Normas y procedimientos a ser implementados por la empresa Coca-Cola FEMSA de Venezuela

RESUMEN

A continuación, dicha investigación busca como propósito fundamental la elaboración de Normas y procedimientos a ser implementados en el cálculo de la nomina en la empresa "Coca Cola Femsa de Venezuela, S.A."; debido a que han observado con preocupación que no se rigen por un cálculo exacto de los sueldos, por lo que muchos empleados y obreros se han visto en la necesidad de solicitar verificación de los cálculos de sus horas, días trabajados, pago de comisiones, horas extras, bono nocturnos entre otras asignaciones no remuneradas en su respectivo momento. Se realizó una Entrevista Formal Estructurada, a una población de Cinco (5) Personas, trabajadores de diferentes áreas, como por ejemplo; obreros, montacarguistas, empleados y vendedores de la de la Empresa Coca Cola FEMSA Distribuidora Valencia, S.A. Se escogió este instrumento debido a que se trata de un número de trabajadores.

Se utilizó una Observación Directa ya que siempre se estuvo en contacto con el entrevistado y la información fue suministrada por cada uno de ellos. Además, las entrevistas fueron aplicadas en las instalaciones de la empresa, por lo que se pudieron verificar algunos datos suministrados por la empresa.

Se Determinaran los requerimientos establecidos por la empresa para implantar un nuevo sistema de control de nómina para así corregir las fallas y modernizar las funciones del departamento.

Descriptores: Asignaciones, Deducciones, Lineamientos, Control Interno, Nomina, Empleados, Obreros

Introduccion

En una empresa, la nómina es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de los empleados, incluyendo los salarios, las bonificaciones y las deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto período de tiempo. Nómina juega un papel importante en una sociedad por varias razones.

Desde un punto de vista contable, la nómina es crucial porque los impuestos sobre la nómina y la propia nómina, afectan considerablemente el ingreso neto de la mayoría de las empresas, y están sujetos a las leyes y reglamentos. Partiendo de la ética desde el punto de vista empresarial, es fundamental que los empleados respondan con cuestionamientos a errores en la nómina e irregularidades. La buena moral de los empleados requiere una nómina a pagar a tiempo y con precisión. La misión principal del departamento que se ocupa (Recursos humanos) de la liquidación de la nómina, es asegurar que a todos los empleados se les pague puntualmente y en forma, con las retenciones y deducciones correctas, asegurando que las retenciones y deducciones sean remitidas en tiempo y forma. Esto incluye el pago puntual de sueldos, asignaciones, retenciones de impuestos, y deducciones.

El proyecto de investigación que se presenta a continuación se basará en un estudio al sistema actual de cálculo de nómina que posee el departamento de Gerencia de Relaciones Industriales de la empresa "Coca Cola FEMSA de Venezuela, S.A. ubicada en Valencia Edo. Carabobo", y en el cual se realizará una propuesta con el fin de optimizar sus recursos y lograr la implantación de mejorar su sistema de nomina que perfeccione el funcionamiento en determinadas actividades del mismo.

Esta investigación se realiza como una herramienta que gira en torno a la empresa  "Coca Cola FEMSA de Venezuela, S.A. ubicada en Valencia Edo. Carabobo", con el propósito de lograr que la misma disfrute de las ventajas y los excelentes beneficios que se pueden obtener con el mejoramiento del sistema actual. Así, para lograr con este propósito se estructuro este trabajo en (4) capítulos; para lo cual:

En el Capítulo I, describe el problema que debe ser resuelto, y determina cuales objetivos deben ser alcanzados para solventar este problema,; al mismo tiempo que señala cual es la justificación, aportes e importancia de la presente investigación.

De igual forma, en el Capítulo II, se desarrolla cual es el marco teórico de la investigación; donde se presentan los antecedentes de la investigación, las bases teóricas y la definición de términos básicos requeridos para mejorar la comprensión de la presente investigación.

Posteriormente, está el Capítulo III se desarrolla la propuesta basada en un marco Estratégico para estandarizar el proceso de Nomina mediante las normas y procedimientos necesarios para su funcionamiento óptimo de la empresa Coca – Cola Femsa de Venezuela, S.A.

Seguidamente, en el Capítulo IV, se presentan cuáles son los recursos requeridos para la elaboración de este trabajo, a su vez se analizan e interpretan los resultados, se elaboran las conclusiones del caso de estudio.

CAPITULO I

Identiificacion de la organización

• DENOMINACIÓN SOCIAL

La Empresa en orden de estudio se denomina COCA COLA FEMSA DE VENEZUELA; S.A. área Distribuidora, ubicada en la ciudad de Valencia, Zona industrial estado Carabobo.

• ACTIVIDAD ECONÓMICA

Dicha empresa es el embotellador público más grande de productos Coca-Cola en el mundo. Nos convertimos en el segundo accionista más importante de Heineken, una de las empresas cerveceras líderes en el mundo y con presencia en más de 70 países.

Desarrollamos FEMSA Comercio, donde operamos diferentes cadenas de formato pequeño, destacando OXXO, la cadena de tiendas más grande y de mayor crecimiento en América Latina.

Establecimos FEMSA Negocios Estratégicos, conjunto de empresas conformado por FEMSA Logística, Imbera y ptm, dedicadas a apoyar las operaciones del negocio y de sus clientes con servicios de logística, mantenimiento, refrigeración y transformación de plástico.

Actualmente, operamos en Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica, Filipinas, Guatemala, México, Nicaragua, Panamá, Perú y Venezuela, comercializando marcas reconocidas de refrescos, jugos, agua embotellada y bebidas energizantes como Coca-Cola, Sprite, Nevada, Powerade y Andatti, donde atendemos a más de 351 millones de consumidores. En el Estado Carabobo nuestra distribuidora cuenta con 422 trabajadores entre ellos figuran jornada semanal, quincenal.

1.2.- Nuestra Misión.

Generar valor económico y social a través de empresas e instituciones.

1.3 Nuestra Visión.

Ser referencia como organización de vanguardia, que integra y potencia a los diferentes actores de la sociedad en pro de la transformación social.

1.4 Estructura de la Organización.

CAPITULO II

Planteamiento del Problema

Durante los últimos 10 años, el mundo de la automatización se ha movido en la dirección de lograr una mayor y más efectiva integración de información a través de los distintos niveles que conforman una corporación o empresa. Anteriormente, existía una frontera bastante marcada entre los sistemas de control de procesos empresariales y las plataformas de sistemas instaladas a nivel corporativo.

El primer grupo tiene el propósito de lograr la operación de los procesos empresariales de la manera más eficiente y segura posible, teniendo como guía los índices de producción predeterminados a nivel gerencial y el segundo grupo se dedica a tareas de orden más "administrativo", como manejo de nominas, contratos, costos operativos, ganancias, entre otros. La falta de conexión entre estas dos "islas" de automatización incidía en tomas de decisiones que en muchos casos, carecían de algunos escenarios o variable importantes, lo cual generaba resultados deficientes o no esperados, no cumplimiento de las expectativas generadas y falta de entendimiento entre las personas que laboraban en cada una de las islas y que debían interactuar entre ellas.

Esta tendencia actual se debe ver como "subir" la información de procesos al grupo gerencial y "bajar" la información que se maneja a nivel de gerencia media y alta al grupo de operaciones de una manera rápida, eficiente y confiable. Esto persigue que todos los niveles de una corporación "Hablen el mismo idioma". Hoy en día, se observan ejemplos interesantes de nuevas tendencias, sistemas que permiten agrupar en una sola "suma", datos que parecen tan disimiles como las horas hombres usadas por un técnico de mantenimiento para reparar un equipo con el costo de permanencia de un material "stock" en los almacenes de la empresa.

Coca – Cola Femsa de Venezuela, S.A.; distribuidora Valencia es una empresa radicada en el estado Carabobo desde hace más de 25 años, además de ser una corporación que busca mejorar continuamente su efectividad, productividad y competitividad, por lo tanto es importante su desarrollo a nivel tecnológico específicamente en lo que se refiere a su sistema actual de control de nómina.

Se puede observar que en dicha empresa existen varios déficits, que desfavorecen el buen desarrollo organizacional y sus patrones de excelencia. Una de estas fallas se presenta a la hora de los pagos nómina de los empleados, ya que al realizar tantos cálculos numéricos para cada uno de ellos de forma manual ocurren errores, en los cuales afecta a los trabajadores y por lo tanto, a la empresa.

Generalmente, ocasiona molestias en las personas que efectúan dichas operaciones de cálculo, lo que puede generar pérdidas a largo plazo a la empresa ya que no se cuenta con la disposición y el compromiso necesario de cada empleado para el cumplimiento de sus actividades laborales.

Otro punto negativo se puede notar al momento que se necesite algún tipo de información o documento (como recibos de pago, facturas, entre otros) ya que no se ubica fácil y rápidamente, esto debido a la existencia de un gran número de archivos para una búsqueda manual, lo que ocasiona pérdida de tiempo a los trabajadores al momento de realizar sus labores diarias y, en consecuencia, gastos a la empresa porque dificulta su capacidad de respuesta ante situaciones cotidianas, además de no permitirle disfrutar de las nuevas tecnologías para el manejo de dichos archivos.

Se percibe también que en este sistema manual, sucede un grave problema como lo es la pérdida de documentos o información, que pueden ser facturas, contratos, bauches, debido a que no existe una organización como tal, en el control de los documentos; esto acarrea consecuencias como pérdida de dinero, clausura de la empresa por parte de entidades gubernamentales al no llevar un debido control para el pago de sus impuestos.

Por otra parte, se observa que no se lleva un control sobre la información detallada de todos los trabajadores, por no existir una base de datos completa sobre estos tanto los actuales como los antiguos. Lo que ocasiona incomodidades, además de retrasos al momento de ubicar a los empleados y a toda la información detallada de cada uno de ellos que pueda ser útil a la empresa en determinado momento.

En última instancia, muchos de las personas que laboran en este departamento, cargan con un exceso de trabajo ya que no existe un control para los archivos, y principalmente, por no poseer un sistema actualizado, es decir, un programa computarizado que facilite el control de la nómina del departamento. Por todo este exceso de trabajo se puede ver en los trabajadores stress, cansancio y mal cumplimiento de sus actividades, situación que afecta el entorno laboral y el desarrollo integral que debería existir en cualquier sitio de trabajo para un mejor desarrollo de la organización.

En consecuencia a todas estas observaciones, se ha planteado la necesidad de diseñar un sistema de nómina computarizado con el fin de facilitar a los trabajadores de la empresa el manejo de los archivos, además de proporcionar una organización en el control de documentos del departamento de Gerencia de Relaciones Industriales de Coca – Cola FEMSA de Venezuela, S.A. , y de esta forma, crear un ambiente laboral armónico con personal comprometido con la organización, que genere ganancias y un desarrollo eficaz y de excelencia a la empresa, donde podrá gozar de todos los beneficios de las nuevas tecnologías.

2.2 Objetivo General.

Proponer un sistema de normas y procedimientos para ser implementados por la empresa Coca – Cola Femsa de Venezuela; S.A., para el cálculo de la nomina de sus trabajadores.

2.3 Objetivos Específicos.

Diagnosticar la situación actual que presenta la Empresa Coca – Cola Femsa de Venezuela; S.A., con respecto al manejo de la nomina de los trabajadores y empleados.

Determinar los requerimientos establecidos por la empresa para implantar un nuevo sistema de control de nómina para así corregir las fallas y modernizar las funciones del departamento.

Diseñar un sistema computarizado que facilite el cálculo del pago nomina de los trabajadores, siendo más confiable y con mayor rapidez que el ya establecido.

2.4 Justificación.

El departamento de Recursos humanos, o de Relaciones Industriales tiene entre sus funciones el área de nomina, que no es más que el documento que se entrega mensualmente a todos los trabajadores en el que aparece el detalle del salario que recibe, junto con las deducciones que se le practican de dicho salario, bien sea por descuentos obligatorios marcados por la legislación vigente, bien sea por otro tipo de descuentos como anticipos, o deducciones para seguros de salud.

El salario bruto o asignaciones totales es la suma total de todos los conceptos que hay que abonar al trabajador y dan origen a la retribución bruta mensual. La nómina tiene por norma general, periodos de liquidación mensuales con las siguientes excepciones:

• Entrada o salida del trabajador de la empresa, sin que estas fechas correspondan con el mes natural.

• Nóminas de paga extra.(Horas extras, Incentivos por venta, bonificaciones por asistencia perfecta, bonos nocturnos, más otras asignaciones producto de contrataciones colectivas).

Las Deducciones correspondientes al salario nos podemos encontrar dos tipos de descuentos diferentes, bien los descuentos obligatorios por ley o bien los descuentos que se deban aplicar por cualquier otro tipo de normativas.

De tal manera que se hace énfasis en verificar y considerar la necesidad de aplicar un estudio detallado y sistemático en el área de nomina de la Empresa Coca – Cola Femsa de Venezuela Distribuidora Valencia – Carabobo.

Por tal motivo la presente investigación tiene como objetivo crear las normas y procedimientos a ser implementados por la Empresa Coca-Cola Femsa de Venezuela para el Cálculo de la nomina de sus trabajadores en el área de Recursos Humanos, que le permita a la organización controlar las actividades que allí se realizan. Además será un instrumento de trabajo para el departamento de Recursos Humanos brindando información qie mejore los procedimientos, tomando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos.

Por consiguiente es importante destacar que esta investigación servirá de valiosa ayuda a la empresa, ya que dará información a los empleados sobre los pasos que deben seguir para tener un mayor control sobre cualquier actividad relacionada en el área de Nomina de manera que cumplan con las normas y procedimientos establecidos por la empresa. Por otra parte permitirá obtener información relevante para la elaboración de la información contable, de igual manera sirve como investigación previa para el desarrollo de otras investigaciones relacionadas. Desde el punto de vista metodológico esta investigación tiene pertenencia con la línea de investigación Normas y Procedimientos, diseñada por la Universidad José Antonio Páez para el área de Diplomatura y otras carreras relacionadas.

2.5. Basamentos Teóricos.

"Comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado" (Fidias, 1999; p14).

Las bases teóricas son todos aquellos fundamentos conceptuales que sustentan la investigación y proporcionan seguridad y fidelidad al trabajo realizado. Permiten conocer estudios de distintos autores sobre temas relacionados directamente con el objeto a investigar.

Los aspectos teóricos de relevancia en el presente informe final se presenta a continuación:

Manuales:

Los Manuales son instrumentos elaborados para servir de guía en los procedimientos administrativos de una organización. Contienen información sobre las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma como deben ser realizadas.

Para Catacora F. (2001; 74) "Los manuales son documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable."

El mismo Autor, Catacora, F. (2001) especifica:

"En esencia los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de la administración, concernientes a organización, políticas y procedimientos. En la administración moderna, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones van en aumento. En la actualidad se pone empeño en el uso del manual para comunicar información relativa a "cambios". Se diseñan los manuales con vista a su legalidad, sencillez y flexibilidad. El trabajo de desarrollo de los manuales se considera como el mantener informado al personal clave de los cambios en las actividades de la dirección, más bien de trazar al mismo tiempo la grafica de la organización y poner las políticas y procedimientos en forma de libro permanente. (p 96)

Por su parte, Morales, V (1994) hace referencia a las ventajas que proporcionan los manuales:

"Uniformar la tecnología básica del tiempo administrativo. Posibilita delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento por parte del supervisor se puede circunscribir al control y administración por excepción, es decir, exclusivamente antes de las cosas que salen del circuito normal. Son un legado histórico de la evolución administrativa de los mismos, lo que permite revelar deficiencias y debilidades. Las autoridades tanto independientes como internas se benefician por igual, ya que pueden familiarizarse con los detalles de los sistemas con fines de evaluar los controles internos y de esta forma planificar los procedimientos de auditoría a seguir a cada caso." (p 53)

Un manual de normas y procedimientos establece pautas específicas acerca de las normas aplicables para las distintas actividades que se realizan en una organización, plasmando la información de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso a la misma, conocerla y ejecutarla de manera correcta y adecuada.

Un manual de normas y procedimientos establece pautas específicas acerca de las normas aplicables para las distintas actividades que se realizan en una organización, plasmando la información de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso a la misma, conocerla y ejecutarla de manera correcta y adecuada.

Una vez que los manuales son evidencia formal y escrita de las actividades que se realizan en una empresa, permiten el análisis y seguimiento de los procedimientos realizados en la ejecución de las mismas y posteriores consideraciones en cuanto a las necesidades de mejoras, o simplemente de entrenamiento y transmisión de conocimientos a nuevos empleados.

En los aspectos mencionados anteriormente, reside la importancia para una organización el poseer manuales que reglamenten sus distintas actividades administrativas.

Catacora, F. (2001) señala las razones de la importancia de documentar y definir normas para la realización de trabajos:

• 1. Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organización.

• 2. Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, normas procedimientos, funciones y autoridad dentro de las organizaciones empresariales;

• 3. Servir como una guía para la ejecución de las tareas de los empleados.

• 4. Servir como guía para la evaluación de la eficiencia del personal;

• 5. Sistematizar los procedimientos que se emplean en las empresa;

• 6. Normalizar el desarrollo de las tareas;

• 7. Servir de guía de entrenamiento de personal de reciente contratación (p 95-96)

Gómez, J. (1998) indica que "Un manual administrativo significa la estructura y funciones en los que de una manera fácil de manejar, se encuentran en forma sistemática una serie de elementos para un fin específico, el cual ogra orientar y uniformar la conducta a implantar dentro de una organización." (p 378)

Con base a lo citado, los manuales ayudan a las empresas a sistematizar las funciones de sus empleados, instruyendo a las personas que laboran en ella y a los que ingresan, para que desempeñen sus labores de acuerdo a los objetivos y orientaciones predeterminadas según las necesidades de cada organización.

Gonzales, (1999) especifica que el contenido o estructura de los manuales comprende tres partes primordiales que pueden resumirse como sigue:

• 1. Encabezamiento: nombre de la empresa, departamento o sección, titulo con idea clara y precisa del contenido del manual;

• 2. Indice;

• 3. Cuerpo del Manual: descripción de cada una de sus actividades que conforman el procedimiento;

• 4. Anexos y apéndices explicativos que amerite el manual.

Entre los tipos de Manuales, se distinguen los siguientes; Manual de Sistemas, Manual de Política; Manual de Organización; Manual de Normas y Procedimientos", (Morlés, 1997; 54).

Resumidamente indica que; el Manual de Sistemas explica las pautas y procedimientos a seguir para aplicar e utilizar los sistemas manuales o computarizados de la empresa; el Manual de Políticas documenta las guías de acciones generales en diferentes áreas de la empresa; el Manual de Organización definen los aspectos que detallan la estructura, relaciones y responsabilidades de cada empleado; el Manual de Normas y Procedimientos detalla todos los procedimientos que se realizan en la empresa y las normas de cómo deben llevarse a cabo cada uno de ellos.

La diferencia entre el Manual de Políticas y el Manual de Normas y Procedimientos reside en el facto que la Norma describe la forma como debe realizarse una actividad específica, objetivamente, con metodología determinada. A su vez la política indica un carácter general de procedimientos de la empresa y no es específica a una actividad o departamento.

Guevara P. y Chacón N. (2008), realizaron una investigación titulada "Diseño de un Programa de Capacitación para el Desarrollo de Competencias Laborales en los Profesionales de Seguridad y Orden Publico de Instituto Autónomo Municipal Policía de San Diego", Universidad José Antonio Páez (UJAP), el objetivo de la investigación es introducir nuevas alternativas en el concepto de seguridad ciudadana que contribuyan con la mejora del desempeño laboral en las funciones policiales, a través de introducción de competencias laborales en la institución policial. La investigación fue descriptiva bajo la modalidad de proyecto factible, se utilizó como técnica de recolección de datos un cuestionario el cual fue aplicado a una muestra conformada por veinte (20) personas.

Los investigadores llegaron a la conclusión que de acuerdo a los resultados obtenidos se evidencia la necesidad de formar al personal que conforma la fuerza policial del Municipio San Diego para así lograr cambios en actitud en la conducta y asi mejorar su desempeño.

Dicha investigación servirá de aporte para el presente estudio, ya que se basa en la teoría de los planes de capacitación y de las competencias, y de como por medio de los mismos se pueden desarrollar el capital humano y que este puede mejorar su rendimiento.

Suarez A. (2002), realizaron el trabajo de grado titulado "Propuesta de Mejoras en los Cálculos de Finiquitos y Provisión Mensual en el Sistema de Nomina SPI de INFOCENT de la empresa INCISAN OTIPSA INSTALACIONES (IOI), C.A.", Este proyecto de grado se realizó bajo los

lineamientos metodológicos de un proyecto factible, apoyado en una investigación de campo. Además se trabajó en función a tres fases metodológicas, siendo la primera la determinación de la situación actual del área de nómina en el desarrollo de los finiquitos y de las provisiones mensuales de la empresa INCISAN OTIPSA INSTALACIONES (IOI), C.A.; la segunda fase correspondió al análisis de los principales factores que afectan el cálculo de los finiquitos y provisiones mensuales, por medio de la aplicación de un diagrama causa – efecto, para la determinación de las acciones de mejoras correspondientes; y la tercera fase correspondió a la formulación de un plan basado en la mejora del proceso de los cálculos de finiquitos y provisión mensual, que permita la optimización del proceso de cálculo en el departamento. La población estuvo representada por el personal(08 personas) del área de finanzas y Recursos Humanos de la Empresa en Estudio. Como técnica e instrumentos de recolección de información se empleó una encuesta, apoyada en un cuestionario de tipo dicotómico. Seguidamente, se procesaron y analizaron los datos obtenidos a través del análisis estadístico descriptivo, graficando los resultados con su debida interpretación.

CAPITULO III

Propuesta

3.1.- Descripción de la Propuesta

Con la finalidad de dar cumplimiento a los objetivos de la investigación se presenta la propuesta para la Detección de Necesidades de Adiestramiento del Personal de Nomina y Recursos Humanos de la Empresa Coca – Cola FEMSA de Venezuela, S.A. Distribuidora Valencia. . Para esto, previamente se indicarán cuáles son los objetivos tanto general, como específicos de la propuesta; adicionalmente se muestra cuáles son los beneficios y aportes que cada una de las actividades de control propuestas, le traerán a la gestión del departamento de nómina de esta organización.

En este sentido en el presente capítulo se desarrolla un sistema de control interno, dirigido específicamente a mejorar la gestión del cálculo de nómina a los obreros y empleados de la empresa en estudio.

3.2.- Objetivo de la Propuesta

3.2.1. Objetivo General

Proponer un sistema de normas y procedimientos para ser implementados por la empresa Coca – Cola Femsa de Venezuela; S.A., para el cálculo de la nómina de sus trabajadores.

3.2.2 Objetivos Específicos

– Diagnosticar la situación actual que presenta la Empresa Coca – Cola Femsa de Venezuela; S.A., con respecto al manejo de la nomina de los trabajadores y empleados.

– Determinar los requerimientos establecidos por la empresa para implantar un nuevo sistema de control de nómina para así corregir las fallas y modernizar las funciones del departamento.

– Diseñar un sistema computarizado que facilite el cálculo del pago nómina de los trabajadores, siendo más confiable y con mayor rapidez que el ya establecido.

3.3.- Justificación de la Propuesta

Esta propuesta es importante para la empresa Coca Cola Femsa de Venezuela, C.A. ya que le indicará a los trabajadores de nómina cuáles son las actividades que deben implementarse para regular el sistema de cálculos utilizados en la nómina y que poseen los trabajadores, empleados y obreros de esta organización.

Al respecto, se aporta en la presente propuesta procedimientos, políticas y formularios que de ser implementados, contribuirán a minimizar la cantidad de errores en los cálculos del sistema de pago y con esto se logrará que se regularicen los ingresos que los trabajadores debieron percibir por su trabajo a diario.

Dicha propuesta beneficia a todos los trabajadores de la distribuidora de la empresa citada, ya que les permitirá al personal ordinario realizar su trabajo de forma eficiente, a fin de minimizar el impacto sobre la motivación, decidías, ausencias voluntarias, descontentos en la masa laboral ya que las debilidades en la gestión de los pagos tanto semanales como quincenales está generando en la organización.

3.4.- Factibilidad de la Propuesta

Diseño de un sistema de normas y procedimientos para optimizar los niveles operativos de funcionamiento en el proceso de nómina, utilizando eficientemente los recursos, y aprovechando las técnicas que nos ofrece este informe, con la finalidad de que el sistema de pago se lleve a cabo de manera eficiente para mejorar el cumplimiento de los objetivos buscados por la Empresa. Por esto mencionaremos los aspectos de factibilidad Técnica, Operativa y Económica.

3.4.1. Factibilidad Técnica.

Está relacionada con el conjunto de procedimientos, recursos y medios con que cuenta la Empresa Coca-Cola Femsa Distribuidora, en el Estado Carabobo. Para obtener el resultado deseado con la aplicación de la propuesta, en este caso la misma cuenta con el personal calificado y preparado para recibir entrenamiento sobre los métodos y procedimientos para optimizar el sistema de nómina.

3.4.2. Factibilidad Operativa.

Para poner en marcha este tema no será necesario la incorporación de nuevos empleados, ya que el departamento cuenta con el personal suficiente para lograr la ejecución correcta de procedimientos de control, solo con el adiestramiento pertinente al mismo para que estos manejen efectivamente las implicaciones de la propuesta.

3.4.3. Factibilidad Financiera.

Este tema se refiere a la proyección de los costos del diseño de la propuesta, así como los beneficios que se pudieran obtener, conociendo de esta forma la inversión a realizar. Para que la propuesta sea llevada a cabo, no es necesario que la empresa invierta recursos Financieros.

3.5. Propuesta de un sistema de normas y procedimientos para ser implementados por la empresa Coca – Cola Femsa de Venezuela; S.A. Distribuidora Valencia, para el cálculo de la nómina de sus trabajadores.

A continuación se desarrollaron cada uno de los componentes del sistema de control interno relacionados con el mejoramiento del proceso de nómina a los empleados, obreros y trabajadores de la empresa Coca-Cola FEMSA de Venezuela. Es importante destacar que las actividades de control están basadas en las debilidades encontradas durante el desarrollo de este informe de Diplomado.

3.5.1. Establecimiento de las actividades de control que se deben cumplir en el departamento de Nomina de la Empresa Coca-Cola FEMSA de Venezuela:

Con la finalidad de que se superen cada una de las debilidades evidenciadas durante el diagnóstico, se deben implementar los controles que a continuación se mencionan:

Actividad de Control Nº 1: Definición de las políticas del Departamento de Nomina.

Esta actividad de control se origina debido a que no todo el personal maneja la misma información al momento de realizar los cálculos y tomar la información de las diferentes áreas donde se manejan horas, bonos varios, comisiones, o sea diferentes asignaciones durante el mes en curso, por lo tanto se sugieren las siguientes actividades.

• a. Antes de enviar los formatos de pago, deben ser revisados por el personal supervisorio, donde firmaran y estarán de acuerdo con lo asignado.

• b. Las planillas o formatos para ser llenados por los supervisores o jefes, estas deben ser explicadas a cada uno de los trabajadores de las unidades, al momento en que comiencen a procesarse.

• c. Debe procurarse que las planillas recibidas cumplan con la ordenanza y todos los requerimientos exigidos por el departamento de nómina y Recursos Humanos.

• d. El encargado de recibir las planillas o formatos deberá calcular inmediatamente en el sistema las operaciones que surgieron durante el trabajo semanal o quincenal.

• e. Los Formatos recibidos deben ir sin tachaduras ni enmiendas y en caso de observaciones importantes, se asignaran líneas adicionales para su uso.

• f. Se recibirán las planillas o formatos hasta 7 días antes de final del mes en curso.

• g. Se recibirán las planillas los días lunes.

De no funcionar esta medida, la gestión del departamento de Nomina se verá afectada para asignar los pagos completos y sin errores en cada recibo de los trabajadores, así como también los cálculos pertinentes.

Actividad de Control Nº 2: Definición de las Funciones del Personal de Nomina

Este objetivo se realiza con la finalidad de definir cuáles son las actividades que debe realizar cada uno de los encargados de la gestión y cálculo tanto de la nómina normal como de las planillas recibidas al área de nómina de aquel personal que cumple con horas extras, bonos nocturnos, comisiones, entre otras cosas.

• 1. Funciones del Jefe de Nomina: Entre las funciones que debe cumplir el jefe del área de nómina de Coca Cola Femsa de Venezuela, C.A., se encuentran:

• Asegurar, efectuar el Seguimiento de los cálculos realizados por el analista de nómina. mediante la información, los registros y el control del sistema administrativo correspondiente.

• También debe supervisar y administrar las áreas o los departamentos involucrados con personal que labora horas extras, bonos nocturnos o 3eros. Turnos, al personal de ventas por las comisiones.

• Analizar los montos generados por cada unidad, de acuerdo a la cantidad de personal que tenga ese departamento buscando el cumplimiento de normas, procedimientos y procesos de la organización.

• Elaborar los Recibos de Ingresos, Contabilizar y aplicar las disposiciones legales tributarias (ISLR e Impuestos Municipales) a las Operaciones de Nominas.

• 2. Funciones del encargado de Nomina: Por su parte el encargado de la nómina tiene entre sus actividades los siguientes aspectos:

• Administración y gestión de la cantidad de pagos a realizar y efectuar el pago de la misma con los depósitos al banco.

• Enviar al departamento de contabilidad todo lo relativo a los procesos contables incurridos durante la fecha de los pagos de nomina.

• Coordinar que todos los pagos realizados correspondan con las planillas recibidas por los departamentos involucrados.

• Planificar las actividades a realizar mensualmente.

Actividad Nº 3 Control de la Documentación Inherente al área de Nomina

El control de la documentación inherente al área de nómina, comprende varias acciones, de las cuales se destacan las siguientes:

Acción Nº1 Control de las planillas entregadas.

Esta acción tiene como finalidad dar inicio al proceso de nómina, y señala como deben llevar el control los supervisores o jefes de área deben seguir en el proceso de obtención de las jornadas diarias trabajadas, bonos nocturnos ocasionados, horas extras, entre otros.

De esta manera, el primer paso que debe seguirse es que el Dpto. involucrado envía al analista de nómina, los días lunes de cada semana, la documentación inherente al trabajo realizado por el personal tanto obrero y empleado. Este documento está compuesto por un formato donde se especifique el nombre del empleado, la ficha, las horas extras trabajadas, el bono nocturno, y el soporte correspondiente, es decir todo lo concerniente al trabajo realizado en todas las áreas involucrada. A partir de este hecho las acciones que debe realizar este trabajador son las siguientes:

• a. Verifica que la información del reporte llenado sea igual a los datos de las planillas recibidas. En caso de existir alguna discrepancia en los reportes se deberá verificar con los jefes involucrados para solventar el problema.

• b. Cuando alguna de las planillas falte o no este; se procede a reportarla en la áreas involucradas. El tiempo otorgado para la recuperación de las planillas es de 24 horas. Dicha carpeta contiene un formato con los siguientes datos:

– Nombre y Apellido.

– Fecha Emisión de la factura.

– Ficha.

– Horas Extras trabajadas, Bono Nocturno o Comisiones.

– Supervisor.

Cuadro No. 1 Normas y Procedimientos Nomina

Martinez(2015)

3.5.2 . Determinación del sistema de información y comunicación necesario en el departamento de nómina de la Empresa Coca-Cola FEMSA de Venezuela, para la optimización del proceso.

El sistema de información y comunicación que debe desarrollarse en la empresa para implementar exitosamente las actividades de control, tiene dos vertientes uno interno y el otro externo. Desde el punto de vista interno, las actividades que deben desarrollarse son:

• a. Realizar reuniones periódicas a fin de comunicar las actividades de control propuestas en este informe final.

• b. Normalizar las actividades del departamento de nómina a través de las recomendaciones en esta propuesta.

• c. Mantener canales de comunicación con los departamentos relacionados con las áreas de nómina y las demás áreas involucradas, como patio, ventas contabilidad, facturación, seguridad.

Por su parte la comunicación externa está relacionada con la relación recursos humanos – demás departamentos de la Distribuidora, para esta situación, se deben seguir las siguientes acciones:

• 1. Comunicarle a los departamentos relacionados sobre las políticas que el área de nomina posee para su funcionamiento eficaz.

• 2. Para departamentos con errores o revisiones de su personal con respecto al pago, auditar periódicamente el funcionamiento de esa área.

3.5.3 Determinación del Monitoreo necesario para el control del proceso de nómina de la Empresa Coca-Cola FEMSA de Venezuela, Distribuidora Valencia- Carabobo.

La gerencia debe supervisar y revisar los trabajos realizados por el personal de nómina, para lograr que se cumplan a cabalidad las actividades de control propuestas en este informe de diplomado. Además se deben realizar evaluaciones periódicas al personal con la finalidad de medir, si cumplen con las normas de control interno.

Es conveniente que mensualmente se evalúen las operaciones y los saldos del área de Nomina, para diagnosticar cuáles están presentando montos muy elevados o montos muy bajos y de esta manera poder tomar las acciones correctivas.

De igual forma se sugiere que se realice trimestralmente una auditoría interna a los procesos de nómina, a fin de detectar las desviaciones que se cometen en su desarrollo y tomar acciones correctivas.

Conclusiones

Toda empresa u organización requiere disponer de instrumentos que le permitan establecer, reglamentar y normalizar sus procesos productivos. Los manuales de normas y procedimientos constituyen estos instrumentos.

El presente manual de normas y procedimientos permitirá a la empresa Coca Cola FEMSA de Venezuela; s.a., contar con un elemento básico para la organización del área de Nomina, una vez que contiene los lineamientos a seguir por los involucrados en la ejecución de las labores relacionadas en el área analizada.

Se diagnosticó la situación actual con respecto al funcionamiento del departamento de nómina de la empresa Coca Cola FEMSA de Venezuela; s.a. como lo establece la primera fase donde a través de la aplicación del instrumento dirigido a una muestra de estudio de 5 trabajadores, entre ellos obreros y empleados, se obtuvieron resultados que corroboraron el problema planteado, ya que se pudieron determinar factores que influyen en la desmotivación, falta de interés, ausencias consecuentes, estos factores necesitan ser corregidos de manera urgente.

Por lo antes expuesto, en este informe final de diplomado se elaboró una serie de estrategias para mejorar el control interno del departamento de nómina dentro del cual se elaboraron actividades de control destinadas a superar cada una de las debilidades encontradas en el diagnóstico.

Se elaboraron estrategias dirigidas a la elaboración de formularios necesarios para que el personal de nómina pueda mantener un control de los registros de los trabajadores.

También se elaboraron políticas a este departamento (nomina) y se especificaron las funciones de cada uno de los actores principales de la gestión de nomina hacia los trabajadores de la empresa en estudio.

Al mismo tiempo, se señaló cuáles son las actividades que se deben desarrollar a nivel comunicacional, para lograr que cada una de las actividades de control propuestas, se desarrolle de forma exitosa; tomando para ello cómo debe ser la comunicación entre los departamentos de las empresa con sus trabajadores.

Por último se indicaron las acciones que se deben seguir desde el departamento para poder monitorear que las actividades de control se desarrollen de

forma eficiente, para lo cual se propuso que se realizara un programa de seguimiento a los analistas de nómina y al personal supervisorio o jefes de todas las áreas para que a su vez se implementara un plan de auditoría interna, a fin de tomar las acciones correctivas correspondientes a cada una de las acciones.

El llevar un eficiente control interno del area de nomina de la Empresa Coca-Cola Femsa, S.A. Distribuidora Valencia; permite la posibilidad de aumentar su eficiencia, lo cual le permitirá a esta organización poder conseguir los objetivos trazados. Se concluye que esta organización no cuenta con los procedimientos de control interno adecuados para llevar a cabo dichos procesos, por lo que se muestran resultados poco efectivos provocando dificultades para la empresa en busca del logro de los objetivos.