La comunicación en la gestión gerencial

Resumen

La presente investigación monográfica tiene como propósito fundamental realizar un análisis de la influencia de la comunicación en el clima organizacional en las instituciones educativas de la III etapa. Es por ello que, se realizó una revisión bibliográfica, en cual se plasman los puntos más relevantes de la comunicación, el clima organizacional, Posteriormente se determina la importancia e influencia que tiene la comunicación en la gestión gerencial y como se pueden solventar las barreras comunicacionales, para fortalecer el clima organizacional de las organizaciones. En el mismo orden, se presentan modelos de clima organizacional, se realizó un análisis de la comunicación dentro de la gestión gerencial, destacando la importante labor que tiene el gerente en el desarrollo del clima organizacional. Para finalizar se hace especial énfasis en que el clima organizacional es construido por los miembros de la organización y trabajar el clima permite generar procesos de mejora orientados a incrementar la eficacia de las prácticas organizacional.

Introducción

El hombre como ser social se ha visto en la necesidad de expresarse, y ha creado códigos y manifestaciones para interactuar y proyectarse en el medio que lo rodea, ha ido comprendiendo y analizando las formas de comunicarse a través de un proceso constante de tecnificación y evolución para ampliar los medios y canales de transmisión de sus manifestaciones y puntos de vista.

Si bien es cierto que, en esa búsqueda constante por optimizar la acción comunicativa, se han observado adelantos indiscutibles que han generado técnicas, estrategias y nuevos modelos para intercomunicarse, no pueden desestimarse las necesidades cada vez más recientes de adecuar los proyectos comunicativos ante la complejidad de un mundo cada vez más dinámico.

Es necesario señalar la importancia de concebir a la comunicación no solo como una necesidad primaria, asociada a la naturaleza del hombre y su condición, sino como una acción que representa el principal elemento para divulgar, canalizar, expresar y orientar todas las acciones del ser humano en los distintos ambientes donde se desempeñan. Las organizaciones, deben enfocarse en gerenciar basados en las formas y sentidos de comunicación, deben tener modelos óptimos de planes comunicativos.

En el caso de las instituciones educativas, este proceso reviste un particular acento de relevancia, y en tal sentido, es destacable abocar esfuerzo para hacer de la comunicación más que un proceso natural, una actividad de altos niveles de utilidad, efectividad, sin desestimar, bajo ninguna circunstancia, el valor inherente a tales procesos, tomando en cuenta la condición del ser humano, su individualidad y las riquezas de sus opiniones ante su contexto.

El trabajo de equipo en una institución educativa es de vital importancia, porque facilita la participación, corresponsabilidad, solidaridad y tolerancia que ayudan a la institución a tener logros mejores y duraderos, si bien es cierto, toda organización crea su propia cultura, costumbre y usos adaptándola a un sistema formal. El gerente educativo debe estar en capacidad de prever las posibles situaciones de los principales escenarios y valores que se viven en la institución educativa en un momento determinado. Por ello el comportamiento organizacional es la materia que se busca establecer en que forman afectan los individuos, los grupos y el ambiente en el comportamiento de las personas dentro de las organizaciones, siempre buscando con ello eficacia dentro de la institución.

Es importante señalar los aportes de Habermas (2002), con sus teorías de la Acción Comunicativa, donde se estudia y analiza la comunicación y sus distintas dimensiones, planteando un conjunto valioso de principios que refirman su transcendencia y valor, así como una óptica de gran significado para asumir a la comunicación dentro de un clima de profundidad y complejidad respecto al ser. Los principios y postulados en las teorías de Habermas, son relevantes como recursos para afrontar las comunicaciones organizacionales, ninguna organización esta ajena a éstos, y que constituyen oportunidades valiosas para impulsar favorablemente a los grupos.

En este sentido, puede definirse la organización como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajos que corresponden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollando actividades y aplicando recursos en pro del logro de los objetivos organizacionales. En este orden de ideas, se plantea que las organizaciones son sistemas sociales, por lo cual las actividades que estas emprenden están regidas por leyes sociales y psicológicas, lo que puede inferir que la existencia de un sistema social implica que el ambiente organizacional es cambiante y dinámico y no un conjunto estático de relaciones.

Por ello, las organizaciones difieren no solo en la estructura física, sino también en las actitudes y conductas que asumen quienes la conforman; esta interacción entre las personas, estructura, políticas y metas, generan una atmósfera o clima que hace que cada organización sea única a un nivel más profundo que el denotado por las estructuras formales de una organización (organigrama, diagramas, estadísticas); es así como todo grupo humano desarrolla características especiales y está obligado a adaptarse continuamente a una gran variedad de situaciones para satisfacer sus necesidades y mantener el equilibrio emocional.

De allí que, toda organización se considera un equipo constituido por sus miembros. Desde el nacimiento de ésta, el acuerdo básico que establecen sus integrantes es el de trabajar en conjunto para cumplir los objetivos y metas que la misma se propone; sin embargo, la puesta en práctica de modelos gerenciales, tales como cultura organizacional, calidad total, entre otros, que hasta ahora sustenta la forma de concebir, conceptuar y operacionalizar las organizaciones, han considerado el ser humano en teoría, al llevarlo a la práctica no se han consustanciado con la esencia del ser, ni flexibilizado y adaptado a la condición del mismo.

Se plantea entonces el problema, las organizaciones son sistemas sociales, por lo cual las actividades que estos emprenden están gobernadas por leyes sociales y psicológicas, lo que permite inferir que la existencia en un sistema social implica que el ambiente organizacional es cambiante y dinámico y no un conjunto estático de relaciones, en muchas organizaciones educativas los conflictos son generados por el mal uso de la comunicación, según.

Al respecto Chiavenato (2005) señala que una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y actuar conjuntamente para obtener el objetivo común deseado; Sin embargo, se hace necesario dentro de las instituciones educativas abordar la comunicación como un aspecto importante que rige la gestión gerencial, pues lejos de representar el eslabón fundamental de enlace entre las personas, se convierte en un foco de constante perturbación, obstruyendo la necesaria fluidez para el trabajo colectivo y dispersando las acciones de los miembros del grupo. Según Galindo (2002): Para que un gerente ponga en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos.

Lo anteriormente expuesto, genera consecuencias entre las cuales esta primeramente la falta de motivación, siendo esta uno de los factores internos que requiere mayor atención, la motivación es lo que mueve la conducta, la impulsa y la dirige hacia una meta, dejando en claro que el comportamiento es motivado. Es importante resaltar que, según Chiavenato (2005), del concepto motivación -en el nivel individual- surge el concepto –clima organizacional- en el nivel de la organización, aspecto importante en la relación entre las personas y las organizaciones, la intolerancia, teniendo en cuenta que la tolerancia, es la actitud y comportamiento, individual, social o institucional, caracterizado por la consciente permisividad hacia los pensamientos y acciones de otros individuos, sociedades o instituciones, pese a que los valores morales o éticos de aquéllos no coincidan, o incluso desaprueben, los de éstos..

Es de hacer notar que, el proceso de comunicación es relativamente sencillo, sin embargo, las deficiencias de la comunicación son evidentes en las organizaciones. Los perjuicios de percepción y atribución, las relaciones interpersonales, la estructura de la organización, la distancia física y las diferencias culturales pueden erigir barreras para comunicarse. En cuanto a los perjuicios de percepción y atribución, el mismo autor se refiere a las formas en que las personas entienden los estímulos del entorno, los perjuicios de percepción, como los estereotipos, el efecto de halo, la proyección y otras profecías que se cumplen pueden distorsionar la comunicación. Las relaciones interpersonales constituyen también otro factor que afecta la comunicación, depende de ella la fluidez de la comunicación, cuando se habla de relaciones interpersonales es un intercambio donde el receptor y emisor cambian de roles continuamente.

Seguidamente otro factor que degenera el proceso comunicativo, es la cultura, ya que está influenciada por el clima organizacional y a su vez, por el comportamiento que se produce en una cerrada simbiosis que es casi imperceptible cuando se inicia una y termina la otra; sin embargo es posible determinar algunos aspectos que la caracterizan. Según autores como Chiavenato (2005) la cultura organizacional es un conjunto de valores, creencias, tradiciones y modos de ejecutar las tareas que de manera consciente o inconsciente, cada organización adopta y acumula con el tiempo; además condiciona permanentemente el pensamiento y comportamiento de los grupos de personas.

Por lo tanto, la comunicación representa un aspecto de gran importancia que pudiera afectar incluso, el nivel de eficiencia de las instituciones y en tal sentido el gerente debe prever respuestas satisfactorias ante situaciones ligadas al proceso comunicacional. Sin embargo, se hace necesario dentro de las organizaciones educativas, abordar la comunicación como un aspecto importante que rigen la gestión gerencial para optimizarla, así como, generar condiciones favorables de trabajo, buenas relaciones interpersonales, satisfacción laboral y otros aspectos que tienen repercusión en el comportamiento laboral y que son elementos claves para una buena gestión gerencial.

La situación planteada genera en la investigación la inquietud por indagar y analizar la comunicación como factor que juega un papel protagónico en la gestión gerencial y su influencia en el fortalecimiento del clima organizacional en las instituciones educativas de la tercera etapa, lo cual hace necesario plantearse las siguientes interrogantes:

¿Influye la comunicación en el desarrollo de un clima organizacional en las instituciones educativas?

¿Cuál es el tipo de comunicación que debe emplear el gerente para que esta fluya favorablemente?

El propósito de la investigación, el acto de comunicar es necesario si se quiere formar un equipo unido; de la unión de los grupos depende el alcance de las metas y objetivos en común, es por esto que la comunicación se convierte en el eje donde gira todo el proceso gerencial, dependiendo de la calidad de la comunicación, dependerá la eficiencia y eficacia del personal de la institución educativa.

Es por ello que, esta investigación se centra en que, el gerente aborde la comunicación como un aspecto importante que rige la gestión gerencial, para optimizarla, así como, generar condiciones favorables de trabajo, buenas relaciones interpersonales, satisfacción laboral y otros aspectos que tienen repercusión en el clima organizacional. Logrando así comunicaciones eficaces y logrando cumplir entonces las metas propuestas por la institución, por cuanto la comunicación eficaz es realmente importante para el éxito de un clima organizacional, porque representa el eje fundamental del trabajo para que los individuos entiendan su roles en la organización.

El gerente debe mantener sistemática y permanentemente la forma de comunicación con todos los miembros de la organización a fin de elevar la motivación, valores, creencias, objetivos, la forma de pensar y la interacción de sus miembros, para ello es importante que utilice para sus fines la comunicación efectiva.

Esta investigación se justifica ya que en muchas instituciones los recursos comunicacionales se basan sobre los principios de autoridad, demostrado ir en detrimento de las necesidades de participación, integración y fortalecimiento de la calidad educativa, la gestión pedagógica, los procesos didácticos, técnicos-docentes y técnicos-administrativos.

Lo anteriormente expuesto, genera en las instituciones que el proceso de comunicación sea poco efectivo, pues al no existir el flujo comunicacional que tome en cuenta a todos los miembros de la organización se presenta una fractura que no permite que estas se desenvuelvan de manera correcta.

Es por ello que, es conveniente analizar a fondo los procesos comunicacionales y para utilizarlos en beneficio de las instituciones, en pro a lograr una comunicación fluida entre todos los miembros de la organización, lo que genera a su vez un clima organizacional donde todos tengan participación activa.

Afirma Chiavenato (2005), una organización sólo existe cuando dos o más personas se juntan para cooperar entre sí y alcanzar objetivos comunes, que no se pueden lograr mediante la iniciativa individual. Por lo cual dentro de una institución la gestión gerencial debe estar enfocada hacia el fortalecimiento del clima organizacional, basándose primeramente en la comunicación, pues a través de esta se generan los procesos de interacción entre los miembros de la institución y en consecuencia el fortalecimiento de un clima organizacional favorable es fundamental para un funcionamiento eficiente de la institución educativa, así como crear condiciones de convivencia armoniosa.

En cuanto a los alcances de la investigación la problemática presentada, como lo es la falta de comunicación por parte de los gerentes lo que provoca un clima organizacional que no permite cumplir los objetivos de las instituciones educativas de la tercera etapa; genero esta investigación la cual tienen busca analizar la comunicación ya que el eje principal para que la gestión gerencial genere un clima organizacional donde todos los miembros estén comprometidos para cumplir con los objetivos de la institución.

Cabe destacar, que la investigación abarca una población a la que esta dirigida, es muy amplia ya que la comunicación es un factor importante para el fortalecimiento de un clima organizacional, puede ser utilizado por todas las instituciones, en este caso el estudio está enmarcado hacia instituciones educativas. Además proporciona insumos teóricos a otros investigadores, así como también a otras instituciones que pudieran presentar este tipo de problemáticas. Igualmente puede constituir material de reflexión para los distintos actores educativos, también podrán orientar otras iniciativas de investigación relacionadas con la gerencia y el mejoramiento del clima organizacional.

Ahora bien, considerando los planteamientos anteriores es importante mencionar los Objetivos que persigue esta investigación:

Objetivo General:

Describir la importancia de la comunicación en la Gestión Gerencial para el fortalecimiento de un clima organizacional en las instituciones educativas de la tercera etapa de educación básica.

Objetivos Específicos:

• Revisar los factores comunicacionales y los elementos que favorezcan a la fluidez comunicacional.

• Describir la importancia del clima organizacional en la gestión gerencial dentro de las instituciones educativas.

• Establecer la importancia de la comunicación para el fortalecimiento de un buen clima organizacional.

La metodología utilizada Silva (2006), corresponde a una investigación monográfica; este tipo de investigación se orienta hacia el análisis de diferentes hechos y fenómenos a través de estudios rigurosos, apoyándose en técnicas muy precisas y fuentes de carácter documental.

Según el manual de trabajo de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales (UPEL 2007), se define como "el estudio teórico reflexivo y analítico sobre situaciones prácticas y problemas en el área de la especialización con el fin de describirlo, como identificar factores intervinientes y posibles causas y vías para su solución" (pág 23).

Dicho tipo de investigación permitió estructurar el trabajo en cuatro capítulos como se mencionan a continuación: Capítulo I: se abordará la comunicación, elementos y barreras. En el cual se pretende explicar cómo lograr la fluidez comunicacional. Capítulo II El Clima Organizacional, la motivación y el clima organizacional. En este capítulo se explicará como la motivación influye en el clima organizacional Capítulo III la comunicación en la Gestión Gerencial para el l fortalecimiento de un clima organizacional en las instituciones educativas de la tercera etapa, posteriormente se plantean las conclusiones y recomendaciones, se finaliza con la mención de las referencias bibliográficas.

CAPITULO I

La comunicación en las organizaciones

LA COMUNICACIÓN

La comunicación, es la base fundamental en el desarrollo de cualquier organización, es a través de ella que se puede lograr formar grupos creadores de sistemas que generen éxito organizacional. Por lo tanto debe ser el pilar fundamental que el gerente no puede obviar para lograr los objetivos y metas de la organización a la cual dirige.

Es de hacer notar que, la palabra comunicación viene del latín communis, común, de aquí se deriva que el comunicador desee establecer una comunidad de información con otro receptor. La comunicación es la transmisión de información y entendimiento mediante el uso de símbolos comunes. Estos símbolos comunes pueden ser verbales o no verbales.

Tanto el latín como los idiomas romances han conservado el especial significado de un término griego (el de Koinoonia) que significa a la vez comunicación y comunidad. También en castellano el radical común es compartido por los términos comunicación y comunidad. Ello indica a nivel etimológico la estrecha relación entre "comunicarse" y "estar en comunidad". En pocas palabras, se "está en comunidad" porque "se pone algo en común" a través de la "comunicación".

La Comunicación, es el proceso de transmisión y recepción de ideas, información y mensajes. En los últimos 150 años, y en especial en las dos últimas décadas, la reducción de los tiempos de transmisión de la información a distancia y de acceso a la información ha supuesto uno de los retos esenciales de nuestra sociedad.

Por su parte, Fernández (1999) afirma que "la comunicación aparece en el instante mismo en que la estructura social comienza a configurarse, justo como su esencial ingrediente estructural, y que donde no hay comunicación no puede formarse ninguna estructura social"… Para el autor el término comunicación debe reservarse a la interrelación humana, al intercambio de mensajes entre hombres, sean cuales fueren los aparatos intermediarios utilizados para facilitar la interrelación a distancia.

Considerando las concepciones anteriores se puede definir la comunicación como: "la relación comunitaria humana consistente en la emisión-recepción de mensajes entre interlocutores en estado de total reciprocidad, siendo por ello un factor esencial de convivencia y un elemento determinante de las formas que asume la sociabilidad del hombre".

Para que haya comunicación es necesario un sistema compartido de símbolos referentes, lo cual implica un intercambio de símbolos comunes entre las personas que intervienen en el proceso comunicativo. Quienes se comunican deben tener un grado mínimo de experiencia común y de significados compartidos Fernández (1999).

En cuanto a su propósito, Aristóteles en sus tiempos deja muy claramente asentado que la meta principal de la comunicación es la persuasión, es decir, el intento que hace el orador de llevar a los demás a tener su mismo punto de vista.

Berlo (1999) afirma que nos comunicamos para influir y para afectar intencionalmente a otras personas. De igual modo afirma que nuestro fin básico (al comunicarnos) es alterar la relación original existente entre nuestro organismo y el medio que nos rodea.

Teoría de la comunicación

Los siguientes son algunos puntos de vista sobre la comunicación y de la teoría de la comunicación:

• Mecanicista: Este punto de vista entiende la comunicación como un perfecto transmisor de un mensaje desde un emisor hasta un receptor tal como se ve en el diagrama anterior.

• Psicológico: Considera a la comunicación como el acto de enviar un mensaje a un perceptor (llamado así porque considera al receptor como sujeto de la comunicación) y en el cual las sensaciones y las ideas de ambas partes influyen considerablemente en el contenido del mensaje.

• Construccionismo social: Este punto de vista, también llamado "interaccionismo simbólico", considera a la comunicación como el producto de significados creativos e interrelaciones compartidas.

• Sistemática: Considera a la comunicación como un mensaje que pasa por un largo y complejo proceso de transformaciones e interpretaciones desde que ocurre hasta que llega a los perceptores.

La revisión de una teoría en particular a este nivel dará un contexto sobre el tipo de comunicación tal como es visto dentro de los confines de dicha teoría. Las teorías pueden ser estudiadas y organizadas además de acuerdo a la ontología, la epistemología y la axiología que en general son impuestas por el teórico.

• Ontología: Pone la pregunta sobre el qué, exactamente, el teorista examina. Se debe considerar la verdadera naturaleza de la realidad. La respuesta, por lo general, cae dentro del campo de uno de los tres fenómenos ontológicos dependiendo de la lente con la cual el teórico mire el problema: realista, nominalista o construccionismo.

• La perspectiva realista mira el mundo de manera objetiva en la creencia de que hay un mundo por fuera de nuestras propias experiencias y cogniciones.

• La perspectiva nominalista mira al mundo subjetivamente en la idea de que todo aquello al exterior de las cogniciones del sujeto son únicamente nombres y etiquetas.

• La perspectiva construccionista monta la barrera entre lo objetivo y lo subjetivo declarando que la realidad es aquello que creamos juntos.

• Epistemología: Pone la pregunta sobre el cómo los teóricos estudian el fenómeno escogido. En los estudios epistemológicos, el conocimiento objetivo es aquel que es el resultado de una mirada sistemática de las relaciones casuales del fenómeno. Este conocimiento es por lo general deducido por medio de métodos científicos. Los estudiosos por lo general piensan que la evidencia empírica recogida de manera objetiva está más cerca de reflejar la verdad en las investigaciones. Teorías de este corte son generalmente creadas para predecir fenómenos. Teorías subjetivas sostienen que el entendimiento está basado en conocimientos localizados, típicamente establecidos a través de la utilización de métodos interpretativos tales como la etnografía y la entrevista. Las teorías subjetivas se desarrollan por lo general para explicar o entender fenómenos del mundo social.

Elementos de la comunicación humana

Según Chiavenato (2005) El objetivo principal de todo sistema es adaptarse a la comunicación es intercambiar información entre dos entidades. Un ejemplo particular de comunicación entre una estación de trabajo y un servidor a través de una red telefónica pública. Otro posible ejemplo consiste en el intercambio de señales de voz entre dos teléfonos a través de la misma red anterior. Los elementos claves de este modelo son:

• Fuente o Emisor (Remitente). Este dispositivo genera los datos a transmitir: por ejemplo teléfonos o computadores personales.

Fuente Transmisor Sistema de Transmisión o canal Receptor Destino Diagrama general a bloques Sistema fuente Sistema destino Teoría de las telecomunicaciones

• Transmisor. Transforma y codifica la información, generando señales electromagnéticas susceptibles de ser transmitidas a través de algún sistema de transmisión. Por ejemplo, un módem convierte las cadenas de bits generadas por un computador personal y las transforma en señales analógicas que pueden ser transmitidas a través de la red telefónica.

• Sistema de transmisión. Puede ser desde una sencilla línea de transmisión hasta una compleja red que conecte a la fuente con el destino.

• Receptor. Acepta la señal proveniente del sistema de transmisión y la transforma de tal manera que pueda ser manejada por el dispositivo destino. Por ejemplo, un módem captara la señal analógica de la red o línea de transmisión y la convertirá en una cadena de bits.

• Destino (Destinatario) ("Destinación"). Toma los datos del receptor.

Aunque el modelo presentado puede parecer sencillo, en realidad implica una gran complejidad. Para hacerse una idea de la magnitud de ella a continuación una breve explicación de algunas de las tareas claves que se deben realizar en un sistema de comunicaciones.

• Utilización del sistema de transmisión. Se refiere a la necesidad de hacer un uso eficaz de los recursos utilizados en la transmisión, los cuales típicamente se suelen compartir entre una serie de dispositivos de comunicación.

• Implemento de la interfaz. Para que un dispositivo pueda transmitir tendrá que hacerlo a través de la interfaz con el medio de transmisión.

• Generación de la señal. Ésta se necesitará una vez que la interfaz está establecida, Las características de la señal, tales como, la forma y la intensidad, deben ser tales que permitan: 1) ser propagadas a través del medio de transmisión y 2) ser interpretada en el receptor como datos.

• Sincronización. Las señales se deben generar no sólo considerando que deben cumplir los requisitos del sistema de transmisión y del receptor, sino que deben permitir alguna forma de sincronizar el receptor y el emisor. El receptor debe ser capaz de determinar cuándo comienza y cuándo acaba la señal recibida. Igualmente, deberá conocer la duración de cada elemento de señal.

• Gestión del intercambio. Esto es que si se necesita intercambiar datos durante un periodo de tiempo, las dos partes (emisor y receptor) deben cooperar. En los dispositivos para el procesamiento de datos, se necesitaran ciertas convenciones además del simple hecho de establecer la conexión. Se deberá establecer si ambos dispositivos pueden Enlace de comunicación Estación de trabajo Módem Medio de Módem transmisión Servidor transmitir simultáneamente o si deben hacerlos por turnos, se deberá decidir la cantidad y el formato de los datos que se transmiten cada vez, y se debe especificar que hacer en caso de que se den ciertas contingencias.

• Detección y corrección de errores. Se necesita en circunstancian donde no se pueden tolerar errores es decir, cuando la señal transmitida se distorsiona de alguna manera antes de alcanzar su destino.

• Control de flujo. Se utiliza para evitar que la fuente no sature al destino transmitiendo datos más rápidamente de lo que el receptor pueda procesar o absorber.

• Direccionamiento y encaminamiento. Se utiliza cuando cierto recurso se comparte por más de dos dispositivos, el sistema fuente deberá de alguna manera indicar a dicho recurso compartido la identidad del destino. El sistema de transmisión deberá garantizar que ese destino, y sólo ése, reciba los datos.

• Recuperación. Se utiliza cuando en una transacción de una base de datos o la transferencia de un fichero, se ve interrumpida por algún fallo, el objetivo será pues, o bien ser capaz de continuar transmitiendo desde donde se produjo la interrupción,

Tipos de comunicación, según el contexto:

En este sentido, Chiavenato (2005) expresa que a grandes rasgos se pueden señalar tres tipos de comunicación, esta diferenciación es dependiendo de las características de los receptores:

1. Comunicación interpersonal.

2. Comunicación masiva.

3. Comunicación organizacional

1) La comunicación interpersonal es aquella que se realiza generalmente cara a cara, entre dos individuos o un grupo reducido de personas. Conversaciones cotidianas entre familiares, o también cartas entre amigos (comunicación escrita)

2) La comunicación masiva está representada principalmente en los medios de difusión de información: radio, televisión, periódicos, revistas, INTERNET, entre otros. El mensaje es enviado por un emisor y no hay respuesta inmediata, hay miles de receptores: viendo, oyendo o leyendo los mensajes.

3) Comunicación Organizacional este tipo de comunicación se aplica en las organizaciones es denominada comunicación organizacional. Esta comunicación se da naturalmente en toda organización, cualquiera que sea su tipo o su tamaño y en consecuencia no es posible imaginar una organización sin comunicación.

Bajo esta perspectiva, la comunicación organizacional es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio, (Fernández, 1999).

Según Chiavenato (2005), la comunicación organizacional "es el proceso por medio del cual los miembros recolectan información pertinente acerca de su organización y los cambios que ocurren dentro de ella". Para autores como Carlos Ramón Padilla la comunicación organizacional es "la esencia, el corazón mismo, el alma y la fuerza dominante dentro de una organización".

"La comunicación organizacional se entiende también como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben partir idealmente de la investigación, ya que a través de ella se conocerán los problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación" (Fernández, 1999).

Desde esta perspectiva, la comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación formal e informal.

• Comunicación organizacional formal:

La establece la propia empresa, es estructurada en función del tipo de organización y de sus metas. Es controlada y sujeta a reglas. Entre los medios de comunicación más conocidos a nivel de las empresas está el memorándum -correspondencia escrita- entre departamentos; las reuniones con agenda escrita y entregada previamente, el correo electrónico a través de computadoras en redes, entre otras.

La considerada comunicación formal en las organizaciones tiene direccionalidad, lo cual indica la relevancia o intencionalidad de la misma y se han clasificado en:

• Comunicación descendente (de la dirección o gerencia hacia el personal).

• Comunicación ascendente ( del personal hacia la dirección, gerencia presidencia de la empresa)

• Comunicación horizontal (entre el personal de igual jerarquía).

• Comunicación diagonal (entre miembros de departamentos diferentes que se cruzan), no necesariamente cubriendo la línea de forma estricta, por ejemplo, contraloría solicita -urgente- a la gerencia de recursos humanos la nomina de la institución, el encargado de la nomina se la hace llegar, de forma directa.

• Comunicación organizacional informal:

Este estilo de relaciones está basado en la espontaneidad, no en la jerarquía, surge de la interacción social entre los miembros y del desarrollo del afecto o amistad entre las personas. La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a las empresas, según como se emplee. De forma positiva, ayuda a la cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre diferentes aspectos del trabajo realizado. De forma negativa, el rumor o chisme, es un distorsionador de la productividad y no ayuda, solo demora y perjudica a las personas y a la organización.

Funciones de la comunicación

Cabe señalar que Fernández (1999), expresa que la comunicación se presenta en múltiples facetas, y a través de este si se maneja de forma idónea, se puede transmitir los mensajes deseados de forma efectiva, dentro de sus funciones se pueden mencionar:

• Informativa: Tiene que ver con la transmisión y recepción de la información. A través de ella se proporciona al individuo todo el caudal de la experiencia social e histórica, así como proporciona la formación de hábitos, habilidades y convicciones. En esta función el emisor influye en el estado mental interno del receptor aportando nueva información.

• Afectivo – valorativa: El emisor debe otorgarle a su mensaje la carga afectiva que el mismo demande, no todos los mensajes requieren de la misma emotividad, por ello es de suma importancia para la estabilidad emocional de los sujetos y su realización personal. Gracias a esta función, los individuos pueden establecerse una imagen de sí mismo y de los demás.

• Reguladora: Tiene que ver con la regulación de la conducta de las personas con respecto a sus semejantes. De la capacidad autorreguladora y del individuo depende el éxito o fracaso del acto comunicativo Ejemplo: una crítica permite conocer la valoración que los demás tienen de nosotros mismos, pero es necesario asimilarse, proceder en dependencia de ella y cambiar la actitud en lo sucedido.

Hechos sociales como la mentira son una forma de comunicación informativa (aunque puede tener aspectos reguladores y afectivo-valorativos), en la que el emisor trata de influir sobre el estado mental del receptor para sacar ventaja.

Otras Funciones de la comunicación dentro de un grupo o equipo:

• Control: La comunicación controla el comportamiento individual. Las organizaciones, poseen jerarquías de autoridad y guías formales a las que deben regirse los empleados. Esta función de control además se da en la comunicación informal.

• Motivación: Lo realiza en el sentido que esclarece a los empleados qué es lo que debe hacer, si se están desempeñando de forma adecuada y lo que deben hacer para optimizar su rendimiento. En este sentido, el establecimiento de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia el logro de la meta y el reforzamiento de un comportamiento deseado, incita la motivación y necesita definitivamente de la comunicación.

• Expresión emocional: Gran parte de los empleados, observan su trabajo como un medio para interactuar con los demás, y por el que transmiten fracasos y de igual manera satisfacciones, es decir sentimientos.

• Cooperación: La comunicación se constituye como una ayuda importante en la solución de problemas, se le puede denominar facilitador en la toma de decisiones, en la medida que brinda la información requerida y evalúa las alternativas que se puedan presentar.

Barreras de la comunicación

Muchos autores han tratado el tema de las barreras de la comunicación pero específicamente Fernández (1999) expresa lo siguiente:

"A pesar de que el proceso de comunicación, en su concepción se muestra manejable, si este no es bien desarrollado tanto por el emisor como por el receptor, pueden presentarse obstáculos o distorsiones del mensaje que son llamados comúnmente como barreras de la comunicación" (Pág. 23).

Algunas de las cuales son mencionadas a continuación:

• Perjuicios de percepción y de atribución: la percepción se refiere a la forma en que las personas entienden los estímulos del entorno y después lo organizan. Los perjuicios de percepción, como los estereotipos, el efecto halo, la proyección y otras profecías que se cumplen pueden distorsionar la comunicación. Los estereotipos distorsionan la percepción porque hacen que los emisores presupongan que los receptores tienen ciertas características, basándose en el grupo al cual pertenecen, sin confirmar si de hecho las tienen.

Al igual que los estereotipos el efecto halo puede afectar la exactitud de la comunicación ocasionando que se establezcan supuestos equivocados de los compañeros de trabajo

• Las relaciones interpersonales: el carácter y la historia de las interrelaciones entre personas influirán en su comunicación, de cuatro maneras, cuando menos.

• En primer lugar, el grado en que una parte confíe en la otra es un factor fundamental. La confianza tiende a facilitar una comunicación más exacta y abierta. Cuando las personas o grupos desconfían unos de otros, la comunicación es más limitada y reservada.

En segundo lugar, el emisor o receptor que tiene influencia y poder sobre otra parte también podría inhibir la comunicación. En lugar de tratar de compartir información en forma exacta y completa, el emisor y receptor con menos poder trataría de protegerse de la influencia del otro y, al hacerlo, distorsionaría la información. Las repercusiones de las diferencias de poder se exageran incluso más si el emisor usa la comunicación para promover su avance dentro de la organización.

• En tercer lugar, los grupos a los que pertenecen el emisor y receptor, respectivamente, tal vez tengan normas diferentes en cuanto al carácter y la calidad de la comunicación, lo cual influirá en su velocidad y exactitud. Algunos grupos insisten en usar sólo comunicados escritos, mientras que otros prefieren recurrir a las conversaciones frente a frente.

Partes: 1, 2