Manual del Activo 20-30 (Libro Rojo)

Este manual para Oficiales, conocido dentro de Activo 20-30 como el "Libro Rojo", lleva el propósito de mostrar a los Oficiales de los Clubes Activo 20-30 un cuadro completo de lo que debe de ser la organización de un Club. Este material informativo no lleva únicamente la intención de servir de inspiración, sino también de instruir a la directiva de cada Club sobre lo que es la organización interna del mismo, su relación y vínculos con Activo 20-30 Internacional y con su comunidad.

Este manual no es solamente ideológico, sino también práctico, o sea el "por qué y cómo" de un Club Activo 20-30, pero de nada servirá si los directivos, a quiénes se dedica, no lo estudian, lo analizan, lo entienden y lo llevan a la práctica.

No pretendemos que toda la información necesaria éste recabada aquí, pero si creemos que contiene la mínima indispensable para lograr un buen funcionamiento y coordinación de los Clubes. Por consiguiente, lo sometemos respetuosamente a la consideración de los Oficiales del presente y del futuro, cuya responsabilidad primordial es la buena marcha de la organización que honrosamente dirigen y cuyo destino está en sus manos.

Por último, la información que aquí recopilamos es el esfuerzo de muchos Clubes, Socios Activo 20-30 distinguidos tanto de épocas pasadas como contemporáneas, así como de los Oficiales Internacionales, y nuestro trabajo consiste en aportar esas experiencias y unir las nuestras para un solo fin: EDUCAR EN FORMA DEBIDA A LOS OFICIALES DE LOS CLUBES ACTIVO 20-30 SOBRE SUS DEBERES.

Libro Rojo Activo 20-30 República Dominicana

Principal documento de consulta para el beneficio de los socios, aspirantes, directores y oficiales nacionales.

Re editado y Revisado en el 2012 por el Ing. Cesar Iván Rosario Amézquita.

Presidente Nacional 2011-2012

Colaboración Especial y Revisión del Lic. Miguel Grullón Molina

Socio Vitalicio, Presidente Internacional 2006-2007, Oficial de Educación 2011-2012

"La juventud para ser servida debe servir"

y

"Uno nunca se enaltece tanto como cuando se arrodilla para ayudar a un niño"

PARTE I

Principios esenciales de activo 20-30

Cualquier organización en el sentido completo de la palabra, debe tener sus propósitos y objetivos definidos para alcanzar su meta, al igual que un marino debe seguir su estrella como guía para llegar a su destino. El éxito solamente lo alcanzan aquellos que tienen un objetivo, por el cual nosotros, como miembros, estamos orgullosos y podemos lanzarnos en pos de él con el conocimiento de que nuestro objetivo se desenvolverá en el sentido más alto de ciudadanía.

A. Objetivos Constitucionales.

Los objetivos básicos de todos los Clubes Activos 20-30 son idénticos. Están constatados en los artículos de incorporación y en la constitución de todos los Clubes afiliados, y son los siguientes:

1. Formar Líderes para el Servicio a la Comunidad.

2. Servir a la Comunidad y en especial a la Niñez.

3. Desarrollar la amistad y promover la confraternidad entre sus miembros.

4. Fomentar los más amplios principios Humanos, Morales y Cívicos.

Si el presidente tiene ante sí estos objetivos constantemente, su club no se desviará de su curso. Si cada socio trata de realizar los objetivos de Activo 20-30, el éxito de nuestra organización en cada comunidad está asegurado.

B. Obligaciones.

Al reconocer y otorgar la carta constitutiva a un club, Activo 20-30 Internacional delega todos los derechos, privilegios y autoridad de un club Activo 20-30 afiliado, y por la aceptación de su carta, éste asume todas las obligaciones impuestas por los Estatutos Internacionales. Siendo estas:

1. Cumplir los Principios, Objetivos, Estatutos, Acuerdos y Resoluciones que adopte Activo 20-30 Internacional, y la Asociación Nacional.

2. Pagar puntualmente las cuotas Internacionales y Nacionales.

3. Celebrar juntas de asamblea general por lo menos dos veces al mes. Preferentemente una vez a la semana, exceptuando aquellos arreglos alternativos que puedan decidirse localmente.

4. Presentar oportunamente todos los reportes requeridos por la Asociación Nacional y por la Organización.

5. Participar en las reuniones Internacionales y Nacionales, si no pudiera hacerlo por causas justificada, deberá otorgar sus votos por poder, y participar cuando sea posible en el proceso de toma de decisiones.

6. Mantener un promedio de asistencia trimestral en sus reuniones de asamblea general, no inferior al sesenta porciento (60%).

7. Cualquier otra obligación que le impongan los Estatutos Internacionales, o los de la Asociación Nacional.

El desconocer lo antes dicho es la razón por lo que muchos clubes Activo 20-30 dejan de funcionar. Los clubes y socios no solo deben aceptar los beneficios que les proporciona la organización, sino que también debe asumir y cumplir con todas las responsabilidades y obligaciones correlativas. Los siete puntos expuestos deben aceptarse como mandato. Es obligación del presidente estar pendiente de que cada obligación sea cumplida a su debido tiempo. Mediante la estrecha cooperación entre los clubes, la Asociación Nacional y Activo 20-30 Internacional, se podrá alcanzar el éxito buscado.

ELECCIÓN DE OFICIALES DE UN CLUB

La elección estará sujeta a las disposiciones de los estatutos internos de cada club. Activo 20-30 Internacional recomienda que los clubes adopten los estatutos modelo para el club. (Disponibles en la Oficina Nacional).

Con el sistema ahí recomendado, se tendrá la ventaja de que los oficiales electos tengan tiempo suficiente por anticipado, para preparar su plan de trabajo y exponerlo en la toma de posesión, la que se verificará la primera semana de enero o de julio, según el caso particular de cada Club. Por ejemplo podrán preparar un presupuesto de ingresos y egresos, proyectos de servicio cívico, eventos sociales, nombramientos de comités, etc.

Toma de Posesión de los Oficiales Electos:

Para la toma de protesta y toma de posesión de los oficiales electos, debe prepararse con anticipación un programa agradable y, si es posible, hacer sesión con damas e invitar a representantes distinguidos de otros clubes de servicio, autoridades y personalidades de la comunidad. Dicha ceremonia debe estar rodeada de un ambiente formal y distinguido, esforzándose por que todo el programa se desarrolle sin contratiempos ni errores. A los oficiales salientes debe tributárseles una despedida cordial y amistosa, expresándoles la gratitud de todos los socios por su labor. Es costumbre obsequiar al presidente saliente un distintivo de "Ex-Presidente" y que puede obtenerse por conducto de la Oficina Nacional.

A continuación se sugieren los puntos más importantes que deben incluirse en dicho programa:

1. La sesión debe iniciarla y presidirla el presidente saliente.

2. Presentación de los invitados de honor, damas y socios.

3. Variedad y esparcimiento.

4. Presentación y entrega del mando de la sesión a la persona que tomará la protesta a los oficiales electos. La persona que tome la protesta e instale a los oficiales debe contar con experiencia y personalidad. Se sugiere que sea un oficial de Activo 20-30, un Rotario, un León o cualquier otra persona apta.

5. La toma de protesta para cada puesto se hará dando una breve reseña de los antecedentes de la persona, haciendo algún comentario simpático y valioso, y felicitándola efusivamente. Se acostumbra, también, imponerle una pequeña multa.

6. Orden de protesta: a) Sargento de Armas (sí es por elección), b) Secretario, c) Tesorero, d) Directores e) Vicepresidente (s) y f) Presidente. A partir del momento en que le presidente electo rinda protesta, éste continuará presidiendo la sesión hasta su conclusión. Durante éste lapso, el nuevo presidente deberá dar las gracias a los asistentes y agradecer el honor de resultar electo, y además deberá esbozar brevemente su plan de trabajo. Al terminar su discurso, hará entrega al presidente saliente del distintivo de "Ex-Presidente", con unas palabras alusivas.

7. Clausura de la sesión.

EL CALENDARIO DEL PRESIDENTE

El éxito del periodo del presidente se determina por las realizaciones concretas de su club durante el término oficiado. El éxito no puede obtenerse a ciegas, sin objeto de razón, sino al contrario deben hacerse planes definitivos. El presidente del club debe, como si fuera a construir un edificio, formular sus planes detalladamente antes de empezar la construcción y fijarse una meta. Los planes, sumados al trabajo hecho, tendrá como resultado una labor que será motivo de orgullo.

Es recomendable que el nuevo presidente elabore, al iniciar su período, un programa o calendario que incluya todas las actividades de servicio que deba desarrollar, mes a mes para alcanzar la meta deseada. También debe anotar todos aquellos deberes o asuntos internos de importancia que pudieran olvidarse. Este calendario debe prepararse de manera que proporcione al presidente una información completa de sus actividades y obligaciones en forma rápida y general éste programa, así preparado de antemano, será de gran ayuda para lograr una administración ordenada y obtener al mayor éxito posible.

A continuación se proporciona una guía general en que el presidente deberá formular su programa.

Enero o Julio

1. Obtener de la directiva, en su primera junta, la aprobación de los comités previamente seleccionados por el presidente, o bien hacer la designación definitiva.

2. Anunciar, en sesión ordinaria, cuales fueron os comités nombrados y quiénes los integran, e instruirlos sobre sus deberes.

a. Sesionar con el Comité de Finanzas para fijar el presupuesto.

b. Sesionar con el Comité de Programas para planear lo relativo.

3. Obtener de la directiva la aprobación del presupuesto y programas.

4. Visitar a otros clubes de servicio.

5. Asistir al Concilio Distrital.

6. Asistir a la Convención Internacional. (Julio)

7. Elaborar y enviar el Reporte Oficial Semestral.

8. Elaborar y enviar el Informe Mensual correspondiente al mes anterior.

Febrero o Agosto

1. Asistir a la Convención de Área. (Febrero)

2. Sesión con el Consejo de Directores.

3. Patrocinar algún proyecto cívico.

4. Sesión con el Comité de Membresía.

5. Iniciar un concurso de asistencia.

6. Asistir a la reunión Distrital.

7. Elaborar y enviar al Informe Mensual correspondiente al mes anterior.

Marzo o Septiembre

1. Sesión con el Consejo de Directores.

2. Patrocinar una fiesta de beneficio.

3. Sesión con el Comité de Camaradería.

4. Sesión conjunta con otros clubes de servicio.

5. Asistir a la reunión Distrital.

6. Elaborar y enviar el Informe Mensual correspondiente al mes anterior.

Abril u Octubre

1. Sesión con el Consejo de Directores.

2. Patrocinar festejo del día del Niño.

3. Patrocinar una campaña pro-limpieza de la ciudad.

4. Asistir al concilio Distrital.

5. Elaborar y enviar el Informe Mensual correspondiente al mes anterior.

Mayo o Noviembre

1. Patrocinar un torneo deportivo.

2. Sesionar con el Comité de Nominaciones.

3. Asistir a la Convención Nacional (Mayo).

4. Dedicar una sesión a los Boys-Scouts o cualquier otra organización juvenil similar.

5. Patrocinar el festejo del día de las Madres (Mayo).

6. Sesión con el Consejo de Directores.

7. Asistir a la reunión Distrital.

8. Elaborar y enviar el Informe Mensual correspondiente al mes anterior.

Junio o Diciembre

1. Elección de Oficiales.

2. Organizar para enero o julio una sesión especial para la toma de protesta de la nueva directiva.

3. Finalmente, rendir ante la asamblea el reporte del presidente, el secretario, del tesorero y de cualquier otro comité que se juzgue de importancia.

4. Celebrar una junta con ambas directivas, la entrante y la saliente.

5. Elaborar y enviar el Informe Mensual correspondiente al mes anterior.

EL PRESIDENTE DEL CLUB ACTIVO 20-30 INTERNACIONAL

Dado a que la creación de un club, su desarrollo y estabilidad, son en gran parte la labor de Activo 20-30 Internacional, los presidentes deben esforzarse por mantener las relaciones adecuadas con la Oficina Nacional. La experiencia ha demostrado que aquellos clubes que cooperan estrechamente con la Oficina Nacional, que han procurado la ayuda y colaboración de Activo 20-30 Internacional, y que se han preocupado por el fortalecimiento y expansión de Activo 20-30 han logrado ser los de mayor éxito. Con objeto de que el club guarde las relaciones, propias con la Asociación Nacional, es necesario que los oficiales y en especial el presidente, tengan conocimiento sobre lo que es la Organización, para así obtener las máximas ventajas de las muchas que ofrece Activo 20-30.

A. ¿Por qué existe la Organización Internacional?

Al principio solamente existía un club que era manejado y conducido a voluntad debido a que se trataba puramente de una organización local. Sin embargo, a medida que Activo 20-30 empezó a extenderse y el número de clubes aumentó fue necesario crear el Consejo Internacional, cuyos propósitos son:

1. Formular y dirigir un programa definido de expansión.

2. Crear un cuerpo coactivo que haga respetar los principios de Activo 20-30 Internacional, para garantizar que todas las Asociaciones Nacionales, así como sus clubes cumplan con los requisitos básicos.

3. Concentrar, seleccionar y ordenar las ideas y pensamientos mejores, organizados en los varios clubes para que puedan ser diseminados y aprovechado por los demás clubes.

B. ¿Qué es la Organización Internacional?

Cada año en la Convención Internacional, los delegados de los clubes eligen al Presidente y Vicepresidente Internacional, quienes en conjunto con los Presidentes Nacionales de cada Asociación y el Secretario – Tesorero forman el Consejo Internacional de Activo 20-30. Y es el que adopta o rechaza durante su periodo, leyes y programas para beneficio general de Activo 20-30. Así pues la Organización Internacional no es un cuerpo gubernativo superior que dicta órdenes a los clubes, sino que más bien es el medio de poder llevar a cabo los deseos y aspiraciones de cada club y cada socio Activo 20-30.El Consejo Internacional no es un cuerpo impuesto a la fuerza de los clubes, es una correlación de fuerza derivada del poder de todos los clubes y socios Activo 20-30

EL PRESIDENTE DEL CLUB Y LA ASOCIACION NACIONAL

A medida que Activo 20-30 continuó expandiéndose, se descubrió que había ciertas actividades en la que algunos debido a que esas actividades concernían mayormente o exclusivamente a su territorio y no a todo Activo 20-30 Internacional. También al crecer la membresía se hizo patente la necesidad de una guía y especial atención, cosa que la Organización Internacional no podía hacer debido a la magnitud de la tarea, esto motivó la creación de las Asociaciones Nacionales, que han sido de beneficio para todos los clubes.

A. ¿Por qué existen las Asociaciones Nacionales?

Porque ofrecen, primordialmente, la oportunidad de que un club tenga trato personal más frecuente con otros clubes Activo 20-30 dentro de su territorio, logrando de esta manera ayudarse mutuamente. La Asociación Nacional también actúa como una unidad ideológica y educativa transmitiendo los propósitos y plan de trabajo de Activo 20-30 Internacional a través del intercambio de ideas y el contacto más estrecho en las convenciones nacionales.

B. Convenciones y Concilios de la Asociación Nacional.

Las Convenciones Nacionales a las que se refiere el párrafo anterior, se celebran anualmente en el lugar seleccionado en convención anterior, y antes de la celebración de la Convención Internacional. Cada club es representado en la Convención Nacional por un Delegado en cuya ausencia lo substituye un Subdelegado del club. El presidente nacional es el oficial que preside estas convenciones.

Las Convenciones Regionales de la Asociación Nacional, se celebran en el lugar seleccionado en la convención inmediata anterior, y antes de la celebración de la Convención Nacional. Cada club es representado en la Convención Regional por un Delegado en cuya ausencia lo substituye un Subdelegado del club. El Director de Área es el oficial que preside estas convenciones.

Los Concilios Distritales en la Asociación Nacional, se celebrarán anualmente en dos ocasiones como mínimo en el lugar seleccionado en el concilio inmediato anterior. Cada club es representado por sus oficiales en los Concilios Distritales. El Gobernador de Distrito es el oficial que preside estos Concilios.

C. El Delegado a la Convención.

El Delegado es designado por el Presidente del club con la recomendación y autorización del consejo de directores. El delegado será el único responsable de las votaciones y decisiones del Club que sean tomadas en las convenciones, así como los reportes que de estas se rindan ante el club. El Delegado deberá rendir ante su club en la primera sesión inmediata a su regreso, un informe sobre su gestión, así como un informe completo sobre las estadísticas de otros clubes. Esto se hace con el objeto de que los socios no asistentes a las convenciones, y el club en general, comparen las estadísticas de otros clubes de la Asociación con las propias, lo que servirá de estímulo para incrementar sus esfuerzos. El presidente del club será su representante ante los concilios Distritales, es el responsable de los reportes que el Club rinda ante estos. Es obligación del club dar a su presidente las estadísticas verídicas, el presidente deberá rendir un informe completo sobre las actividades de su club, finanzas, asistencia, etc., así como de cualquier idea que pueda ser de valor para otros clubes.

D. El Presidente Nacional.

Al frente de la Asociación y como principal autoridad de la misma, existe un oficial que conocemos como Presidente Nacional.

El Presidente Nacional es la mano derecha del Presidente y Vicepresidente Internacional, y es su deber el llevar a cabo los deseos, ideas y planes del Presidente Internacional en funciones. Así mismo es su obligación impulsar al trabajo a los Clubes por medio de correspondencia y visitando en lo posible a todos los Clubes de la Asociación. Anualmente y antes de la Convención Internacional, la Asociación Nacional deberá celebrar su convención en la que elegirá al Presidente Nacional que estará en funciones para el período administrativo e iniciarse un año después de la siguiente Convención Internacional, denominándosele Presidente Nacional Electo.

El período del cargo de Presidente Nacional es de un año. El individuo para ocupar éste cargo debe ser escogido por su capacidad y sinceridad de propósito, y por que éste imbuido de una ardua tarea, la de elevar a un nivel más alto, más respetable y más digno a los Clubes de la Asociación, controlarlos en los trabajos y coordinarlos.

E. La Oficina Nacional.

Cada Asociación Nacional, mantiene una Oficina Nacional en donde los asuntos de la Asociación son administrados. La Oficina matriz de Activo 20-30 Internacional, está localizada en la ciudad de Sacramento California. E.U.A.

Cada Oficina Nacional debe encargarse de surtir a los clubes de su Asociación de campanas, mazos, estandartes, equipos, distintivos de solapa, formas de contabilidad, etc. Estas Oficinas son sostenidas para beneficio de los clubes y Socios de Activo 20-30, por lo que todos los problemas serán debidamente considerados.

F. Contacto con la Oficina Nacional

1. REPORTES: Es obligatorio mandar los reportes mensuales a la Oficina Nacional, con copia al Presidente Nacional así como al Director de Áreas y Gobernador de Distrito respectivo. El Presidente del club debe estar pendiente de que estos reportes sean enviados inmediatamente después de que hayan sido aprobados por el consejo de directores en la última sesión de cada mes. El obtener la aprobación del consejo de directores, garantiza que el secretario reporte debidamente todas las actividades del club, y a la vez, la directiva se entere de la verdadera situación de su club. Los reportes deben recibirse en la Oficina Nacional los primeros días de cada mes.

2. FINANZAS: El presidente debe gestionar la rápida aprobación del consejo de directores y del comité de finanzas, del cumplimiento de las obligaciones financieras del Club con la Asociación Nacional y las organizaciones a las que está afiliada.

3. INFORMACION: Sugestiones para los comités. Mensualmente, la Oficina Nacional manda a todos los clubes diversa información y es deber del presidente vigilar que esta no vaya a parar al cesto de la basura del secretario, sino que se aproveche al máximo toda la información y sugestiones ahí contenidas.

G. Las Obligaciones del Presidente hacia la Asociación.

El Presidente de un club puede darse cuenta de la enorme necesidad de la existencia de una Asociación Nacional, así como de los deberes que el club tiene que asumir para formar parte de la Asociación Nacional. Por lo tanto ¿Cuáles son estos deberes? Simplemente, el presidente como cabeza del Club es responsable de:

1. La asistencia de los delegados y otros socios del club a las convenciones nacionales y regionales, así como a los concilios distritales.

2. Supervisar los informes a rendir en los concilios así como los reportes de las convenciones que presenten los delegados.

3. Ofrecer franca y completa cooperación al Distrito, a la Región de Área, y a la Asociación Nacional, así como también a los Oficiales.

4. Promover el sentimiento de camaradería y amistad entre el club y los demás clubes de la Asociación.Entonces es deber del presidente imbuir en la mente de los miembros de su club ese espíritu y ayuda mutua tan vital en el crecimiento de Activo 20-30 Internacional, que se logra por medio de la asistencia a concilios y convenciones.

EL PRESIDENTE DEL CLUB Y EL CONSEJO DE DIRECTORES

A pesar de que la democracia es un espléndido ideal, no siempre da buenos resultados desde el punto de vista práctico. Casi todos los clubes opinan que es mejor tratar la minoría de los asuntos ante la asamblea en sesión ordinaria y tratar la mayor parte de los negocios ante el consejo de directores para ser resueltos por estos. Por lo tanto, los miembros del consejo de directores asumen el papel de gerentes del club y es su trabajo, su cooperación y su habilidad la que hace o destruye un club.

Las obligaciones de éste grupo son muchas y muy variadas. Muchos problemas surgirán en el club que deberán ser resueltos y el consejo de directores debe estar preparado para hacerles frente inmediatamente.

Debido a la delicada misión del consejo de directores, el club debe elegir a los mejores elementos y otorgarles pleno apoyo, respaldo y máxima confianza. Por a imposibilidad de que todos y cada uno de los socios funjan como administradores, esta tarea estará limitada únicamente al consejo de directores; hay que recordar que entre menos opiniones haya, las decisiones se harán con mayor rapidez.

Los miembros del consejo de directores son electos por el voto de todos los socios del club, lo que equivale a otorgarles un voto de confianza; por lo tanto es recomendable que los socios se sometan y acepten las resoluciones de los directores. Como todo ser humano, los directores alguna vez cometen errores, pero a pesar de ello, son los más aptos y mejor preparados para resolver los problemas del club.

En síntesis, el consejo de directores es el órgano supremo del club, el gobierno del mismo, por decirlo así, y es el sentir general que sus decisiones deben acatarse y respetarse.

Si alguna resolución del consejo no es del agrado de los socios, estos pueden solicitar una "reconsideración" del asunto por el mismo consejo, y éste, escuchando las opiniones y sugestiones de los socios, puede modificarla o anularla. Pero éste derecho por parte de los socios no equivale a obligar al consejo a modificar una resolución, sino simplemente a reconsiderarla, pues el consejo puede incluso confirmar su primera resolución si juzga que está en lo correcto, teniendo, naturalmente, el deber de explicar a los socios inconformes las razones que normen su proceder.

La opinión general es que contra una resolución del consejo no hay recurso alguno, por ejemplo, la apelación. Pero si algún club pensara en forma diferente, puede reservarse el derecho de apelar contra una resolución del consejo, pero con la condición irrenunciable de que dicha reserva éste incluida y prevista expresamente en los estatutos del club. El procedimiento a seguir para el caso de apelación, será también explicado en los estatutos del club, y los requisitos y formalidades del mismo se observarán estrictamente por todos los socios apegándose también a las reglas de Orden de Roberts; procedimiento parlamentario simplificado.

El presidente del club tiene las siguientes relaciones y deberes con el consejo de directores:

1. Convocar a juntas del consejo, notificando con anticipación en forma debida a sus integrantes. Es indispensable que el presidente tenga preparado el orden o agenda de la junta.

2. Presidir dichas juntas con ecuanimidad, actuando en forma de árbitro y sin usar su influencia personal a favor o en contra de uno u otro bando.

3. Abstenerse de votar en los asuntos que trate el consejo salvo en los casos de empate en la votación en que tendrá que hacerlo para desempatar.

4. Invitar a todos los socios a asistir a la junta de directores pero sin derecho a votar.

5. Los únicos con derecho a votar en una junta de la directiva son: El expresidente inmediato anterior, los vicepresidentes, los directores y, solo en caso que sea necesario el desempate, el presidente.

A. Deberes.

1. Nombramiento de Comité. El presidente debe tener preparada una lista con los comités a nombrarse y sus respectivos integrantes para presentarle al consejo para consideración, en la primera junta ordinaria de la directiva después de la toma de posesión. Este es el paso más importante del presidente en su período, y la directiva debe examinar a fondo todas las recomendaciones y hacer los cambios que en su opinión sean necesarios.Debe haber discusión libre de los méritos de cada socio en lo particular y asignar a los miembros del comité que más puedan colaborar.

2. Plan de Actividades. Al principio de cada período el consejo de directores debe ayudar al presidente a formular el "Calendario del Presidente". Desde luego, el calendario no podrá ser formulado en forma exacta y rígida pero cuando menos se podrá hacer un plan flexible de las actividades del periodo, que será de gran ayuda para los oficiales ejecutivos.

3. Finanzas. El fracaso de muchos clubes se debe directamente al consejo de directores, por su inhabilidad y descuido en las cuestiones financieras del club. El Consejo de Directores debe ser el guardián de las finanzas. Es su obligación vigilar que al principio del período el Comité de Finanzas formule un presupuesto y después aprobarlo reformarlo o rechazarlo. Esto debe hacerse en forma de negocio, los integrantes de la directiva deben exponer sus puntos de vista, discutirlos, y asegurarse que el presupuesto sea verdaderamente el más conveniente para el club; posteriormente, en el transcurso del período, el club debe apegarse al presupuesto lo más estrictamente posible. El consejo de directores debe dar su visto bueno para cada compra que se haga o para cualquier otro desembolse. La directiva debe exigir al tesorero reportes y estados financieros frecuentes, así como de practicarle auditorias periódicas.

4. Nuevos Socios. La vida de un club depende gravemente de la calidad de sus socios y un mal elemento puede llevar al fracaso al club. La responsabilidad de aceptar a un socio recae sobre el consejo de directores. Es indispensable que únicamente se acepten socios de calidad indiscutible, y hay que asegurarse de que los que se rechacen no lo sean por razones personales. Discútanse franca y abiertamente cada solicitud y tómese una decisión cuidadosa y concienzuda.

5. Disciplina. El consejo de directores debe disciplinar a los socios, cuando surja la necesidad tanto por no pagar cuotas, como por falta de asistencia o por conducta indigna. Hay que disciplinar sin temor ni favoritismos, escuchando antes de tomar una determinación, todos los aspectos del caso.

6. Generales. De acuerdo con la política y actividades que un club desarrolle, así será conocido. La directiva será quien decida todo lo referente al bienestar del club, por lo que las decisiones deberán hacerse sin prisas y hasta que hayan sido estudiadas y deliberadas completamente.

7. El Consejo de directores debe actuar como un catalizador del club, pues en algunas ocasiones el presidente puede salirse del plan de trabajo, llevado por su propio entusiasmo. Esto fácilmente se observa en lo que respecta a finanzas, ya que muchos presidentes no se dan cuenta que el exceso de gastos puede llevar a la bancarrota y, por ende, acabar con el club. Sin embargo, el consejo de directores no debe actuar como "ancla", ya que en Activo 20-30 no hay lugar para semejante cosa.

B. Miembros del Consejo.

Si el consejo de directores ha adoptado los estatutos modelo que la Asociación Nacional sugiere, la directiva estará integrada por el Presidente, el Ex presidente inmediato anterior, los Vicepresidente y cuatro Directores. Si el club no ha adoptado los estatutos modelo se les recomiendo los estudien, modifiquen según sus necesidades, y adopten, ya que todos los clubes se rigen por ellos con mucho éxito.

A las juntas de la directiva debe invitarse a los ex presidentes, ya que su experiencia puede ser de gran ayuda a la actual directiva. Es buena política invitar a los demás socios a sesionar con la directiva y en cualquier oportunidad pedirles sus comentarios y sugestiones de los asuntos que se estén tratando, además, si alguno de esos socios llega a ocupar en el futuro el puesto de director, ya tendrá experiencia de la forma en que debe conducirse.

C. Juntas del Consejo de Directores.

1. Frecuencia. Las juntas deben celebrarse una vez al mes o cuando sea necesario, procurando no hacerlas muy frecuentes, ya que de esa manera se corre el peligro de convertirlas en juntas sociales, y los ideales y principios sufrirán menoscabo, además de las probabilidades de que su interés decaiga. Sin embargo, pueden y deben celebrarse sesiones cortas después de las sesiones ordinarias del club, con cierta frecuencia, para aprobar los pagos de los gastos o facturas a cargo del club y tratar cualquier otro asunto de rutina. Es importante que las cuentas sean pagadas con prontitud y puntualidad para que el crédito del club siempre este abierto.

2. Día de la Junta. Por lo regular, en las juntas de directores que preceden a la sesión ordinaria del club, no hay suficiente tiempo para tratar y deliberar sobre algunos asuntos importantes que tengan que resolverse.

Por lo tanto, se recomienda que las juntas de directores en que vayan a tratarse asuntos de suma importancia que requieran tiempo limitado, se verifiquen en otro día diferente a la sesión ordinaria del club.

3. Lugar para Sesiones. Las sesiones del consejo deben efectuarse en un lugar adecuado y privado para que los problemas puedan ser tratados y discutidos abiertamente.No debe haber interrupciones, por lo que se recomienda que las sesiones se verifiquen en la casa u oficina de alguno de los socios, tratando con amplitud los asuntos que así lo requieran.

4. Conducta. Las sesiones deben ser dirigidas y llevadas en forma y con carácter de negocios. El consejo responderá y respaldará a aquel presidente que limite las discusiones y las lleve con imparcialidad y precisión. Una junta del consejo de directores no es lugar para discutir otros asuntos que no sean los relacionados con el club, y por todos conceptos debe observarse puntualidad para principiarlas.

5. Asistencia. Muchos presidentes se quejan de la falta de asistencia de los directivos a las juntas, pero esto se puede remediar si los miembros son notificados con anticipación, y si las sesiones se conducen tratando asuntos interesantes, sin excesivas discusiones y pérdida de tiempo.

6. Orden de Negocios. a) Apertura puntual de la sesión. b) Pasar lista de presentes. c) Lectura del acta de la sesión anterior por el Secretario, que podrá ser: 1] Aprobada tal como fue leída, o 2]Aprobada con correcciones o adiciones. d) Informe del Tesorero. e) Estudio de cuentas pendientes. g) Lectura de la correspondencia recibida. h)Lectura, por el secretario, de las solicitudes de ingreso de nuevos socios y tramitación individual en su orden de recibo. i)Clausura de la sesión.

El reporte mensual sobre el número de socios activos, porcentaje de asistencia a las sesiones, actividades y comentarios que es obligación del club mandar, por conducto de su secretario, a la oficina nacional, debe ser aprobado por el consejo de directores; la lectura de éste reporte ante el consejo hará crecer el interés de la directiva por las actividades de su club.

El secretario debe levantar el acta de la junta del consejo de directores, la cual debe contener todos los puntos anotados más adelante en la sección "D" de "El Secretario", mismo que dará un breve informe de los acuerdos tomados a la asamblea en general en la siguiente sesión ordinaria del club. La asamblea tiene pleno derecho de conocer todos los asuntos y resoluciones tomadas por el consejo de directores, por lo que es necesaria una breve información; además aumentará el interés de los socios en los asuntos del club.

EL PRESIDENTE Y OTROS OFICIALES DEL CLUB

A. El Ex presidente Inmediato Anterior.

En el pasado, al terminar el período de un presidente prácticamente marcaba el fin de su carrera Activo 20-30 en el club. Aquel hombre apto que fue presidente y que cumplió satisfactoriamente con su deber, definitivamente es un hombre que puede prestar gran ayuda al club, por lo que sus servicios no deben ser desaprovechados. Como miembro del consejo de directores, en todos los asuntos debe solicitársele su consejo el cual pude ser ampliamente aprovechado por el nuevo presidente para desarrollar una mejor labor.

B. El Vicepresidente.

En muchos clubes, se ha pensado que el puesto de vicepresidente es solo un cargo decorativo, y éste concepto es verdaderamente erróneo. En ausencia del presidente, el vicepresidente debe presidir as sesiones, razón por la cual debe de estar enterado a fondo de todas las actividades del club. Es deber del vicepresidente asistir a todas las juntas de la directiva. Muchos clubes designan al vicepresidente como director del comité de programas, lo que ha sido de gran beneficio ya que formular y preparar los programas requiere de magníficas facultades mismas que serán de gran valor para él en caso de que posteriormente corra para el puesto de presidente.

El club Activo 20-30 es una institución de trabajo y servicio, y todos sus oficiales deben tener una tarea definida que ejecutar; hay mucho trabajo que efectuar y el vicepresidente debe ser competente para desarrollar cualquier trabajo que se le asigne. Desde luego, el vicepresidente puede ser director de cualquier otro comité, según se prefiera y con mayor razón cuando existan en el club dos vicepresidentes.

C. El Tesorero.

Al tesorero debe instruírsele, al tomar posesión de la forma como debe llevar su contabilidad, de acuerdo con los lineamientos de Activo 20-30 Internacional. El tesorero debe cobrar, con puntualidad, las cuotas o cualquier otra deuda que tengan los socios con el club, anotando debidamente los ingresos en su libro y depositándolos, posteriormente, en el banco. Es obligación del tesorero pagar todas las cuentas del club, previa autorización de la directiva, sin demora. Todos los pagos deben hacerse por medio de cheque autorizados bajo firmas mancomunadas de dos socios, que por lo regular son el presidente y el tesorero. De todas las transacciones que se hagan, el tesorero deberá llevar un registro completo y guardar en orden las notas o recibos. Es indispensable que los libros de tesorería estén siempre al día y detallados, ya que cualquier socio puede solicitarlos para inspección en cualquier momento. Se recomienda que periódicamente, según lo acuerde la directiva, se practiquen auditorias a la tesorería por un Contador Público. El tesorero debe preparar un informe mensual que someterá a consideración de la directiva para su aprobación.

D. El Secretario.

Una función administrativa importante del presidente es asegurarse que el secretario éste cumpliendo con su deber, ya que cuando éste no cumple con su obligación puede perjudicar seriamente al club. El trato entre el presidente y el secretario debe ser continuo. El secretario es el punto vital de unión entre el club y la Asociación Nacional y en general con el exterior del club. Es deber del presidente vigilar que los boletines de la oficina nacional y de otros oficiales de Activo 20-30 lleguen a manos de los comités correspondientes, de los oficiales y de la directiva. Uno de los principales deberes del secretario es enviar, después de la última sesión del mes, en la forma que sistemáticamente envía mensualmente la oficina nacional, un informe sobre la membresía, porcentaje de asistencia y actividades de club en el mes inmediato anterior; éste es uno de los medios más eficaces para el mantenimiento de la Organización, y la información ahí contenida es también utilizada para publicación en la revista "Activo Veinte – Treinta". Así mismo, semestralmente en enero y julio, deberá regresar a la oficina nacional debidamente requisitada, la forma del reporte semestral en la que debe proporcionar: nombres y direcciones del presidente, secretario y tesorero y fechas en que tomaron posesión; lugar, día y hora en que sesiona el club, y los nombres, direcciones y clasificaciones de todos los socios integrantes del club.

Sobre éste último reporte, la oficina nacional se basa para formular los directorios así como para facturar las cuotas per-capita ordinarias y de afiliación.

Además es obligación del secretario remitir sin delación cualesquiera otros reportes solicitados por la Asociación Nacional, los Oficiales de Activo 20-30, o por la Organización Internacional. El secretario tiene la obligación de levantar las actas de todas las sesiones ordinarias del club y del consejo de directores. Para mayores detalles sobre lo que deben contener las actas que el secretario formule, puede consultarse las "Reglas de Orden de Roberts" procedimiento parlamentario simplificado para Activo 20-30 Internacional, sus Asociaciones Nacionales, y sus clubes asociados, pero en síntesis deben contener:

1) Fecha, lugar y hora de la sesión. 2) Si es una sesión ordinaria o extraordinaria. 3) Nombre de la persona que preside. 4) Nombre del secretario (si es un grupo reducido, puede incluir lista de todos los presentes y su representación). 5) Todas las Mociones Principales, hayan sido aprobadas o rechazadas (Las mociones que hayan sido retiradas no se registran). 6) Nombre de los proponentes de mociones y de quiénes las secundaron. 7) Puntos de orden.

EL PRESIDENTE DEL CLUB Y LOS COMITES

El éxito del período del presidente depende en gran parte de su visión para seleccionar los integrantes de los diferentes comités. Es natural que un presidente, por más activo que sea, no tenga suficiente tiempo para desempeñar el trabajo de rutina del club, por lo que deberá designar comités que verdaderamente sean capaces de desarrollar las obligaciones que le son asignadas. Se tratará aquí brevemente, sobre los comités y sus relaciones con el presidente, y más adelante, en éste mismo libro, se hablará ampliamente sobre las obligaciones de cada comité.

A. Comités.

Se recomienda que el presidente nombre los siguientes comités:

1. Asistencia.2. Proyectos.

3. Deportes.

4. Historia del Club.

5. Educación Activo 20-30.

6. Compañerismo.

7. Finanzas.

8. De Casa.

9. Socios Ex – Activos.

10. Membresía y Clasificación.

11. Programas.

12. Enfermos y Cortesía.

13. Relaciones Inter – Clubes.

14. Publicidad.

15. Expansión.

Se entiende, desde luego, que pueden nombrarse comités adicionales para llevar a cabo funciones o actividades especiales del club. Vale la pena crear cualquier comité que satisfaga un propósito definido.

Los clubes formados por una cantidad reducida de socios pueden combinar, si es necesario, dos o más comités en uno procurando que sean los más afines.