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Modelo de liderazgo (página 5)


Partes: 1, 2, 3, 4, 5
8.-Ventaja y uso del Grupo primario Lideres Full Participativo A continuación se reseñan otros aspectos útiles del Grupo Primario • Capacitación. El grupo primario es un mecanismo ideal para el desarrollo y capacitación de subordinados. • Preparación para Descentralización y/o Delegación. Es de importancia especial el uso de los Grupos Primarios para desarrollar el ambiente necesario para la descentralización y/o delegación de autoridades al nivel más bajo posible. Se pueden practicar los conceptos fundamentales de Gerencia por Objetivos: 1) Acordar metas 2) Dejar desempeñarse al subordinado, sin entremeterse el jefe 3) Informarlo de cómo va 4) Ayudarlo cuando lo necesite El “Informe de Acción” es un procedimiento muy eficaz para formalizar tales decisiones tomadas con plena participación. a) Misceláneas. Otros puntos que no se quieren ampliar aquí pero que son ventajas y usos de los Grupos Primarios son: 1) La fijación de metas en equipo 2) La preparación de planes de mejoras individuales y funcionales 3) La preparación de planes de formación individuales como parte integral de la preparación de posibles sucesores. 4) La desaparición de los chismes y deformaciones de información. 5) La estimulación de la descentralización de la toma de decisiones como una creciente delegación de autoridad. 6) Las ausencias temporales de colegas o jefes son menos dañinas. 7) Permiten a personas ambiciosas destacarse frente a su jefe y colegas. 8) Reafirma la autoridad del jefe y de hecho fortalece su posición porque no lleva solo su autoridad delegada sino la autoridad derivada del grupo. (No es impuesto, sino aceptado como tal. 9.-Normas recomendadas para la conducta de reuniones del Grupo Primario lideres full participativo a.- Que se reúnan semanalmente. b.-No es necesario un libro de actas, pero no es vedado. Pero sí son útiles unas dos hojas de informe sobre cada reunión que los coordinadores pueden comunicar arriba y abajo. c.- Que no pasen de una hora. Aún menos para los niveles más bajos. d.- La hora debe ser fija, invariable y dentro de las horas de trabajo. e.- Es preferible evitar reuniones los lunes y viernes f.- El sitio debe ser fijo, cómodo, aseado, bien ventilado, previsto con lo necesario. Debe estar libre de interferencia, ruidos, tráfico de personas y teléfonos, pues no deberá existir ninguna clase de interrupción. g.-La asistencia es OBLIGATORIA.

85 10.-Advertencias y recomendaciones varias a.-El éxito de “Grupos Primarios” depende primordialmente de una motivación que viene de los más altos niveles. b.-El Grupo Primario más alto debe comunicar unas chispas de información como rutina semanal. c.-Es conveniente de vez en cuando reunir varios grupos del mismo nivel con el fin de estimular la comunicación horizontal y diagonal. d.-Al principio hay dificultades para que participen todos. Se puede estimular el ambiente de diálogo tratando temas de interés de todos. Ejemplo MEMORANDUM SOBRE REUNIÓN DE GRUPO PRIMARIO Fecha: ______________________________ 1. Comunicación desde arriba (5 minutos) El coordinador explicó los siguientes temas de interés: a) La empresa está planeando sus áreas de actividad a largo plazo y para el año que viene. b) Va entrar en mercados. Etc., etc. 2. Aclaración de aspectos (5 minutos) Contestando a una pregunta sobre el espacio por ser dedicado a ……………… el coordinador explicó que no se había decidido todavía pero buscaría una contestación y la comunicaría al grupo en dos semanas. 3. Seguimiento de acciones acordadas (5 minutos) Se notó que se habían cumplido todas las acciones acordadas menos una: En el caso de la búsqueda de cotizaciones para las nuevas sillas para …………………….. 4. Problemas por solucionarse (10 minutos) El señor Fulano planteó el problema incipiente de ………………….etc. 5. Decisiones Tomadas (10 minutos) Se decidió que el Sr. Fulano analizaría ciertos factores que van a influir en la solución de ………………………………………………………………… y presentaría una recomendación firme en tres semanas. 6. Discusión General (20 minutos) Se hicieron comentarios y discutieron los siguientes: a) ……………………………………………….. b) ……………………………………………….. c) ……………………………………………….. Etc. 7. Temas para ser comunicados arriba/abajo (5 minutos) El Grupo acordó que los puntos clave para ser comunicados arriba y abajo son:

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I. Hay un descontento creciente por el no-cumplimiento de ………………………. y debe ser investigado ya.

II. Se sospecha que el costo de mantener prendidas las luces de la oficina sería menos que los costos de reemplazar los tubos, que tienen una vida decidida por el número de veces prendidas y apagadas.

III. Se aprecian las noticias recibidas sobre………..y quieren asegurar toda cooperación en ……………… tal cosa, etc.

8. Informe de Acción

Adjunto se encuentra parte de un Informe de Acción que reseña las decisiones acordadas durante la reunión.

Se distribuyeron copias en el acto mediante el uso de papel carbón.

INFORME DE ACCIONES ACORDADAS

Fecha : __________________________________ La acciones acordadas deberán de expresarse de tal manera que se identifique az quien le corresponde cuando deberá de hacerlo y quien le dará seguimiento durante la realización de la actividad que se pretende ob tener el objetivo , el cual deberá de verificarse -EL PERSONAL Además, la Gerencia por Objetivos reconoce que no es posible “formar” a alguien totalmente. Tan sólo se le puede ayudar a que se “auto-desarrolle”, mejorando su desempeño en su puesto actual y planeando el futuro.

87 Muchas de las ideas de Gerencia por Objetivos no son nuevas. Buenos gerentes han usado varios de los conceptos durante generaciones. Lo que sí es nuevo es el desarrollo de las técnicas para llegar a una filosofía integrada. De la misma manera existen muchas organizaciones hoy día que suponen operan con GPO porque se han fijado ciertos objetivos (a menudo en palabras), que se examinan anualmente. Pero, según la experiencia, tales compañías y organizaciones normalmente carecen de hasta el 80% de los procedimientos y actitudes inherentes a la GPO moderna. Se puede poner de relieve estas características mediante una lista de los aspectos más destacados de la GPO, que en su estado más desarrollado requiere: -Un proceso, crítico y continuo, de control y revisión de planes en Áreas Críticas a fin de lograr los Objetivos acordados con la Junta Directiva. -El reconocimiento dentro de la organización de que el grupo de altos ejecutivos es su mejor fuente de ideas y consejos. -La cabal participación de los altos ejecutivos en la Planeación a Largo Plazo y la fijación de objetivos y estrategias. -El pleno reconocimiento que el ser humano es el recurso más importante de la empresa. -Reuniones regulares de los Grupos Primarios indicados en el organigrama con el fin de institucionalizar la comunicación. -La participación de todos los niveles en la fijación de objetivos y metas, aprovechando las reuniones periódicas de Grupos Primarios para las Tareas Claves involucradas en cada Área Crítica. -el compromiso de toda organización para el logro de las metas que ellos mismos acuerdan en sus Grupos Primarios -La cuantificación de todos los objetivos y metas en todos los niveles para todas las funciones. -La existencia de un sistema de “Controles Gerenciales” que permita: Auto-control Auto-desarrollo Gerencia por Excepción -El uso de “Reuniones de Acción” e “Informes de Acción” con base en las desviaciones puestas de relieve en los controles gerenciales. -El reconocimiento de que la “Gerencia Efectiva” radica en aplicar siempre el “Principio de Parapeto” y usar métodos y procedimientos económicamente justificables a cada nivel y para cada actividad, relacionando costo con valor, esto es, aplicando el enfoque “Valué Análisis” a toda la entidad. -La existencia de planes de desarrollo a Largo Plazo tanto para la empresa como para el personal. Es decir, hay un estrecho enlace entre el futuro definido para la empresa y la formación del personal que se desarrollan al mismo tiempo y con la rapidez necesaria para eso mismo futuro. -El acuerdo con cada gerente, ejecutivo o superior, de su plan de Mejoramiento personal a fin de comprometerlo y medir su contribución creciente a los planes totales de la compañía. -Existen “Revisiones de Desempeño” periódicas para el personal que compara el desempeño logrado en cada periodo con las metas acordadas. De esta manera se identifican las necesidades a corto plazo y se fortalece la “formación en el puesto” -Antes de estas revisiones entre jefe y subordinado, cada persona se “auto-analiza”como preparación para la reunión. -Periódicamente hay una “evaluación de Potencial” para cada persona con el fin de poner nombres posibles en los organigramas de 5 a 10 años en el futro, que lleva a la preparación de Planes de Desarrollo individuales para cada persona. -Existen Planes de Sucesión para que cada ejecutivo clave tenga más de un posible sucesor. -A la larga la remuneración de cada persona está íntimamente ligada con su contribución personal. -El aspecto esencial de la Gerencia por Objetivos consiste en que el éxito continuo de cualquier empresa descansa enteramente en: a)Tener objetivos claros en cada área clave y aceptados a cada nivel. b)Integrar el desarrollo gerencial con los objetivos totales e individuales. El resultado paradójico es que se logra más control mediante una organización con más libertad gerencial. F.-SISTEMA DE COMUNICACIÓN El problema de la comunicación y de la información es un tópico central en las organizaciones de la nueva sociedad del conocimiento; la eficiencia, la eficacia, la oportunidad y la pertinencia son factores

88 claves para comprender la razón de ser comunicacional, cuando ésta esta asociada a decisiones importantes de la organización. En la empresas buscamos un sistema de comunicación análogo al sistema de gestión de la calidad, lo que supone, un sistema de comunicación reglado u homogéneo, eficiente y oportuno. Desde resta perspectiva, presentamos algunos temas puntuales a considerar, como base reflexiva para diseñar tal sistema. Asimismo, en comunicación, muchos mensajes tienen que ver con “decisiones” las cuales son parte del trabajo que realizamos, razón por la cual la comunicación es de vital importancia; una comunicación deficiente es sinónimo de trabajo deficiente. 1.- Principios comunicacionales a.- Multidireccionalidad: Todos tienen derecho a comunicarse, no es un privilegio de las autoridades; b.- Axiología: En toda comunicación se debe guardar respeto y honorabilidad, sin ofender; c.- Reflexión: Antes de comunicar es necesario reflexionar sobre el objeto y contenido del mensaje; d.- Metodología: Se debe buscar el mecanismo más oportuno, y el uso de las plantillas pre- establecidas; e.- Lógica semántica: Se debe revisar la redacción para que el mensaje central a comunicar quede de modo diáfano con lógica y sin sofismas; f.- Ortografía: Escribir correctamente, guardando los cánones y reglas de la Real Academia y utilizando, si fuere necesario, el diccionario, ya que la comunicación es pedagógica; g.- Jerarquía: Respetar las reglas jerárquicas de subordinación laboral, evitando la fragmentación comunicacional; esto en materia laboral; h.- Ecuanimidad: No utilizar los formatos institucionales para asuntos específicamente personales o ajenos al campo laboral; no utilizar papelería y logo de la UFG para asuntos personales; i.- Discrecionalidad: A partir de temas éticos, tratar asuntos de índole moral con discreción; siempre identificarse como emisor (todo mensaje anónimo no se debe atender); y no violar la correspondencia ajena. j.- Identidad: Utilizar siempre el logo de la UFG, su cargo institucional, y al final el slogan: “Tecnología, Humanismo y Calidad” 2.- Códigos comunicacionales en la empresa En las plantillas que utilizaremos en el sistema de comunicación comenzaremos a utilizar un espacio de códigos del emisor a partir de las siguiente referencias: a).- NIVELES: Códigos de Niveles Jerárquicos comunicacionales (emisor) N0: Consejo Directivo N1: Presidente N2 Gerente General N3: Gerente de Área N4: Jefe de Departamento N5: Jefe de Sección N6: Personal interno N7: Clientes N8: Proveedores b) PRIORIDADES: Códigos de Prioridades (emisor) MA: Máxima (cumplir o informar inmediatamente, en el día) ME: Media (cumplir o informar en el marco de la semana) BA: Baja (cumplir o informar a discreción) c.)- CONFIDENCIALIDAD: Códigos de Confidencialidad (emisor) CON0: Confidencialidad absoluta (personal) CON1: Confidencialidad con su staff CON3: Confidencialidad a discreción d).- FORMATOS: Códigos de formas comunicacionales (NO CODIFICADO) AC: Acuerdo ME: Memorando EM: E-mail CA: Carta WE: En página Web PU: Publicidad

89 De este modo, los códigos de las plantillas contarán con 8 dígitos en tres secciones (quién emite el mensaje, que prioridad tiene y que confidencialidad requiere; así el código: N 1 – M A – C O N 1 Fuente: personal La eficiencia de la comunicación esta en función del logro de los objetivos que se persiguen y que se tienen `previstos obtener, por lo que es necesario la observar los principios y de la misma, así como la identificación de las barreras que intervienen en el desarrollo de la misma. 4.- Formatos comunicacionales a) Diagrama de comprensión (circular – multidimensional – expansivo) Para lograr la mejor comunicación entre los equipos de trabajo conformados por el personal de la empresa debe partir de los actores mas importantes como son los gerentes de las áreas funcionales hacia los funcionarios de staff o sea los de primera línea, para que estos trasmitan hacia los equipos de trabajo, mediante la formulación de objetivos y el respectivo asesoramiento Cuadro : Circulo de la comunicación

Empleados Euipos

Funcionarios de Staff

Gerentes de las areas cuncionalese Emisor Receptor Código

Sistema significa: Gerente General con prioridad máxima y con confidencialidad restringida a su personal…

CUADRO.- Eficiencia comunicacional

El problema semántico El problema ortográfico

Mensaje El problema metodológico y temporal Principios comunicacionales y codificación

90 San Salvador G.- EJECUCIÓN DEL MODELO La ejecución del modelo se describe en el grafico siguiente en el que se desarrolla el liderazgo full participativo, iniciando en el área gerencial de las áreas funcionales de la gran empresa comercializadora Cuadro: Flujo del Liderazgo Full Participativo a) Diagramas de comprensión (piramidal – vertical – jerárquico) Por otra parte la cascada jerárquica llega hasta el ultimo escalo de la pirámide organizacional con el objeto de que todo los miembros de la organización estén enterados de las actividades de la empresa incluyendo los clientes

Consejo directivo

Gerente

Funcionarios Staff

Empleados

Este sistema Comunicacional nos permitirá obtener mejor competitividad y eficiencia en el desarrollo de las actividades que se desarrolla en las empresas comercializadoras de la Zona Metropolitana de clientes

En forma vertical podemos observar que la comunicación que fluye de organismo superior a las diferentes gerencias de áreas . como son las políticas, las estrategias, objetivos y las decisiones de orden superior se canalizan por medio del ejercicio del Liderazgo Full Participativo en la comprensión de sus áreas funcionales y estas a por medio de los grupos de trabajo en equipo conformados en diferentes comité quienes son comunicados por los medios de reuniones, publicaciones informaciones, toma de decisiones u cualquier otra técnica con el objeto de obtener un solo resultado como la productividad ,Eficiencia efectividad y mejor rendimiento y producto que traducido en dinero es la ganancia que se obtiene .

Dentro de las actividades que se desarrollan se presentan en el siguiente esquema, las cuales deberán de diseñarse con anticipación en función logro de los objetivos.

a)ESQUEMA DE ACTIVIDADES A REALIZAR

Fuente: Personal Actividades MODELO LIDERAZGO full Participativo AGUDIZAR LA CAPACIDAD DE HACER LAS COSAS

FIJAR LAS METAS DEL GRUPO

PENSAR SISTEMATICAMENTE

HACER REVISIONES

INVOLUCRAR A OTROS LIDERAZGO PARTICIPATIVO 91

RESULTADOS:: ? LOGRO DE OBJETIVOS ? MAYORES NIVELES DE COOPERACIÓ N ? Productividad ? Competitividad ? TRABAJOS EN RETROALIMENTACION

92 El fin ultimo de las actividades anteriores es la obtención de los objetivos , mayores niveles de cooperación, productividad, competitividad y trabajo en equipo, por parte del personal que esta a cargo de los gerentes de las áreas funcionales de las empresas comercializadoras. Si los resultados no son obtenidos como se esperaban estos deben revisarse en el sentido que deberá de retroalimentarse nuevamente la formación de grupos o en su defecto revisar la comunicación transmitida a los grupos de trabajo. El Liderazgo Full Participativo es el accionar integral de las actividades de la empresa, en la cual deben de participar todos, deben de saber todo , debe de obtener los objetivos todos en fin la conducción de los equipos de trabajo requiere un compromiso, que permita a los subalternos sentirse lideres. Para que la empresa logre su verdadero cometido. Solo guiar, solo conducir no es suficiente hay que “jalar” para llegar a donde se quiere. H.-Valuación Periódicamente deberá de revisarse mediante monitoreo del desempeño y avance del desarrollo de las actividades que se realizan mediante los logros obtenidos durante periodos determinados, mediante los informes mensuales, de l grado avance del cumplimiento de los objetivos que se señalaron y que constituyeron como compromiso, . Así también la realización de mediciones de lo obtenido y los beneficios que se han logrado con relación a la satisfacción al cliente, con relación a la competencia, con relación a la satisfacción del personal . La medición de el resultado nos permitirá buscar la forma de reforzar todas aquellas que el modelo de Liderazgo Full Participativo se presenten débiles y que es necesario reforzar. Por lo que el monitoreo por parte del Consejo Directivo, o de su Presidente de la empresa de manera de mantener mecanismos de comunicación que le permitan establece parámetros de ajuste y de avances. I.-Implantación del modelo Este se deber de observarse de la siguiente manera: Autorización por parte del Consejo Directivo Involucrar a todo el personal de la empresa mediante las trasmisión o capacitación de las diferentes técnicas que deben de utilizar en sus reuniones de equipo de trabajo Por otra parte diseñar una serie de instrumentos de control, como Diagramas de Gantt Pert, valuaciones de logros por cada una de las unidades de las áreas funcionales, Y por ultimo la Valuación permanente del modelo aplicar. mediante informes y reporte del mismo personal , mediante actas levantadas en reuniones celebradas para su operación.

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94 Apéndice(s) No1.- CUESTIONARIO PARA OBTENER INFORMACIÓN SOBRE EL LIDERAZGO FULL PARTICIPATIVO 1. ¿ Tiene su empresa gerencia de áreas funcionales? 2. ¿ Cuantas personas conforman cada una de las áreas gerencial? • 10 a 15 personas • 15 a 20 personas • 20 ó más personas 3. ¿ Cuenta su empresa con un Departamento encargado de capacitar al personal la mejor conducción de los empleados? 4. ¿ De cuantas personas esta compuesto su Departamento de Capacitación? • 1 a 3 personas • 3 a 5 personas • 5 ó más personas 5. Organizacionalmente ¿De quién depende el Departamento de Administración de Personal? 6. ¿ Que tipo de liderazgo utilizan los gerentes de area? • Automático • Democrático • Indiferente • Otros Tipos 7. De los anteriores tipos de liderazgo ¿ Cual considera más conveniente para los fines corporativos? • Gerente de Área • Jefe de Departamento • Jefe de Sección • Otros ( supervisores) 8. ¿ Que tipo de incentivos utiliza con sus empleados para incrementar las ventas? • Descuentos • Bonificaciones • Regalías. 9. ¿Con cual personal se relaciona mas en sus labores Gerenciales? • Gerente de Área • Jefe de Departamento • Jefe de Sección • Otros 10. ¿ Cómo considera sus relaciones que actualmente tiene con sus subalternos? • Excelente • Muy Buenas • Buenas • Regulares 11. ¿ Cree Ud. que el establecer buenas relaciones con su personal aumentará los volúmenes de ventas y su produccion? • Mejor aumento de Producción • Mejor aumento de Ventas 12. ¿ Cuales son los problemas que tiene con el personal de ventas? • Devoluciones Excesivas • Deterioro del producto • Demasiada exigencia 13. ¿ Que tipo de seguimiento le da a las relaciones con su personal? • Reuniones de Trabajo

95 • • Reuniones Sociales Actividades Deportivas 14.

15.

16.

17. ¿ Cómo considera la participación del personal gerencial con respecto a los empleados? • Medio • Bajo • Alto ¿ Cómo considera la calidad de su liderazgo con relación a los de la empresa de la competencia? • Mejor Calidad • Igual Calidad • Otros ( Menos Calidad) ¿ Por que medios de comunicación hace participar en las actividades a los miembros de la Organización? • Boletines • Circulares • Diario Mural • Otros ¿ Cuenta la empresa con alguna estrategia de participación del personal en la toma de decisiones?

18. ¿ Sabe usted en que consiste el Liderazgo Full Participativo?

19. ¿Se aplica en su empresa la participación del personal en la toma de decisiones de los negocios de la empresa?

20. ¿ Le gustaría aplicar un programa de participación para mantener buenas relaciones con el personal?

21. ¿ Conoce alguna empresa que aplican técnicas de participación del personal en la tomas de decisiones?

22. ¿ Sabe en que consiste la técnica de Administración por objetivos?

23. ¿ Conoce la Técnica Coaching para dirigir?

24. ¿Estaría su empresa dispuesta a poner en práctica un Programa de Líder Full Participativo en la dirección de la empresa? • Aumentar ventas • Mejorar Relaciones con el personal.

2.- CUESTIONARIO ENTREVISTA TIPO A GERENTES DE EMPRESA COMERCIALIZADORA Objetivo: Obtener información sobre el desarrollo del liderazgo de los gerentes de las áreas funcionales de las empresas. 1. ¿ Considera que en su empresa existe liderazgo en las áreas gerenciales?

2. ¿ Sabe que existe un nuevo modelo de Liderazgo Full Participativo?

96 3. ¿ Le daría su apoyo al desarrollo del programa de Liderazgo Full Participativo en las áreas funcionales? 4. ¿ Es el liderazgo una forma de lograr una mejor producción? 5. ¿ Cómo se relacionan los gerentes con el personal? 6. ¿ Cuantas reuniones realizan con su personal los gerentes de área? 7. ¿ Como hacen sus sugerencias los empleados a los gerentes de área? 8. ¿ Existen premios para las sugerencias de los empleados? 9. ¿ Reciben capacitación los gerentes de áreas para ejercer el liderazgo con su personal? 10. ¿ Cree que un programa en el cual la participación del personal mejoraría el rendimiento? Aunque es permitido cambiar, modificar, quitar o añadir arriba, sería magnifico que el estudiante utilice este formato así como es. Lista para chequear por su propia cuenta el valor del documento Antes de presentar su papel, por favor, utilice esta página para determinar si su trabajo sirve o no. Si hay más que 2 elementos que no puede verificar adentro de su documento, entonces, por favor, haga las correcciones necesarias para ganar los créditos correspondientes. ______ Yo tengo una página de cobertura similar al ejemplo de la página 5 o 6 del Suplemento. ______ Yo incluí una tabla de contenidos con la página correspondiente para cada componente. ______ Yo incluí un abstracto del documento (exclusivamente para la tesis). ______ Yo seguí el contorno propuesto en la página 7 o 13 del Suplemento con todos los títulos o casi. ______ Yo usé referencias a través de todo el documento según el requisito de la página 8 del Suplemento. ______ Mis referencias están en orden alfabético al final según el requisito de la página 8 del Suplemento. ______ Cada referencia que mencioné en el texto se encuentra en mi lista o viceversa. ______ Yo utilicé una ilustración clara y con detalles para defender mi punto de vista. ______ Yo utilicé al final apéndices con gráficas y otros tipos de documentos de soporte. ______ Yo utilicé varias tablas y estadísticas para aclarar mis ideas más científicamente. ______ Yo tengo por lo menos 50 páginas de texto (15 en ciertos casos) salvo si me pidieron el contrario. ______ Cada sección de mi documento sigue una cierta lógica (1,2, 3,…) ______ Yo no utilicé caracteres extravagantes, dibujos o decoraciones. ______ Yo utilicé un lenguaje sencillo, claro y accesible para todos. ______ Yo utilicé Microsoft Word (u otro programa similar) para chequear y eliminar errores de ortografía. ______ Yo utilicé Microsoft Word (u otro programa similar) para chequear y eliminar errores de gramática. ______ Yo no violé ninguna ley de propiedad literaria al copiar materiales que pertenecen a otra gente. ______ Yo afirmo por este medio que lo que estoy sometiendo es totalmente mi obra propia.

97 Autor: Jose Maria Melgar Callejas. [email protected]

Partes: 1, 2, 3, 4, 5
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