Diseño de un sistema de gestión de inventario (página 2)

Los materiales y repuestos en toda empresa representan un factor básico de operaciones y constituyen por lo general un elevado porcentaje de las inversiones, de allí la importancia de un adecuado control de los mismos. Tiende a ocasionar pérdidas por desperdicios, deterioro, mal uso, robo, etc. el valor de los inventarios es dinero invertido que es preciso controlar constantemente asignado responsable en garantía de su manejo honesto y cuidadoso.

3.14 OBJETIVOS DEL CONTROL DE MATERIALES.

• No comprenden los fondos de las empresas en comprar innecesarias de materiales y repuestos.

• Rechazar materiales y repuestos que no hayan sido pedidos o que no cumplan con las especificaciones técnicas adecuadas.

• Asegurar los recibos de los materiales y repuestos y su cargo con los precios adecuados.

• Controlar adecuadamente las existencias de materiales y repuestos en el almacén.

3.15 STOCK.

Se entiende por stock a todo aquel conjunto de materiales, artículos o existencia que se encuentran salvaguardados en el almacén como deposito de reserva.

También se puede definir el stock como: la cantidad de bienes que dispone una empresa, es decir, que este término se utiliza generalmente para referirse a los productos almacenados en otras palabras, al inventario.

El stock representa uno de los componentes de mayor relevancia en la determinación del resultado tanto a través del costo que genera la atención de recursos financieros en su inmovilización como los vinculados a su posesión y custodia.

La rotación del stock y el nivel de inventario mantenido en una empresa son aspectos de vital importancia para cualquier tipo de organización. Una alta rotación y un bajo nivel de stock se traduce significativas mejoras de eficiencia, ahorra de costos y aplicaciones efectivas de los recursos financieros de toda empresa.

3.16 ROTACIÓN DE INVENTARIOS

Se refiere a todo aquello que permanece inmóvil, estático o inerte que no produce nada.las utilidades se generan el movimiento, con la rotación, con el cambio de unos activo por otros. En el naco de lo inventarios, entre mayor sea la rotación mayores serian las posibilidades de aumentar las ganancias.

La rotación de los inventarios significa la cantidad de veces promedio durante el año estos se resuelven mediante la producción y venta, convirtiéndose su existencia en cuantas por cobrar efectivo y nuevamente en inventarios. Esta formación se obtiene de los inventarios y del registro de las compras realizadas en el periodo determinado.

3.17 CLASIFICACIÓN DE LOS MATERIALES DE INVENTARIO

El hecho de clasificar los materiales que forman parte de nuestros inventarios es una práctica usual que tiene como objetivo limitar las actividades de planificación y control de cierto número de referencias, las más importantes. Cuando en un inventario existe millares de referencias es muy difícil que se puedan extender dichas actividades a todas ellas y es necesario asignar de forma óptima la capacidad real de gestión.

La clasificación de los materiales se suele abordar sobre la base de los dos siguientes criterios:

• Salidas (en unidades monetarias). Es la extendida, y agrupar los artículos en la conocida clasificación "ABC" , a veces denominada "XYZ" para no confundir las siglas anteriores con el concepto "Activities Based Costs" o "Costos Basado en Actividades" .

• Rotación

3.18 SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE INVENTARIO ABC

La necesidad de establecer un programa de entrega de materiales para evitar situaciones de inactividad que repercuten negativamente en los costos de los factores productivos , hace preciso realizar la discriminación de artículos con el fin de determinar entre ellos cuales son los que por sus características precisan un control mas riguroso. Este último se consigue la clasificación "ABC" valor anual pasado de cada artículo.

En cada empresa se utilizan diferentes productos, cada uno de ellos con sus propias características, por lo tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular, dependiendo de su importancia en los procesos de la compañía y de las posibilidades de adquisición.

El análisis ABC es una manera de clasificar los productos de acuerdo a criterios preestablecidos, dicha clasificación se basa en la conocida ley de pareto, y diferencia de los artículos entre los importantes y escasos (categoría A) y los numerosos y triviales (categoría C), con un grupo intermedio que no participa que ambas denominaciones (categoría B). Es clásico considerar las siguientes agrupaciones de los artículos:

• Tipo A: Son aquellos en los que la empresa tiene mayor inversión. Representa el 20% de lo artículos en inventario y como referencia el 80% del valor de la inversión. son generalmente los mas costoso y los de rotación lenta del inventario.

• Tipo B: Son aquellos que por referencia les corresponde el rango siguiente de inversión, y representa el 30% de los artículos y requieren del valor de inversión.

• Tipo C: Son aquellos que representa el 50% de los artículos en inventario y solo el 5% del valor de la inversión. Este tipo normalmente se encuentra en grandes y variadas cantidades dentro del inventario, por corresponde a inversión mas bajas.

Como recomendación general, si se manejan muchas referencias, la clasificación que se realice atendiendo al valor de las salidas, y el número de artículos que se dispone, no se debe diferir excesivamente de los valores indicados. La gestión de los inventarios deberá ir avanzado.la gestión de los indicadores deberá ir avanzado desde la categoría A hasta la categoría B y C, en función de las posibilidades reales que tenga la empresa.

El control de los artículos del A, debe ser muy preciso y minucioso, por la razón de representar el de mayor inversión. Es recomendable interpretar en ellos las técnicas del control inventarios mas sofisticados.

Por otra parte los artículos A, pueden ser controlados empleando otras técnicas que resulten eficientemente y menos complejos. A diferencia de los artículos A y B , los tipo C solo requieren de un mínimo control de inventario.

Grafico 3.1 Porcentajes de la Clasificación ABC

3.19 TÉCNICAS PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

A través del tiempo se fueron utilizando varias técnicas de solución de problemas, teniendo cada una detalles específicos y desarrolladas por filosofías o culturas de calidad, de las cuales algunas han sobresalido porque han tenido resultado satisfactorio, cada una de estas fue expuesta por distintos autores y entre ellas tenemos:

3.20 TEORÍA DE LAS 5S.

El método de las 5 « S », así denominado por la primera letra (en japonés) de cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples:

• Seiri:

ORGANIZACIÓN: "Separar Necesarios".

• Seiton:

ORDEN: "Situar Necesarios".

• Seiso:

LIMPIEZA: "Suprimir Suciedad".

• Seiketsu:

ESTANDARIZAR: "Señalizar Anomalías".

• Shitsuke:

DISCIPLINA: "Seguir Mejorando"

3.21 LA APLICACION DE LAS 5S SATISFACE MULTIPLES OBJETIVOS. CADA 'S' TIENE UN OBJETIVO PARTICULAR:

• Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil.

• Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.

• Mejorar el nivel de limpieza de los lugares

• Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden.

• Fomentar los esfuerzos en este sentido.

POR OTRA PARTE EL TOTAL SISTEMA PERMITE:

• Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal (es más agradable trabajar en un sitio limpio y ordenado)

• Reducir los gastos de tiempo y energía

• Reducir los riesgos de accidentes o sanitarios

• Mejorar la calidad de la producción.

• Seguridad en el Trabajo.

3.22 OBJETIVO DE LA TEORIA DE LAS 5S.

Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. No es una mera cuestión de estética. Se trata de mejorar las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima laboral, la motivación del personal y la eficiencia y, en consecuencia, la calidad, la productividad y la competitividad de la organización.

3.23 LAS 5S CONSISTE

Seiri: ORGANIZACIÓN. Separar Innecesarios.

Es la primera fase, consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse de éstos últimos.

• Haciendo inventarios de las cosas útiles en el área de trabajo.

• Entregar un listado de las herramientas o equipos que no sirven en el área de trabajo.

• Desechando las cosas inútiles.

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA CLASIFICACIÓN

Fig3.1 Diagrama de Flujo para la Teoría de las 5s.

Seiton: ORDEN. Situar Necesarios.

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos. Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, pero a menudo, el más simple leitmotiv de Seiton es: Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.

Las normas de Seiton:

• Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte).

• Definir las reglas de ordenamiento.

• Hacer obvia la colocación de los objetos.

• Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario.

• Clasificar los objetos por orden de utilización.

• Estandarizar los puestos de trabajo.

Seiso : LIMPIEZA. Suprimir Suciedad

Una vez el espacio de trabajo está despejado (seiri) y ordenado (seiton), es mucho más fácil limpiarlo (seiso). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.

Normas para Seiso:

• Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías.

• Volver a dejar sistemáticamente en condiciones.

• Facilitar la limpieza y la inspección.

• Eliminar la anomalía en Origen.

Seiketsu: MANTENER LIMPIEZA. Estandarización o Señalizar Anomalías.

Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.

A menudo el sistema de las 5S se aplica sólo puntualmente. Seiketsu hay que recordar que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Para lograrlo es importante crear estándares.

Las normas de Seiketsu

• Hacer evidentes las consignas: cantidades mínimas, identificación de las zonas.

• Favorecer una gestión visual ortodoxa.

• Estandarizar los métodos operatorios.

• Formar al personal en los estándares.

Shitsuke DISCIPLINA. o Seguir Mejorando.

Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

Esta etapa contiene la calidad en la aplicación del sistema 5S. Si se aplica sin el rigor necesario, éste pierde toda su eficacia.

Es también una etapa de control riguroso de la aplicación del sistema: los motores de esta etapa son una comprobación continua y fiable de la aplicación del sistema 5S (las 4 primeras 'S' en este caso) y el apoyo del personal implicado.

3.24 NECESIDAD DE LA ESTRATEGIA 5S

La estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a menudo las personas no le dan la suficiente importancia, sin embargo, una fábrica limpia y segura nos permite orientar la empresa y los talleres de trabajo hacia las siguientes metas

• Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc.

• Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo.

• Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la inspección permanente por parte de la persona quien opera la maquinaria.

• Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza, lubricación y apriete.

• Conservar del sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5s.

• Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora contínua de producción Justo a Tiempo, Control Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total.

• Reducir las causas potenciales de accidentes y se aumenta la conciencia de cuidado y conservación de los equipos y demás recursos de la compañía.

MÉTODOS ALTERNATIVOS DE DETERMINACIÓN DEL RIESGO

RISK MANAGEMENT AND PREVENTION PROGRAM (RMPP)

La determinación del riesgo correspondiente a métodos cualitativos consiste en la contraposición de los valores (bien sean índices o rangos cualitativos) obtenidos para la probabilidad y para la severidad de las consecuencias.

Tabla 3.1 Probabilidad y Severidad.

De esta tabla de cualidades se realiza una gráfica de relaciones parecida a la siguiente:

Tabla 3.2. Probabilidad y Consecuencias

Luego se realiza un cuadro de temporización de actuaciones, de acuerdo con la evaluación resultante de cada riesgo.

Tabla 3 3. Riesgo, Acción y Temporización.

Análisis de Riesgos: Se trata de estimar el nivel de peligro potencial de una actividad industrial para las personas, el medio ambiente y los bienes materiales, en términos de cuantificar la magnitud del daño y de la probabilidad de ocurrencia.

Objetivos del análisis de riesgos

Los métodos para la identificación, análisis y evaluación de riesgos son una herramienta muy valiosa para abordar con decisión su detección, causa y consecuencias que puedan acarrear, con la finalidad de eliminar o atenuar los propios riesgos así como limitar sus consecuencias, en el caso de no poder eliminarlos. Los objetivos principales son:

• 1. Identificar y medir los riesgos que representa una instalación industrial para las personas, el medio ambiente y los bienes materiales.

• 2. Deducir los posibles accidentes graves que pudieran producirse.

• 3. Determinar las consecuencias en el espacio y el tiempo de los accidentes, aplicando determinados criterios de vulnerabilidad.

• 4. Analizar las causas de dichos accidentes.

• 5. Discernir sobre la aceptabilidad o no de las propias instalaciones y operaciones realizadas en el establecimiento industrial.

• 6. Definir medidas y procedimientos de prevención y protección para evitar la ocurrencia y/o limitar las consecuencias de los accidentes.

Evaluación de los riesgos laborales

Es el proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo la información necesaria para que el empresario esté en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la necesidad de adoptar medidas preventivas y, en tal caso, sobre el tipo de medidas que deben adoptarse.

Etapas de la evaluación de riesgos

Primera Etapa: Análisis de los datos. El objetivo de esta parte es identificar la información de buena calidad que existe sobre el sitio y determinar la información que se necesita generar o captar para hacer la Evaluación de Riesgos. En esta primera etapa se hace la selección preliminar de la lista de los tóxicos sobre los que se liará la evaluación de riesgos.

Segunda Etapa: Evaluación de la Exposición. Se hace una estimación de la magnitud actual y futura de las exposiciones humanas, de la frecuencia y duración de estas exposiciones y de las rutas y vías potenciales de exposición.

Tercera Etapa: Evaluación de la toxicidad. Consiste en obtener la información cualitativa y cuantitativa sobre los distintos tipos de efectos adversos a la salud (cáncer, no-Cáncer y efectos sobre el desarrollo) que producen las substancias, a las que se ha determinado que la población está expuesta o pudiera llegar a estar expuesta. En esta etapa se localiza la mejor información disponible sobre la magnitud de la respuesta tóxica como una función del nivel de exposición.

Cuarta Etapa: Caracterización de los riesgos. Conociendo la magnitud de las exposiciones que se han determinado como posibles y la toxicidad de las substancias involucradas, se estiman los riesgos para la salud a los que se enfrentan las diferentes poblaciones. Se evalúan los riesgos producidos por cada tóxico en lo individual bien sea que llegue a los individuos expuestos por una ruta o por varias. Se evalúan también los riesgos que representan las exposiciones a las mezclas de las distintas substancias presentes.

Estimación del riesgo

La estimación del riesgo es un proceso que se lleva a cabo durante la evaluación de los riesgos, una vez que se han identificado los peligros mediante el cual se establece la probabilidad de que se pueda manifestar una situación de riesgo con unas determinadas consecuencias adversas para la salud o la seguridad de los trabajadores

Mapa de riesgos: es un instrumento que permite localizar de una manera práctica y sencilla los agentes generadores de riesgos presentes en un área determinada. De cuerdo a la información recopilada en tablas y representadas en forma gráfica, facilitando el control y seguimiento de los mismos mediante la implementación de programas preventivos, según las prioridades observadas. El programa de elaboración de mapas de riesgos constituye una valiosa herramienta para la notificación de riesgos y para la toma de decisiones en el control de riesgos ocupacionales.

El Mapa de Riesgos ha proporcionado la herramienta necesaria, para llevar a cabo las actividades de localizar, controlar, dar seguimiento y representar en forma gráfica, los agentes generadores de riesgos que ocasionan accidentes o enfermedades profesionales en el trabajo.

La técnica del mapa de riesgos consta de varios procedimientos:

• Caracterización del lugar

• Dibujo de la planta y del proceso productivo

• Ubicación de los riesgos prioritarios

• Valoración de los riesgos

• Representación gráfica de los riesgos.

• ANÁLISIS FODA

El término FODA es una sigla conformada por las primeras letras de la palabra: fortaleza, opotunidades, debilidades y amenazas.

El análisis FODA es una herramienta que permite evaluar la situación actual de la empresa, permitiendo de esta manera obtener un diagnostico preciso que permita en el análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas donde se consideran factores económicos, políticos, sociales, culturales entre otros , que representan las influencias del ámbito externo y que inciden sobres su hacer interno, ya que pueden fortalecer o poner en riesgo la misión de la organización.

Las fortalezas y debilidades corresponden al ámbito interno determinando cuales son las fortalezas con las que cuenta la organización y las debilidades que afecten su desarrollo.

El análisis FODA permite determinar las posibles estrategias para atacar las debilidades y amenazas del entorno, aprovechando las fortalezas y oportunidades que se presentan.las estrategias de acuerdo a David (1997) son las siguientes:

• Las estrategias FO unen las fuerzas internas de la empresa para aprovechar las ventajas de las oportunidades externas.

• Las estrategias DO: pretende superar las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas.

• Las estrategias FA aprovechando las fuerzas de las empresas para evitar. O disminuir las precauciones de las amenazas externas.

• Las estrategias DA son tácticas diferencias que pretenden disminuir las debilidades internas y evitarlas amenazas del entorno.

CAPÍTULO IV

• MARCO METODOLÓGICO

Un estudio en el área de almacén de la GMS- 450 de Global Materials Services Venezuela C.A requiere definir el tipo de investigación, la población y muestra a ser evaluada, los instrumentos y técnicas necesarias para logara los objetivos descritos en este informe y finalmente cual es el procedimiento especifico llevado a cabo.

4.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Para el avance de este informe se intenta de la aplicación de una investigación que pueda organizar las acciones para la recolección, organización, análisis e interpretación de la realidad, por lo tanto según los objetivos planteados, la más adecuada es una investigación de campo de tipo descriptiva,

• Descriptiva

En el campo de la metodología de la investigación Roberto, H, Shampieri (2003), señala que:

"La investigación descriptiva busca especificar propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice".

Se considera de tipo descriptiva, ya que el investigador busca exponer de manera clara y precisa la situación actual presente en el almacén de global Materials Services Venezuela C.A

4.2 DISEÑO DE LAINVESTIGACION.

• De campo.

Es considerada una investigación de Campo, según el Diccionario Larousse. "Espacio real que ocupa o abarca un asunto, y cada una de las zonas están destinadas a contener un tipo particular de información"

Dicha investigación se considera de campo, porque el estudio requiere que el investigador recopile la información directamente de la realidad en cada una de las aéreas involucradas, debido a que se busca obtener un mayor conocimiento de los elementos relacionados, que garanticen la información y justifique el estudio.

• BIBLIOGRAFICO

Según el diccionario laurisse "es conocer y explorar todo el conjunto de fuentes capaces de ser de utilidad en el problema de la investigación, luego deberá obtenerse el material a fin de recolectar los datos"

La presente investigación se considera bibliográfica, porque dicho estudio requiere que el investigador indague en fuente bibliografías y a través de esta seguir los procedimientos para la recolección de datos y mejoras pertinente

4.2 POBLACION Y MUESTRA.

Para la obtención de la información o datos que permitiera el diseño de gestión de inventario del almacén de la empresa global materials services Venezuela C.A esta constituido por 66 procedimientos que generan en el departamento esto representaría la población del presente estudio.

Para la selección de la muestra fue representada por 28 procedimientos que se encuentran vinculados con el inventario de la empresa entrada y salida del almacén de equipos e insumos.

4.3 TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS.

Para el registro y análisis de los datos e información referida con la investigación, primero se ocurre en la observación directa, de las actividades y procedimientos que se realizan en el almacén para la ejecución de sus funciones y luego a través de entrevistas no estructuradas al personal involucrado con los objetivos de la investigación.

• 3. Observación Directa

Constituye la principal fuente de información, esta permite comprobar, verificar e identificar los distintos componentes ubicados en el almacén de Global Materials Services Venezuela C.A y de esta manera ver de manera mas clara sus principales deficiencias.

• 4. Entrevistas

Las entrevistas realizadas al personal de Mantenimiento son de tipo no estructuradas; con la aplicación de las mismas se logra obtener información precisa y detallada los repuestos que se encuentran en inventario su entrada y salida del mismo y también el en el ambiente de trabajo así como también permite conocer de una manera más específica el funcionamiento de los Almacenes.

• 5. Materiales

Lápiz y papel: utilizado en la recolección de datos durante la observación directa de las actividades, así como en las entrevistas no estructuradas realizadas al personal de mantenimiento.

Equipos de protección: utilizados en las visitas al área de trabajo, entre estos se encuentran botas de seguridad y casco.

Cámara fotográfica digital: empleada para la toma de fotografías de los componentes de los ambientes de trabajo bajo estudio, con el fin de proporcionar una mejor visión y comprensión de los mismos.

Computador: utilizado para la trascripción de la información necesaria en el estudio.

Disco extraíble: para almacenar toda la información concerniente al trabajo realizado.

PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS

• 1. Realizar recorrido para evaluar la situación actual en la que se encuentra el área de estudio.

• 2. Realizar entrevistas no estructuradas al personal de mantenimiento.

• 3. Identificar las fallas y/o deficiencias presentes en los almacenes en cuanto al inventario de equipos y materiales, las condiciones de trabajo que se encuentra en el lugar de dicho estudio.

• 4. Verificar los elementos que se encuentran en los almacenes para plantear una distribución adecuada posteriormente, tomando en cuenta la desincorporación de equipos.

• 5. Definir los criterios que se utilizaran para clasificar los equipos y materiales.

• 6. Realizar la clasificación de acuerdo a los criterios establecidos.

• 7. Colocar cada cosa en su lugar.

• 8. Limpiar el sitio de trabajo y los equipos prevenir la suciedad y el desorden.

• 9. Preservar altos niveles de organización, orden y limpieza.

• 10. Establecer lineamientos para hábitos basados en los procedimientos anteriores.

• 11. Analizar y adecuar mecanismo de control para el área de los almacenes.

CAPÍTULO V

• SITUCIÓN ACTUAL

A continuación, se presenta la situación actual del área de almacén de Global Materials Services Venezuela C.A. y el proceso que se utiliza para la entrada y salida del los equipos y repuestos del inventario.

Mediante el recorrido para evaluar la situación actual en la que se encuentra el área de almacén de la empresa en estudio, se pudo determinar aspectos positivos y negativos que logran conforman el estado actual del almacén. Durante la observación directa, se identificó lo siguiente:

5.1 FILOSOFÍA DE GESTIÓN

La empresa no cuenta con una filosofía de gestión bien definida, es decir no tienen establecida la misión, visión, políticas, objetivos ni metas, que permita evaluar el desempeño. Cabe destacar, que en cuanto a normas y procedimientos la empresa tampoco posee un manual o estrategias que defina los métodos de trabajo.

Es importante resaltar, que Global Materials Services Venezuela C.A. carece de otros tipos de documentación y formatos que son de vital importancia para el desarrollo de la gestión dentro de la empresa, entre ellos puede mencionarse los formatos de entrada y salida de repuestos e insumos del almacén, de recepción del material entre otros.

5.2 CONDICIONES GENERALES DEL ALMACÉN.

5.2.1 Distribución fisca del almacén.

El almacén de la empresa Global Materials Services Venezuela C.A. se encentra en el castillo de proa el costado de babor de la gabarra GMS-450, cuenta con cinco (05) estantes posicionados alrededor de él. Cabe destacar, que previamente no se estudió si la ubicación era la más idónea, existen materiales y/o equipos que obstaculizan el libre acceso a varios de ellos y en algunas repisas de los estantes no existe el mejor aprovechamiento del espacio y se observa que es necesario distribuir los materiales de manera que se encuentren al alcance del personal que los requiera sin tener que realizar un mayor esfuerzo. Actualmente, no se cuenta con un plano del depósito que permita visualizar la distribución anteriormente descrita.

A continuación, las dimensiones y condiciones de cada uno de los estantes:

Estante Nº 1 E- Crane:

Cuenta con las siguientes dimensiones 2,7 m de altura, 61 cm de ancho, de largo 2,90 cm y 5 repisas. Cabe destacar, que este estante se encuentra forma paralela y ocupa un espacio bien representativo en área, ya que en el se almacena repuestos de equipos de vital importancia para el proceso de operaciones para la empresa. (Ver fig. 5.1).

Fig. 5.1 Estante E-Crane

Fuente: El autor (2009)

Estante Nº 2 Estante Eléctrico:

El estante cuenta con las siguientes dimensiones siguientes 2 m de alto, 60 cm de ancho, 2.35 m de largo, cuenta además con cinco (05) repisas y tres (03) divisiones, se pudo observar que ocupa un lugar considerable el área de almacén y se encuentra en condiciones óptimas. (Ver fig. 5.2).

Fig. 5.2 Estante Eclécticos.

Fuente: El autor (2009).

Estante Nº 3 Conveyors:

Posee las siguientes dimensiones 2.00 m de alto, 4.10 m de largo y 60 cm de ancho, con cuatro (04) repisas y tres (03) divisiones, este se encuentra en buenas condiciones y ocupa un lugar considerado en el almacén.

Fig. 5.3 Estante conveyors.

Fuente: El autor (2009).

Estante Nº 4 Equipos Móviles:

Las dimensiones de este son 2.00m de alto y 60 cm de ancho, 5.00 m de largo y cinco (05) repisas y tres (03) divisiones. (Ver fig. 5.4).

Fig. 5.4 Estante Equipos Móviles.

Fuente: El autor (2009).

Estante Nº 5 Filtros:

Sus dimensiones son las siguientes: 2.40 m de alto y 51 m de ancho, 5.00 m de largo y cuenta con cuatro (04) repisas, es el más amplio por lo que ocupa buenas parte del área del almacén y se debe a que los repuestos que el se almacenan en él varían de tamaño, se encuentran en óptimas condiciones. (Ver fig. 5.5).

Fig. 5.5 Estante filtros.

Fuente: El autor (2009).

5.2.2 MATERIALES ALMACENADOS.

En esta área se encuentran almacenados distintos repuestos y equipos necesarios para el Departamento de Mantenimiento los que permiten mantener en buenas condiciones las diferentes áreas de la División a las que el Departamento realiza los respectivos mantenimientos correctivos y preventivos.

A continuación, los materiales en cada uno de los estantes

Estante Nº 1 E- Crane

En el podemos encontrar gran variedad de insumos y repuestos destinados a las Grúas E-Crane, las cuales son los equipos de alta prioridad dentro de la empresa, dentro de este se encuentran: Orines o sellos, válvulas, tornillos, contactores, pasadores, repuesto de los joystick, cables, termostatos, bomba de giro, válvula de balance, pistones, solenoides, manómetros, bloque distribuidos de flujo, abrazaderas, entre otros.

• Estante Nº 2 Estante Eléctrico.

En el estante se puede encontrar materiales eléctricos como: tomacorrientes, bombillos, breker, cajetines, fusibles, cables, contactores, lámparas , cables, enchufes, entre otros.

• Estante Nº 3 Conveyors.

En el estante se puede encontrar almacenados rodamientos, dientes para rascadores, ejes, protector para las tolvas, acoples, soportes de chumaceras, tensores, soportes de baberos, tacos de goma, bocinas, chumaceras, sensores de velocidad entres otros equipos y repuestos.

• Estante Nº 4 Equipos Móviles.

En el se puede encontrar equipos y materiales como sellos, orrines, mangueras, tornillos, bocinas, sensores, motor de arranque, alternador , ventilador del radiador, evaporador, amortiguadores, tuberías de escapes lámparas, soportes de luces, creceta; parrilleras, compresor, motor de limpia parabrisas, bomba de agua, juego de cojinetes, bomba manual de combustibles, entres otros. Se encuentran en repisas distintas, pero no están ordenados, para este caso se busca existe el mejor aprovechamiento del espacio, se evidenció a través de la observación directa.

• Estante Nº 5 Filtros:

En el se encuentran almacenado filtros de agua, filtros de retorno, filtros de combustibles, filtro de aire, filtros de aceite, filtros hidráulicos, se encuentran en sus respectivas cajas de fabricación o forrados y ordenados en sus repisas, para así evitar que el polvo y otros agentes entren al estante.

5.3 CONDICIONES DE TRABAJO

Iluminación

El almacén posee tres (03) lámparas horizontales pequeñas que tiene como dimensiones 1.22 m de largo y 61.5 cm de ancho, también se encuentran tres (03) lámparas horizontales de 71 cm de largo y 19,5 cm de ancho con bombillas de neón cada una ubicadas en la parte superior justo sobre los estantes, se evidenció que las mismas son deficientes debido a su altura, ya que no permite visualizar y leer la identificación de los productos, y sus características, ubicados en la parte baja de los estantes, además se pudo observar la suciedad en estas lo que opaca la luz que emite. (Ver Fig. 5.6 – 5.7).

Ventilación

El almacén cuenta con una ventilación adecuada proveniente de dos (02) aires acondicionados que se encuentra en pasillos entre los estantes, que permite mantener en buen estados los repuestos y equipos que permanece depositados en el mismo y buen ambiente de trabajo para la personal que labora en él, puesto que la circulación de aire es moderada. (Ver Fig. 5.6)

Fig 5.8 Conducto de ventilación.

Fuente: El autor (2009).

Ruido

El nivel de ruido presente en el área es bajo, lo que permite el desempeño de las actividades sin problemas, cuando se abre la puerta principal del almacén se produce un nivel de ruido un poco más alto, debido a las operaciones de descargas y los equipos que se utilizan dentro de la GMS-450 pero de igual manera no interfiere con las actividades que se realizan, por lo que no es necesaria la utilización de dispositivos auditivos.

Vibraciones

El nivel de las vibraciones son altas y movimientos muy repetitivos, debido a que las instalaciones del almacén se encuentran un barco y los equipos que se encuentran en el son de gran tamaño.

Polvo

La contaminación en esta área de trabajo (GMS-450) es alta, debido a que se almacena bauxita que es un mineral que por su composición física al ser manipulada desprende gran cantidad de polvo. En el almacén el nivel de contaminación es alto, lo que se debe a las numerosas entrada del personal con restos de bauxita.

5.4 MECANISMOS DE CONTROL

El almacén no cuenta con un control de entrega de materiales para el personal que realiza las labores de mantenimiento, se lleva a cabo de forma manual mediante un listado que en muchas ocasiones no se realiza, lo que impide llevar un registro para el control de lo que necesita cada trabajador del área de mantenimiento, diariamente para realizar su trabajo. Por otro lado, el almacén no es del todo efectiva su gestión, por cuanto se desconoce la existencia total de repuestos y equipos en el depósito, el mismo no posee una buena base de datos, que permita al Departamento llevar un mejor control de las entradas y salidas del almacén.

DISPOSITIVOS DE SEÑALIZACION Y ALAMCENAMIENTO.

Cada estante cuenta con identificadores para el almacenamiento, que no son los más adecuados por cuanto citan sólo superficialmente qué productos se encuentran en los estantes y no permiten señalar donde se encuentran los productos, ni las especificaciones, por ejemplo, causando así desconocimiento de la ubicación exacta de los equipos y repuestos al personal de mantenimiento, lo que causa un ligero retraso en sus labores, al momento de ubicar o buscar materiales a utilizar. (Ver Fig. 5.7 – 5.8).

Fig. 5.9 Señalización para los Estantes

Fuente: el autor (2009).

Fig. 5.10 Identificadores para los Repuestos.

Fuente: el autor (2009).

HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Al momento de evaluar las condiciones del almacén se observó que el ambiente es fresco, no existen malos olores, la mayoría de los materiales se encuentran en sitios adecuados a excepción de algunos equipos que se obstaculizan el tablero eléctrico y algunos materiales de trabajo que no se ubican en la condición más segura, ya que podría producirse alguna eventualidad por encontrarse bloqueando equipos de trabajo, lo que impide el rápido acceso al tablero a la hora de un infortunio, además, el extintor de incendio no se encuentra en un lugar de fácil acceso. (Ver Fig. 5.9 – 5.11).

Fig. 5.11 Obstáculos entre estantes conveyor y eléctrico.

Fuente: el autor (2009).

• IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EN EL ALMACÉN.

En primer lugar se pudo evidenciar que el almacén no cuenta con un mapa de riesgos que señale de manera clara los riesgos existentes en el área.

• 12. Identificación De Riesgos: Permite conocer los riesgos presentes en el almacén; una vez que se obtienen se clasificarán de acuerdo a su nivel. Los riesgos presentes en este depósito son los siguientes:

• Riesgo de Gases, polvos o vapores.

• Riesgo de Golpes y/o Cortes.

• Riesgo de Incendio.

• Riesgo Eléctrico.

• Vibraciones.

• 13. Análisis y Evaluación de los Riesgos: En el presente apartado se clasificarán los riesgos presentes en las áreas del almacén de acuerdo al método alternativo de determinación de riesgos, el análisis se realizó basado en la teoría de Risk Managment and Prevention Program .

Riesgos Físicos

• Vibraciones: la probabilidad de este riesgo es clasificado como alta, ya que cuando la entrada principal se encuentra abierta y en el proceso de descarga y en constante movimiento de la gabarra se pueden percibir, en caso de que la puerta principal se encuentre cerrada la vibración. Las consecuencias por estas vibraciones son bajas, ya que sólo producen molestias luego de la exposición y sensaciones vibratorias posteriores. En este sentido, es considerado un riesgo MODERADO.

• Electricidad: en el depósito se encuentra un tablero de control eléctrico con la tapa de protección correspondiente, por lo que la probabilidad del riesgo es considerado como bajo y las consecuencias medias. Lo que indica que es un riesgo TOLERABLE.

Riesgos Químicos

• Líquidos: pinturas, y el thinner son los principales materiales líquidos que producen olores dentro del almacén. La probabilidad de que ocurra el daño es baja y las consecuencias son medias, ya que su contacto con la piel no es dañino y con los ojos es evitable. El riesgo se considera TOLERABLE.

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Riesgos De Golpes y/o Cortes

En el almacén muchos de los materiales se encuentran almacenados de manera improvisada, materiales grandes (carros de limpieza, paletas con pinturas, cajas, entre otros) por lo que aumentan el riesgo de golpes. La probabilidad del daño es media y las consecuencias medias, ya que puede ocasionar golpes en la cabeza, brazos, entre otros. El riesgo se considera como MODERADO.

Riesgos De Incendio

Algunos de los materiales almacenados no son inflamables. Se identificó un tablero eléctrico, que se encuentra obstaculizado por diferentes materiales (entre pasillos) y esta área no posee un extintor determinada, ni un sistema contra incendio efectivo que permita contrarrestar un posible incendio. No existe un botiquín de primeros auxilios al cual recurrir en casos de accidentes por inhalación de humo, ni sistemas contra incendio de rociadores en caso de fuego. La probabilidad del daño es media, puesto que hay posibilidades de incendio y las consecuencias altas, ya que un incendio produciría graves consecuencias en el depósito y a los usuarios del mismo. El riesgo se considera IMPORTANTE.

5.8 PROCESO DE ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS Y REPUESTOS DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA GLOBAL MATERIALS SERVICES VENEZUELA C.A

El control del inventario la empresa lleva sus registro mediante un software llamado Dossier, que es muy complejo, por sus diferentes características, también se evidenció que no cuenta con una clasificación ABC detallada de los productos en el almacén.

Por otro lado, se evidencia que no cuenta con formato de entrada y salida de material. Cabe destacar, que debido a esto el almacén de la GMS-450 no posee con un manual de normas, procedimientos para optimización de los procedimientos en esta área. El principal problema que se puede percibir es el hurto de los equipos y repuestos que se almacenan, el desorden, falta o carencia de mantenimiento y limpieza.

• Entrada de inventario.

A través de un sistema de inventario llamado dossier TM , versión 4.2 se realiza la entrada de los repuestos al inventario, puntualizando dicho material por código de acuerdo al área destinada o a la unidad asignada, el inventario se divide en tres (03) grandes rubros como son: GMS-450 todos los repuestos estratégicos, los que tiene mas movimientos en el sistema, y los de gran valor para la empresa), el segundo rubro es el de fluido (el cual hace referencia a todos los lubricantes), por último tenemos misceláneos (donde se colocan los repuestos que no participan directamente en el proceso operativo de la empresa).

La entrada de inventario comienza por el pedido del material, en este caso como el sistema en inglés sería "puchase order" ; el mismo le da el número correlativo de dicho pedido, se llenan los espacios colocando el vendedor, la fecha, en que rubro estamos trabajando (GMS-450, lubricantes, misceláneos), código del repuesto, cantidad que estamos pidiendo y el precio dela cotización. Después de este paso sigue la compra del repuesto, al llegar el mismo a las instalaciones de la empresa se comienza con el proceso de etiquetado y de recibimiento en el sistema, se trabaja en un reglón llamado "Receive Parts", en donde se busca la orden de compra ya guardada y se coloca que el material ha sido recibido, pudiendo modificar el cuadro del precio por si se presento algún costo adicional al ya fijado y se guarda la información.

• Salida de inventario.

Las actividades de mantenimiento vienen o tienen aunado un orden de reparación que arroja el sistema en el cual se colocan las horas hombres trabajadas, cantidad de materiales, repuestos usados en el mantenimiento, resaltando el código, fecha, persona encargada, horas del equipo y la descripción de la actividad. Al culminar el trabajo se cierran las ordenes y es entregada al analista de mantenimiento el cual buscaba la orden en digital, y automáticamente se descargan del inventario todas las cantidades fijadas, después de haber realizado esto correctamente se cierran la orden y se guarda la información.

Cabe destacar, que todas la ordenes de mando del software se encuentran en inglés y se necesita adiestramiento para el personal, por su de difícil manejo.

• 6. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA :

El almacén de la empresa Global Materilas Services C.A. no posee dentro de sus obreros un personal que se encargue del ares de almacén esto genera el descontrol en la entrada y salida de los repuestos y insumos. Actualmente, el personal que labora el la GMS-450 es el siguiente:

Tabla 5.1. Personal de la GMS-450. Global Materilas Services Venezuela C.A

Fuente: el autor (2009).

5.10ANÁLISIS FODA DEL ÁREA DE ALMACÉN DE GLOBAL MATERIALS SERVICES VENEZUELA C.A.:

Para complementar el análisis anterior, se realizó un análisis FODA, que permitiera generar un diagnóstico del área en estudio, según el contexto interno y externo del almacén de Global Materials Services Venezuela C.A.:

Las Fortalezas:

– Disponibilidad de repuestos necesarios, para asegurar la continuidad de las operaciones.

– Se dispone de un ambiente acondicionado, para aquellos repuestos e insumos que lo requieran.

– Disposición de parte de la gerencia de mantenimiento, para el mejoramiento de la empresa.

Las Debilidades:

– Falta de organización, existe una carencia de un software que permita el control en lo que respecta a la rotación de inventario.

– Ausencia de personal encargado en el almacén, lo que ha generado la pérdida de repuestos y herramientas.

– Falta de procedimientos, políticas de la empresa para resguardo del almacén.

– El personal no se encuentra concientizado.

Las Oportunidades

– Instalación de un sistema de etiquetas tipo scand para más rápida identificación.

– La creación de nuevos cargos: jefe de almacén y auxiliar.

– Diseño de distribución física del área del almacén, permite la expansión el área.

– Facilidad de contactar proveedores locales o nacionales.

Las amenazas:

-Falta de divisas, ha originado la paralización de procesos por falta de stock.

– Pérdida de los materiales e insumos existentes en el almacén.

-Uso injustificado y sin control de los repuestos.

– Falta de proveedores nacionales adecuados.

CAPÍTULO VI

• Situación propuesta

Luego de haber presentado el diagnóstico de la situación actual del almacén de la GMS-450, se realizó una filosofía de gestión, un mapa de riesgos, un inventario de los recursos que poseen a fin de tener un mayor control y conocimiento de los materiales con que cuenta el departamento. Por otra parte, se elaboró una nueva clasificación de los materiales almacenados, una nueva distribución de los mismos y nuevos formularios de control.

6.1 FILOSOFÍA DE DE GESTION GLOBAL MATERIALS SERVICES VENEZUELA C.A ENMARCADO DENTRO DE LA GESTIÓN DE LOGÍSTICA.

La filosofía de gestión de una empresa, establece los lineamientos generales en los que se encamina todas sus actividades en pro de alcanzar su(s) objetivo(s) principal, definido en la misión.

Definida la filosofía de gestión de la empresa en donde se lleva a cabo el estudio, se procede a definir los Indicadores de Gestión, para evaluar los resultados de la gestión, según lo que se desea conseguir.

Se definió la filosofía de la empresa Global Materilas Services Venezuela C.A. a través de un proceso participativo, en conjunto con el personal de la empresa, para definir la misión, visión, políticas, objetivos y los indicadores y metas para cada uno de los objetivos. Iniciando primero con la definición de la misión, posteriormente con la visión, en secuencia de lo establecido en la figura 6.1.

Fig. 6.1. Alineación de la Filosofía de gestión de una Empresa.

Fuente: El autor (2009).

A continuación, la filosofía de gestión que se define para la empresa Global Materials Services Venezuela C.A.:

La misión define la razón de ser la empresa, justifica su existencia, el propósito de su función que desea satisfacer y los métodos fundamentales a través de los cuales pretenden cumplir su propósito. Para definirla se responde preguntas como:

• 7. ¿Qué hace?: define las necesidades que la organización trata de satisfacer, referidas a las necesidades de los clientes, ya sean productos o servicios.

• 8. ¿A quién?: referida al grupo de consumidores o clientes. Consiste en identificar a quien está dirigida, es decir a que mercado o segmento del mercado intenta servir la organización.

• 9. ¿Cómo?: aborda las actividades, tecnologías, métodos de ventas, se debe relacionar con la manera de la compañía de tratar lograr de sus metas.

¿Por qué?: es una pregunta existencial, define el porqué una organización desempeña las funciones que realiza a continuación se presenta la redefinición de la misión de la empresa

6.1.1 MISIÓN.

Global Materials Services Venezuela C.A. es una empresa de trayectoria internacional, satisface a sus clientes al descargar de forma eficiente el mineral de bauxita almacenado en las gabarras de transporte, ubicándolo en el sistema principal de cintas transportadoras de Bauxilum, con el objeto de asegurar la disponibilidad de la materia prima para el proceso de producción del alúmina.

Después de dar respuestas a las interrogantes planteadas, se logrará definir la misión y la visión resultó de establecer de forma más ambiciosa la definición de la empresa, resultó de preguntar: ¿Cuál es el posicionamiento que se quiere alcanzar?, ¿Cuál es el segmento de mercado que se desea cubrir?, es decir ¿hasta donde se pretende llegar?

6.1.2VISIÓN.

Ser una empresa que satisfaga y responda oportunamente a la exigencias y necesidades de su principal cliente CVG Bauxilum de esta manera convirtiéndose en una organización tecnológicamente avanzada, que asegure sus procesos mediante la aplicación de normas nacionales e internacionales de calidad y proyecte la empresa como líder en el manejo de mineral a nivel mundial.

6.1.2 MISIÓN.

Global Materials Services Venezuela C.A. es una empresa de trayectoria internacional, satisface a sus clientes al descargar de forma eficiente el mineral de bauxita almacenado en las gabarras de transporte, ubicándolo en el sistema principal de cintas transportadoras de Bauxilum, con el objeto de asegurar la disponibilidad de la materia prima para el proceso de producción del alúmina.

6.1.3 POLÍTICAS DE LA EMPRA.

Un elemento fundamental de la filosofía son las políticas, las cuales responden a los métodos de trabajo que se quiere definir para llevar a cabo las actividades por parte de los trabajadores, por lo que se definen varias políticas, como de Calidad, de seguridad y salud laboral y la de ambiente que se presentan a continuación:

• Política ambiental: Es política de Global Materials Services Venezuela, C.A. preservar el medio ambiente, cumpliendo la legislación y regulación vigente, en camino de gestionar un equilibrio entre sus operaciones y el medio ambiente que le rodea.

La empresa buscará implantar las exigencias de la norma ISO 14001 e impulsar el mejoramiento continuo de todos sus procesos, en cumplimiento de su política ambiental. Reconoce la prevención del medio ambiento es necesidad básica y por eso asume los siguientes compromisos.

Extraer procesar y suministrar el mineral de bauxita con su desempeño responsable, cumpliendo con la legislación ambiental y regulaciones vigentes, que permitan el equilibrio entre sus operaciones y el ambiente.

Realizar campañas para concienciar al personal de la organización para que adopte prácticas compatibles con la prevención de la contaminación.

• Política de Calidad: Nuestra política es extraer y suministrar el mineral de bauxita con oportunidad en la entrega, garantizando la disponibilidad del producto, cumpliendo con las exigencias acordadas con nuestros clientes directos y realizando mejoras permanentemente a la eficiencia del sistema de gestión de calidad de la empresa.

• Política de Seguridad y Salud Laboral: Es política de Global Materiales Services Venezuela C.A. asegurar la ejecución de sus actividades en condiciones óptimas de higiene, seguridad y salud laboral, mantenimiento un ambiento de trabajo que garantice la integridad física y mental de sus trabajadores y su mayor productividad.

Para cumplir la política de la gerencia debe planificar y perfeccionar la metodología de trabajo, la supervisión garantiza el cumplimiento de todas las normas, procedimiento y condiciones de seguridad establecidas por la empresa y cada trabajador es responsable por conocer y atender rigurosamente los métodos seguros generales y específicos entre sus operaciones y medio ambiente que le rodea.

Los objetivos permiten determinar el progreso hacia el logro de la misión, razón por la que se definen los indicadores y las metas, para ir evaluando el resultado, en un período específico, ya sea en meses, trimestres, semestral o anualmente.

6.1.4 OBJETIVOS DE GESTION

• Diagnosticar la Oportunidad de la entrega de repuesto / materiales.

• Verificar la disponibilidad de repuesto y equipos en el área de almacén.

• Calificar el nivel de satisfacción.

Cabe mencionar, que se debe especificar el período para el que se medirá cada indicador – meta, para cada uno de los objetivos, lo que va a ser un elemento motivador para la compañía. Po esta razón se definieron los siguientes indicadores

6.1.4 INDICADORES DE GESTIÓN:

Se definieron los siguientes indicadores para el mayor cumplimento y efectividad de las operaciones, los cuales darán una muestra representativa de la oportunidades de entrega del material, la disponibilidad y la satisfacción. Cabe mencionar, que el período de evaluación de cada objetivo será medido según los registros y resultados evidenciados durante cada trimestre.

UNIDAD:Departamento de Mantenimiento.

INDICADOR: Entrega de Repuesto

Definición:

Expresión Conceptual

Expresión Matemática

Meta: 90%.

Objetivo de Gestión: Evaluar tiempo de Entrega de Pedido Planificado y el Tiempo de Entrega de Pedido Real.

Periodicidad: El indicador debe ser revisado en periodos trimestralmente.

Unidad de medida: Este indicador va a ser medido en días, semanas o meses.

Responsables:

UNIDAD: Departamento de Mantenimiento.

INDICADOR: Disponibilidad de los Equipos.

Definición:

Expresión Conceptual

Expresión Matemática

Meta: 90%

Objetivo de Gestión: Evaluar las disponibilidad de los equipos y las fallas que estos presenten.

Periodicidad

El indicador debe ser revisado en periodos trimestrales.

Unidad de medida: Este indicador va a ser medido en días, semanas, meses.

Responsables:

UNIDAD: Departamento de Mantenimiento.

INDICADOR: Disponibilidad de los Equipos.

Definición:

Expresión Conceptual

Mide el número de quejas realizadas por lo trabajadores en el área de almacén

Expresión Matemática

Nº de Quejas Procedentes

Meta: máximo 3 quejas al trimestre.

Objetivo de Gestión: Satisfacción de el Personal.

Unidad de medida: Este indicador va a ser medido en unidad Responsables:

Los indicadores definidos, están relacionados directamente con el Almacén, como oportunidad en la entrega, disponibilidad (relacionado con la maquinaria y equipos) y es considerado indispensable llevar registros, dado que eventualmente se han identificado pérdidas de repuestos, lo que podría afectar la continuidad de las operaciones si no se tiene todos los repuestos oportunamente. La satisfacción, se plantea medirse por el número de quejas procedentes en el área de almacén, con respecto a las solicitudes de un material y no se encuentre disponible, por ejemplo.

6.2 CONSUMO ANUAL DE LOS REPUESTOS Y EQUIPOS

Para que un almacén pueda satisfacer las necesidades de sus clientes de manera oportuna y eficiente es necesario que cuente con un inventario que le permita conocer el status de cada material. Se elaboró el listado del consumo anual y su debida clasificación de repuestos y equipos ubicados en el almacén de la empresa Global Matrials Servives C.A.

Cabe destacar, que el inventario esta conformado por 800 productos, según datos históricos del año 2008, pero que debido al consumo anual registrado se le realizó la clasificación a sólo 107 productos, los que frecuentemente tienen movimiento dentro del almacén. Lo que se puede observar es que la disponibilidad de los equipos y repuestos, que se encuentran en almacén, es alta, ya que las maquinarias empleadas no han presentado fallas significativas, por lo que se tiene disponible los repuestos en caso de cualquier eventualidad. (Ver apéndice G).

6.3 DEPÓSITO UBICADO EN LA PROA DE LA (GMS-450)

Se realizó una distribución de planta, que consiste en establecer gráficamente la ubicación de los productos de un área en específico. Definiendo en una escala de medidas, la distancia entre los objetos, la disposición y cada uno de los productos que se encuentran en el área del almacén de la empresa Global Materials Services Venezuela, C.A. (Ver apéndice J)

Cabe mencionar, que los repuestos y equipos almacenados en cada uno de los estantes se ha definido en el Capítulo V "Situación Actual".

Por otro lado, durante el diagnóstico de la situación actual del almacén de la empresa en estudio, se evidenció la ausencia de identificación de los riesgos, por lo que se elaboró un mapa de riesgos, que se presentan en el almacén, para así evitar accidentes laborales y daños fiscos al personal que laboran en Global Materials Services Venezuela C.A.

El Mapa de Riesgos, muestra con mayor facilidad en donde se encuentran los riesgos en el almacén, es una herramienta considera útil, ya que ayuda a determinar las normas de seguridad y las acciones que deben cumplirse para evitar algún tipo de daño tanto al personal como a las instalaciones. (Ver 6.3)

Fig 6.2 Mapa de riesgos en el almacén.

Fuente: el autor (2009)

Leyenda:

Identificados los riesgos en el almacén, se definen las situaciones que hacen que se presente cada uno de ellos, como sigue:

Riesgos Físicos

• Golpeado por: es considerado un riesgo ALTO.

Debido a que en los estantes ubicados en el almacén existen repuestos los cuales pueden tener caída de distinto nivel

• Electricidad: indica que es un riesgo ALTO.

El riesgo se hace presente al tener un tablero eléctrico dentro del área del almacén de la empresa en estudio. Cabe mencionar, que las medidas preventivas tomadas actualmente son las pertinentes, por lo que sólo se debe revisar periódicamente que en el cajetín que esta ubicado al lado del estante de equipos móviles, para de esta manera evitar riegos eléctricos.

• Polvo: indica un riesgo ALTO.

Debido a que la principal operación que se realiza en la GMS-450 es la descarga del mineral de bauxita la cual trae como consecuencia la proliferación de esta.

Riesgo de Golpes y/o Cortes

Se considera riesgo MODERADO. Este riesgo es debido a las características físicas de los repuestos, en cuanto a su peso y extremos cortantes.

6.4 IMPLEMENTACION DE LA TEORÍA DE LAS 5S.

Como se evidenció en la situación actual del almacén, esta presenta elevadas deficiencias por lo que se define los pasos para la implementación de la metodología japonesa de las 5S, la cual buscará mejorar las condiciones del ambiente de trabajo, en pro de garantizar la seguridad en las instalaciones de la empresa y de los trabajadores. Para efectos del estudio, se estableció en el área del almacén un procedimiento donde se definen los pasos, en un orden secuencial y cronológico, como sigue:

• Realización de un procedimiento en donde imparte información con todo lo referente a la metodología de las 5s, para de esta manera incentivar al personal. (Ver apéndice C).

• Plan de acciones. (ver tabla 6.1)

• EL SEIRI- ORGANIZACION:

Lista de los materiales necesarios.

• Realizar una lista de los elementos innecesarios resaltando su ubicación cantidad encontrada y posible acción sugerida para su reubicación o eliminación esta lista será realizada por el encargado del almacén o el supervisor de guardia.

• Realizar unas tarjetas de colores que permitan marcar o denunciar que el sitio de trabajo exista algún repuesto fuera de lugar o innecesario.

Tarjetas de color.

• Realizar tarjetas las cuales permitan identificar que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y así tomar acciones, identificarlas con el color verde para identificar si existe algún problema de contaminación, el azul si los repuestos y equipos se encuentran relacionados directamente con el proceso de producción y roja si son elementos que no pertenecen al área de trabajo.

• EL SEITON-ORDEN:

Control visual.

• Realizar un control visual del sitio donde se deben ubicar los repuestos, resaltando: la ubicación de los elementos de limpieza, aseo, residuos, diversidad en los repuestos (ubicación en estantes), conexiones eléctricas, sentido de giro de botones, flujo de líquido en una tubería, donde ubicar la calculadora, hojas, lápices en el sitio de trabajo. Dando a conocer con todo esto que hay un sitio para cada cosa.

Después de haber realizado este paso se debe colocar un indicador de ubicación, un indicador de cantidad, letreros y tarjetas, nombre del área de trabajo y lugar de almacenaje de equipos.

Luego localizar los repuestos e insumos de acuerdo a su frecuencia de uso, verificar que los lugares de almacenamiento sean amplios para retirarlos y colocarlos con facilidad.

• SEISO- LIMPIEZA

• Se deben implementar siguiente una serie de pasos que ayuden a crear el hábito de mantener el sitio de trabajo en buenas condiciones. El proceso de implementación se debe apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para su realización, como también el tiempo requerido para la ejecución.

• Realizar Campañas de orden y limpieza, de esta manera se eliminarían los elementos innecesarios y limpiar equipos, pasillos, armarios y almacenes.

• Asignar un contenido de trabajo de limpieza. Si se trata de un equipo de gran tamaño será necesario dividirla y asignar responsabilidades por cada zona de trabajo, en esta zona se debe registrar un grafico en donde se puntualice la responsabilidad de cada persona.

• Preparar un manual de entrenamiento para limpieza en donde se incluyan gráficos de asignación de áreas, formas de utilizar elementos de limpieza, detergentes, jabones, aire, agua, como también la frecuencia y el tiempo medio establecido para la labor.

• Preparar los lineamientos para la limpieza en lugares fáciles de encontrar y devolver, el personal debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos elementos desde el punto de vista de seguridad y conservación de estos.

• Retirar polvos, aceites y grases de los repuestos que se devuelvan al área de almacén, asegurando así la limpieza de el suelo, paredes y cajones, verificar la aéreas de acceso difícil y así facilitar las futuras limpiezas de rutina

• SEIKETSU-ESTANDARIZAR

• Formar al personal en la creación de hábitos de trabajo para conservar el lugar de labores en perfectas condiciones.

• Asignar trabajos y responsabilidades

• Dar a conocer las descripciones de cargo, para que cada persona sepa sus responsabilidades, sobre lo que tiene que hacer, cuando, donde y como hacerlo.

• Integrar en los trabajos cotidianos la implementación del Seire, Seiso y Seiton. Separar si es necesario – Situar si es necesario – Suprimir suciedad.

• SHITSUKE-DISCIPLINA

• Crear conciencia al personal sobre el orden y la limpieza, empezando por dando el ejemplo desde la gerencia. (No se le puede pedir a un mecánico que sea ordenado si ve a su supervisor inmediato realizando labores fuera de los parámetros de la 5S).

• Crear un equipo promotor o líder para la implantación del método en toda la GMS-450.

• Motivar y participar directamente en la promoción de las actividades.

(Todos los departamentos)

• Demostrar compromiso.

• Asumir con entusiasmo la implantación.

• Participar activamente

• Realizar auditorias de rutina

Fuente: el autor (2009).

6.5 PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA, SALIDA DE MATERIAL Y CONTROL DE INVENTARIO DE ALMACÉN.

Para administrar de forma óptima la gestión de almacén, se definieron procedimientos para garantizar el orden y control de las entradas y salidas del material y repuestos, entre los que se tiene: Compras, Recepción de Mercancía, Despacho, Inventario.

Un procedimiento es un documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una o más unidades administrativas. Suele contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, u otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Para administrar de forma óptima la gestión de almacén, se definieron procedimientos para garantizar el orden y control de las entradas y salidas del material y repuestos, entre los que se tiene: Compras, Recepción de Mercancía, Despacho e Inventario. A continuación, se especifica el propósito de elaborar cada uno de los procedimientos propuestos para la empresa: