El nivel de detalle en un plan táctico de ventas está en función del medio ambiente y de las características de la compañía. Un plan de ventas a corto plazo debe ser detallado, en tanto, que un plan a largo plazo debe expresarse en términos más generales. Para establecer la política que rija el nivel de detalle, la cuestión principal es el uso de los resultados. En primer lugar, la cuestión más importante para los efectos de planificación y control es la presentación del detalle por áreas de responsabilidad. En segundo lugar el plan de ventas a corto plazo debe proporcionar el detalle necesario para que otros gerentes funcionales tengan una clara comprensión de las partes del plan. Es decir, los gerentes de procesos necesitarán los detalles suficientes para planificar los niveles de producción y las necesidades de capacidad de la planta. El gerente de finanzas necesitará también los detalles que le permitan evaluar y planificar los flujos de efectivo, los costos unitarios de productos, las necesidades de inventario, etc. (Welsch, 2005).
3.7. LA DEMANDA Y LA CAPACIDAD
Anteriormente se definió la demanda, mientras que la capacidad producción o capacidad productiva es el máximo nivel de actividad que puede alcanzarse con una estructura productiva dada. El estudio de la capacidad es fundamental para la gestión empresarial en cuanto permite analizar el grado de uso que se hace de cada uno de los recursos en la organización y así tener oportunidad de optimizarlos.
Varias variables pueden alterarse para modificar a mediano plazo la capacidad de la empresa para suministrar productos de un lapso a otro. Entre éstas pueden ser:
Niveles de inventario. Los directivos pueden decidir acumular inventarios en periodos de alta demanda, para mejorar los precios y poder tener mayores ingresos cuando decida vender, pero esto puede dar lugar a perdida de ventas debido a plazos de entrega más largos si hay compromisos.
Mano de obra en tiempo ordinario. Las fuentes de mano de obra son los empleados a tiempo completo o a tiempo parcial, los recién contratados o trabajadores despedidos y que pueden ser recontratados. El mercado local de mano de obra pudiera resultar un factor limitante de la flexibilidad administrativa en la contratación de empleados nuevos y en el despido de trabajadores experimentados.
Otro punto importante es que los trabajadores al ser contratados deben ser formados con lo cual la productividad baja hasta que estén plenamente integrados en la empresa. Por otra parte los despidos van a afectar a la moral del trabajador y puede hacer también que la productividad sea menor.
Variar las tasas de producción mediante las horas extras o las horas inactivas. En períodos de alta demanda se puede recurrir a horas extras, pero normalmente suele existir un límite con respecto al número de horas extras que se pueden utilizar. Estas tienen un costo mayor que las horas normales, conlleva un aumento de los gastos generales asociados al mantenimiento de tener un centro de trabajo abierto. Pero demasiadas horas extras pueden agotar al trabajador y que su productividad total disminuya. En periodos de baja demanda, la empresa puede buscar algún trabajo alternativo para esos trabajadores que están ociosos.
Subcontratar (Producción de productos o servicios realizada por proveedores) en períodos de alta demanda. Esta opción tiene una serie de peligros, ya que el costo de subcontratación es bastante elevado, se corre el riesgo de que el cliente decida irse a un competidor, y a veces es difícil encontrar a un proveedor subcontratista que entregue el producto con la calidad y en el tiempo requerido.
También las empresas pueden influir para aumentar o disminuir las compras de los clientes (aumentar o disminuir la demanda), para lo cual hay varias opciones:
Influir en la demanda, cuando es baja, se puede influir con promociones, publicidad, incrementar el personal de ventas para motivar la demanda. Se suele usar en hoteles, compañías de telefónicas, etc. No siempre todas las acciones consiguen equilibrar la demanda con la capacidad existente.
Retrasar pedidos durante los períodos de alta demanda. Los pedidos pendientes la empresa los acepta pero no los realizar en ese momento. Se puede llevar a cabo siempre que el cliente tenga paciencia, espere el tiempo necesario sin cancelar el pedido, lo cual se puede realizar en productos duraderos, pero no en productos de consumo inmediato.
Existen opciones para la demanda en el proceso de planificación agregada de la producción. Normalmente la se inicia con la estimación de las necesidades futuras de productos finales, a partir de los pedidos realizados por los clientes o de la previsión de demanda realizada por marketing, la cual es agregada o sea por familias de productos.
Cuando la empresa fabrica varios tipos de productos -cantidades heterogéneas- se suele recurrir como unidad de medida a las horas de trabajo necesarias para obtener los productos y las necesidades de mano de obra se calculan en función del tiempo empleado, para completar cada unidad de producto.
Es importante señalar que la empresa desea un plan agregado estable con un ritmo de producción similar en todos los periodos, y las opciones para la demanda son las siguientes:
Modificar la capacidad productiva u oferta para adaptarla a la demanda.
Producir de la demanda, solo lo que permite la capacidad productiva.
Para esto se pueden exponer las siguientes estrategias:
3.8. LA RETROALIMENTACIÓN EN LA PLANIFICACIÓN AGREGADA
La retroalimentación resulta un elemento fundamental para examinar el desarrollo de la planificación agregada. A través de este se da seguimiento y evaluación a la planificación mediante el establecimiento de sistemas de información necesarios que permitan actualizar y corregir permanentemente los objetivos y metas de la planificación. Pues bien la planificación agregada no resulta ser un proceso que culmina con la formulación de un plan, en contraposición representa un ciclo continuo que amerita reajustes permanentes. Esto implica que los gerentes examinen constantemente el desempeño, generando cambios en las metas, en la manera en la que se identifican las alternativas de decisión y en toda aquella información generada cuando se realizan predicciones y se estimen factores como nivel de producción, nivel de mano de obra y existencias de productos terminados.
EL PLAN MAESTRO DE PRODUCCIÓN
La planificación de operaciones pretende transformar las previsiones de la demanda o consumo en un plan maestro de producción, es decir, en unas cantidades de los diversos productos a producir durante unos determinados lapsos. Dicho plan debe ser factible, es decir, debe poder realizarse con los recursos de que dispone.
El plan maestro de producción representa un compromiso entre las expectativas existentes respecto a la demanda, representadas por el área comercial de la empresa y las posibilidades tecnológicas y humanas del sistema productivo. Frente a una determinada situación existen diversas posibilidades de compromiso, diferentes planes maestros validos, la elección de uno de ellos podrá realizarse eficientemente tras una evaluación de los mismos atendiendo los factores económicos, técnicos y comerciales tangibles e intangibles.
El MPS es la planificación que asegura la cobertura de la demanda para la empresa, teniendo en cuenta las restricciones de capacidad, y produciendo correctamente.
El plan maestro de producción fija la cantidad de cada uno de los artículos que se producirán, para ser completada cada lapso en un horizonte corto de planificación de la gama de los artículos, para que al terminar estos puedan ser enviados al cliente o al almacén de productos terminados.
Los principales objetivos del plan maestro de producción son: programar los artículos que se terminan puntualmente para satisfacer a los clientes y el programar para evitar sobrecarga y cargas ligeras, facilitando la producción y la utilización eficiente de la capacidad de la producción.
La programación de la producción es una actividad que consiste en fijar los planes y horarios de la producción, de acuerdo a la prioridad de la operación por realizar, determinado así su inicio y fin, para lograr el nivel más eficiente. La función principal de la programación de la producción consiste en lograr un movimiento uniforme y rítmico de los productos a través de las etapas de producción. Por lo tanto durante el desarrollo de este trabajo se detallan de mejor manera lo antes descrito.
El plan maestro de producción es el resultado del trabajo de las empresas, ya que la mayoría de las ellas deben trabajar con planes sobre productos específicos o terminados, tomando en cuenta que debe existir una información previa que sirva de base para realizar la planificación del proceso de elaboración del producto que se desea planificar, la cual debe especificar las cantidades y fechas de producción en relación a productos específicos; las cantidades y las fechas en relación a los componentes comprados o realizados; la secuencia de trabajos o pedidos individuales y la asignación a corto plazo de los recursos a operaciones individuales, lo cual evita trastornos innecesarios en los procesos de fabricación y aprovisionamiento, a la vez se deben considerar las necesidades netas de fabricación, lo cual implica que de las necesidades de productos se tienen que descontar los productos fabricados y que se encuentran disponibles en inventarios.
Este plan, también permite la implantación de la capacidad (rendimiento máximo), método mediante el cual se ajusta el programa maestro para equilibrar las fechas vencidas de los trabajos o pedidos contra la capacidad de la planta y sus células de trabajo individual y sus instalaciones. En los periodos de carga de trabajo bajo, el procedimiento de planeación de la capacidad trata de caminar los pedidos hacia atrás para que los niveles de carga de trabajo concuerden con las capacidades existentes. Este programa determina de manera indirecta la demanda, permitiendo la planeación de la capacidad (rendimiento máximo) mediante un ajuste en las fechas vencidas de los trabajos o pedidos contra la capacidad de la planta, sus centros de trabajo individual y sus instalaciones.
Esquema del Proceso del plan maestro de producción
4.1. OBJETIVOS DEL PLAN MAESTRO DE PRODUCCIÓN
Una vez concluido el plan agregado, el siguiente paso consiste en traducirlo a unidades o ítems finales específicos, este proceso es lo que se conoce como desagregación de acuerdo con Domínguez Machuca, (1995), la subdivisión como hace referencia Adam & Ebert, (1991) o descomposición también denominada así por Narasimhan (1996) del plan agregado y su resultado final se denomina programa maestro de producción (Master Production Schedule, MPS).
El Plan Maestro de la Producción va a desarrollar 2 funciones básicas:
Concretar el plan agregado tanto en unidades como en tiempo.
Facilitar con su mayor desagregación la obtención de un plan aproximado de capacidad.
Si se parte del plan agregado de producción, tanto las previsiones de venta a corto plazo, como los pedidos comprometidos con clientes, como el inventario disponible, se toman en cuenta, y sólo habría que considerar los pedidos en curso. En este punto se obtiene el Plan Maestro de la Producción que será válido si la carga que genera, es decir, la capacidad que requiere, es compatible con la capacidad disponible. Si existen problemas de factibilidad, hay dos opciones:
Medidas adicionales de aumento transitorio de la capacidad.
Modificar el Plan Maestro de la Producción propuesto, cambiando de fechas las cantidades que en él aparecen, evitando que se produzcan retrasos o incumplimientos del plan agregado…
El Plan Maestro de la Producción va a facilitar el cumplimiento del plan agregado de producción y por tanto el plan de producción a largo plazo siempre que se cumplan los siguientes requisitos para su obtención:
Las sumas de las cantidades obtenidas en el Plan Maestro de la Producción deben coincidir con las correspondientes del plan agregado.
La desagregación debe ser eficiente, lo que implica que: La descomposición de las familias se tiene que realizar a partir del mix de productos que la forman.
Dimensionamiento y ubicación por períodos de los lotes del Plan Maestro de la Producción con criterios de carácter económico, buscando aquella que haga con los mínimos los costos totales.
Evitar disponibilidades de inventario negativo a finales de los periodos, ya que indicaría retrasos en los pedidos, a no ser que sean retrasos voluntarios (política de la empresa).
El programa maestro de producción toma la capacidad de producción a corto plazo, determinada por el plan agregado y la asigna a pedidos de producción finales, y tiene los siguientes objetivos fundamentales:
Programar productos finales para que se terminen con rapidez y cuando se haya comprometido ante los clientes.
Evitar sobrecargas o subcargas de las instalaciones de productos, de manera que la capacidad de producción se utilice con eficiencia y resulte bajo el costo de producción.
Terminar en plazo un alto porcentaje de órdenes.
Mantener el nivel de producción o servicio deseado, asignando prioridades.
Obtener una utilización eficiente de los equipos y del personal.
Reducir al mínimo las horas extras.
Mantener los niveles de inventarios deseados.
El Plan Maestro de Producción (PMP), programa el volumen final de los productos, cada semana del horizonte de fabricación a mediano plazo, es el plan de producción por ítem individuales de producto expresado en semanas. Desglosa los planes agregados y traduce el plan empresarial, incluyendo las previsiones de demanda, cuantifica los procesos importantes, piezas y otros recursos, con el fin de optimizar la producción, identificar los cuellos de botella y anticipar necesidades. Por ejemplo:
4.2. FUNDAMENTOS DE UN EFECTIVO PLAN MAESTRO DE PRODUCCIÓN
De acuerdo a lo propuesto por Thomas E. Vollmann, William L. Berry y D. Clay Whybark en su libro de sistemas de Planificación y control de la Fabricación, un efectivo Plan Maestro de Producción debe:
Proporcionar las bases para establecer los compromisos de envió al cliente
Utilizar eficazmente la capacidad de la planta.
Lograr los objetivos estratégicos de la empresa.
Resolver las negociaciones entre fabricación y comercialización.
De manera cotidiana, marketing y producción se coordinan a través del MPS en términos de compromiso de orden y es la actividad por la cual las ordenes del cliente reciben fecha de envió, el MPS proporciona la base para que se tomen estas decisiones eficazmente, siempre y cuando el departamento de producción ejecute el plan maestro de acuerdo a los tiempos establecidos en el plan. Cuando la planificación falla y las órdenes de los clientes se acumulan y requieren fechas de entregas inaceptables, desde el punto de vista del marketing se establecen condiciones de negociaciones para hacer cambios y negociar con los clientes.
El Plan Maestro de Producción tiene que proporcionar las cantidades de producto necesarias en el momento adecuado, con un costo total mínimo y de acuerdo con las exigencias de calidad. Además debe servir de base para el establecimiento del presupuesto de las operaciones, las necesidades de mano de obra y las horas que se habrán de trabajar, tanto ordinarias como extraordinarias, así como las necesidades de equipos y el nivel de los inventarios de materiales anticipados. En este sentido, también debe:
Desarrollar las cantidades y fechas que se deben producir a fin de generar los requerimientos por periodos para componentes, piezas y materia prima.
El MPS, no es una proyección de ventas sino un plan de fabricación factible, señala cuantos productos deben fabricarse y cuando se fabricarán.
El MPS considera el inventario existente, las restricciones de capacidad, la disponibilidad de los materiales y el tiempo de producción, por lo tanto, las cantidades de producción se pueden cambiar en el eje del tiempo según sea necesario.
La capacidad se puede medir en términos de unidades de producto por unidad de tiempo que puede producir una instalación.
4.3. PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL PLAN MAESTRO DE PRODUCCIÓN
Consiste en preparar toda la información necesaria e identificar los factores que intervienen en el proceso de fabricación, antes de comenzar la producción real. Toda la información debe ser tan completa como sea posible sobre todos los factores que intervienen en el proceso de fabricación y en base a esta información planificar la manera en que se realizan las operaciones, el tiempo que tomara cada una de ellas para conseguir el producto se fabrique en la fecha calculada. La información necesaria debe también tomar en cuenta las limitaciones económicas y de capacidad para que el plan maestro de producción se mantenga realizable
Dentro de la información que es necesaria considerar en la elaboración del MPS se tienen:
Materias Primas y Materiales de fabricación; debe establecerse el tipo, cantidad y calidad de la materia prima y los materiales de fabricación, esta información se obtiene con la descripción del producto.
Materias Primas y Materiales Disponibles; corresponden a la existencia que aun no ha sido destinada para ningún trabajo, ayuda también para que el almacén sea surtido de materias primas y/o materiales. Esta información se obtiene de los registros de almacén y el departamento de compras.
Estándar de calidad para cada proceso u operación; se refiere al desempeño y limite que cada máquina o equipo va a tener para la fabricación de un determinado producto, de acuerdo a su especificación.
Producción de cada Maquina o capacidad de instalación; debe establecerse el proceso que cada máquina pueda realizar de acuerdo a su capacidad, este proceso lo determina la cantidad de productos por unidad de tiempo (Kg/hrs, Lts/hrs, etc.).
Método de Trabajo; corresponde a la especificación del proceso, elegir el procedimiento más adecuado y rápido para realizar cada operación.
Fijación de las Fechas de ejecución; se señalan fechas para el comienzo y la terminación del proceso de fabricación.
Es importante tener siempre en cuenta en la elaboración del plan maestro de producción lo siguiente:
La elaboración del plan Maestro de basa en productos finales específicos.
Establecer los requerimientos de materiales, maquinarias y mano de obra.
Determinar la capacidad de maquinaria, la mano de y evaluar estrategias para ampliar su utilización.
Mantener siempre las prioridades.
Un ejemplo podría aclarar el procedimiento para elaborar el plan maestro de producción:
Una empresa produce 2 productos A y B, con base en la fabricación para inventario. La demanda para los productos proviene de muchas fuentes. Las estimaciones para las demandas de ambos productos, en las siguientes 6 semanas son las siguientes:
Es así, como en el MPS se utilizan la sumatorias de las diferentes fuentes de demanda como una demanda total del producto, los programadores calculan y sacan los totales y en base a estas demandas es como se realiza el MPS.
El siguiente paso es asignar pedidos a los espacios de producción. Para hacer esto se necesita conocer muy bien la capacidad con la cual se cuenta, de esta manera para resolver nuestro problema, se define el inventario de seguridad, es decir que mediante experiencias o en base a las demandas y la capacidad se tiene establecido antes un nivel de inventario de seguridad, con el cual en este ejemplo se debe contar para mandar a producir, es importante decir que no en todos los MPS se establece este inventario de seguridad, es solo un respaldo para cumplir con la demanda.
Además de esto se pueden establecer lotes de producción, con base en la capacidad o en la reducción de costos de la empresa, también pueden ser ambas. Tal vez simplemente se produzca para satisfacer justo lo que se pide, aunque es mejor contar con estas restricciones. Hay algo más que se toma en cuenta para asignar los espacios vacíos de producción, esto es la plantación aproximada de la capacidad, que se comentará más adelante.
La existencia de seguridad es el nivel mínimo planeado de inventarios. La existencia de seguridad para A es 30 y para B es de 40. El tamaño fijo de lote (lote o conjunto, y el tamaño de lote se produce al efectuase una corrida de producción) para A es de 50 y para B es de 60. El inventario inicial para A es de 70 y para B es de 50.
El tercer paso para realizar el MPS es hacer compromisos de entrega con el cliente y el cuarto es realizar los cálculos detallados para el programa maestro de producción, de esta manera, teniendo los datos del ejemplo ya definidos, ahora se procede a darle solución o realizar los cálculos. Esto se hace utilizando como apoyo una matriz, en donde se colocan los datos de las demandas, el inventario a la mano y los disponibles que quedan, así como está un renglón reservado para los MPS o las ordenes que se emitan para producir. Siguiendo a darle solución al ejemplo, utilizando los datos que se tienen, se dará una respuesta:
En la semana 1, el saldo excede el inventario de seguridad deseado (50 > 30); por lo tanto no es necesaria la producción de A. En la semana 2, el saldo sigue siendo suficiente para tener la existencia de seguridad deseada (30 = 30) y no se requiere producción de A. Pero en las semanas 3 y 4 los saldos serian negativos si no se programara producción de A, por lo cual en ambas semanas se programa un tamaño fijo de lote de 50 productos A. Las semanas 5 y 6 se programan de manera similar.
4.4. ACTUALIZACIÓN CONSTANTE DEL PLAN MAESTRO DE PRODUCCIÓN
El plan maestro de producción, es de naturaleza dinámica y por lo general se actualiza semanalmente, dado que existen pedidos posteriores al programa maestro inicial que requieren modificaciones constantes.
También la primera parte del plan maestro de producción tiende a estar dominada por clientes reales, en tanto que la parte final tiende a estar dominada por pronósticos, por lo tanto las estimaciones de demanda de la primera parte del plan maestro de producción, son por naturaleza, más precisas. Semanas tras semanas, los pedidos entran y modifican las estimaciones, todo esto debe ocurrir antes de que se comprometa dinero para solicitar materiales, programar trabajadores y cambios en la maquinaria.
El programa maestro de producción se actualiza frecuentemente, lo cual quiere decir que una vez ha transcurrido una semana, se quita de la parte delantera del programa maestro de producción y se agrega otra al final, y las demandas de todo el programa se estiman nuevamente. Dado que las demandas de pedidos posteriores al programa maestro de producción probablemente se modificarán conforme sufran muchas actualizaciones en la parte final del programa maestro, no resultan tan críticas como en la primera parte. También, la primera parte del programa maestro tiende a ser dominada por pedidos de clientes reales, en tanto que la parte final tiende a estar dominada por pronósticos, por lo que las estimaciones finales de la demanda de la primera parte del programa maestro de producción son, por naturaleza, más precisas.
EL PLAN MAESTRO EN EMPRESAS QUE PRODUCEN PARA EXISTENCIAS Y LAS QUE PRODUCEN SOBRE PEDIDOS
El MPS difiere según el sistema de fabricación de la empresa, los elementos más afectados por la diferencia del sistema de producción son la administración de la demanda, el tamaño de los lotes y la cantidad de productos a programar. En este caso se plantean dos sistemas para establecer el plan de producción: el plan maestro de producción en empresas que producen para existencias y el plan maestro de producción en empresas que producen sobre pedidos.
El plan maestro de producción en empresas que producen para existencias
En las empresas que producen para existencias, regularmente el tamaño del lote es una cuestión de economizar, es decir, producen los lotes que les convenga, con el objetivo de reducir los costos, ya sea por lo pedidos de material a sus propios proveedores o por su capacidad. En este caso:
Las órdenes de los productos provienen de los almacenes de la empresa.
Los pedidos tienen como base los pronósticos de la demanda futura de muchos clientes.
Los pronósticos juegan un papel fundamental en la administración de las estimaciones de demanda.
En la primera parte del plan maestro de producción los pedidos de los almacenes, con base en los pronósticos, pueden estar respaldados por pedidos reales de los clientes.
El tamaño de los lotes en los pedidos es un asunto de economía, si se produce muy poco, el costo fijo de prepararse para producir el pedido se distribuye en muy pocos productos y el costo promedio unitario resulta elevado. Si se produce demasiado, el inventario del producto crecerá y así los costos del inventario, por lo tanto el costo promedio unitario de producción también será demasiado elevado.
El plan maestro de producción en empresas que producen sobre pedidos
En un sistema sobre pedido la dificultad más grande es la demanda fluctuante, a diferencia de los que producen para inventario, el sistema de sobre pedido como su nombre lo dice, no sabe lo que va a producir hasta que el cliente envía una orden o pedido, es decir no se conoce un pronóstico de la demanda, solo la demanda real, de esta manera el MPS no se puede realizar hasta que el cliente haya pedido lo que requiere y como lo requiere, esto es porque también los procesos pueden diferir, pues regularmente las empresas que trabajan de esa manera tienden a cambiar los productos según las características que el cliente pida, esto lo hace ser muy fluctuante. En este caso:
Los pedidos de los clientes son el centro predominante en la administración de la demanda.
El plan maestro de producción funciona a partir de una lista de pedidos pendientes y no utiliza pronósticos de demanda.
El tamaño de los lotes, es decir, la cantidad de unidades a producir de un pedido, queda determinada por el pedido del cliente.
Si un pedido, por ejemplo, solicita 500 unidades de un producto en particular, solo se producen las 500 unidades. Esto se conoce producción lote por lote.
PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
La programación de la producción consiste en asignar las órdenes de producción en que se descomponen a centros de trabajo específicos dentro de los intervalos temporales concretos; en otras palabras un programa es una asignación más un calendario.
El proceso de programación puede verse como una fase más de preparación de las actividades productivas, después de la planificación y del cálculo de necesidades. Es una actividad que consiste en la fijación de planes y horarios de la producción, de acuerdo a la prioridad de la operación por realizar, determinando así su inicio y fin, para lograr el nivel más eficiente. La función principal de la programación de la producción consiste en lograr un movimiento uniforme y rítmico de los productos a través de las etapas de producción.
Un buen programa de producción trae algunas ventajas para la empresa. Entre ellas están:
Los pedidos se pueden entregar en las fechas estipuladas.
Se calculan las necesidades de mano de obra, maquinaria y quipo. Así habrá una mejor utilización de estos recursos.
Se pueden disminuir los costos de fabricación.
Un programa (de producción) es un horario o itinerario para ejecutar actividades, utilizando recursos e instalaciones disponibles, lo cual le permitirá saber a cada trabajador o a cada responsable de un centro de trabajo, que debe hacer para cumplir el plan de materiales, con el programa maestro de producción y con el plan agregado, y en consecuencia con los planes estratégicos de la empresa.
La programación de la producción tiene como propósito la asignación de recursos y la sincronización de las operaciones. Generalmente, el programa de producción abarca hasta 3 meses y se detalla en forma diaria, semanal y/o quincenal, es decir, de muy corto plazo. La programación de la producción determina los requerimientos de materia prima, mano de obra y otros insumos para el trabajo del día a día. En esta actividad se tiene en cuenta la información proveniente del plan maestro de la producción, las especificaciones de los productos y procesos, así como los tiempos.
INFORMACIÓN NECESARIA PARA PROGRAMAR LA PRODUCCIÓN
La información necesaria para programar la producción básicamente es la misma que debe contener el MPS en todas las demandas significativas en las instalaciones de la planta, pero con mayor detalle y a corto plazo. Estas proceden de los clientes en cuanto a productos y partes de servicio, de los distribuidores, de los comerciantes y los centros de distribución de la compañía que los aprovisiona, de las instalaciones afiliadas que utilizan componentes o productos y de los planes que persiguen formar inventarios de tales artículos. Las cargas en la planta se van a manifestar en forma significativa si se omite cualquiera de estos. Los insumos para la programación de la producción provienen de
Ingeniería
Desarrollo de nuevos productos.
Cambios en los productos y su impacto en los recursos.
Estándares de equipos y mano de obra.
Finanzas
Costos.
Situación financiera de la empresa.
Recursos humanos
Condiciones del mercado del trabajo.
Capacidad disponible para programas de entrenamiento.
Producción
Capacidad real de producción de los equipos.
Productividad de la mano de obra.
Supervisión disponible y necesaria.
Planes de renovación de equipos.
Comercialización
Pronósticos de ventas.
Condiciones económicas del mercado.
Comportamiento de la competencia.
Materiales.
Disponibilidad de materias primas.
Niveles actuales de inventarios.
Disponibilidad y capacidad de los contratistas.
Disponibilidad de almacenamiento.
La programación de la producción permitirá saber a cada trabajador o a cada responsable de un centro de trabajo lo que debe hacer para cumplir con el plan general, propuesto y evaluado en el plan de materiales, el plan agregado y los planes estratégicos de la empresa. La programación de la producción dentro de la fábrica y la conservación de la existencia constituyen el medio central de la producción.
En cierta medida la información necesaria para programar la producción es la misma que se requiere para la elaboración del Plan Maestro de Producción, solamente que a mayor detalle y a corto plazo.
La información de lo planificado para el período, la cual se obtiene del plan maestro de producción.
Los pedidos efectivos de los clientes (permiten actualizar el Plan de Maestro de Producción, para efectuar la Programación).
Recursos Disponibles.
Especificaciones de los Productos.
Métodos de Producción (detalles del proceso, tiempos estándar o estimados de producción, procedimientos y tiempos de preparación de maquinarias).
Plazos y prioridades (fechas comprometidas con los clientes y mano de obra requerida).
Estado de la programación existente (trabajos pendientes y órdenes atrasadas).
Es importante dentro de esta etapa tener en cuenta el tipo de configuración productiva que tiene la planta, ya que dependiendo de esta se determinará la técnica o procedimiento a emplear para la programación y control de la producción.
TÉCNICAS PARA PROGRAMAR LA PRODUCCIÓN
Las técnicas de programación tratan de ordenar las actividades de forma que se puedan identificar las relaciones temporales lógicas entre ellas, determinando el calendario o los instantes de tiempo en que debe realizarse cada una.
Los pasos a seguir para la programación de la producción consisten en:
1) Si se parte de órdenes de trabajo, cada una de ellas con su fecha planificada de terminación.
2) Las órdenes de trabajo se transforman e producciones específicas para cada una de las cuales se determinan las necesidades de mano de obra, maquinaría, etc. en las diversas alternativas.
3) Las órdenes se cargan a centros de trabajo concreto, dentro de intervalos específicos, en función de la carga.
4) Se determinan las necesidades agregadas de mano de obra, tiempo máquina, etc. a nivel centro de trabajo y se comparan con las capacidades existentes.
5) En función del resultado de la comparación se toman decisiones con relación a movimientos de plantilla, tasas de producción, horas extra, subcontratación, etc. así como respecto a cambios de asignación de órdenes, modificando el centro o el intervalo.
6) Se procede a la secuenciación en cada centro de trabajo.
7) Se desarrolla el programa detallado.
Las técnicas de planificación se ocupan de estructurar las tareas a realizar dentro de la empresa, definiendo la duración y el orden de ejecución de las mismas, mientras que las técnicas de programación tratan de ordenar las actividades de forma que se puedan identificar las relaciones temporales lógicas entre ellas, determinando el calendario o los instantes de tiempo en que debe realizarse cada una. La programación debe ser coherente con los objetivos perseguidos y respetar las restricciones existentes (recursos, costos, cargas de trabajo, etc.). La programación consiste por lo tanto en fijar, de modo aproximado, los instantes de inicio y terminación de cada actividad. Algunas actividades pueden tener holgura y otras son las actividades críticas (fijas en el tiempo).
Según los resultados que se deseen conocer, se puede hacer uso de unas determinadas herramientas o de otras, pero existen dos herramientas comunes que se utilizan para programar la producción, el diagrama de carga y el diagrama de Gantt:
Diagrama de Carga
El Diagrama de Carga expone gráficamente la programación referida al tiempo y la cantidad o carga de trabajo que debe llevarse a cabo, y ayuda a saber con anticipación la carga de trabajo de una máquina, un departamento de fabricación o toda la planta. La carga se describe en función a horas de trabajo. Este diagrama tiene lógica Importancia para la programación de la producción, entre otras:
Muestra la programación referida al tiempo.
La cantidad o carga de trabajo que debe llevarse a cabo en un tiempo determinado.
Ayuda a saber con anticipación la carga de trabajo de una máquina, un departamento de fabricación o toda la planta.
El diagrama de carga es representado generalmente mediante el uso de algún método gráfico, como la gráfica de barras, y ayuda a planear la carga correcta y prever las instalaciones desocupadas. Esto permite programar el mantenimiento de la maquinaria, trasladar el personal, planificar vacaciones y hacer los presupuestos necesarios para contratar y disminuir el personal.
El diagrama de carga de operario: Son representaciones gráficas del trabajo diario acumulado de los operarios. En las líneas horizontales finas representan los porcentajes del trabajo realizado, teniendo en cuenta que cada línea vertical fina representa el 25% de la jornada laboral total, y en las líneas horizontales se representa el trabajo acumulado que se hace a la semana.
Si por algún motivo hay algún retardo o anomalía, al final de la línea fina se indica lo que ha pasado, mediante la siguiente nomenclatura:
A: Ausencia del operario
B: Falta de preparación del operario
I: Instrucciones insuficientes
L: Lentitud excesiva en el trabajo
M: Material defectuoso
R: Reparaciones
T: Herramientas inapropiadas
V: Vacaciones o fiestas
Y: Lote inferior al programado
Diagrama de Carga de Maquinas: Los diagramas de carga de máquina se hacen igual que los diagramas de carga de operario, pero aquí los operarios son sustituidos por máquinas. Las líneas finas representan el porcentaje total de tiempo de utilización de las máquinas sobre el tiempo total que se tendrían que haber utilizado
Las anomalías que se pueden dar son:
R: Reparaciones
T: Herramientas inapropiadas
V: Vacaciones o fiestas
Y: Lote inferior al programado
E: Espera para preparación
H: Ayuda insuficiente
Q: Falta de pedido
P: Falta de energía
M: Material defectuoso
Diagrama de Gantt
Es una herramienta grafica que muestra el desarrollo de una o varias secuencias de actividades así como el tiempo de dedicación previsto para estas tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado en el tiempo. El diagrama de Gantt Es una herramienta que ilustra en qué momento están ocupadas las máquinas y los operarios, con este diagrama se programa el trabajo diario por operación que se alcanza.
Es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto.
Mostrar el tiempo que se lleva determinada actividad y a su vez el costo de inversión.
La programación debe señalar las actividades críticas (en función del tiempo). Para las actividades no críticas el programa debe mostrar los tiempos de holgura que pueden utilizarse cuando tales actividades se demoran.
La función principal de la programación de la producción consiste en lograr un movimiento uniforme y rítmico de los productos.
Se asegura de que todo el trabajo requerido para completar el proyecto quede terminado:
Por las personas y equipos adecuados.
De la manera más económica y segura posible.
En el orden correcto, lugar adecuado y tiempo correcto.
Con la calidad esperada.
La programación debe señalar las actividades críticas (en función del tiempo). Para las actividades no críticas el programa debe mostrar los tiempos de holgura que pueden utilizarse cuando tales actividades se demoran.
El Diagrama de Gantt es actualmente la herramienta más utilizada en la programación de la producción.
MEDIDAS DE DESEMPEÑO EN LA PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
Algunos de los indicadores o medidas del desempeño de mayor importancia en la Programación de Producción son:
1) Indicadores de Tiempo
Tiempo de flujo de trabajo: cantidad de tiempo que un trabajo pasa en el sistema de servicio o manufactura.
Lapso de fabricación: tiempo total necesario para completar un trabajo o grupo de trabajos.
Retraso: es la cantidad de tiempo que un trabajo no fue entregado en la fecha convenida (impuntualidad, falta de oportunidad en la entrega).
Utilización: porcentaje del tiempo de trabajo empleado productivamente por un trabajador o una máquina.
Tiempo de preparación: tiempo que se necesita para disponer adecuadamente los recursos que van a efectuar la operación
2) Indicadores de Producción
Inventario de trabajo en proceso: trabajo que esté en fila de espera, en tránsito de una operación a otra, retrasado por alguna razón, etc.
Inventario total: mide la eficacia de los programas de manufacturas. La minimización del inventario total apoya la prioridad competitiva de costo.
Flujo de trabajo (workflow en inglés): es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.
Capacidad productiva: es la cantidad de recursos, principalmente fuerza laboral y maquinaria, que están disponibles en el proceso productivo.
ENTRADA AL SISTEMA DE PRODUCCIÓN
La materia prima es utilizada principalmente en las empresas manufactureras para la fabricación de los productos. Esta materia prima debe ser perfectamente identificable y medible, para poder determinar tanto el costo final del producto como su composición.
En los últimos años, las organizaciones han comenzado a reconocer el papel clave del proceso de abastecimiento, debido al impacto que tiene en el funcionamiento de la organización, en sus costos y en el cumplimiento de sus objetivos.
La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, lograr precios más competitivos, efectuar compras oportunas y aumentar la productividad. Además, una adecuada planificación de las compras sirve para guiar, controlar y tener transparencia en los gastos, aspecto clave para las instituciones del sector público.
El Justo a tiempo (JIT), herramienta de apoyo en el proceso de abastecimiento y control de la materia prima y productos en procesos y terminados, se refiere a la producción o recepción de las unidades necesarias, en las cantidades requeridas y en el momento preciso, para lograr un desempeño con cero demoras.
MATERIAS PRIMAS Y SUMINISTROS
Materia prima son todos los elementos que se incluyen en la elaboración de un producto y por medio de su transformación llega a un producto final o subproducto. La materia prima es utilizada principalmente en las empresas industriales que son las que fabrican un producto, esta materia prima debe ser perfectamente identificable y medible, para poder determinar tanto el costo final del producto como su composición
Los suministros necesarios para la producción están formados por todas aquellas partes involucradas de manera directa e indirecta, como no solo el fabricante y el proveedor, sino también los transportistas, almacenistas, vendedores hasta el mismo cliente.
FUNCIÓN DEL GERENTE DE ABASTECIMIENTO
El Gerente de Abastecimiento debe ser un coordinador que represente los intereses de la empresa, que respete las responsabilidades, opiniones e ideas de otras funciones. A menudo tiene que obtener el máximo valor en los bienes comprados y controlar los inventarios, a fin de mantener o lograr la rotación conveniente, pero teniendo siempre el material listo para el sistema de producción.
Dentro de las funciones más destacadas del gerente de abastecimiento están:
Identificar las necesidades de cada uno de sus clientes.
Informarse, documentarse y asesorarse sobre las características ideales de los productos a comprar.
Manejar y controlar racionalmente los inventarios.
Estar atento a todas las ofertas de productos nuevos que puedan llegar a beneficiar al sistema de producción.
Evaluar permanentemente los costos de los insumos a comprar, mediante análisis comparativos tanto de precios como de características de calidad, a fin de controlar los costos de producción del negocio.
Buscar permanentemente proveedores confiables que le permitan llevar a cabo su función.
Mantener permanente relación y comunicación, tanto con sus clientes (usuario del objeto de sus compras) como con sus proveedores.
LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES Y LAS COMPRAS
Es el proceso que permite un adecuado manejo, distribución y aprovechamiento de los materiales que se utilizan en la empresa. La misma comprende a la adquisición, traslado, almacenamiento, y control de materiales, desde la negociación con el proveedor hasta que termina en la línea de producción. Su objetivo consiste en lograr el costo global más bajo de los materiales para la empresa.
Las compra dentro de una empresa tienen que ser bien controladas, de tal manera que no se incurra en gastos innecesarios. Estas compras se realizan según el procedimiento donde se indican los pasos a seguir:
Se verifican la existencia de los productos requeridos en los depósitos para decir si se realiza la compra.
Se mantiene evidencia en documento de la consulta efectuada.
Se hace la solicitud de pedido (solicitud de pedido).
Se generan y se liberan la solicitud de pedido.
Se aprueba la solicitud por el responsable del área al cual son imputadas.
LA PLANIFICACIÓN Y EL PROCESO DE LAS COMPRAS
Planificar las compras significa definir qué necesita la organización, cuánto y para cuándo lo requiere, dentro de un período de tiempo determinado.
El proceso de compras consta de las siguientes fases:
a) Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.
b) Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.
c) Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.
d) Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.
e) Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.
f) Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.
g) Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).
h) Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que se ha recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.
SISTEMAS MRP (PLANIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE MATERIALES)
Este sistema surge debido a la necesidad de integrar la cantidad de artículos a fabricar con un correcto inventario y almacenaje, ya sea de producto terminado, producto en proceso, materia prima o componentes. Puede decirse que el MRP es un sistema de control de inventario y programación que responde como antes se mencionó, a las interrogantes ¿Qué orden fabricar o comprar? ¿Cuánta cantidad de la orden? ¿Cuándo hacer la orden?
Estos sistemas surgen, debido a la necesidad de integrar la cantidad de artículos a fabricar con un correcto almacenaje de inventario, ya sea de producto terminado, producto en proceso, materia prima o componentes.
Puede decirse que los MRP son un sistema de control de inventario y programación, que responde a las interrogantes: ¿Qué orden fabricar o comprar? ¿Cuánta cantidad de la orden? ¿Cuándo hacer la orden?
Su objetivo es suministrar información confiable y oportuna, para:
Disminuir el volumen de existencias.
Administrar los inventarios.
Programar pedidos de reabastecimiento.
Traducir el Plan Maestro de Producción, en necesidades y órdenes de fabricación y/o compras detalladas de todos los productos que intervienen en el proceso productivo.
Los MRP son sistemas que intentan integrar las actividades de producción y compras, y permiten determinar, partiendo de expectativas de ventas, cuales son los materiales y materias primas necesarias para el cumplimiento del plan de producción.
El sistema MRP comprende la información obtenida de las fuentes de principales de datos, que a su vez suelen ser generados por otros subsistemas específicos, pudiendo concebirse como un proceso cuyas entradas son:
El plan maestro de producción, el cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y, posiblemente, piezas de repuesto).
El estado del inventario, que recoge las cantidades de cada una de las referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación. En este último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las mismas.
La lista de materiales, que representa la estructura de fabricación en la empresa. En concreto, ha de conocerse el árbol de fabricación de cada una de las referencias que aparecen en el Plan Maestro de Producción.
A partir de estos datos la explosión de las necesidades proporciona como resultado la siguiente información:
a) El plan de producción de cada uno de los ítems que han de ser fabricados, especificando cantidades y fechas en que han de ser lanzadas las órdenes de fabricación. Para calcular las cargas de trabajo de cada una de las secciones de la planta y posteriormente para establecer el programa detallado de fabricación.
b) El plan de aprovisionamiento, detallando las fechas y tamaños de los pedidos a proveedores para todas aquellas referencias que son adquiridas en el exterior.
c) El informe de excepciones, que permite conocer que‚ órdenes de fabricación van retrasadas y cuáles son sus posibles repercusiones sobre el plan de producción y en última instancia sobre las fechas de entrega de los pedidos a los clientes. Se comprende la importancia de esta información con vistas a renegociar‚ estas si es posible o, alternativamente, el lanzamiento de órdenes de fabricación urgentes, adquisición en el exterior, contratación de horas extraordinarias u otras medidas que el supervisor o responsable de producción considere oportunas.
Los sistemas MRP tienen ventajas y desventajas o limitaciones, tal como se expone a continuación:
Ventajas (genera información para)
Reducción de los niveles de inventario.
Utilización más eficientemente los recursos.
Mejora del servicio al cliente.
Desventajas y/o Limitaciones
Suponen capacidad ilimitada.
Asume tiempos de entrega constante.
Requieren pronósticos exactos.
Costoso de mantener.
Los sistemas MRP son recomendables donde se producen muchas partes diferentes y en producción por lotes, y en los sistemas de producción donde se fabrica para almacenar.
¿Cómo Responde un Sistema MRP a las Cuatro Preguntas Básicas?
El sistema MRP tiene una gran importancia en el cumplimiento de los planes de producción, debido a que cumple un proceso de planificación, ejecución y control que se retroalimenta permanentemente y es denominado circuito de insumo/producto, en cual participan las distintas unidades funcionales de la organización, las mismas actúan dinámicamente e interrelacionadas, aportando en tiempo y forma los datos por las transacciones que cada una genera en sus propias actividades, esos datos se convierten en información para ser utilizada en la toma de decisiones.
Diagrama MRP Información de Entrada y Salida
MRP PARA PRODUCTOS EN PROCESOS Y TERMINADOS PARA DESPACHO
La filosofía de los sistemas MRP para los productos en procesos y terminados, es la misma de las materias primas, su objetivo es disminuir el volumen de los inventarios en procesos y terminados, a partir de la emisión de la orden de compra o fabricación en el momento adecuado, según los resultados del Programa Maestro de Producción.
Su aplicación es útil donde existan algunas de las condiciones siguientes:
El producto final es complejo, costoso y requiere de varios niveles de subensamble y ensamble.
El tiempo de procesamiento de la materia prima y componentes, es relativamente grande.
El ciclo de producción (lead time) del producto final es largo.
Se desee consolidar los requerimientos para diversos productos.
El proceso se caracteriza por ítems con fabricación intermitente (por lotes).
Sistema MRP: Planificación e Inventarios
LAS COMPRAS Y EL JUSTO A TIEMPO (JIT)
Una política de compras acertada es un factor importante para las empresas, gestión que se debe encomendar a verdaderos expertos que conozcan la compañía a fondo. Qué comprar, cómo, a quién y, sobre todo, cuándo, son decisiones que van a influir de manera definitiva en una productividad adecuada, en la satisfacción de los clientes, en la tranquilidad de los empleados, en la calidad de los productos y, finalmente, en la rentabilidad.
Cuando los japoneses acuñaron el término Just in Time, "justo a tiempo", en los años setenta del siglo pasado, es natural que no pensaran que esa metodología pudiera estar más vigente que nunca en nuestros días. Este procedimiento lo que describe y enseña a los gestores empresariales es cómo comprar las cantidades justas y necesarias para producir los bienes y servicios que venden.
La metodología Just in Time es hoy un buen punto de partida para reflexionar sobre cómo diseñar una política de compras en un momento económico delicado. Lo habitual es que entre las empresas se liquiden las deudas por transferencia bancaria, pero poco sabe de la fecha de abono porque eso queda en el aire. La realidad dice que hay que pagar a fecha y cobrar en otra. ¿Cómo se ajustan entonces los flujos financieros las empresas para no colapsar?
El objetivo de una buena política de compras es conseguir los productos y servicios que una empresa necesita para un correcto funcionamiento de la producción según estos criterios:
Comprar suministros y materias primas en la cantidad y la fecha establecidas.
Conseguir siempre el mejor precio posible.
La materia prima debe mantener el nivel de calidad contratado.
Disponer de una red de proveedores dignos de confianza es vital para el sistema JIT. Es necesario que los proveedores cumplan con exigentes requerimientos de calidad, y que se ubiquen en las proximidades de la empresa, para facilitar entregas frecuentes de pequeños lotes de partes o componentes. Algunas de las tendencias recientes de las políticas de los proveedores son:
Ubicarse cerca del cliente.
Emplear camiones pequeños, de carga lateral, y realizar embarques conjuntos.
Establecer pequeños almacenes cerca del cliente, o compartir los almacenes con otros proveedores.
Emplear contenedores estandarizados y hacer las entregas de acuerdo con un programa de entregas preciso.
Convertirse en un proveedor certificado, y aceptar cobrar por intervalos de tiempo en lugar de por entregas.
Siguiendo estos criterios básicos, se está en la buena dirección.
Ahora, no en todos los países existe una verdadera cultura del ahorro, que redunde positivamente en una reducción de los gastos generales sin alterar la calidad. Racionalizar los procesos, destinar los recursos justos a la logística y al almacenamiento, planificar las compras de manera racional y reorganizar el flujo financiero, implican en su conjunto una tarea necesaria que deben asumir los máximos gestores empresariales, involucrando al resto de la cadena organizativa.
EL JIT APLICADO A PRODUCTOS EN PROCESOS Y TERMINADOS
Tal como se indicó anteriormente, el sistema japonés justo a tiempo (JIT), requiere la producción de las unidades necesarias, en las cantidades requerido y en el momento preciso, para lograr un desempeño eficiente.
Teniendo como premisa lo anterior, la filosofía japonesa tiene como objetivo satisfacer los siguientes elementos:
Producir lo que el cliente desea.
Hacer la cantidad exacta, en el tiempo exacto y en las condiciones solicitadas.
Elaborar el producto con la frecuencia que se pide.
Producir con calidad perfecta (especificaciones dadas).
Fabricación con tiempo de espera mínimo.
Producción sin desperdicio de mano de obra, material y equipo. De tal forma que por ningún motivo exista material o inventario ocioso.
Gerencia de Inventarios de Materias Primas
Los Inventarios de Materias Primas son una variedad de artículos y materiales, que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo terminado o acabado.
El desafío no radica en reducir los inventados a su máxima expresión para abatir los costos, ni en tener inventario en exceso para satisfacer todas las demandas. Sino en mantener la cantidad adecuada para que la empresa alcance sus prioridades competitivas de la forma más eficiente.
La administración de inventarios es un proceso que requiere información sobre las demandas esperadas, las cantidades de inventario disponibles y en proceso, de todos los artículos que almacena la empresa y el momento y tamaño indicados de las cantidades de reorden (pedidos).
En conclusión, el objetivo de la gerencia de inventarios, es mantener stocks necesarios para la actividad productiva en unos niveles óptimos que permitan disponer de ellos en cantidad, calidad, momento y todo ello con el mínimo costo.
No obstante la aplicación del sistema japonés justo a tiempo (JIT), existen razones por las cuales se requiere mantener inventario por encima del normal, tal como se muestra a continuación:
Reducir costos de pedir. Al solicitar un lote de materias primas de un proveedor, se incurre en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y para la recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se mantendrán mayores inventarios, sin embargo se harán menos pedidos durante un periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de pedir.
Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario para continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en costos. Entre estos costos se mencionan las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos por retrasar o parar producción.
Reducir costos de adquisición. En la compra de materiales, la adquisición de lotes más grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo los costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y a menor costo de flete y manejo de materiales.
De igual forma, existen razones por las cuales no se desea mantener inventario por encima del requerido, y se desea reducir los inventarios debido a que, al incrementar los niveles, ciertos costos aumentan, tales como:
Costo de almacenaje. Entre los costos en los que se incurren para almacenar y administrar inventarios se encuentran: intereses sobre la deuda, intereses no aprovechados que se ganarían sobre ingresos, alquiler del almacén, acondicionamiento, calefacción, iluminación, limpieza, mantenimiento, protección, flete, recepción, manejo de materiales, impuestos, seguros y administración.
Dificultad para responder a los clientes. Al existir grandes inventarios en proceso se obstruyen los sistemas de producción, aumenta el tiempo necesario para producir y entregar los pedidos a los clientes, con ello disminuye la capacidad de respuesta a los cambios de pedidos de los clientes.
Costo de coordinar la producción. Inventarios grandes obstruyen el proceso de producción, lo cual requiere mayor personal para resolver problemas de tránsito, para resolver congestionamiento de la producción y coordinar programas.
Costos por reducción en la capacidad. Los materiales pedidos, conservados y producidos antes que sean necesarios desperdician capacidad de producción.
Costos por productos defectuosos en lotes grandes. Cuando se producen lotes grandes se obtienen inventarios grandes. Cuando un lote grande sale defectuoso se almacenen grandes cantidades de inventario defectuoso. Los lotes de menor tamaño (y con ello una reducción en los niveles de inventario) pueden reducir la cantidad de materiales defectuosos.
Respecto a este capítulo, se pude concluir que las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costos, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso.
El sistema de planeación de requerimientos de materiales (MRP) tiene como base un programa maestro en el cual se especifican los requerimientos de los artículos terminados, con base en la demanda pronosticada, los pedidos en firme, los inventarios de seguridad y otros factores. Todas las demandas futuras de productos en proceso y materias primas se establecen en función del programa maestro.
Si se dispone de suficiente capacidad de manufactura y abastecimiento para procesar las órdenes resultantes, el sistema de planeamiento de requerimientos de materiales brindará un plan válido para la programación y el control de la producción.
La eficiencia del proceso de administración de un sistema de inventarios, es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales, lo cual puede tener una contribución importante a las utilidades de la organización, ya que se realizan las tareas de producción y de compra economizando recursos, y también se atiende a los clientes con más rapidez y se optimizan de todas las actividades.
MANEJO DE MATERIALES
El manejo de materiales en una empresa representa el sistema nervioso del mismo. Si no está adecuadamente diseñado surgen acciones de descoordinación que llevarán a grandes problemas de productividad, paradas de planta por falta de insumos, materiales sin las especificaciones adecuadas, desperdicios, sobrantes, materiales dañados, fallas en el flujo de materiales, costos elevados, e incluso accidentes.
Es imperativo para cualquier empresa competitiva, el diseño e instalación de un adecuado sistema de manejo de materiales; que contribuya como la música en una exitosa "danza" productiva. Esta atención debe comenzar desde la misma gestión de compras, la recepción de los materiales, el adecuado almacenamiento, el oportuno abastecimiento a producción en sus diferentes facetas, los medios e instalaciones necesarias para tal fin, hasta la disposición y despacho a clientes de los productos terminados.
Todo esto, debe lograrse sin perder el horizonte de aspectos fundamentales como costos aceptables, lograr la oportunidad en la entrega, y la seguridad necesaria, para los trabajadores y para las mismas instalaciones de la empresa.
MANEJO DE MATERIALES: DEFINICIÓN Y ASPECTOS FUNDAMENTALES
Es un sistema que abarca elementos, métodos, mano de obra, equipos, instalaciones, almacenaje y embalaje; que permite el movimiento efectivo de partes, productos o subproductos a través de todo el proceso productivo.
También se puede decir, que el manejo de materiales es un sistema o combinación de métodos, instalaciones, mano de obra y equipamientos para transporte, embalaje y almacenaje que aunado con objetivos específicos ayudan al cumplimiento de la entrega del producto. Otra definición abarca que el manejo de materiales es el arte y las ciencias que involucran el movimiento, el empaque y el almacenamiento de sustancias en cualquier forma. El manejo de materiales puede concebirse en 5 dimensiones distintas: movimiento, cantidad, tiempo, espacio y control.
Movimiento: El movimiento involucra el transporte o la transferencia real de material de un punto al siguiente.
Cantidad: La cantidad por mover impone el tipo y la naturaleza del equipo para manejar el material y también el costo por unidad por la conveniencia de los bienes.
Tiempo: La dimensión temporal determina la rapidez con que el material se mueve a través de las instalaciones.
Espacio: El aspecto del espacio tiene que ver con el que se requiere para almacenar y mover el equipo para dicha labor así como el espacio para las filas o escalonamiento del material en sí.
Control: El seguimiento del material, la identificación positiva y la administración del inventario son algunos aspectos de la dimensión de control
Otros aspectos a tener en cuenta son el balance económico, la entrega de componentes y productos en el tiempo correcto y lugar estimado para tener unos costos aceptables y que la empresa pueda obtener beneficios.
La importancia de este factor en la producción recae en que:
Cada operación del proceso requiere materiales y suministros a tiempo en un punto en particular,
El eficaz manejo de materiales asegura que dichos elementos serán entregados en el momento y lugar adecuado, así como, la cantidad correcta.
Pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en el mercado.
De igual forma, se debe poseer un buen apoyo logístico y conocer todos los equipos y maquinarias precisas para el desempeño de estas funciones.
En los aspectos fundamentales del manejo de materiales se deben considerar:
Costos aceptables, donde el costo de funcionamiento del sistema no produzca un desequilibrio en la estructura de costos de todo el proceso productivo.
Oportunidad de la entrega, donde la entrega de materiales y productos se realizan en el tiempo correcto y lugar preciso, y que la empresa pueda obtener los beneficios deseados.
La seguridad en su manejo, tanto para los trabajadores como para la empresa y sus instalaciones, se deben conocer muy bien los peligros a que se está expuesto a la hora de trabajar y saber actuar ante ellos.
Mediante un buen sistema de manejo de materiales se logra reducir costos de producción y una eficiente conducción de los materiales y productos. Sus objetivos primordiales son:
OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DEL MANEJO DE MATERIALES
El objetivo fundamental del manejo de materiales es reducir el costo de producción, mediante una eficiente conducción de los materiales y productos, de manera más específica, sus propósitos son:
a) Aumentar la eficiencia del flujo de los materiales y productos, asegurando la disponibilidad de estos cuándo y dónde se necesiten.
b) Reducir el costo del movimiento de los materiales.
c) Mejorar la utilización de las instalaciones.
d) Mejorar las condiciones de seguridad y de trabajo.
e) Facilitar el proceso de manufactura.
f) Incrementar la productividad.
El Material Handling Institute definió diez (10) principios fundamentales para el manejo de materiales (concepción, análisis y operación):
1. Planificación. Todo el manejo de material debe ser planificado de acuerdo con su necesidad, objetivos de desempeño y especificaciones funcionales propuestas antes del inicio de actividades.
2. Normalización. De los métodos de manejo de material, equipamiento, controles y software, sin perjudicar la flexibilidad y las tasas de producción necesarias del sistema.
3. Trabajo. El manejo de material es igual al producto de la tasa de flujo del manejo de material (volumen, peso o cantidad por unidad de tiempo) por la distancia recorrida.
4. Ergonomía. Es importante reconocer las capacidades y limitaciones humanas, tanto físicas como psicológicas, para así concebir métodos de manejo de material y equipamientos seguros y eficaces.
5. Unidad de carga. La unidad de carga debe ser dimensionada y configurada, de forma tal que satisfaga los objetivos de flujo de materiales y almacenaje en cada fase de la cadena de logística.
6. Utilización del espacio. Debe ser realizada de forma que el espacio sea aprovechado racionalmente, para hacer del sistema de manejo de material una técnica eficaz y eficiente.
7. Sistema. Las actividades de manejo y almacenaje deben ser totalmente integradas, para crear un sistema operacional ordenado, que englobe la recepción, inspección, almacenaje, producción, montaje, embalaje, selección, expedición, transporte y manejo de devoluciones.
8. Automatización. Las operaciones de manejo de material deben ser mecanizadas o automatizadas, siempre que sea posible, para así aumentar la eficacia, capacidad de respuesta, uniformidad y previsibilidad del sistema y reducir costos operacionales, eliminando el trabajo manual repetitivo y potencialmente inseguro.
9. Medio ambiente. El impacto en el medio ambiente y el consumo de energía deben ser considerados como aspectos relevantes en el proyecto y selección de equipamientos y de sistemas de manejo de materiales, a fin de preservar los recursos naturales y minimizar los posibles efectos negativos en el medio ambiente.
10. Costo del ciclo de vida. El análisis económico debe considerar el ciclo de vida de todos los sistemas resultantes del manejo de material, incluidos todas los gastos desde de adquirir un nuevo método o equipamiento de manejo, hasta la eliminación o sustitución.
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