La Política cultural, el sistema de gestión de la Información y su aplicabilidad en la toma de decisiones (página 2)

La Integración comprende los siguientes aspectos básicos: el reclutamiento y selección del personal adecuado, la introducción y el desarrollo del personal.

El reclutamiento y selección del personal se encarga de buscar si los trabajadores, sobre todo los dirigentes, son adecuados para las tareas que se le encomiendan en las condiciones que exigen los sistemas de Administración modernos.

La introducción consiste en todas las técnicas que se utilizan para buscar que un nuevo trabajador, o dirigente, sean adecuados a su nuevo puesto de trabajo, y de alguna forma, acoplarlo constantemente a él.

Por último, el desarrollo, que comprende en este caso el adiestramiento práctico, la capacitación teórica y la formación de trabajadores y dirigentes, tiene mucha trascendencia y debe recibir especiales modalidades y atención dentro de la Administración

Liderazgo o Mando

Función, también conocida inicialmente como mando o dirección, encierra la forma de accionar dentro de una empresa u organización, pues mediante ella, se orientan y ejecutan las tareas, es decir, se propician las actuaciones de los trabajadores, dirigidas hacia los objetivos deseados. De allí que en correspondencia con las exigencias de la administración algunos autores la denominen actualmente liderazgo ya que implica dirigir, influir y motivar a los trabajadores.

Control

El control es de las funciones de la administración la que cierra el ciclo directivo, ella presupone la existencia de diversos dispositivos que sirvan para medir logros y desviaciones ocurridos en la ejecución, de acuerdo con la planificación realizada. Su esencia son la medición y corrección de las actividades planeadas, se trata de asegurar el progreso hacia los objetivos fijados, según el plan e incluye: medir resultados, desarrollar estándares de actuación, fijar sistemas de información, promover la retroalimentación del cumplimiento de las decisiones, tomar medidas correctivas, premiar.

El control permite verificar el cumplimiento de los objetivos y analizar las posibles acciones correctoras, todo lo cual implica la necesidad de establecer sistemas de control que complementan la planificación existiendo entre ambos una interrelación.

La autora considera que en el ciclo de administración se entrelazan cada una de las funciones antes descritas y una presupone a la otra. En cada una el directivo tiene que desarrollar la toma de decisiones por lo que esta como proceso pasa a jugar un importante papel convirtiéndose en un elemento común del proceso administrativo. Se enfatiza en la previsión y en el control a partir de que en la primera de las funciones se define el rumbo de la organización por lo que tomar decisiones acertadas se constituye un elemento significativo del proceso el cual permitirá desarrollar una planificación adecuada y el control porque a partir de conocer las fallas que pueda presentar la estrategia se deben tomar decisiones de carácter correctivo vitales también para la institución. Son el complemento lógico de la planificación, y se hace necesario su análisis en estrecha interrelación, aunque son interdependientes no pueden realizarse de forma aislada.

La dirección como proceso que engloba la toma de decisiones, no es más que el cómo se adopta las decisiones en la organización, cómo plantear su análisis con cierto rigor, qué tipo de decisiones coexiste en la misma y los métodos y técnicas apropiados para ellas.

La palabra decisión proviene del latín decido cuyo significado es cortar, lo que no entra en contradicción con el significado que aporta el diccionario, por ejemplo, Schackle  define la decisión como un corte entre el pasado y el futuro, otros por su parte la han considerado como "la respuesta adecuada de un ser inteligente ante una situación que requiere acción ".

La decisión podría definirse también como la elección entre varias alternativas posibles, esta es la definición que ofrece gran cantidad de autores (Menguzzato,1985) pero para que este proceso de elegir entre alternativas pueda realizarse se requiere información acerca de las distintas alternativas y sus consecuencias con respecto al objetivo de análisis.

La importancia de la información en la toma de decisiones queda patente en la definición dada por Forrester, 1972 y asumida en múltiples obras que tratan sobre el tema quien define la decisión como " el proceso de transformación de la información en acción " Proceso de cambio que denominamos toma de decisiones, siendo la decisión el conjunto de acciones adoptadas en un momento específico, como resultado de la aplicación de ciertas reglas y políticas a las condiciones particulares existentes en el momento, (Menguzatto, 1985). Teniendo en cuenta la objetividad de este concepto y la aceptación además de la adecuación al tema de investigación la autora asume para los posteriores análisis tal definición.

Un factor determinante en el éxito o fracaso de un directivo está en la capacidad para tomar decisiones. La capacidad de tomar decisiones en un directivo además del nivel de información que posea sobre lo que se va a decidir lo determina sus conocimientos teóricos y habilidades prácticas en el momento de prevenir, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar, las cuales son funciones que ineludiblemente un directivo tiene que acometer en su desempeño.

Otro motivo que confirma la importancia en la capacidad de un directivo para la toma de decisiones se debe al cambio de contextos en el lugar donde se desenvuelve máxime en este momento en que se dirige de manera estratégica, por objetivos, con base en la automatización y el procesamiento electrónico de datos.

La toma de decisiones por la administración implica un importante proceso de dirección empresarial.

Como proceso la toma de decisiones entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer, o de adoptar o rechazar una actitud. Una toma de decisiones requiere creatividad y confianza. Se ve cercada por el riesgo, la incertidumbre, la crítica y la conjetura secundaria.

Otros apuntan que la toma de decisiones es un proceso racional a fin de encontrar enfoques que una vez que se apliquen pueden incrementar la capacidad de dirección de los cuadros para tomar decisiones eficaces (Martínez, C y Alfonso K 2006).

De aquí que en el proceso de toma de decisiones la racionalidad de la misma es un aspecto esencial y que por lo general preocupa a todo directivo más que el tema de la aceptación de la decisión misma.

Es así que en el proceso de toma de decisiones además de la racionalidad, la que será limitada o acotada entran a jugar elementos de carácter subjetivos tales como:

§         La experiencia: Significa tener en cuenta los errores y aciertos anteriores.

§         El sistema de valores: Implica aplicar valores, principios reflexiones que se sustentan en una actitud ante la vida, indicándonos lo correcto, lo deseable, lo positivo.

El proceso de toma de decisiones es un acto volitivo en el que se evidencian cualidades volitivas de los seres humanos esenciales en este proceso tales como: independencia, decisión, perseverancia y autodominio atravesando por diferentes fases:

a)             Definición del problema.

b)             Análisis de la información disponible.

c)             Desarrollo de las soluciones alternativas.

d)             Selección de la decisión.

e)             Implantación de la estrategia elegida.

Es evidente que el proceso de toma de decisiones es algo que caracteriza el desempeño de un directivo, la posibilidad real de hacerlo con calidad y de que sus decisiones sean aceptadas le posibilita lograr un reconocimiento dentro de la organización pero esto no es posible hacerlo funcionar si el directivo no cuenta con una información útil y adecuada que le permita  decidir  a tiempo y con el menor riesgo e incertidumbre posible, de aquí que la información se convierte en una materia prima imprescindible para que pueda desarrollarse un proceso de toma de decisiones participativo, democrático y con calidad en función de los intereses de la organización que dirige considerando que también juega un papel importante el estilo de dirección del directivo imponiéndose el término participación ya que en la medida que sea mas participativo el estilo se corresponderá con el democrático y en una organización con estilo autocrático será puramente unipersonal el proceso de toma decisiones.

El proceso de toma de decisiones se resume cuando se plantea que este se basa en cinco elementos fundamentales que son: la información, conocimiento, experiencia, análisis y juicio.

Abordaremos en este artículo la información, la que como recurso constituye un elemento básico para el desarrollo, dado que el contar con información oportuna, se traduce en adecuada toma de decisiones consecuentemente con el desarrollo.

Arturo Rubio, 2007, por su parte en el análisis que hace del concepto de información acota aspectos fundamentales: como concepto antagónico al de incertidumbre, no cualquier dato es informativo, aquello que no es relevante para la toma de decisiones ni para el conocimiento es ruido y la información no es conocimiento; el conocimiento es información valorada, sometida a un proceso de juicio y es información relacionada. (Es subjetivo)

El conocimiento es la combinación de información, contexto y experiencia y una vez resumido, validado y orientado hacia un objetivo genera inteligencia (sabiduría), la cual pretende ser una representación de la realidad.

La información tiene valor cuando:

§         Contribuye a reducir la incertidumbre del futuro.

§         Es susceptible de afectar afectivamente la decisión considerada.

§         Contribuye a modificar sensiblemente las consecuencias de una decisión.

Vista la información a partir de su valor y en función de la toma de decisiones se puede plantear que esta es el input de la decisión y sin ella no puede haber decisión y el grado de racionalidad en que se acierta en una decisión evidentemente depende de la calidad, cantidad y oportunidad de la información disponible.

La Información dentro de la institución tiene que ser considerada como un factor estratégico y como tal debe tenerse en consideración a la hora de diseñar la estrategia de la organización, donde por demás tanto ella misma como los sistemas de información juegan un papel determinante en el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos.

La información como un recurso valioso necesita de una estrategia significativa que permita su manejo, tanto por los miembros como por los directivos de la organización, lo que contribuirá a aumentar la productividad además de la eficiencia y efectividad. La forma de viabilizar esto es a través de los sistemas de gestión de la información.

La revolución que se viene experimentando en la tecnología de la información provoca que las organizaciones puedan estar interconectadas entre si (internamente) y con otras (externamente), así como la creación de base de datos el acceso a las mismas, provocando todo esto mayor integración hasta modificar incluso las relaciones de trabajo y reducir los costos de las transacciones que pueden verse como herramientas de trabajo a través de los Sistemas de Gestión de la Información.

Ponjuán plantea que "la gestión de información constituye el proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar información (denominada también recurso de recursos) dentro y para la sociedad a la que sirve. Su elemento básico es la gestión del ciclo de vida de la información y se desarrolla en cualquier organización. En particular, también se desarrolla en unidades especializadas que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de información". 

En resumen la gestión de información significa sumar a la organización la información almacenada,  la administración de la circulación de información.

Es necesario crear los  cimientos de una cultura gerencial que reconozca el valor que tienen  para una organización el uso adecuado de la información y la insustituible importancia de utilizar y preservar los conocimientos adquiridos por sus trabajadores en el transcurso del tiempo y que son parte estratégica de su patrimonio. Esta cultura debe estar presente en todos los niveles de dirección de la organización y entre sus trabajadores.

El desarrollo acelerado de la tecnologías de la información  y las telecomunicaciones  no son más que un medio para transmitir y gestionar datos, información y conocimiento, siendo el conocimiento factor fundamental para la creación de riquezas, ha incidido para que Cuba haya desarrollado y puesto en práctica la Política Nacional de Información (PNI)  que establece claramente su misión y objetivos los cuales serán pautas a seguir en el desarrollo de los sistemas de gestión de la información de las diferentes organizaciones en nuestro país.

En los procesos de cambio del  funcionamiento de la economía, donde se busca una mayor eficiencia y eficacia, el enfoque de gestión del conocimiento es una importante herramienta para eliminar la falta de correlación entre los grandes recursos creados por las actividades de formación y educación y el insuficiente impacto en  la economía, la planificación entra a jugar un papel decisivo en una mejor gestión de los recursos de que disponemos, por lo que es necesario la materialización de estrategias adecuadas por objetivos que se correspondan con la realidad y se materializa en planes de acciones concretas en función de los indicadores que rectoren la política cultural.

Los sistemas actuales de información con que se capta la información primaria en el sector cultural no siempre aportan la materia prima suficiente para una adecuada toma de decisiones, en tiempo real y con datos que sean reales, pues se evidencian fallas en el proceso de captar los datos primarios, y el recurso humano que en ello interviene tampoco está preparado suficientemente.

Ellos son problemas con lo que hay que trabajar diariamente por lo que es muy beneficioso poder acotar indicadores que permitan al menos el funcionamiento de un proceso de decisiones eficaz.

En la bibliografía y consultas realizadas para el artículo no se constató que en estos años se hubiera trabajado de manera específica en la aplicación de Sistemas de Gestión de la Información en función de la toma de decisiones para directivos, como respuesta a una problemática que caracteriza el sector cultural.

Cuba no está al margen del desarrollo de los Sistemas de Gestión de la Información, de hecho ha establecido la Política Nacional de Información lo cual sienta pautas a seguir por las diferentes empresas, organismos e instituciones, inmersas en el proceso de Perfeccionamiento Empresarial el que se inicia en el país a finales del siglo XX e inicios del XXI, para lo cual se emiten colateralmente el Decreto Ley 187 de Perfeccionamiento Empresarial, posteriormente se emite el Decreto Ley 297 sobre el Control Interno de las Organizaciones, y la Resolución 221 del 2001 del Sistema Nacional de Archivos.

Constituye este cuerpo legal el sustento de los Sistema de Gestión de la Información visto de algún modo que si bien no es suficiente si constituyen un importante avance en Cuba en cuanto a desarrollar y hacer cumplir su PNI.

La prioridad que la máxima dirección del país otorga al desarrollo cultural y, en especial, la importancia que le atribuye a la participación de los artistas e intelectuales en este proceso, se puso de manifiesto en el diálogo permanente que sostuvo Fidel durante las sesiones del VI Congreso de la UNEAC, en noviembre de 1998.

La política cultural se ha mantenido estable en todos los años de revolución y además se ha enriquecido a partir de los procesos sociales que han tenido en el seno de la sociedad quedando claro durante todo el decursar de la revolución cubana la importante labor de los artistas e intelectuales en el proceso de toma decisiones junto a los directivos que dirigen en el sector, desde la base o sea desde los municipios y provincias, para lo cual es importante mantener un proceso de dialogo sistemático y fluido entre los artistas y el grupo de directivos, administrativos y funcionarios que acometen la labor de dirección en el sector.

Las instituciones culturales en estos años por la situación económica del país no se han podido pertrechar de una infraestructura tecnológica suficiente que garantice la gestión de la información siendo este un elemento que caracteriza la cultura organizacional, la estructura organizacional y los procesos de gestión de las  organizaciones, además de la escasez de recursos e insumos para el trabajo en esta esfera. 

Al analizar los sistemas de gestión de la información en la gestión de políticas culturales, o como medidor de estas según Arturo Rubio es necesario  al momento de captar la información distinguir entre:

1.-la actividad de fomento cultural y

2.- la actividad de prestación de servicios culturales

Es importante para hacer esta distinción porque en sí misma resulta ser un indicador de la buena salud de la política cultural de un municipio o territorio.

Estos dos criterios para valorar la información no entran en contradicción con la realidad cubana si tenemos en cuenta que los servicios al pueblo tienen toda la prioridad estatal en Cuba y que la cultura tiene que hacerse en los municipios en los territorios, sobre la base de los principios ya establecidos de nuestra política cultural para lo cual las Direcciones Municipales de Cultura como estructuras municipales deberán establecer sus Objetivos de Trabajo en correspondencia con las prioridades del territorio y los medios financieros y técnicos con que se cuentan o se han planificado.

No se puede planear la estrategia cultural de un municipio, institución o provincia sin disponer de una información coherente que se corresponda con los principios de la política cultural y los objetivos planteados que se evaluaran en un periodo determinado, que nos permita conocer el criterio de los públicos, los gustos y preferencias por las diferentes manifestaciones del arte dígase danza, teatro, artes plásticas etc., los horarios en que prefieren disfrutar del suceso cultural, el recurso humano de que disponemos o con que contamos para hacer la cultura, los presupuestos aprobados, las leyes que nos garantizan el cumplimiento de la política cultural trazada, ya que las decisiones que se tomen van encaminadas a la mejora de la calidad de vida de los hombres, mujeres niños serán los destinatarios de este producto cultural.

La única información que interesa es aquella que ayuda a mejorar nuestra acción. Esto significa que es la posibilidad de acción la que determina las necesidades de información y no al revés. Desde la acción cultural local se toman decisiones y se necesita información a tres niveles:

·         Para planificar o programar las acciones: Es el momento del diseño de la acción.

·         Para comunicarnos y relacionarnos con las personas: Para modular sus expectativas.

·         Para asegurar una gestión eficiente y de calidad (de las acciones que se han programado y comunicado)

Para planificar y diseñar acciones culturales se necesita información generada en el territorio (la densidad de habitantes, el censo de equipamientos, transportes y accesos a los equipamientos). También se necesita información generada en la población (preferencias, necesidades, expectativas…). Y, por último, se necesita información generada en los servicios culturales (los recursos disponibles, la asistencia del año pasado, las preferencias etc). Es evidente que de entre todas estas fuentes posibles de información, de alguna se tiene mucha (información generada en servicios), de otra bastante (la generada en el territorio) y de una (la que se genera en la población), poca.

Para comunicarse y relacionarse con el mercado (para hacer nuestra oferta cultural) también se necesita información procedente del territorio (ni que sea para hacer la difusión a las diversas poblaciones objetivo), de los servicios (para comunicar, por ejemplo, nuestras limitaciones presupuestarias o los horarios que podemos ofrecer) y de la población (para ver qué expectativas es necesario modular o comunicar a qué demandas no podemos dar respuesta).

Y para garantizar el cumplimiento eficiente de la programación (para gestionar con calidad) también necesitaremos información. En este nivel, principalmente, procedente de nuestros servicios (información de consumo de recursos y de actividades o procesos) y de la población (asistencia, satisfacción…)

Para que la acción cultural (tanto en el diseño como en la ejecución) esté orientada al ciudadano (que, en definitiva, es quien la paga y quien la consume) y su satisfacción, es necesario, como mínimo, saber qué piensa.

En el momento de controlar nuestros servicios, nosotros también podemos consultar (o no) a la población usuaria. Les podemos preguntar por su satisfacción. Esta información es la que nos permitirá rediseñar y reprogramar nuestra acción cultural desde la perspectiva de los ciudadanos.

A  criterio de Lluis Bonet i Agustí  en la mayoría de los países Iberoamericanos se presenta una realidad heterogénea, llena de vacíos, hija de una lógica administrativa bastante anticuada y a menudo opaca, reconoce que la situación europea es extraordinaria aunque en los últimos años se ha hecho un considerable esfuerzo de sistematización , transparencia y puesta en común. México y Chile son los dos países latinoamericanos más avanzados en la elaboración de sistemas estadísticos culturales a lo largo de cinco años pero los instrumentos y sistemas de recogida de información, así como la elaboración de resultados tiene poco en común.

La autora sostiene el criterio que nuestro país no esta exento de algunas de estas dificultades en cuanto a la gestión de la información en las instituciones culturales pero precisamente por las características del gobierno y la dinámica con que se opera en la actividad cultural, el Ministerio de Cultura ha dispuesto en la ultima década de importante recursos asignados por el estado en función de lograr mejorar todo su sistema de instituciones y llevar la cultura a todo el pueblo, no estando exento de esta mejoría el tema de la gestión de la información, el que se caracteriza por ser sistemas abiertos basado en la información estadística(modelos) y a la vez ponerlo a tono con el desarrollo tecnológico siendo este uno de las avances mas notables que aprecia a nivel general del país y en la provincia, así como la realización de importantes investigaciones relacionadas con el impacto sociocultural de los servicios y ofertas culturales resultados que estos que tributan a los sistemas de gestión establecidos y con ello a la toma de decisiones, aunque si efectivamente no en el momento oportuno pero si han contribuido a rediseñar acciones por ejemplo las relacionadas con los gustos y preferencias de los jóvenes, los programas de televisión, etc.

Es obvio que el no tener la información a tiempo que indica el nivel de satisfacción de los ciudadanos con respecto al producto cultural o servicios, implica que la toma de decisiones se vea afectada en tanto los directivos no siempre pueden, planificar adecuadamente cuando habría que cambiar un producto o servicio cultural y rediseñarlo, ya que todo ello significaría demanda de presupuesto insumos necesarios que por las características del sistema económico imperante en nuestro país no sería posible darle una solución inmediata.

En Cuba se genera información y están creadas las condiciones mínimas para ello al poseer el sistema de modelos estadísticos que lo facilitan, el problema se presenta con la fuente primaria (captores) los cuales no siempre son participantes activos o beneficiarios de los servicios culturales, tampoco están preparados suficientemente, ni están integrados como equipo de trabajo para lograr que esta actividad fluya de forma clara y precisa como resulta que sea para  lograr obtener datos útiles y fieles que reflejen un proceso determinado y poder utilizarlos en la toma de decisiones.

Bibliografía

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González Valdés, Bertha;  Martínez Martínez, Carlos (2006): El Ciclo Administrativo: Funciones principales, 12 pp., UCLV, CETUR.

Hart Dávalos, Armando: Intervención especial en el IV Congreso de la UNEAC.

Menguzzato, M & Renau, L (1995) La Dirección Estratégica: Un enfoque innovador del Management. Reprod, 441 pp., MES.

Autora:

MsC. Lic. Liu Rosa Montero Rojas

Cuba, 21 de Julio de 2008