Canales de distribución.
Con los adelantos tecnológicos existentes es posible distribuir de diferentes formas el instrumento para el diagnóstico: a través de Internet, la Intranet, etc. No deja de ser válida la opción tradicional del papel que es bien empleada.
Plan de comunicación
Cuando se va a realizar un proceso de diagnóstico de clima organizacional, es muy propicia la oportunidad para comunicar. En tal sentido es necesario:
Informar la necesidad del proceso.
Aplicar el proceso en sus tres etapas, previo, durante y después de la encuesta.
Promover mensajes de interés relacionados con la encuesta.
Animar a la participación de los empleados.
Asumir compromisos con los empleados.
Otros.
Lógicamente también deben quedar bien definidos el día del lanzamiento de la encuesta, el día de la culminación, el agradecimiento por la participación, la comunicación de los resultados a través de diferentes vías, etc.
Relacionado con los resultados del instrumento aplicado para el diagnóstico del clima debemos tener en cuenta algunos aspectos como:
Acceso a la información.
Es alta la sensibilidad de los empleados hacia el conocimiento de quienes van a ser los que tendrán acceso a sus opiniones. No en todos los casos la organización cuenta con la preparación, el personal, o los recursos suficientes para asumir el proceso. Si fuera necesaria la colaboración externa debe comunicarse con tiempo y claridad a la organización.
Análisis estadísticos.
La definición de cómo se llevara a cabo el análisis estadístico a partir de la relación de diferentes datos puede enriquecer los resultados, estableciéndose vínculos de causa-efecto. Si la población estudiada ha sido segmentada se podrán realizar cruces de información y ofrecer más detalles.
Por medio de una estadística básica, generalmente se ofrecen resultados directos que son graficados o porcentuados a partir de los aspectos generales estudiados.
Confidencialidad de la información.
Es muy importante trasmitir la seguridad de que la información va a ser tratada de forma anónima, esta comunicación se realiza antes de que comience el proceso de aplicación. Esto conduce a una mayor honestidad y sinceridad durante el proceso, y disminuye la reticencia y el temor. Aquí es muy importante evaluar los canales de distribución y el manejo del plan de comunicación.
Complementación de la información.
Con la aplicación de una única herramienta para el diagnóstico del clima, se corre el riesgo de perder y de colegiar informaciones que pueden complementar los resultados.
La utilización de otros instrumentos como entrevistas, dinámicas grupales, etc., permiten implicar de forma directa y personalizada a los empleados y enriquecer la información a partir de la comunicación cara a cara.
Es necesario señalar que todos los instrumentos que se utilicen deben coincidir en los objetivos que persiguen trasmitiéndolos con claridad a todos los implicados en el proceso.
Publicación de los resultados.
Para la publicación de los resultados hay que tener muy en cuenta la cultura organizacional, aun cuando la transparencia total sea el presupuesto por excelencia en estos casos. Hay que estar seguro de hasta dónde está preparada la organización para asumir los resultados.
Es sabio trasmitir alguna información a la organización y definir hasta que nivel de detalles se le puede informar a los segmentos implicados. Quienes no pueden dejar de recibir la información son: Director General, Consejo de Dirección y el Director de Recursos Humanos en caso de que no formara parte del consejo, al igual que los participantes en el proyecto. Sería importante valorar todo al sindicato y organizaciones superiores.
Los resultados deben ser difundidos en un tiempo menor al mes, y siempre debe considerarse la estabilidad de la empresa. Su difusión puede hacerse en informes generales o específicos, en reuniones programadas o específicas para este fin, actas, etc.
Plan de medidas
Finalmente, como todo proceso de esta naturaleza genera expectativas en los empleados, es muy útil presentar por parte de la Dirección un plan de mejoras a partir de los resultados del diagnóstico. El compromiso y la participación de la dirección estarían fomentando un salto cualitativo en tanto existiera un proceso de retroalimentación y de mejoramiento que iría más allá de un simple diagnóstico.
Consideramos que el proceso de diagnóstico del clima organizacional debe ser entendido como una herramienta valiosa, en tanto:
Detecta los niveles de impacto de los factores estructurales – organizacionales en la psicología de la organización y que se manifiesta en el comportamiento organizacional.
Permite además evitar o anticipar conflictos desarrollando una gestión eficaz, rentable y satisfactoria para todos los miembros de la organización.
Posibilita inducir cambios planificados en las actitudes y conducta de los miembros, así como en los diferentes subsistemas y estructuras de la organización.
Explica la dinámica organizacional dentro de un período de tiempo específico.
Proporciona información para la revaluación de planes estratégicos.
Mantener un clima organizacional sano es una variable prioritaria al momento de buscar nuevas estrategias de producción o promover cambios organizacionales.
Consideraciones sobre la importancia del estudio del clima organizacional en Empresas Mixtas Cubanas
Tras el derrumbe del campo Socialista a inicios de la década de los 90 del siglo anterior, nuestro país sufrió serias afectaciones en importantes ramas de la economía como los hidrocarburos, la agricultura, el transporte, la alimentación, restricciones en las importaciones etc. Fuimos abatidos por un "período especial" que marcó una nueva y difícil etapa en la historia cubana. Entre otras enseñanzas aprendimos el valor que tiene racionalizar los recursos con los que contamos y lograr independencia y autonomía en nuestros procesos productivos y de servicios. Esto nos obligó a urgentes y profundas reformas en algunos sectores de la economía y al reacondicionamiento general de la industria.
La aprobación de la Ley para la Inversión Extranjera, fue una de las decisiones más importantes que toma nuestro gobierno en esta etapa, que concebía entre otros beneficios para nuestro país el acceso de capital extranjero que aportaría negocio, tecnología y mercados a través de la creación de Empresas Mixtas con empresarios de otras nacionalidades.
Este era otro gran reto a enfrentar que demandaba de Cuba, capacidad, preparación, profesionalidad, valentía y sobre todos estos elementos el cambio en la psicología de los cubanos para asumir un modelo organizacional que si bien tenía puntos en común con el nuestro, exigía la evaluación sistemática y real de indicadores de eficiencia y rentabilidad en la organización.
Estas exigencias en nuestras empresas mixtas, conducen a la vigilancia y evaluación certeras de factores estructurales y organizativos, que tienen una repercusión indiscutible en la percepción de directivos y subordinados. La concepción y cumplimiento de los planes de producción, de los compromisos internacionales, la adaptación a una nueva tecnología, el aprovechamiento máximo de la jornada laboral, el enfrentamiento a los cambios y la competencia del mercado internacional, la calidad del producto, entre otros muchos son elementos que no podemos dejar de evaluar en nuestras empresas mixtas.
La investigación de estos diferentes fenómenos y procesos que forman parte de la organización, y a la vez son herramientas para el estudio de la misma es de vital importancia para su desarrollo.
Tal es el caso del clima organizacional, que permite la retroalimentación a partir de datos de la organización. El objetivo principal de una evaluación del clima organizacional es detectar el nivel de impacto que tienen las variables internas de la empresa en el comportamiento de los individuos ya que estas configuran a este fenómeno. El conocimiento del grupo, de la dinámica organizacional, y hasta de uno mismo se toman en cuenta y pueden conducir a un cambio. Su diagnóstico adecuado permite evitar problemas a corto y a largo plazo.
En las empresas mixtas productivas podemos realizar diagnósticos del clima, evaluando dimensiones como: satisfacción extra económica (reconocimiento, estilo de supervisión y trato hacia los funcionarios, motivación a los funcionarios); ambiente físico laboral (espacio y entorno físico); comunicación organizacional (coordinación funcional de las unidades); estructura (dotación de personal, delimitación de funciones, reestructuración de los procesos administrativos, misión); situación económica contractual (remuneración, equidad); oportunidad de utilizar y desarrollar las aptitudes (perfeccionamiento y capacitación pertinentes) etc.
Otros aspectos también pueden salir a la superficie, lo que permite abordarlos con el fin de eliminar obstáculos, diferencias, errores que se precisan a través de esta información que proviene de la percepción de los recursos humanos.
La reflexión individual en torno a estos aspectos y de hecho la grupal y organizacional con un profundo análisis de esta información posibilitará abrir las puertas a la organización hacia un camino de mayores logros.
Consideramos que el aporte económico de las empresas mixtas es muy importante para ayudar a nuestro país, pues si bien la economía cubana ha ido logrando índices de recuperación, todavía no logra reanimarse en su totalidad motivado por factores internos en los que debemos incidir como la revisión de estructuras y también de formas organizativas que muchas veces obstaculizan el fluido de procesos claves para lograr eficiencia, de factores externos como el injusto bloqueo que nos impone EUA desde hace muchísimos años, y de factores naturales como los fenómenos climatológicos (huracanes, tormentas etc.) que nos azotan y destruyen cada año.
Conclusiones
El clima organizacional es un proceso de carácter perceptual que puede acelerar u obstaculizar el desarrollo empresarial.
El enfoque dimensional sustentado por diversos autores explica la naturaleza del clima organizacional.
El diagnóstico y estudio del clima organizacional es una evaluación que se inicia con un análisis de la situación actual de la organización y que nos ofrece herramientas para la implementación de mejoras continuas.
El estudio del clima organizacional en las Empresas Mixtas es de vital importancia para la retroalimentación de diferentes procesos claves que intervienen en el éxito de estas, y en su aporte económico al país.
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La felicidad y el happy manager: una estrategia para el bienestar y desarrollo de una organización
Autor:
Ania Dávila Díaz
UNIVERSIDAD AGRARIA DE LA HABANA "FRUCTUOSO RODRÍGUEZ PÉREZ"
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