Realizado en el Estudio Contable del CPC José Pedro Purizaca Querevalu (página 2)

El Capítulo III, trata sobre la Descripción de la Práctica realizada en el Estudio contable.

Finalmente se presenta las Conclusiones y bibliografía

Capítulo I: Organización, administración y control de un Estudio Contable

Eficiencia y eficacia de un estudio contable

"La eficiencia es muy importante. Sin ella, no habría organizaciones; con ella hay menos organizaciones… los expertos en eficiencia están más contentos cuando hay menos costos, incluso si esto implica que haya menos clientes…"- Minztberg.

La eficiencia es un "paradigma importado" de la teoría económica, que ha orientado el trabajo de las organizaciones y sus dirigentes durante décadas, desde los trabajos de los economistas clásicos, Adam Smith y David Ricardo a mediados del siglo XVIII. Su planteamiento esencial es la relación entre insumos (gastos) y resultados (ingresos), su expresión es la reducción de los costos, o los costos mínimos. Tiene una lógica contundente, usted tiene que "producir con los costos más bajos posibles", o dicho de otra forma, "obtener los mayores resultados con los mismos recursos (gastos)".

La eficiencia actúa en el ámbito interno de la empresa, ahí es donde usted puede trabajar para reducir sus gastos. Pero ¿qué pasa en un entorno turbulento? se preguntan los especialistas, donde usted tiene que estar al tanto de lo que está pasando "afuera" de la empresa, para ajustar sus estrategias y acciones de manera que pueda aprovechar las oportunidades o neutralizar las amenazas que se presenten.

Ante esto, Drucker dice "No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (eficacia)…". Menguzzato, especialista española, en su libro sobre Dirección Estratégica expresa: "…la experiencia demuestra que el éxito y supervivencia a largo plazo de la empresa depende más de los progresos en su eficacia que en su eficiencia…".

Si usted se preocupa sólo de la eficiencia, puede llegar a ser el productor más eficiente de algo que no le interese a la gente. La bibliografía sobre el tema ofrece abundantes ejemplos de empresas que eran las más eficientes en su actividad, pero que no percibieron a tiempo los cambios que se estaban gestando en el entorno, no modificaron sus estrategias y, a la larga, tuvieron que salir del negocio. Ese es el caso de la Owen Illinois, la empresa productora de envases de cristal más eficiente de los EEUU, que no percibió a tiempo las preferencias por los envases plásticos. Cuando lo comprendió, era demasiado tarde.

La eficiencia hace énfasis en: los medios, hacer las cosas correctamente, resolver problemas, ahorrar gastos, cumplir tareas y obligaciones, capacitar a los subordinados, aplica un enfoque reactivo.

La eficacia (o efectividad) hace énfasis en: los resultados, hacer las cosas correctas, lograr objetivos, crear más valores (principalmente para el cliente), proporcionar eficacia (empowerment) a los subordinados, aplica un enfoque proactivo, es decir, en lugar de reaccionar, anticiparse.

La eficiencia se concentra en cómo se hacen las cosas, de qué modo se ejecutan. La eficacia en: para qué se hacen las cosas, cuáles son los resultados que se persiguen, qué objetivos se logran.

Competitividad de un estudio contable

Resulta cada vez más frecuente la referencia a la formación profesional como un componente esencial dentro de las estrategias de mejora de la competitividad. En su acepción más literal, con el término competitividad se hace referencia a la capacidad de competir que posee una empresa, sector o país en el marco de la economía. Si bien este sentido ha tenido vigencia para todas las épocas, adquiere especial relevancia en el contexto actual de globalización económica, donde los procesos de apertura comercial permiten traslucir más evidentemente tanto las fortalezas como las debilidades de aquellos actores económicos.

Existen, con todo, enfoques diversos acerca de cuáles son las estrategias más adecuadas y, sobre todo, la combinación de medidas que pueden resultar más eficaces. De una parte, encontramos los ejemplos de estrategias que fundamentalmente se basan en medidas macroeconómicas que tienden a abaratar los costos de producción, tales como las decisiones en materia de política cambiaria, de exoneraciones tributarias, o de reducción de los costos laborales (salarios, despidos, etc.). De otra, se plantea la necesidad de realizar esfuerzos –no necesariamente contradictorios con las anteriores medidas- que apuntan a un horizonte estratégico marcado por el logro de lo que ha dado en denominarse como "competitividad sistémica".

El enfoque de la competitividad sistémica apunta, en cambio, al largo plazo. No depende de un conjunto acotado y relativamente sencillo de medidas, sino de un abanico complejo de políticas que, integradas, darían como resultado una posición globalmente más competitiva de la economía. Políticas de inversión en infraestructura pública y privada, de innovación y desarrollo tecnológico, de integración de sectores y cadenas productivas, de inversión en el desarrollo de capital humano (educación, formación y capacitación), son algunos de los instrumentos más típicos propuestos por este enfoque.

Es justamente dentro de este segundo enfoque que a la formación profesional corresponde un papel más claro y central. Se entiende así que las inversiones orientadas a elevar la calificación de la población son en sí mismas una acción que propende a elevar la competitividad y, a la vez, refuerzan la efectividad de otras líneas de política complementaria. Y si bien en cualquier contexto la formación profesional resulta una apuesta útil, es en el marco de enfoques estratégicos de largo aliento donde sus aportes beneficiosos para la sociedad y la economía tienen mayor oportunidad de manifestarse.

Tratamiento de la persona con empresa unipersonal

El CPC. JOSE PEDRO PURIZACA QUEREVALU, está organizado tributariamente como persona natural-sin negocio, lo que conlleva comprender como funciona este tipo de contribuyente.

Persona natural, es un concepto estrictamente jurídico, cuya elaboración fundamental correspondió a los juristas romanos. Cada ordenamiento jurídico tiene su propia definición de persona natural, aunque en todos los casos es muy similar. En algunos casos se puede hacer referencia a estas como personas de existencia visible, de existencia real o naturales. Su origen etimológico viene de persona-ae, que era aquella máscara (per sonare, es decir, para hacerse oír) que llevaban los actores en la Antigüedad y que ocultaba su rostro al tiempo que hacía sonar su voz. Esto es, una ficción que se sobrepone al ser que la porta. Ello es así porque no todos los seres humanos -especialmente en otros tiempos- podían ser considerados personas.

Se entiende por persona natural, al ser humano o a la persona humana. Puede constituir una empresa unipersonal, para lo cual deberá solicitar su registro de contribuyente (RUC), la licencia municipal de funcionamiento y legalizar los libros de cuentas y planillas. El propietario carece de derechos y obligaciones de carácter mercantil, comercial o societario; compromete su patrimonio personal en forma ilimitada, es decir, las deudas de la empresa son asumidas por el patrimonio propio de la empresa y además por el patrimonio personal del propietario.

Procedimientos para constituir estudio contable como persona natural sin negocio:

• Tramitar REGISTRO UNICO DEL CONTRIBUYENTE (RUC) en la SUNAT, solicitar la autorización de comprobantes de pago.

• Licencia Municipal de funcionamiento ante el Municipio en que está ubicada la empresa.

• Legalización del Libro de Ingresos y Gastos.

La estructura legal y la dirección o gestión del estudio.

Un Estudio contable de una persona natural- sin negocio, pertenece a la propiedad individual de dicha persona.

En una propiedad individual sólo hay un jefe. El propietario puede operar el ESTUDIO CONTABLE en la forma que desee siempre que no transgreda la ley. Sin embargo, todas las decisiones en la gestión son realizadas por una sola persona, lo cual constituye una desventaja. En cambio, en una en una sociedad cada socio tiene un rol en la dirección o gestión de la empresa y las tareas divididas entre ellos. La combinación de sus competencias y conocimientos le pueden brindar una ventaja a la sociedad sobre la propiedad individual en relación a la gestión de la empresa; sin embargo, la división de las tareas gerenciales puede llevar a desacuerdos entre ellos.

VENTAJAS DE FORMAR UN ESTUDIO CONTABLE DE PERSONA NATURAL SIN NEGOCIO:

• La Persona Natural que desea formar una empresa Unipersonal lo puede hacer de manera rápida y sin muchos trámites.

Requiere poca inversión para los trámites de constitución o formalización.

Permite al empresario a través de sus clientes investigar otras posibilidades negocio o expansión del mismo.

Si la empresa no marcha como se había pronosticado se puede fácilmente replantear el giro del negocio o cerrar sin mayores dificultades.

En el caso de profesionales, está la posibilidad de inscribirse como trabajador independiente (la SUNAT, la denomina PERSONA NATURAL SIN NEGOCIO), aunque en la práctica hay otra forma de hacer negocios.

En aspectos laborales, podrá acreditarse como microempresa y acogerse a los beneficios del Régimen Laboral Especial.

Organización del estudio contable de persona natural

DATOS GENERALES DE LA EMPRESA

• RELEVANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DE UN ESTUDIO CONTABLE.

El ESTUDIO CONTABLE JOSE PDRO PURIZACA QUEREVALU, tiene que estar adecuadamente organizado, para tener continuidad y competitividad. Un Contador Público Colegiado, para efectos de prestar sus servicios a la comunidad, necesita organizarse. En este caso, la organización pasa por haber constituido una empresa unipersonal, para la prestación de los servicios profesionales en forma independiente.

El estar organizado le da un nivel de confianza a los trabajadores, clientes, Estado y otras entidades que eventualmente se relacionan con este tipo de entidad.

Según wikipedia.com, organizar, proviene del Latin Organón, órgano elemento de un sistema y sistema en sí mismo. Las organizaciones son sistemas diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. La organización es disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Se organiza mediante normas o tablas que han sido dispuestas para estos propósitos.

La organización como sistema social y como estructura de acción es el estructural funcionalismo, que está modelizado ya como la interpretación de un sistema total. Desde un uso empírico, el desarrollo es principalmente empresarial, es el estudio de casos sin llegar normalmente a un planteamiento teórico. Para que se desarrolle una teoría de la organización es preciso que primero establezca sus leyes o al menos principios teóricos y así seguir trabajando sobre ello. Un camino seria clasificar y mostrar diferentes formas de organizaciones que han sido más estudiadas: burocracia como administración, por ejemplo o también elementos que componen la organización y que igualmente han sido ya muy tratados: liderazgo formal e informal, por ejemplo. Así pues, si que está muy desarrollado para los dos ejemplos, como metodología y se llama Investigación Operativa y también lo social como Sociología de la organización. Un nuevo uso está emergiendo en las organizaciones: es la gestión del conocimiento y que nace ya muy organizado.

Típicamente, la organización está en todas partes, lo que dificulta su definición independiente o sin involucrarse en una aplicación particular, pero es así porque es un elemento estructural y condicional de los sistemas, siendo social cuando lo es el sistema en cuestión.

Según Monografias.com, los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una definición sobre la naturaleza de la organización nos dan la pauta para determinar su importancia. Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la empresa que la requiera.

Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes hechos: La organización puede darse adonde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria. Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función organizativa. Debido a su magnitud y complejidad, es esencial, sin ella no podrían actuar. Para las pequeñas y medianas empresas, la organización también es importante, por que al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc.

La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada organización el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.

Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la organización es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.

• Organización estructural

EL ESTUDIO CONTABLE DEL CPC JOSE PDERO PURIZACA QUEREVALU DEBE ESTAR ADECUADAMENTE ESTRUCUTRADADO PARA CUMPLIR SUS FUNCIONES Y OBJETIVOS.

En un estudio contable, trabaja el propietario- gerente, que generalmente es el Contador Público Colegiado. También pueden trabajar otros Contadores Públicos. Asimismo también pueden trabajar Técnicos en Contabilidad y Auxiliares de Contabilidad. De acuerdo con la cantidad de clientes, también pueden trabajar secretarias, personal tramitador y personal cobrador.

En algunos casos, el estudio contable también utiliza los servicios de las empresas de outsourcing, para disponer del personal mas competente en las áreas de contabilidad, tributación, finanzas, organización, auditoría, etc.

El ESTUDIO CONTABLE, como cualquier empresa, tiene que organizarse adecuadamente para efectos de llevar a cabo sus actividades, para dar confianza a los trabajadores, practicantes y especialmente a los clientes, que son su razón de ser.

Organizar, es establecer y poner en práctica maneras de hacer funcionar las cosas. Organizar es el acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación. www.businesscol.com/productos/

Organizar es poner en orden, es componer, es estructurar adecuadamente los recursos de una empresa. También es asignar actividades y funciones para que el personal trabaje sin contratiempos. También es establecer los procesos y procedimientos de trabajo; pero especialmente es definir políticas, o sea lineamientos generales para llevar a cabo las actividades del estudio contable.

Estructura organizacional del estudio contable:

Organigrama estructural del estudio contable

• ORGANIZACIÓN FUNCIONAL DEL ESTUDIO CONTABLE.

EN UN ESTUDIO CONTABLE NO SE PUEDE ASPIRAR A MANTENER Y AMUMENTAR LA CLIENTELA, SI NO SE ESTABLECEN LAS FUNCIONES DE LAS PERSONAS QUE TRABAJAN EN DICHA ESTUDIO.

La organización funcional, es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea

Características de la Organización Funcional

• Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en el conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa.

• Línea directa de comunicación: directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las

  comunicaciones entre los diferentes niveles.

• Descentralización de las decisiones: las decisiones se delegan a los órganos o cargos especializados.

• Énfasis en la especialización: especialización de todos los órganos a cargo.

Ventajas de la Organización Funcional

• Máxima especialización.

• Mejor suspensión técnica.

• Comunicación directa más rápida

• Cada órgano realiza únicamente su actividad específica.

Desventajas De La Organización Funcional

• Pérdida de la autoridad de mando: la exigencia de obediencia y la imposición de disciplina, aspectos típicos de la organización lineal, no son lo fundamental en la organización funcional.

• Subordinación múltiple: si la organización funcional tiene problemas en la delegación de la autoridad, también los presenta en la delimitación de las responsabilidades.

• Tendencia a la competencia entre los especialistas: puesto que los diversos órganos o cargos son especializados en determinas actividades, tienden a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque.

• Tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización: la rivalidad y la competencia, unidas a la pérdida de visión de conjunto de la organización pueden conducir a divergencias y a la multiplicidad de objetivos que pueden ser antagónicos creando conflictos entre los especialistas.

• Confusión en cuanto a los objetivos: puesto que la organización funcional exige la subordinación múltiple, no siempre el subordinado sabe exactamente a quien informar de un problema. Esa duda genera contactos improductivos, dificultades de orientación y confusión en cuanto a los objetivos que deben alcanzar.

Funciones del propietario- gerente:

• a) Celebrar y ejecutar los actos y contratos ordinarios correspondientes al objeto social.

• b) Representar al Estudio ante toda clase de autoridades.

• c) Abrir y cerrar cuentas corrientes, efectuar y retirar depósitos a plazo, de ahorros, o de otra clase, en instituciones bancarias, girar cheques contra cuentas de la sociedad provistas de fondos o contra créditos o sobregiros autorizados, contratar préstamos o mutuos a favor de la sociedad, y en general toda clase de operaciones bancarias, financieras y mercantiles.

• d) Endosar cheques para su abono en cuenta.

• e) Girar letras a cargo de deudores de la sociedad, endosarlas, darlas en cobranza y descontarlas para que su importe sea abonado en cuenta, con el mismo fin suscribir y descontar pagarés y vales a la orden.

• f) Abrir y cerrar cartas de crédito con o sin garantía; contratar, abrir, cerrar cajas de seguridad en los bancos; registrar marcas y nombres comerciales y/o de fábrica, y obtener patentes y privilegios.

• g) Contratar y despedir personal.

• h) Administrar los recursos financieros.

• i) Efectuar el pago de las compras de activos fijos y existencias

• j) Efectuar el cobro de los servicios

• k) Efectuar el pago de tributos de los clientes y del estudio

• l) Efectuar el pago de las remuneraciones de trabajadores del Estudio.

• m) Efectuar el pago de todos los gastos que realiza la empresa.

• n) Efectuar permanentes coordinaciones con todas las dependencias del Estudio especialmente con los clientes

• o) Otras funciones relacionadas con el gerenciamiento

Funciones del área contable y tributaria:

• a) Archivar y registrar los comprobantes de pago y demás documentos sustentatorios de las operaciones de los clientes del Estudio.

• b) Registrar las operaciones de los clientes del Estudio en los libros o registros auxiliares y libros principales, utilizando procedimientos manuales y/o computarizados.

• c) Formular las declaraciones juradas de los tributos a cargo de los clientes del Estudio

• d) Formular los estados financieros de los clientes del Estudio contable.

• e) Administrar el hardware y software de la empresa

• f) Efectuar las coordinaciones permanentes con los clientes del Estudio Contable.

• g) Llevar a cabo el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo del Estudio.

• h) Mantener actualizado los equipos y programas que utiliza el Estudio, a fin que cumplan un trabajo efectivo y eficaz.

Funciones del área de asesoria y consultoría

• a) Asesorar en el aspecto contable, tributario, financiero y administrativo a los clientes del estudio.

• b) Capacitar al personal de asistentes para un desempeño eficiente

• c) Obtener información actualizada de las entidades de supervisión y control para que sea utilizada en las operaciones de los clientes.

• d) Obtener información actualizada de medios de comunicación como televisión, radio, periódicos, revistas y otros.

• Administración del estudio contable de persona natural

UN ESTUDIO CONTABLE, PUEDE TENER UNA ADECUADA ESTRUCTURA, PUEDE TENER DEFINIDAS LAS FUNCIONES; PERO NO SE APLICA UNA ADEUADA ADMINISTRACION DE LOS ESCASOS RECURSOS, ENTONCES NO SE PUEDE LOGRAR LOS OBJETIVOS NI LA MISION.

Desde el punto de vista legal, la persona natural con empresa unipersonal, es la responsable de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de dicha empresa.

Es fundamental contar con una adecuada administración del estudio contable, para prestar los servicios con eficiencia y eficacia.

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.

En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.

Objetivos De La Administración:

• Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social. Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas. Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.

• Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla

• Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

Importancia de la Administración:

La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por que una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.

La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas.

Características de la Administración:

Estas características pueden darse desde el inicio de las actividades o pueden ir lográndose a través del tiempo. Dichas características, son las siguientes:

Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejercito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.

Su especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.

Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.

Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.

Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.

Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.

Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc.

Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Infraestructura del estudio contable

ADEMAS DE ORTGANIZACION Y BUENA ADMINISTRACION, SE TIENE QUE DISPONER DE UNA ADECUADA INFRAESTRUCTURA PARA CUATIVAR A LOS PROPIOS TRABAJADORES Y ESPECIALMENTE A LOS CLIENTES.

• Se denomina infraestructura a aquella realización humana carente de utilidad directa que es, sin embargo, necesaria para la realización de cierta actividad principal, generalmente económica.

• conjunto de objetos no vivos construidos por el hombre y visibles en un mapa (asentamientos, estructuras industriales, etc.).

• Referencia a las condiciones básicas (instalaciones y tecnología) que permiten que el trabajo continúe dentro de la organización (por ejemplo, iluminación adecuada, agua limpia).

• Todas las facilidades que se requiere antes del desarrollo laboral. Ejemplo inmuebles, teléfono, muebles, equipos, documentos, etc.

• (Marx): es el modo de producción capitalista donde el trabajador está alienado, el obrero está alienado frente al producto de su trabajo, también con la naturaleza cuando se le quita el trabajo y para con otro hombre los hombres se dividen en diferentes y opuestos.

La prestación de servicios contables requiere de una adecuada infraestructura, inmuebles, equipos, muebles, enseres y toda la parafernalia de una oficina.

INMUEBLE:

El estudio contable ocupa un local alquilado. Cuyas dimensiones son en promedio de 3 mts. de ancho por 5 mts. de largo. El local dispone de los servicios higiénicos necesarios para uso del personal

Equipos del estudio contable:

• a) 02 Computadora IBM Pentium IV CPU de 233 Mhz, Disco duro de 40 Gbz y Memoria de 128 Mhz.

• b) 01 Computadora IBM Pentium IV de 233 Mhz, disco duro de 50 Gbs y memoria de 64 Mhz.

• c) También se dispone de 05 máquinas sumadoras.

• d) Un aparato telefónico fijo

• e) El gerente y cada uno de los trabajadores y practicantes disponen de equipos celulares personales.

Sistemas computarizados del estudio contable:

• a)  El Área de Contabilidad aplica el software especializado denominado PROGRAMA DE DECLARACIÓN TELEMÁTICA, el mismo que está formulado en Visual Basic y trabaja en entorno Windows XP.

• b) El Área de Contabilidad aplica el software especializado denominado SISCONT, el mismo que está formulado en Visual Basic y trabaja en entorno Windows XP. Aunque hasta la fecha no se tiene clientes que lleven contabilidad computarizada.

• c) El Estudio contable, también aplica Office XP, Winzip y otros aplicativos de interés, etc.

Principales procesos que lleva a cabo el estudio contable

EN EL MARCO DEL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES DE UN ESTUDIO CONTABLE, ESTA IMPLICITO EL DESARROLLO DE MUCHOS PROCESOS, ENTRE LOS CUALES TENEMOS:

• a) Proceso de formulación de las políticas y objetivos del Estudio, realizado por el Gerente General.

• b) Proceso de Administración o gerenciamiento del Estudio Contable

• c) Proceso de promoción y venta de los servicios de contabilización de las transacciones, determinación de tributos, formulación de información financiera y económica y análisis e interpretación de dicha información para que sea utilizada por los gerentes o directorios de las empresas que son clientes del Estudio

• d) Proceso de recepción, ordenamiento y distribución de los documentos sustentatorios de las transacciones de los clientes.

• e) Proceso de registro contable manual y computarizado

• f) Proceso de formulación de las declaraciones juradas

• g) Proceso de cierre de los libros contables de los clientes

• h) Proceso de apertura y/o reapertura de los libros contables de los clientes

• i) Proceso de captación, contrato, capacitación y perfeccionamiento del personal que va a practicar y/o trabajar en el Estudio.

• j) Etc.

Principales operaciones que lleva a cabo el estudio contable

Dentro de los procesos antes indicados, se llevan a cabo operaciones. Las operaciones principales que realiza el ESTUDIO CONTABLE, como producto de su actividad o giro, son las siguientes:

• a) Recepción de comprobantes de pago y documentos de los clientes del estudio.

• b) Registro de comprobantes de pago y documentos de los clientes del estudio.

• c) Archivo de comprobantes de pago y documentos de los clientes del estudio.

• d) Formulación de declaraciones juradas mensuales y anuales.

• e) Tramitación de diversas situaciones de los contribuyentes como: cambios de domicilio, cambio de régimen tributario, autorización de impresión de comprobantes de pago, anulación de comprobantes de pago por diversas situaciones, alta/baja de máquinas registradoras, suspensión de operaciones, etc.

• f) Asesoría y consultoría directa, telefónica y vía mail a los contribuyentes que son clientes del Estudio.

• g) Asesoría en Organización, administración y finanzas a los clientes y otros.

• h) Formulación de información financiera y económica para SUNAT.

• i) Formulación de información financiera y económica para el INEI.

• j) Formulación de información financiera y económica para CONASEV.

• k) Formulación de información financiera y económica para proveedores.

• l) Formulación de información financiera y económica para entidades financieras y de seguros.

• m) Asesoría especializada en Bolsa de Valores, contratos a futuro y otras herramientas financieras.

• n) Llevado de contabilidades manuales y computarizadas.

• o) Coordinaciones con entidades públicas y privadas para efectos de prestar un servicio eficiente a los clientes.

• p) Otros servicios complementarios.

Detalle de los servicios prestados

Los servicios contables prestados por el estudio, son los siguientes:

Gestión efectiva del estudio contable

EL ESTUDIO CONTABLE DEL CPC JOSE PEDRO PURIZACA QUEREVALU, tiene sus planes, organización, dirección, niveles de coordinación y control correspondiente. También tiene sus metas, objetivos y misión, por tanto es necesario orientar todos los esfuerzos para lograr estos atributos.

De nada vale tener una adecuada organización y administración si la gestión es efectiva. Se deben lograr los objetivos y la misión de la empresa para decir que la empresa es efectiva.

Por otro lado, los cambios tecnológicos que se han producido en la sociedad han ampliado el campo de la gestión. En las primeras etapas del desarrollo económico, las empresas se definían porque realizaban tareas repetitivas, fáciles de definir. En el taller o en la oficina el personal sabía exactamente cual era y seguiría siendo su misión.

La labor del Director Gerente era supervisar la marcha de los trabajos en curso en un proceso reiterativo. El resultado se medía según lo que se producía, y se funcionaba bajo una fuerte disciplina y control riguroso. Había que satisfacer las expectativas de los propietarios de ganar dinero y esa era la mayor motivación.

Esta simple interpretación de la gestión que existía entonces sigue aún con nosotros, como un eco del pasado. Algunos empresarios siguen comportándose como si nada hubiese cambiado. Pero son los zarpazos de la realidad lo que ha hecho que los empresarios tengan en cuenta muchos otros factores, porque los mercados ya no crecen en función de la oferta, y hay que luchar en mercados muy competitivos y a veces poco recesivos interiormente, sin contar con los problemas de competencia.

La automatización, la informática, las nuevas tecnologías de la información y las crecientes expectativas de la sociedad han puesto al descubierto muchas carencias. La naturaleza de la gestión se ha hecho más compleja para actuar en función de una serie de prioridades, como es la de conseguir beneficios constantes, por encima de todas ellas.

La gestión se apoya y funciona a través de personas, por lo general equipos de trabajo, para poder lograr resultados. Con frecuencia se promocionan en la empresa a trabajadores competentes para asumir cargos de responsabilidad, pero si no se les recicla, seguirán trabajando como siempre. No se percatan que han pasado a una tarea distinta y pretenden aplicar las mismas recetas que antaño. Un ejemplo claro son los vendedores, que son promocionados a Jefes de Venta. Fracasará en su nuevo puesto a menos que asuma nuevas actitudes y adquiriera la formación adecuada.

Una de las mejores definiciones de las funciones de un Directivo es la que hace años dio Luther Gulik, quien identificó las seis funciones fundamentales de toda gerencia:

• PLANIFICACIÓN: "Tener una visión global de la empresa y su entorno, tomando decisiones concretas sobre objetivos concretos"

• ORGANIZACIÓN: "Obtener el mejor aprovechamiento de las personas y de los recursos disponibles para obtener resultados"

• PERSONAL: "El entusiasmo preciso para organizar y motivar a un grupo especifico de personas"

• DIRECCIÓN: "Un elevado nivel de comunicación con su personal y habilidad para crear un ambiente propicio para alcanzar los objetivos de eficacia y rentabilidad de la empresa"

• CONTROL: "Cuantificar el progreso realizado por el personal en cuanto a los objetivos marcados"

• REPRESENTATIVIDAD: "El Gerente es la "personalidad" que representa a la organización ante otras organizaciones similares, gubernamentales, proveedores, instituciones financieras, etc."

Relevancia del control interno en el estudio contable

ES MUY BUENO QUE HAYA ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACION Y GESTION; PERO SI TODO ESTO NO SE CONTROLA EN FORMA EFICIENTE Y EFECTIVA, NO SE ASEGURA NADA. EL CONTROL ES MUY IMPORTANTE EN UN ESTUDIO CONTABLE.

Un Estudio Contable, como cualquier entidad competitiva, tiene que controlar todo lo que tiene y todo lo que hace.

El control, es una fase de la administración del Estudio Contable. No está separada, tampoco esta por encima ni por debajo de la administración. Simplemente forma parte de ella. Sin embargo tiene que dársele la relevancia del caso, por la importancia que tiene para que la empresa lleve a cabo sus actividades en forma eficiente, económica y eficaz.

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.

El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.

Cuando mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.

Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización.