Desarrollar un sistema automatizado para el control interno de registro de los niños que asisten al consultorio Barrio Adentro (página 2)

Tal es el caso de los consultorios de Malagón N°40 (Bàrbula), el cual pertenece a una red de barrio adentro que se dedican a realizar un diagnostico de acuerdo a la evaluación para prevenir alguna enfermedad. En el mismo se lleva a cabo el registro de niños en forma manual utilizando una hoja en donde se colocan los siguientes datos: fecha de consulta, hora, diagnóstico, nombre y apellido, dirección, medicamento a suministrar, datos personales de los padres (nombre, apellido, teléfono, dirección, zona, comentarios) quedando la posibilidad que dichos datos puedan extraviarse.

En consecuencia cuando los métodos de información del consultorio son manuales el trabajo resulta largo y tedioso, mientras que con un sistema automatizado se torna mucho más directo y practico el proceso de información, obteniéndose resultados más rápidos, eficaces con menor costo y esfuerzo. De allí la necesidad de desarrollar un sistema automatizado para el sistema de registro de los niños del consultorio de Malagón N°40 (Bàrbula). Con el objetivo de disminuir el tiempo en el que se realiza la entrevista , agilizar los procesos administrativos eliminando los posibles errores que se pueden producir dentro del trabajo diario y ofreciendo de esta manera un servicio de alta confiabilidad, permitiendo establecer sólidas medidas de control interno para salvaguardarlo contra manejo indebido por parte del personal ajenas a la misma.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

General

Desarrollar un sistema automatizado para el control interno de registro de los niños que asisten al consultorio Barrio Adentro, ubicado en la zona de Malagón N°.40 (Bàrbula), a través de la metodología de James Senn bajo el lenguaje de programación Visual Basic 6.0.

Específicos

• Diagnosticar las fallas en el método de registro de niños de los servicios prestados a través de las técnicas de recolección de datos para la obtención de información que determine los requerimientos del consultorio.

• Determinar las necesidades del método de registro actual a través de los diagramas de flujo de datos.

• Diseñar el sistema propuesto en base al desarrollo de cada una de las fases de Senn.

• Desarrollar el sistema mediante una herramienta de programación Visual Basic 6.0 que fundamentalmente los lineamientos básicos del sistema.

Justificación

Las continuas modificaciones de un consultorio no se efectúan simplemente por el hecho de cambiar sino implementar mejoras en su funcionalidad, por ello el propósito del cambio es aumentar la ventaja competitiva, y cuando esta meta se expresa con claridad, el cambio puede dirigirse a la participación de todos los consultorios existentes no en esta comunidad si no en otras en todo el municipio, estado o país. Con este cambio se pretende desarrollar un sistema de automatizado para el consultorio "Malagón N° 40 Bàrbula" que detalla cada uno de los aspectos fundamentales y llevar el control necesario para la consultas de niños y niñas de 0 a 14 años, asignándoles un código particular a cada registro para mayor rapidez al momento de contabilizar, ubicar y saber todo lo referente a la misma.

El desarrollo del sistema automatizado para la registro de los niños del consultorio Malagón N° 40 Bàrbula es el objetivo principal de este proyecto, el cual permitirá llevar un control íntegro de la institución proporcionando el aprovechamiento del tiempo valioso de los operadores al momento de registrar a los pacientes y emitirles su registro, gracias al método dinámico de registro que se utilizará, también se llevará un control eficaz y eficiente sobre los ingresos. Además, el sistema generará reportes sobre las actividades diarias los cuales contendrá información tal como la fecha, la hora, nombre del Paciente, teléfono, número de registro. De este modo permitirá conocer, a los médicos toda la información pertinente de cada paciente que asiste a las consultas.

Por lo tanto, el sistema planteado, pretende optimizar las condiciones de este servicio, lo que brindará respuestas a cada una de las necesidades de cada miembro asistente al consultorio, de una manera más rápida y efectiva. Lo que se pretende es que la información de cada uno de los mismos, no sea con el pasar del tiempo, traspapelada, extraviada y se pueda llevar un registro más preciso de cada paciente.

Alcance

El sistema permitirá tener un control de acceso a la información y herramientas mediante claves de usuarios, un control más exacto, también un reporte de visitas por zona el cual será de gran ayuda para los médicos, como una base de datos para futuros lo cual nos permitirá hacerles modificaciones a medida que el consultorio incremente sus visitas, También muestra e imprime reportes de todos los días esto puede ser semanas y meses.

Para la elaboración del sistema automatizado de registro del servicio de Malagón N° 40 Bàrbula se ha estipulado un tiempo de cuatro meses. Es importante destacar que debido a esta restricción no será posible la instalación del sistema, además por el costo de la adquisición del equipo, lo cual representa uno de los valores económicos si se quiere de mayor envergadura dentro de la propuesta, lo que quiere decir que el mismo cumple sólo con la propuesta que forma parte de un modelo operativo viable, tal cual lo representa un proyecto factible, que según Holman Darío Bustos Coral. Ingeniero Químico  Especialista en Gerencia de Proyectos.

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes de la Investigación

Los antecedentes de la investigación son el producto de experiencias previas y revisiones bibliográficas relacionadas con el proyecto, en cuanto a sistemas automatizados, se recaudaron algunas investigaciones las cuales se mencionarán a continuación:

– Según Marín, Chirinos y Velásquez (2002) en el "Colegio Universitario de Administración y Mercadeo" en su trabajo exponen lo siguiente "Sistema automatizado para el proceso del control de las historias medicas de prevención social IASTBASEC" esta investigación esta centrada en optimizar los procesos de historias medicas, citas y tratamientos, la cual utilizo como metodología James Senn, el sistema fue realizado en el lenguaje de programación Visual Basic y la base de datos en visual c++

– Según Salas, Insua, Peña y Mujica (2002) en el "Colegio Universitario de Administración y Mercadeo" en su trabajo especial de grado expone lo siguiente "Sistema de información para el control de Registro de una micro empresa del sector comercial". El objetivo principal de esta fue desarrollar un sistema de información para el control de Registro que facilite un mejor manejo de los productos existentes en el almacén, la cual se realizo bajo la metodología de James Senn y en el lenguaje de programación de Access.

– González y Bohórquez (1999) en el Instituto Universitario "Juan Pablo Alfonso" en su trabajo de investigación expone lo siguiente "Desarrollar un Sistema Automatizado a la gestión de los Procesos de registro" la cual utilizó como metodología James Senn, para desarrollar sistemas de información capaz de adaptarse a organizaciones de cualquier naturaleza tales como sistema de información para personal administrativo, técnico y de servicio; sistema de información de proveedores. El sistema fue realizado bajo el lenguaje de programación Visual Basic 6.0

La investigación nombrada anteriormente sirvió de aporte para el desarrollo de las bases teóricas, ya que en ella se encontró una gran cantidad de conceptos y estructuras las cuales se tomaron como ejemplo, a su vez permitió orientar de una manera clara y sencilla las bases teóricas.

Bases Teóricas

Sistemas:

– Según Neftali Méndez La palabra "sistema" tiene muchas connotaciones: un conjunto de elementos interdependientes e ínteractúantes; un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado (output) es mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran independientemente. El ser humano, por ejemplo, es un sistema que consta de un número de órganos y miembros, y solamente cuando estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz. Similarmente, se puede pensar que la organización es un sistema que consta de un número de partes ínteractúantes. Por ejemplo, una firma manufacturera tiene una sección dedicada a la producción, otra dedicada al registro, una tercera dedicada a las finanzas y otras varias. Ninguna de ellas es más que las otras, en sí. Pero cuando la firma tiene todas esas secciones y son adecuadamente coordinadas, se puede esperar que funcionen eficazmente y logren las utilidades"

– Existe una gran variedad de sistema y una amplia gama de tipologías para clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas. En cuanto a su constitución.

Registro

Según Alan Pert. Asiento, anotación o apuntamiento que mantiene disponible en una base de datos. Además refleja un conjunto de técnicas que permiten fijar y conservar datos que eventualmente se podrán consultados o modificados.

Automatización

Según Alan Pert. Ciencia y técnica de la automatización, que estudian los métodos científicos y tecnológicos utilizados para la concepción y construcción de sistemas automáticos.

Bases Tecnológicas

En el sistema de desarrollo se establecerá como método de aplicación y objetivos de los procesos de James Senn ya que las organizaciones han reconocido desde hace mucho la importancia de administrar los recursos principales, tales como la mano de obra y materia prima. La información, se ha colocado en un lugar adecuado como recurso principal. Los tomadores de decisiones comprenden que la información no es solo un subproducto de la conducción sino que a la vez alimentan a los negocios y puede ser el factor crítico para la determinación del éxito o fracaso de estos, de estos, de allí la elección de estas metodologías.

Método de ciclo de vida

El método de ciclo de vida clásico de desarrollo de sistemas (SDLC); es un proceso que esta formado básicamente por la etapa de análisis y diseño; comienza cuando la administración o personal encargado del departamento de sistemas de una organización detectan las fallas de un sistema de registro que amerite solución. Este enfoque funciona como un grupo de actividades que deben realizar los analistas diseñadores y usuarios para desarrollar e implantar un sistema de información y registro.

Este método es aplicable cuando el sistema requiere la validación de datos de entrada; cuando es necesario que los datos se encuentren en archivos y bases de datos, cuando se abarcan varios departamentos.

El método de desarrollo por análisis estructurado; se emplea para dividir el sistema en todo sus componentes y realizar un modelo del mismo, la finalidad de esta actividad es estudiar primordial la parte lógica o sea concentrarse en especificar lo que se requiere que haga el sistema y no establece la forma en que se cumplirán los requerimientos o la forma en que se implantara la aplicación o se llevara a cabo sus funciones; es adecuado para todo tipo de aplicaciones y presenta mayor utilidad como complemento de otros modelos.

El método de desarrollo por prototipo de sistema; consiste en realizar un sistema que funcione; no solo una idea en papel se desarrolla con la finalidad de probar ideas y suposiciones con respecto al nuevo sistema: se realiza cuando se tiene poca información del proyecto o cuando los riesgos de cometer un error pueden ser muy costosos para una institución.

Metodología de James Senn

Se escogió la metodología de "James Senn" por que maneja el ámbito de trabajo mas claro y preciso que se necesita, comienza desde el problema, desarrollo hasta llegar a la implantación del nuevo sistema, el analista tiene descriptivamente que es lo que se debe hacer en un problema determinado con sus fases. Este proyecto utilizara las siguientes fases de la metodología de James Senn:

Fase 1

Investigación preliminar

Según Senn la investigación preliminar es una actividad que tiene: aclaración de la solicitud, estudios de factibilidad y aprobación de la solicitud.

Aclaración de la solicitud: antes de considerar cualquier investigación de sistemas, la solicitud de proyecto debe examinarse para determinar con precisión lo que el solicitante desea.

Estudio de la factibilidad: existen tres aspectos relacionados con el estudio de la factibilidad:

• factibilidad técnica: el trabajo para el proyecto, ¿puede realizarse con el equipo actual la tecnología existente de software y el personal disponible? Si se necesita nueva tecnología ¿Cuál es la necesidad de desarrollarla?

• factibilidad económica: al crear el sistema, ¿los beneficios que se obtienen serán suficientes para aceptar los costos? ¿los costos asociados con la decisión de no crear el sistema son tan grandes que se debe aceptar el proyecto?

• factibilidad operacional: si se desarrolla e implanta, ¿será utilizado el sistema?, ¿existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios de que como resultado una disminución de los posibles beneficios de la aplicación?

Aprobación de la solicitud: no todos los proyectos solicitados son deseables o factibles. Algunas organizaciones reciben tantas solicitudes de sus funcionarios públicos que solo son posibles atender unas cuantas. Sin embargo, aquellos proyectos que son deseables y factibles deben incorporarse en los planes del País.

Fase 2

Determinación de los Requerimientos

El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes del consultorio que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al trabajar con los niños y médicos deben estudiar los procesos de un consultorio para dar respuestas a las siguientes preguntas claves:

• ¿Qué es lo que se hace?

• ¿como se hace?

• ¿con que frecuencia se presenta?

• ¿Cual es el grado de deficiencia con el que se efectúan las tareas?

• ¿Existe algún problema?

• si existe un problema ¿Qué tan serio es?

• si existe un problema ¿Cuál es la causa que lo origina?

Para contestar estas preguntas el analista conversa con varias personas para reunir detalles con los procesos del consultorio, sus opiniones sobre el porque ocurren las cosas, las soluciones que proponen y las ideas para implantar el programa.

Fase 3

Diseño del sistema

Comienza el proceso de diseño identificando los reportes y demás salidas que debe producir el sistema, hecho lo anterior se determina con toda la precisión los datos específicos para cada reporte y salida.

El diseño indica los datos de entrada aquellos que estarán calculados y los que deben ser almacenados. Así mismo, se escriben con todo detalle los procedimientos de cálculos y los datos individuales se seleccionan las estructuras de archivos y los dispositivos de almacenamiento, tales como discos y cintas magnéticas o incluso archivos en papel.

Los documentos de diseño representan de muchas maneras (diagramas, tablas y símbolos especiales). La información proporciona al equipo de información datos para comenzar el desarrollo de software

Fase 4

Desarrollo del Software

Los encargados de desarrollar software pueden instalar software a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante la elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.

Los programadores son responsables de la documentación de los programas y de proporcionar una explicación de cómo y porque ciertos procedimientos se modifican en determinada forma la documentación es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento unas ves que la aplicación se encuentre instalada.

Fase 5

Prueba de Sistema

Durante la fase de prueba de sistema, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo hagan. Se alimentan como entrada conjuntos de datos de prueba para su procedimiento y después se examinan los resultados. En ocasiones se permite que varios usuarios utilicen el sistema para que los analistas observen si tratan de emplearlo de forma no prevista.

En muchas organizaciones las pruebas son conducidas por personas ajenas al grupo que escribió los programas origínales con esto se persigue asegurar, por una parte, que las pruebas sean completas e imparciales y, por otra que el software sea confiable.

Fase 6

Implantación y evaluación

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo entrenara a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizar dependiendo del tamaño de la organización que empezara la aplicación y el riesgo asociado con su uso, puede elegirse comenzar la operación del sistema solo en área del consultorio (prueba piloto), por ejemplo en el consultorio Malagón N°. 40 Bárbula, cada estrategia de implantación tiene sus meritos de acuerdo con la situación que se considere dentro de la consultorio. Sin importar cual sea la estrategia utilizada, los encargados de desarrollar el sistema procuran que el uso inicial del sistema se encuentre libre de problemas. Una vez instaladas. Las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin embargo las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses por consiguiente es indudable que debe darse manteniendo las aplicaciones, realizar cambios y modificaciones en el software, archivos o procedimientos para satisfacer las nuevas necesidades de los usuarios. Dado que los sistemas de las organizaciones junto con el ambiente del consultorio experimentan cambios de manera continua, los sistemas de información deben mantenerse siempre al día en ese sentido de la implantación es un proceso en constante evolución.

La evaluación de un sistema se lleva a cabo a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:

• Evaluación operacional

Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.

• Impacto organizacional

Identificación y medición de los beneficios para la organización es áreas tales como registro, y eficiencia sobre el flujo de información interno y externo.

• Opinión de los administradores

Evaluación de las actitudes de directivos y administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.

• Desempeño del desarrollo

La evaluación del proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos. También se incluyen la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el desarrollo

Desafortunadamente la evaluación de sistemas no siempre recibe la atención que merece. Sin embargo, cuando se conduce en forma adecuada proporciona mucha información que pueda ayudar a mejorar la efectividad de los esfuerzos de desarrollo de aplicaciones subsecuentes

Diagrama de Flujo de Datos (DFD):

Es una representación viviente escrita en papel del funcionamiento de un sistema, refleja la organización del personal involucrado en el proceso en virtud del trabajo que efectúa. Tiene como objetivo representar como fluyen los datos a través de una organización y su entorno, las transformaciones que sufren y los tipos de salida. Los métodos para el diseño de los DFD fueron desarrollados y promovidos al mismo tiempo por dos organizaciones: Yourdan Inc. y Gane y Sarson. (Senn, 1988). El mismo utiliza cuatro notaciones sencillas:

Cuadro 1. Simbologías de Diagrama de Flujo de Datos (DFD)

Diccionario de Datos

Es un catalogo, un deposito de los elementos de un sistema. En un diccionario de actualización e inconsistencia de datos.

Base de datos

Cualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar. Los datos suelen aparecer en forma de texto, números o gráficos. Desde su aparición en la década de 1950, se han hecho imprescindibles para las sociedades.

Hay cuatro modelos principales de bases de datos: el modelo jerárquico, el modelo en red, el modelo relacional (el más extendido hoy en día; los datos se almacenan en tablas a los que se accede mediante consultas escritas en SQL) y el modelo de bases de datos deductivas. Otra línea de investigación en este campo son las bases de datos orientadas a objeto, o de objetos persistentes, Según Encarta (1999).

Normalización

Según la enciclopedia Encarta (2008), es cuando las tablas de unas bases de datos se encuentran de forma normales, esto permite que no existan repeticiones dañinas o anomalía de datos. También puede ser la unificación de las medidas y calidad de los productos industriales o manufacturas, para simplificar la fabricación y reducir el costo de los mismos.

Primera Forma Normal

La primera forma normal trata con la forma del registro. Bajo la primera forma normal, todas las ocurrencias de tipo registro deben contener el mismo numero de campos. La primera forma normal excluye campos repetidos y grupos.

Segunda y Tercera Formal Normal

La segunda y tercera forma normal trata con las relaciones entre campos clave y campos no clave. Bajo la segunda y tercera forma normal un campo no clave debe de proveer un hecho (valor) referente al campo clave. Además el registro debe satisfacer la primera forma normal.

Segunda forma normal

La segunda forma normal es violada cuando un campo que no es clave tiene un valor de un subconjunto del campo de la clave. Es solo relevante cuando el campo clave es compuesto por varios campos. Cuando el diseño de datos es cambiado para reemplazar registros no normalizados por registros normalizados, a estos procesos se le llama normalización.

El diseño normalizado refuerza la integridad de los datos minimizando la inconsistencia y redundancia de datos.

Tercera Forma normal

La tercera forma normal es violada cuando un campo no clave contiene un valor de otro campo no claven.

Definición de Términos

Acceso: En términos generales será el medio utilizado para obtener informaciones de la memoria de almacenamiento, de la memoria del ordenador o del resultado de un proceso. Existen diferentes tipos de acceso: conexión a Internet, conectarse a un sitio, es el nombre de Microsoft Visual C++, y es la aplicación desarrollada por Microsoft en el entorno Windows para el tratamiento de bases de datos, permiso para poder usar un ordenador y leer o modificar los datos allí almacenados. (Diccionario de Informática 1999)

Almacenamiento: Bajo este nombre se puede definir el hecho de crear una copia permanente del trabajo que hemos realizado en el ordenador. Nosotros en el ordenador trabajamos en lo que se llama memoria RAM, esta función solo funciona cuando el ordenador esta encendido, cuando se corta la corriente todo lo que figura en esta memoria desaparece. Por tanto, antes de acabar nuestra tarea debemos guardar lo que estábamos haciendo en un soporte que no pierda lo guardado cuando se corte la corriente. (Diccionario de Informática 1999)

Analista: Dícese del profesional cuya misión cosiste en estudiar el planteamiento de las necesidades informáticas del problema que se nos propone i establecer los elementos necesarios para resolver dicho problema, tanto elementos hardware como software. (Diccionario de Informática 1999)

Archivo: Se define el archivo como el conjunto de información extraído de la memoria RAM que se graba en un dispositivo de almacenamiento permanente. La información de almacena en forma de bytes. Los archivos pueden ser muchas clases diferentes, desde archivos que contienen datos concretos de una base de datos, hasta archivos que contienen información de una imagen o archivos que pueden contener programas o elementos necesarios para ejecutar dichos programas. (Diccionario de Informática 1999)

Clave: Dícese del campo, dentro de una base de datos, que sé a elegido como referencia para la clasificación y búsqueda rápida de los diferentes registros. (Diccionario de Informática 1999)

Datos: Dícese de la colección de resultados compuestos por caracteres, numéricos y simbólicos, almacenados en el ordenador de forma que puedan ser procesados. Los datos se diferencian de la información en las formas agrupadas y almacenadas por el ordenador. (Diccionario de Informática 1999)

Diagramas de estructura de datos: Un diagrama de estructura de datos es un esquema que representa el diseño de una base de datos de red. Este modelo se basa en representaciones entre registros por medio de ligas.

Evaluar: Calcular la respuesta de una expresión. (Diccionario de Informática 1999)

Evento: Dícese del suceso que ocurre en el sistema informático y del que se percibe el sistema operativo. Una vez enterado el sistema operativo transmite a los diferentes programas que se están ejecutando la información de lo sucedido por si esto fuese de su incumbencia. (Diccionario de Informática 1999)

Interfaz: se llama interfaz a la parte del software del ordenador que tiene por misión la comunicación con el usuario. Básicamente existen dos tipos de interfaz: las gráficas y las de texto. Un ejemplo de interfaz de texto es la que proporciona DOS y un ejemplo de interfaz gráfica es Windows. (Diccionario de Informática 1999)

Programador: Dícese de la persona que se encarga de la confección, depuración y mantenimiento de los programas informáticos. (Diccionario de Informática 1999)

Sistema: Conjunto formado por un ordenador y todos sus periféricos. (Diccionario de Informática 1999)

Participan solo dos entidades (binarias) y relaciones en las que participan más de dos entidades (generales) ya sea con o sin atributo descriptivo en la relación.

La forma de diagramado consta de dos componentes básicos:

Celdas: Representan a los campos del registro.

Líneas: representan a los enlaces entre los registros.

(Diccionario de Informática 1999)

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

El diseño de la presente investigación para la UPEL (2008), se enmarca dentro de las investigaciones de campo y documental, que se definen como:

El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. La fuente principal de datos es el sitio donde se presenta el problema, los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad, en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originarios o primarios.

Investigación Documental:

El estudio de un problema con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza principal, en trabajos previos, así como información y datos divulgables por medios impresos.

Dicho esto, se considera que este Proyecto Factible apoyara su investigación en un diseño de campo y documental. Ya que los datos para su realización serán obtenidos directamente del lugar donde se va a basar la investigación y otros muchos de material teórico ya existente.

TIPO Y GENERALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN

Según las distintas características que presenta esta investigación es considerada un Proyecto Factible.

Al respecto la Universidad Experimental Libertador (2008) manifiesta que:

El proyecto factible consiste en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable, o una solución posible a un problema de tipo practico para satisfacer necesidades de una institución o grupo social. La propuesta debe tener apoyo, bien sea en una investigación de tipo documental y debe referirse a la formulación de políticas, programas, métodos y procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambos modalidades.

La investigación de tipo Proyecto Factible se puede explicar de la siguiente manera: Consiste en la recolección de los datos necesarios para así poder estar consiente de cual es el problema en cuestión y de cómo esta investigación puede ayudar a solucionarlo o en su defecto minorizar su gravedad.

También Según Freddy Bello, la presente investigación es de tipo tecnológica, es ya que está estructurada a través de instrumentos técnicos y procedimientos organizados con la finalidad de descripción y producción, tanto de problemáticos tecnológicos como de soluciones del mismo orden. La investigación tecnológica tiene como finalidad solucionar problemas o situaciones qué el conocimiento científico consolida y de esta forma reconstruir procesos en función de descubrimiento ya realizados.

ÁREA DE INVESTIGACIÓN

Criterios para delimitar la población en estudio

Se determinó, que la población, según el Censo registrado por la asociación de Vecinos de la zona de Malagón, está representada por cuatrocientas sesenta familias (460), las cuales se encuentran divididas de la siguiente manera; veinte (20%) personas adultas, el mismo porcentaje de adolescentes y un sesenta (60%) niños.

SELECCIÓN DE LA MUESTRA

Tamaño de la muestra

La muestra seleccionada en el presente estudio, es decir 276 niños en total.

Tipo de muestreo

Muestreo aleatorio estratificado:

Este trata de obviar las dificultades que presentan los anteriores ya que simplifican los procesos y suelen reducir el error muestral para un tamaño dado de la muestra. Consiste en considerar categorías típicas diferentes entre sí (estratos) que poseen gran homogeneidad respecto a alguna característica (se puede estratificar, por ejemplo, según la profesión, el municipio de residencia, el sexo, la edad, dirección, etc.). Lo que se pretende con este tipo de muestreo es asegurarse de que todos los estratos de interés estarán representados adecuadamente en la muestra. Cada estrato funciona independientemente, pudiendo aplicarse dentro de ellos el muestreo aleatorio simple o el estratificado para elegir los elementos concretos que formarán parte de la muestra. En ocasiones las dificultades que plantean son demasiado grandes, pues exige un conocimiento detallado de la población. (Tamaño geográfico, sexos, edades,…).

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Técnicas de recolección de datos

Las técnicas e instrumentos para levantar información son métodos específicos, con el objeto de reunir datos relacionados con los requerimientos. Hace relación al procedimiento, condiciones y lugar a la recolección de datos. Entre estos se incluyen la entrevista, la revisión de registros y la observación.

El propósito de estas técnicas es proporcionar un soporte que ayude a recolectar la información, este puede ser respaldado por técnicas y por procedimientos de recolección de datos, que permitan obtener información de forma oportuna y veraz de los procesos de las operaciones actuales, para que luego sean analizadas. Esta tarea se llevara a cabo con la finalidad de obtener una visión general del entorno donde se desenvolverá el nuevo sistema.

Instrumentos de recolección de datos

• Entrevista

Según Senn, la entrevista da a los analistas oportunidades para reunir información de las personas que han sido seleccionadas debido a sus conocimientos del sistema que este bajo estudio. Este método es la mejor fuente de información cualitativa (opiniones, políticas, descripciones subjetivas de actividades y problemas). Este método puede ser de especial utilidad para reunir información de personas que no se comunican por escrito en forma adecuada o que no disponen de tiempo para llenar los cuestionarios.

Las entrevistas pueden calificarse como estructuradas o no estructuradas, durante la investigación se utilizarán la entrevista no estructurada, debido a que esta deja mejor libertar a la iniciativa de la persona interrogada y al encuestador al mismo tiempo que facilita la expansión del mismo en el tema a tratar. Las entrevistas no estructuradas utilizan preguntas entandar o de acuerdo al dialogo.

Con la finalidad de determinar los requerimientos del nuevo sistema se realizaran entrevistas aquellas personas seleccionadas por sus conocimientos y experiencias en el sistema que esta siendo objeto de estudio.

• Revisión de Registro

Según Senn, la revisión de registro proporciona información valiosa con respecto a las organizaciones y sus operaciones, pueden efectuarse al comienzo de estudio, como introducción, o también después y sirve de base para comparar las operaciones actuales por lo tanto los registros pueden indicar que esta sucediendo y para iniciar el diseño de la base de datos que acompañan al sistema

Los registros incluyen manuales de políticas, reglamentos y procedimientos estándares de operación utilizados por la mayor parte de las organizaciones como guías para los gerentes y empleados.

Con la intención de reunir información sobre el sistema actual, se revisaran todos aquellos registros que estén incluidos en el proceso de la facturación de los pedidos que puedan indicar que esta sucediendo.

• Observación

El mismo autor, la observación permite al analista ganar información que no se puede obtener por otras técnicas. Por medio de la observación el analista obtiene información de primera mano sobre la forma en que se efectúan las actividades.

El instrumento utilizado fue una lista de cotejo, con el cual se quiere recabar toda aquella información necesaria, específicamente del proceso de registro de consultas de niños en el consultorio Malagón N° 40 Bárbula y así observar como se están realizando las actividades y de que manera. El tipo de observación utilizada, es la observación directa la cual permite tener una mejor observación sobre todo lo necesario para el diseño del sistema.

TÉCNICA DE ANÁLISIS DE DATOS

Cronograma de actividades

CAPÍTULO IV

PRESENTACIÓN Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS

ANÁLISIS DETALLADO

• Análisis de las entrevistas

Luego de realizar las entrevistas, se logró obtener información del médico, las familias y de la asociación de vecino sobre: Los requerimientos del nuevo sistema y de la situación que se presenta, el proceso que se lleva a cabo para realizar las actividades relacionadas con el registro de los mismos el cual se da a conocer por medio de los siguientes análisis.

Los entrevistados identificaron el problema de la siguiente manera: el médico realiza su entrevista a los padres por medio de una hoja o ficha , en la misma el médico toma los datos personales y hace las anotaciones correspondientes del niño, anotaciones que realiza de manera escrita sobre una ficha, proceso que se torna lento, dicha ficha es transferida al personal encargado de consultorio, luego de la elaboración del llenado el mismo es guardado, en donde también se reflejan los errores de transcripción.

Asimismo, se pudo apreciar que este consultorio se pierde mucho conocimiento sobre el proceso de registro, por cuanto en la entrevista con la asociación de vecinos se conoció que no se dispone de información necesaria para controlar la operación debido a la perdida de la misma en consecuencia cuando los métodos de control de información son manuales el trabajo resulta largo, mientras que con un sistema automatizado se torna mucho más directo el análisis de registros y documentación, obteniéndose resultados mas rápidos, eficaces con menor costo y esfuerzo.

• Análisis de la Revisión de Registros

Después de haber revisado sus basamentos teóricos se llegó a la conclusión de que en el proceso de registros a domicilio, el cual es llevado manualmente ocasiona retrasos en el, pérdida de datos importantes para un registro y un próximo, descontrol y falta de orden en cuanto a la perdida de factibilidad de la realización del proceso manualmente.

• Análisis Observación

Sobre la base de la observación se evidencio que el servicio de registro de niños en el consultorio Malagón N° 40 Bárbula realiza el proceso de registro normalmente utilizando una ficha que se llena manualmente, en donde colocan los siguientes datos: Fecha, datos del niño (nombre, apellido, número de teléfono, dirección, comentario), datos del padre (nombre y apellido, dirección). Así como la descripción de los mismos.

A través de esta observación se pudo verificar que debido a que el proceso se realiza de forma manual, este se torna lento y tedioso propenso a cualquier tipo de errores producto de la gran demanda de consultas que se hacen a diario solicitados.

• Análisis general

Después de haber revisado sus basamentos teóricos se llegó a la conclusión de que en el proceso de registro, el cual es llevado manualmente ocasiona retrasos en el, pérdida de datos importantes para un registro y un próximo, descontrol y falta de orden en cuanto a la perdida de factibilidad de la realización del proceso manualmente.

Sobre la base de la observación se evidenció que el servicio de registro de niños en el consultorio Malagón N° 40 Bárbula realiza el proceso de registro normal utilizando una ficha que se llena manualmente, en donde colocan los siguientes datos: Fecha, datos del niño (nombre, apellido, número de teléfono, dirección, comentario), datos del padre (nombre y apellido, dirección). Así como la descripción de los mismos.

A través de esta observación se pudo verificar que debido a que el proceso se realiza de forma manual, este se torna lento y tedioso propenso a cualquier tipo de errores producto de la gran demanda de consultas que se hacen a diario solicitados.

Evidencia del logro de los objetivos

(Respuesta de cada uno de los obj. Específicos)

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA PROPUESTA

Metodología del ciclo de vida del sistema

FASE I.- INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

Descripción del proceso actual

El consultorio ubicado en Valencia Estado. Carabobo Municipio Naguanagua comunidad barrio Malagón consultorio Malagón N°. 40 Bárbula no cuenta con un sistema de registro, el cual es llevado manualmente en una ficha.

En ella se coloca la fecha, nombre y apellido, edad, dirección, teléfono, zona, nombre de los medicamentos unitario, el proceso comienza cuando el niño llega al consultorio a solicitar su consulta, el médico o enfermera llena sus datos personales (teléfono, nombre, dirección y zona) Los cuales tienen que calcularse manualmente.

Todo este proceso lleva a un análisis exhaustivo por parte de la medico, como resultado se generan las siguientes necesidades; talla, peso, edad, vacunas realizadas, etc. cabe destacar la importancia que tiene este proceso fundamental para la estabilidad y el funcionamiento del servicio.

Estudio de Factibilidad

• Factibilidad Técnica

En esta se analizaron los recursos técnicos, con los que cuenta el consultorio Barrio Adentro para la realización de sus operaciones y si esta no cuenta con la automatización, realizarle la propuesta correspondiente; en la realización de esta factibilidad surgen ciertas preguntas como:

¿Existe dentro de este consultorio la tecnología necesaria para hacer lo que se sugiere?

¿Tienen el equipo propuesto y la capacidad para almacenar los datos requeridos y utilizarlos en el nuevo sistema?

El consultorio al cual se le esta realizando el sistema no cuenta actualmente con el hardware necesario, además de esto se puede acotar que el consultorio no posee la Visual Basic 6.0.

• Factibilidad Económica

En esta factibilidad si le consultorio cuenta con los recursos económicos necesarios para la adquisición de los elementos y software requerido para la puesta en marcha del proyecto en estudio, este costo no debe medirse solo en dinero, sino también en los resultados que se obtendrán con la adquisición del mismo, el cual persigue la finalidad de agilizar y optimizar el desempeño de las labores dentro del consultorio.

Hardware

En el caso de los requerimientos de hardware no cuenta el consultorio con la tecnología descrita anteriormente por lo cual no se acarrea gastos en ello debido a que por medio de la alcaldía o la gobernación o un ente del gobierno como PDVSA. Pueden donar el Equipo (la computadora).

Descripción del Hardware Propuesto

Monitor A Color Svga 14"

Teclado En Español Windows XP

Mouse

Case Médium Tower

Unidad De Diskette

Disco Duro De 80 Gb

Procesador Intel P2 3.06. Mhz

Memorias Gen 512 Mg

T Madre Pcchips 921 S /F /E P4 Atx+2

Impresora Matriz De Punto 800 Epson

Cuadro 01. Costo del equipo

Fuente: Los Autores (2008)

Adquisición del Software

La empresa requiere del software Visual Basic 6.0

Cuadro 2. Costo del software

Fuente: Home Market (2008)

Nota:

Para efectos de la presentación de la propuesta, dicho monto no será considerado dentro de los costos, ya que la finalidad de las tesis es realizar la donación del mismo.

Costos de Desarrollo

El desarrollo del sistema no generara ningún costo para el consultorio debido a que será realizado de forma gratuita para cumplir con el requisito de grado.

Costos de Adiestramiento

El adiestramiento se le dará a los usuarios del sistema, el mismo consistirá en la explicación progresiva y eficaz del sistema este adiestramiento de dará de forma gratuita por parte de los diseñadores del sistema.

Costos de Mantenimiento de Equipo

El consultorio nos llamara para realizar los mantenimientos de los equipos cada 3 meses, sin cancelar nada de dinero, sin embargo se reflejará el costo real.

Cuadro 3. Mantenimiento de equipo

Fuente: Los Autores (2008)

Costos de Gastos Generales

Son aquellos insumos necesarios para el desarrollo y buen funcionamiento del sistema los cuales serán adquiridos de forma anual, y se demostraran a continuación:

Cuadro 4. Gastos generales

Fuente: Sudipe. S.R.L. (2008)

• Factibilidad Operativa

Se estudio el aspecto del personal, para determinar si están de acuerdo con la automatización del sistema. El sistema a implantar en el consultorio Malagón N° 40 "Bàrbula", será de fácil comprensión para los usuarios, aportando todas las soluciones posibles a la problemática que en la actualidad se presenta. Se debe destacar que las personas que manejaran el sistema deben someterse a un entrenamiento por parte de los programadores del mismo, estos aportaran las herramientas necesarias para facilitar la mayor comprensión del sistema automatizado a implantar.

De acuerdo con las entrevistas que se realizaron al personal que labora en la en el consultorio Malagón N° 40 Bàrbula, el 100% está de acuerdo con la automatización del sistema, ya que con el mismo se mejora el servicio ofrecido a los niños y niñas, agilizara los procesos, se ahorrar tiempo y se tendrá mayor seguridad en los datos almacenados.

FASE II.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

• Requerimientos de entrada

Los usuarios requieren un sistema automatizado que les facilite el proceso de registro de niños que se produce diariamente donde dicho sistema tenga las siguientes características principales previamente estudiadas como lo son:

• La automatización de consultas con respecto a la existencia de enfermedades tomando en cuenta su descripción especifica.

• Herramientas de fácil manejo por medio de la automatización en computadoras la cual hará el proceso de registro más fácil.

• Programa de adiestramiento y capacitación para el manejo del sistema computarizado el cual facilita el proceso.

• Sistema que este relacionado directamente con el operador.

• Se necesita tener la existencia de cada niño del sector.

• Se requiere almacenar los niños para agilizar el funcionamiento del consultorio.

Requerimientos de almacenamiento

La información será almacenada en un disco fijo de 80 GB.

Se requiere almacenar todos los productos para realizar consultas más rápidas. Se debe guardar las transacciones diarias por concepto de consultas.

Un contador y actualizador diario de datos para tener un reporte diario de todas las consultas que sales diariamente.

Se necesita que a la hora de guardar los datos se tenga toda la actualización y descripción de todos los niños, para que el inicio del día sea lo más rápido posible.

• Requerimientos de salida

Generar reportes por medio de pantalla e impresora, estos reportes puede

Ser: consultas, zonas, exámenes, vacunas, entre otros.

Se requiere que el reporte que es controlado por la medico, se realice con un

Formato claro y bien detallado.

Se requiere que el reporte que es controlado por el operador, sea más específico de acuerdo a sus actividades.

FASE III.- DISEÑO DEL SISTEMA

Descripción del Sistema Propuesto

• Descripción del Software

Para completar la metodología utilizada en el diseño del sistema, se llevó a cabo con la construcción del sistema propuesto, cuyo diseño inicial fue generado con un software modelador de base de datos para luego ser generado en Microsoft Visual Basic 6.0, software sumamente versátil y constituye unos de los estándares para el desarrollo del sistema de información para el registro de las consultas de los niños en el servicio del consultorio Malagón N° 40 Bárbula.

• Descripción específica del sistema Propuesto

Microsoft Visual Basic es un manejador de base de datos, el cual se utilizara para estructurar, consultas complejas como los productos por tipo, salida de producto, consultas diaria; en varias tablas que son de provecho para el sistema y que maneja grandes volúmenes de información, seguidamente se estableció la necesidad de adiestramiento del usuario del sistema, con el objetivo de conseguir la explotación eficaz del nuevo sistema.

Para la definición del adiestramiento se tomaron en cuenta las características funcionales y técnicas propias del sistema de información. Es por ello que el sistema contara con una base de datos donde estarán almacenados la información de cada de estos niños existente, zona, vacunas, entre otro, formando estos los elementos fundamentales que permiten los registros y procesos que reflejan un mejor manejo de información en el servicio consultorio Malagón N°40 Bárbula , el sistema cuenta con un formulario para la introducción de datos de los niños , zonas, edad dirección vacunas etc. A su vez cuenta con reportes que permiten realizar vistas.

De esta manera, el consultorio puede contar con un programa que muestra el avance al obtener información actualizada, clara, precisa y rápida, para el mejor desempeño de las actividades del servicio consultorio Malagón N°40 Bárbula.

Flujograma del Proceso propuesto

Carta estructurada

Diseño Modular

Seguridad del sistema

• Seguridad lógica

Consiste en la "aplicación de barreras y procedimientos que resguarden el acceso a los datos y sólo se permita acceder a ellos a las personas autorizadas para hacerlo

• Seguridad Física

Sólo es una parte del amplio espectro que se debe cubrir para no vivir con una sensación ficticia de seguridad. Como ya se ha mencionado, el activo más importante que se posee es la información, y por lo tanto deben existir técnicas, más allá de la seguridad física, que la aseguren. Estas técnicas las brinda la Seguridad Lógica. Los objetivos que se plantean serán:

• Restringir el acceso a los programas y archivos.

• Asegurar que los operadores puedan trabajar sin una supervisión minuciosa y no puedan modificar los programas ni los archivos que no correspondan.

• Asegurar que se estén utilizados los datos, archivos y programas correctos en y por el procedimiento correcto.

• Que la información transmitida sea recibida sólo por el destinatario al cual ha sido enviada y no a otro.

• Que la información recibida sea la misma que ha sido transmitida.

• Que existan sistemas alternativos secundarios de transmisión entre diferentes puntos.

• Que se disponga de pasos alternativos de emergencia para la transmisión de información

FASE IV.- DESARROLLO DEL SOFTWARE

Descripción del entorno de programación

• Diseño de pantallas

• Diseño de Reportes

FASE.- V PRUEBAS DEL SISTEMA

Descripción del Plan de pruebas y resultados de las mismas

El plan referido a las pruebas del sistema, está diseñado para realizarse desde los meses que van de Septiembre de 2008 a Enero de 2009, considerando 04 meses como el tiempo requerido para detectar las posibles fallas que el mismo pueda presentar; de allí que los resultados de su aplicación no se podrán obtener para esta fase del proyecto de investigación, debido a que el tiempo es muy limitado y el gasto requerido para la inversión del computador, actualmente es imposible para los tesistas.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusión

El periodo de la realización del trabajo de investigación es el momento más adecuado para poner en práctica todo lo que se ha aprendido durante los cinco semestres de estudio. En la oportunidad de demostrar cuanto se puede llegar aprender en un pequeño lapso. En el presente trabajo se vio la necesidad de realizar un sistema automatizado para el proceso de registro para niños en el consultorio Malagón N°.40 (Bárbula) capaz de manejar un gran volumen de información, y a de mas le permita al medico, contar con un sistema seguro y confiable que les permita el ahorra tanto de tiempo, arrojándose datos reales y verdaderos para que a la hora de tomar decisiones estas se hagan mas fáciles y rápidas de tomar.

De esta forma, luego de hacer un estudio minucioso a la consultorio antes mencionado, se pudo llegar a detectar las fallas y problemas que tenias al no contar con un sistema automatizado, después de conversar con los médicos vecinos y asociación de vecinos se conocieron las necesidades que requerían, empezando de esta forma con el proceso de este trabajo, hasta lograr desarrollar el sistema cubriendo justo con las necesidades que ellos mencionaron cuando se realizaba la entrevista.

El éxito de dicha labor se debe a diversos agentes que influyeron para que esta meta fuese posible, los cuales son: el grupo de trabajo, el interés y el esfuerzo de cada uno de los integrantes, por la ayuda y enseñanza por los tutores, todos estos factores permitieron que el trabajo de grado requisito indispensable para optar al titulo de técnico superior universitario en informática, finalizara de una manera exitosa.

Asimismo, se pudo constatar que los objetivos planteados se cumplieron a cabalidad siguiendo los siguientes pasos: recolección de información análisis de datos, diseño de sistema de información, desarrollo de aplicación de sistema y la prueba del mismo, obteniendo los resultados y metas para los cuales fue creado el sistema.

Asimismo, se pudo constar que los objetivos planteados se cumplieron a cabalidad siguiendo los siguientes pasos: recolección de información, análisis de datos, determinación de las necesidades, diseño y codificación del sistema propuesto y la prueba del mismo. Obteniendo los siguientes resultados. En la recolección de datos se pudo detectar fallas como mala redacción, cálculos erróneos, así como también el trabajo que se le genera al consultorio para acceder a la información referente al proceso de registro del servicio.

En la determinación de las necesidades se concluyo en la automatización del sistema de registro que agilice un mejor manejo del servicio de consultas "Malagón N°.40" Bàrbula. A demás, el diseño y codificación dio como resultado un sistema que muestra el avance al obtener información actualizada. Clara fresca y rápida para el mayor desempeño de las actividades. Finalizando con la aplicación de pruebas las cuales demostraron que el sistema esta funcionando adecuadamente.

Recomendación

En términos generales, con el fin de conseguir el mejoramiento productivo se presentan a continuación una serie de sugerencia y recomendaciones que deben ser tomadas en cuenta estas son:

Se recomienda al consultorio la implantación del sistema para mejorar el servicio de registro Malagón N°. 40 (Bàrbula). Una vez culminada la implantación del sistema (septiembre 2008), una previa adíestracción del personal, sobre el manejo u operatividad del mismo.

Cumplir con las medidas de seguridad establecida, para el resguardo de la integridad de los datos, de manera que las claves de acceso no seas trasferibles.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

González, Y. y Bohórquez, M. (1999). Desarrollar un Sistema Automatizado a la gestión de los Procesos de Facturación de Inventarios para el Gigante Guayanés C.A. Trabajo Especial de Grado. Instituto Universitario Juan Pablo Alfonso, Valencia.

Herrera, S. y Mayaudón, D. (2000). Desarrollo de un sistema de Información Automatizado de los Bienes Muebles del Cuerpo de Seguridad y Orden Público del Estado Aragua Trabajo Especial de Grado. Instituto Universitario Juan Pablo Alfonso, Valencia.

Marín, Chirinos y Velásquez (2002). Sistema automatizado para el proceso del control de las historias medicas de prevención social IASTBASEC. Trabajo Especial de Grado. Colegio Universitario de Administración y Mercadeo, Valencia..

Rebeca Landeau. (2002) Cómo realizar un Proyecto de investigación.

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