Diseño de un sistema de gestión de inventario (página 3)

Compras: con el propósito de definir las pautas para llevar a cabo el proceso de compras y quede la evidencia de cada adquisición, mediante los formularios definidos para llevar un registro de las actividades realizadas.

Recepción de mercancía: el objetivo principal del procedimiento es establecer los pasos secuenciales para llevar a cabo la recepción de los repuestos y materiales destinados al almacén.

Despacho: el procedimiento se establece para indicar lo que debe hacerse en caso de salida del material o repuestos del almacé8n, de manera de llevar un control, evitar pérdidas y registrar las salidas, para facilitar la actualización de los inventarios.

Inventario: define como debe llevarse a cabo el inventario y cada cuanto tiempo, con el que fin de levar el control total de los repuestos y materiales pertenecientes al almacén.

En los Apéndices se presentan los procedimientos respectivos, (ver a partir del Apéndice D hasta el G).

• FUNCIONES DE UN JEFE Y UN AUXILIAR DE ALMACÉN.

En la empresa se pudo evidenciar la carencia de un personal capacitado para realizar las gestiones del almacén. Actualmente, se encuentran cuarenta y cuatro (44). Por esta razón se definieron dos (02) descripciones de cargo: Jefe y Auxiliar de Almacén.

Cabe indicar, que ambas descripciones de cargo, se ha asumido la estructurada implementada dentro de Global Materials Services Venezuela C.A., y se considera que puede mejorarse, ya que no se tiene documentado, es decir por escrito, el perfil del profesional para optar a un cargo, como el nivel de instrucción y el tiempo de experiencia. Razón por la que se define lo siguiente, para los cargos propuestos:

Tabla 6.1 Nivel de Instrucción de los Cargos Propuestos para Almacén

Fuente: el autor (2009).

El objetivo de las instrucciones de trabajo, es delimitar un trabajo y expresa de forma clara y concisa, como realiza una tarea y bajo que parámetros es ejecutada. Por lo tanto, las instrucciones de trabajo del departamento de mantenimiento comprenden diversos factores que indica a los trabajadores de forma correcta de llevar a cabo las actividades de almacenamiento.

La descripción de cargos es un proceso que consiste en detallar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás; las responsabilidades prioritarias no es más que el inventario detallado de las atribuciones o tareas del cargo, qué hace el trabajador, a quien reporta (quien dirige sus actividades y mantiene informado), el horario de trabajo, requerimiento físico (habilidades físicas necesarias para el ejercicio de sus funciones), entrenamiento requerido (conocimientos básicos necesario para el cumplimiento de sus funciones). Básicamente es un inventario de los aspectos más característicos del cargo, de los deberes y las responsabilidades que este comprende.

Se reestructuro el organigrama de la empresa Global Materila Services C.A agregando el personal del almacén como se muestra a continuación (ver figura 6.3):

Fig. 6.3 Reestructuración del organigrama de Global Materials Services Venezuela C.A

Se reestructuro el organigrama de la empresa Global Materials Services Venezuela C.A, debido que no contaba con el personal de almacen

A continuación, se presentan las descripciones de cargo del jefe y auxiliar de almacén (Ver Apéndice desde A hasta B).

6.7 CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS EN EXISTENCIA EN EL ALMACÉN SEGÚN LA TEORÍA ABC.

La clasificación ABC, es un enfoque que divide la lista de productos existentes en el almacén en tres grupos, con base en el valor, donde los artículos A representan más o menos, el 15% por ciento superior de los bienes, los B el siguiente 35% y los C el 50% restante. El propósito se separar lo más importante de los menos importante, el clasificar los artículos en grupos es establecer un grado de control adecuado sobre cada uno de ellos.

La Clasificación de los materiales y repuestos, bajo la metodología ABC, definida buscará ordenar, según criterios como frecuencia de la demanda y los costos asociados para su adquisición y/o almacenaje, por ejemplo; quedando representados de la siguiente forma (ver Apéndice H)

6.7.1 Análisis de resultados de la clasificación ABC:

Después de realizarse la clasificación ABC de los ítems se llego al siguiente análisis:

Tabla X. análisis de los resultados

Fuente: El autor (2009)

Grafico 6.1 Grafico de los Resultados de la Clasificación ABC

Fuente: El autor (2009)

De la grafica anterior se deduce que la mayor parte del dinero se destinado a financiar artículos tipo A por lo que estos deben recibir mayor atención, por lo tanto es necesario aumentar los control sobre estos tipo de artículos, haciendo revisiones frecuentes y comparando cantidades mínimas según se vaya requiriendo, evitando mantener grandes cantidades de en existencia de esta manera el almacén de repuestos y equipos de la GMS-450 puede adquirir un mayor control sobre los costos , para reducir los costos totales del inventario.

Los artículos de tipo "B" deben de mantenerse en cantidades en cantidades medias en el inventario, debido a que la influencia de estos tipos de artículos sobre el costo total del inventario es moderada.

Los artículos de tipo "C" representan un costo bajo del costo total de inventario, por lo que se pueden comprar en mayor cantidades y tener un amplio inventario de seguridad de la demanda, teniendo en cuenta la importancia de estos y la demanda , sobre estos artículos se pueden mantener controles poco rígidos.

6.8 ESTRATEGIAS DEL ANÁLISIS FODA

Una ves efectuado el diagnostico de la situación actual identificando las fortaleza, debilidades. Amenazas, y oportunidades se procede a de finir las estrategias que van a permitir optimizar o mejorar la gestión del área de almacén de la empresa Global Materials Services Venezuela C.A, por lo que se definieron las siguientes estrategias: (ver apéndice k)

ESTRATEGIA (FO)

• Mejorar el procedimiento para el control de inventario, ya que es notoria la ausencia de personal en el cargo de almacenista.

• Expandir el área de almacén para que todos los repuestos e insumos tengan un ambiente amplio y libre de obstáculos.

• -clasificar de mejor manera todos la repuesto de alta prioridad.

ESTRATEGIA (DO)

• -Capacitar al personal en el manejo de software y fomentar de esta manera el control de inventario.

• Contratar personal debidamente calificado y con amplios conocimientos en técnicas de administración de almacén, inventario y normas de seguridad y salud laboral.

• Controlar la entrada y salida de material del almacén y así evitar la perdida de repuestos y equipos para una exitosa continuidad de las operaciones

ESTRATEGIA (FA)

• Mantener el área de trabajo en buenas condiciones, etiquetando todos los repuestos para tener el control de lo existente en el almacén y así evitar el hurto de los materiales.

• Atacar todas las deficiencias existentes en cuanto al control de inventario.

• Utilizar herramientas para la búsqueda de distintos proveedores nacionales

.

ESTRATEGIA (DA)

• Realizar prácticas operativas donde puntualicen la cantidad de materiales que debe salir del almacén y así evitar el uso injustificado y el descontrol de los repuestos.

• Crear etiquetas visibles con número de parte y de ubicación para así mantener la organización de los estantes.

• Implantar procedimientos de revisión al personal ante de salir de las instalaciones de la empresa para de esta manera evitar robos.

6.9 PROPONER UNA DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE LOS ITEM SEGÚN LA CLASIFICACIÓN ABC.

Siguiendo la teoría de la clasificación de los materiales y repuestos por el método ABC, se realiza una distribución de planta, donde se identifican la ubicación de los productos dentro del almacén, ordenados y asignándoles su posición fija, para que posteriormente se cumpla con la oportuna entrega a los usuarios. A continuación, se presenta la distribución de planta propuesta para mejorar las condiciones del ambiente de trabajo del almacén de Global Materials Services Venezuela, C.A.

Como se mencionó anteriormente el almacén contaba con 5 estantes en donde se encontraban distintos tipos de equipos y repuestos almacenados y carece de un plano que indique la distribución actual de los mismos, en este sentido se elaboró uno a fin de visualizar y comprender de manera rápida la ubicación de los estantes y la colocación general recursos allí depositados.

• CONCLUSIONES

Una vez finalizado el estudio se llegaron a las siguientes conclusiones:

• 14. El almacén no cuenta con un filosofía de gestión, que defina las políticas de sus actividades y de esta manera estandarizar sus tareas y resultados esperados.

• 15. Se nota ausencia de de un persona fijo encargado de las funciones del almacén por esto es la principal causa de las perdidas y hurtos de de los materiales de almacén.

• 16. No se cuenta con un buen software o dispositivo de seguridad que sirva de base de datos que permita evidenciar el control de las actividades llevadas a cabo en la gestión del almacén.

• 17. Mediante la observación directa se pudo evidenciar que el almacén tiene disponibilidad de los materiales y equipos para realizar sus operaciones, pero no se efectúan inventarios periódicamente.

• 18. La distribución actual de los equipos, materiales y herramientas en los depósitos no es la más adecuada ya que muchos de estos no cuentan con un espacio destinado y son colocados en sitios inadecuados.

• 19. Existe un desaprovechamiento del espacio en los estantes ya que muchos de los materiales no se encuentran de forma ordenada y de acuerdo a una clasificación efectiva en cuanto al uso.

• 20. Las condiciones de trabajo a nivel general son las adecuadas, en cuanto a iluminación, ventilación y polvo son modera.

• 21. La identificación de los recursos es insuficiente; no permite al personal ubicarlos rápidamente.

• 22. El presentan riesgos del tipo físico, partículas, caídas de nivel, atrapado por , superficies cortantes entre otros.

• 23. El formulario actual de control de materiales de consumo no incluye todos los ítems necesarios para llevar un control completo de los materiales que entran y salen a los almacenes ya que se encuentran muchos materiales y equipos como ni inventario.

• 24. Los almacenes no cuentan con un formulario de préstamo de equipos que le permita tener un control de los mismos.

RECOMENDACIONES

Las conclusiones descritas en la sección anterior permiten plantear las siguientes recomendaciones, en referencia a la optimización de los almacenes del Departamento de Servicios Generales:

• Implantar la filosofía de gestión.

• Diseñar un sistema automatizado para el control de inventario el cual permita conocer el stock en existencia de los materiales y equipos de manera que se hagan los pedidos a tiempo. Tomando como base de datos la elaborada en el presente informe.

• Incluir en el organigrama y posterior contratación de un jefe de almacén y un auxiliar de almacén para de esta manera mantener el orden y control de todas las unidades, materiales y repuestos.

• Contactar proveedores locales o nacionales más confiables que garanticen la totalidad de los pedidos requeridos por el Departamento y asi evitar los retrasos a la hora de entrega .

• Emplear la distribución de planta y la clasificación ABC planteada a fin de minimizar los riesgos existentes en cada uno de los almacenes para así obtener un mejor aprovechamiento de los espacios.

• Colocar señalización de riesgos posibles en ambos almacenes para que los usuarios tengan conocimiento de ellos.

• Revisar los formularios planteados a fin de verificar que los mismos cuentan con todos los ítems requeridos, ya que de la implantación de los mismos incide en un mayor control de los recursos.

• Evaluar el impacto del proyecto a través de una encuesta para medir la satisfacción de los trabajadores tomando en consideración las condiciones iníciales y finales de las mejoras en el almacén.

• Divulgar las normas de uso de los almacenes de manera que el proceso fluya de manera eficiente.

• Concienciar al personal acerca del uso racional de los materiales, equipos y/o herramientas solicitados a los almacenes.

• implementar y hacerle seguimiento al plan de acciones para la implementación de la teoría de las 5s.

Autor:

Ivan turmero Astros