Mejoramiento continuo en la UNLAM (Perú)

Introducción

El proceso de mejoramiento continuo corresponde a la estrategia de la Administración por Objetivos y Resultados (AOR). A través de los años los empresarios han manejado sus negocios trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir, planean únicamente a corto plazo; lo que conlleva a no alcanzar niveles óptimos de calidad y por lo tanto a obtener una baja rentabilidad en sus negocios y operaciones administrativas.

Según las experiencias gerenciales de empresas líderes a nivel internacional, el secreto para obtener los resultados más positivos y de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos, como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización; y ésta implica, un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final. Dicho proceso, permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la excelencia y la innovación que llevarán a los ejecutivos y empresarios a mejorar su competitividad, disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

Asimismo, este proceso busca en nuestro caso, que nuestro Rector sea un verdadero líder de la Universidad, asegurando la participación de todos y estemos involucrados en todos los procesos de la cadena productiva (enseñanza, investigación, proyección social). Para ello él debe adquirir compromisos profundos, ya que, él es el principal responsable de la ejecución del proceso y la más importante fuerza impulsora de la Universidad.

Para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo tanto en un departamento, centro productivo determinado, como en toda la Universidad, se debe tomar en consideración que dicho proceso debe ser económico; es decir, debe requerir menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, significa que, la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras, a la vez que se garantice el afianzamiento y cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado.

Es preciso señalar que las mejoras se basan en el cumplimiento de los estándares y en la solución de los problemas, sean éstas endógenos (controlables o incontrolables), o exógenos (controlables o incontrolables). Sólo se establece estándares mejorados cuando se han cumplido satisfactoriamente las metas y presentan condiciones para ser mejoradas. Caso contrario deberá analizarse las causas de su incumplimiento y de su posible reformulación, sin descartar que se puedan ratificar los estándares, y por lo tanto deberá identificarse, los posibles errores y consecuentemente los responsables de tales faltas. Aplicando el lema: "todo error genera costo y se paga".

Bases conceptuales

2.1 El cliente es el Rey:

Según Harrigton (1987), "En el mercado de los compradores de hoy el cliente es el rey", es decir, que los clientes son las personas más importantes en el negocio y por lo tanto los empleados deben trabajar en función de satisfacer las necesidades y deseos de éstos. Son parte fundamental del negocio, es decir, es la razón por la cual éste existe, por lo tanto merecen el mejor trato y toda la atención necesaria. Desde un punto de vista conceptual, el cliente es "toda unidad o ente siguiente a tu proceso", y de lo que se trata es conseguir la satisfacción plena del cliente.

En el aspecto netamente comercial, la razón por la cual los clientes prefieren productos del extranjero, es la actitud de los dirigentes empresariales ante los reclamos por errores que se cometan: ellos aceptan sus errores como algo muy normal y se disculpan ante el cliente, para ellos el cliente siempre tiene la razón.

2.2 El Proceso de Mejoramiento

La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles.

El proceso de mejoramiento es un medio eficaz para desarrollar cambios positivos que van a permitir ahorrar dinero tanto para la empresa como para los clientes, ya que las fallas de calidad cuestan dinero.

Asimismo, este proceso implica la inversión en nuevas maquinaria y equipos de alta tecnología más eficientes, el mejoramiento de la calidad del servicio a los clientes, el aumento en los niveles de desempeño del recurso humano a través de la capacitación continua, y la inversión en Investigación y Desarrollo, que permita a la empresa estar al día con las nuevas tecnologías.

2.3 Actividades Básicas de Mejoramiento

De acuerdo a las recomendaciones bibliográficas y a estudios en los procesos de mejoramiento puestos en práctica en diversas compañías en Estados Unidos, existen diez actividades de mejoramiento que deberían formar parte de toda empresa, sea grande o pequeña, pública o privada:

• 1. Obtener el compromiso de la alta Dirección.

• 2. Establecer un consejo directivo de mejoramiento.

• 3. Conseguir la participación total de la Administración.

• 4. Asegurar la participación en equipos de los empleados.

• 5. Conseguir la participación individual.

• 6. Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas (equipos de control de los procesos).

• 7. Desarrollar actividades con la participación de los proveedores.

• 8. Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas.

• 9. Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo y una estrategia de mejoramiento a largo plazo.

• 10. Establecer un sistema de reconocimientos e incentivos.

Importancia del mejoramiento continuo

La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mitigar o subsanar las debilidades y afianzar las fortalezas de Universidad.

A través del mejoramiento continuo se logra ser más productivos y competitivos en nuestro quehacer y en el mercado al cual pertenece nuestra institución, por otra cualquier organización, deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse. Como resultado de la aplicación de esta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del mercado y hasta logren llegar a ser líderes.

Ventajas y desventajas del mejoramiento continuo

Ventajas

• Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales.

• Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.

• Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas.

• Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para el desarrollo futuro de la empresa.

• Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.

• Permite eliminar procesos repetitivos.

Desventajas

• 1. Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa.

• 2. Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a todo nivel.

• 3. En vista de que los directivos en instituciones públicas, la pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo y lento.

• 4. Hay que hacer inversiones importantes.

Procedimiento para la búsqueda del mejoramiento continuo en la universidad

Para tener una base de medición en las evaluaciones (auto evaluación y por pares) es preciso que cada unidad operativa formule su Plan de Desarrollo Institucional, el cual se propone con el siguiente esquema.

Como la Universidad puede ser considerado una corporación, que posee sendos productos, se propone como ejemplo dos esquemas: a) Para fines de enseñanza (Facultades y Escuela de Post Grado) y b) Para fines de producción de bienes y servicios en los centros de producción.

a) Para Fines de Enseñanza:

1. RESUMEN EJECUTIVO.

2. INTEGRIDAD INSTITUCIONAL.

2.1 Políticas, propósitos, planes y acciones.

2.2 Misión y Visión

2.2 Concordancia Institucional en los Fines y Acciones.

2.3 Factores fundamentales de diferenciación.

3. FACULTADES Y CARRERAS PROFESIONALES:

3.1 Fundamentación: Aspectos filosóficos y conceptuales, Misión, Visión y políticas

3.2 Diagnóstico de Existencias y Necesidades (Existencia, Consistencia y Pertinencia)

3.3 Currículo, Organización y Contenidos: Tipos de contenidos, formas de organización, distribución de créditos y tiempos. Relaciones: entre si, con los objetivos y el perfil profesional, entre teoría, práctica y realidad, entre formación general, básica de carrera y de nivel profesional, bibliografía actualizada básica para cada curso. (Nivel de claridad, flexibilidad, consistencia y pertinencia).

3.4 Currículo – Evaluación: Revisión periódica del currículo. Reajustes en función de la evaluación efectuada y periodicidad.

3.5 Currículo – Metodología: Modalidad de ofrecimiento: presencial con asistencia obligatoria, semipresencial, c/sin control de asistencia, estrategias pedagógicas; orientación y énfasis en: la reflexión teórica, la participación activa del alumnado en clase. Relación teoría/práctica. (Nivel de claridad, nivel de precisión, flexibilidad, consistencia y pertinencia).

3.6 Currículo – Evaluación y Adecuación del Alumnado: Estrategias de evaluación, propósitos de la evaluación y frecuencia y acreditación (titulación). (Grado de claridad, calidad, eficiencia, pertinencia).

3.7 Currículo – Ejecución: Formas de programación (calendario, horarios) Eficiencia anual y semestral interna. (Existencia, pertinencia, consistencia, flexibilidad, niveles de deserción y retención).

3.8 Docentes: Número en relación a: cantidad de alumnos, créditos en cursos del área profesional. Formación: con estudios de pregrado, de postgrado. Experiencia: laboral u ocupacional, docente, investigación, actividades productivas. Nivel de realización de objetivos y metas del plan de mediano plazo (número de docentes por categoría, dedicación, especialidad, con grados académicos avanzados). (Suficiencia, tiempo, grado, nivel, calidad (calificación y méritos), pertinencia, nivel de cumplimiento).

3.9 Recursos: Materiales y equipos para la enseñanza. Infraestructura física, aulas, laboratorios y talleres. Biblioteca. Financiamiento. (Existencia, disponibilidad, pertinencia, suficiencia).

3.10 Nivel de realización de objetivos y metas del plan de mediano plazo: Número de vacantes/año, número de graduados/año, número de titulados/año. Estadísticas. (Nivel de cumplimiento, grado de eficiencia).

4. DOCENTES:

4.1 Número: Relación docentes/alumnos/semestres. Relación docentes/horas-crédito a dictarse por semestre. Proporción de TC+DE en relación a su total. Relación entre cantidades de las diversas categorías docentes. (Nivel de realización de objetivos y metas propuestos, suficiencia, pertinencia).

4.2 Formación: Estudios; con grado de Doctor, con grado de Magíster, con estudios de postgrado escolarizados, con duración no menor a doce meses pero sin grado. (Nivel de realización de objetivos y metas propuestas, pertinencia).

4.3 Remuneraciones e incentivos: Datos contenidos en normas o políticas de la institución. (Nivel de realización de objetivos y metas propuestas, pertinencia).

4.4 Experiencia: Laboral ocupacional, docente, en investigación y en actividades productivas. Escalafón docente, producción intelectual, publicaciones. (Tiempo, calidad y pertinencia).

4.5 Selección, evaluación y promoción: Criterios, requisitos, procedimientos. Datos contenidos en la normas, ejecución. (Existencia, pertinencia y eficacia)

4.6 Responsabilidades: Docencia, Investigación, Proyección Social, Producción de Bienes y Servicios, Administración. (Existencia, porcentaje de dedicación a cada actividad, pertinencia).

5. INFRAESTRUCTURA FÍSICA (RECURSOS EDUCACIONALES):

5.1 Características generales: Integración y posesión. Inventarios y planos. (Tipo de posesión, suficiencia, pertinencia, calidad y estado de conservación, grado de realización de objetivos y metas propuestas).

5.2 Aulas: Características: Área techada/Alumno, capacidad, diseño, número. Planos e inventarios. (Disponibilidad, suficiencia, calidad y estado de conservación, pertinencia, grado de realización de objetivos y metas).

5.4 Laboratorio y Talleres: Relación con áreas de formación profesional. Área techada/alumno, capacidad, diseño, número, calidad de equipos, materiales y suministros. Planos e inventarios. (Disponibilidad, suficiencia, calidad y estado de conservación, pertinencia, grado de realización de objetivos y metas).

5.5 Biblioteca: Características, equipamiento, disponibilidad de libros, uso y acceso a la biblioteca, interconexión con redes de información científica y tecnológica. Planos e inventarios. . (Disponibilidad, suficiencia, calidad y estado de conservación, pertinencia, grado de realización de objetivos y metas).

5.6 Servicios de Bienestar Estudiantil: Área techada/alumno, tipos de instalaciones, tipos de servicios, equipamiento. Planos e inventarios. (Disponibilidad, suficiencia, calidad y estado de conservación, pertinencia, grado de realización de objetivos y metas).

6. ALUMNOS:

6.1 Número: Por cada carrera profesional. Estadísticas. (Grado de realización de objetivos y metas).

6.2 Procedencia: Institucional, geográfico – político, socio-económico. Colegio de procedencia, registros, documentos. (Grado de realización de objetivos y metas).

6.3 Proceso de admisión: Criterios, requisitos, procedimientos, homologación y convalidación con estudios previos. Normas y reglamentos al respecto. Ejecución. (Existencia, claridad y nivel de difusión, eficiencia, concordancia con los requerimientos de las carreras).

6.4 Evaluación: Mecanismo de evaluación de alumnos, criterios y regulaciones de desempeño académico. Normas y reglamentos. Ejecución. (Garantía de preservación del nivel universitario).

6.5 Permanencia: Duración promedio de estudios, graduación y titulación. Normas y planes de estudio, registros académicos, estadísticas. (Tiempo, eficacia, consistencia).

6.6 Seguimiento: Criterios y procedimientos. Tasas de retención, tasas de aprobación, tasas de graduación, tasas de titulación. (Existencia, consistencia con las políticas y la introducción de cambio necesarios).

7. SERVICIOS DE BIENESTAR ESTUDIANTIL

7.1 Orientación y Consejería: Servicios que se prestan, Normas y reglamentos. Ejecución. Disponibilidad de recursos. . (Disponibilidad, suficiencia, calidad y estado de conservación, pertinencia, grado de realización de objetivos y metas).

7.2 Servicio de salud: Tipo de servicio ofrecido. Disponibilidad de recursos. Normas y reglamentos. Disponibilidad de recursos. (Disponibilidad, suficiencia, calidad y estado de conservación, pertinencia, grado de realización de objetivos y metas).

7.3 Ayuda Económica: Tipo de servicios ofrecidos. Normas y reglamentos. Disponibilidad de recursos. (Existencia, suficiencia, calidad, eficacia).

7.4 Recreación y Deportes: Tipos de Servicios. Normas y reglamentos. Disponibilidad de recursos. (Existencia, suficiencia, calidad y estado de conservación, eficiencia).

7.5 Comedor Universitario: Tipos de servicios ofrecidos. Normas y reglamentos. Disponibilidad de recursos. (Existencia, suficiencia, calidad y estado de conservación, calidad, eficiencia).

8. INVESTIGACIÓN, CREACIÓN INTELECTUAL Y ARTÍSTICA

8.1 Características: Rol, Énfasis, Orientación. Líneas de Investigación. Programas de Investigación. Proyectos de Investigación. (Nivel de importancia, Relación con las áreas de formación profesional, pertinencia, calidad, relevancia socio-económica, grado de realización de objetivos y metas).

8.2 Recursos Humanos: Número y promedio de dedicación de los docentes involucrados. Personal administrativo. Participación de alumnos. Planes de investigación. Ejecución. (Nivel dedicación docentes, la investigación como parte de la formación del alumno. Grado de realización de objetivos y metas).

8.3 Otros Recursos: Infraestructura física, materiales y otros suministros. Recursos financieros. Inventarios, presupuestos, ejecución. (Existencia, suficiencia y calidad, pertinencia, grado de realización de objetivos y metas).

8.4 Seguimiento: Evaluaciones periódicas. Documentación existente. Ejecución. (Existencia, pertinencia para introducir correctivos).

9. PROYECCIÓN SOCIAL

9.1 Características: Rol, Énfasis, Orientación. Proyectos específicos. Programas de Asistencia Técnica. Proyectos en Ejecución. (Relevancia Socio-económica. Relación con las áreas de formación profesional. Nivel de importancia como generador de recursos financieros, pertinencia, calidad del servicio, grado de realización de objetivos y metas).

9.2 Recursos Humanos: Número y Dedicación promedio de los docentes involucrados. Personal de apoyo. Participación de alumnos. Proyectos en ejecución. (Existencia, nivel de dedicación, su participación en la formación práctica de los alumnos. Grado de realización de objetivos y metas).

9.3 Seguimiento: Evaluación periódica. Informes y documentos. Ejecución. (Existencia, pertinencia para introducir correctivos).

10. ADMINISTRACIÓN

10.1 Estructura organizativa: Instancias y órganos. Relación entre ellos. Funciones. Normatividad. Ejecución. (Claridad, suficiencia, consistencia, pertinencia, flexibilidad).

10.2 Proceso de Gestión: Académica. De apoyo. Financiamiento. Capacitación. Normatividad. Ejecución. (Claridad, consistencia, pertinencia, flexibilidad).

10.3 Decisiones: Administrativa. Académica. Normatividad.( Coherencia, oportunidad, necesidades, sistema de información).

10.4 Competencia: Autoridades superiores y otros administradores. Normatividad. Ejecución. (Formación, experiencia, calidad).

10.5 Formulación de planes y proyectos: Participación. Normatividad. Ejecución. (Claridad, consistencia, amplitud, pertinencia, flexibilidad).

10.6 Seguimiento: Evaluación periódica. Documentos existentes. Ejecución. (Existencia, pertinencia para introducir correctivos).

11. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

11.1 Estabilidad financiera: Capacidad para atender egresos corrientes y de inversión. Posibilidad de generar compromisos de deuda. Ejecución. (Balance adecuado entre ingresos y egresos. Racionalidad en el uso de los recursos, coherencia con los propósitos institucionales).

11.2 Planificación financiera: Políticas y decisiones. Presupuesto de ingresos y egresos, planes institucionales. Ejecución. (Claridad, coherencia, grado de realización de objetivos y metas propuestos en el plan de desarrollo institucional).

11.3 Administración financiera: Recursos humanos disponibles, cobertura de riesgos, información disponible. Escalafón de personal. Presupuestos de ingresos y egresos. (Competencia, suficiencia, coherencia con misión institucional, disponibilidad de información adecuada y márgenes de seguridad).

b) Para fines de Producción de Bienes y Servicios en los Centros de Producción:

1. Resumen ejecutivo.

2. Concepto del Centro de Producción: Caracterización y diagnóstico.

2.1 Bien o servicio que se produce o vende.

2.2 Proceso requerido para producir o vender.

2.3 Factores fundamentales de diferenciación.

3. La empresa o centro de producción en su sector.

4. El producto y su posible potenciación con productos o servicios complementarios.

5. Tecnología

5.1 Plan de Investigación y Desarrollo, aspectos tecnológicos que desarrolla y aspectos que se comparan y evalúan, calendario y presupuesto.

5.2 Plan de Investigación y Desarrollo, motivación y retención.

5.3 Principales contingencias tecnológicas y sus coberturas.

6. El Mercado y la competencia.

6.1 Plan comercial.

6.2 Plan de producción.

6.3 Comprar frente a fabricar. Proveedores.

6.4 Sus contratistas.

7. Personal. Plan de incorporación de personas. Perfiles, motivación y retención.

8. Aspectos económicos. Previsión de Flujo de Caja (cash – flow). Rentabilidad.

8.1 Financiación. Necesidades financieras del Centro de Producción.

8.2 Fuentes de fondo para financiar el capital. Cuadro de Servicio de la Deuda.

9. Gestión de la empresa. Responsabilidad de cada actividad y medios de control.

10. Plan detallado de Mercadeo del Centro de Producción. Contingencias principales y coberturas.

A veces el responsable de dirigir el Centro de Producción ve de una forma diferente que lo que se percibe en el mercado y se crea a salvo de competidores que en realidad son una amenaza. Saber segmentar el mercado es un acierto y saber encontrar un espacio diferenciado es crucial. En un plan de negocios conviene presentar el sector segmentado y ubicarse en el nicho en el que se va a desarrollar la actividad de producción y venta. Una forma por ejemplo, que hasta ahora no se ha concretado refiriéndonos a la Planta de Leche, es la posibilidad de comercializar de manera permanente a las entidades públicas y privadas, vía descuento por planilla. Otra es en cuanto a Laboratorios y Calidad Total, que existe la posibilidad de conseguir un convenio con el Ministerio de Salud, para que se delegue algunas funciones que antes las realizaba la Dirección General de Agroindustria del Ministerio de Agricultura y que en la actualidad está bajo la jurisdicción de DIGESA. Empero DIGESA no posee la infraestructura que poseemos; razón por la cual hay la posibilidad de conseguir tales funciones, de manera que podamos ingresar a tallar en lo referido al control de productos de exportación e importación de alimentos.

En cuanto al producto y su posible penetración con bienes o servicios relacionados, se debe analizar: qué aspectos del producto permiten una extensión del mismo; posibilidad de modificarlo y así poder introducirlo en otros mercados; posibilidad de encontrar productos o servicios complementarios que permitan incrementar las ventas: Posibilidad de extender el concepto de producto hacia una familia de productos; encontrar avances que permitan mediante su incorporación pensar en la segunda y tercer generación del producto. Una vez que se ha tenido éxito en la fase de fundación de la actividad, es preciso garantizar el crecimiento indefinido de éste, solo es posible mediante una oferta de productos continuamente renovados.

La tecnología es la base del negocio, esta puede ser difícil de dominar: saber cuándo se perfeccionará determinando aspectos del producto, cuánto habrá que gastar para llegar a un grado determinado de avance en el proceso de desarrollo.

El Plan Comercial debe explicar ¿cómo va a conseguir las ventas?, ¿quiénes van a ser los clientes? y ¿porqué van a comprar?.

Un capítulo muy especial es la determinación del precio al que se va a vender el producto, el mismo influirá en que se venda mucho o poco, es el flujo de ingresos que se obtendrá. Es atraer o desanimar competidores, provocar acciones de contraofensiva de quienes se sienten afectados en la imagen, que el consumidor o cliente asigna al producto o a la empresa, en las expectativas que genera el producto. Además del precio como parte de un paquete, incluye la forma de pago, la garantía, la reacción frente a reclamaciones, la asistencia post-venta, la forma de entrega y los demás servicios con que se acompaña el producto.

En cuanto al aspecto del plan de producción, se debe tener presente que, todos los requerimientos como en inversiones, gastos diversos (materiales, productos terminados, espacio para almacenamiento, equipos de fabricación, personal de producción), es una carga que afecta directamente el flujo de caja.

Para el caso de nuevos Centros de Producción, debemos tener presente que, la habilidad de ocupar rápidamente el mercado es de crucial importancia; y para lograr esto, requiere a veces ampliar con agilidad la capacidad productiva, ello puede resultar inabordable por falta de medios para realizar las inversiones necesarias (capacidad productiva, logística, capacidad de distribución, financiamiento por las ventas).

En resumen, podemos plantear que el contenido para formular los PDI de los Centros de Producción deben contener los siguientes puntos:

El resumen ejecutivo.

Análisis del sector

Estudio de mercado.

Plan de marketing y ventas.

Plan de operaciones/ producción (Balance de materiales, balance de energía, flujo de procesos).

Organización y recursos humanos.

Plan económico – financiero.

Plan de Crecimiento y Desarrollo

El resumen de ejecutivo plantea como objetivo, que es la tarjeta de presentación de la empresa, explica en breves párrafos la viabilidad de la idea inicial, cómo es la empresa los productos o servicios y necesidades que cubre, el plan de marketing así como los aspectos del cinco al siete.

El segundo elemento explica cómo ha ido evolucionado el sector y dentro del estudio de mercado muestra, cómo el plan de marketing describe el mercado o segmento y, que las tácticas del mismo serán diferentes según el producto, partiendo de los objetivos de ventas trazados.

El caso del plan de operaciones, detalla los recursos que son necesarios para que la entidad pueda funcionar o comercializar servicios, así como los procedimientos de los procesos y cómo se debe disponer de los medios materiales y financieros que garanticen el cumplimiento del plan.

En el caso de los recursos humanos, señala la necesidad de personal y su relación con la estructura y formas de contratación que será o se ha establecido por la entidad.

El plan económico financiero que aparece tiene como objetivo primordial, cuantificar el dinero o capital disponible y de esta forma garantizar las operaciones de producción y comercialización.

Como aspecto final el plan de expansión donde se explica los objetivos a largo plazo, evaluando los riesgos en la expansión y las consideraciones para un posible plan estratégico de salida o de reconversión.

Conclusiones y recomendaciones

• Conclusiones:

• Se requiere con urgencia la aplicación de mejoramiento continuo a nivel de toda la organización de la Universidad.

• No se está dando la debida importancia a la búsqueda de la excelencia administrativa, académica, de investigación y proyección social. Y si se estuviera dando alguna importancia, ésta no es trascendental que no genera ningún impacto.

• Recomendaciones:

• Se inicie una capacitación sistematizada y general, con el uso de INTERNET a docentes y administrativos, de manera que se imbuyan de los conceptos y asuman responsablemente sus roles.

• Que la Alta Dirección asuma sus roles y responsabilidades, asumiendo el liderazgo de los cambios operativos y estratégicos.

¿Por qué no se intenta desarrollar el mejoramiento continuo, de manera sistemática en la UNALM?- Propuestas para su implementación

Por: Ing. M.A. Armenio F. Galíndez Oré

1. Compromiso de la Alta Dirección:

Mientras no se tenga la firme decisión del cambio, es imposible desarrollar una política de mejoramiento continuo. El proceso de mejoramiento debe comenzar desde los principales directivos, y progresa en la medida al grado de compromiso que éstos adquieran, es decir, en el interés que pongan por cambiar el "Status Quo" actual, que no favorece a la superación y desarrollo de los sistemas (académico, investigación, proyección social, producción). Y superarse para ser cada día mejor.

2. Comité Directivo del Mejoramiento:

La carencia de un Comité del Mejoramiento no permite desarrollar las acciones de mejoramiento en sectores claves del desarrollo operativo y de producción. La presencia de este grupo técnico coadyuvaría a la implementación de normas y acciones que conlleven a mejorar sustancialmente la gestión. Además de identificar los diversos "cuellos de botella" en las diversas unidades de administración y producción. Debe estar constituido por un grupo de profesionales o ejecutivos de primer nivel, quienes estudiarán el proceso de mejoramiento productivo y buscarán adaptarlo a las necesidades de nuestra institución.

3. Participación Total de la Administración:

Una vez planteado las recomendaciones y plasmado en directivas de ser necesario, el equipo de la administración se responsabiliza de la implantación del proceso de mejoramiento. Esto implica la participación activa de todos los Decanos, Jefes de Oficina, Jefes de Departamento Académico y supervisores de la organización. Cada ejecutivo o funcionario, debe participar en un curso de capacitación que le permita conocer los nuevos estándares de la institución y las técnicas de mejoramiento respectivas.

4. Participación de los Empleados:

Una vez que el equipo de administradores esté capacitado en el proceso, se darán las condiciones para involucrar a los empleados. Esto, lo llevan a cabo los Decanos, los Jefes de Oficina y jefes de Departamento de cada unidad académica, quienes son responsables de adiestrar a sus subordinados, empleando las técnicas que aprendieron durante la capacitación respectiva.

5. Participación Individual:

Es importante desarrollar sistemas que brinden a todos los individuos los medios para que contribuyan, a la vez sean medidos y se les reconozcan sus aportaciones personales en beneficio del mejoramiento. Aquí es importante tomar en cuenta de manera seria y responsable las sugerencias realizadas por cualquier trabajador. De no ser relevante o ser incorrecto tal sugerencia, se le debe dar a conocer, que no será posible por al o cual motivo, haciéndole ver su error. De no hacerlo, estaríamos generando cierto malestar en los trabajadores. De ser correcta, merece el reconocimiento explícito de tal aporte, que puede ser monetaria o no monetaria, dependiendo del grado de impacto económico generado, pero lo importante es que debe ser reconocido.

6. Equipos de Mejoramiento de los Sistemas (equipos de Control de los procesos):

Para la aplicación de este proceso se debe contar con un solo individuo responsable del funcionamiento completo de dicho proceso, que trabaje bajo la administración del Comité de Mejoramiento, debe ser un Profesional con amplios conocimientos de planeamiento e informática; y a la vez, sea responsable del funcionamiento de los equipos de control de los procesos. Que tienen que ver con la elaboración de los diagramas de flujo de los procesos, incluyendo sus mediciones, controles y bucles (Conjunto de instrucciones cuya ejecución se repite hasta que una determinada condición de salida se vea satisfecho) de retroalimentación. Para la aplicación de este proceso se debe contar con un solo individuo responsable del funcionamiento completo de dicho proceso.

7. Aseguramiento de la Calidad:

Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se dedican a la solución de problemas relacionados con los productos y procesos, deben reorientarse hacia el control de los sistemas que ayuden a mejorar las operaciones y así evitar que se presenten problemas.

8. Planes de Calidad a Corto Plazo y Estrategias de Calidad a Largo Plazo:

Nuestra Universidad, debe desarrollar una estrategia de calidad a largo plazo. Después debe asegurarse de que todo el grupo académico y administrativo comprenda la estrategia de manera que sus integrantes puedan elaborar planes a corto plazo detallados, que aseguren que las actividades de los grupos coincidan y respalden la estrategia a largo plazo.

9. Sistema de Reconocimientos:

El proceso de mejoramiento pretende cambiar la forma de pensar de las personas acerca de los errores. Para ello existen dos maneras de reforzar la aplicación de los cambios deseados: castigar a todos los que no logren hacer bien su trabajo todo el tiempo, o premiar a todos los individuos y grupos cuando alcancen una meta con realicen una importante aportación al proceso de mejoramiento. Pienso que deben aplicarse ambos, ya que como se ha mencionado, todo error genera costo y debe pagarla quien la cometa. Y por otro lado también se ha propuesto que se implemente una política de incentivos al rendimiento, sobre la base de una Administración por Objetivos y Resultados.

PROPUESTAS PARA DESARROLLAR EL PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA (UNALM).

(PARTE II)

Por: Ing. M. A. Armenio F. Galíndez O.

I. INTRODUCCIÓN:

Siguiendo el planteamiento de la Parte I, es necesario orientar el proceder de la Alta Dirección y de los mandos intermedios, de manera que se logre una homogeneidad de pensamiento y de acción. Empero, el aspecto más importante es el grado de compromiso con los objetivos institucionales que deben asumir los componentes de la Alta Dirección (Asamblea Universitaria, Consejo Universitario, Rector y Vicerrectores), para que todo esfuerzo se oriente en el mismo sentido; de manera sistemática, coherente y dinámica. No es posible que sigamos en un aparente estancamiento como producto de sendos factores desfavorables, como la falta de presupuesto, o la inacción de muchos profesores, o la falta de capacidad de decisión entre otros; mientras en otros centros universitarios los avances son significativos, nosotros estamos en muchos aspectos a la zaga.

• COMPROMISOS QUE DEBEN SER ASUMIDOS

2.1 Compromisos de la Alta Dirección:

El proceso de mejoramiento debe iniciarse desde los principales directivos y progresa en la medida y al grado de compromiso que éstos adquieran. Deben tener presente que, las decisiones que tomen deben ser pensando en y comprometiéndose con la institución. Que gracias a la calidad de esas decisiones se tendrán resultados espectaculares y muy bien cimentados. Entre las principales recomendaciones a la Alta Dirección se mencionan:

• a) Proponer los lineamientos de política institucional y de control, en los aspectos de enseñanza, investigación, proyección social y producción de bienes y servicios. Que sirva de orientación en las diferentes acciones, en las que se comprometan, tanto los docentes, administrativos, como también corporativamente, las diferentes unidades operativas estructuradas.

• b) Que el Rector sea un verdadero líder de la Universidad, asegurando la participación de todos y estemos involucrados en todos los procesos de la cadena productiva (enseñanza, investigación, proyección social, producción de bienes y servicios). Para ello él debe adquirir compromisos profundos, ya que, él es el principal responsable de la ejecución del proceso y la más importante fuerza impulsora de la Universidad.

• c) No tratar de manipular las decisiones de otro(s) componente(s), del Consejo Universitario (no hacer lobby o Consejillo). Los Decanos, deben tomar su propia decisión, a base de los principios básicos de la ética, la honestidad y la transparencia; pero siempre pensando en el mejoramiento de nuestra institución; y no como en algunas oportunidades, para oponerse al Rector o para tomar en ciertos casos, decisiones afines a intereses subalternas, que no conllevan a ningún mejoramiento. En tal sentido, las decisiones deben tomarse sobre la base del discernimiento, respetando la particularidad y libertad de pensamiento de cada componente del Consejo Universitario; y de manera justa, responsable y pertinente.

• d)  Toda decisión debe basarse en la verdad y en la racionalidad. De manera que estén adecuadamente respaldadas por una adecuada justificación, sea cual fuere el tipo de decisión; más aún cuando se trata de designar a los responsables de la conducción de las unidades estructuradas, sobre quienes descansa la gran responsabilidad de generar valor económico, eficiencia, bienestar económico y rentabilidad productiva.

• e) Para que las decisiones estratégicas y de proyectos importantes, estén adecuadamente respaldadas, es necesario que se institucionalice un Comité Técnico de Asesoramiento, conformado por docentes de amplia experiencia y conocimiento de Proyectos de Inversión y Planeamiento.

• f) Todo el Consejo Universitario debe entender que las decisiones coherentes y sabias, generan valor y engrandecen nuestra institución.

• g) Se aplique el principio "A CADA QUIEN SEGÚN SU TRABAJO Y DE CADA QUIÉN SEGÚN SU CAPACIDAD". Para las decisiones de incentivos al rendimiento y para la asignación de nuevas responsabilidades.

• h) Que la administración en la Universidad, sea por Objetivos y Resultados (AOR). De manera que se institucionalice una Comisión o Comité de Mejoramiento Continuo, que se encargue de realizar las acciones de supervisión, seguimiento, estandarización y normalización. Para de esta manera garantizar el cumplimiento de las ordenanzas operativas, económicas y de producción. Y que informe a la Alta Dirección sobre la marcha de las diferentes unidades estructuradas de la UNALM, priorizando aquéllas que por su naturaleza requieren mayor atención.

• i) La Alta Dirección tiene el compromiso ineludible de programar y buscar el financiamiento para la capacitación de todo el personal administrativo de la UNALM, en temas de mejoramiento continuo y comportamiento organizacional, adicionales a los normalmente atendidos en los aspectos propiamente técnicos.

• j) Que los responsables de la administración y conducción de las unidades estructuradas académicas y administrativas, asuman sus responsabilidades por los errores o faltas que cometan en la administración, siguiendo el principio que "cada error es un costo, y deben asumirlo quienes la cometan".

• k) Que todos los componentes de la Alta Dirección se capaciten en Administración y Liderazgo, con miras a tomar decisiones pertinentes y adecuadas, corregir los posibles errores de gestión y con miras a sistematizar para tener una sola estrategia, en la solución de los diferentes problemas que se presenten. Es decir cada ejecutivo debe participar en un curso de capacitación que le permita conocer ¿cómo identificar los causales de problemas?, ¿cuáles son lo cuellos de botella?, ¿qué estándares o indicadores de gestión son los más relevantes? O ¿qué estándares deberán formularse o crearse, para el control de los sistemas? y las técnicas de mejoramiento pertinentes.

• l) Se observa que existen muchos convenios que no conducen a nada. Es importante que la Alta Dirección, seleccione adecuadamente las que se pueden realizar, teniendo como marco importante el financiamiento, el cual debe estar asegurado, para garantizar su ejecución y culminación.

• m) La Alta Dirección debe tener presente que, cualquier toma de decisiones que no se enmarque en los valores de: Veracidad, Equidad, Honestidad, Transparencia, Justiprecio y Justicia. Generará sus propios problemas y transmitirá descontento, que a su vez se transformará en: desgano para el trabajo, desprecio a la institución, falta de colaboración, y un entorno contaminado de chismes e intereses subalternas. Finalmente será nuestra institución la que pague esos errores.

• Compromisos del Personal de la Administración

• a) Asumir sus roles de manera responsable y eficiente, bajo el principio "Cada proceso siguiente al tuyo es tu cliente". Considerando al cliente como al ser a quien debemos satisfacer plenamente, y en el fondo es que gracias a él nuestra autoestima y valor como empresa o individuo crece, se desarrolla, de lo contrario decrece y puede llevarlo a su extinción. Nosotros mejoramos o desmejoramos nuestro valor intrínseco sobre la base de proporcionar valor a terceros (clientes), cuanto mejor atendamos a nuestros clientes, nuestro valor se incrementará y por ende, nuestro entorno se va transformando en una armonía de eficiencia y resultados positivos.