Sistema automatizado generador de boletines Liceo Bolivariano “El Cantón” (página 2)

Luego de realizar este paso se cargan las notas en la planilla, se imprime y se entrega a los representantes de cada estudiante. Esta técnica no es la más adecuada para la generación de boletines, el sistema utilizado en el departamento no es el más recomendable ya que no es confiable, hay pérdida de material físico y los padres y representantes no se sienten satisfechos por la demora a la hora de la entrega de los boletines.

Las áreas que se ven afectadas son: el Departamento de Evaluación y control de estudios, pues su trabajo durante estos días es acelerado y congestionado debido a que ha la hora de elaborar los boletines de forma manual es muy lento, y esto ocasiona: Ineficiencia en el proceso, el personal trabaja demasiadas horas extras, las solvencias no tienen hora fija de entrega, aparte de eso tienen que realizar su trabajo habitual, este proceso de elaboración y entrega de boletines involucra a todo el centro educativo, pues con esta información permite trabajar a varios departamentos.

Al notarse esta problemática se plantea como solución la automatización para la elaboración de boletines en el departamento de evaluación del liceo Bolivariano "El Cantón".

Objetivos de la Investigación.

Objetivo General.

Desarrollar un sistema automatizado para generar boletines en el liceo bolivariano "El Cantón".

Objetivos Específicos.

• Realizar una investigación del sistema actual de elaboración de boletines.

• Comparar las diferencias existentes entre el proceso actual y el Sistema Automatizado de elaboración de boletines.

• Describir cuales son los recursos necesarios para realizar el sistema automatizado de elaboración de boletines del "Liceo Bolivariano El Cantón".

• Presentar varios prototipos de sistemas.

• Elaborar un diseño detallado del sistema seleccionado.

• Desarrollar el sistema automatizado de elaboración de boletines teniendo en cuenta las especificaciones de la Institución Educativa.

• Hacer las pruebas necesarias del sistema automatizado de elaboración de boletines

• Implementar el sistema automatizado de elaboración de boletines

Justificación

La actual investigación propone un sistema automatizado de elaboración de boletines la cual tiene como propósito la innovación tecnológica, y a la hora de elaborar los boletines el proceso seria más ágil y seguro.

Al instaurar este sistema poseerá un impacto psicosocial positivo en la organización, la cual proporcionará a la misma, una información confiable, agilizando y facilitando el trabajo en el proceso de elaboración y entrega de boletines. Se ha conseguido un total apoyo a la idea de implantar un sistema automatizado de elaboración de boletines. Todo el personal se siente partidario por hacer realidad un proyecto que traería un soporte técnico confiable y acorde a los avances de la era tecnológica de la información.

Las personas que laboran en el Liceo Bolivariano "El Cantón" en el departamento de evaluación y control de estudios durante este complicado proceso, exige un cambio que englobe la exigencia de la nueva era, esto nos da más fuerza para continuar y a fin conseguir su implantación y de esta manera la institución educativa cumpliría su visión. Mejorar y optimizar la educación que se ofrece a los estudiantes, apoyándose en un personal comprometido y consciente de las necesidades existentes, que pueden afectar el medio educativo donde se desenvuelven, basándose en una serie de metodologías y estrategias transformadoras, mediante las cuales se busque cubrir de manera equitativa todas las áreas que conforman el sistema educativo bolivariano de la institución. Todo esto sin obviar los principios y valores sobre los que se apoya la sociedad, sin dejar a un lado los docentes y comunidad en general, para de esta manera moldear y formar individuos aptos y productivos para la misma. Y su misión. El Liceo Bolivariano "El Cantón" se encarga de proporcionar una educación de calidad y prestigio, dirigida hacia la diversa comunidad estudiantil que alberga bajo su resguardo, actuando de manera comprometida, unida y equitativa, logrando de esta manera cubrir y solventar las necesidades y requerimientos de toda la comunidad educativa (personal directivo, docente, administrativo, obrero, discentes y comunidad en general), creando conciencia, compromiso y credibilidad, para buscar el fortalecimiento del proceso enseñanza aprendizaje y lograr de esta manera aprendizajes significativos en las diferentes áreas que componen el sistema educativo.

Alcances.

Dicha investigación esta orientada al desarrollo de un sistema automatizado de elaboración de boletines permitiendo la satisfacción del personal que labora en la institución y de los padres y representantes ya que el proceso es más rápido y seguro a la hora de generar los boletines.

CAPITULO II

Marco teórico

Antecedentes de la Investigación.

Los antecedentes conceptuales que permitieron determinar un enfoque metodológico fueron:

Ibarra y Gouveia: En el año 2004 realizaron una investigación titulada sistema automatizado de inscripción del alumnado en la Escuela Técnica "Luis Razetti" y plantearon como objetivo general proponer la automatización del proceso de inscripción que controle, registre de manera segura, precisa y eficiente la información del alumno inscrito en la Escuela Técnica "Luis Razetti". Logran llegar a la siguiente conclusión.

Bajo estas consideraciones insistimos de concientizar la importancia de aplicar el enfoque de la automatización de sus procesos asumiendo éstos, imperiosamente, como parte de su existencia diaria, e inclusive readaptarlos continuamente en concordancia a los nuevos requerimientos y avances en materia tecnológica para mantenerse a la par de las demás instituciones educativas, quienes siempre estarán dispuestos a obtener mayores ventajas en el mercado.

En relación, el sistema automatizado de inscripción del alumnado en la Escuela Técnica "Luis Razetti" ofrece un control y registro de manera segura, precisa y eficiente. Objetivo que persigue el sistema automatizado para generación de boletines.

Dávila José Gregorio: Ejecutó un Sistema automatizado para el control del servicio de préstamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero", en el año 2005 y presentó como objetivo general: Implementar un sistema de información que permita controlar el servicio de prestamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar.

Debido a la necesidad de mejoras en los sistemas de control de datos y a la perdida de tiempo que significa llevar este control manual, la implantación del sistema automatizado para controlar el servicio de prestamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del instituto universitario politécnico "Santiago Mariño" extensión Porlamar, se traduce en una mejora significativa en la calidad de este servicio.

El objetivo que persigue esta investigación es Implementar un sistema de información que permita controlar el servicio de prestamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, propósito que persigue el sistema propuesto.

En el año 2003 Jorge Ruiz Sánchez Elaboro el siguiente Sistema Automatizado para el control de envío y recepción de la correspondencia del BBVA Banco Provincial.

La realización de este Proyecto, permitió elaborar un Sistema Automatizado para controlar el envío y recepción interna de las remesas que se procesan en las instalaciones del Centro Financiero Provincial y su red de Oficinas, fue desarrollado como una manera de darle solución a las fallas que se presentan al cumplir con esas funciones en forma manual, cuyo planteamiento del problema se originó de la observación directa de las tareas y actividades que se cumplen en el Departamento de Correspondencia.

Como una manera de buscarle solución a las fallas encontradas en forma precisa y metodológica, se planteó el objetivo general y los objetivos específicos, los cuales se cumplieron a cabalidad.

El Sistema Automatizado para el control de envío y recepción de la correspondencia del BBVA Banco Provincial. Fue desarrollado como una manera de darle solución a las fallas que se presentan al cumplir con esas funciones en forma manual, cuyo planteamiento del problema se originó de la observación directa de las tareas y actividades que se cumplen en el Departamento de Correspondencia. Del mismo modo el sistema automatizado para la generación de boletines pretende realizar dicha operación en el departamento de evaluación y control de estudios y a si agilizar el proceso de elaboración de boletines.

Ahora bien, Quintero en el 2001, realizó una investigación titulada "Implantación de un Nuevo Sistema de Control de Inventarios e Investigación Acerca de los Resultados de su Aplicación", planteándose como objetivo general, estudiar y realizar el Sistema de Control de Investigación de la empresa y aplicar ajuste, correcciones y adaptaciones que sean necesarias para garantizar el acuerdo abastecimiento, logra llegar a la siguiente conclusión.

Un sistema de control de inventarios diseñados especialmente paras las necesidades de la empresa constituye un factor esencial en las políticas de producción y venta así como en las proyecciones funcionales, puesto que permite garantizar el adecuado, suficiente y oportuno suministro de materia prima para la producción con el mínimo posible de inversión estática en los inventarios que lo supone y significa ahorro de dinero y racionalidad de la producción.

El propósito del sistema de Control de Inventarios es llevar un registro eficaz del inventario de una empresa específica. Intención que también lleva acabo el sistema automatizado de elaboración de boletines.

En el Año 2003. Salinas Jonathan y Willians Pérez, realizo una investigación titulada: Sistema Automatizado para el control de Procesos Registrados (SACAPRE). Cuyos objetivos específicos fueron, el de desarrollar un sistema automatizado que permita el control eficiente de los procesos registrados de la oficina subalterna del primer circuito del Municipio Baruta del estado Miranda.

La vinculación de esta investigación con el trabajo a desarrollar, es que en el, se lleva a cabo un proceso de automatización donde se desarrolla el control de información de un departamento, tomándose como referencia para la realización de este proyecto; debido a que en este trabajo se plantea agilizar y mejorar la elaboración de los boletines en el Liceo Bolivariano "El Cantón.

Los antecedentes estudiados sirvieron como base para el desarrollo del sistema presentado; ya que estos muestran objetivos similares a los planteados en ésta investigación.

Bases teóricas.

Realizada la búsqueda de información se logro compilar los siguientes fundamentos.

Sistema de Información.

Para Jonás Montilva en su libro titulado "Desarrollo de sistemas de información", un sistema "es un conjunto de partes, elementos o cosas interdependientes e interrelacionadas para la consecución de un fin".

También se puede decir que un Sistema de Información es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar, manipular y diseminar datos e información y para proveer un mecanismo de retroalimentación en pro del cumplimiento de un objetivo.

Importancia de los Sistemas de Información.

Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información.

Tipos de sistemas de información.

Debido a que el principal uso que se da a los Sistemas de Información es el de optimizar el desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser más productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se puede clasificar a los sistemas de información en:

• Sistemas Competitivos

• Sistemas Cooperativos

• Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio

Esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no obedece a una diferenciación real de sistemas de información reales, ya que en la práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las tres) de las características anteriores.

Ciclo de vida de un Sistema de Información.

Este punto no es más que la breve descripción del ciclo de vida de un sistema. Los sistemas tienen cuatro fases que son:

• Nacimiento: Surgen necesidades y se plantea la idea de crear un sistema.

• Desarrollo: es cuando ya se entra en la fase de creación del sistema.

• Madurez: es el mantenimiento del sistema realizado.

• Deterioro o muerte: Es la extinción del sistema realizado.

Hay una quinta fase en el Ciclo de Vida de un Sistema, esta es llamada renacimiento; la cual es posible solo si después de extinto un sistema este mismo sistema, puede ser usado otra vez, sea en otra empresa, o por alguna condición en especial.

Diagrama de Flujo de Datos.

El diagrama de flujo de datos (DFD), es una herramienta que permite visualizar un sistema como una red de procesos funcionales, conectados entre sí por "conductos" y "tanques de almacenamiento" de datos. Siendo éste, una de las herramientas comúnmente usadas, sobre todo por sistemas operacionales en los cuales las funciones del sistema son de gran importancia y más complejos que los datos que este maneja.

La técnica de DFD, es una representación gráfica que permite al analista definir entradas, procedimientos y salidas de la información de la organización en estudio, permitiendo así comprender los procedimientos existentes con la finalidad de optimizarlos, reflejándoles en el sistema propuesto.

Los elementos básicos que aparecen en cualquier Diagrama de Flujo de Datos, son los siguientes:

• Entidad Externa.

• Proceso.

• Almacén de Datos.

• Flujo de Datos.

Es importante saber que los DFD no sólo se pueden utilizar para modelar sistemas de información, si no también como manera de modelar organizaciones enteras, es decir, como una herramienta para la planeación estratégica y de negocios.

Simbología.

– Entidad Externa: Son generalmente clases lógicas de cosas o de personas, las cuales representa la fuente o destino de las transacciones, con las que el sistema se comunica. También pueden ser una fuente o destino específico.

– Procesos: Indican aquellos lugares dentro del sistema en donde la información (flujos de datos) que ingresa se procesa o transforma, es decir, son las funciones o procesos que transforman entradas de datos en salidas de información. Su nombre deberá ponerse mediante una frase imperativa, que consistirá idealmente de un nombre activo seguido por una cláusula objeto, cuanto mas simple mejor.

– Flujo de Datos: Representa un transporte de paquetes de datos desde su origen hasta su destino, es decir, que representa una estructura de datos en movimiento de una parte del sistema a otro. Un flujo muestra las interfaces entre los elementos del DFD. Puede imaginarse como una tubería por donde se envían paquetes de datos, pero deberá tener una descripción de sus contenido la cual deberá elegirse de forma que sea lo más útil posible a los usuarios que revisen el DFD. La flecha indica la dirección del flujo. Puede estar contenido físicamente en una nota, una factura, una llamada telefónica, de programa a programa, etc. Es decir, en cualquier medio por el cual los datos pasan de una entidad o proceso a otra.

– Almacén o Archivo: Representa un archivo lógico en donde se agregan o de donde se extraen datos. Es una estructura de datos, pero estática. Puede ser físicamente un archivo de tarjetas, una microficha, un archivo, o un archivo en Cd, Dvd o memoria USB. Deberá elegirse el nombre que sea más descriptivo para el usuario, que identifique los paquetes de datos que contiene.

Implica escritura, actualización, o borrado de datos.

Implica lectura o recuperación de información almacenada.

Modelo de Entidad/ Relación.

Este modelo representa a la realidad a través de un esquema gráfico empleando las terminologías de Entidades, que son objetos que existen y son los elementos principales que se identifican en el problema a resolver con el diagramado y se distinguen de otros por sus características particulares denominadas Atributos, el enlace que rige la unión de la entidades esta representada por la Relación del modelo. Simbología.

– Rectángulos: Que representan conjuntos de entidades.

– Rombo: Que representan las relaciones.

– Ligas: Son las que unen atributos a conjuntos de entidades y conjuntos de entidades a conjuntos de relaciones.

– Rectángulos Dobles: Son los que representan conjuntos de entidades débiles.

– Ligas Dobles: Son las que indican la participación total de una entidad en un conjunto de relaciones.

– La Cardinalidad: Explica la forma exacta como se relacionan las entidades, la siguiente tabla muestra las posibilidades de la cardinalidad y su representación:

Base de Datos.

Una base de datos es un "almacén" que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente.

El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada ó estructurada.

Definición de base de datos.

Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.

Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD)

Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés Data Base Management System) son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.

Tipos de bases de datos.

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se este manejando, o la utilidad de la misma:

Según la variabilidad de los datos almacenados

Bases de datos estáticas

Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.

Bases de datos dinámicas

Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de una tienda de abarrotes, una farmacia, un videoclub.

Según el contenido

Bases de datos bibliográficas

Solo contienen un surrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias —ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras.

Bases de datos de texto completo

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.

Directorios

Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico.

Bases de datos o "bibliotecas" de información química o biológica

Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de la química, las ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos:

• Las que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas.

• Las bases de datos de rutas metabólicas.

• Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales sobre estructuras 3D de biomoléculas.

• Bases de datos clínicas.

• Bases de datos bibliográficas (biológicas, químicas, médicas y de otros campos).

Lenguaje de Programación.

Los lenguajes de programación son herramientas que nos permiten crear programas y software. Entre ellos tenemos Delphi, Visual Basic, Pascal, Java, entre otros. Una computadora funciona bajo control de un programa el cual debe estar almacenado en la unidad de memoria; tales como el disco duro.

Automatización.

La automatización es un sistema donde se trasfieren tareas de producción, realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnológicos.

Visual Basic.

Visual Basic es uno de los tantos lenguajes de programación que podemos encontrar hoy en día. Dicho lenguaje nace del BASIC (Beginner´s All-purpose Symbolic Instruction Code) que fue creado en su versión original en el Dartmouth College, con el propósito de servir a aquellas personas que estaban interesadas en iniciarse en algún lenguaje de programación. Luego de sufrir varias modificaciones, en el año 1978 se estableció el BASIC estándar. La sencillez del lenguaje ganó el desprecio de los programadores avanzados por considerarlo "un lenguaje para principiantes".

Visual Basic ya no es más "un lenguaje para principiantes" sino que es una perfecta alternativa para los programadores de cualquier nivel que deseen desarrollar aplicaciones compatibles con Windows.

La Informática en el sector educativo.

La computación educativa continúa su avance en educación básica, diversificada y profesional sin que las críticas adversas hayan logrado frenar su incorporación. La informática ha llegado al aula y el docente ha reaccionado de diferentes maneras. Entre más jóvenes son los profesores su adaptación a los equipos electrónicos en la enseñanza se realiza sin grandes dificultades.

Los maestros que se resisten invariablemente a los cambios realizados en el sector educativo dedican gran cantidad de esfuerzo a la reproducción de su cotidianeidad favoreciendo una educación tradicional que muy poco beneficia al desarrollo de la comunidad.

Definición de términos.

Liceo Bolivariano: es un programa bandera dirigido a atender integralmente la adolescencia y la juventud temprana, período de vida en el cual la estructura pasada centró su atención para la mercantilización. El perfil curricular que estructura al pensum respectivo responde a la concepción integral de la Educación como Continuo Humano.

El nuevo programa bandera cubre la atención integral de educación bolivariana al período de vida entre 12 y 18 años de edad, correspondiente a la continuidad de formación del nuevo republicano entre la Escuela Bolivariana y la Universidad Bolivariana, con salida profesional intermedia como la de técnico medio.

Docente

• Según Matos (2.000) el docente es un mediador no de manera declarativa; de hecho debe asumir el reto de involucrarse en la construcción del conocimiento en el aula. Lo importante no es necesariamente cuánto se sabe, pero que ello descanse en una plataforma teórica-conceptual, psicológica y filosófica para sustentar la práctica pedagógica.

• González, N. (2.000) dentro de la praxis pedagógica integradora, el rol del docente debe ser percibido como promotor del aprendizaje, motivador y sensible. El docente debe conocer y respetar el estado evolutivo del niño y facilitar situaciones que inviten a la búsqueda constante del conocimiento. Se concibe como modelo y líder, centrado en sus alumnos como sujetos de aprendizaje…El rol del docente interactúa con dos elementos más para formar una tríada interpretativa: docente – alumno – saber.

Estas interpretaciones de los autores Matos y González, conducen a entender el rol del docente como factor de construcción de conocimientos y de experiencias.

Estudiante.

Tradicionalmente se ha dicho que un estudiante es una persona el o la cual cursa estudio de primaria, secundaria o pregrado de la universidad. Los y las cursantes de la educación no formal, de los estudios de postgrado (cuarto, quinto y sexto nivel), no son considerados como estudiantes en el lenguaje popular y hasta académico. Es interesante saber que la condición de estudiar define la profesión al momento de considerar la toma de datos para cualquier situación, incluida la realización de la historia médica. El trabajo se considera de apoyo a la situación de estudiante.

Boletín: Es un documento donde se plasma las calificaciones del estudiante.

Representante: Es la persona que representa a un estudiante o varios estudiantes en la institución educativa.

Bases Legales.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

Artículo 102 °

La educación es un derecho humano y un deber social fundamental, es democrática, gratuita y obligatoria. El Estado la asumirá como función indeclinable y de máximo interés en todos sus niveles y modalidades, y como instrumento del conocimiento científico, humanístico y tecnológico al servicio de la sociedad. La educación es un servicio público y está fundamentada en el respeto a todas las corrientes del pensamiento, con la finalidad de desarrollar el potencial creativo de cada ser humano y el pleno ejercicio de su personalidad en una sociedad democrática basada en la valoración ética del trabajo y en la participación activa, consciente y solidaria en los procesos de transformación social, consustanciados con los valores de la identidad nacional y con una visión latinoamericana y universal. El Estado, con la participación de las familias y la sociedad, promoverá el proceso de educación ciudadana, de acuerdo con los principios contenidos en esta Constitución y en la ley.

Ley Orgánica de Educación

Artículo 2º: La educación es función primordial e indeclinable del Estado, así como derecho permanente e irrenunciable de la persona.

Artículo 5º: Toda persona podrá dedicarse libremente a las ciencias, a la técnica, a las artes o a las letras; y previa demostración de su capacidad, fundar cátedras y establecimientos educativos conforme a las disposiciones de esta Ley o de leyes especiales y bajo la suprema inspección y vigilancia del Estado.

Artículo 23°: La educación media diversificada y profesional tendrá una duración no menor de dos años. Su objetivo es continuar el proceso formativo del alumno iniciado en los niveles precedentes, ampliar el desarrollo integral del educando y su formación cultural; ofrecerle oportunidades para que defina su campo de estudio y de trabajo, brindarle una capacitación científica, humanística y técnica que le permita incorporarse al trabajo productivo y orientarlo para la prosecución de estudios en el nivel de educación superior.

Articulo 25°: La educación superior se inspirará en un definido espíritu de democracia, de justicia social y de solidaridad humana y estar abierta a todas las corrientes del pensamiento universal en la búsqueda de la verdad, las cuales se expondrán, investigarán y divulgarán con rigurosa objetividad científica.

Se Tomaron como referencia estos artículos para la realización de dicha investigación porque que en ellos nos habla, que toda persona podrá dedicarse libremente a las ciencias, a la técnica, a las artes o a las letras; y previa demostración de su capacidad de la educación y el respeto a todas las corrientes del pensamiento con la finalidad de desarrollar el potencial creativo de cada ser humano.

CAPÍTULO III

Marco metodológico

Área de la Investigación

La investigación (Sistema Automatizado Generador de Boletines del Liceo Bolivariano "El Cantón") se efectuó en el Departamento de evaluación y control de estudios del Liceo Bolivariano "El Cantón", su objetivo es agilizar la elaboración de los boletines y evitar la pérdida de materiales impresos.

La investigación es de tipo descriptiva, ya que se fundamenta en el estudio y caracterización de un sistema automatizado para generar boletines de calificaciones; encaminado a definir las formas del comportamiento del sistema propuesto.

La investigación está basada en el modo de un proyecto factible, ya que se realizo una investigación, elaboración y se propuso la implementación del sistema automatizado generador de boletines. Para agilizar la entrega de los boletines y a si estar a la altura de la tecnología actual.

Metodología Utilizada.

El desarrollo del sistema se apoyó en la metodología (MEDSI) de Jonás Montilva descrita en su libro "Desarrollo de sistemas de información" compuesta por las siguientes por ocho fases.

Diagramas Utilizados en MEDSI.

Los diagramas utilizados en esta metodología, para explicar las diferentes fases están basados en la técnica de Análisis Estructurado de Sistemas, y corresponden a lo que, en términos de esa técnica, recibe el nombre de Diagrama de Flujo de Datos.

Los elementos para construir un Diagrama de Flujo de Datos, son los siguientes:

Esta metodología (MEDSI), esta orientada a proyectos medianos y grandes, que ameriten la integración de grupos de desarrollo.

Descripción General de las Fases

Fase I. Definición del proyecto.

A raíz de la necesidad de un sistema de elaboración de boletines la institución toma como iniciativa la planificación y factibilidad del mismo.

Fase II. Análisis De Contexto.

Como el desarrollo del proyecto fue aprobado, se inicio la elaboración del sistema. Para ello se recolectó toda la documentación relacionada del proceso actual de elaboración de los boletines.

Fase III. Definición de requerimientos.

En esta fase se definieron los requerimientos de los usuarios y establecieron las funciones, restricciones y atributos que el nuevo sistema de información debe satisfacer.

Fase IV. Diseño Preliminar.

En esta fase se mostraron varios prototipos de sistemas y se selecciono el más adecuado para la institución

Fase V. Diseñado Detallado.

En esta fase se elaboro un diseño detallado del sistema tomando como referencia el prototipo seleccionado en fase IV

Fase VI. Construcción del sistema.

En esta fase se construyo y se probó los diferentes módulos del subsistema programado; se construyo subsistema de datos y los procedimientos manuales del sistema.

Fase VII. Control de programas.

Se realizaron varias pruebas del sistema de acuerdo al plan especificado de elaboración del sistema y se elabora el plan de implantación

Fase VIII. Prueba de aceptación.

Durante esta fase se implanto el sistema de elaboración de boletines mediante el adiestramiento de los usuarios.

Técnica de Recolección de Datos

Las técnicas utilizadas para la recolección de datos en esta investigación fueron:

• La observación del sistema actual, para comparar las diferencias entre el modo en que se realizan los boletines y el sistema propuesto para adecuarlo a las necesidades de la institución.

• Las entrevistas realizadas al personal que labora en el departamento donde se elaboran los boletines ya que ellos son los que tienen el mayor conocimiento del proceso de elaboración de boletines. Siendo esta unas de las fuentes mas importantes a la hora de recolección de datos.

• Se observo el formato donde se realizan los boletines para tomarlo como referencia a la hora de realizarlo en el sistema automatizado.

Entrevista.

Entrevistada una persona.

¿Considera usted que es de gran utilidad que se diseñe un sistema automatizado de Elaboración de boletines en el Liceo Bolivariano "El Cantón"?

Si es de gran utilidad que se diseñe un sistema automatizado de elaboración de boletines ya que nos ahorraría tiempo y nos daría seguridad en los datos de cada estudiante.

¿Usted considera que es necesario mejorar el proceso manual de inscripción?

Si es indispensable cambiarlo por el sistema automatizado.

¿Existen formatos únicos para la elaboración de boletines?

Si existen formatos elaborados en Microsoft Excel.

¿Actualmente el proceso empleado para la elaboración de los boletines es de fácil y rápida elaboración?

No, es muy lenta ya que son formatos hechos en Microsoft Excel.

¿Considera que la implementación de un proceso automatizado de elaboración de boletines garantizara un mínimo de pérdida y duplicación de información?

Si debido a que estos aseguran que un sistema automatizado de elaboración de boletines consentirá el control de la información procesada en forma efectiva y rápida, admitiendo la modificación de errores y evitando la duplicación y pérdida de documentos.

¿Cree que el mayor inconveniente de un proceso automatizado de inscripción, sería la interrupción de la conexión del servidor, la red y fallas eléctricas?

Es evidente que si fallan algunas de estas características expuestas anteriormente se podría llegar a interrumpir el servicio del sistema, pero para eso se tienen planes de contingencia a través de los formatos manuales.

¿Piensa que la rentabilidad de implantar un sistema automatizado para el proceso de elaboración de boletines en el Liceo Bolivariano "El Cantón" sería rentable en la economía?

La implantación de este sistema es rentable en un gran porcentaje debido a la simplificación de pasos realizados en el proceso de elaboración de boletines.

¿Considera importante el diseño de un manual de procedimientos y seguridad de implantarse un proceso automatizado de inscripción?

La elaboración del manual es vital ya que muchos usuarios desconocen el manejo del sistema.

¿Considera que el proceso automatizado de elaboración de boletines permitirá un mejor control de la auditoria?

Por supuesto que el sistema permite el registro de datos de manera más organizada facilitando información mucho más rápido y en cualquier momento. El sistema contará con las funciones de imprimir varios tipos de reportes en cualquier momento ya sea por pantalla, impresora o ambas.

¿Considera Usted que sea necesario que en el Sistema Automatizado de Inscripción se incluya un modulo de Ayuda?

El módulo de ayuda representa una herramienta muy útil en el sistema, ya que en ella se encuentra gran información que facilita el manejo del mismo.

CAPÍTULO IV

Sistema actual

Descripción del Sistema Actual.

En la institución educativa Liceo Bolivariano "El Cantón" específicamente en el Departamento de evaluación y control de estudios se realiza un proceso llamado elaboración de boletines, el cual se realiza de forma manual, es por ello que en la actualidad la institución educativa entrega trimestralmente a los representantes de la institución el boletín con las notas de cada estudiante.

Para realizar este proceso los docentes de cada materia entregan las notas de cada lapso, (un lapso consta de 3 meses) a si que los docentes tienen que entregar las notas trimestralmente al coordinador del departamento de evaluación y control de estudios el cual se encarga de elaborar los boletines en conjunto con el docente vocero de cada sección, para ello utilizan una planilla o formato realizado en Microsoft Excel.

Luego de realizar este paso se cargan las notas en la planilla, se imprime y se entrega a los representantes de cada estudiante.

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS PROCESO ACTUAL

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DEL SISTEMA PROPUESTO

CAPÍTULO V

Sistema propuesto

Estudio de la Factibilidad

Técnica.

El Departamento de asistencia y control de estudio del liceo Bolivariano "El Cantón" cuenta con los equipos, tecnología y personal capacitado para el desarrollo lógico y físico del sistema propuesto

Económica.

De acuerdo con el presupuesto señalado la automatización del sistema elaboración de boletines tendrá un costo de 3.500,00 Bs. en los que respecta, la institución educativa cuenta con los recursos económicos, físicos y humanos capaces de sustentar todos los costos que significan el desarrollo del mismo.

Descripción del hardware y software.

Hardware.

Software.

Para que el sistema automatizado generador de boletines funcione necesita el sistema operativo Microsoft Windows xp y Microsoft Access 2003. El lenguaje de programación utilizado para el desarrollo del mismo fue Microsoft Visual Basic 6.0 y la base de datos fue Microsoft Access 2003.

Psico-social.

En el departamento donde funcionará el sistema automatizado para la elaboración de boletines se encuentra el personal preparado para llevar a la práctica e informar a los representantes sobre el proceso de entrega de boletines a través del nuevo sistema.

Objetivos del Sistema.

General: Mejorar el proceso a la hora de entrega de los boletines

Específicos:

• Agilizar el proceso de entrega de boletines tanto para el personal docente como para los representantes.

• Generar reportes con exactitud sobre la información de las notas existentes en el departamento.

• Permitir el acceso rápido a la información necesaria para realizar el proceso (entrega de boletines) en cualquier momento, garantizando eficiencia y precisión de la información.

• Brindar a la institución educativa seguridad de la información, mediante claves de acceso que sólo serán manejadas por las personas autorizadas.

Descripción General del Sistema Propuesto.

El sistema propuesto tiene como objetivo principal el registro de notas de cada estudiante y generar el boletín de forma automática. Teniendo como objeto la satisfacción del los representantes.

Con este sistema el usuario tiene la posibilidad de elaborar los boletines de forma rápida y sencilla como tener acceso a todos los datos guardados en el sistema, como las notas de los estudiantes, datos personales y la posibilidad de agregar, eliminar y consultar.

Diccionario de Datos

Tabla ESTUDIANTES: Es la tabla donde se almacena cierta información sobre los estudiantes regulares de la institución.

Tabla PRIMERO MATERIAS: Es la tabla donde se almacena las notas de los estudiantes de primer año.

Tabla SEGUNDO MATERIAS: Es la tabla donde se almacena las notas de los estudiantes de segundo año.

Tabla TERCERO MATERIAS: Es la tabla donde se almacena las notas de los estudiantes de tercer año.

Tabla CUARTO MATERIAS: Es la tabla donde se almacena las notas de los estudiantes de cuarto año.