moneda.

• Columna CI (87): Monto solicitado.

Reporte de Gestión en formato Excel.

En la construcción y desarrollo de proyectos como el diseño de un sistema de información, se aplican métodos y técnicas para resolver los problemas, la informática aporta herramientas y procedimientos sobre los que se apoya la ingeniería de sistema.

• 12. Mejorar la calidad de los productos de sistema

• 13. Aumentar la productividad y trabajo de los ingenieros de sistema.

• 14. Facilitar el control del proceso de desarrollo de sistema.

• 15. Suministrar a los desarrolladores las bases para construir un sistema de alta calidad en una forma eficiente.

• 16. Definir una disciplina que garantice la producción y el mantenimiento de los productos de sistemas desarrollados en el plazo fijado y dentro del costo estimado.

• 2 OBJETIVOS DE LOS PROYECTOS DE SISTEMAS.

Para que los objetivos se cumplan las empresas emprenden proyectos por las siguientes razones:

Capacidad.

Las actividades de la organización están influenciadas por la capacidad de ésta para procesar transacciones con rapidez y eficiencia.

Los sistemas de información mejoran esta capacidad en tres formas.

Aumentan la velocidad de procesamiento.

Los sistemas basados en computadora pueden ser de ayuda para eliminar la necesidad de cálculos tediosos y comparaciones repetitivas.

Un sistema automatizado puede ser de gran utilidad si lo que se necesita es un procesamiento acelerado.

Aumento en el volumen.

La incapacidad para mantener el ritmo de procesamiento no significa el abandono de los procedimientos existentes. Quizá éstos resulten inadecuados para satisfacer las demandas actuales. En estas situaciones se considera el impacto que tiene la introducción de procesamiento computarizado, si el sistema existente es manual. Es poco probable que únicamente el aumento de la velocidad sea la respuesta. El tiempo de procesamiento por transacción aumenta si se considera la cantidad de actividades comerciales de la empresa junto con su patrón de crecimiento.

Recuperación más rápida de la información.

Las organizaciones tales como SIDOR, C.A, almacenan grandes cantidades de datos, por eso, debe tenerse en cuenta donde almacenarlos y como recuperarlos cuando se los necesita.

Cuando un sistema se desarrolla en forma apropiada, se puede recuperar en forma rápida la información.

Vigilancia de los costos.

Para determinar si la compañía evoluciona en la forma esperada, de acuerdo con lo presupuestado, se debe llevar a cabo el seguimiento de los costos de mano de obra, bienes y gastos generales.

La creciente competitividad del mercado crea la necesidad de mejores métodos para seguir los costos y relacionarlos con la productividad individual y organizacional.

Reducción de costos.

Los diseños de sistemas ayudan a disminuir los costos, ya que toma ventaja de las capacidades de cálculo automático y de recuperación de datos que están incluidos en procedimientos de programas en computadora. Muchas tareas son realizadas por programas de cómputo, lo cual deja un número muy reducido de éstas para su ejecución manual, disminuyendo al personal.

Mayor seguridad de información.

Algunas veces el hecho de que los datos puedan ser guardados en una forma adecuada para su lectura por medio de una máquina, es una seguridad difícil de alcanzar en un medio ambiente donde no existen computadoras.

Para aumentar la seguridad, generalmente se desarrollan sistemas de información automatizados. El acceso a la información puede estar controlado por un complejo sistemas de contraseñas, limitado a ciertas áreas o personal, si está bien protegido, es difícil de acceder.

Menor margen de error: (mejora de la exactitud y la consistencia).

Esto se puede lograr por medio del uso de procedimientos de control por lotes, tratando de que siempre se siga el mismo procedimiento. Cada paso se lleva a cabo

de la misma manera, consistencia y con exactitud: por otra parte se efectúan todos los pasos para cada lote de transacciones.

A diferencia del ser humano, el sistema no se distrae con llamadas telefónicas, ni olvidos e interrupciones que sufre el ser humano. Si no se omiten etapas, es probable que no se produzcan errores.

Comunicación.

La falta de comunicación es una fuente común de dificultades que afectan tanto a cliente como a empleados. Sin embargo, los sistemas de información bien desarrollados amplían la comunicación y facilitan la integración de funciones individuales.

Interconexión (aumento en la comunicación).

Muchas empresas aumentan sus vías de comunicación por medio del desarrollo de redes para este fin, dichas vías pueden abarcan todo el país y les permiten acelerar el flujo de información dentro de sus oficinas y otras instalaciones que no se encuentran en la misma localidad.

Una de las características más importantes de los sistemas de información para oficinas es la transmisión electrónica de información, como por ejemplo, los mensajes y los documentos.

Integración de áreas en las empresas.

Con frecuencia las actividades de las empresas abarcan varias áreas de la organización, la información que surge en un área se necesita en otra área, por ejemplo. Los sistemas de información ayudan a comunicar los detalles del diseño a los diferentes grupos, mantienen las especificaciones esenciales en un sitio de fácil acceso y calculan factores tales como el estrés y el nivel de costos a partir de detalles proporcionados por otros grupos.

• CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En este capítulo se detallan las conclusiones y recomendaciones que surgieron del desarrollo y análisis del presente estudio.

1. CONCLUSIONES

• Dado el actual crecimiento de información manejada en el Departamento CADIVI – SIDOR surge la necesidad de que dicho departamento tenga un Sistema de Información, que le facilite automatizar los procesos para lograr manejar de manera eficiente dicha información y la oriente hacia el futuro en la toma de decisiones acertadas para lograr prever y resolver problemas.

• Dicho Sistema de Información estaría estructurado para almacenar, ordenar, procesar y emitir resultados constituyéndose en herramientas sólidas y consistentes de decisión.

• De acuerdo con la información recolectada, los departamentos involucrados dentro del proceso de importaciones cuentan con un personal convencido de las ventajas que ofrece la automatización de las tareas y la necesidad de manejar información precisa y veraz, de manera que la idea de una propuesta de un Sistema de Información tiene una alta posibilidad de éxito en la consecución de los objetivos.

• Existe baja confiabilidad en la información suministrada por los reportes emitidos del sistema de control actual, los resultados parciales no son cónsonos con los resultados totales finales. Los reportes de indicadores muchas veces no reflejan la realidad de la gestión.

• La carga de la información en la base se hace manualmente lo que a su vez trae como consecuencia duplicidad de los registros.

• Falta de uniformidad de los datos registrados (Ejemplo: Número de Proveedor, Número de Factura).

• La base creada en formato Excel acerca de los expedientes enviados al banco no presentan ningún tipo de filtrado acerca del status en el que se encuentran las solicitudes, en caso de haber sido rechazadas, desestimadas, aprobadas o si en algún caso son motivo de modificaciones.

2. RECOMENDACIONES

• 3 Seguir desarrollando las etapas restantes de la metodología utilizada, bajo la supervisión de la Gerencia de Informática.

• 4 El usuario debe participar activamente en las diferentes fases, de acuerdo a los lineamientos de la metodología.

• 5 Reemplazar algunos formatos por otros que contengan información exacta, clara, precisa y completa de manera que facilite el registro y tabulación de la información de manera exacta y que además, proporcione instrucciones para su respectivo llenado.

• 6 Realizar un programa de capacitación e información sobre la naturaleza del sistema a implementarse. Ya que el Sistema de Información trabaja mejor si todos los miembros del personal están comprometidos en su desarrollo, si tienen claros los

procesos y comprender con facilidad la información que se utiliza. Y cuando los miembros del personal están interesados en la información y en su utilidad recolectan los datos con mayor cuidado, atención y de una manera más exactos.

• 7 Estudiar la factibilidad de instalación de este Sistema de Información en el Departamento CADIVI – SIDOR, instrumentar este Sistema de Información planteado con la finalidad que el este cuente con una herramienta poderosa de información.

• 8 Mientras se desarrolla el Sistema de Información Propuesto se recomienda revisarlo periódicamente, con la finalidad de mejorarlo o por el contrario obviar pasos innecesarios.

• 9 Debe destacarse que el proceso de implantación de un Sistema de Información debe ir acompañado de una serie de políticas, normas y procedimientos que permitan consolidar el empleo adecuado y una evaluación continúa de este sistema.

• 10 Estudiar la posibilidad de implantar modificaciones similares para el tratamiento de otro tipo de procesos como el de exportaciones.

• 11 En cuanto a la seguridad del sistema, se debe realizar una programación constante para la revisión de este punto, a fin de mantener siempre un alto nivel de confiabilidad en el sistema y los procesos que se manejan a través del mismo.

• GLOSARIO

AD HOC: A propósito especial para aquello de que se trata.

CAMBIARIA: Relativo al negocio del cambio o a la letra de cambio.

CAMBIO DE DIVISAS: Servicio bancario consistente en la compra de billetes, cheques y otros documentos extendidos en moneda extranjera mediante conversión a moneda nacional, o viceversa.

CAMBIO DE MONEDA: Servicio bancario que consiste en el intercambio de billetes y monedas extranjeras por su equivalente en moneda nacional o a la inversa.

CAMBIO LIBRE: El que resulta de la libre oferta y demanda.

CAMBIO OFICIAL: El que se fija en forma impositiva por la autoridad monetaria.

CONTROL DE CAMBIO: Situación que ocurre cuando un gobierno regula las transacciones cambiarias, estableciendo un cierto tipo de cambio con el fin de controlar las entradas o salidas excesivas de capital en el país.

COTIZACION: Asignar el precio [de un valor en la bolsa, de un artículo en el mercado]. Imponer o fijar una cuota o escote, repartir un pago. Poner precio, valorar, estimar.

DIVISA: Moneda extranjera referida a la unidad del país de que se trata.

DEFICIT: Saldo que se produce cuando los pagos superan los ingresos. Se habla de déficit cuando al acabar un ejercicio se hace balance y el resultado es negativo.

DEVALUACION: Modificación del tipo de cambio oficial que reduce el valor de la moneda nacional en relación con las monedas extranjeras y con su patrón metálico.

DEMANDA: Cantidad de un bien o servicio que están dispuestos los agentes económicos a retirar del mercado, en un período concreto y para unas circunstancias en el mercado dadas.

ESTRAPERLO: Comercio ilegal de artículos intervenidos por el Estado.

INCOTERMS: Los incoterms establecen reglas internacionales que permiten interpretar y solucionar los problemas derivados de un conocimiento impreciso de las prácticas comerciales utilizadas en los países del comprador y vendedor, según las Reglas Oficiales de la Cámara de Comercio Internacional (CCI), para la interpretación de los términos comerciales:

FAS (Free Alongside Ship): La entrega de la mercancía se realiza cuando es colocada por el vendedor al costado del buque en el puerto de embarque convenido. son por cuenta del comprador todos los costes y riesgos de pérdida o daño de la mercancía desde ese momento. Este incoterm exige al vendedor despachar la mercancía en aduana para la exportación.

FOB (Free on Board): El vendedor tiene la obligación de cargar la mercancía a bordo del buque en el puerto de embarque especificado en el contrato de venta. El comprador selecciona el buque y paga el flete marítimo. La transferencia de riesgos y gastos se produce  cuando la mercancía rebasa la borda del buque. El vendedor se encarga de los trámites para la exportación.

CFR (Cost and Freight): El vendedor paga los gastos de transporte y otros necesarios para que la mercancía llegue al puerto convenido, si bien el riesgo de pérdida o daño de la mercancía se transmite de vendedor a comprador una vez haya sido entregada esta a bordo del buque en el puerto de embarque y haya traspasado la borda del mismo. También exige que el vendedor despache la mercancía de exportación. El seguro es a cargo del comprador.

CIF (Cost, Insurance and Freight): El vendedor tiene las mismas obligaciones  que bajo CFR, si bien, además, ha de contratar y pagar la prima del seguro marítimo de cobertura de la pérdida o daño de la mercancía durante el transporte, ocupándose además,  del despacho de la mercancía en aduana para la exportación.

DES (Delivered ex Ship): La mercancía es puesta por el vendedor a disposición del comprador a bordo del buque, en el puerto de destino convenido, sin llegar a despacharla en aduana para la importación. El vendedor asume los costes y riesgos de transportar la mercancía hasta el puerto de destino, pero no de la descarga. Solo se usa cuando el transporte es por mar.

DEQ (Delivered ex Quay): El vendedor cumple su obligación de entrega cuando pone la mercancía a disposición del comprador sobre el muelle y una vez descargada, en el puerto de destino convenido. En este término es el comprador el obligado a realizar el despacho aduanero de la mercancía para la importación. Solo es usado en transporte marítimo.

DAF (Delivered at Frontier): El vendedor cumple su obligación, cuando, una vez despachada la mercancía en la aduana para la exportación la entrega en el punto y lugar convenidos de la frontera, antes de rebasar la aduana fronteriza del país colindante y sin responsabilidad de descargarla. Es de vital importancia que sea definido con precisión el "término" frontera.

EXW (Ex Works): El vendedor se obliga a poner a disposición del comprador en su establecimiento o lugar convenido (p.e. fábrica, taller, almacén, etc.), sin despacharla para la exportación ni efectuar la carga en el vehículo receptor, concluyendo sus obligaciones.

FCA (Free Carrier): El vendedor entrega la mercancía y la despacha para la exportación al transportista nombrado por el comprador en el lugar convenido. El lugar de entrega elegido determina las obligaciones de carga y descarga de la mercancía en ese lugar: si la entrega tiene lugar en los locales de vendedor, éste es responsable de la carga; si la entrega ocurre en cualquier otro lugar, el vendedor no el responsable de la descarga.

CPT (Carriage Paid to): El vendedor contrata y paga el flete de transporte de la mercancía hasta el lugar de destino convenido. El riesgo de pérdida o daño se transfiere del vendedor al comprador cuando la mercancía ha sido entregada a la custodia del primer transportista designado por el vendedor, caso de existir varios. el despacho en aduana de exportación lo realiza el vendedor.

CIP (Carriage and Insurance Paid to): Este término obliga al vendedor de igual forma que el CPT y además debe contratar el seguro y pagar la prima correspondiente, para cubrir la pérdida o daño de la mercancía durante el transporte, si bien, solo está obligado a contratar un seguro con cobertura mínima.

DDU (Delivered Duty Unpaid): El vendedor entrega la mercancía al comprador en el lugar convenido del país del comprador, no despachada para la aduana de importación y no descargada de los medios de transporte, a su llegada a dicho lugar.

El término DDU puede utilizarse en cualquier medio de transporte.

El vendedor debe asumir todos los gastos y riesgos relacionados con llevar la mercancía hasta el lugar convenido. El comprador ha de pagar cualesquiera gastos adicionales y soportar los riesgos en caso de no poder despachar la mercancía en aduana para su importación a su debido tiempo.

DDP (Delivered Duty Paid): En este término el vendedor realiza la entrega de la mercancía al comprador, despachada para la importación y no descargada de los medios de transporte a su llegada al lugar convenido del país de la importación. El vendedor asume todos los gastos y riesgos, incluidos derechos, impuestos y otras cargas por llevar la mercancía hasta aquel lugar, una vez despachada en aduana para la importación.

INVERSION: Acción de emplear capital en negocios productivos.

LEGAJO: Conjunto de papeles que se guardan u ordenan juntos por tratar de una misma materia.

MERCADO DE CAMBIO: Consiste en el mercado de compra y venta de las divisas de los demás países con respecto a la divisa del país local.

MERCADO DE DIVISAS: Es aquel que permite que la banca pueda comprar y vender billetes y monedas extranjeras (divisas), tanto para cubrir las operaciones comerciales como para fines especulativos de financiación, inversiones internacionales y de garantía.

OFERTA: Precio que se paga por una cosa que se subasta o vende.

PARIDAD: Comparación de una cosa con otra por ejemplo o símil. Igualdad o gran semejanza de las cosas entre sí.

REVALUACION: Aumentar el valor de una moneda de un país respecto a los de los otros.

SUPERAVIT: En el comercio, exceso del haber o caudal sobre el debe u obligaciones de la caja. En la administración pública, exceso de los ingresos sobre los gastos.

VARIACION: Cambio de valor de una magnitud o de una cantidad.

DEDICATORIA

A Dios, por permitirme comprobar que con esfuerzo y perseverancia se puede alcanzar una meta.

A mis padres, Alvaro y Rosa por su amor e impulso de cumplir mis sueños.

A mis hermanos, por su cariño, apoyo y deseo de seguir adelante.

A mis amigos y amigas, que aunque algunos no estén ahora, el simple hecho de haber podido compartir con ellos momentos agradables cuenta para tenerlos siempre presentes.

A esas personas que conocí y que durante este tiempo me ayudaron a seguir impulsándome hacia el éxito.

A esa persona especial que siempre me brinda su apoyo.

A todos, gracias.

AGRADECIMIENTO

A Dios, por estar conmigo en todo momento y guiarme por el camino correcto.

A la UNEXPO, por darme la formación académica necesaria para el logro de esta meta.

A SIDOR, C.A. por permitirme cumplir con un requisito académico de realizar el Tesis de Grado para optar el Título de Ingeniero Industrial en sus instalaciones.

A la Lic. Rosa Maria Calabrese por su ayuda y colaboración prestada como Tutor Industrial.

A la Ing. Sujeill Rodríguez por su colaboración y ayuda en la realización del trabajo.

Al Ing. Andrés Eloy Blanco, Tutor Académico por su orientación y apoyo en la formación de mi carrera.

A todo el personal del Departamento SAP.

A todos mis amigos y compañeros de clase.

Autor:

Javier A. Rivera S.

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

Trabajo de Grado. Departamento de Ingeniería Industrial. Vice – Rectorado Puerto Ordaz. UNEXPO. Tutor Académico: Ing. Andrés Blanco. Tutor Industrial: Lic. Rosa Calabrese.

2006

Diseño de un Sistema de Información para el Control de Gestión de las Operaciones CADIVI en el proceso interno de importaciones en SIDOR, C.A.

182 páginas.

Trabajo de Grado.

Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre"

Vice – Rectorado Puerto Ordaz. Departamento de Ingeniería Industrial

Departamento de Entrenamiento Industrial

Tutor Académico: Ing. Andrés Eloy Blanco

Tutor Industrial: Lic. Rosa Calabrese

[1] Primer contacto: los datos contenidos en la factura proforma recibida fueron vaciados en el sistema, así como las fechas tentativas de embarque, arribo y nacionalización, aduana de llegada, buque moto/nave, etc.

[2] Tres (3) días después de haber entregado los expedientes de correcto uso al operador cambiario, debemos preparar una relación –en Excel- de los mismos y solicitar al banco la FORMA 1 correspondiente.