Documentación de procesos administrativos, hidráulica

Resumen

La presente investigación fue realizada en el Departamento de Hidráulica (EDELCA) ubicado en Macagua, en esta se evaluó la estructura organizacional del Departamento para fortalecer sus procesos administrativos, ya que, estos adolecían de instrucciones de trabajo, la investigación realizada fue de tipo Exploratoria, debido a que; se inspeccionó como se realizan dichos Procesos Administrativos, Aplicada, porque, surge la necesidad de obtener la Documentación adecuada para optimizar estos procesos y Proyectiva, debido a que; se propone la implantación de las Instrucciones de Trabajo, Instructivos y Formularios a los siguientes procesos administrativos; Elaboración, seguimiento y control de Informes, Dotación de Uniformes e Implementos de Seguridad, Solicitud de Bienes (activos), Materiales, y/o Servicios Comerciales, Solicitud de Materiales al Almacén, Solicitud de Viáticos Nacionales e internacionales, Elaboración, seguimiento y control de orden de trabajo del taller y medición del indicador establecido "Eficiencia en la Entrega de Informes".

Palabras Claves: Instrucción de Trabajo, Instructivo, Formulario, Documentación.

Introducción

Actualmente el mundo se encuentra en un entorno globalizado, el cual trae consigo cada día ruptura de paradigmas que conllevan a los avances tecnológicos, que traen cambios inmediatos en los sistemas de información dentro de una organización, es importante adaptarse a estos cambios para mejorar y optimizar la calidad de servicios prestados haciéndolos más eficientes y productivos para facilitar el proceso del control interno dentro de la organización; ya que se han asumido nuevos métodos y procedimientos para asegurar la efectividad, eficiencia, calidad y legalidad de las operaciones, en otras palabras; es necesario que las organizaciones lleven de manera estructurada y sistemática las tareas que se ejecutan en ella, ya que de esta manera es más fácil asumir nuevos retos, lo que permite a su vez suplir las necesidades que acceden al cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias que se plantea la organización.

Una de las mejores alternativas para obtener la sistematización adecuada es a través de la Normalización de sus procesos, ya que estos permiten al personal adaptarse rápidamente a este y cumplir eficientemente con sus tareas. Por lo que en el presente informe se plantea la Documentación necesaria en el proceso administrativo del Departamento de Hidráulica, los cuales brindan sin duda un aprovechamiento optimo de cada uno de los recursos tanto en material como en horas hombres.

Dentro de la Documentación presentada se encuentran las instrucciones de trabajo para los procesos administrativos del Departamento de Hidráulica, como lo son; la elaboración, seguimiento y control de los informes y ordenes de trabajo del Taller, la Dotación de Uniformes e Implementos de Seguridad, las solicitudes de Viáticos Nacionales e Internacionales, las solicitudes de Bienes, Materiales y/o servicios

comerciales, solicitudes de materiales al Almacén y la forma de medir y/o Reportar el comportamiento del Indicador establecido "Entrega de Informes".

Esta investigación se encuentra estructurada por capítulos. El Capítulo I se denomina Generalidades de la empresa, el Capítulo II "Planteamiento del Problema" en este se especifica el problema, los antecedentes, los objetivos, alcance, delimitación y justificación. En el capítulo III se encuentra el marco Teórico, el cual especifica las bases teóricas en las cuales se basa la investigación. El capítulo IV se denomina Marco Metodológico, en el cual encontramos el tipo de Investigación realizada, la muestra, las técnicas e instrumentos de recolección de lo datos, los recursos y procedimientos. En el Capítulo V se localiza la presentación de los resultados y la representación de la propuesta, en la cual se encuentran cada una de las instrucciones de trabajo levantadas en el Departamento de Hidráulica.

CAPÍTULO I

Generalidades de la empresa

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Electrificación del Caroní, C.A. (EDELCA), filial de la Corporación Eléctrica Nacional, adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Energía y Petróleo, es la empresa de generación hidroeléctrica más importante de Venezuela. Forma parte del conglomerado industrial ubicado en la región Guayana, conformado por las empresas básicas del aluminio, hierro, acero, carbón, bauxita y actividades afines.

EDELCA opera las Centrales Hidroeléctricas: Simón Bolívar en Guri, con una capacidad instalada de 9.715 Mw, considerada la segunda en importancia en el mundo, Antonio José de Sucre en Macagua con una capacidad instalada de 2.968 Mw y Francisco de Miranda en Caruachi que tiene una capacidad instalada de 2.160 Mw.

Su ubicación en las caudalosas aguas del río Caroní, al sur del país, le permite a EDELCA producir electricidad en armonía con el ambiente, a un costo razonable y con un significativo ahorro de petróleo.

Para transportar la energía eléctrica, EDELCA posee una extensa red de líneas de transmisión que superan los 5.700 Kms. cuyo sistema a 800 Kv es el quinto sistema instalado en el mundo con líneas de Ultra Alta Tensión en operación.

En la actualidad EDELCA aporta cerca del 70% de la producción nacional de electricidad a través de sus Centrales Hidroeléctricas Simón Bolívar en Guri, Antonio José de Sucre en Macagua y Francisco de Miranda en Caruachi.

OBJETIVO

El objeto principal de EDELCA es proporcionar a los consumidores un servicio seguro con la más alta calidad y la más avanzada tecnología, a fin de garantizar el suministro de energía eléctrica.

Todo esto ha sido logrado a través del cumplimiento de los siguientes objetivos:

• Lograr la satisfacción de los clientes mediante un servicio de excelente calidad.

• Garantizar la confiabilidad del sistema eléctrico.

• Mantener precios competitivos.

• Ser eficientes y rentables.

• Lograr un Recurso Humano idóneo y motivado que satisfaga las necesidades institucionales.

• Velar por la conservación y la protección de las cuencas y áreas de interés para la empresa.

• Aplicar la cobertura de los servicios de EDELCA, a un crecimiento número de clientes y sectores de la economía.

FUNCIONES

Las funciones que deben cumplir EDELCA son las siguientes:

• Ser una empresa líder en la prestación del servicio eléctrico.

• Garantizar la capacidad de generación y transmisión del servicio eléctrico en operación comercial, para vender a sus clientes energía eléctrica, cumpliendo así con los requerimientos de confiabilidad, calidad y productividad.

• Asegurar la ejecución de las obras del plan de desarrollo y del sistema eléctrico, para satisfacer las demandas futuras de electricidad y asegurar la calidad del servicio.

• Velar por el manejo integral de las cuencas hidroeléctricas, así como las zonas de ubicación se sus plantas de generación y de los sistemas de transmisión.

• Garantizar la disponibilidad y satisfacción de los recursos humanos.

• Ofrecer disponibilidad de los recursos financieros.

• Facilitar y garantizar los recursos materiales y/o servicios.

• Ser una empresa comprometida con la preservación del medio ambiente, con un mercado diversificado a nivel nacional e internacional orientada a la obtención de adecuados índices de calidad.

• Estar dotada de tecnologías de vanguardias y conformada por un recurso humano competente, que satisfaga a plenitud los requerimientos de sus clientes, empleados, accionistas, comunidades, proveedores y el desarrollo del país.

• Ser siempre líder en establecer metas de desarrollo.

MISIÓN

"Generar, transmitir y distribuir energía eléctrica de manera confiable; a través del esfuerzo de mujeres y hombres motivados, capacitados, comprometidos y con el mas alto nivel ético y humano; enmarcado todo en los planes estratégicos de la nación, para contribuir con el desarrollo social, económico, endógeno y sustentable del país".

VISIÓN

Empresa estratégica del estado, líder del sector eléctrico, pilar del desarrollo y bienestar social, modelo de ética y referencia en estándares de calidad, excelencia, desarrollo tecnológico y uso de nuevas fuentes de generación, promoviendo la integración latinoamericana y del caribe.

VALORES

Respeto

Trato justo, digno y tolerante, valorando las ideas y acciones de las personas, en armonía con la comunidad, el ambiente y el cumplimiento de las normas, lineamientos y políticas de la Organización.

Honestidad

Gestionar de manera transparente y sincera los recursos de la empresa, con sentido de equidad y justicia, conforme al ordenamiento jurídico, normas, lineamientos y políticas para generar confianza dentro y fuera de la organización.

Responsabilidad

Cumplir en forma oportuna, eficiente y con calidad los deberes y obligaciones, basados en las leyes, normas y procedimientos establecido, con lealtad, mística, ética y profesionalismo para el logro de los objetivos y metas planteadas.

Humanismo

Valoración de la condición humana, en la convivencia solidaria, sensibilidad ante las dificultades, necesidades y carencias de los demás, manifestada en acciones orientadas al desarrollo integral y al bienestar individual y colectivo.

Compromiso

Disposición de los trabajadores y la organización para cumplir los acuerdos, metas, objetivos y lineamientos establecidos con constancia y convicción, apoyando el desarrollo integral de la Nación.

Solidaridad

Actitud permanente y espontánea de apoyo y colaboración para contribuir a la solución de situaciones que afectan a los trabajadores y comunidades, para mejorar su calidad de vida.

Humildad

Capacidad de reconocer y aceptar las fortalezas y debilidades, expresadas en la sencillez de los trabajadores, que permita la apertura al crecimiento humano y Organizacional.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE EDELCA

Figura Nº 1

En la figura Nº 1, se encuentra la estructura organizativa de EDELCA, donde el Departamento de Hidráulica se encuentra adscrito a la Dirección de Expansión de Generación.

UBICACIÓN GEOGRÁFICA DEL DESARROLLO HIDROELECTRICO DEL BAJO CARONÍ.

Figura Nº 3 Central Hidroeléctrica "Simón Bolívar" Guri

Figura Nº 4 Central Hidroeléctrica "Francisco de Miranda" Caruachi

Figura Nº 5 Central Hidroeléctrica "Manuel Piar" Tocoma

Figura Nº 6 Central Hidroeléctrica "Antonio José de Sucre" Macagua

Las Figuras Nº 2 hasta Nº 7 muestran la ubicación geográfica del Desarrollo Hidroeléctrico del Bajo Caroní, así como las Fotografías aéreas de las Centrales Hidroeléctrica que opera EDELCA.

Figura Nº 7 Ubicación geográfica del Departamento de Hidráulica y Modelos hidráulicos.

DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO

Departamento de Hidráulica

El Departamento de Hidráulica de EDELCA viene desarrollado desde 1.975 la misión de estudiar y evaluar las estructuras hidráulicas tanto temporales como permanentes necesarias para el desarrollo de los diversos proyectos hidroeléctricos en la cuenca del río Caroní. Para cumplir con tal fin, el Departamento de Hidráulica cuenta con un área de 28.000 m2 en el que se encuentra ubicado el laboratorio de Hidráulica, lugar donde se ponen en

práctica a través de modelos físicos a escala todos los conocimientos y experiencias adquiridas en investigaciones teóricas y en simulaciones con modelos matemáticos; realizados por un grupo de Ingenieros Civiles y Mecánicos con una amplia experiencia en el campo de la Hidráulica. Todo ello con el fin de lograr resultados satisfactorios en la búsqueda de soluciones óptimas que garanticen tanto la rentabilidad del proyecto como la menor afectación posible al medio ambiente.

El monitoreo constante y sistematizado de estas estructuras ha permitido actualizar constantemente los criterios y procedimientos en el diseño a través de la correlación Modelo – Prototipo.

Objetivo

Coordinar, elaborar, realizar y dirigir los estudios de Ingeniería Hidráulica de los proyectos asignados durante las etapas de diseño, construcción, puesta en marcha y/ú operación, con el fin de garantizar el óptimo funcionamiento de las estructuras hidráulicas provisionales y permanentes.

Funciones

• Coordinar, elaborar, realizar y dirigir las actividades relacionadas con los diseños hidráulicos de las estructuras asociadas a los proyectos asignados al departamento.

• Ejecutar los estudios hidráulicos en apoyo a los estudios de factibilidad de las obras hidroeléctricas de acuerdo a las diferentes opciones presentadas.

• Realizar estudios de esquemas de desvío.

• Definir el alineamiento de las ataguías de desvío.

• Establecer los criterios para el estudio y la determinación del caudal máximo de desviación durante la construcción.

• Evaluar opciones y propuestas relacionadas con los aspectos Hidráulicos de los proyectos.

• Establecer los niveles y las velocidades a lo largo de las ataguías.

• Establecer la capacidad de descarga del aliviadero y/o estructuras de desvío.

• Fijar los criterios generales en cuanto a la ubicación y tipos de aliviaderos y otras estructuras hidráulicas a utilizar en los proyectos hidroeléctricos.

• Estudiar la disipación de energía.

• Diseñar las pilas y los estribos.

• Estudiar y programar los esquemas de cierre.

• Definir los niveles de Casa de Máquina.

• Seleccionar y ubicar de forma optima las estructuras hidráulicas.

• Estudiar la Influencia de la descarga del aliviadero en el funcionamiento de la Casa de Máquinas.

• Estudiar los vórtices de superficie libre, inducidos por apertura de compuertas.

• Estudiar la aireación.

• Estudiar los efectos de las presiones estacionarias y dinámicas.

• Estudiar y definir la trayectoria del chorro.

• Estudiar las fuerzas Hidrodinámicas en las compuertas.

• Establecer el funcionamiento y comportamiento de las estructuras hidráulicas.

• Estudiar las vibraciones en las compuertas.

• Definir la dinámica del río y canales.

• Establecer los criterios de diseño para los cálculos del borde libre de los embalses.

• Preparar las especificaciones técnicas para la construcción y/o mantenimiento de los diferentes modelos hidráulicos.

• Asegurar que los trabajos de mantenimiento y construcción de los modelos hidráulicos se ejecuten dentro de los parámetros y especificaciones establecidas en el contrato.

• Ejecutar los ensayos hidráulicos en modelo físico a escala reducida.

• Conceptuar, elaborar y realizar estudios en los modelos matemáticos de las obras hidráulicas.

• Prestar asesoramiento sobre problemas de Ingeniería Hidráulica a las unidades y entes que así lo requieran.

• Efectuar análisis de roturas de presas.

• Supervisar y monitorear la construcción de los prototipos de las obras hidráulicas con el fin de garantizar la calidad de su ejecución.

• Ejecutar los estudios hidráulicos de las estructuras de las obras en operación, para evaluar su estado y emitir las recomendaciones y ajustes pertinentes.

• Elaborar informes técnicos, planos, esquemas, cálculos, análisis, especificaciones técnicas, y/o memoranda de diseño relacionada con los proyectos hidráulicos.

• Realizar cualquier otro estudio, según requerimientos.

CAPÍTULO II

Planteamiento del problema

ANTECEDENTES

Las instrucciones de trabajo son herramientas útiles y necesarias que permiten llevar un control eficiente de las actividades a determinada unidad organizativa, el cual debe cumplir con los lineamientos exigidos por el mismo, y a su vez deben cumplir con la optimización y ejecución de los objetivos establecidos en cualquier unidad organizativa.

Anteriormente se han realizado estudios de esta índole en el Departamento de Hidráulica específicamente en el proceso medular, sin ejecutar estos en el área administrativa del Departamento. En tal sentido es necesario realizar un estudio detallado para mantener un seguimiento y control de los procesos administrativos.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Actualmente el mundo se encuentra en un entorno globalizado, el cual trae consigo cada día ruptura de paradigmas que conllevan a los avances tecnológicos, que traen cambios inmediatos en los sistemas de información dentro de una organización, es importante adaptarse a estos cambios para mejorar y optimizar la calidad de servicios prestados haciéndolos más

eficientes y productivos para facilitar el proceso del control interno dentro de la organización; ya que se han asumido nuevos métodos y procedimientos para asegurar la efectividad, eficiencia, calidad y legalidad de las operaciones.

Es importante recalcar que el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también fomentar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias de la alta Gerencia.

En Venezuela, la empresa Electrificación del Caroní, C.A (EDELCA), desde sus inicios se ha destacado por ser una organización con una estructura dinámica y moderna, donde sobresale la eficacia y transparencia de su gestión. Se puede afirmar que sus logros los ha obtenido como resultado de la aplicación de un conjunto de políticas coherentes y acertadas, que son ejecutadas por las unidades organizativas que conforman la empresa.

En EDELCA existe una estructura organizativa donde se encuentra el Departamento de Hidráulica, adscrito a la División de Ingeniería Básica. El mismo ejecuta estudios de ingeniería e investigación aplicada en el campo de la hidráulica de presas en las etapas de proyecto, construcción y operación final de las Centrales Hidroeléctricas ubicadas en el Río Caroní.

El Departamento de Hidráulica ejecuta sus acciones sobre la base de un presupuesto anual, que es formulado considerando metas y objetivos operativos planificados previamente, sin embargo, se ha observado que dentro del proceso administrativo no se evidencia los lineamientos o

instrucciones de trabajo que permitan el uso eficiente de los formularios establecidos, lo que impide al personal administrativo obtener mayor eficiencia y eficacia de las actividades realizadas.

Por lo tanto, el objetivo del presente proyecto es estudiar la estructura y división organizacional del Departamento de Hidráulica para fortalecer los procesos administrativos.

En este sentido, con el presente estudio se pretende documentar por medio de instrucciones de trabajo, instructivos y formularios los procesos administrativos, con el fin de garantizar que el Departamento de Hidráulica cumpla con los objetivos y metas propuestas en un marco de legalidad, transparencia y efectividad.

Con el planteamiento realizado se generan las siguientes interrogantes de investigación:

¿Existen normativas que permitan al Departamento de Hidráulica obtener un funcionamiento eficiente?

¿Cuales son las actividades administrativas que se ejecutan en el Departamento de Hidráulica?

¿Posee el Departamento procedimientos que le permitan obtener un control de todas sus actividades?

¿Cual es la situación actual del Departamento de Hidráulica?

¿Existen indicadores de medición que permitan evaluar el mejoramiento de cada una de las actividades del Departamento?

¿Los formularios establecidos cumplen con las necesidades y optimización de las actividades del Departamento?

¿Existen instrucciones de trabajo que describan las tareas que realiza el área administrativa del Departamento?

ALCANCE

La investigación abarca la actualización y optimización del proceso administrativo del Departamento de Hidráulica (EDELCA). Lo que incluye realización de instrucciones de trabajo, actualización de formularios e instructivos de los procesos administrativos.

DELIMITACIÓN

Esta investigación se lleva a cabo en el Departamento de Hidráulica de EDELCA en Macagua.

JUSTIFICACIÓN

Los procesos administrativos que se desarrollan en el Departamento de Hidráulica adolecen de instrucciones de trabajo, por lo que; constituye gran importancia para el departamento obtener la documentación adecuada que le permita ejecutar eficientemente sus tareas respectivas.

Esta investigación es factible, debido a que; las instrucciones de trabajo son instrumentos que permiten un uso eficiente del tiempo y recursos permitiendo una optimización en sus procesos administrativos, a su vez esta

investigación es viable, ya que; cuenta con los recursos y disposición necesarios para su realización.

OBJETIVOS

Objetivo General

Evaluar y elaborar el sistema de control interno administrativo del departamento de Hidráulica, adscrito a la División de Ingeniería Básica perteneciente a la División de Expansión de Generación de Electrificación del Caroní, C.A. (EDELCA).

Objetivos Específicos.

• Identificar las normativas legales del sistema de Control Interno empleado en el Departamento de Hidráulica de EDELCA.

• Identificar las actividades administrativas que se realizan en el Departamento de Hidráulica.

• Determinar un eficaz sistema de control interno por medio de las instrucciones o procedimientos de trabajo.

• Analizar la situación actual del sistema de control.

• Medir el indicador establecido para la entrega de Informes.

• Establecer formularios que ayuden a optimizar el procedimiento de las actividades que se realizan.

• Elaborar instrucciones para el correcto funcionamiento de los formularios a diseñar.

CAPÍTULO III

Marco teórico

BASES TEÓRICAS

Procedimiento

Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente.

Y puede referirse a:

• Subrutina en programación.

• Procedimiento efectivo en teoría de la computación.

• Procedimiento administrativo.

• Gestión de la Calidad. Procedimiento.

• Procedimiento judicial.

• Procedimiento pedagógico.

• Procedimiento médico.

Proceso

Conjunto de actividades que utiliza recursos para transformar insumos en producción. En esencia, un proceso describe la manera en que se realizan las cosas.

Objetivo

Perteneciente o relativo al objeto en sí y no a nuestro modo de pensar o sentir.

El término Objetivo puede designar a:

• Un propósito o meta.

• Un conjunto de lentes en fotografía (Objetivo (fotografía));

• Resultado que una entidad o institución aspira lograr a través del cabal discernimiento de su misión.

• Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos. El objetivo debe responder a la pregunta "qué" y "para qué".

• Objetivo, aquello que tiene Objetividad.

Clasificación de los objetivos

• 1. Objetivos primarios: por lo general están relacionados con una compañía no con un individuo. Por ejemplo: proporcionar bienes y servicios para el mercado realizando una utilidad al proveer tales bienes y servicios, se les ofrece a los consumidores lo que desean y se pueden dar recompensas a los miembros participantes de la compañía.

• 2. Objetivos secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la

eficiencia y la economía en el desempeño del trabajo de los miembros organizacionales.

• 3. Objetivos individuales: Como lo implica su nombre, son los objetivos personales de los miembros individuales de una organización sobre una base diaria, semanal, mensual o anual. Dependiendo del punto de vista que se tome se alcanzan siendo subordinados a los objetivos primarios o secundarios de la organización o haciendo que tales objetivos apoyen en forma realista la realización de los objetivos individuales. Las necesidades que un individuo intenta satisfacer trabajando en una organización en las relaciones entre el incentivo de una organización y las contribuciones individuales son interdependientes.

• 4. Objetivos Sociales: se refieren a las metas de una organización para la sociedad, se incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de requerimientos establecidos por la comunidad y varias dependencias gubernamentales que se refieren a la salud, seguridad, practicas laborales, reglamentación de precios y contaminación ambiental. Además se incluyen los objetivos orientados a aplicar el mejoramiento social, físico y cultural de la comunidad.

Formulario

Es una plantilla o página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar los espacios libres con la información personal requerida.

Es un conjunto de objetos y procedimientos que se utilizan como diseño de presentación al usuario.

Diseño de formulario

El propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa, así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información.

Instrucciones de trabajo

Documentos que describen las actividades y tareas específicas dentro de una organización. Contienen gran cantidad de detalles, en otras palabras; las instrucciones de trabajo son aquellas donde se desarrollan secuencialmente los pasos a seguir para la correcta ejecución de una tarea.

Para la elaboración e implantación de las instrucciones de trabajo se deben seguir los siguientes pasos:

Determinación de las tareas objeto de la instrucción de trabajo.

El primer paso para iniciar la elaboración de instrucciones es establecer un listado de aquellas actividades, tareas o aspectos que la requieran. Se han de elaborar las instrucciones estrictamente necesarias. Es importante no caer en un exceso de sistematización y protocolos, que pueda ir en detrimento de lo verdaderamente significativo. Como criterios generales en la elaboración de instrucciones de trabajo se tendrán en cuenta los siguientes:

• No será preciso elaborar un procedimiento para determinada tarea si la realiza siempre personal con suficiente y demostrada formación y experiencia, como para que les resulte trivial y sea impensable cometer errores relevantes en su ejecución. No obstante si la tarea es crítica y puede repercutir significativamente en la calidad y seguridad del trabajo deberá protocolizarse.

• No debiera caerse en un abuso de la normalización si no hay una repercusión directa en la calidad del trabajo.

• Se procurará que la normalización de las tareas no conlleve una limitación considerable de la aportación personal y de la creatividad del trabajador. Es preciso normalizar estrictamente lo necesario.

Planificación de la elaboración de instrucciones.

Una vez dispuesta la lista de tareas se cree conveniente realizar instrucciones de trabajo, se deberá fijar una priorización en función de su importancia, nivel de riesgo, frecuencia de ejecución y otros aspectos que determinen el grado de necesidad de dicha instrucción escrita. Una vez realizada esta priorización se designaran los responsables e implicados en la elaboración y los plazos correspondientes, estableciéndose así un plan de trabajo de la elaboración de las instrucciones.

Estudio o análisis de la tarea a sistematizar.

Se realizará un estudio de la tarea objeto de instrucción antes de proceder a su redacción. Se debe efectuar un análisis detallado de los posibles riesgos que pudieran derivarse en la ejecución de dicha tarea teniendo en cuenta tanto los posibles riesgos que pudieran derivarse en la ejecución de dicha tarea teniendo en cuenta tanto los factores

técnicos como humanos que inciden en cada uno de los posibles peligros.

Para ello, es fundamental no solo la propia experiencia o buenas prácticas del trabajador, sino también las indicaciones o recomendaciones que respecto a una máquina, equipo o sustancia nos aporta el fabricante o suministrador. Los manuales de instrucciones del fabricante, las fichas de seguridad y etiquetado son documentos básicos a consultar a la hora de determinar los aspectos importantes a incluir en la instrucción.

Aquellos aspectos de seguridad a tener en cuenta debieran ser destacados dentro del propio contexto de la instrucción de trabajo, para que el operario sepa como actuar correctamente en las diferentes fases de la tarea y además perciba claramente las atenciones especiales que debe tener en momentos u operaciones claves para su seguridad personal, la de sus compañeros y la de las instalaciones.

Las normas de seguridad debieran estar integradas dentro de la estructura secuencial de la instrucción de trabajo. Sin embargo también se podrían desarrollar en un apartado específico.

Redacción de la instrucción de trabajo

La redacción de una instrucción ha de ser lo mas sencilla y clarificadora posible indicando, paso por paso, todo lo que hay que seguir para la consecución del objetivo de la misma. Una instrucción bien redactada y estructurada debería facilitar que hasta una persona no entendida en la materia pudiese conocer la actividad tan solo leyéndola. Las tareas que daban realizarse por personal autorizado con la formación o experiencia necesarias, se deben hacer constar

claramente en la instrucción de trabajo. También deberá costar si para la realización del trabajo se requieren medios y equipos de protección personal. Para facilitar la comprensión se puede recurrir a dibujos, esquemas, diagramas, cuadros, u otros.

Documentación

Se puede definir a grandes rasgos como la ciencia del procesamiento de la información. La Documentación es toda una ciencia, al ser integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito 'multi' o interdisciplinar.

Control

Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Es decir, el control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Importancia del control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

• Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización.

• Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes.

• Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas.

• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Pasos del proceso de control

El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la

manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

• Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.

Esto es importante por los siguientes motivos:

• Las metas definidas en forma vaga.

• Las metas enunciadas con exactitud.

• Los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y métodos que se pueden usar para medir los resultados.

• Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control"

• Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización.

• Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

Normalización

La redacción y aprobación de normas que se establecen para garantizar el acoplamiento de elementos construidos independientemente, así como garantizar el repuesto en caso de ser necesario, garantizar la calidad de los elementos fabricados y la seguridad de funcionamiento.

La normalización es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:

• Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios.

• Unificación: Para permitir la ínter cambiabilidad a nivel internacional.

• Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y preciso

Norma

Una Norma es un documento técnico establecido por consenso que:

• 1. Contiene especificaciones técnicas de aplicación voluntaria.

• 2. Ha sido elaborado con la participación de las partes interesadas Fabricantes.

• 3. Se basa en los resultados consolidados de la ciencia, la tecnología y la experiencia.

• 4. Provee para el uso común y repetitivo, reglas, directrices o características dirigidas a alcanzar el nivel óptimo de orden en un contexto dado.

• 5. Es aprobada por un organismo reconocido.

Las normas ofrecen un lenguaje común de comunicación entre las empresas, los usuarios y los consumidores, establecen un equilibrio socioeconómico entre los distintos agentes que participan en las transacciones comerciales, son la base de cualquier economía de mercado y, un patrón necesario de confianza entre cliente y proveedor.

CAPÍTULO IV

Marco metodológico

INVESTIGACIÓN

La Investigación es la búsqueda intencionada de conocimientos o soluciones a problemas.

TIPO DE INVESTIGACIÓN

El tipo de investigación realizada abarca los siguientes:

Exploratoria

Esta investigación es de tipo exploratoria, ya que; permite inspeccionar cómo se realizan los procesos administrativos del Departamento de Hidráulica, lo que permitirá obtener la información requerida para la ejecución de este informe.

Aplicada

Porque surge el propósito y la necesidad de tener instrucciones de trabajo o procedimientos actualizados aplicable para brindarle al Departamento de Hidráulica la existencia de un procedimiento general óptimo basado en la ejecución y aplicación de formularios, instructivos e instrucciones de trabajo que permitan la optimización y control de los procesos administrativos.

Proyectiva

Es proyectiva ya que, en este informe se busca proponer instrucciones de trabajo con la finalidad de llevar un seguimiento a los procesos administrativos y a su vez actualizar o adaptar a las necesidades y especificaciones del departamento formularios e instructivos, que permitan un mayor cumplimiento a los procesos administrativos.

Descriptiva

Debido a que, el presente informe busca contener información detallada como debe ser ejecutado el proceso administrativo a través de instrucciones de trabajo.

DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

Esta investigación, es de diseño documental, ya que; consiste en la búsqueda, recuperación, análisis e interpretación de datos secundarios, los obtenidos y registrado por otros investigadores en fuetes documentales, como lo son impresas, audiovisuales o electrónicas.

POBLACIÓN Y MUESTRA

En la presente investigación, la población esta representada por los procesos del Departamento de Hidráulica, La muestra en estudio de esta investigación son los procesos administrativos del Departamento de Hidráulica, como lo son: Elaboración de Informes, Dotación de Uniformes e Implementos de Seguridad, Solicitud de Bienes (activos), Materiales, y/o Servicios Comerciales, Solicitud de Materiales, Solicitud de Viáticos

Nacionales e internacionales, Solicitud de orden de Trabajo del Taller y medición del indicador establecido.

TÉCNICAS Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Las técnicas de recolección de datos utilizadas en la presente investigación son:

La entrevista: Fue empleada para obtener la información necesaria de cada uno de los procesos administrativos que se desarrollan en el Departamento de Hidráulica.

La observación: Esta fue empleada para obtener conocimientos de como se están realizando los procesos administrativos, quien los esta realizando, cuando los esta realizando y cuanto tiempo tarda en realizarlos.

Intranet: EDELCA cuenta con una página electrónica en la que posee mucha información acerca de los procesos, áreas, reglamentos, datos históricos, así como la misión, visión, reseña histórica. etc.

RECURSOS

• Computador disponible para la realización de las actividades.

• Dotación de implementos o material de apoyo disponible.

• Disponibilidad del personal que labora en el departamento para la recolección de la información necesaria para la investigación.

PROCEDIMIENTO METODLÓGICO:

• 1. Revisión de informes realizados anteriormente en el Departamento del tema en estudio.

• 2. Revisión de la documentación de la Intranet.

• 3. Realización de entrevistas no estructuradas al personal encargado de los procedimientos administrativos.

• 4. Revisión y actualización de los formularios establecidos en el Departamento.

RESULTADOS ESPERADOS.

• Documentar las actividades administrativas del Departamento de Hidráulica.

• Tomar las correcciones necesarias e implementar la Documentación establecida en el presente informe.

CAPITULO V

Situación propuesta

PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS