Manual del Activo 20-30 (Libro Rojo) (página 2)

B. Selección Adecuada de los Socios Integrantes de los Comités.

1. Cualidades y Requisitos.

El presidente debe tener, por todos conceptos, sumo cuidado en la selección de los integrantes para cada uno de los comités. Debe examinar a fondo las cualidades de cada uno de los socios y asignarlos al comité para el cual estén más capacitados, de acuerdo con las facultades y facilidades de cada uno. Al decir que una persona debe de estar preparadas o tener cualidades, se entiende que ese elemento debe poseer las siguientes dotes que son básicas para el buen funcionamiento de un comité:

a. Dedicación.

b. Adaptabilidad.

c. Cualidades de dirigente.

e. Experiencia.

f. Interés en una tarea especial.

Estos puntos no necesitan de explicación y hay que fijarse que la persona que dirija un comité las posea.

2. Método de Selección.

a. Catalogar a cada socio de acuerdo con los puntos antes citados.

b. Determinar qué comité sería de mayor interés para el socio en particular.

c. Asignarlo a un comité en donde desarrolle mejor su trabajo.

d. Pedir sugestiones al director del comité saliente.

e. Solicitar los puntos de vista de los socios más antiguos y de los ex presidentes.

f. Revisar nuevamente las listas y hacer los cambios que se crean convenientes.

g. Finalmente, pasar lista al consejo de directores para su aprobación

Empleando el método arriba citado para la designación de los comités, casi se puede tener la plena seguridad de que los comités cumplirán con su cometido.

Un comité inactivo es un lastre que no puede ser tolerado en el club.

Por ningún concepto debe asignarse a todos los mejores elementos dentro de uno o dos comités.

C. Instrucciones para los Comités.

El éxito de un club solamente se obtiene por la actividad de sus comités; el éxito del club es directamente proporcional al éxito de sus respectivos comités. Es por esta razón que existe la necesidad de que los integrantes de los comités comprendan claramente sus obligaciones. Tan pronto como los comités estén seleccionados y organizados, el presidente y el director saliente de cada comité deben reunirse con cada uno de ellos e instruirlos sobre sus fines y obligaciones, señalándoles tareas concretas a realizar; y hacerles ver la importancia que tiene para el club, para la comunidad y para Activo 20-30 Internacional, el que las cumpla. También debe señalárseles la cooperación que debe existir entre los distintos comités para lograr el mayor éxito en sus tareas.

D. Selección de los Comités.

Antes de que un comité entre en actividad, es necesario que se junten sus miembros, discutan y tracen un plan de trabajo relacionado con sus obligaciones. El presidente puede convocar a junta a cada uno de los comités después de cada sesión ordinaria del club para que así tenga la oportunidad de reunirse con todos ellos. No importando como y cuando se junten los comités, es obligación del presidente vigilar que todos ellos tengan un plan constructivo definido y que estén activos.

E. Reconocimiento de la Labor Desarrollada.

El presidente no debe pasar desapercibida la labor meritoria que cada hombre o comité desempeñe en sus funciones y debe hacerle los honores y reconocimiento respectivos tanto en lo particular como públicamente. Esto servirá de incentivo para él o los socios en el desarrollo de más y mejor trabajo.

F. Rehabilitación de Comités.

Un comité que es seleccionado e instruido cuidadosamente, rara vez fracasa en su función. Sin embargo, cuando un comité se muestra inactivo, hay necesidad de cambiarlo; el cambio de personal es una función muy desagradable para el presidente, pero por el bien del club hay que hacerlo. Hay que efectuar el cambio con mucho tacto pero con firmeza.

G. Reportes de los Comités.

Al terminar el período, el presidente debe exigir de cada uno de los comités un reporte de sus actividades escrito a máquina. Estos reportes no únicamente deben contener la historia de las actividades, sino también las sugestiones que se crean pertinentes para los comités que vayan a sucederlos. Cada comité debe tener, por separado, un expediente en el que se archiven los reportes que hagan al presidente, así como todo el material informativo y sugestiones que envíe la Oficina Nacional referentes a éste comité. Un expediente de éste tipo proporcionará al nuevo director del comité información valiosa respecto a sus deberes y responsabilidades.

Las sugestiones proporcionadas en éste "Libro Rojo" no se proporcionan con la idea de que cada club las aplique exactamente; más bien, estas deben servir de guía y cada club las aplique de acuerdo con sus necesidades.

EL PRESIDENTE DEL CLUB Y EL PÚBLICO

Es imposible que la comunidad mantenga un alto concepto del club si el presidente no da el ejemplo con su manera de ser, su espíritu, honorabilidad, integridad, conducta en la comunidad, negocios y vida social. El presidente del club es la persona que está en mayor contacto con todos aquellos que desean obtener favores del club. Según el tacto con que el presidente maneje estos asuntos y hable a las personas interesadas así dejará la impresión de seriedad e integración que tenga el club ante esas personas.

A través del presidente, la comunidad juzga al club Activo 20-30. Si el presidente es activo, tomo en serio el servicio a su comunidad, está bien informado de las necesidades de su población, está capacitado para conversar con personas de categoría de su comunidad y discute con ellas asuntos de interés para su club, encontraremos que ese club se le tendrá en un concepto magnifico y será bien estimado.

A continuación damos algunas sugestiones que podrán guiar al presidente en su política a seguir:

1. Política. El presidente debe evitar participar activamente en la política. Esto no quiere decir que el presidente no deba tomar parte en ella como todo ciudadano, sino como principio, no debe inmiscuir la política con la labor de servicio del club que dirige.

2. Otros Clubes de Servicio. El presidente debe cooperar con otros clubes de servicio que existan en su localidad (Rotarios, Leones, Cámara Junior, etc.). Para ponerse en contacto con los otros clubes debe hacerlo a través del presidente o secretario del otro club. En muchas poblaciones existe un concilio integrado por todos los clubes de servicio, en el que cada club está representado por el presidente y secretario respectivo. La asociación y amistad con otros clubes evita envidias, malas interpretaciones y fomentar la amistad entre ellos.

3. Organizaciones de otra Índole. Debe existir sincera cooperación entre el Club Activo 20-30 y otras organizaciones de la comunidad. Aunque lo mejor es que cada club efectúe sus propias actividades, la cooperación con esas organizaciones (Cruz Roja, por ejemplo), promoverá un mejor espíritu de la comunidad hacia el club.

4. Solicitudes de Ayuda. Cuando algunas personas, instituciones, etc., soliciten ayuda moral o material del club, antes de dar cualquier respuesta, el presidente debe pensar esta solicitud al consejo de directores o al comité respectivo. El presidente o cualquier socio, nunca debe comprometer al club, a otro socio o un comité sin antes tener la aprobación del consejo de directores.

5. El presidente, debe estar presente, o enviar un representante en todas las actividades cívicas o sociales de importancia de su comunidad, demostrando con ello su interés y el de su club en dichos eventos.

EL PRESIDENTE Y LOS SOCIOS DEL CLUB

A. Visitas.

Muchos presidentes encuentran de valor inestimable visitar a cada uno de los socios a su casa durante su periodo, ya que esto fomenta las relaciones personales y logra mayor cooperación de todos; si esta práctica se realiza, se recomienda se lleve una lista de las visitas hechas.

B. Estímulo para los Socios.

A cada socio debe comisionársele para que, durante el período desarrolle alguna actividad, en alguna u otra forma. Algunos métodos para lograr son los siguientes:

1. Que el Comité de Programas incluya dentro de su calendario la forma o el tiempo, en cada sesión, para que cada socio hable sobre su negocio, o bien, de una breve biografía personal. Esto puede variarse haciendo que un tercer socio que conozca las actividades o trabajo del otro; hable sobre el primero.

2. Pedir a los integrantes de un comité que rindan un informe sobre sus actividades, avisándoles con anticipación desde luego.

3. Es mala política y falta de psicología llamar la atención, durante una sesión ordinaria, a los socios, así como reprimir a algún miembro a través del boletín. En vez de hacer resaltar los errores o ineficacias, el presidente debe dedicar un momento de cada sesión para distinguir a aquellos que se hagan meritorios por haber desempeñado una buena labor.

4. No debe gravarse con multas fuertes a quiénes no las puedan pagar.

5. A través de trato personal y otros medios, el presidente debe hacer todo lo que éste a su alcance para que los socios no falten a las sesiones, y los faltistas paguen sus asistencias en otros clubes Activo 20-30 o en las juntas del consejo de directores, para lograr así el máximo de porcentaje de asistencia.

6. Es bueno que el presidente investigue personalmente a fondo todas las razones por las cuales un socio renuncia al club. Las faltas menores, que pueden ser la causa, es fácil corregirlas cuando empiezan, pero no deben dejarse pasar desapercibidas, pues posteriormente pueden crecer a grandes proporciones.

C. Recepción a los Nuevos Socios.

Activo 20-30 no tiene una ceremonia especial y oficial para recibir a un nuevo socio, aunque más adelante, en éste mismo libro (bajo Comité de Educación), se ha formulado un recibimiento que puede tomarse como guía, aunque también algunos clubes acostumbran recibir a los nuevos socios con una tradicional ceremonia llamada "Ceremonia de las Velas", misma que se encuentra más adelante en éste libro, siendo deber del presidente determinar cómo deberá hacerse, asegurando que sea una ceremonia propicia. Al nuevo socio debe asignársele, de inmediato, algún trabajo dentro del club y el presidente debe ver que éste miembro se relacione con los antiguos socios. En cualquier forma que se reciba al nuevo socio, preferentemente la ceremonia no debe ser leída, sino de memoria.

EL PRESIDENTE DEL CLUB Y LAS SESIONES

A. Preparación.

Aunque los detalles para cada sesión deben ser preparados por los comités correspondientes, es necesario que el presidente se asegure que todo está en orden, hasta el más mínimo detalle. El presidente debe asegurarse de:

1. Que el Comité de Casa haya dispuesto lo necesario, instruido a la persona encargada de la comida sobre el tipo de alimento que deberá servir y el número aproximado de personas que se espera; que tenga listo en el comedor los distintivos para sesiones (charolas), la Bandera Nacional, el Estandarte de Activo 20-30, la campana y el mazo.

2. Que los miembros del Comité de Camaradería estén en la puerta de entrada, con bastante anticipación, para recibir a los invitados y los socios.

3. Que el Comité de Programas haya hecho los arreglos necesarios para presentar un programa completo y, desde luego, que hayan pasado copia al presidente.

4. Que aquellos comités a quiénes, el presidente les pida que rindan su informe, estén en condiciones de hacerlo.

5. Que tenga la oportunidad de darle una leída a toda la correspondencia que haya sido recibida durante la semana, para que este al tanto de todos los puntos que se deban tratar, antes de abrir la sesión.

B. La Apertura de la Sesión.

1. En el momento indicado para abrir la sesión, el presidente debe ponerse de pie y dar un campanazo, indicando que ha quedado oficialmente abierta la sesión.

2. Salutación. En muchos clubes, los socios se ponen de pie y guardan un breve silencio después de la apertura. Otros dan lectura al Código Activo 20-30 y la mayor parte hacen el "Saludo Activo 20-30 a la Bandera", desde luego, todos estando de pie.

C. La Sesión.

El tiempo destinado a la sesión está dividido en dos partes.

1. La primera parte está destinada a la presentación del invitado de honor, socios e invitados; lecturas de actas y correspondencia, alimentos y entretenimiento o esparcimiento. Las presentaciones deben hacerse en forma corta y rápida. A las personas a quienes deba aplaudírseles inmediatamente que se presenten o sean presentados son: al invitado de honor, a los invitados de los socios, a los Oficiales de Activo 20-30 y a los Activo 20-30as visitantes.

2. La segunda parte se caracteriza por su seriedad y precisión y está dedicada a: programa, informe de los comités, asuntos pendientes, asuntos nuevos y asuntos generales.

D. Clausura.

Minutos antes de la hora de clausura, el presidente debe ponerse de pie y dirigir unas palabras de agradecimiento por la asistencia de los socios, y muy en especial al invitado de honor, a los invitados de los socios y a los Oficiales de Activo 20-30. Posteriormente, deberá anunciar cuál será el programa para la próxima sesión y pedir la autorización de la asamblea para clausurar la sesión. El presidente debe anunciar claramente que la sesión se ha dado por terminada y no dejar en la duda a los asistentes.

E. Después de la Sesión.

Los asuntos importantes que deben tomarse en cuenta después de la sesión son:

1. Proporcionar medios de transporte, si es necesario, para el invitado de honor, Oficiales de Activo 20-30 y los artistas (si hubo).

2. Escribir una carta de agradecimiento al invitado de honor, incluyendo reportes de período si estos se refieren a su visita al club y mandarle el boletín del club correspondiente a la sesión que estuvo presente.

3. Debe enviarse a los periódicos y revistas una copia del discurso hecho por el invitado de honor y alguna otra noticia importante de algún asunto que haya tratado el club.

F. Existen Muchos Factores Básicos para Lograr el Éxito al Presidir las Sesiones.

1. Por todos conceptos, la sesión debe iniciarse a tiempo. Los socios procurarán llegar a tiempo si saben que las sesiones se inician con puntualidad. Por la misma razón, las sesiones deben clausurarse puntualmente, salvo en muy raras excepciones.

2. El presidente debe ponerse y mantenerse de pie cuando dirija o le dirijan la palabra, así como durante las discusiones que sobrevengan en el transcurso de la sesión. Cuando el presidente se dirija a los socios, debe llamarlos por su nombre o apodo.

3. Preparación absoluta. Un buen presidente sabe lo que tiene que hacer y cuándo tiene que hacerlo. Tiene ante sí una relación compleja de la sesión y sabe de antemano lo que cada comité tiene que reportar.

4. El espíritu general de la sesión se determina por la manera que el presidente la presida. Debe crear una atmósfera de buena voluntad y cortesía, manteniendo una posición de dignidad y nunca dejar que el regocijo llega al grado de burlesco. No debe permitir que las sesiones sean demasiado alegres o solemnes; un término medio sería el ideal.

5. Un presidente inteligente evitará que se crea que él monopoliza la iniciativa de su club. Si quiere que el club tome una determinación, debe dejar que esta surja de alguno de los socios. La administración del presidente es juzgada por lo que ha hecho y no por ser prominencia personal.

6. Rapidez. Debe existir un tino y rapidez en todo lo que el presidente diga. Todo lo que el presidente anuncie ante la asamblea debe ser hecho con la mayor brevedad posible. El mandato presidencial debe de ser rápido y decisivo, pero con consideración y respeto hacia los socios. Las proposiciones de los socios que puedan ocasionar largos debates, deben ser turnados al comité respectivo para su estudio.

7. Procedimiento Parlamentario. La actitud del presidente deber ser siempre de imparcialidad, pues a los socios les gusta ver los asuntos en manos expertas. Por lo tanto, el presidente debe familiarizarse con las reglas del orden parlamentario, y por medio de la práctica de las mismas, enseñar a los demás socios la manera de conducirse.

8. La voz del presidente debe ser clara y cordial, lo suficientemente sonora para ser escuchada hasta por la persona más distante a él.

9. Cuando algún Oficial Internacional, Nacional o de algún club vecino éste presente, debe cedérsele, por cortesía la palabra, ya que muchas veces estas personas hacen la visita con determinado propósito que quizá quieran hacerlo del conocimiento del club.

10. La presentación del Invitado de Honor debe ser algo más que la simple mención de su nombre: debe ser hasta cierto punto, corta pero se debe mencionar algo sobre la personalidad y experiencia del orador. El nombre debe de citarse hasta el final de la presentación.

11. Tiempo disponible para el Programa. Solo observando puntualidad y apegándose a la agenda de la sesión minuto a minuto, el presidente podrá dar al orador el tiempo suficiente para desarrollar su programa. No hay nada más descortés que sacrificarle tiempo u omitirlo, pues él ha dejado de hacer muchas cosas para asistir especialmente a la sesión para dirigir unas palabras durante el tiempo cedido. Cuando se invite a un orador al club, debe decírsele de antemano el tiempo exacto que tendrá disponible; haciendo esto, es muy difícil que el orador se exceda del tiempo concedido, salvo en muy raras ocasiones.

Cuando el orador se exceda del tiempo concedido, el ingenio y la experiencia del presidente serán los que le den la clave para indicarle que su tiempo ha expirado. Un método efectivo para señalarle que su tiempo se ha agotado, es que el presidente le diga en voz baja "Solamente le quedan dos minutos".

G. Horario de la Sesión.

A continuación aparece un proyecto de horario para sesión – cena o sesión – comida, con duración de hora y media, pudiendo variar su arreglo para ajustarse con otro tipo de duración de sesión.

1:00 u 8:00 p.m.

Apertura de la sesión por el Presidente.

1:01 u 8:01 p.m.

Salutación.

1:03 u 8:03 p.m.

Código Activo 20-30 / Saludo a la Bandera.

1:06 u 8:06 p.m.

Designación del Rey de la sesión.

1:07 u 8:07 p.m.

Confirmar la presencia del Sargento de Armas, o en su defecto nombrar uno.

1:08 u 8:08 p.m.

Presentación del Invitado de Honor.Presentación de socios y sus invitados y socios Activo 20-30 visitantes.

1:15 u 8:15 p.m.

a. Lectura del acta de la sesión anterior.

b. Aprobación o corrección de la misma.

c. Informe de los acuerdos tomados en la última junta de directores.

d. Lectura de correspondencia recibida y despachada.

1:30 u 8:30 p.m.

Receso (en este intervalo el Rey debe aplicar las multas acumuladas durante la primera parte de la sesión así como cualquier otra que desee).

1:40 u 8:40 p.m.

Programa por el Invitado de Honor.

1:55 u 8:55 p.m.

a. Informes de los Comités.

b. Asuntos Pendientes.

c. Asuntos Nuevos.

d. Asuntos Generales.

2:20 o 9:20 p.m.

Agradecer la asistencia a los invitados.

2:22 o 9:22 p.m.

Anunciar el próximo programa.

2:25 o 9:25 p.m.

Rifa y multas.

2:30 u 9:30 p.m.

Código Activo 20-30.Clausura de la Sesión.

El Rey de la Sesión

Ya es una costumbre en los clubes Latinoamericanos que cada sesión se designe a un socio como Rey, al cual se le conoce como Rey de la Noche o Rey de Mediodía, dependiendo la hora en que el club sesiones. Inclusive, algunos clubes lo designan con otro nombre según su agrado pero sus funciones son las mismas.

El objeto de esta designación semanal es para crear dentro del club un espíritu de cordialidad y camaradería rompiendo la monotonía de la sesión por medio de la implantación de reducidas multas a los socios además de significar un ingreso extra para la tesorería y de obligar a todos los socios a participar en el programa de la sesión.

El Rey implanta las multas por las razones que el desee, tales como por falta de distintivo, falta de charola para las sesiones, al socio que llegue tarde al que interrumpa a otro que éste haciendo uso de la palabra, a algún socio que haya cambiado de automóvil, a otro por haberse casado, etc., siendo deber del presidente vigilar que las sanciones que el Rey imponga no sean honrosas, pues de otra manera podría resultar el peligro de perder a algún socio cuya economía se vea perjudicada. Hay que recordar que éste no es un medio de obtener fondos para el club, sino más bien para hacer del tiempo destinado a receso un momento jocoso.

En la mayoría de los clubes, es costumbre que el Rey no se le puedan imponer multas, pues él es el dueño de la situación durante esa sesión, aunque a veces cabe que el presidente sea el único que pueda multar al Rey. El presidente debe vigilar que el Rey no interrumpa el buen curso de la sesión y que imponga las multas únicamente durante el tiempo que el presidente le haya concedido.

El Sargento de Armas

La misión del Sargento de Armas es ayudar al presidente a mantener el orden durante las sesiones, como por ejemplo, pasar sobre la autoridad del presidente en aquellas ocasiones en que polémicas sobre proyectos o actividades estén ya demasiado discutidas, solicitar se sometan a votación; o en caso contrario, solicitar se continúe el debate antes de votar y por último cobrar el importe de las multas, rifas o subastas.

Algunos clubes designan en cada sesión a un Sargento de Armas, mientras que otros prefieren nombrarlo permanentemente durante el período de la directiva considerándolo como oficial del club.

PARTE II

Comités de club

EL COMITÉ DE ASISTENCIA

La falta de asistencia de los socios a las sesiones y cómo hacerlos que concurran, es uno de los problemas que Activo 20-30 tiene que afrontar. Por supuesto, uno de los medios más eficaces para lograr la mayor asistencia es la amenidad de las sesiones, los buenos programas, la alegría, el orden y la sensación de una verdadera camaradería darán al club casi un 100% de asistencia. Sin embargo, no importando cuánto se esfuerce el club para proporcionar excelente distracción, habrá elementos que continuarán faltando, y lo que es peor esos individuos no podrán nada de su parte para remediarlo. Precisamente para esta clase de socios es que hay la necesidad de que un club Activo 20-30 cuente con un Comité de Asistencia.

El Comité de Asistencia debe recordar a todos los socios que el asistir a las sesiones fue una de las obligaciones que aceptaron al ingresar al club. Para saber quiénes son los elementos sobre los que se puede depender, es decir, aquellos que están presentes en todas las sesiones, así como los que no toman en serio el compromiso de la asistencia, es suficiente analizar dedicar todo su esfuerzo para convencer a los faltistas de la imperiosa necesidad de su asistencia, creándoles deseo de asistir y no dejar que decaiga su entusiasmo, debe hacérseles ver los beneficios que se lograrán con su asistencia regular, así como también el perjuicio que causa al club con sus faltas. El comité debe vigilar que la directiva aplique, sin favoritismos, las sanciones necesarias.

A. Medios para Lograr Buena Asistencia.

1. El Comité de Programas debe preparar sesiones interesantes y amenas.

2. El Comité de Publicidad debe anunciar atractivamente los programas, tanto en el periódico local como en el boletín del club.

3. El Comité de Casa debe cooperar confeccionando un selecto en un lugar adecuado y agradable.

4. El Comité de Camaradería o Recepción debe dar la bienvenida a cada uno de los asistentes, a la entrada y hacerlos sentir como en su casa.

5. El presidente debe abrir y clausurar la sesión a tiempo.

6. Cada socio debe tener una responsabilidad definida en las actividades del club.

B. Sugestiones para el Comité de Asistencia

A continuación se encuentran algunas sugestiones del tipo práctico que han sido empleadas con mucho éxito en algunos clubes. Sin embargo, debe insistirse que el mejor medio para los miembros del comité es ponerse en contacto directo con el o los faltistas para informarse de la verdadera razón de su ausencia.

1. Anotar en el boletín semanal del club los nombres de los faltistas.

2. Designar a algunos socios para que cada uno en especial haga cita o compromiso con cada uno de los faltistas para conocer las verdaderas razones de sus faltas convencerlos de que asistan a las sesiones.

3. Designar a los socios en grupos de dos, para que cada uno de ellos sea responsable de la asistencia del otro.

4. Colocar en la charola de distintivos de sesiones un cartoncillo de color diferente a aquellos socios que tenga n 100% de asistencia.

5. Puede usarse, con bastante éxito, tarjetas postales de colores diferentes. La primera vez que un socio falla a una sesión se le envía una amarilla; la segunda una verde; la tercera una roja, y la cuarta una esquela negra. Todas ellas firmadas por el comité de asistencia. Las tarjeteas deben leer así:

Amarilla.- "Extrañamos tu asistencia en la sesión pasada".

Verde.- "Nos parece raro que hayas faltado a las dos últimas sesiones del club".

Roja.- "¡Peligro! Tu membresía en Activo 20-30 esta en Peligro".

Negra.- "Nuestras condolencias… hicimos lo posible porque continuaras en Activo 20-30".

6. El comité de asistencia puede tener formas especiales que recuerden cuales son los días de la sesión, tales como:

a. Calendario y porta lápices con el día de la sesión marcando en rojo o sustituyendo el día de la fecha con "Activo 20-30".

b. Telegramas.

c. Mandar notas a las esposas para que les recuerden a sus esposos los días de sesión.

d. Hacer llamadas telefónicas a los socios, previas a la sesión recordándoles que asistan.

e. Enviar tarjetas postales, como se indicó antes.

7. Un medio bastante efectivo, aunque representa más trabajo para el comité, es tener colgada, con el recinto de sesiones una gráfica mostrando la asistencia de todos los socios.

Aunque estas ideas ni son nuevas, si pueden dar buen resultado, pues así ha sido demostrado por muchos clubes que las emplean. El comité que éste activo y alerta, ideará otros medios para mejorar la asistencia. Si se estudia el método de asistencia que emplean otros clubes, as casi seguro que los miembros del comité obtendrán ventajas para mejorar las sesiones.

C. Concurso.

Bien vale la pena organizar concursos de asistencia con cierta frecuencia. Hay que guardar siempre en mente que la competencia es el espíritu que lleva al éxito a los concursantes, por lo que es indispensable que ambos bandos estén perfectamente balanceados; esto se pude lograr sacando el porcentaje de asistencia individual habido en el periodo pasado y dividir a los socios en partes iguales, en lo que a porcentaje se refiere. Para obtener los mejores resultados, los bandos deben competir para obtener un premio determinado, el cual debe ser algo que valga la pena. A continuación damos algunos ejemplos que pueden ser empleados por el club:

• 1. Dividir a la membresía en dos bandos asignándoles a cada uno un nombre como "El Rojo" y "El Blanco", etc.

La rivalidad promueve la asistencia. El bando perdedor invita y paga la cena del bando ganador, e inclusive, como castigo los perdedores sirven la mesa; los ganadores comen o cenan pavo y los perdedores frijoles. Quizás en algunas ocasiones sea preferible dividir al club en varios bandos, llevando un registro de ellos y anotándolo en la sesión semanal en un pizarrón.

2. Colgando pequeños automóviles de cartón en un alambre que este tendido de lado a lado del recinto de sesiones; figuradamente, cada automóvil llevará a cuatro o más socios, y semanalmente se les hará avanzar de acuerdo con el porcentaje de asistencia de cada grupo. El premio será par el vencedor de la carrera.

Así como estos ejemplos, hay muchos otros que pueden desarrollar cualquier club en su beneficio, y si el comité de asistencia trabaja debidamente y recibe la cooperación de los demás comités, como fue anteriormente mencionado, no hay ninguna razón por la que el porcentaje de asistencia sea bajo. Recuerda que si hay asistencia todas las demás labores del club son posibles.

EL COMITÉ DE PROYECTOS CÍVICOS

La realización de los proyectos cívicos es la fase más importante y de mayor trascendencia de las actividades de los clubes Activo 20-30. La existencia de Activo 20-30 Internacional está justificada por sus lemas de "La Juventud para Ser Servida Debe Servir" y "El Hombre nunca se Enaltece tanto como Cuando se Arrodilla a Ayudar a un Niño". El Comité de Proyectos es responsable de estudiar y seleccionar las formas efectivas de aplicar los lemas a la práctica. Todos los socios de la Asociación tienen algún proyecto en mente que desearían que su club desarrollara, siendo algunos muy buenos y otros pésimos; aquí es donde el Comité de Proyectos entra a trabajar, dependiendo del éxito o fracaso del club, ya que como antes se dijo, ellos son quienes seleccionarán el proyecto adecuado a su club.

Por consiguiente, el Comité de Proyectos Cívicos debe ser muy celoso de su responsabilidad y llevar a cabo obras, que sean dignas del ideal Activo 20-30. En el terreno de la práctica, el comité debe solicitar ideas a los socios sobre proyectos que pudieran realizarse, someterlas en un análisis concienzudo, estudiar su costo, trabajo necesario, ventajas y desventajas en comparación con otros proyectos, aquilatar la repercusión social del mismo, ver la factibilidad de la comunidad y duración y trabajo físico de los socios para efectuarlo.

El comité no debe contentarse con las sugestiones que los socios hagan, sino investigar por su cuenta cuales obras por su necesidad y urgencia son las más adecuadas para realizarse en la comunidad, para lo cual puede entrevistar a las autoridades locales, a Cámara de Comercio, otras organizaciones de servicio, organizaciones de beneficencia, etc.

Un proyecto no debe iniciarse o llevarse a cabo sin antes haber sido minuciosamente estudiado y desde luego aprobado por el Consejo de Directores. Hay clubes pequeños o en poblaciones de poca respuesta, que se echan a cuestas proyectos irrealizables por su costo, trabajo y duración siendo el resultado de esto, el fracaso, el desprestigio del club y la desmoralización de sus socios. Es preferible que cada club mida sus fuerzas antes de empezar algo, pues lo modesto no quita lo noble, y es mejor desarrollar un proyecto modesto que enfilarse a un fracaso rotundo. Para mejor éxito del club se recomienda observar los siguientes aspectos:

1. Escoger un proyecto que pueda ser realizado por el club y no uno que requiera la fuerza de diez clubes para lograrlo.

2. Que el Proyecto sea seleccionado de entre varias proposiciones y que haya sido escogido después de su estudio y análisis concienzudo.

3. Escoger los medios necesarios para realizarlo y ponerlos en práctica.

4. Mantener informados continuamente a los socios sobre su desarrollo, pues hay que recordar que cada socio es directa o indirectamente integrante de los proyectos del Club.

Todo plan aceptado por el comité de proyectos debe ser presentado, para su aprobación, al Consejo de Directores adjuntando toda clase de información y dando explicaciones verbales sobre el mismo. El Consejo puede aprobarlo o rechazarlo, o bien regresarlo al comité para mejor estudio o elaboración. El proyecto únicamente se podrá llevar a cabo con la autorización del consejo de directores, y es menester tener presente que una vez aprobado algún proyecto, la obligación de realizarlo corresponde no sólo al comité de proyectos que es el órgano coordinador, sino también a todos y cada uno de los socios del club.

COMITÉ DE DEPORTES

Otro de los comités del club es el que tiene a su cargo el programa de eventos deportivos. La obligación de éste comité es la de promover toda clase de actividades deportivas tanto entre los socios como entre los clubes de servicio similares. También puede organizar torneos o competencias para fomentar el deporte en la comunidad que se trate.

COMITÉ DE HISTORIA DEL CLUB

Este comité está formado por un solo socio siendo su obligación guardar en un álbum, toda la publicidad sobre el club, fotografías de actividades de los socios, etc. El álbum debe contener secciones como:

1. Fotografías de los socios.

2. Fotografías y artículos sobre proyectos del club.

3. Fotografías y artículos sobre actividades del club.

4. Sección de Presidentes (en el que deberá ir la fotografía de cada presidente del club con una breve biografía y descripción del trabajo desarrollado durante su período).

Este álbum es muy valioso para el club y para los futuros socios, pues en el se encuentra la prueba escrita de lo que es el ideal Activo 20-30, lo que constituye un incentivo para continuar luchando en pro de la sociedad.

COMITÉ DE EDUCACIÓN ACTIVO 20-30

Uno de los factores fundamentales para el mantenimiento y expansión de Activo 20-30 Internacional, es el Comité de Educación. La responsabilidad básica de éste comité es promover y llevar a cabo constantemente un programa de educación Activo 20-30, y dar a los socios un mejor entendimiento y conocimiento de los objetivos e ideales de Activo 20-30.

Es recomendable que el presidente seleccione a los integrantes de éste comité entre los socios que tengan más tiempo de pertenecer al club, siempre y cuando sus ideas e ideales sean tan consistentes como su permanencia en el club. Muchos clubes han adoptado el sistema de nombrar a sus ex presidentes como miembros de éste importante comité. Hay muchas y muy variadas formas de educar a los socios y algunos se proporcionan algunas sugestiones prácticas que puede emplear el Comité de Educación.

A. Sesiones del Club.

1. Una de las maneras más prácticas de encausar la educación Activo 20-30 es la celebración de sesiones dedicadas exclusivamente a esta materia, para lo cual el presidente deberá seleccionar a socios para que hablen sobre la historia del club, historia de la Asociación Nacional, historia de la Organización Internacional, historia de Concilio Mundial, de los ideales y deberes de Activo 20-30, etc. También es bueno comisionar a algún socio antiguo o a un ex presidente para que hable sobre algún tópico educativo, tal como "Lo que Activo 20-30 ha hecho por mi", etc. En algunas ocasiones dará buen resultado el pasar un cuestionario hacho en mimeógrafo con preguntas que todo socio debe conocer. La frecuencia de las sesiones educacionales debe determinarse por el tamaño, antigüedad y localización del club y la clase de educación que necesiten sus socios. Se recomienda que en clubes más reciente estos programas se efectúen por lo menos una vez al mes.

2. Aniversario Activo 20-30 Internacional. El aniversario de la Organización se festeja el 9 de enero, por lo que en la sesión más próxima a esa fecha el comité deberá preparar un programa especial, ya que la ocasión ofrece una excelente oportunidad para diseminar la historia e ideales de Activo 20-30.

3. Aniversario del Club. En esta significativa ocasión, el comité puede desarrollar un magnifico programa de educación. Debe hacerse una invitación general a todos los socios fundadores y si es posible, que el primer presidente que tuvo el club presida la sesión. Esta será una buena ocasión para que se dé a conocer las labores realizadas por el club o la historia del mismo.

4. Toma de Protesta de la Nueva Directiva. En enero, cuando la nueva directiva tome protesta de su cargo, es una magnífica oportunidad para que el comité haga hincapié sobre sus deberes y responsabilidades. La administración saliente debe hacer un breve resumen de las actividades desarrolladas durante su período y la entrante deberá esbozar brevemente su plan de trabajo. La ocasión es ideal para hacer una sesión con damas y el orador deberá referirse en su discurso exclusivamente sobre temas Activo 20-30.

B. El Boletín Semanal.

El boletín semanal es un medio excelente para hablar de educación Activo 20-30. Cada edición deberá contener una sección de "Preguntas y Respuestas" sobre Activo 20-30; el comité de educación deberá estimular a los socios para que escriban pequeños y concisos artículos sobre los objetivos e ideales Activo 20-30. Por todos conceptos, el comité deberá escribir un párrafo sobre educación en el boletín semanal. El boletín debe ser de carácter educacional, de inspiración, corto y conciso, y no debe olvidarse anunciar aquellos artículos de la revista "Activo Veinte – Treinta" que sean de interés para que los socios lo lean.

C. Reportes.

1. Comités. Cada Director de los diferentes comités del club debe hacer oralmente un resumen de las actividades y recomendaciones de su respectivo comité.Estos resúmenes son verdaderamente necesarios para el informe que semestralmente deberá rendir el club ante la asamblea. Si éste informe es dado en una forma interesante, puede llegar a ser un medio de gran valor informativo y de mucha ayuda al comité para resolver los problemas de educación.

2. Convenciones de Área, Nacionales e Internacionales. Un reporte bien preparado de los asuntos tratados en estos eventos deberá rendirse al club en general, lo que hará crecer el interés de los socios hacia el club, la Asociación y la Organización, les proporcionará mayor entendimiento sobre las funciones de Activo 20-30 Internacional.

LA EDUCACIÓN DE LOS SOCIOS NUEVOS

De acuerdo con el espíritu de cordialidad y entusiasmo con que sea recibido el nuevo socio al ingresar al club, así lo recordará y tratará de vivirlo. Por lo tanto, en la recepción debe impresionársele dándole una bienvenida cálida, amistosa y fraternal, caracterizándola también por el entusiasmo de los demás socios y su firme convicción de los ideales de Activo 20-30. Al terminar la sesión, todos los socios deberán acercarse al nuevo miembro felicitarlo y hacerle saber que en él depositan su confianza y hacen votos porque cumpla y realice felizmente sus deberes como Activo 20-30.

A continuación se sugiere un programa de iniciación para nuevos socios:

1. El Secretario o el Director del Comité de Membresía darán lectura a la solicitud de ingreso de nuevo socio.

2. El socio que recomendó e invitó al nuevo elemento, o sea el padrino dirigirá algunas palabras dando breve biografía e historia del candidato.

3. Alguno de los socios de mayor experiencia en Activo 20-30 hará un resumen de la historia de Activo 20-30 Internacional y del club, señalando algunos hechos sobresalientes.

4. Algún otro socio tomará la palabra para esbozar los ideales de Activo 20-30 y sobre los derechos y obligaciones que el nuevo socio contrae al ingresar al club, haciendo mención de los lemas de nuestra Asociación, y Organización Internacional: "La Juventud para ser Servida debe Servir", y "El Hombre nunca se Enaltece tanto como cuando se Arrodilla a Ayudar a un Niño".

5. El presidente dará lectura al código Activo 20-30 y tomará la protesta al nuevo socio en la siguiente forma: "Protestas cumplir y hacer cumplir los Estatutos de nuestro club, y de Activo 20-30 Internacional". Después que el socio conteste, el presidente deberá concluir: "Si así lo hicieres que vuestra comunidad os lo premie, y si no que Activo 20-30 Internacional y vuestra comunidad os lo demande".

6. Posteriormente, el Presidente del club le hará entrega de su equipo, y si es deseado, le hará mención sobre lo que cada artículo representa o es, tal como el distintivo de solapa, el distintivo (charola) para sesiones, las calcomanías, el libro rojo y los demás folletos educativos.

7. Una vez terminada esta ceremonia todo el club deberá brindar un caluroso aplauso, y en algunas ocasiones resulta altamente impresionante para el nuevo socio al que todos los miembros del club se levanten para darle un abrazo de bienvenida.

COMITÉ DE CAMARADERÍA

Habiéndose realizado un estudio sobre la poca o débil membresía de algunos clubes, se encontró que ésta era causada principalmente por la falta de amistad y camaradería que existe o debería existir en su seno, es elemental que dentro del club exista un cuerpo o Comité de Camaradería que promueva y fomente las buenas relaciones entre los socios y elimine las causas que lo impidan. He aquí algunas sugestiones para lograrlo:

A. Recepción en las Sesiones.

Todos los integrantes del Comité de Camaradería deben procurar llegar unos minutos antes al recinto donde se celebrará la sesión. A medida que los socios vayan llegando, deben ser recibidos cordialmente; en caso de que se trate de algún invitado, deberá ser presentado con todas las demás personas, sin omisión alguna, y asegurarse de que conozca a todos los oficiales del club, y que al iniciarse la sesión se siente al lado de algún socio Activo 20-30 que sea amigable y lo atienda durante la duración de la junta.

Por lo que respecta a las personas que llegan tarde a la sesión, el comité debe estar pendiente de ellas, levantarse a saludar y acomodarlas. Ha habido muchas personas que al mirar y no encontrar asientos o que no hay nadie que los invite a pasar, se han regresado.

B. Nuevos Socios.

Debe hacerse todo el esfuerzo posible porque el nuevo socio conozca rápidamente a los miembros antiguos del club, ya que sus primeras sesiones serán de gran influencia para él en el futuro. Si al nuevo socio se le da la oportunidad de crear inmediata amistad con los socios antiguos, pronto se sentirá como parte integrante del grupo, iniciándose así con ánimos de trabajar y cooperar con los demás en las actividades del club. Por el contrario, si a éste mismo elemento se le priva de esa amistad fácil, pronto perderá el interés por el club y el grupo perderá un elemento que quizá hubiera sido magnifico si se le hubieran abierto las puertas de la amistad. Entre más pronto desaparezca el sentimiento o sensación de "extraño" o "nuevo socio", mejor será para el club y para todos los socios.

C. Durante la Sesión.

Durante las sesiones, la mejor camaradería prevalece cuando todos los socios se sientan en una mesa grande e impidiendo que los mismos grupos se sienten juntos siempre. Nunca debe sentarse a los nuevos socios juntos, sino más bien separados entre otros socios Activo 20-30 de más antigüedad para que así pronto se establezca una mayor amistad entre los socios nuevos y antiguos, y los objetivos de Activo 20-30 se realicen de esta manera. El Comité de Camaradería es el responsable de vigilar que todos los socios usen sus distintivos (charola) de sesiones para que los nuevos socios puedan aprender los nombres (y motes, si así lo acostumbra el club) y clasificación de cada uno de los miembros sin necesidad de preguntar, pues muchos por pena no lo harán y pasará mucho tiempo antes de que lo lleguen a conocer.

D. Fuera de las Sesiones.

El Comité de Camaradería debe promover el espíritu de amistad inclusive fuera de las sesiones del club; los medios más eficaces se logran por medio de eventos atléticos, actividades sociales, etc. En todo evento, y por todos conceptos, debe vigilarse que el nuevo socio y su novia o esposa sea presentada a todos los asistentes y hacerlos sentirse "en casa".

Por lo anterior, se observa que los deberes del Comité de Camaradería son muchos, variados y muy importantes, y que de él prácticamente depende el futuro del club ya que si no hay entendimiento, camaradería y amistad, el grupo no puede existir. El deber del comité es convertir en ardiente admirador y amigo de Activo 20-30 al invitado, y hacer del club un grupo compacto, de estrecha amistad y camaradería.

COMITÉ DE FINANZAS

Todo club Activo 20-30 ha tenido, alguna vez, dificultades financiera. Muchos de estos clubes han dejado crecer su adeudo, tanto en la Oficina Nacional, como con los acreedores de su comunidad. Si estas cuentas no son pagadas, tarde o temprano el club Activo 20-30 se desorganizará, la reputación de éste como la de sus socios, la de la Asociación Nacional, y la de Activo 20-30 Internacional sufrirá gravemente. Por el contrario otros clubes han afrontado sus problemas financieros y gracias a su inteligente método adoptado han salido avante con mayor fuerza que nunca.

No es razón que los clubes contraigan compromisos mayores de los que puedan pagar, ya que se debe prever su fuente de ingresos y también la manera de distribuir los egresos. Si se toma especial interés en el manejo de las finanzas del club, continuamente puede existir un saldo remanente en la cuenta del banco. El interés y cuidado en el manejo del dinero no quiere decir que el club tome medidas exageradas o se exima de algunas cosas, sino por el contrario exageradas debe prever y balancear los ingresos y erogaciones; el sistema financiero del club debe manejarse en la misma forma como se manejaría la Tesorería de cualquier tipo de negociación. Para éste efecto debe existir un determinado grupo de elementos del club designados especialmente para vigilar que los ingresos sean suficientes para las necesidades del club y ciertos proyectos por realizar y que los egresos sean inferiores a los ingresos. En los estatutos se menciona a éste grupo, y se le conoce con el comité de finanzas.

Muchos clubes delegan toda la responsabilidad de las finanzas a éste comité, haciendo que ellos manejen las cuentas, hagan los presupuestos y fijen las cuotas de ingreso de nuevo socio. Otros clubes únicamente delegan en el comité la responsabilidad de preparar los presupuestos y el Consejo de Directores es el único con facultades para aprobar las cuentas, comprar equipos, etc., siendo la Directiva, en éste caso, el vigilante y supervisor del Comité de Finanzas. Aunque ambos métodos son magníficos, aquí únicamente trataremos del Comité de Finanzas autónomo, es decir, cuando la Directiva del Club delega en el Comité toda responsabilidad financiera. Debe aclararse que el club puede implantar el sistema que más le convenga.

A. Obligación del Comité.

1. Fijar la cuota de inscripción y mensual que sean justas y prácticas.

2. Aprobar todas las compras de equipos y artículos que el club necesite.

3. Aprobar todas las cuentas antes de que sean pagadas.

4. Efectuar auditorias regularmente en los libros del Tesorero.

5. Preparar un presupuesto y vigilar que no se hagan más gastos de los que se hayan previsto.

B. Fijando las Cuotas.

Hay que tomar en consideración que en la Organización hay muchos elementos que no pueden o están en condiciones de gastar mucho dinero en su respectivo club de servicio. En muchas ocasiones estos socios de medios modestos son de gran valía para el club, por lo que es de primordial importancia reducir las cuotas al mínimo para que las puedan cubrir. El comité de finanzas debe efectuar un cuidadoso estudio sobre los gastos mínimos que el club tenga y calcular los ingresos que debe tener para sacar un promedio de lo que deberá cobrarse por cuotas, haciendo o mismo para calcular la cuota de inscripción de nuevos socios. Por todos conceptos, debe hacerse lo posible por cobrar lo más bajo que se pueda, ya que un club cuyas cuotas son altas no sobrevive mucho tiempo.

C. Aprobación de Compras.

Como todo negocio que cumple puntualmente con sus obligaciones económicas, la reputación del club será altamente estimada si sus compromisos son liquidados a tiempo. Desgraciadamente, muchos clubes descuidan éste aspecto y son morosos en sus pagos, cosa que debe evitarse a toda costa. El comité de finanzas debe reunirse la primera semana de cada mes para discutir, aprobar o rechazar las cuentas pendientes. Una vez aprobadas aquellas que debe cubrirse, deberán pasarse al tesorero para su pago, quien tendrá la obligación de archivar todos los comprobantes.

D. Auditorías.

Aparentemente, la mayor parte de los clubes hacen caso omiso de las recomendaciones de pasar auditorías periódicas al tesorero. El tesorero consciente de su deber verá con buenos ojos estas auditorías, ya que serán para su bien y el del club. El comité deberá revisar los libros por lo menos cada tres meses y pasar un reporte por escrito al club o a la directiva.

E. Formulando el Presupuesto.

El propósito de formular un presupuesto es con objeto de evitar gastos innecesarios y de crear una responsabilidad colectiva que vigile los fondos que no pertenecen a ningún socio en particular, sino al club para fines benéficos y de orden administrativo. Debido a que el dinero pertenece a un fondo común y el manejo de éste se le confía al Comité de Finanzas, el comité no debe escatimar medio alguno para salvaguardar los intereses del club.

A continuación se proporcionan los puntos básicos sobre los cuales el comité debe formular su presupuesto.

Notas Importantes Relativas al Presupuesto.

A. CUOTAS DE LOS SOCIOS. Esta es una de las fuentes principales de ingresos para garantizar la estabilidad económica del club. Se recomienda que las cuotas se cobren trimestralmente o semestralmente por adelantado ya que mensualmente resulta engorroso para el tesorero, además de que el club tiene que pagar las Cuotas Per-Cápita tanto Nacionales como de Afiliación anualmente por adelantado en el mes de Mayo de cada año a la Oficina Nacional sobre los socios que se reporte en el informe Semestral del mes de Enero, y en muchas ocasiones hay miembros que se retiran o se dan de baja unos días después de que el club ha enviado el reporte semestral reportando pérdidas económicas para el club. Las cuotas no deben incluir los alimentos de los socios pues la experiencia nos ha demostrado que muchos clubes han fracasado por hacerlo así.

B. MULTAS. El objeto de cobrar multas durante las sesiones es para que se pierda la sensación de seriedad y tirantez, hacerlas alegres y jocosas, pero sin extralimitación. Por tal motivo, el presidente debe vigilar que las multas que se impongan no sean gravosas ni excesivas, pues de lo contrario perderá el objeto perseguido creando resultados negativos y ahuyentando a los socios de las sesiones.

C. CUOTAS DE INSCRIPCIÓN. Estas tampoco deben ser excesivas, pero si debe garantizar una pequeña utilidad para el club después de pagar el importe del equipo del nuevo socio a la Oficina Nacional.

D. CUOTAS PER-CÁPITA. Los gastos administrativos y de mantenimiento tanto de la Asociación Nacional, así como el de las Organizaciones a que se encuentra afiliada, son muchos y muy fuertes, razón por la que los clubes debe cubrir sus cuotas respectivas puntualmente. Hay que recordar que la Organización, no persigue el lucro y que lo que percibe es el mínimo indispensable para sobrevivir. Cualquier club Activo 20-30 tiene el derecho de revisar e investigar, en cualquier tiempo, los libros que la Oficia Nacional lleva de las cuentas del dinero que cada club paga.

E. FONDO DE RESERVA. De las utilidades obtenidas durante su gestión, cada mesa directiva debe asignar un determinado porcentaje al fondo de reserva que es y será una protección para cualquier Club Activo 20-30.

COMITÉ DE CASA

Los deberes de éste comité son los de vigilar todos los detalles que son indispensables para que las sesiones del club resulten con éxito. Estos son:

A. Lugar o Recinto de Sesiones.

Para escoger el recinto de sesiones, el comité debe considerar los siguientes factores: acceso, privacía, ventilación y cupo.

B. Los Alimentos.

La comida debe ser variada, sencilla y apetecible, y su precio debe ser razonable. Por lo regular, el dueño o administrador del restaurante estará deseoso de servir comida que sea del agrado de los socios, por lo que el Comité de Casa puede ponerse de acuerdo y seleccionar el menú para satisfacer el gusto general de los socios.

C. Servicio.

El servicio debe ser rápido, cortés y lo menos ruidoso posible, y no debe llevar más tiempo que los tres minutos iniciales de la sesión. El comité debe insistir que los alimentos estén listos a tiempo y que los meseros no recojan vajilla durante el tiempo que el orador o invitado de honor este haciendo uso de la palabra.

D. Decoración.

El comité es responsable de que estén en cada sesión, en su lugar correspondiente, la Bandera, el Estandarte, la Campana, el Mazo y los Distintivos (charolas) para sesiones. También será el encargado de ver que el local se decore de acuerdo con la ocasión, tal como aniversario de la independencia, navidad, año nuevo, carnaval, aniversario Activo 20-30, etc. El Comité de Programas debe avisar con anticipación de algún evento especial al Comité de Casa para que éste se prepare debidamente.

E. Disposición de Lugares para Sentarse a la Mesa.

La cabecera de la mesa debe tener amplio lugar para acomodar a un mínimo de 6 personas. A continuación aparece un esquema de la forma más conveniente en que deben disponerse los asientos:

1. Orador o Invitado de Honor.

2. Presidente.

3. Vicepresidente o Director de Programas.

4. Expresidente Inmediato Anterior.

5. Secretario.

6. Tesorero.

Como podrá observarse, esta disposición es una de las más prácticas, ya que el presidente tiene a la mano a su predecesor, quien le podrá proporcionar sus consejos. El vicepresidente o el director de programas se encuentra a un lado del invitado para atenderlo y explicarle sobre las finalidades o proyectos del club, etc., lo que permite que el presidente no distraiga su atención del manejo y dirección de la sesión. También el secretario y el tesorero están al alcance del presidente para cualquier pregunta que desee hacerles.

COMITÉ DE MEMBRESÍA

Debido a las características de membresía de Activo 20-30, la estabilidad de los socios no es igual a la de otros clubes de servicio. Por lo tanto, es de primordial importancia la creación y perfecto funcionamiento del Comité de Membresía. El Comité debe ser muy activo y buscar continuamente elementos nuevos para balancear las posibles bajas naturales, así como estar alerta para descubrir nuevos valores para llenar las clasificaciones vacantes y que refuercen el club.

La meta de Activo 20-30 es de tener miembros de calidad, por lo que cuando exista una vacante debe buscarse al mejor elemento que pueda cubrirla y no únicamente llenarla con el primer prospecto que exista a la mano.

La vida del club está representada por la membresía y una densidad de elementos capaces, entusiastas y dinámicos que den un resultado seguro y eficaz. No es suficiente iniciar el período con un número adecuado de socios; el comité debe hacer planes y llevarlos a cabo para mantener estable un determinado número de socios, y siempre con la mira de aumentar la membresía.

El Comité de Membresía debe mantener una lista de las clasificaciones que puedan existir en su comunidad, llenando las clasificaciones correspondientes con los socios actuales del club y procurando traer nuevos socios para que ocupen las clasificaciones vacantes. Este sistema permite tener a la vista una clara visión de los elementos que puedan ser invitados sin topar con el problema de invitar personar cuya clasificación ya este ocupada y que tenga que rechazársele.

Previniendo la pérdida de socios en forma exagerada, el comité debe analizar concienzudamente éste problema, ya que un constante cambio de personal debilita la estabilidad del club y amenaza su exigencia. Muchas veces el problema reside en que el o los socios no tienen asignada alguna comisión activa dentro del club, perdiendo así el interés y he aquí una de las obligaciones del comité de encontrar la causa y hacer que se ponga el remedio adecuado.

Uno de los aspectos más importantes sobre los cuales el comité debe trabajar es la investigación del carácter, capacidad, integridad, honorabilidad y moralidad del aspirante a socio y reporta el resultado de dichas investigaciones al Consejo de Directores para su aprobación final. Se recalca nuevamente que la meta debe ser la de obtener socios de CALIDAD.

En Activo 20-30 existen seis principales clases de membresía que son: Activos, Activos Mayores, ExActivos, Vitalicios, Sin Limitación, y Honorarios.

A. Activos.

Los requisitos para ser socio activo de un club Activo 20-30 son:

1. Tener de 20 a 39 años de edad.

2. Tener buena reputación moral y que por sus aptitudes de servicio sea aceptado por un club.

3. Estar dedicado a alguna profesión o actividad honesta.

4. Que no sea socio de alguna otra organización con características similares a Activo 20-30.

5. Que preferentemente la clasificación correspondiente no éste ocupada por otro socio.

B. Activo Mayor.

Tendrá la categoría de socio Activo Mayor, el Activo que haya cumplido los 40 años de edad, y que por sus méritos y servicios, reciba el voto favorable de su club para pertenecer a dicha categoría, siendo que el número de socios Activos Mayores no podrá exceder el 20% del número de socios Activos.

El Socio Activo Mayor, tendrá todos los derechos y obligaciones de los socios Activos, con la excepción de ocupar cargos de elección en su club, en la Asociación Nacional, ni en la Organización Internacional, o de servir como delegado ante las convenciones que se organiza tanto la Asociación Nacional, como la Organización Internacional.

C. Ex-Activo.

Los Socios Ex-Activos, serán los socios Activos que tengan un mínimo de 7 años sirviendo a su club como socio Activo, o ha servido como presidente de su club, y que no tenga obligaciones financiera con su club ni con la Organización Nacional, la categoría le será conferida por la Asociación Nacional a solicitud de su club. Además no tendrá obligación de pagar cuotas u otras obligaciones económicas del club ni de la Asociación Nacional.

Las obligaciones de los Socios Ex-Activos son: Brindar su ayuda y asesoría en la medida de sus capacidades tanto al club como a la Asociación Nacional: Honrar a Activo 20-30 Internacional desempeñando sus actividades particulares y profesionales en concordancia con los principios cívicos y morales que Activo 20-30 Internacional promueve.

El Socio Ex-Activo tendrá los siguientes derechos: Ostentar públicamente su calidad de Socio Ex-Activo; Asistir a las reuniones de su club sin derecho a voto; Asistir a todas las actividades que se organicen en Activo 20-30 Internacional.

El Socio Ex- Activo no podrá ocupar cargos de elección en su club, en la Asociación Nacional ni en la Organización Internacional, o de servir como delegado ante las convenciones que organizan tanto la Asociación Nacional, como la Organización Internacional.

D. Vitalicios.

La categoría de Socio Vitalicio en la Organización Internacional será otorgada a todos los Ex presidentes Internacionales. En la Asociación Nacional esta será otorgada a todos los Ex presidentes Nacionales.

E. Sin Limitación.

Tendrá la categoría de Socio Sin Limitación, cualquier socio Activo en situación idónea que cambie de residencia a un área en donde no exista ningún club Activo 20-30, siempre y cuando al organizarse un club Activo 20-30 en dicha área el socio sin limitación se convierta nuevamente en socio Activo.

F. Honorario.

Cualquier persona que no sea socio del club puede ser designada a esta alta distinción no existiendo límites de edad ni obligación pecuniaria ni de cualquier otra índole. El título de socio Honorario es el concepto más alto de distinción que un Club Activo 20-30 puede conferir, debiéndose otorgar exclusivamente a aquellas personas de magnífica reputación y honorabilidad que se hayan distinguido por su interés y cooperación hacia el club y los ideales de Activo 20-30.

El Socio Honorario no tendrá obligaciones, sus derechos se limitan a aquellos de asistencia, y la oportunidad de expresar su opinión, podrá ser invitado a todas las actividades del club teniendo derecho de voz más no de voto.

PROCEDIMIENTO RECOMENDADO PARA LA ACEPTACIÓN DE SOCIOS

1. La membresía en cualquier club Activo 20-30 se logra únicamente por medio de invitación. El candidato debe ser apadrinado (recomendado e invitado) por algún socio Activo 20-30 que se encuentre en situación idónea.

2. Antes de invitar al candidato a pertenecer a Activo 20-30 el socio padrino debe llenar una forma denominada "Proposición de Candidato" en la que debe anotar el nombre, edad, dirección, negociación o actividad que representa, nombre del padrino y cualquier otro informe que el club crea conveniente, forma que deberá ser entregada al director del Comité de Membresía.

3. El Comité de Membresía deberá estudiar la elegibilidad del candidato y someter sus recomendaciones al Consejo de Directores (el Comité de Membresía no tiene facultad de aceptar o rechazar a un candidato, siendo esta facultad exclusiva del Consejo de Directores).

4. Si la Directiva acepta al candidato, la forma de "Proposición de Candidato", debidamente autorizada, deberá regresarse al Director del Comité de Membresía, quien deberá encargarse de ver que el prospecto sea traído al club.

5. El candidato aceptado por la directiva se considerará como prospecto a socio hasta que cumpla con asistir a cuatro sesiones consecutivas del club. Inmediatamente después de que haya cumplido con éste requisito, deberá tomársele la protesta para pasar a figurar como socio activo. Los traslados y reingresos de socios deben ser aprobados con éste mismo procedimiento, aunque no es necesario llenar la forma "Proposición de Candidato".

6. Inmediatamente después de que el candidato haya ingresado al club, el presidente debe vigilar que el Comité de Educación, lo instruya en lo más elemental, tanto en los ideales Activo 20-30 como en la educación del club, procurando además que el nuevo socio entre al círculo de amistad y camaradería que exista ya entre los socios que tengan más tiempo.

7. Con objeto de evitar cualquier posible fricción entre los socios, algunas veces es conveniente que se adopte el sistema de notificar a la asamblea sobre la aceptación del candidato para que si algún miembro conoce impedimento alguno para que el candidato sea aceptado, así lo haga saber a la directiva, pero nunca en público.

8. Si el candidato a socio llegara a ser rechazado, tal decisión deberá ser puesta en conocimiento del socio proponente, tratando el caso con la mayor discreción y tacto con objeto de evitar cualquier futuro problema.

REGLAMENTO PARA LA SUSPENSIÓN DE UN SOCIO

Las razones para suspender del club a algún socio son:

1. Si se atrasa 3 meses en el pago de su cuota.

2. Si su porcentaje de asistencia a las sesiones son menores a un 60% en el término de 3 meses.

3. Si su conducta, dentro o fuera del club, perjudica el nombre de Activo 20-30.

4. Si materialmente no muestra interés por las actividades del club.

5. Si rehusa cumplir y hacer cumplir los Estatutos, resoluciones y decisiones de Activo 20-30 Internacional, los de la Asociación Nacional, y los del club.

6. Si rehusa cumplir con el desempeño de las tareas y responsabilidades que se le asignen.

7. Si falta a tres juntas consecutivas sin justificación o aviso:

a. Los Socios pueden ser dispensados de asistir a 3 juntas consecutivas si así lo informa el club con debida anticipación.

b. También el club puede extender a un socio un permiso de ausencia por 3 meses. Al expirar el plazo, el socio puede solicitar una nueva prórroga.

c. Los permisos arriba mencionados debe otorgarse únicamente cuando existan las razones fundamentales, tales como exceso de trabajo, por viaje, enfermedad, etc.

d. Para qué Consejo de Directores autorice el permiso de ausencia, el socio deberá cubrir por adelantado las cuotas que correspondan al período del permiso que solicite.

e. Lógicamente, los socios con permiso de ausencia no son considerados como presentes o ausentes por el Comité de Asistencia.

Procedimiento recomendado para suspender a un Socio.

1. La solicitud de suspensión puede provenir de cualquier socio, comité, director o hasta del mismo socio en cuestión.

2. No importa de dónde provenga la solicitud de suspensión, esta deberá contener las razones para las cuales se pide la cancelación de membresía.

3. La comunicación deberá presentarse al Consejo de Directores para estudio y votación en su siguiente junta; es indispensable que exista quórum y la mayoría de los votos emitidos de los directores ahí presentes (50% más 1) son suficientes para causar suspensión.

4. Para la revocación o suspensión de membresía, no importando la índole de causa, es necesario que se le oiga en defensa al socio afectado, por lo que el Consejo de Directores deberá celebrar una audiencia de justificación, a la cual citará al socio por correo registrado con acuse de recibo con cinco días de anticipación. Si el socio se justifica a satisfacción de la directiva, podrá seguir disfrutando de su calidad de socio activo.

5. Si el socio queda suspendido definitivamente, deberá notificarse por escrito, siendo esto deber del secretario, quien recibirá las indicaciones respectivas del Consejo de Directores.

6. El resultado de la decisión del Consejo de Directores deberá ser anotado en la ata de la junta y deberá ser leída en la siguiente sesión ordinaria del club.

7. Si un miembro en buena situación ante su club solicita su baja la directiva puede suspenderlo como "buen socio", tendiendo el privilegio de hacer visitas a sesiones o funciones del club o reingresar a éste o cualquier otro club Activo 20-30, sí su clasificación está vacante.

8. Los socios suspendidos por violación a los reglamentos del club pueden solicitar su reingreso. En esto caso deberá hacer su solicitud de reingreso a través del Comité de Membresía, mismo que tratará el asunto como si se tratase de un nuevo socio solicitante.

COMITÉ DE SOCIOS EX – ACTIVOS.

Las funciones de éste comité consisten en mantener estrechas relaciones con los socios que han dejado el club por haber pasado la edad límite, tales como invitaciones a sesiones especiales, festejos de aniversario del club, etc. Es conveniente que éste comité lleve un registro de direcciones de los ex – activos para que fácilmente se puedan poner en contacto con ellos. También éste comité puede desempeñar un papel importante en expansión, ya que si un ex – activo se muda a otra población, el club puede ponerse en comunicación con él con miras de establecer contactos con otros elementos potenciales de esa comunidad para formar un club Activo 20-30. El programa de expansión de Activo 20-30 Internacional necesita de la ayuda de los socios activos y ex – activos, por lo que es recomendable que cada vez que un socio se mude de población, así haga saber a la Oficina Nacional para que el Comité de Expansión se ponga en contacto con él.

COMITÉ DE MÚSICA

El Comité de Música debe vigilar que en ciertas ocasiones especiales haya música durante la sesión del club, así como que los socios tomen parte activa en los programas musicales que se presenten. La música fomenta la alegría…

COMITÉ DE PROGRAMAS

Este comité es el directamente responsable de cada uno de los programas que se presenten en las sesiones del club. Un programa interesante es garantía de buena asistencia.

Al iniciar el periodo el comité debe reunirse con el presidente para formular un programa, un tanto flexible, pera todas y cada una de las sesiones, buscando la manera de hacerlos agradables y llamativos, y al mismo tiempo que no sean costosos.

Los programas deben ser de carácter cultural o de entretenimiento. El Comité debe tener presentes las fechas conmemorativas, tanto las de Activo 20-30 como las nacionales e internacionales y aprovechar dichas ocasiones para preparar programas especiales; a estas sesiones especiales conmemorativas deberán invitarse a personas capacitadas para hablar sobre el acontecimiento en especial de que se trate.

COMITÉ DE ENFERMOS Y CORTESÍA

Son deberes de éste comité:

a. Enviar felicitaciones a socios o sus familiares (esposa, hijos, padres) con motivo de sus onomásticos, santos, aniversarios, agradecimientos o cualquier otro motivo que constituya un convencionalismo social.

b. Visitar a socios que se encuentren enfermos.

c. Enviar condolencias a socios o familiares en caso de algún deceso.

Todos estos pequeños detalles harán que la amistad y camaradería se consoliden más aún dentro del círculo del club.

COMITÉ DE RELACIONES INTER – CLUBES

Este comité promoverá las sesiones en conjunto con otras organizaciones similares a Activo 20-30 en la comunidad o fuera de la ciudad. En general, deberá crear un espíritu de acercamiento entre el club y otros clubes Activo 20-30 y otras organizaciones de servicio.

COMITÉ DE PUBLICIDAD

La publicidad es esencial para Activo 20-30. Los clubes tienen que vender la idea de la organización a los jóvenes y esto no se puede hacer sin una publicidad bien dirigida. Precisamente para éste fin es para lo que en cada club Activo 20-30 se ha creado un Comité de Publicidad que se dedica exclusivamente a hacer patente ante el público la existencia y actividades del club.

La responsabilidad del Comité de publicidad consiste en inculcar al público los ideales, propósitos y actividades del club y de Activo 20-30 Internacional, utilizando los siguientes métodos de difusión:

1. Prensa2. Radio y Televisión.3. El Emblema Activo 20-304. Boletín del Club, y5. La revista "Activo Veinte – Treinta".

La publicidad bien dirigida por medio de la prensa es esencial para cualquier club, ya que es una de las mejores vías para dar a conocer al público los principios de Activo 20-30, obtener el respaldo y cooperación de la comunidad para llevar a cabo los proyectos que emprenda el club. Todas las actividades que cualquier club organice, como las sociales, de beneficencia, invitados de honor a las sesiones, etc., además de ser de interés para los socios, también lo son para el público en general. Por lo tanto, debe dedicarse especial atención a que estas actividades sean puestas en conocimiento del público en general. Por lo tanto, debe dedicarse especial atención a que estas actividades sean puestas en conocimiento del público a través de la prensa.

A. Bases para una Publicidad Adecuada.

Lo que más gusta y capta la atención del público son los hechos inusitados, mientras que lo usual pasa desapercibido. Al público deben de proporcionárseles artículos y noticias de primera clase, cortos, insólitos e interesantes por su originalidad de preparación. Cuando los socios del club hagan obsequio de dulces o juguetes, será una buena oportunidad para publicidad. Los detalles de las juntas Inter – Clubes y sus actividades son notas interesantes para leer. Cuando una buena noticia se publica, miles de gentes la leen y la comentan. Los periódicos siempre darán cabida a las noticias de interés general, y hay que aprovechar el valor de éstas para el bien de la organización.

El público continuamente se interesa en cualquier cosa que el Club haga, siempre y cuando verdaderamente rinda un servicio de utilidad general; por lo tanto, los proyectos patrocinados por el club serán de interés y contendrán el material para ofrecer buenas noticias. Sin embargo debe mencionarse que la publicidad esporádica no importando que tan buena sea, no dará los resultados deseados, es por esto que el club puede y debe tener noticias interesantes por lo menos una vez a la semana para publicarlas en la prensa.

B. Manera de Presentar la Relación.

En primer lugar, es menester tener una buena noticia que publicar, ya que es preferible no presentar nada a enviar una noticia mediocre. Si al editor del periódico se le proporcionan escritos mediocres, es lógico que no los tome en consideración para publicarlos pues por más voluntad que él tenga de ayudar al club, su obligación es ofrecer a los lectores noticias de interés.

1. Ser breve es un factor importante, pues lo que interesa no es cuanto aparecerá en el artículo, sino la calidad y precisión de datos

2. Las rotativas de la prensa no esperarán a que lleguen las noticias del club Activo 20-30, por lo que es indispensable que éstas lleguen a tiempo a la redacción del periódico. Una noticia fuera de tiempo no es noticia.

C. Como ponerse en Contacto con los Diarios.

El primer deber del Director del Comité de Publicidad es visitar a los editores de los periódicos locales, presentarse y hacerle saber a qué club representa; darles a conocer que el club es una organización de servicio, con carácter Internacional y que reconoce en cada uno de ellos y sus respectivos periódicos un apoyo definitivo para lograr el bien de la comunidad. Hay que hacerles patente que el club prestará su ayuda a los proyectos que sean de ventaja y bienestar a la comunidad. Hay que explicarles cuales son los ideales y propósitos del club y cómo podrían ayudar a lograrlos a través de la prensa. Es muy importante hacerles una invitación para que sesione con el grupo y cuando estén presentes hágaseles objeto de una amabilidad sincera que de prestigio al club, pudiendo estar seguros de que ellos recompensarán con creces su buena voluntad.

Después de que se haya establecido el contacto con los editores es necesario pasarles por escrito las noticias de interés para que sean publicadas, redactándolas en forma que el club desea que aparezcan, con el texto completo y sin errores. No hay que esperar a que los reporteros vengan a pedir noticias, sino que estas deben enviarse oportunamente a la redacción.

Es buena política invitar a un reportero a cada una de las sesiones. El costo de esto es insignificante comparado con los resultados benéficos que el club obtiene.

Empléese el mismo procedimiento para ponerse en contacto con los gerentes de Televisión y Radiodifusión.

D. Fotografías para Publicación.

Las fotografías de los eventos novedosos patrocinados por el club, tales como festivales, exhibiciones, proyectos, etc., son de alto valor publicitario, inclusive, en algunas ocasiones valdrá la pena que el club cubra el importe de los clichés de ciertas fotografías para que sean publicadas especialmente en la prensa. Es bien sabido que a un lector le llama más la atención una fotografía, y si ésta despierta interés, es seguro que leerá el artículo, razón por la que se recomienda que siempre se empleen fotografías en las publicaciones. El Comité de Publicidad obtendrá resultados positivos si se apega alas siguientes recomendaciones.

1. Ponerse en contacto con los dirigentes de la prensa radio y televisión.

2. Ser breve.

3. Ser persistente.

4. Siempre presentar noticias de interés.

5. Emplear fotografías siempre que sea posible.

Todo el mundo aguarda noticias nuevas y el club las tiene cada vez que sesiona, cuando patrocina a algún proyecto o respalda alguna empresa en beneficio de la comunidad. ¡Háganlas saber por medio de la prensa para que el público conozca mejor a Activo 20-30!

LA REVISTA "ACTIVO VEINTE – TREINTA"

La prensa y otros medios de publicidad ofrecen la oportunidad de dar a los habitantes de la comunidad respectiva las actividades del club. Sin embargo, es de igual importancia que el Comité de Publicidad mantenga informados a los demás clubes Activo 20-30 sobre las actividades de su propio club. Esto puede hacerse a través del órgano oficial de Activo 20-30 Internacional, el cual conocemos como "Activo Veinte – Treinta", fase de publicidad que no debemos dejar pasar por desapercibido.