La Gestión de Inventarios, vía para mejorar con eficiencia y eficacia su gestión en una Empresa Constructora (página 2)

En este trabajo, se aplican herramientas que permiten mejorar la toma de decisiones sobre inventarios y exponer algunos de los criterios fundamentales para su manejo.

Para la implementación práctica de este trabajo se emplearon simultáneamente diversos métodos y técnicas, tanto de tipo cuantitativo, como de tipo cualitativo pero con el objetivo final de lograr conclusiones a tono con las necesidades de solución del problema de la investigación. Entre ellas se puede mencionar: encuesta, entrevista, observación directa, revisión de documentos, tormenta de ideas y trabajo en grupo, así como técnicas de análisis y síntesis, el método ABC y modelos económicos matemáticos.

Desarrollo

Surgimiento y Desarrollo de la Logística

La actual globalización de los mercados impone a las empresas una acrecentada y dinámica competencia. Este proceso exige que las empresas tengan un abanico de estrategias para que las compras, la producción y la financiación tengan costos más bajos.

El rápido desarrollo de la Logística como ciencia ha reclamado una periodización, sobre lo cual varios autores han propuesto también diversos criterios. La Dra. Maritza Ortiz Torres (2004) en su tesis doctoral discute este aspecto y enmarca el desarrollo de la logística en cuatro grandes momentos.

Según el autor González, (2007) en el sitio web

http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/cadena-logistica-y-mejores-practicas.htm existen diferentes definiciones en torno a la cadena logística. Para ello vamos a citar algunas de ellas.

De acuerdo con Opertti, J. (2006) ¨ es la ubicación de los recursos en el lugar adecuado y en el tiempo convenido.¨ De igual forma señala el mismo autor, que etimológicamente la palabra logística proviene del griego ¨logistikos¨, que significa saber calcular.

Ahora bien, según Acevedo, J. y Gómez, M. (2000:6), el concepto moderno de logística la describe como: ¨ la acción del colectivo laboral dirigida a garantizar las actividades de diseño y dirección de los flujos material, informativo y financiero, desde sus fuentes de origen hasta sus destinos finales, que deben ejecutarse de forma racional y coordinada con el objetivo de proveer al cliente los productos y servicios en la cantidad, calidad, plazos y lugar demandados, con elevada competitividad y garantizando la preservación del medio ambiente.

En general, logística integrada es un sistema muy amplio de administración de toda Ia cadena de abastecimiento, desde la materia prima hasta la distribución de los bienes elaborados al consumidor.

Los Sistemas Logísticos

La gestión del sistema logístico ó gestión logística consiste en la creación y operación de sistemas de flujos eficientes para manipular materiales e información, es la herramienta de la tecnología y la economía de la circulación de los materiales y la información en la cadena total de suministro, abarca todas las actividades relacionadas con el traslado-almacenamiento de productos que tiene lugar entre los puntos de adquisición y los puntos de consumo.

Como bien se plantea en el sitio web

http://jaibana.udea.edu.co/grupos/logistica/Modelo%20de%20Referencia.htm la función del sistema logístico en estas nuevas condiciones es el establecimiento de políticas, procedimientos y planes que permitan:

1. La planificación de los recursos que deben almacenarse y por tanto adquirirse (Planificación de las compras) para cumplir los programas de producción, servicios, distribución o ventas. Logística de Aprovisionamiento o Logística del Suministro.

2. La selección de los proveedores y la definición de las relaciones a establecerse con ellos. Logística de Aprovisionamiento o Logística del Suministro.

3. La adquisición de dichos materiales (Compras) en las mejores condiciones económicas, de entrega y calidad. Logística de Aprovisionamiento o Logística del Suministro.

4. El almacenamiento de los productos, proceso que va desde la recepción para garantizar que cumplan con la calidad y cantidad contratada y su mejor distribución en consonancia con las necesidades de la organización. Logística de la Producción.

5. El control de los inventarios tanto en el almacén como en tránsito, base de la planificación futura de los materiales y de la contabilidad de los inventarios y sus movimientos. Logística de Aprovisionamiento o Logística del Suministro.

6. La distribución y comercialización tanto de los productos que llegan del proveedor a la organización como de ésta a los clientes externos. Logística de la Distribución.

7. Logística de Retorno. Corriente de materiales en sentido inverso. En esta fase se conforma la nueva utilización que se le dará a los productos finales y a los desechos una vez concluido su ciclo de vida. También se incluye los envases reutilizables.

El sistema logístico está formado por los proveedores, la organización, los clientes y los canales de distribución que permiten que los productos se muevan desde los proveedores hasta los clientes. En este sistema están presentes tres flujos, el informativo que va primero del cliente al proveedor y luego regresa al cliente, el material que va del proveedor al cliente y el financiero que va del cliente al proveedor.

En conclusión, para que una cadena logística funcione de manera integrada, es necesario reconsiderar las relaciones proveedor cliente, de forma que abarquen no sólo los flujos material y financiero, sino también el flujo de información susceptible de ser empleada por las empresas de la cadena para mejorar el servicio, disminuir el coste y mejorar la capacidad de adaptación a los cambios.

Costos logísticos

La logística posee un papel preponderante en el desempeño eficiente y eficaz de la gestión empresarial, para lograr altos niveles de competitividad. Para ello, es preciso efectuar un estudio exhaustivo y cuantificable de los costos asociados a los sistemas logísticos.

Los costos logísticos, por lo general, son bastante altos, variables entre ramas económicas, entre modalidades de despacho y entre productos. En países de economía avanzada, pueden ser el 20% del producto interno bruto de la industria, y aún así, son ignorados muy a menudo.

En este estudio se asume la opinión que al respecto adelanta la Dra. Maritza Ortiz Torres (2004), en su ya citada tesis doctoral, en el sentido de que cada uno realiza la clasificación atendiendo a su propia definición y que, en ambos casos, se relacionan en uno u otro grupo los costos que en realidad afectan la función logística en la organización. Igualmente aquí se comparte ambos criterios y la clasificación por ella propuesta que se detalla debajo, en la que, tomando como base la interrelación estrecha que existe entre la gestión de compras y aprovisionamiento con la gestión de inventarios, agrupa a todos estos como costos asociados a la Logística de Aprovisionamiento. Así, la clasificación que aquí se asume es:

• Costos logísticos asociados a la gestión de compras e inventarios.

• Costos logísticos asociados al transporte.

• Costos de información y administración logística.

La gestión de aprovisionamiento en empresas comerciales y de servicios.

La función de aprovisionamiento, según plantea Correa, I. M. S. E. (11-2006) en el sitio web http://www.gestiopolis.com/canales7/mkt/gestion-de-compras-y-la-relacion-con-los-proveedores-para-la-competitividad-empresarial.htm, es un factor relevante de contribución al rendimiento económico de la empresa. La misma suele definirse como el conjunto de actividades que desarrollan las empresas para asegurarse la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para la realización de sus actividades.

El objetivo general de esta función se vislumbra bajo los parámetros de eficacia y eficiencia. Desde la óptica de la eficacia, se trata de conseguir que el producto o servicio esté disponible cuando se necesite, con la calidad adecuada, la cantidad necesaria y en el plazo oportuno. La eficiencia, los aprovisionamientos tratan de conseguir que el coste de los recursos empleados para realizar las distintas actividades encaminadas a conseguir el anterior objetivo sea el menor posible.

La gestión de aprovisionamiento comprende tres actividades básicas:

• Gestión de compras.

• Gestión de almacenes.

• Gestión de inventarios.

Gestión de compras.

Las compras son una actividad dentro de la función de aprovisionamiento. Esta actividad es compleja, entre otros aspectos, por la diversidad de productos o servicios a adquirir, la variabilidad de la demanda, la escasez de capitales, el crecimiento de los costos financieros, el constante incremento de las exigencias de calidad por los clientes, así como la globalización de los mercados.

Los procesos principales de la actividad de compras pueden resumirse como sigue:

• Estudio de las fuentes de suministro y selección de proveedores.

• Gestión de las ofertas, a partir de los niveles de calidad requeridos y gestión de precios.

• Negociación y contratación.

• Gestión de presupuestos y gestión de pagos.

• Gestión de las reclamaciones y las devoluciones.

• Seguimiento de las operaciones realizadas, en todos los acuerdos y condiciones establecidas por el proveedor.

El proceso de decisión de compras requiere del análisis de cuatro parámetros que son los fundamentales para la negociación. Estos parámetros, según Ignacio Soret Santos, son:

• Precio

• Calidad

• Condiciones de pago

• Plazo de entrega

Estos parámetros resultan vitales, por lo que en casi todas las definiciones de compras se alude de forma directa o indirecta a cada uno de ellos.

Gestión de almacenes.

Para Gemeil, M. T., J. R. Daduna, et al. (Febrero, 2007), el almacén es una instalación técnica constituida por diferentes áreas equipadas con los medios de mecanización o automatización destinados para la actividad de almacenamiento, cuyo objetivo está encaminado a lograr el proceso de recepción, ubicación, ordenamiento, control, conservación y preparación de la producción para el consumo y despacho de los valores materiales, para garantizar la continuidad de la producción y el consumo acorde con las crecientes necesidades de la sociedad.

La misión básica de un almacén se configura y desarrolla en las siguientes funciones:

• Recepción de artículos e identificación de los mismos.

• Almacenamiento, colocación y custodia.

• Entrega de productos.

Por último, es útil reiterar que las funciones de compras, almacenamiento e inventarios están estrechamente interrelacionadas: una adecuada gestión de compras implica conocer la capacidad disponible de almacenamiento para conservar en buen estado los productos hasta que haya demanda.

Gestión de inventarios.

Una vez definidos los precios, la posibilidad de maximizar las utilidades en el negocio para los distintos participantes de la cadena, viene dada por los ajustes en los costos de operación, y es precisamente ahí donde un manejo eficiente de la cantidad y variedad de productos disponibles -es decir, la Administración de Inventarios es una de las claves para el éxito del negocio.

La administración de inventarios, es uno de los factores determinantes en la cadena proveedor – distribuidor – consumidor. Lo que el cliente compre o deje de comprar y en la cantidad que desee, define el accionar de cada uno de los integrantes de esta relación. Una eficiente administración de inventarios genera ahorro de costos para toda la cadena y permite a cada uno de los jugadores de este negocio maximizar sus beneficios.

Clasificación de los inventarios

Según Gemeil, M. T., J. R. Daduna, et al. (Febrero, 2007), los inventarios pueden clasificarse, entre otros criterios, según: su naturaleza, su velocidad de rotación, su nivel de acceso, su posición en el proceso logístico y su funcionalidad.

• 1. De acuerdo a su naturaleza.

• De materias primas y materiales: Se trata de productos que se utilizarán para formar parte del producto terminado. Su reposición elevará los volúmenes hasta una norma máxima de inventario previamente determinada.

• De productos en proceso: Se refiere a partes y piezas que formarán parte del producto final aún sin terminar. Se encuentran en todo el flujo de producción, y su comportamiento está en función de las operaciones anteriores y posteriores al momento o lugar del proceso de que se trate.

• De productos terminados: Una vez terminado el producto es envasado (y a veces también embalado) y pasa a formar parte del inventario de producto terminado estando listo para su posterior distribución y venta.

• 2. De acuerdo a la velocidad de rotación.

• Inventario corriente: Se refiere al inventario que se mueve dentro de márgenes típicos de rotación.

• Inventario de lento movimiento: Integrado por productos cuyos escasos movimientos de salida conducen a su relativa inmovilización.

• Inventario ocioso: Constituido por productos sin salidas durante un período de tiempo dado. Su origen más relevante está en las compras no justificadas y en menor medida en la obsolescencia por cambio de tecnología.

• Inventario obsoleto: Integrado por productos que fundamentalmente por cambio de tecnología, se convierten en inservibles, deviniendo en ociosos.

• 3. De acuerdo al nivel de acceso.

• Inventario estratégico: Son productos que se reservan de acuerdo a una estrategia nacional, ramal o empresarial porque pueden servir de repuesto a un equipo vital para una determinada actividad o que su adquisición y compra resulte muy compleja o lenta.

• Inventario de reserva estatal: Son los inventarios que se tienen para contingencias o catástrofes naturales. Deben rotarse para evitar envejecimientos excesivos según su propia naturaleza.

• Inventarios intocables: Son reservas de las Fuerzas Armadas para su uso sólo en casos militares y deben rotarse adecuadamente.

• 4. De acuerdo a su posición en el proceso logístico.

• Inventario en existencia: Son los productos que se encuentran en un almacén.

• Inventario en tránsito: Son los productos que se encuentran moviéndose sobre un equipo de transporte entre dos nodos (almacenes) de la red logística.

• 5. De acuerdo a su funcionalidad.

• Inventario normal: El inventario normal asegura la demanda de un producto, por ello cuando ésta excede lo previsto es preciso recurrir al inventario de seguridad.

• Inventario de seguridad: Es aquel que permite cubrir las fluctuaciones aleatorias de la demanda y las de las condiciones de suministro (plazo de suministro y calidad del producto).

• Inventario disponible: El total de las existencias que se hallan físicamente en el almacén, se denomina inventario disponible. Es la suma del inventario normal y del inventario de seguridad.

Modelos Económicos Matemáticos asociados a la Gestión de Inventario con Demanda Independiente

Existen diferentes modelos cuantitativos de inventarios, desarrollados por los estudiosos del tema durante varias décadas, que permiten gestionar eficientemente los inventarios en las organizaciones, a partir de establecer políticas óptimas o económicamente ventajosas para el manejo de los mismos. Para decidir el modelo de inventario a emplear, se debe distinguir el nivel de dependencia de la demanda.

La demanda es independiente cuando está influida directamente por las condiciones del mercado, y por tanto, es independiente a la demanda de cualquier otro artículo. Dependiente es la demanda que está relacionada directamente con la de otro artículo; se trata, en lo fundamental, de partes o piezas de ensamble, así como de productos en proceso.

Atendiendo a la dependencia de la demanda, los modelos se agrupan en dos categorías:

• Modelos de Reaprovisionamiento no Programado: Se utilizan para el manejo de los inventarios con demanda independiente.

• Modelos de Reaprovisionamiento Programado, para los inventarios con demanda dependiente. Los artículos se gestionan mediante filosofías de requerimientos. Este tipo de artículos están fuera del alcance del objeto de estudio del presente trabajo.

Lo anterior demuestra, lo necesario que resulta para la empresa actual gestionar eficiente y eficazmente todos sus recursos. Por tanto, el contar con un procedimiento científicamente fundamentado, con enfoque sistémico, donde se integren todos los elementos que inciden en el mismo, y que le permita diseñar políticas de gestión de inventarios económicamente ventajosas para la organización, es vital para la obtención de los niveles de eficiencia con que deben operar las empresas en la actualidad.

Procedimiento propuesto para la Gestión de Inventario.

Muchas veces, la política de la empresa, exige la compra masiva de materias primas o productos acabados, como uno de los sistemas para mantener los costos o para aprovechar una buena coyuntura del mercado. Ello, trae consigo, la necesidad de contar, con unos medios racionales de almacenamiento y manutención de los mismos, de forma tal, que no exceda las ventajas que ha supuesto la compra de estos.

El procedimiento que será utilizado es en aproximación al propuesto por la Dra. Ortiz Torres (2004) que permite gestionar eficiente y eficazmente los inventarios con demanda independiente, en empresas comerciales y de servicios. El mismo consta de tres etapas:

• 1. Caracterización de la situación actual de la gestión de aprovisionamiento en la organización objeto de estudio.

• 2. Diseño de políticas de inventario mediante modelos económico-matemáticos.

• 3. Control y actualización periódica de los resultados.

Caracterización de la situación actual de la gestión de inventario en la organización objeto de estudio

Un aspecto muy importante a considerar en esta etapa, es la caracterización de la función de aprovisionamiento de la organización, para poder diagnosticar la situación de la gestión de inventario en ella, relacionándola con los demás elementos que integran dicha función.

Selección y evaluación de proveedores.

Una de las decisiones importantes del proceso de aprovisionamiento, es precisamente, definir con qué proveedores debe la organización negociar sus compras. Esta selección será un proceso por pasos, en el que se profundice cada vez más en las características del proveedor objeto de estudio, de forma tal que el listado se vaya reduciendo hasta determinar los proveedores finales, que serán, por supuesto, aquellos que reúnan las mejores condiciones para la empresa, con los que se negociará las compras y firmará los contratos.

El estudio de diversos métodos de evaluación, así como las características de las organizaciones estudiadas, le permitió a la Dra. Ortiz Torres proponer el método que se describe a continuación. El método propuesto concibe utilizar el enfoque cuantitativo y/o cualitativo en la evaluación de cada factor. La novedad del método radica en que ante cualquiera de estas situaciones, el parámetro podrá ser evaluado de forma cualitativa.

Parámetros a evaluar:

• Calidad (C)

• Cumplimiento del tiempo de entrega (CTE)

• Flexibilidad (F)

• Faltantes en la entrega (FE)

• Precios (P)

• Estabilidad del suministro, con relación a la disponibilidad del producto (ES)

Se evaluará cada parámetro de forma cualitativa, asignándole un valor numérico en un intervalo de 1 a 3 puntos donde:

• 3 sería la puntuación más elevada y expresará el cumplimiento total del parámetro.

• 2 para un cumplimiento parcial, pero que la organización lo considera aceptable.

• 1 para incumplimiento del parámetro, y por tanto, se considera inaceptable.

La evaluación del proveedor se obtendrá mediante una formulación matemática, a partir de definir ponderaciones para cada uno de los parámetros, la cual tiene la siguiente expresión:

Los coeficientes que permiten ponderar cada criterio, deben ser determinados en cada organización mediante criterio de expertos. La autora recomienda, que siempre que sea viable evaluar el indicador desde el punto de vista cuantitativo, se utilice esta evaluación.

Calidad (C): Expresa el grado de cumplimiento de las características cualitativas de los artículos que suministra el proveedor. Desde el punto de vista cuantitativo, la evaluación se realizará a través del siguiente indicador:

Desde el punto de vista cualitativo, la evaluación se realizará comparando la calidad de las mercancías vendidas por el proveedor, con la calidad de otros productos similares que se ofertan en el mercado, de acuerdo a su cartera de proveedores.

• Si la calidad ofrecida es superior a la de productos similares en el mercado, la puntuación que recibe el parámetro será de 3.

• Si la calidad ofrecida es igual a la de productos similares en el mercado, la puntuación que recibe el parámetro será de 2.

• Si la calidad ofrecida es inferior a la de productos similares en el mercado, la puntuación que recibe el parámetro será de 1.

En el caso específico del parámetro calidad, la autora considera que se deberá evaluar desde los dos puntos de vista explicados anteriormente y la puntuación final del parámetro será el promedio entre las dos puntuaciones recibidas.

Cumplimiento del Tiempo de Entrega (CTE): Evalúa el grado de cumplimiento de lo pactado, es decir, se valorará del total de solicitudes recibidas, cuántas han cumplido con los plazos de entregas acordados. Desde el punto de vista cuantitativo será a través del siguiente indicador:

Desde el punto de vista cualitativo, la evaluación se realizará a través de la relación:

• Tiempo de entrega real = Tiempo de entrega acordado, la puntuación que recibe el parámetro será 3.

• Tiempo de entrega real = Tiempo de entrega acordado + 1 ó 2 intervalos de tiempo, la puntuación que recibe el parámetro será de 2.

• Tiempo de entrega real = tiempo de entrega acordado + 3 ó más intervalos de tiempo, la puntuación que recibe el parámetro será de 1.

Flexibilidad (F): Mide el grado de respuesta del proveedor frente a nuevos requerimientos de la organización, que no estén contemplados en los contratos efectuados.

• Si no se producen variaciones con respecto a los contratos, o si la respuesta del suministrador ante una variación es satisfactoria, la puntuación que recibe el parámetro será de 3.

• Si la respuesta es medianamente satisfactoria, la puntuación que recibe el parámetro será de 2.

• Si la respuesta es poco satisfactoria o no se aceptan cambios, la puntuación que recibe el parámetro será de 1.

Faltantes en la entrega (FE): Evalúa el grado de cumplimiento de las cantidades solicitadas en cada pedido cuantitativamente, a través del siguiente indicador:

Estabilidad del Suministro con relación a la disponibilidad del producto (ES): Evalúa el grado de estabilidad que presenta el suministrador, con respecto a la disponibilidad de los productos en el momento que se le soliciten.

• Si el suministrador mantiene una oferta estable, la evaluación que recibe el parámetro será de 3.

• Si el suministrador mantiene una oferta poco estable, pero con cierta frecuencia, el parámetro será evaluado de 2.

• Si el suministrador presenta una oferta muy inestable o eventual, la evaluación que recibe el parámetro será de 1.

En dependencia de las características de cada organización, pueden ser suprimidos o incorporados nuevos parámetros.

Diseño de políticas de inventario de productos con demanda independiente, mediante el uso de modelos cuantitativos.

En esta etapa es donde se diseñan específicamente las políticas de inventario que debe seguir la organización para realizar eficientemente la gestión de los mismos.

Clasificación de los productos.

El objetivo de clasificar los productos que integran el inventario, está dado por la necesidad de diferenciar los artículos que lo conforman, para que, en dependencia del grado de importancia que cada uno represente en el desempeño eficiente y eficaz de la organización objeto de estudio, establecer estrategias diferenciadas para su gestión.

El método ABC conocido también como regla 20-80, es una de las técnicas universalmente más aplicadas para seleccionar aquellos elementos más importantes dentro de un colectivo determinado. Permite a la organización diferenciar los artículos según su nivel de importancia, a fin de poder establecer estrategias diferenciadas que posibiliten una gestión eficiente.

En esencia, con esta técnica, los inventarios pueden ser clasificados por orden de importancia en tres categorías fundamentales (A, B, C). El procedimiento general consiste en ordenar todos los inventarios por el valor total del factor seleccionado para el análisis. Para cada inventario se determina el valor acumulado (su valor más el acumulado del inmediato anterior).

Proyección de la demanda.

El objetivo de este proceso es determinar para cada artículo del inventario, las cantidades requeridas por la organización para el cumplimiento de su misión. Es importante realizar los planes de compras sin incurrir en excesos de inventarios, pues estos excesos repercuten luego en la elevación de los costos de conservación.

La proyección de las demandas se caracteriza por la necesidad de elaborar gran cantidad de pronósticos, de gran cantidad de artículos, generalmente para períodos cortos. Antes de proyectar la demanda, la organización debe analizar los siguientes factores que condicionan la proyección:

• Análisis de los clientes

• Clasificación de la demanda

• Previsión de las necesidades

Para artículos con demanda independiente y aleatoria, en la mayor parte de la bibliografía consultada se utiliza los modelos de pronósticos basados en series de tiempo y, dentro de estos, el Alisamiento Exponencial.

Sin embargo, cuando estas condiciones no están presentes en la organización, la Dra. Ortiz Torres propone utilizar métodos cualitativos de pronóstico, basados en la elaboración de escenarios alternativos. De esta forma, la organización dispone de diferentes alternativas en el proceso de toma de decisiones.

Costos de aprovisionamiento.

El principal reto que enfrenta la empresa cuando gestiona sus inventarios, es el de mantener en equilibrio la relación entre el servicio prestado al cliente y los costos asociados al sistema. De ahí la necesidad de una buena estimación de los mismos.

La clasificación habitual de costos que se usa en los sistemas de gestión de inventarios es:

• Costo de adquisición de los productos.

• Costos de lanzamiento del pedido.

• Costo asociado a la conservación de los productos en el almacén.

• Costos de rupturas de stocks.

Control y actualización periódica de los resultados.

Cualquier sistema necesita una retroalimentación efectiva para su buen funcionamiento. Esta última etapa permite esto; de ahí su elevada importancia. Se deben diseñar sistemas de control, adecuados según las particularidades de cada organización, que permitan detectar con rapidez situaciones no deseadas, teniendo en cuenta los cambios que se produzcan en el entorno, a fin de realizar las adecuaciones necesarias para que el sistema funcione.

Por otra parte, el sistema de control que se establezca debe permitir:

• conocer la situación que presentan los proveedores con los cuales la organización mantiene relaciones contractuales.

• detectar con rapidez los nuevos productos del mercado y posibles proveedores.

• conocer a los clientes.

• una comunicación efectiva del personal de compras con el área de mercadotecnia, para evitar que se compren productos que no cumplan con los estándares de calidad requeridos o no sean de la preferencia de los clientes.

• un monitoreo continuo de las existencias cuando se establezcan sistemas de revisión periódica de los inventarios, para evitar la obsolescencia de productos almacenados.

• la actualización de los resultados obtenidos ante variaciones en los datos de partida.

Descripción del objeto de estudio.

La CONSTRUCTORA X, empresa objeto de estudio, se encarga de la realización de obras turísticas autorizadas, bajo la modalidad de llave en mano siendo el Cliente o Propiedad la empresa Inmobiliaria que dispone de los recursos financieros para la ejecución de estas obras priorizadas.

Los competidores del mismo sector se encuentran la Unión de Constructores y demás Contingentes de la Construcción, los cuales tienen el mismo objeto social, construir edificaciones.

Los competidores potenciales para la EMPRESA CONSTRUCTORA X lo constituyen dos empresas que se dedican a la reparación y mantenimiento de instalaciones hoteleras.

Clientes: Inmobiliaria.

Proveedores: La principal empresa proveedora nuestra de recursos materiales y equipos es una empresa comercializadora, y como proveedores de recursos humanos son dos empresas constructoras, las cuales se encargan de garantizar la cantidad de trabajadores necesarios para cumplir con el cronograma de ejecución de la obra.

La misión de la EMPRESA CONSTRUCTORA X es: Edificar las obras de infraestructura hotelera en el polo turístico para el desarrollo de la industria turística como locomotora de la economía del país. Contando para ello con la profesionalidad, la responsabilidad y la creatividad de los equipos de trabajo eficientes, y cumpliendo, con especial cuidado, con nuestra responsabilidad en la preservación del medioambiente.

El proceso principal de la EMPRESA CONSTRUCTORA X es la ejecución de instalaciones hoteleras, en cuya entrada se contemplan los materiales, materias primas, y demás recursos, los cuales son trasformados con el apoyo de procesos auxiliares y la fuerza de trabajo, hasta obtener como resultado final una instalación hotelera con las características y calidad que exige el cliente, es decir, el futuro explotador del hotel. Además, como resultado del mismo, se obtiene la experiencia y know how para todos aquellos que intervienen en la ejecución de este gran proceso.

La EMPRESA CONSTRUCTORA X está compuesta principalmente por doce departamentos, Departamento Dirección de Obra, Departamento ESTUDIOS, Departamento de Cubiertas y Acabados Exteriores, Departamento de Estructura y Áreas Exteriores, Departamento de Logística/Compras, Departamento de Acabados y Mobiliario, Departamento Formación, Departamento Calidad, Departamento AGF, Departamento Instalaciones Generales, Departamento Recursos Humanos y Departamento JURIDICO y GESTION DE CONTRATOS.

El estudio realizado sirve de referencia para demostrar que una gestión eficiente de los aprovisionamientos, garantiza una mejora en los resultados económicos de las empresas.

Aplicación del procedimiento propuesto en la Empresa Constructora X.

Se hace necesario aclarar que el procedimiento de Ortiz Torres (2004) propuesto para realizar esta investigación con el fin de diseñar una nueva política de inventario tomando como base un modelo económico matemático, se pudo utilizar parcialmente ya que la información necesaria no fue facilitada por cuestión de seguridad de la empresa, alcanzando solamente la meta de clasificar los productos sirviendo para tomar decisiones, pronosticar la demanda así como calcular los costos de aprovisionamiento.

Caracterización de la situación actual de la gestión de aprovisionamiento en la organización objeto de estudio.

La Empresa Constructora X posee sus inventarios de seguridad y una prioridad para la prestación del servicio al cliente externo. Para ello, la estrategia de compras está regida primeramente por el cronograma de ejecución de la obra y además por los niveles de stocks de los productos a utilizar y su demanda, valorando en todo momento su calidad y precio.

El suministro se realiza cuando se estudian las propuestas de los proveedores respecto a precios, cantidades, tiempos de entrega, créditos de pago, calidad de la mercancía y garantías, para proceder a la compra de los mismos según las necesidades de la organización previo estudio de las existencias en almacenes y de los inventarios de seguridad.

Para realizar la gestión de aprovisionamiento (compra y almacenamiento) la empresa requiere de recursos financieros, los cuales son pactados en el precio cerrado del contrato y financiado por la Inmobiliaria. Las compras de la entidad son decididas por el Comité de Compras.

El proceso de aprovisionamiento de la empresa parte del estudio y conocimientos de las entidades suministradoras que operan en frontera o fuera de estas, ya sea porque ellas proponen las ofertas o por conocimientos de la existencia de las mismas en entidades comerciales por parte de los especialistas. La acción de comprar es una de las primordiales para este tipo de empresas. Por ello, debe realizarse con una plena convicción de qué, a quién, cuánto, cuándo y de que manera hacerlo.

El sistema de control de inventario que se lleva a cabo en esta organización es una herramienta informática, utilizada para el seguimiento y control de los productos dada su orden de compra, desde que el producto llega al almacén hasta la solicitud de despacho a la Obra, dando incluso su ubicación específica en cada almacén. Se realiza además el control del inventario al 100 % de los productos por la Empresa.

Para la selección de proveedores la Empresa Comercializadora le oferta al departamento de compra y a los especialistas por actividad, los contratos, para a través del colegio de compra evaluar la factibilidad económica. Es posible por ellos que para cada producto seleccionado se contacta con al menos 3 proveedores buscando precios, calidad y competitividad, evitando además la dependencia extrema con un único proveedor. Aunque el proceso de intercambio y relación es a través del jefe de compras los suministradores son seleccionados en un marco de dirección colectiva y colegiada. Las relaciones con los proveedores son sobre bases contractuales, lo cual permite establecer calidad del producto, plazos de entrega y términos de pagos.

La Empresa Constructora X cuenta con una infraestructura de transporte que no le permita hacer frente al proceso de aprovisionamiento, por lo cual le contrata este servicio a terceros.

La instalación cuenta con un departamento de compras que se encarga de implementar un mecanismo para regular las compras de importación y locales. Los proveedores son seleccionados por los especialistas por actividad y el departamento de compra.

Procedimiento para las Compras.

El procedimiento para realizar las compras en la Empresa Constructora X, llevado a cabo por el Departamento de Compras, consta de diferentes etapas.

• 1. Emisión de Solicitud de Licitación o Solicitud de Compras.

• 2. Elaboración de Dictámenes Técnicos.

• Garantía del suministro.

• Ficha de seguridad e higiene.

• 3. Elaboración de Órdenes de Compras.

• 4. Preparación y Desarrollo de los Comités de Contratación.

Diagnóstico de la situación actual de la gestión de inventarios.

Dentro de este gran almacén, se toma como objeto de estudio para la realización del diagnóstico, el área correspondiente a Cerámica, pues es una de las áreas que presenta mayor niveles de inventarios.

Estos niveles de inventario se pueden clasificar según los criterios de Gemeil, M. T., J. R. Daduna, et al. (Febrero, 2007), en:

• De acuerdo a su naturaleza, de materias primas y materiales.

• De acuerdo a la velocidad de rotación, Inventario corriente y en algún por ciento Inventario de lento movimiento.

• De acuerdo a su posición en el proceso logístico, Inventario en existencia.

• De acuerdo a su funcionalidad, Inventario disponible.

Para conocer la situación actual existente en el área se usaron métodos como: la observación directa, entrevistas y tormenta de ideas.

A continuación se refleja el comportamiento del nivel de inventario en los últimos 4 años:

2006 4 490.7 MUSD

2007 10 390.5 "

2008 9 736.3 "

2009 18 414.4 "

Hoy tenemos 4.5 veces más stock que en el 2005 y dos veces más que hace 6 meses y sin crecer en naves o locales, se han habilitado espacios entre contenedores, pero es insuficiente tanto en capacidad como en condiciones, dado el incremento de las Obras en ejecución.

Que provoca esta situación:

• 1 Exceso de mercancías en las naves que dificulta las ubicaciones de las mismas en el almacén, ocasionando atrasos en los despachos así como problemas en los inventarios.

• 2 Necesidad de almacenar mercancías en el patio con el riesgo de deterioro y pérdida de los mismos.

• 3 Reubicación constante de mercancías que pierde su ubicación original con el posterior descontrol que esto origina en el software.

• 4 Faltantes y sobrantes de inventarios por no aparecer la mercancía al ser muy difícil su localización.

• 5 Productos ociosos en existencia aumentando los niveles de inventario, los cuales son sobrantes de obras ya terminadas.

• 6 Almacenaje de productos devueltos de las obras debido a rotura o mala calidad de los mismos.

• 7 No se toman en cuenta por el Comité de Compra, ni los costos de ordenar el pedido ni los de almacenamiento, a la hora de planificar las compras.

Sin embargo, a pesar de que algunos de los señalamientos negativos tienen una repercusión importante para la empresa, también existen aspectos positivos relacionados con el aprovisionamiento y la gestión de inventarios como son:

• 1. Se mantienen muy buenas relaciones con proveedores y clientes.

• 2. En el Comité de Compras existe cohesión y todos sus integrantes ya acumulan períodos de experiencia.

Selección y evaluación de proveedores.

En el caso de los proveedores, es necesario destacar que en su gran mayoría mantienen normalmente un suministro estable a la empresa aunque en ocasiones han existido problemas en situaciones excepcionales (huracanes, penetraciones del mar, etc.). Se considerará proveedor a toda aquella entidad que beneficie a la EMPRESA CONSTRUCTORA X mediante la venta de productos y/o servicios.

Para evaluar a los mismos, se desarrollará el procedimiento anteriormente y como centro de ello se trabajó con el grupo de expertos, compuesto por:

• Jefe de Departamento de Compras.

• Adjunto Departamento de Compras.

• Jefe de Almacén.

• Especialistas de la Actividad de Acabados.

• Dependiente de Almacén.

La siguiente tabla muestra los resultados por proveedor y por parámetro.

Tabla 3.1. Evaluación de Proveedores Almacén Cerámicas.

Fuente: Elaboración propia a partir de los resultados de la aplicación del método de evaluación de proveedores.

Según el procedimiento utilizado, la mayoría de los proveedores resultaron recomendables, con mención especial para Pamesa, Multidoor y MAPEI, que fueron los de mayor puntuación, demostrando su alto nivel de competitividad en el mercado por la calidad de los productos que ofertan, el cumplimiento con el tiempo de entrega, no se encuentran faltantes en las entregas, así como la estabilidad en el precio y en los suministros. BD Caribe alcanzó el mínimo en la puntuación, ya que en ocasiones no se compromete ante peticiones coyunturales de la empresa sin poder cumplir en tiempo, presentando problemas con la calidad, precio y la estabilidad del suministro. Wendon y MIDEA deben seguir bien de cerca el desempeño pues presentan puntuaciones muy cercanas al mínimo y pudieran decaer en el mercado.

Diseño de políticas de inventarios mediante el uso de modelos económico – matemáticos.

Clasificación de productos.

La recopilación de la información necesaria para poder desarrollar el proceso investigativo propuesto se hizo a partir del software, el cual utiliza el Método ABC para cumplir con una de sus funciones, clasificar los niveles de inventarios existentes con el fin de conocer cuáles de ellos inciden en mayor por ciento en el inventario.

El funcionamiento del software es sencillo, una vez que se entran los datos al sistema este se encarga de clasificarlos en A, B, C o D, y para ello tiene en cuenta la cantidad de productos existentes y su importe, realiza una sumatoria y calcula el 80% del valor para los productos A que a su vez se corresponden con el 20% de la cantidad de productos en almacén, el 15% del valor siguiente se corresponde con los productos B y el 5% restante a los C. En esta clasificación se incluyen los productos D a todos aquellos que su valor en inventario es cero, es decir, se corresponden con los productos de muestra.

La tabla siguiente muestra la clasificación de ls productos:

Tabla 2. Clasificación de productos Almacén Cerámicas.

Fuente: Elaboración propia según los resultados de la aplicación del método ABC.

Resultados obtenidos de la aplicación del Método ABC

• Grupo A: Conformado por 50 productos, representando el 18.94% del total y el 77.67% del valor del inventario.

• Grupo B: Conformado por 71 productos, representando el 26.89% del total y el 17.02% del valor del inventario.

• Grupo C: Conformado por 143 productos, representando el 54.17% del total y el 5.31% del valor del inventario.

A partir de esta clasificación la dirección de la empresa puede ubicar los productos en el almacén con vistas a obtener una mejor distribución del inventario.

Proyección de la demanda.

Debido a la importancia de realizar los planes de compras sin incurrir en excesos de inventarios, se procede a realizar este paso, pues estos excesos repercuten luego en la elevación de los costos de conservación.

Por no contarse con la información suficiente para poder aplicar los modelos de pronósticos basados en series de tiempo, específicamente el Alisamiento Exponencial, como se explica en el procedimiento expuesto por la Dra. Ortiz Torres, se decidió proyectar la demanda de acuerdo con el criterio de especialistas de la empresa, utilizando métodos cualitativos de pronóstico, basados en la elaboración de escenarios alternativos.

Los especialistas propusieron desarrollar dos escenarios: Más Probable y Optimista. Para la elaboración de los escenarios alternativos, se tomó como base la demanda real para los productos tipo A. En el escenario más probable, los niveles de inventarios reales del año 2008 permanecerían muy parecidos para igual período del 2009. El optimista correspondería a un incremento de un 5% sobre los niveles de inventarios de cada mes propuestas en el escenario Más Probable, teniendo en cuenta el criterio de los expertos, o sea, que también estarían comprendidos en ese por ciento el aumento en el número de locales de un proyecto ejecutivo a otro.

Se hace necesario aclarar que esta empresa debido a las características que presenta por operar bajo la forma de Proyecto, los inventarios se planifican cuando se elabora el presupuesto objetivo en la fase conceptual del proyecto a ejecutar. Para los mismos se prevé, por experiencia de los especialistas en cada actividad en proyectos anteriores, alrededor de 5% por encima del inventario requerido, para cualquier contingencia que pueda surgir durante el transcurso de la obra.

Costos de aprovisionamiento.

El departamento de Compras está conformado por 12 compañeros, incluyendo a un expatriado como Asesor del Departamento. Estos se encargan de procesar toda la información que reciben del resto de las áreas con vistas a lograr que no exista atraso en los proyectos de ejecución por cuestiones de aprovisionamiento.

De los costos de aprovisionamiento, solamente se pudo tener en cuenta para este análisis los relacionados con el personal, ya que por razones de seguridad de la empresa no se facilitaron los datos para realizar el análisis.

Gastos de salario = 3 932.73 $/año

Gastos de alimentación = 6 692.40 $/año

Gastos de transportación = 1 372.80 $/año

Gasto Total = 11 997.93 $/año

Con la elaboración de este capítulo se puede concluir que el procedimiento propuesto por la Dra. Ortiz Torres (2004) empleado para el desarrollo de esta investigación, a pesar de que se utilizó parcialmente, sirvió como base para identificar los principales proveedores de la Empresa, clasificar los productos existentes en inventario con vista a tomar futuras decisiones, así como determinar los principales costos correspondientes al aprovisionamiento.

Conclusiones

• 1. El estudio realizado sirve de referencia para demostrar que una gestión eficiente de los aprovisionamientos, garantiza una mejora en los resultados económicos de las empresas.

• 2. La base para la investigación es el procedimiento propuesto por la Dra. Ortiz Torres (2004) para la gestión de inventarios con demanda independiente en empresas comerciales y de servicios.

• 3. El procedimiento utilizado por el Departamento de Compras de la Empresa CONSTRUCTORA X para garantizar el funcionamiento en tiempo de la Gestión de Aprovisionamiento en las Obras de la misma está acorde a cubrir las principales necesidades del cliente "La obra", aunque presenta algunas deficiencias.

• 4. Se realizó una evaluación de proveedores siguiendo el procedimiento planteado en el Capítulo III, la cual permitió a la entidad conocer cuales de ellos son más confiables y eficientes, destacándose Pamesa, Multidoor y MAPEI por obtener la más alta puntuación con respecto al resto.

• 5. Se utilizó el Método ABC Multicriterio, para clasificar los productos según su importancia y los resultados se muestran a continuación:

• Grupo A: Conformado por 50 productos, representando el 18.94% del total y el 77.67% del valor del inventario.

• Grupo B: Conformado por 71 productos, representando el 26.89% del total y el 17.02% del valor del inventario.

• Grupo C: Conformado por 143 productos, representando el 54.17% del total y el 5.31% del valor del inventario.

• 6. Además se hizo un análisis de los principales costos que influyen en la gestión de inventario y una proyección de la demanda basada en escenarios alternativos, lo que constituyó la información de partida para el diseño de un modelo de gestión de stocks.

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Datos de los Autores:

Ing. Aliana González Rodríguez

Graduada de Ingeniería Industrial, Matanzas – Cuba, 2005.

Esp. Gestión de los Recursos Humanos

E-mail: [email protected]

Otras Publicaciones

"La Gestión por Competencias, una vía para mejorar la evaluación del desempeño", en el sitio web GESTIOPOLIS.COM, Categoría Recursos Humanos

"Propuesta de Matrices de competencias laborales en el área de gastronomía de un hotel todo incluido", en el III Simposio Internacional "Turismo y Desarrollo" TURDES 2005, Matanzas.

"La utilización de métodos cuantitativos en la determinación de matrices de competencia laboral", en el VII Taller Internacional de Matemática y Computación, Matanzas 2006.

Ing. Yolidaine Cisnero Gutiérrez

Graduada de Ingeniería Industrial, Matanzas – Cuba, 2005.

Esp. Calidad y Promoción de los servicios Turísticos

E-mail: [email protected]

Otras Publicaciones

Texto "Metodología de la Investigación", Segunda Edición, Matanzas 2005

Autor:

Ing. Aliana González Rodríguez

Ing. Yolidaine Cisnero Gutiérrez

Enviado por:

Arnaldo Rojas

Fecha de Realización del Trabajo: Mayo/2010