Manejo de herramientas y desarrollo humano en la gestion (página 2)

El cambio no puede esperar tenemos que romper con este paradigma de la depredación ética, propiciemos el verdadero desarrollo organizacional, trabajando como un Gestor de cambio no contra otros, sino con otros, y no un cambio para ganar sino un cambio para progresar, y no para el progreso de mi familia, mi equipo, mi sueldo sino para el progreso del sistema global en un ambiente de cooperación y de conocimiento cabal de lo que se hace, concertemos una visión de la administración que se sincroniza perfectamente con ideas filosóficas del fin del milenio, ideas que tienen que ver con la posibilidad de un mundo mejor, un mundo en el que reine la convivencia en paz, entre personas, organizaciones, países entrelazados por la comprensión, la solidaridad, la cooperación.

Esto implica un rol casi "sagrado de los Gerentes", ya que en esta visión prácticamente se tornan en verdaderos líderes del progreso de nuestra civilización.

Veamos algunos temas medulares en que deben trabajar: Cooperación Alianzas Integración Consideración a la persona Responsabilidad social de las organizaciones. Sentido al trabajo Progreso sin depredación Ecología Convivencia Desarrollo sustentable

Ayuda mutua Organizaciones al servicio de la calidad de vida Quiero incentivar a la gente a asumir un papel protagónico en su vida y decir: "Aunque yo no haya causado esta situación, me veo afectado por ella; por lo tanto, voy a hacer algo para enfrentarme lo más efectiva y honorablemente posible a mis circunstancias"; más allá de poder resolver o no el problema, más allá de haber participado o no en la causa del problema, creo que la dignidad humana se halla en tomar una actitud proactiva en la vida y actuar en armonía con los valores más profundos; esto es ser incondicionalmente responsable frente a la situación; perfectamente, uno puede al mismo tiempo ser inocente (en el sentido tradicional), es decir, no ser responsable (o culpable) por (causar) la situación.

La Administración Pública es el principal soporte de todo gobierno, siendo lamentable como algunos Gerentes (de confianza de gobierno de turno) por sus capacidades matan a las Organizaciones que fueron creadas para generar rentabilidad social, simplemente las depredan sin contemplación; como persona mas que como peruano al contemplar la situación política, social y económica de este país (una nación rica en recursos naturales), llego a la conclusión que para salir de la crisis, se necesita un shock de conciencia, un cambio radical en la mentalidad de las personas, no podemos confiar que un liderazgo político puede cambiar o salvar nuestra sociedad; este es un sueño que puede terminar en una pesadilla que no puede sino terminar en el hambre, la violencia y la desgracia colectiva, el único camino de recuperación innegablemente solo lo pueden hacer las personas actuando individualmente con ética, desde donde estemos ya sea como dirigentes o dirigidos.

Es una falacia condicionar la ética de las personas a la bondad de la situación. Uno no es ético, insisto, porque se lo permiten las circunstancias, sino que uno es ético frente a cualquier circunstancia; la ética verdadera es incondicionada por factores externos; más aún, cuanto peores son las circunstancias, más valioso e importante es el compromiso de actuar con integridad; la Burocracia eficaz es la suma de Gerentes éticos y no, de empleados o, suma de frustrados.

El Gerente exitoso asume el compromiso de ser líder ético, expresa y defiende sus valores a pesar de cualquier obstáculo o miedo que le presente la situación. Ese es el verdadero heroísmo cotidiano que espero el nuevo Gerente de estos tiempos se comprometa a expresar y defender.

SIMON GUERRA LAVADO Capitulo 1

Gestión y Gestores

Las organizaciones manejadas por gestores son los motores que propulsan a las tres economías mundiales dominantes: Estado Unidos, Japón y Alemania, una organización puede contar simplemente con una sola persona, o con más de de 800,000 empleados, como es el caso de General Motors. La economía industrial urbana que fue emergiendo en Estados Unidos a lo largo de este siglo se baso en inversiones masivas tanto en maquinaria como en capital humano. Los Gestores fueron elementos imprescindibles para planear, dirigir y controlar las organizaciones que dieron lugar a la economía industrial urbana. Hoy día, son ellos los que dirigen y supervisan el trabajo y el rendimiento de las economías del mundo.

LA GESTIÓN COMO PROCESO.

¿Ha dicho o ha escuchado alguna vez: "Esta institución está mal gestionada", "La dirección es totalmente incompetente" o "La dirección es eficiente"? Si es así, ¿Qué significan estas expresiones? 1) La gestión es un determinado tipo de trabajo y 2) algunas veces se llevan a cabo adecuadamente, pero otras veces no.

La gestión es un proceso que comprende determinadas funciones y actividades laborales que los gestores deben llevar a cabo a fin de lograr los objetivos de la Institución. En la gestión, los directivos utilizan ciertos principios que les sirven de guía en este proceso.

La gestión es un proceso, una disciplina, permanece en un estado de cambio constante. Los gestores en cualquier nivel alto o medio que desempeñen los roles interpersonales, informativos y decisorios, han de estar adecuadamente versados en la comprensión y en la aplicación de los principios del mejoramiento de la calidad. Si se mantiene o se mejora la calidad, la organización tiene mayores oportunidades de desarrollo.

Peter Drucker, describe lo que los gestores realizan en su trabajo.

Los gestores practican la gestión. No practican la economía. No se ejercitan en la cuantificación. No cultivan las ciencias de la conducta. Todas estas son herramientas para el gestor…Como disciplina especifica, la gestión tiene sus propios problemas básicos…; una persona que se limite a conocer las capacidades y las técnicas, sin llegar a entender los fundamentos de la gestión, no es un gestor, será, a lo sumo un técnico.

LA GESTIÓN Y LAS PERSONAS La gestión y las personas; si usted dice o ha escuchado "Esta Institución tiene un equipo de gestión totalmente nuevo" o "Este es el mejor gestor (director) con el que he tenido que trabajar hasta ahora", usted se está refiriendo a los individuos que guían, dirigen y, de este modo, gestionan organizaciones. La palabra gestión, usada en este sentido, se refiere a las personas (gestores) que tienen a su cargo el proceso de gestión. Los gestores son las personas que asumen la responsabilidad principal por la realización del trabajo en una organización.

La perspectiva de la gestión desde el punto de vista de las personas tiene otro significado adicional. Se refiere a la importancia de los empleados con los que el gestor trabaja y a los que dirige en el cumplimiento de los objetivos de la organización. Las personas son la sangre que da la vida a la organización. Sin ellos no se podría hablar de una institución con rentabilidad social o económica.

LA GESTIÓN COMO CARRERA. Los diferentes significados e interpretaciones del término gestión pueden interrelacionarse de este modo: Las personas que quieren tener una carrera como gestores deberán estudiar la disciplina de gestión como medio para poner en práctica el proceso de gestión. Así pues, definimos a la gestión como proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que cualquier otra persona, trabajando sola, no podría alcanzar.

La gestión es un cuerpo acumulado de conocimientos susceptibles de aprendizaje mediante el estudio. Así pues, la gestión es una asignatura con principios, conceptos y teorías. Estudiamos la gestión para entender esos principios, conceptos, teorías y para aprender la manera de aplicarlos en el proceso de la gestión institucional.

EL PROCESO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. La definición de gestión implica el término calidad, el desafío mas critico de los altos ejecutivos es la mejora de la calidad de productos y servicios que esta directamente relacionada con temas como la responsabilidad en la elaboración de los productos o servicios, las regulaciones gubernamentales o las relaciones laborales. La calidad es considerada actualmente como unos de los principales activos con que cuentan las mejores organizaciones del mundo.

Calidad comprende sí o sí la mejora continua. Sino pensemos en un "excelente" médico, pero con conocimientos y tratamientos de hace ya veinte o sino cinco años atrás, este médico no podrá prestar a sus pacientes el mismo servicio que aquellos que están plenamente actualizados, por lo tanto su servicio no será de calidad. Los pacientes reciben de tal forma un servicio de menor calidad por parte del primero de los profesionales. Cabe acotar que esta situación es lamentablemente algo bastante común en muchos profesionales, que una vez obtenido el título no actualizan como corresponde sus conocimientos en otros casos se dedican a otras labores totalmente ajenas para lo que estudiaron, por lo general motivados en la economía, revalidando de tal forma sus niveles de competitividad.

David A. Garvin, escritor y profesor de Harvard, desarrollo una visión conceptual de la calidad sumamente significativa. Garvin sugirió que la calidad de un producto o de un servicio se compone de las ocho dimensiones que se detallan a continuación:

1. Rendimiento: Una característica operativa primaria de un producto o de un servicio.

Ejemplo: El rendimiento en recorrido que tiene un vehiculo. El confort de un usuario que es atendido.

2. Características: Extras o complementos.

Ejemplo: cualidad del servicio o del producto que diferencia de otros similares.

3. Confiabilidad: La probabilidad de ausencia de funcionamiento defectuoso o de avería durante un periodo de tiempo especifico.

Ejemplo. La certeza que se tiene que el servicio o producto va a servir a nuestro propósito.

4. Conformidad: El grado en que el diseño de un producto y sus características operativas cumplen las normas establecidas Ejemplo: animo de satisfacción con lo que se tiene.

5. Durabilidad: Medida del tiempo de vida de un producto Ejemplo: si, lo que vamos a obtener va a satisfacer nuestra necesidad por un tiempo más largo que nos podría dar otro similar.

6. Utilidad: Rapidez y facilidad de reparación.

7. Estética: El aspecto, tacto, gusto, y olor de un producto 8. Calidad percibida: La calidad tal como la percibe un consumidor o cliente.

Las ocho dimensiones de Garvin amplían la perspectiva y definen con más claridad la perspectiva del concepto de calidad. Clientes, gestores, ingenieros, operarios de línea de producción y oficinistas en cualquier nivel de la jerarquía de una organización han de participar en el mejoramiento en la gestión de la calidad. El conocido experto en calidad W. Edwards Deming explica de este modo la función que desempeñan los altos ejecutivos en la mejora de la calidad.

La función de la alta dirección es el liderazgo. La gestión debe trabajar en las fuentes en las que se originan las mejoras, en el propósito de lograr la mejor calidad del producto y del servicio Philip B. Crosby cree que mejorar la calidad es responsabilidad de la gestión. Crosby introdujo el concepto de defectos cero, como medio para convencer a los directivos de que no deben admitirse defectos.

Crosby sugiere que la alta dirección comprometa a toda la Institución con los principios del concepto defectos cero y del de calidad y propone para ello la constitución de equipos dedicados a mejorar la calidad, el establecimiento de mediciones de la calidad para todas las actividades, la capacitación para la gestión de la calidad, los consejos de calidad e incluso una jornada dedicada a impulsar el principio de defectos cero. Esta jornada de defectos cero sirve para recordar a los empleados que la institución se ha marcado una nueva pauta de calidad.

Crosby establece la premisa de que cuando los gestores pongan en practica el proceso de gestión (planificar, organizar, controlar y dirigir) deben incluir en el mismo el concepto de calida. La calidad de ser objeto de consideración, de análisis y de aprendizaje del mimo modo que lo son las funciones tradicionales de gestión. Por ejemplo, hay que considerar incompleto el plan de desarrollo de un servicio o de un producto si en el mismo no se presta la atención debida a las dimensiones de la calidad, como la conformidad con las normas, el rendimiento, la fiabilidad y las percepciones de los clientes.

El proceso de gestión se considera integrado, por regla general, por las funciones de gestiones básicas. En el proceso tradicional de gestión se identifican: las funciones de planificar, organizar, dirigir y control que se vinculan entre si mediante la función de liderar. La planificación determina que resultados ha de lograr la organización; la organización especifica; cómo se lograrán los resultados planificados, y el control comprueba si se ha logrado o no los resultados previstos.

Planificar Las actividades planificadas determinan los objetivos de una organización y establece las estrategias adecuadas para lograrlos. La calidad ha de ser un objetivo de alta prioridad en la planificación.

Las funciones de organizar, dirigir y controlar se derivan de la planificación en la medida en que estas funciones se llevan a la práctica.

Los gestores, en todos los niveles de la organización han de planificar. Los gestores perfilan, a través de sus planes, lo que la organización ha de llevar a cabo para lograr el éxito.

Organizar Una vez elaborado el plan donde estén contenidas las estrategias para el logro de los objetivos, los gestores deberán diseñar y desarrollar una organización apta pare el cumplimiento de los objetivos propuestos. La función de organizar consiste en la creación de una estructura de relación de trabajo y de autoridad que no solo mantenga la calidad sino lo mejora.

La función de organizar engloba las tareas identificadas en el proceso de planificación y las asigna a determinados individuos y grupos dentro de la institución, de manera que puedan lograrse los objetivos establecidos en la planificación. Organizar implica, por tanto, la conversión de los planes en acción. La función de organizar da lugar a una estructura organizativa que hace que la institución pueda funcionar de manera eficaz como un todo coherente para lograr el cumplimiento de los objetivos.

Dirección Esta función de dirección, supone influir en los miembros de la organización para que actúen de tal modo que puedan lograrse los objetivos establecidos. Según Deming, los gestores han de ser los líderes que marcan el camino para mejorar la calidad de productos y servicios mediante el esfuerzo de los trabajadores.

La función de dirección centra directamente su atención en los empleados de organización, ya que su propósito principal es canalizar la conducta humana hacia objetivos de la organización, como el del logro de una mejor calidad. Una dirección efectiva es de suma importancia para la organización. Esta capacidad deberá desarrollarse especialmente en determinados niveles de gestión a medida que la competitividad se vaya imponiendo.

Controlar Un gerente, finalmente, debe asegurarse de que el rendimiento actual de la organización se ajusta a lo planificado. La función de controlar la gestión requiere de tres elementos:

1. Normas definidas de rendimiento.

2. Información que señale las desviaciones entre el rendimiento real y las normas definidas de rendimiento.

3. Acción de corrección del rendimiento que no se ajuste a las normas. Es decir, la finalidad del control de la gestión es asegurar que la organización permanezca en la senda que planeo seguir.

LOS GERENTES El gerente o directivo posee ciertas cualidades que le permiten aplicar su capacidad y desempeñar diversos roles de gestión de éxito que no esta en hacer mas de lo mismo, debe tener y propiciar la capacidad inventiva de nuevas esquemas de trabajo, que lleven al bienestar de los clientes internos y externos; hacer las cosas presentes viviendo en el futuro, no preocupándose de los problemas sino ocupándose de ellos, descentralizar o liberar el poder buscando la iniciativa, delegándolo en gente capaz, considera que el tema ético no es insulso es práctica. El gerente es un personaje con autoridad más que legal, personal, que busca el desarrollo de la organización y las personas que lo componen.

Conceptos Involucrados Organización. Dos o más personas que trabajan juntas, de manera estructurada, para alcanzar una meta o una serie de metas específicas.

Meta. Fin que pretende alcanzar la organización, que puede ser cualitativa o cuantitativa.

Gerente. Persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones a alcanzar sus metas.

Gestión. Acción y efecto de administrar. Gestionar. Hacer diligencias para el logro de algo. Eficacia.

? Capacidad para obrar o para conseguir un resultado determinado

? Medida normativa del alcance de resultados.

? En términos económicos es la capacidad para satisfacer una necesidad de la sociedad a través proveerle servicios o productos.

Eficiencia.

? Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles: no siempre eficacia es sinónimo de eficiencia.

? Es una medida normativa de la utilización de recursos en la medida del alcance de resultados.

? En términos económicos es una relación entre insumos y productos, es la razón entre esfuerzo y resultado, entre gastos e ingresos, entre costo y beneficio.

Capitulo 2

Manejo de Capacidad Administrativas

MANEJO DE CAPACIDADES SEGÚN LA CATEGORIA DE CARGOS. A cada cargo o función desempeñada corresponde el manejo de una determinada capacidad. Una capacidad es la habilidad o pericia requerida para llevar a cabo una tarea determinada.

Existen las capacidades: técnicas, comerciales, financiera, administrativa etc. Cada una de estas capacidades están respaldadas por un conjunto de cualidades y conocimientos que se detallan a continuación:

1° Cualidades físicas: salud, vigor, destreza.

2° Cualidades intelectuales: actitud para comprender y aprender, juicio vigor y agilidad intelectual.

3° Cualidades morales: energía, firmeza, valor para aceptar las responsabilidades, iniciativa, tacto, dignidad.

4° Cultura general: nociones diversas que no son exclusivamente del dominio de la función desempeñada.

5° Conocimientos especiales: conciernen exclusivamente a la función, sea técnica, comercial, financiera, administrativa, etc.

6° Experiencia: conocimiento resultante de la práctica. Es el recuerdo de las lecciones que uno mismo ha extraído de los hechos La importancia de cada uno de los elementos que componen la capacidad esta en relación con la naturaleza y la importancia de la función que se realiza.

Cuadro Nº 01 En el cuadro Nº 1 indica la parte relativa de cada una de las capacidades esenciales que forman el valor total de un cargo o función.

Es conveniente hacer notar que cuanto más alto sea el cargo los, jefes son más administradores que técnicos, en cuanto a la capacidad técnica es la destreza en el manejo de herramientas que se usan en la práctica de la labor diaria.

Acabamos de ver que la obra directiva comprende el ejercicio y el cumplimiento de las seis funciones esenciales; si una de estas funciones no es cumplida, la institución puede perecer y, en todos los casos, languidece, es importante recordar que algunos gerentes por sus capacidades matan a las organizaciones o estas sobreviven a pesar de todo.

Estamos, por consiguiente convencidos el motivo que causa la postergación de nuestro desarrollo, obviamente es muy posible que no estemos de acuerdo pero tampoco podemos negar lo que podemos ver en la practica, gerentes totalmente distantes del buen desempeño, la causa en primer orden agentes sin ética que aprovechándose del acercamiento al poder buscan apoderarse de las organizaciones, no para servir sino para servirse, para ello en su mal entender de la gestión, irresponsablemente destrozan todo lo poco que se pudo avanzar, el resto dejo al análisis critico del tan respetable lector. Una educación exclusivamente técnica no responde a las necesidades generales de la organización, mientras se realizan esfuerzos para ampliar y perfeccionar los conocimientos técnicos, no se hace nada o casi nada, para orientar sobre el manejo de herramientas administrativas a los nuevos gerentes que por confianza han sido puestos en estos cargos tan importantes ¿Por qué? ¿Es que se desconoce la importancia de la capacidad administrativa? o en otro caso se tiene la idea que son responsables políticos, idea más descabellada que solo se le puede ocurrir a alguien que no tiene la mas mínima idea de lo que es política de estado y gobierno. PRINCIPIOS GENERALES DE ADMINISTRACION La función administrativa solo tiene por órgano y por instrumento al cuerpo social. Mientras que las otras funciones ponen en juego los recursos económicos y materiales, la función administrativa solo obra sobre el personal.

La salud y el buen funcionamiento del cuerpo social dependen de un cierto número de condiciones, a las cuales se les da el nombre de principios, y se denominan así por que no son normas legales sino son acciones naturales que no pueden ser de otra manera.

Cabe indicar como que, estos principios son mandatos naturales, son flexibles y susceptibles de adaptarse a todas las necesidades. La cuestión consiste en saber servirse de ellos, es éste un arte difícil que exige inteligencia, experiencia, decisión y mesura.

A continuación se mencionan algunos de los principios de administración que con más frecuencia se deberían aplicar en las instituciones:

1. LA SUBORDINACION DEL INTERES PARTICULAR AL INTERES GENERAL.

Este principio nos hace recordar que en una organización el interés de una persona, o de un grupo de personas, no debe prevalecer contra el interés de la organización.

Al parecer este concepto no debiera ser recordado. Pero la ignorancia, la ambición, el egoísmo, la pereza, las debilidades y todas las pasiones humanas tienden a hacer perder de vista el interés general en provecho del interés particular.

Estos dos intereses en la práctica se contraponen uno con otro, este es un tema que mayor dificultad tienen para controlar los gobiernos y que hasta la fecha se a avanzado muy poco o casi nada, a pesar que se asignan grandes presupuestos para el sueldo de estos gerentes denominados de confianza; ante esta situación es necesario.

1. Una atenta vigilancia.

2. La firmeza en las acciones de control.

3. Normas legales equitativas.

2. LA UNION DE PERSONAL La armonía y la unión de personal de una institución constituyen una gran fuerza para ella. En consecuencia, Es indispensable realizar los esfuerzos tendientes a establecer las buenas relaciones interpersonales.

Con este principio debe cumplirse la unidad de mando y debe evitarse una mala interpretación de la divisa "dividir para reinar" y el abuso de las comunicaciones escritas.

Es un grave atentado contra la institución dividir al personal, es el efecto o resultado de una insuficiente capacidad administrativa, de una imperfecta comprensión de las cosas o de un egoísmo que sacrifique el interés general en beneficio del interés personal; el rol del gerente eficiente debe ser talentoso para coordinar los esfuerzos, utilizar las facultades de todos y recompensar el merito de cada uno sin despertar susceptibilidades y envidias y sin turbar la armonía que debe existir en las relaciones interpersonales.

Por experiencia puedo afirmar que los conflictos o malentendidos que podrían solucionarse en una conversación, se enconan por el uso de la correspondencia; deduciendo por este hecho que las relaciones que dan mejor resultado son las que se hacen de manera verbal siempre que sea posible. Así se gana en rapidez, claridad y armonía.

La unión de personal debe tener su fundamento en los valores organizacionales, leyes superiores de orden moral, que todos deben conocer y practicar, sin estos principios se vive en la oscuridad y el caos 3. LA EQUIDAD La equidad es el resultado de la combinación de la benevolencia con la justicia, para que el personal sea estimulado en el sentido de que en el ejercicio de sus funciones ponga toda su buena voluntad y sacrificio de que es capaz. La equidad no excluye ni la energía ni el rigor, solo busca la firmeza en todos los actos de gerencia.

4. LA DIVISION DEL TRABAJO La división del trabajo tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo; la institución como un cuerpo social, similar al ser animal, tiene una variedad de órganos encargados de funciones distintas y su funcionamiento eficaz o saludable va a depender del funcionamiento de estos.

Un empleado que todos los días hace la misma operación y el gerente que trata constantemente los mismos asuntos, adquieren habilidad, seguridad y una presición que hacen que estos agentes se conviertan en expertos, agilizando las operaciones y reduciendo los errores. Existen algunas posiciones de algunas jefes que tratan de justificar que es mejor que el trabajador haga de todo un poco, en el intento de rotar al personal a un diferente puesto de trabajo, con el propósito en el mejor de los casos de evitar malos manejos o practicas, en el otro caso y es el más generalizado para el acomodo de los amigos o recomendados, el argumento son puestos de confianza y tienen que poner a gente de su entorno, estas autoridades como se puede observar en la práctica, subordinan el interés general al interés particular, desconociendo que cada cambio de ocupación o de tarea implica un esfuerzo de adaptación física y psicológica que disminuye la producción en perjuicio de la institución, poniendo en riesgo a la Institución por los errores que se pueden cometer.

5. LA AUTORIDAD – RESPONSABILIDAD La autoridad consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer.

Se distingue en un jefe la autoridad legal inherente a la función y la autoridad personal formada de inteligencia, de saber, de experiencia, de valor moral, de aptitud de mando, de servicios prestados, etc. En un buen jefe la autoridad personal es el complemento indispensable de la autoridad legal. En cualquier lugar conde se ejerce la autoridad, nace la responsabilidad; no se concibe la autoridad sin la responsabilidad.

Sin embargo, la responsabilidad es generalmente tan temida como la autoridad es codiciada. El miedo de las responsabilidades paraliza muchas iniciativas y destruye muchas buenas cualidades.

La mejor garantía contra los abusos de autoridad y las debilidades de un gran jefe es el valor personal y principalmente su alto valor moral.

6. LA UNIDAD DE MANDO Para la ejecución de un acto cualquiera un agente solo debe recibir ordenes de un jefe, es la regla de la unidad de mando. Si es violado este principio la autoridad se resiente, la disciplina se compromete, el orden se perturba, la estabilidad se altera.

Desde el momento que dos jefes ejercen su autoridad sobre el mismo servidor, se deja sentir un malestar; si se persiste, aumenta la confusión, la enfermedad aparece lo mismo que en un organismo animal molestado por un cuerpo extraño; esta dualidad de mando es originado por:

(a) En la idea de ganar tiempo el Jefe imparte directamente sus órdenes a los colaboradores dejando de lado al jefe inmediato del colaborador.

(b) Funciones no bien distribuidas o entendidas.

7. LA UNIDAD DE DIRECCION Este principio puede expresarse así: "Un solo jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones que tienden al mismo fin".

Un cuerpo de dos cabezas, en el mundo animal es un monstruo que no va a vivir; es necesario no confundir Unidad de dirección (un solo jefe, un solo programa) con unidad de mando (un colaborador no debe recibir ordenes sino de un solo jefe). La unidad de dirección se crea mediante una buena constitución del cuerpo social; la unidad de mando depende del funcionamiento del personal.

8. LA DISCIPLINA Este concepto consiste esencialmente en la obediencia a los signos exteriores de respeto realizados conforme a las convenciones que fijan las modalidades de disciplina, ya se trate de pactos libremente establecidos o acepados sin discusión previa; que sean escritos o tácitos; que resulten de la voluntad de las partes, de las leyes o de costumbre establecidas entre la institución y sus colaboradores.

Cuando se manifiesta una falla en la disciplina o cuando el entendimiento o la armonía entre los jefes y los colaboradores deja que desear, no hay que limitarse a echar negligentemente la responsabilidad de esta situación sobre el mal estado del personal; ordinariamente el mal es una consecuencia de la incapacidad de los jefes.

Para el logro de la visión y el quehacer diario de la misión se exige que se apliquen contra los actos de indisciplina, ciertas sanciones que en su aplicación exista firmeza, perpetrando todos los medios normativos necesarios previos a hacer efectiva la sanción, lo contrario son efectos de arbitrariedad y abuso.

La sanción a la vez que cumple con el propósito de castigar por la conducta inapropiada al cumplimiento de lo establecido debe ser ejemplar y oportuna; siendo así conseguiremos que otros no cometan los mismos errores.

9. LA JERARQUIA Es el camino que siguen los grados de la jerarquía. Este camino está impuesto a la vez por la necesidad de una trasmisión segura y por la unidad de mando. Pero no es siempre seguro el más rápido; es a veces muy largo principalmente en las reparticiones del Estado, existe la idea que si no esta el jefe nadie puede tomar alguna decisión.

El éxito de una operación depende de una ejecución rápida; es necesario respetar la vía jerárquica con la obligación de obrar rápidamente, no dejar que las cosas sucedan por inercia, actuar de manera proactiva y no reactiva, requiere ejercer la autoridad en el momento adecuado no antes ni después.

Existe la idea que mucho mas simple y mas rápido es ir o tratar directamente con el agente, dejado de lado al jefe inmediato, esto es lo que cada vez mas a menudo se hace; ante esta situación este principio jerárquico quedara salvaguardado si los jefes autorizan la relación directa, quedando regularizada, si se informa inmediatamente lo que ha hecho de común acuerdo.

El empleo del camino directo es simple, rápido y seguro; permite a los colaboradores tratar en una sola entrevista, en algunas horas, un asunto que siguiendo la vía jerárquica exigirá un sinnúmero de veces la transmisión del mismo tema a los distintos colaboradores que forman la escala jerárquica, distraerá a mucha gente, ocasionara un enorme e inútil movimiento de documentos o expedientes, hará perder mucho tiempo para llegar a una solución generalmente menos buena que la que se hubiera obtenido poniéndose directamente en contacto; obviamente el manejo tiene que ver con la eficiente capacidad administrativa de los dirigentes, que no debe perder de vista que todo acto debe ser materialmente evidente, sobre todo en asuntos de los servicios del Estado.

Cuando un colaborador se halla en la obligación de elegir entre los dos procedimientos (camino directo o vía jerárquica) y no es posible solicitar la opinión a su jefe, debe tener la suficiente capacidad para adoptar aquel que el interés general exija.

10. EL ORDEN Materialmente: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Socialmente: Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar.

El orden material exige que se haya reservado un lugar para cada objeto y que cada objeto se halle en el lugar que se le ha sido asignado, tiene por resultados evitar las pérdidas de materiales y tiempo. Para que este propósito sea alcanzado en forma absoluta es necesario, no solamente que las cosas estén en su lugar, bien arregladas, sino también que el lugar haya sido elegido de manera de que faciliten todas las operaciones dando como sea posible. Si esta condición no se cumple el orden es solo aparente.

El orden perfecto implica un lugar juiciosamente elegido; el orden aparente no es sino una imagen falsa o imperfecta del orden real.

Para que en una organización reine el orden social es indispensable que el lugar convenga al colaborador y que el colaborador convenga al puesto o cargo; El orden social así comprendido supone resueltas las dos operaciones administrativas más difíciles: una buena organización y una buena selección de personal. Una vez determinados los cargos necesarios para la marcha de la empresa y seleccionadas las personas que los desempeñaran, cada una de éstas ocupará el puesto donde pueda rendir el máximo de sus capacidades; Todo esto parece simple y esta entendido que no puede ser de otra manera y escuchamos también decirlo así a los Jefes de las entidades del gobierno, donde tienen la osadía de afirmar que cuenta con un equipo de gestión "A-1". En la realidad todo esto resulta un espejismo; en el tiempo que he venido prestando mis servicios al Estado he visto como los profesores hacen de gerentes, abogados de contadores, médicos de: administradores, de directores de personal, de directores de planificación, etc. El resultado dejo para análisis del respetable lector.

El orden social que sustenta una organización con eficiencia y eficacia, exige un conocimiento exacto de las necesidades aptitudinales y de los talentos humanos de la organización y un equilibrio exacto entre estas necesidades. Este equilibrio es muy difícil de establecer cuando los intereses particulares prevalecen sobre los generales, cuando la ambición, el nepotismo, el favoritismo, sustentado en la falta de valores, en un caso han multiplicado inútilmente la creación de puestos y colocado en estos puestos o en otros, indispensable a personas incapaces que lo único que hacen en el mejor de los casos hacer mas de lo mismo o en otro poner obstáculos a todo. Hace falta que los asuntos del estado sean conducidas por gerentes íntegros con alta capacidad moral, verdaderos técnicos con ética para hacer desaparecer los abusos y restablecer el orden. Es la responsabilidad de la nación frente a todos y a cada uno, es el porvenir de cada uno previsto, es la cuestión social toda entera.

11. LA INICIATIVA Liberar el poder para buscar la iniciativa, considerar que los resultados se logran a través de los colaboradores, las organizaciones necesitan cambios sustantivos en sus procesos, la iniciativa es el medio adecuado como lograr estos cambios, se hace necesario llevar a cabo el modelo de gestión participativa donde en los planes de trabajo se compromete al colaborador, por que como verdadero experto él es quien debe proponer las estrategias para lograr los objetivos, analizar de manera corporativa el progreso de la institución.

Buscar la iniciativa de todos, yendo a complementar con la del jefe y en caso de necesidad supliéndola, es una gran fuerza para las organizaciones, es imposible hablar de desarrollo cuando hay desconfianza, maltrato y falta de participación.

12. LA ESTABILIDAD DEL PERSONAL La estabilidad del personal no solo se refiere a lo estable que puede ser el colaborador en la institución, sino también se refiera a la perennidad que pueda tener este, en su puesto de trabajo, en el caso de la administración pública peruana existe la normatividad que así lo define, Decreto Supremo 005-PCM-90, Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa.

Así, un colaborador esté dotado de las aptitudes, habilidades o conocimientos necesarios para desempeñarse en el cargo, necesita tiempo para iniciarse en una nueva función y llegar a desempeñarse bien.

Si el colaborador es desplazado cuando apenas ha concluido el período de aprendizaje, o antes de que éste termine no habrá tenido tiempo de rendir un trabajo apreciable; en este sentido nunca la función será desempeñada a satisfacción.

En general, el personal en los cargos de las organizaciones que prosperan es estable; las organizaciones deficientes o que atraviesan por dificultades es inestable. Sin embargo, los cambios de personal son inevitables: La edad, la enfermedad, el retiro o la muerte perturban la constitución del cuerpo social; ante esta situación se debe contar con personal preparado que pueda reemplazarlo en momento oportuno.

13. LA CENTRALIZACION. La centralización es un hecho de orden natural; consiste en que todo organismo, animal o social, las sensaciones convergen hacia el cerebro o la dirección, respectivamente, y de que de este o aquella parten las ordenes que ponen en movimiento todas las partes del organismo.

La centralización no es un sistema de administración bueno o malo en si, pudiendo ser adoptado o abandonado según la voluntad del directivo o la influencia de las circunstancias. La centralización o descentralización es una simple cuestión de medida. Se trata únicamente de hallar el límite favorable para el desarrollo de los procesos de la organización; debiendo en todo caso procurarse la mejor utilización posible de las facultades de todo el personal.

Si, se quiere aprovechar la experiencia, de criterio o los concejos de los colaboradores es necesario efectuar una amplia descentralización; todo lo que aumenta la iniciativa e inventiva de los colaboradores pertenece a la descentralización; todo lo que disminuye esta actividad pertenece a la centralización.

14. LA REMUNERACION DEL PERSONAL La remuneración del personal constituye el precio del servicio prestado. Debe ser equitativa y en todo lo que sea posible dar satisfacción tanto al empleador como al empleado.

El monto de la remuneración tiene en un caso un mandato legal que es determinado por los gobiernos de manera generalizada para todos los trabajadores, en otra situación están comprendidas las remuneraciones otorgadas a los cargos de jerarquía, que comprende esta.

Pretendiendo que la remuneración sea objeto de motivación a la superación personal y utilizar el concurso de las mejores capacidades que posea el personal para el desarrollo de la organización, la remuneración debe ser determinada según el valor del colaborador, el mismo que debe estar determinado por el conocimiento profundo de los asuntos que maneja.

CUALIDAD DE LOS JEFES Los elementos que integralmente forman de manera imprescindible el valor de los jefes y que de manera parcial son parte de los colaboradores en general son:

1. SALUD Y VIGOR FÍSICO La salud física, mental y la eficacia de las acciones en la ejecución de las cosas es cualidad fundamental tanto de jefes como colaboradores en general.

2. INTELIGENCIA Y VIGOR INTELECTUAL Cuanto más alto es el cargo mas aguda debe ser la inteligencia y vigor intelectual; en este sentido el director general de una organización tiene la necesidad de una amplitud de visión y del manejo de una serie conocimientos que le permitan dar una imagen de personaje.

La inteligencia y el vigor intelectual se componen de la aptitud para comprender y resolver problemas.

3. CUALIDADES MORALES No pertenece al orden jurídico, sino a la conciencia o al respeto humano; son aquellos valores que perfeccionan al hombre en lo más íntimamente humano, haciéndolo más humano, con mayor calidad como persona.

Las cualidades morales son de vital importancia en la calidad de las relaciones con las personas; una persona valiosa, es aquella que posee valores interiores y que vive de acuerdo a ellos. Un hombre vale entonces, lo que valen sus valores y la manera en como los vive.

Una persona con altos valores morales promoverá el respeto, la cooperación y comprensión, una actitud abierta y de tolerancia, así como de servicio para el bienestar común

4. CULTURA GENERAL. Esta cualidad se compone a la vez del conocimiento propio de la función ejercida, también del dominio en general de otras materias, ahora si nos referimos a un jefe, es importante que se tenga en cuenta que este, debe ser todo un personaje conocedor de una serie de temas, que van a ayudar a desenvolverse en la rutina diaria de sus labores; el grado de cultura general esta de acorde con el nivel jerárquico.

5. CONOCIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

El manejo del conjunto de conocimientos que se refieren a la previsión, a la organización, al mando, a la coordinación y al control, son poco importantes para los colaboradores y extremadamente importante para los funcionarios de elevada jerarquía.

6. NOCIONES REFERENTES A LAS OTRAS FUNCIONES.

El colaborador técnico por lo general tiene un solo oficio; en lo que se refiere al jefe, debe poseer no solamente nociones sobre todas las actividades técnicas que se realizan en su área de trabajo, sino también sobre las funciones administrativas. El número de los conocimientos requeridos aumenta a mediad que se asciende en la escala jerárquica.

7. CAPACIDAD PROFESIONAL Y TÉCNICA ESPECIAL CARACTERÍSTICA DE LA EMPRESA Esta capacidad esta referida al grado de conocimiento que se tiene en el desarrollo de las operaciones de rutina propias de la organización, determinando el valor de cada trabajador, esta medida no interviene más que en mínimo grado en el valor de los directivos, para este grupo de trabajadores esta capacidad ocupa un lugar muy secundario con respecto a la capacidad administrativa, que si, en estos niveles su conocimiento y aplicación es fundamental, lo contrario solo trae efectos contrarios a todo crecimiento y desarrollo.

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