Administración financiera y de propiedades (página 2)

A Frank se le conoce principalmente por sus estudios de tiempos y movimientos. Lillian, una psicóloga industrial, se concentró en los aspectos humanos del trabajo y en la comprensión de la personalidad y necesidades de los trabajadores.

Principios de Taylor.1. Substituir las reglas prácticas por la ciencia (conocimiento organizado). 2. Obtener la armonía más que discordia en la acción de grupo. 3. Obtener la cooperación entre los seres humanos, en vez de individualismo caótico. 4. Trabajar en busca de una producción máxima, en vez de una producción restringida. 5. Desarrollar a todos los trabajadores hasta el grado más alto posible para su propio beneficio y la mayor prosperidad de la compañía.

Principios de Fayol.1. División del trabajo. 2. Autoridad y responsabilidad. 3. Disciplina. 4. Unidad de mando. 5. Unidad de dirección. 6. Subordinación del interés individual al general. 7. Remuneración. 8. Centralización. 9. Cadena escalar. 10. Orden. 11. Equidad. 12. Estabilidad de los empleados. 13. Iniciativa. 14. Espíritu de equipo.

3. Naturaleza de la Planeación.

Es posible resaltar la naturaleza esencial de la planeación al examinar sus cuatro aspectos principales: 1) Su contribución al propósito y a los objetivos 2) Su primacía entre las tareas del gerente 3) Su generalización, y 4) La eficacia de los planes resultantes.

La contribución de la planeación a los propósitos y objetivos. Cada plan y todos sus planes de apoyo deberán contribuir al logro del propósito y los objetivos de la empresa. Este principio se deduce de la naturaleza de la empresa organizada, que existe para el logro del propósito de grupo mediante la cooperación deliberada. Su primacía entre las tareas del gerente La planeación lógicamente antecede a la ejecución de todas las demás funciones administrativas. Aunque en la práctica todas las funciones se combinan como un sistema de acción, la planeación es única en el sentido de que implica establecer los objetivos necesarios para todo el esfuerzo del grupo. Además un gerente debe planear con el fin de saber que tipo de relaciones de organización y aptitudes personales se necesitan, junto con los recursos que los subordinados seguirán y qué tipo de control deberá aplicarse. Y, por supuesto, todas las demás funciones administrativas deben planearse para que sean eficaces.

Generalización de la Planeación La planeación es una función de todos los gerentes, aunque el carácter y el alcance de la planeación varían con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y planes establecidos por los superiores. Si los gerentes no se les permite cierto grado de libertad o discreción y responsabilidad en la planeación, no serán verdaderos ejecutivos. Si se reconocen la generalización de la planeación, es más fácil comprender porqué algunas personas hacen distinción entre la elaboración de políticas (el establecimiento de normas para la toma de decisiones) y la administración, o entre el "gerente" y el "administrador" o "supervisor". Un gerente, debido a su autoridad o posición en la organización, puede hacer más, planeación que otro o una planeación más importante, o bien la planeación de uno puede ser más básica y aplicable a una porción más grande de la empresa que la de otro. Sin embargo, todos los gerentes (desde presidentes hasta supervisores de primer nivel) hacen planes. Hasta el jefe de una cuadrilla de trabajadores de carretera o de un grupo de obreros en una fábrica planea en un área delimitada bajo reglas y procedimientos bastante estrictos. Es interesante observar que en los estudios de satisfactores laborales, un factor principal el éxito de los supervisores en el nivel inferior de la organización era el grado de su habilidad para planear.

La eficiencia de los planes. La eficiencia de un plan se mide por su contribución al propósito y al los objetivos que se persiguen, equilibrado por los costos y otros factores que se requieren para formularlo y operarlo. Un plan puede facilitar la consecución de los objetivos, pero a un costo excesivamente elevado. Los planes son eficientes si logran su propósito a un costo razonable, cuando el costo se mide no sólo en términos del tiempo, dinero o producción sino también por el grado de satisfacción individual y de grupo.

Planeación. Planeación, es la selección de misiones y objetivos, y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para lograrlos; toma de decisiones; selección de un curso de acción entre varias alternativas. La planeación es el proceso de mirar hacia el futuro para determinar el curso de acción que la empresa deberá seguir para alcanzar sus objetivos. Los administradores de las pequeñas empresas dedican gran parte de su tiempo en realizar una planeación a corto plazo diaria. De cualquier manera, las presiones inmediatas del negocio no deben impedir que el gerente tome en cuenta planes a largo plazo, lo cual proporcionará la dirección adecuada para poder conseguir esos objetivos. La planeación debe ser un proceso continuo, debido a la naturaleza dinámica de la comunidad mercantil. Las condiciones cambiantes al exterior, así como al interior de la empresa significan que los planes deberán ser: reajustarse y actualizares continuamente.

La planeación requiere de una acción consiente por parte del gerente para poder formular una decisión. En el proceso de toma de decisiones encontramos una serie de pasos a seguir, en donde cada uno de ellos está basado en el anterior. PASO 1: Definición del problema. PASO 2: Alternativas de desarrollo; las posibilidades alternativas incluyen: * Contratación de personal de servicio adicional, * Mayor publicidad, * Inclusión de nuevos servicios, * Expansión del área geográfica cubierta. PASO 3: Evaluación de las alternativas. PASO 4: Implantación del plan de acción.

A manera de síntesis podemos decir que el propósito y naturaleza de la planeación pueden resumirse haciendo referencia a los siguientes principios: Principio de contribución a los objetivos. El propósito de cada plan y de todos los planes de apoyo es favorecer el logro de los objetivos de la empresa. Principio de los objetivos. Si se quiere que los objetivos tengan significado para la gente, deben ser claros, viables y verificables. Principio de primacía de la planeación. La planeación antecede lógicamente a todas las demás funciones administrativas. Principio de eficiencia de los planes. La eficiencia de un plan se mide por su contribución al propósito y a los objetivos balanceado por los costos requeridos para formularlo y operarlo y por las consecuencias no deseadas.

Estructura de los Planes Los dos principios básicos que tratan de la estructura de los planes pueden ayudar a vincular muchos planes, haciendo que los planes de apoyo contribuyan a los planes principales y asegurando que los planes en un departamento armonicen con los de otro. Principio de las premisas de planeación. Cuanto mejor comprendan y estén de acuerdo en utilizar premisas consistentes de planeación las personas encargadas de ella, más coordinada será la planeación de la empresa. Principio de la estructura de estrategias y política. Cuanto mejor se comprendan y se implanten en la práctica las estrategias y las políticas, más consistente será la estructura de los planes de la empresa.

Proceso de la Planeación. Dentro del proceso de la planeación, hay 4 principios que ayudan al desarrollo de una ciencia práctica de la planeación. Principio del factor limitante. Al escoger entre alternativas, cuanto mayor exactitud muestren los individuos para reconocer y resolver aquellos factores que son limitantes o decisivos para la consecución de la meta deseada, con más facilidad y exactitud podrán seleccionar la alternativa más favorable. Principio del compromiso. La planeación lógica debería abarcar un periodo futuro necesario para pronosticar lo mejor posible, mediante una serie de acciones, el cumplimento de los compromisos que intervienen en la decisión tomada hoy. Principio de flexibilidad. La integración de flexibilidad en los planes disminuirá el peligro e pérdidas ocasionadas por sucesos inesperados, pero el costo de la flexibilidad deberá compararse con sus ventajas. Principio del cambio navegacional. Cuanto más nos comprometan las decisiones de planeación hacia una senda futura, más importante será verificar periódicamente los sucesos y las expectativas y rediseñar los planes cuando sea necesario para mantener el curso hacia una meta deseada. El principio del compromiso y los principios de flexibilidad y de cambio navegacional apuntan a un enfoque de contingencias en la planeación. Aunque tiene sentido pronosticar y trazar planes lo bastante lejos en el futuro para tener una seguridad razonable de cumplir los compromisos, a menudo es imposible hacer eso o el futuro es tan inseguro que resulta demasiado riesgoso cumplir con los mismos, ya sea por inestabilidades en el país o cualquier tipo de eventualidades que nos importen algún peligro de inseguridad.

Organización. Organización, es la acción de establecer una estructura intencional de papeles para que la gente ocupe una organización. Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los individuos, habrá de incorporar: 1) objetivos verificables que constituyen parte central de la planeación, 2) una idea clara de los principales deberes o actividades, 3) una área de discreción o autoridad de modo que quien cumple una función sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos. Además, para que un papel dé buenos resultados, habrá que tomar las medidas a din de suministrar la información necesaria y otras herramientas que se requieren para la realización de esa función. La organización es el acto de dirigir, organizar, sistematizar el proceso productivo que llevan a cabo los administradores, gerentes economistas, contadores que se encuentran en puestos directivos de la unidad productora. LA remuneración del capital y la organización es la ganancia.

Es en este sentido en que concebimos la organización como: 1) La identificación y clasificación de las actividades requeridas, 2) El agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen los objetivos, 3) La asignación de cada agrupamiento a un gerente con autoridad para supervisarla (delegación) y 4) La obligación de realizar una coordinación horizontal (en el mismo nivel de la organización o en otro similar) y vertical (por ejemplo, oficinas centrales, división y departamento) en la estructura organizacional. "Organización" es un término que se usa con poco rigor. Algunos dirían que incluye la conducta de todos los participantes, otros la igualarían con el sistema total de relaciones culturales y sociales, otros más llaman "organización" a una empresa como United States Steel Corporation o el Departament of Defense. pero para la mayoría de los gerentes, el término organización implica una estructura formalizada e intencional de papeles posiciones.

La organización es la función de correlación entre los componentes básicos de la empresa -la gente, las tareas y los materiales– para que puedan llevar acabo el plan de acción señalado de antemano y lograr los objetivos de la empresa. La función de organización consta de un número de actividades relacionadas, como las siguientes: * Definición de las tareas. * Selección y colocación de los empleados. * Definir autoridad y responsabilidad. * Determinar relaciones de autoridad-responsabilidad, etc.

Organización Formal Es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente. Cuando se dice que una organización es formal, no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante. Para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuya con más eficiencia a las metas del grupo. La organización formal debe ser flexible. Deberá darse cabida a la discreción para aprovechar los talentos creativos, y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la más formal de las organizaciones. Sin embargo el esfuerzo individual en una situación de grupo debe canalizarse hacia metas del grupo y de la organización.

Organización Informal El autor Chester Barnard, en su obra considera como organización informal cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aún cuando contribuya a resultados conjuntos. , así podemos tener el ejemplo de personas que juegan ajedrez. Como conclusiones podemos decir que aunque la ciencia de la organización no se ha desarrollado todavía hasta un punto donde los principios sean leyes infalibles, hay un gran consenso entre los estudiosos de la administración respecto a cierto número de ellos. Estos principios son verdades de aplicación general, aunque su aplicabilidad no estan tan rigurosa como para darles el carácter exacto de leyes de ciencia pura. Se trata más bien de criterios esenciales para la organización eficaz. Los principios orientadores básicos de la organización se resumirían como sigue:

El propósito de la organización. El propósito de la organización es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional. Principio de unidad de objeto, la estructura de una organización es eficaz si permite a los individuos contribuir a los objetivos de la empresa. Principio de eficiencia organizacional, una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa, con un mínimo de consecuencias a costos no buscados.

La causa de la organización. La causa fundamental de la estructura organizacional es la limitación del tramo de control. Si no hubiese tal limitación, podríamos tener una empresa desorganizada con un solo gerente. Principio del tramo de control, En cada puesto administrativo, tiene un límite el número de personas que un individuo puede dirigir eficazmente, pero el número exacto dependerá del impacto de variables implícitas.

Dirección. Dirección es la función de los gerentes que implica el proceso de influir en los seres humanos de modo que contribuyan al logro de las metas de la organización y del grupo. La dirección es la supervisión cara a cara de los empleados en las actividades diarias del negocio. La eficiencia del gerente en la dirección es un factor de importancia para lograr el éxito de la empresa. Las relaciones con los empleados es también muy importante para el estudio del presente trabajo, refiriéndose éstas, a las relaciones que se dan entre el gerente y sus empleados lo cual establece el tipo de organización interna, el clima, o atmósfera que existe en el interior de la empresa. Respecto a este punto también existen ciertos principios a mencionar como: * Principio de armonía de objetivos, * Principio de motivación, * Principio de liderazgo, * Principio de claridad en la comunicación, * Principio de integridad en la comunicación, y * Principio de uso de complemento de la organización informal.

Como se podrá observar en éste, lo que trata es el factor humano de la producción, las relaciones interpersonales, a fin de poder armonizar las mismas, y desempeñarse en un ambiente apto y agradable para el buen desempeño de las funciones de cada uno de los participantes.

Control. Control se puede conceptualizar como la función administrativa que consiste en medir y corregir la realización de las actividades de los subordinados con el fin de asegurar que se logren los planes y objetivos de la empresa. El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales. La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que los planes trazados se implanten en forma correcta. La función de control consta de cuatro pasos básicos: 1º Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores. 2º Checar el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año, etc.) 3º Determinar si existe alguna variación de los niveles medios. 4º Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.

Sistemas. Sistema es el conjunto o montaje de cosas conexas o interdependientes y que interactúan para formar una unidad compleja; todo compuesto por partes en una disposición ordenada de acuerdo con algún esquema o plan. En cualquier sistema debe haber fronteras que los separen de su ambiente. La administración de operaciones debe ser vista como un sistema. En el modelo de administración de operaciones, los insumos incluyen necesidades de los clientes, información, tecnología, mano de obra y administración, activos fijos y bienes variables que son relevantes para el proceso de transformación. El sistema de administración orgánico, se caracteriza por el desempeño individual basado en el conocimiento de la tarea de todos los interesados, una redefinición continua de las tareas mediante interacción y consultas laterales. Se afirma que este sistema es más adecuado para enfrentar condiciones inestables y cambiantes y problemas que no pueden predecirse. En cambio, el sistema de administración mecanisista parece ser apropiado para ambientes organizacionales relativamente estables, y se caracteriza , entre otras cosas, por una diferenciación especializada de tareas, por individuos que consideran que sus tareas son distintas de la mayoría, por derechos y obligaciones definidos con precisión, por una estructura jerárquica, por una interacción vertical entre el superior y los subordinados, y por tener instrucciones y decisiones que provienen del superior.

Diseño.Diseño, es la estructuración de un trabajo en términos del contenido, función y relaciones. Puede concentrarse en puestos individuales o en grupos de trabajo. El diseño de un producto y su producción requieren diversas actividades, con frecuencia se siguen estos pasos: * Crear ideas de productos investigando las necesidades del consumidor y analizando diversas alternativas, * Seleccionar el producto con base en diversas consideraciones, incluyendo datos de análisis económicos y de mercado, y realizar un estudio general de viabilidad, * Preparar un diseño preliminar, * Buscar una decisión final, * Decidir si las instalaciones de la empresa son adecuadas, * Seleccionar el proceso para producir el bien, * Después que se diseña el producto, preparar el diseño de las instalaciones a utilizar.

4. Administración Financiera

Concepto. La administración financiera se puede considerar como una forma de la economía aplicada que se funda en alto grado en conceptos económicos. La Administración Financiera en la empresa es la planeación de los recursos económicos, para definir y determinar cuáles son las fuentes de dinero más convenientes (más baratas), para que dichos recursos sean aplicados en forma óptima, y así poder hacer frente a todos los compromisos económicos presentes y futuros, ciertos e imprecisos, que tenga la empresa, reduciendo riesgos e incrementando la rentabilidad (utilidades) de la empresa.

Estados Financieros. Son los documentos que concentran el registro de las operaciones de la empresa, en forma ordenada, confiable y accesible, con el objeto de que sean utilizados en el conocimiento y análisis de la empresa para la toma de decisiones. Por medio de los mencionados estados financieros se llega al conocimiento profundo de los que es una organización o un ente económico.

Contraloría. Contraloría es la actividad encargada de la planeación para el control, información financiera, valuación, deliberación, administración de impuestos, informes al gobierno, coordinación de la auditoría externa protección de los activos de la empresa, y valuación económica. Entre las funciones de la contraloría encontramos las siguientes: * Registro e información de los resultados de la operación y de la situación financiera, * Coordinación e integración de los presupuestos, * Control presupuestal, * Sistemas y procedimientos, * Auditoría interna, * Relaciones con auditoría externa, * Cumplimiento de obligaciones fiscales.

Tesorería. La Tesorería es el departamento responsable de la función de las finanzas y se encarga de: * Proponer objetivos, políticas y planes financieros, * Mantener relaciones con inversionistas, * Negociar la obtención de recursos, * Promover una eficiente administración de capital de trabajo, * Con base en planes de la empresa cuantificar requerimientos de inversiones y necesidades de recursos, * Identificar áreas y actividades sujetas a riesgos, * Proponer y coordinar la política fiscal de la empresa.

Análisis de Estados Financieros. Las mejores decisiones, en todos los ámbitos de la vida, son aquellas que son tomadas con pleno conocimiento de los hechos, antecedentes y posibilidades de aquello que se va a decidir. Aún así, conociendo todo el entorno del hecho, es fácil equivocarse y tomar la decisión incorrecta. Pero el riesgo de tomar una decisión inadecuada se reducirá al mínimo cuando se tengan a la mano todos lo elementos de juicio para poder decidir. Lo anterior es aplicable también cuando se trata de negocios y empresas. Para conocer una empresa profundamente es necesario hacer un examen exhaustivo de sus estados financieros, desglosarlos, reducirlos a su mínima expresión y hacer pruebas para estar seguros de que lo que se dice de ellos es cierto, veraz y correcto.

Una vez en este punto, se tendrán elementos y se estará en posibilidad de tomar decisiones de calidad, acertadas y con riesgo mínimo, las cuales serán útiles en la planeación y estrategias a seguir. Sin embargo no hay que olvidar que el análisis dará única y exclusivamente cifras frías, las que tendrán que ser utilizadas por el analista financiero, quien incorporará al análisis cuantitativo, su experiencia, criterio y conocimientos diversos, para lograr los objetivos de análisis planeación y de estrategia financiera.

Los métodos de análisis más efectivos y comunes, para el análisis de estados financieros son: a) Método de razones y proporciones financieras. b) Método de análisis por medio del sistema Du Pont, para determinar el Rendimiento Sobre Inversión (RSI) en combinación con la rotación de activos fijos. c) Método de análisis del punto de equilibrio. d) Método por medio del estado de cambios en la situación financiera. e) Otros análisis: * Estados financieros comparativos con variaciones en cifras absolutas y relativas, * Estados financieros comparativos con números índices. f) Método gráfico. En todos los casos se deben utilizar estados financieros con cifras actualizadas a los mismo valores adquisitivos.

Capital de Trabajo. Medida de la liquidez de una empresa que es útil en comparaciones de series de tiempo. Se calcula al obtener la diferencia entre el activo circulante y el pasivo a corto plazo de la empresa. En ocasiones se define como parte de activos circulantes de una empresa que se financia con fondos a largo plazo. Diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante; aquella que resulta de dividir el activo circulante entre el pasivo circulante. razón de capital de trabajo = activo circulante

pasivo circulante

Inventarios. Relación analítica de bienes debidamente contados, pesados, medidos, Normalmente, tal relación está valuada en dinero. El tamaño del inventario determina costos asociados con el inventario, puede tener repercusiones sobre las relaciones con los clientes. Los mayores costos de inventario son por concepto de: * Instalaciones de almacenaje, * Deterioro y obsolescencia, * Seguros, * Manejo, * Interés.

El inventario es una inversión en sentido de que se obliga la empresa a darle un uso racional a su dinero. Los tipos básicos e inventarios son los de materias primas, de productos en proceso, y de productos terminados.

Proyectos independientes. Alternativas de gasto de capital que compiten entre sí, pero de tal manera que la aceptación de un proyecto no elimina a los otros proyectos de una mayor consideración posterior

5. Administracion de propiedades, planta y equipo.

Propiedades y planta. Propiedad.- más apropiado para cada negocio estará determinado por sus propias necesidades y características. A continuación se presentan algunos factores que se deberán tomar en cuenta al escoger algún tipo de propiedad: Los problemas de crear un tipo de propiedad. El capital necesario en el negocio. La distribución de la probable utilidad. Las relaciones de autoridad regirán el negocio. El tiempo promedio de existencia del negocio y la necesidad de continuidad del mismo. El grado de riesgo que los dueños están dispuestos a afrontar. Restricciones del tipo de propiedad. Planta.- se utiliza muchas veces como sinónimo de empresa, cuando ésta se dedica a la explotación de una actividad industrial. Más concretamente se refiere a la parte de la empresa que directamente se refiere a la parte de la empresa que directamente está relacionada con la actividad industrial; esto es, excluye las instalaciones administrativas y de ventas.

Inventario. Existen diversos tipos de inventarios a saber: Materias Primas: El inventario de materias primas comprende los insumos -generalmente materiales básicos- que compra la empresa, como acero, plásticos, tornillos o remaches. En algunos casi, cuando una empresa fabrica productos muy elaborados, compuestos de numerosas partes, el inventario de materias primas puede consistir en artículos manufacturados que se compran en otra empresa, o a otra división de la misma compañía. Productos en Proceso: Este inventario de materias primas comprende todos los elementos que se encuentran en el proceso de producción. Por lo general, se trata de productos parcialmente terminados, esto es, en una etapa intermedia de su elaboración. Se considera material en proceso las piezas metálicas en las que se ha realizado cierta operación, pero que tendrán características adicionales al final del proceso de producción. Productos Terminados: El inventario de productos terminados consta de los artículos ya producidos, pero que aún no han sido vendidos. Algunas empresas que fabrican sobre pedido mantienen inventarios muy bajos de este tipo, ya que todos los artículos están prácticamente vendidos antes de ser producidos. Aquí se tratará sólo de la empresa que produce y vende un grupo diversificado de productos. La mayor parte de la producción se realiza con antelación a las ventas. Los dos activos dominantes –cuentas por cobrar e inventario- representan inversiones considerables para la empresa, y por lo tanto, deben convertirse rápidamente en efectivo, manteniendo un nivel adecuado de servicio.

Servicios Muchos clientes encuentran importantes ciertos tipos de servicios al cliente y están deseosos de pagar precios elevados y con razón, por estos servicios extra. Algunos clientes desean obtener crédito a pesar de que por lo general el precio resulta ser más elevado. Los clientes de algunos pequeños, pagan con frecuencia precios mayores con tal de que les envíen la mercancía. Además, algunos clientes aceptan cubrir una ligera diferencia en el precio de sus productos para asegurar reparaciones y servicios después de la compra como, por ejemplo, en las refacciones.

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