Fundamentos teóricos relacionados con el control interno y la auditoría

Aportar elementos teóricos sobre el control interno y los sistemas diversos utilizados por el hombre para controlar su actividad económica fundamental es el objetivo esencial de este capítulo.

En la revolución industrial para controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por máquinas manejadas por varias personas, surge la necesidad de establecer controles y sistemas de control que contribuyeran al desarrollo cada vez más eficiente de las producciones en cada una de las industrias.

Se piensa que el control interno, surge con la partida doble que fue una de las medidas de control, pero que no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para el mismo.

Antecedentes e Importancia del Control Interno.

En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros observamos la contabilidad de partida simple. En la Edad Media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios, en Venecia, donde en 1494, el Franciscano Fray Lucas Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo, escribió un libro sobre la contabilidad de partida doble.

La definición formal de Control Interno, publicada originalmente en 1949 y repetida en subsiguientes publicaciones, sirve como punto de partida para explicar la función del control interno. Los problemas y las soluciones de una empresa tienden a cambiar en la medida en que se incrementan el número de empleados, las cifras de ventas y la complejidad de las operaciones. Según Greiner (1972),.."…las organizaciones que no crecen en tamaño pueden conservar los mismos instrumentos de dirección y prácticas a lo largo de largos periodos de tiempo. La implantación de un sistema de control interno ha adquirido especial importancia y ha ido ampliando sus ámbitos de aplicación, en la medida en que el incremento de la dimensión empresarial ha supuesto un distanciamiento por parte de los propietarios, en el control día a día, de las operaciones que se producen en la empresa…" Greiner (1972).

En el proceso de Control se realiza una labor de organización orientada a cumplir las decisiones adoptadas, se revelan las dificultades que surgen al llevar a la práctica las tareas planteadas y señalan las medidas para vencer las dificultades.

El Control contribuye en gran medida a elevar el sentido de responsabilidad de los ciudadanos ante la sociedad en la disciplina y la honestidad. Las funciones del control interno, tal y como se manifiestan desde inicios de la década del noventa, eran prácticamente desconocidas hace unos cien años. Sin embargo queda claro que algunas medidas de Control Interno implementadas en algún momento por los hombres de negocios antiguos han sido detalladas en la historia de la humanidad. Siendo cierta la afirmación de Collins y Valin (1979) al manifestar que la noción de Control Interno es tan antigua como la contabilidad. Hay información de que en (1280) el Papa Nicolás II hacía levantar por su notario, un duplicado de todas las recaudaciones y de los pagos, con el fin de verificar la exactitud y el rigor del trabajo de sus propios administradores. Los romanos cumplían en aquellas épocas tan remotas uno de los requisitos inherentes a todo sistema de control interno, como el de la división de responsabilidades. Mientras que la autorización de los gastos y de los impuestos era responsabilidad del senado romano, los fondos eran custodiados por los administradores de la asamblea legislativa. En época de los Médicis, en el siglo XV, Cañibano Calvo, L., y otros (1983), introdujeron un control sobre las cantidades de materas primas puestas en fase de fabricación, en sus fábricas de tejidos, cotejando las cantidades suministradas a cada puesto de trabajo con las unidades fabricadas por el mismo. Como se aprecia el control no tenía más objetivo que limitar el riesgo de errores y fraudes, manteniéndose este enfoque hasta finales del siglo XIX. Con el transcurso de los años el Control Interno ha crecido, generando expectativas diferentes entre empresarios y profesionales por lo que esto ha propiciado una evolución en la noción del Control Interno. Es así como en algunas preguntas realizadas hace ya varios años a diferentes autores sobre la definición exacta del Control Interno se ha podido apreciar como existían algunas discrepancias entre ellos, como puede verse seguidamente:

Fowler Newton (1976), define el Control Interno como "el conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr a través de una efectiva planificación, ejecución y control del ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización".

Por su parte Holmes (1970), considera el control interno como "una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos y ofrecer seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización". Estos objetivos han de lograrse mediante los controles de procedimientos internos de la Empresa. Gómez Morfin (1968), lo define de la siguiente manera: "El Control Interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración". Esta definición ha sido asumida por el Instituto de Auditores Internos de México. La definición clásica de (1947) del ICPA (American Institute of Certified Public Accouuntants) ha sido una de las más ampliamente aceptadas y dice: "El Control Interno comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados que se adoptan en el seno de un negocio para salvaguardar los activos, comprobar la exactitud y fiabilidad de los asientos contables, procurar la eficiencia operativa y alentar la observancia de las políticas ejecutivas prescritas… Un sistema se extiende más allá de las materias relacionadas directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas."

Las referencias sobre el tema en estudios del "Profesor A. López de SA. Año 1974. Curso de Auditoria "plantea que es así como el Control Interno ha llegado a ser preocupación de las entidades en mayor o menor grado, con diferentes enfoques y terminología, lo que ha permitido que al pasar del tiempo se hayan planteado diferentes concepciones acerca del Control Interno, sus principios y elementos que se deben conocer e instrumentar en la entidad cubana actual. El control contable se describe en el SAS Núm.1 (AU320.28) planteado en el Tomo I de Auditoría tercera edición como que actualmente constituye una necesidad insoslayable la generalización de efectivos sistemas de control Interno en la economía cubana. El Ministerio de Finanzas y Precios define al control interno como:

El conjunto de medidas destinadas a:

Ø Proteger los recursos contra los desperdicios, fraudes y el uso indebido e ineficiente. Promover la exactitud y la confiabilidad de los registros contables.

Ø Alentar y medir el cumplimiento de las disposiciones de los organismos estatales que le atañen y de la política, normas e instrucciones de sus organismos ramales, uniones y la propia entidad.

Ø Evaluar la eficiencia de las operaciones; Coadyuvar a que la información que se brinda a la administración sea correcta y veraz.

No es muy diferente la definición adoptada por Meigs, Larsen y Meigs (1977) derivada de la emitida por el AICPA en 1947, donde subrayan sobre el control interno: "Todas las medidas usadas en un negocio para los propósitos de: Salvaguardar sus recursos de ser desperdiciados, infrautilizados e ineficientes; promover seguridad y fiabilidad en la contabilidad y en los datos de las operaciones; animar y medir el cumplimiento de acuerdo a la política de la compañía y juzgar la eficacia en todas las divisiones del negocio." Queda claro que los autores han reconocido que el Control Interno se extiende más allá de las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas, debido esto al crecimiento que existe en el mundo de la economía con la aparición de grandes organizaciones empresariales, que abarca una gran variedad de operaciones técnicas especializadas y contando con un gran número de trabajadores y delegaciones en diferentes puntos geográficos, por lo que fue necesario hacer un estudio riguroso al que fue sometido por la comisión COSO (Committee of Sponsorin Organizations) con el objetivo de definir un nuevo marco conceptual del Control Interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, al nivel de las organizaciones públicas o privadas, de la auditoría interna o externa, o de los niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una visión integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados y a propuesta de esta el enfoque de la definición de Control Interno, toma así un nuevo concepto que brinda una estructura común logrando una amplia aceptación internacional. Cooper and Lybrand (1996) en estudio define el Control Interno como: …." un proceso que lleva a cabo el Consejo de Administración, la dirección y los demás miembros de una entidad, con el objeto de proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de los objetivos en los siguientes ámbitos o categorías:

Ø Eficacia y eficiencia de las operaciones;

ØFiabilidad de la información financiera, y

Ø Cumplimiento de las leyes y reglamentos.

Una vez establecido y dejado claro el significado del Control Interno es bueno verlo también desde un punto de vista financiero donde Holmes (1994), lo define como: "Una función de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización". Asimismo, el concepto de Control Interno emitido por Redondo (1993), es: "se debe hacer un estudio y una evaluación adecuada de Control Interno existente, como base para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarán los procedimientos de auditorías".

Dentro de esta perspectiva Catácora (1996), señala que: "un sistema de Control Interno se establece bajo la premisa del concepto de costo / beneficio. El postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos". Es notorio manifestar, que el Control Interno tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa. Un aspecto de relevancia en la definición es que se trata de un proceso, donde los controles son una serie de acciones, cambios o funciones que en su conjunto, conducen a cierto fin o resultado. Esto convierte al Control Interno en un sistema integrado de materiales, equipo, procedimientos y personas. Unido a esto, Poch (1992), expresa "el control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos." Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, Leonard (1990), asegura "los controles es en realidad una tarea de comprobación para estar seguro que todo se encuentra en orden.". Es bueno resaltar que si los controles se aplican de una forma ordenada y organizada, entonces existirá una interrelación positiva entre ellos, la cual vendría a constituir un sistema de control sumamente más efectivo. Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así su reiteración.

La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (1994), la define como: "El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa".

El boletín el control interno emitido por un grupo de autores mexicanos en al año 2007 llamado "un instrumento eficaz para la toma de decisiones" plantea lo siguiente respecto a las herramientas que se utilizan en la evaluación de este: El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable, para el uso de los directivos en la toma de decisiones y proteger a las entidades en contra de los errores y fraudes, la base fundamental para el funcionamiento de los métodos de control interno radica en la organización con miras a la consecución de objetivos en las siguientes áreas:

Ø Efectividad y eficiencia en las operaciones.

Ø Confiabilidad en la información financiera.

Ø Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

Con la aparición del Socialismo no desaparecen los controles, sino que se hacen necesarios. Su desenvolvimiento en la Sociedad Socialista puede se orientado eficazmente solo a condición de que los trabajadores tengan un alto grado de organización y que el individuo posea un elevado sentido del deber ante la Sociedad.

En la Resolución Económica del V Congreso del Partido define el control como: "El control oportuno y eficaz de la actividad económica; es esencialmente para la dirección a cualquier nivel, es el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de comprobaciones externa".

Definición de Control Interno según las normas COSO: El control interno es parte de dichos procesos y está integrado a los mismos, permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en cada momento. Constituye una herramienta útil para la gestión, pero no es un sustituto de ésta. Los controles internos no deben ser añadidos sino incorporados a la infraestructura de una entidad, de manera que no entorpezcan sino que favorezcan la consecución de los objetivos de la entidad; el hecho de "incorporarlos" permitiría identificar desviaciones de los costos en actividades operativas básicas, y además se agilizaría el tiempo de respuesta para solucionar estas desviaciones o cosos innecesarios. Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos. En cada área de la organización, la persona encargada de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en su cumplimiento participan todos los trabajadores de la entidad independientemente de categoría ocupacional que tengan. El Control es una responsabilidad de los que dirigen las actividades operacionales y técnicas, dado que es allí donde se utilizan los recursos humanos, materiales y financieros para la producción y los servicios, y por tanto debe garantizar que el control sea realmente efectivo.

El Control Interno es preocupación de las entidades, en mayor o menor grado, con diferentes enfoques y terminologías, lo que ha permitido que al pasar del tiempo se haya planteado diferentes concepciones acerca del control interno, sus principios y elementos que se deben conocer e instrumentar en la entidad cubana actual.

Control Interno: Incluye el plan de organización de todos los métodos y medidas de coordinación acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas Gerenciales establecidas. Además, es el proceso integrado a las operaciones efectuadas por la Dirección y el resto del personal de la Empresa.

El control interno abarcará todas las funciones y actividades administrativas, económicas, financieras o contables, por lo que se convierte en un sistema integrado que interrelaciona y verifica todas las funciones de la organización.

Limitaciones del control interno:

Ø El concepto SEGURIDAD RAZONABLE está relacionado con el reconocimiento explícito de la existencia de limitaciones inherentes del control interno.

Ø En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultado de interpretaciones erróneas de instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción y fatiga.

Ø Las actividades de control dependientes de la separación de funciones, pueden ser burladas por colusión entre empleados, es decir, ponerse de acuerdo para dañar a terceros.

Ø La extensión de los controles adoptados en una organización también está limitada por consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible establecer controles que proporcionan protección absoluta del fraude y del desperdicio, sino establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos. · Es un método infalible para garantizar el control, ya que puede ser vulnerado si existe la colusión, que no es más que el acuerdo o trato entre varias personas para quebrantar lo establecido y beneficiarse.

Qué se puede lograr con el control interno

El control interno pude ayudar a que una organización:

1. Consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento

2. Pueda prevenir pérdidas de recursos

3. Obtenga información contable confiable

4. Refuerce la confianza en que la empresa cumple las leyes y normas aplicables.

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

La organización estructuralmente adecuada, varía de acuerdo con el tipo de las empresas, con su tamaño, con el grado en el cual quedan divididas sus operaciones, el establecimiento de líneas de autoridad y responsabilidad en una entidad hacen que la organización sea más eficaz. De acuerdo al tamaño o complejidad de una entidad, la división por departamentos es imprescindible ya que esto facilita la conducción de las operaciones, con el establecimiento de la responsabilidad, debe ir ligada la delegación de autoridad. La responsabilidad y la delegación de autoridad deben quedar claramente definidas y, hasta donde sea posible, dejarlas aclaradas ya sea en un organigrama o en una nota escrita, los cuales sean accesibles a los interesados. Cabe aclarar, que la responsabilidad no termina con los jefes de departamento, dentro de un departamento determinado, debe involucrar a los trabajadores, la responsabilidad debe ir hacia abajo, pero siempre dentro de una línea continua, la base para la separación de funciones descansa en la premisa de que ningún departamento deberá controlar los registros contables relativos a sus propias operaciones.

Sistemas de control interno.

En estudio realizados sobre los sistemas de control interno se identificó que unos de los propósitos fundamentales de la Resolución 26/06 del Ministerio de Auditoría y Control encargada de establecer la metodología para la auditoría de gestión está encaminado a enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad , la detección temprana de desviaciones o Áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos administrativos y de servicios y la aplicación de medidas que sean necesarias de manera oportuna . Además surge la necesidad de poseer sistemas integrales que faciliten la medición del desempeño de la entidad, tanto desde el punto de vista administrativo como organizacional y sirvan de apoyo a los administradores en la toma de decisiones.

Un adecuado Sistema de Control Interno es parte importante de una Entidad bien organizada, pues garantiza la salvaguarda de los bienes y hace confiable los registros y resultados de la Contabilidad, que son indispensable para la buena marcha de cualquier Entidad. Cuando los negocios crecen y el volumen de sus operaciones lo permite, se reconocen universalmente, las ventajas de los controles. No se concibe una Entidad que, previo al proceso de implantación del Sistema de Perfeccionamiento Empresarial, no tenga diseñado, según sus características y funcionamiento adecuado, su propio Sistema de Control Interno. Un Sistema de Control Interno bien planeado y responsablemente ejecutado puede brindar, si ese está alertas, las evidencias para corroborar la ocurrencia de anormalidades e irregularidades.

La no observancia de los Principios de Control Interno en la elaboración y aplicación de los procedimientos, normativas, mecanismos, planes, plantillas de cargos y otros que conformen el Sistema de Control Interno de las entidades, posibilita el desvío y uso indebido de los recursos y la ocurrencia de hechos delictivos, atentando contra la integridad de los dirigentes y trabajadores y propiciando su corrupción.

Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana de desviaciones o áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de servicios, y la aplicación de las medidas que sean necesarias de manera oportuna. Es por esto la importancia de tener un buen Sistema de Control Interno en las organizaciones, debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real del resultado final de las mismas en el proceso productivo, he aquí la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización. Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando sistemas de controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa y brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. En el sitio Web gerencie.com los colaboradores de este sitio plantean que existen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como tal sea totalmente confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de incertidumbre, estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de decisiones erróneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias personas, es por ello que es muy importante la contratación de personal con gran capacidad profesional, integridad y valores éticos así como la correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas donde se interrelacionan unas con otras con el fin de que no se rompa la cadena de control fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo, cada persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y efectividad de la cadena. Cabe destacar que la responsabilidad principal en la aplicación de un adecuado sistema de control interno en la organización debe estar siempre en la cabeza de la administración o alta gerencia, una responsabilidad que hasta ahora se habían dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administración tenga claro en qué consiste el control interno como un sistema para que pueda actuar al momento de su implantación. También debe existir un compromiso real a todos los niveles de la empresa, siendo función de los departamentos de calidad y auditoría interna o quien sea designado por la administración se realicen adecuadas evaluaciones o supervisión independiente del sistema con el fin de garantizar la actualización, eficiencia y existencia a través del tiempo. Estas evaluaciones al sistema de control interno (SCI) pueden ser continuas o puntuales, sin tener una frecuencia predeterminada o fija, así mismo es conveniente mantener una correcta documentación con el fin de analizar los alcances de la evaluación, niveles de autorización, indicadores de desempeño e impactos de las deficiencias encontradas, y de esta manera deben ser comunicadas para que se adopten las medidas de ajuste correspondientes. Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información pueden ser tanto las personas responsables de la función o actividad implicada como las autoridades superiores.

La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir y vigilar la observancia de valores éticos aceptados, que constituyan un sólido fundamento moral para su conducción y operación. Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso personal.

Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser analizadas profundamente por los miembros de la alta dirección para adoptar las direcciones correctivas pertinentes.

Estos análisis deben detectar en un momento oportuno, como los cambios internos o externos del contexto empresarial pueden afectar el desarrollo o aplicación de las políticas en función de la consecución de los objetivos para su correcta evaluación.

Por mucho tiempo el alcance del sistema de control interno estuvo limitado en las áreas económicas, se hablaba de control interno y se tenía la cultura inherente a las actividades de la contabilidad y finanzas; el resto de las áreas operacionales y de hechos sus trabajadores no se sentían involucrados. No todos los directivos de las organizaciones veían en el sistema de control interno un instrumento de gestión capaz de ser utilizado para lograr la eficiencia y eficacia de las operaciones que se habían propuesto.

En el libro de texto de Auditoría I capitulo ocho "Revisión del sistema de control interno plantea que: otro elemento que alentaba contra la eficiencia de los sistemas de control interno en Cuba era que las actividades de control ya venían establecidas de forma global para todas las entidades del país, minimizando la creatividad de los directivos en el diseño de los objetivos y actividades de control que fueran más eficaces según las características de la empresa. Además no se contaba con los elementos generalizadores que le sirvieran de base a la organización para poder diseñar un sistema de control interno a la medida de sus necesidades.

Tal situación materializó un objetivo fundamental: definir un nuevo marco conceptual del Control Interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, el nivel de las organizaciones, de la auditoría interna o externa, o de los niveles académicos o legislativos, se cuente con un marco conceptual común, y una visión integradora que satisfaga las demandas de todos los entes involucrados En tal sentido se tomó como decisión del país aplicar estos conceptos en todas sus entidades a través de la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios donde instrumenta la nueva concepción, que define al Control Interno como: "El proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:

Ø Confiabilidad de la información.

Ø Eficiencia y eficacia de las operaciones.

Ø Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, establecidas

Ø Control de los recursos de todo tipo, a disposición de la entidad.

En la propia resolución se indica la obligatoriedad del diseño del Sistema de Control Interno y que los manuales de procedimientos se confeccionen teniendo en cuenta los criterios establecidos en las Normas Generales de Control Interno. El complejo proceso de implementación de la Resolución No.297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios ha resultado de extrema importancia e indudables beneficios en todos los aspectos operacionales y económicos de cada organización, proveyéndola de mayores y mejores medios y vías para elevar su eficiencia y eficacia económica.

El sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación o fraude, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio. Con respecto a las irregularidades, según Meigs, W; Larsen, G (1994), el propósito del control interno es: "promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organización". De esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones que se presentan en algunas de las actividades cotidianas de la empresa, puede garantizarse si se realiza un control sistemático y objetivo de las políticas y reglamentos establecidos por la gerencia.

Sin lugar a dudas el enfoque actual requerirá de un mayor trabajo de las diferentes áreas de la empresa para cumplimentar lo señalado en dicha resolución con la ayuda del comité de control que se cree o con los auditores internos y se decida por la dirección de la entidad que es de vital importancia trabajar el análisis del control interno con estos profesionales. Entre los Informes COSO, y la Resolución 297-03 del Ministerio de Finanzas y Precios existe total coincidencia de los criterios básicos, en los dos casos el control es el punto de apoyo para la consecución de los objetivos. Resaltan que sin valores éticos en una organización, y sin la atención, claridad de atribuciones, responsabilidades y buen clima de confianza para y entre el personal se pondrían en peligro los objetivos y metas. Lo más significativo de ambos casos es que el control se sustenta en los valores, es participativo, e involucra a todos, desde la más alta dirección hasta el último empleado. Se trata de acciones coordinadas e integradas para alcanzar la consecución de los objetivos.

El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos.

Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de general aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno.

Pero la conclusión más importante de su interpretación: es que un sistema de control interno deberá se planeado, nunca será consecuencia de la casualidad o surgirá de modo espontáneo. No. el control interno es una trama bien pensada de métodos y medidas de coordinación ensambladas de forma que funcionen coordinadamente con fluidez, seguridad y responsabilidad, que garantice los objetivos de preservar, con la máxima seguridad el control de los recursos, las operaciones, las políticas administrativas, las normativas económicas, la confiabilidad, la exactitud de las operaciones anotadas en los documentos primarios y registradas por la contabilidad. En fin, debe coadyuvar a proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso inadecuado.

Importancia y necesidad de la Implementación del Sistema de Control Interno Administrativo.

Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (1994), la define como: "El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa".

Teniendo en cuenta este precepto nos da la medida de la importancia que tiene el Control Interno, las debilidades en este aspecto se pueden reflejar en: La falta de Administración en los Controles Internos y en el Ambiente de Control donde funcionan estos.

Ø Mostrar una actitud agresiva o poco racional para la toma de decisiones o ante los riesgos que se presenten, que pueden reflejarse también desde el punto de vista contable.

Ø Una administración resistente y justificativa ante las recomendaciones de los auditores internos, tanto en tareas de la contabilidad, como de Control Administrativo u otros.

Ø Lentitud para dar respuesta ante situaciones de crisis en las áreas económica, financieras y administrativas.

Ø El empleo y elaboración de informaciones imprecisas o poco confiables. Ejemplo: balances y estados financieros, etc.

Ø Inestabilidad y falta de atención al personal de las áreas económicas y administrativas.

Ø Sobrevaloración o subestimación de los estados financieros y los resultados que estos arrojan y falta de análisis objetivo de los mismos.

Ø Falta de claridad, honestidad o celeridad durante el ejercicio de la auditoría, debido a falta de documentación, respuestas evasivas o desconocimiento.

Después de revisar y analizar algunos conceptos con relación al control, se puede decir que estos controles nos permite definir la forma sistemática de como las empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas.

El Control Interno bajo la concepción del enfoque administrativo, presupone la necesidad de documentar y perfeccionar constantemente el Sistema de Control para el logro de las metas y objetivos empresariales. Para la instalación de un sistema de control interno adecuado es necesario establecer un diseño tanto de formas como de registros, para que estos estén de acuerdo a las necesidades de la empresa. Para que el uso de formas y registros sea preciso se deben tomar en cuenta las siguientes reglas:

a) Debe de ser lo suficientemente sencilla, para que pueda ser comprendida con claridad por aquellos que lo van a usar.

b) Debe ser diseñada de acuerdo con todos sus posibles usos. El diseño de formas y registros debe estar íntimamente relacionado por los procedimientos de control establecidos y por lo tanto, dentro de la forma o registro teniendo en cuenta que el mismo proporcione un cierto grado de control interno.

c) En el caso de formas, los espacios en blanco y las columnas deben de ser llenados correctamente de tal forma que los errores u omisiones sean detectados con facilidad.

Con relación a la información sobre las deficiencias de los sistemas de control interno hay que tener en cuenta todas las posibles implicaciones, así como una clara definición de las deficiencias que son importantes o no para ser informadas a partir de una evaluación de las causas y consecuencias de la deficiencia observada, así como su relación con los objetivos y riesgos de la entidad.

Funcionamiento de los sistemas de control Interno.

En revisión bibliográfica realizada sobre el funcionamiento de los sistema de control interno en libro de texto de Auditoría Capitulo ocho plantea al respecto que: Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrón a empleado. La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa. ¿Por qué el Sistema de Control Interno ofrece una seguridad razonable?

Es importante que se comprenda que si se diseña el Sistema de Control Interno sólo en papeles (para cumplir con orientaciones y exigencias gubernamentales, pero no se utiliza en la práctica) o lo diseña e implementa pero no se supervisa su efectividad en el tiempo, el sistema puede tener un efecto bumerán y convertirse en un instrumento que fomente o genere nuevos riesgos que propicien la ocurrencia de indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción.

Interrelación entre el Sistema de Control Interno y el Plan de Prevención:

Se propone enfocar en el componente Evaluación de Riesgos partiendo de la referencia aspectos como: etapas de la evaluación de riesgos: identificación, evaluación y control y; aspectos que sirven de base para evaluar o jerarquizar los riesgos: frecuencia (probabilidad) y severidad (impacto).

Es importante recordar que muchos de los riesgos a que está sometida la organización son administrados según la metodología establecida por los organismos rectores de las políticas donde ellos se pueden generar. Por ejemplo: riesgos informáticos (MIC- MININT); Incendio (MININT); Riesgos de tipo de cambio, riesgos de registro contable (MFP); Indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción (MAC) Es muy importante que se comprenda que el componente de evaluación de riesgos abarca todos esos procesos con sus metodologías e instrumentos de información establecidos. Por supuesto, pueden existir riesgos asociados a los procesos operativos de la entidad que por sus características no entran en estas u otras clasificaciones preestablecidas y entonces le corresponde a los directivos formular cómo serán gestionados. Si el sistema de control interno ha sido diseñado con un enfoque de prevención, se debe seguir el siguiente procedimiento:

Por cada irregularidad detectada se deben identificar las normas y los objetivos de control que en cada componente se incumplieron propiciando la ocurrencia de indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción, y a que lo que para el auditor interno es una irregularidad para la entidad es un riesgo que está activo porque las actividades de control diseñadas para minimizarlo no están siendo efectivas), posteriormente se debe analizar si las causas y condiciones que propiciaron la irregularidad están comprendidas en el Plan de Prevención, esto permite conocer si los directivos de la entidad tenían o no la percepción de que el riesgo les podía ocurrir y fue enunciado en el Plan de Prevención (estaba identificado y evaluado).

Es muy importante resaltar que si las acciones tomadas durante el diseño e implementación del sistema de control interno no permiten detectar oportunamente la posibilidad del efecto negativo de los riesgos, o no indican a la dirección durante la supervisión o monitoreo las fisuras del sistema; el control interno diseñado no estará cumpliendo con su función primordial: la prevención. Es conveniente que además de las actividades de evaluación continua se realicen evaluaciones de los sistemas de control interno dirigidas fundamentalmente a evaluar su efectividad. La efectividad de los controles de supervisión sistemáticos también debe incluirse dentro de las evaluaciones específicas.

En las unidades de negocio o departamentos, deben realizarse auto exámenes de control interno, también puede intercambiarse personal al mismo nivel de dirección situados geográficamente en lugares diferentes, otras veces se utiliza a los auditores internos o a los auditores externos.

Una herramienta de evaluación que se utiliza cada vez con más frecuencia es el benchmarking, con la ayuda de consultores. Tratándose fundamentalmente de comparar los sistemas de control interno propios con los de otras entidades en áreas o aspectos específicos en busca de la mejor práctica y con la finalidad de ir haciendo adaptaciones necesarias para ir consiguiendo la máxima eficacia y eficiencia de los sistemas de control interno.