Conceptos para el diseño de los procedimientos operativos

Introducción

Debido a que en la actualidad las organizaciones están inmersas en mercados extremadamente competitivos, se vuelve imperioso para ellas implementar sistemas que les permitan tener características que los diferencien de sus competidores frente a los clientes. Es por esto que se han creado normas internacionales como las ISO, que ayudan a las empresas a establecer parámetros mínimos dentro de sus procesos para que se asegure la calidad de los productos y servicios que ofertan.

A lo largo de este capítulo revisaremos la importancia de diseñar procedimientos operativos en la sección elegida de la empresa, información teórica de principios de administración de bodegas, la estructura básica de la norma ISO 9000 y los lineamientos más importantes que se seleccionaron para guiar el diseño de los procedimientos.

Importancia

Se determinó en capítulos anteriores que la sección a analizar en esta tesis es la BODEGA CENTRAL de la corporación, la cual se eligió porque forma parte importante de la cadena de valor de la compañía, y sus actividades tiene un impacto directo sobre los costos corporativos y en el nivel de servicio que perciben sus clientes. En el capítulo 3 se analizó que el personal no realiza sus actividades siguiendo criterios consecuentes, situación que genera que exista un elevado descontrol del inventario y un deficiente nivel de servicio.

Para poder mejorar una operación descontrolada es necesario primero garantizar una reproducibilidad, consistencia y uniformidad en las distintas actividades de trabajo, esto se obtiene diseñando procedimientos operativos que son documentos escritos que definen las funciones y responsabilidades del personal. Pero así mismo, es importante el enfoque que se le dé al diseño de dichos procedimientos, porque se requiere que persigan criterios de calidad y de servicio al cliente. Por esta razón, en esta tesis se eligió a las normas ISO como fuente de los lineamientos para diseñar los respectivos procedimientos operativos.

Administración de bodegas

La administración de bodegas es el grupo de actividades relacionadas con el control, movimiento y almacenaje de los materiales (materia prima, producto en proceso y producto terminado) desde la empresa hasta los clientes. Estas actividades pueden realizarse dentro de una o varias instalaciones según el giro de negocio y el tamaño de la operación.

La importancia de buscar una administración de bodegas altamente efectiva se define básicamente con el siguiente enunciado: "El movimiento de bienes a través de la empresa y la economía es la manifestación física del flujo de efectivo" (E. Ralph Sims Jr, Ohio University). Esto se explica porque cada palet, caja o producto que esté en inventario representa capital inmovilizado, el cual no se puede disponer para nóminas, cuentas por pagar o inversiones. Las mercancías de alto valor tienen un gran impacto financiero en la empresa y las mercancías de alto volumen tienen un mayor impacto en las necesidades de espacio y de manejo de materiales, lo cual se refleja en el costo de la operación.

Hay que tener muy claro que ni el almacenamiento ni el movimiento interno agregan valor o hacen más atractivos para los clientes los productos de una organización, por lo que es indiscutible que mientras menos recursos se gasten en estas actividades, obtendremos un efecto directo y positivo en las utilidades de la compañía

La administración de bodegas tiene una alta complejidad, la cual aumenta en función de una mayor diferenciación de las características de los proveedores, productos, orígenes, destinos y medios de transporte. Sin importar a qué tipo de negocio aplica, hay que tener presente que el objetivo primario del sistema siempre será: entregar el producto y la cantidad exacta que pidió el cliente en el lugar y momento que lo necesite, a un costo competitivo.

Funciones de una bodega:

Generalmente, son cuatro las funciones que se cumplen en las bodegas:

• 1. Recepción de productos:

• Recepción: descarga y mantenimiento temporal

• Chequeo: recibir los productos en correcto estado, en cantidades y calidad correcta, sin daños ni faltantes

• Registrar lo recibido y gestionar las discrepancias

• Desempacar y reempacar si es necesario

• Decidir y ubica los productos en el área adecuada

• Llevar registros de la ubicación de los productos dentro de la bodega

• 2. Selección de órdenes:

• Ubicar, recolectar y escoger los productos pedidos (Picking)

• Empaquetar y revisar los productos pedidos (Packing)

• Señalizar y ubicar los productos en zona de despacho

• 3. Despacho de productos:

• Cargar los productos en los medios de transporte seleccionados

• Programar la ruta a seguir

• Transportar los productos hasta el cliente final

• Seguimiento del status del pedido

• Confirmar la recepción del pedido

• 4. Administración:

• Cotizar y controlar del uso de transportes de carga.

• Recibir, verificar y efectuar los arreglos para el pago de los transportistas

• Determinar presupuesto y repartir recursos para las actividades de la bodega

• Diseñar y administrar las actividades funcionales asignadas a la distribución

• Diseñar y administrar los sistemas de control apropiados

Cada vez que se intente evaluar, diseñar o planificar un sistema de administración de bodegas es necesario considerar los siguientes dos criterios:

• Minimizar costos: Normalmente los costos consisten en cargos de fletes, gastos de almacenaje, costos de mantenimiento de inventario y gastos de personal.

• Mejorar el nivel de servicio al cliente: El factor clave es la satisfacción de la necesidad de producto en el momento, lugar y cantidad requerida.

Principios para la operación de bodegas:

Existen 6 principios básicos bajo los cuales se diseñan las operaciones que se realizan dentro de una bodega y son:

• 1. Uso de la mejor unidad de carga. El objetivo es maximizar la cantidad de producto que se puede movilizar de un lugar a otro, minimizando el número de viajes y obteniendo reducciones en los costos de manipuleo (horas-hombre). Recuerde que el mejor y más económico movimiento es el que no se hace.

Figura 4.1: Diferentes unidades de carga

• 2. Hacer el mejor uso del espacio. En términos generales el 40% del costo de la bodega es por tener y usar los edificios, es por esto que el diseño de la operación debe buscar optimizar la utilización de la capacidad cúbica de la bodega, no solo el área de piso.

Figura 4.2: Ocupación cúbica de la bodega

• 3. Minimizar los movimientos. Es una derivación del primer principio, una manera de lograrlo es ubicar cerca aquellas partes del sistema que entre ellas tienen una elevada cantidad de movimientos. Lo más importante es ubicar los productos que tienen un mayor flujo de movimientos (rotación) más cerca de los accesos principales (ubicación ABC).

• 4. Controlar los movimientos, los productos y la ubicación. El sistema de la bodega debe controlar el movimiento de los productos, su condición (aptos, caducados, dañados, etc.) y dónde están ubicados. Según las instalaciones de la bodega también es importante definir el flujo que seguirá el movimiento de los productos, esto maximiza la eficiencia y minimiza el congestionamiento. Los principales flujos son en U y directo.

• 5. Proveer un ambiente seguro. El inventario es uno de los principales activos dentro de la contabilidad de una compañía, por lo tanto es indispensable minimizar las pérdidas de productos por daños, robos, vigencia, caducidad u otros. Las condiciones ambientales (iluminación, ruido, equipo de seguridad, señalización, temperatura, humedad y ventilación) de la operación tienen una importante incidencia porque contribuyen directamente al cuidado de la mercadería, los equipos y a crear condiciones confortables para los trabajadores.

• 6. Minimizar el costo de la operación. Se necesita analizar profundamente la estructura de costos para obtener reducciones continuas. La estructura básica de los costos de la operación de una bodega son:

• Costos de almacenamiento y bodegas: incluye costos de edificios (alquiler o depreciación), servicios básicos (luz, agua, aire acondicionado, etc.), equipos (alquiler, leasing, compra, mantenimiento, etc.), mano de obra directa, administración y supervisión.

• Costos de transporte: incluye costos de transporte primario y de entrega final.

• El transporte primario es la entrega de productos en volumen desde puntos de producción o bodega central hasta los depósitos o bodegas.

• El transporte de entrega final es la entrega de los pedidos desde la bodega hasta los clientes. Esto puede ser hecho por vehículos de la compañía, a través de terceros o un híbrido de ambos (como en el caso de la operación de la bodega de esta tesis).

Usualmente, el costo de transporte tanto primario como de entrega final depende del kilometraje y del peso transportado. Aquí también es sumamente importante seguir el principio uno, es decir, buscar una mayor ocupación para obtener menor costo.

• Costos por posesión de inventario: Los costos se dividen en 3 áreas:

• Costo de capital, son los gastos financieros corrientes de capital (intereses) y el costo de oportunidad por inmovilizar al capital, que de otra manera estuviera produciendo un retorno en una inversión en cualquier otro sitio.

• Costo del servicio, seguros para el stock

• Costo del riesgo, por robos, incendios, daños u obsolescencia.

• Costos del sistema. Involucra aspectos de información, comunicación y control. Debido a que los sistemas han variado de manuales a computarizados, el incremento de estas inversiones se ha vuelto sumamente importante. Incluye costos de software y hardware que contribuyen a las actividades realizadas en la bodega.

Consideraciones para el manejo de productos de consumo masivo:

Debido a la alta demanda de estos productos, los manufacturadores obtienen importantes economías a escala las cuales se reflejan en bajos costos unitarios de producción. Sin embargo, este bajo costo exige que se maximice la cantidad de unidades por embalaje obteniendo como resultado grandes dimensiones de las unidades de carga. Es por esto, que a lo largo del flujo de productos desde el proveedor hasta los clientes, es indispensable un estricto y continuo control de movimientos. También se necesita evitar en lo posible la fragmentación de las unidades de embalaje porque por el volumen de transacciones y por los bajos márgenes, representa un importante gasto de personal.

En este grupo tenemos los siguientes tipos de productos y las consideraciones que hay que tener para cada uno:

• Alimentos y Bebidas, la mayoría requiere un importante cuidado de lo siguiente:

• Adecuado manipuleo para reducir la potencial rotura de los envases.

• Dependiendo del producto (ejemplo la leche) es importante tener un control de flujo FIFO.

• Control de presencia de plagas como ratas u insectos.

• Evitar el contacto o cercanía con productos no aptos para el consumo humano (limpieza, tóxicos, químicos, combustibles, etc).

• Limpieza, incluye productos de limpieza personal como jabones, shampoo, acondicionadores, maquillajes, fijadores, perfumes, papel higiénico, betunes, etc. También para limpieza de instalaciones como cloro, lejía, detergentes, ambientales y otros. Las consideraciones a tomar durante las actividades con estos productos son:

• Evitar el contacto con productos de consumo humano durante el almacenamiento y carga en los transportes.

• Tener extremo cuidado al momento de armar los pedidos para despachar correctamente los diferentes aromas de la alta gama de productos, los cuales son similares físicamente.

• Varios, incluye productos como pega mágica, focos, baterías y otros los cuales no tienen exigencias especiales.

Consideraciones para el manejo de productos farmacéuticos:

Las especiales características de la industria farmacéutica en la que se manejan productos delicados, sensibles a la temperatura o potencialmente peligrosos; requieren especializadas infraestructuras de almacenamiento y transporte, rigurosos controles y personal capacitado en la manipulación de este tipo de productos.

La alta complejidad es debida principalmente al nivel de detalle en el proceso de distribución, principalmente por la gran cantidad de sku"s involucrados y frecuencias de despachos. Por lo tanto el grado de inversión y cuidado en la operación es alto, pues es un desafío permanente controlar al detalle una distribución nacional con los percances implícitos por el tipo de producto que se moviliza y su importancia extrema para la salud de las personas.

Las consideraciones a tomar durante las operaciones son:

• Cumplimiento de normativas legales. El ámbito farmacéutico constituye uno de los segmentos sujetos a mayor control y fiscalización por parte de las autoridades sanitarias. En el Ecuador esta normativa la controla el CONSEP (Consejo Nacional de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas). Este organismo gubernamental controla los ingresos y egresos de los productos de las empresas importadoras de medicamentos. Por lo tanto, es importante para no perder los permisos respectivos mantener un estricto control del inventario.

• Total trazabilidad del lote. El control del flujo de los medicamentos tiende a ser cada día más estricto. Hasta hace un par de años una trazabilidad a nivel de lotes era suficiente para los fabricantes y las autoridades sanitarias; hoy las exigencias apuntan a una trazabilidad que llegue hasta el destinatario final. Esto obviamente implica un soporte tecnológico sumamente costoso el cual las empresas deberían estar dispuestas a implementar.

• Control de temperatura a lo largo de toda la cadena de almacenaje y distribución. El lugar de almacenamiento de los productos farmacéuticos también está sujeto a regulación y orientación por parte de las buenas normas de manufactura y almacenamiento. De esta manera, la gran variedad de subtipos de productos, los cuales no pueden ser almacenados en sectores compartidos, ya sea por razones técnicas (propiedades fisicoquímicas, biológicas o legales por ejemplo productos psicotrópicos), o logísticas (volumétricas o de rotación) implica una gran subdivisión interna, dificultando las operaciones y el óptimo aprovechamiento del espacio.

• Control exhaustivo del inventario: referencia, lote, ubicación, cajas, unidades, y estado o disponibilidad del inventario. El nivel de inventario debe considerar la caducidad anticipada del producto por sobre la fecha de vencimiento del mismo, el margen de seguridad para uso y el tiempo de su uso de post venta, por ejemplo un producto que contenga dosis para 2 meses de tratamiento. Por ello en el ámbito farmacéutico prevalece el concepto del FEFO (First in Expire – First Out) por sobre el FIFO (First In – First Out). La importancia de esta consideración es vital si se considera el daño social que podría ocasionar que el sistema logístico permita llegar al mercado un lote de medicamentos caducados.

Estructura de procedimientos normas ISO 9000

Antecedentes de las normas ISO 9000

El origen de estas normas se forma de la necesidad que tenían los ejércitos de disponer de equipos militares de calidad garantizada. Esto llevó, a principios de la década de 1960, a introducir una serie de normas de diseño y control de la fabricación, acompañados de procedimientos de calidad para asegurar que los fabricantes producían equipos de acuerdo con las especificaciones del organismo militar correspondiente.

En 1947 se crea la International Organization for Standarization, que es una federación mundial de organismos nacionales de normalización, cuya sede actual está en Ginebra. Dicha organización tomó del griego isos ('igual') su nombre ISO. En 1987 se publican las normas lSO 9000 que constituyen un Modelo de Aseguramiento de Sistemas de Calidad.

Normas ISO 9000

La serie de Normas ISO 9000 son un conjunto de enunciados, los cuales especifican qué elementos deben integrar el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de una empresa y cómo deben funcionar en conjunto para asegurar la calidad de los bienes y servicios que produce la empresa.

La Familia de Normas ISO 9000 está constituida por tres normas certificables ISO 9001, ISO 9002 e ISO 9003, y un gran número de normas de apoyo, cuyo análisis sale de los limites de esta tesis. Cada norma tiene una aplicación específica, siendo la ISO 9001 la más exigente y completa de todas.

Debido a que la norma ISO 9001:2000 contiene un extenso número de enunciados aplicables a toda la estructura de una organización y, a que los derechos de autoría no permiten reproducirla en su totalidad; a continuación se detalla un resumen didáctico de los enunciados escogidos que regirán los lineamientos para el diseño de los procedimientos junto con aportaciones de autores con experiencia certificación de estas normas. Los enunciados escogidos directamente de la norma están literalmente descritos en el APENDICE F.

Lineamientos elegidos de la norma ISO 9001:2000

La norma busca especificar los elementos que permitan tener un sistema de gestión de la calidad dentro de una organización. Pero primero deberíamos definir calidad:

Calidad es un concepto que se ha determinado de muchas maneras por varios autores, pero compilando a todos podemos decir que es "el conjunto de características de un producto o servicio que le confieren la aptitud para satisfacer las necesidades del cliente".

Ahora, la norma ISO 8402-86 define al sistema de calidad como: "El conjunto de la estructura de organización, de responsabilidades, de procedimientos, de procesos y de recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión de la calidad". Este conjunto se basa en definir por escrito los métodos de trabajo (procedimientos) y supervisar que se ejecuten de tal manera que asegure que los servicios prestados cumplan con unas especificaciones previamente establecidas, en función de los continuos monitoreos de las necesidades de los clientes.

Siendo estos los fundamentos de un sistema de calidad, se deben seguir las siguientes consideraciones:

Organización por procesos: Antes de definir los métodos de trabajo, se debe tener un claro conocimiento de los procesos que existen en la empresa. Se entiende por proceso "una serie de actividades que ejecutadas conjuntamente producen un resultado valioso para la empresa", como por ejemplo: transportar un paquete de una ciudad a otra en un intervalo de tiempo determinado. La organización ya no debe estructurarse departamentalmente, sino de una manera matricial, en la que cada departamento tenga responsabilidades concretas propias pero al mismo tiempo, compartidas con otras áreas para satisfacer las necesidades de los clientes.

Figura 4.3: Estructura matricial de las organizaciones

Métricas y objetivos: Se deben definir indicadores que reflejen y cuantifiquen el nivel real de calidad de la empresa, no solo en los procesos que tengan contacto directo con el cliente sino también en los internos. Luego de definir los indicadores se marcarán los objetivos a conseguir.

Sistema documental: Para poder alcanzar niveles de calidad, buenos y estables, es necesario establecer una estructura documental donde se reflejen los métodos de trabajo de la empresa. Estos documentos deben ser como un contrato para lograr el compromiso de los empleados con la empresa. Los documentos que formarán el sistema de calidad son:

Figura 4.4: Jerarquía del sistema documental

• Manual de calidad: Documento base donde se indican los principios que sigue la empresa con respecto a los procesos y elementos que influyen en la Calidad de los productos y servicios ofrecidos.

• Procedimientos generales: Describe como se llevan a cabo las actividades que conforman el punto o proceso, pero sin llegar a definir las tareas concretas que no sean de interés general. Estos procedimientos son interdepartamentales.

• Procedimientos específicos: Describen las actividades que se realizan dentro de una sección o departamento para cumplir una parte de los procedimientos generales. La estructura básica contiene los siguientes ocho apartados: Objetivo, Alcance, Definiciones, Responsabilidades, Políticas, Procedimiento, Registros, Anexos y Lista de Distribución. La definición de cada apartado y el formato de un procedimiento se detalla en el APENDICE G.

• Registros de Calidad: Son los comprobantes que certifican que se realiza lo que se dicen en los procedimientos.

Satisfacción de las necesidades de los clientes: Todos los procesos deben tener final en el cliente, y por tanto, deben realizarse siempre pensando que deben añadir valor al servicio que éste recibirá. Pero para que esto sea posible se deben conocer realmente las necesidades de los clientes. Es por esto que las especificaciones y objetivos de los procesos deberán siempre estar relacionados a la realidad de las necesidades que tienen los clientes.

Identificación y trazabilidad de los productos: Todo producto o servicio que forme parte del servicio final que puede ocasionar confusiones o errores debe estar identificado a lo largo de todo el proceso. A partir de esta identificación del producto o servicio, se hace un histórico del servicio final, es decir, se traza el camino que ha seguido.

Conclusiones

• Para poder mejorar una operación descontrolada es necesario primero garantizar una reproducibilidad, consistencia y uniformidad en las actividades de trabajo. Esto se logra con la definición por escrito de los procedimientos operativos.

• El objetivo primario de un sistema de administración de bodegas es: entregar el producto y la cantidad exacta que pidió el cliente en el lugar y momento que lo necesite, a un costo competitivo.

• Las funciones básicas que cumple una bodega son:

• Recepción de productos

• Selección de órdenes

• Despacho de productos, y;

• Administración

• Para evaluar, diseñar o planificar un sistema de administración de bodegas es necesario considerar siempre: minimizar los costos y mejorar el servicio al cliente.

• Los principios básicos para el diseño de las operaciones de una bodega son:

• Uso de la mejor unidad de carga;

• Hacer el mejor uso del espacio;

• Minimizar los movimientos;

• Controlar los movimientos, productos y ubicación;

• Proveer un ambiente seguro, y;

• Minimizar los costos de la operación

• Las consideraciones que hay que tomar para un adecuado manejo de productos de consumo masivo varían entre los tipos de productos se rigen principalmente por un control de costos operativos, es decir, minimizar movimientos. Principalmente hay que cuidar no mezclar productos que no pueden estar cerca por razones sanitarias y controlar no equivocarse en la selección de las órdenes hechas por los clientes.

• Las consideraciones que hay que tomar para un adecuado manejo de productos farmacéuticos se rigen principalmente por el control del ambiente en que se encuentran los productos a través de toda la cadena y por el control de las fechas de expiración y caducidad.

• Las normas ISO 9000 son un conjunto de enunciados que especifican qué elementos deben integrar el sistema de aseguramiento de la calidad de una empresa.

• Los parámetros que se eligieron de la norma ISO 9000 que regirán el diseño de los procedimientos operativos de esta tesis son:

• Organización por procesos;

• Métricas y objetivos;

• Sistema documental;

• Satisfacción de las necesidades de los clientes, e;

• Identificación y trazabilidad de los productos.

• El principio básico de la norma ISO 9000 es generar una estructura documental donde se reflejen los métodos de trabajo de la empresa, los cuales serán como un contrato para lograr el compromiso de los trabajadores y su correspondiente control por parte de la dirección.

Aprovisionamiento y compras

Los términos aprovisionamiento y compras son empleados con frecuencia para describir funciones empresariales similares, aunque debe señalarse que la función de aprovisionamiento tiene un carácter más amplio que la de compras.

Puede decirse que APROVISIONAR es una función destinada a poner a disposición de la empresa todos los productos, bienes y servicios del exterior que son necesarios para su funcionamiento. ( 5)

Para cumplir estas funciones es necesario realizar las siguientes actividades:

• a) Prever las necesidades de la empresa

• b) Planificarlas en el tiempo

• c) Expresarlas en términos adecuados desde el punto de vista descriptivo en forma cuantitativa y cualitativa

• d) Buscar en el mercado los productos que las satisfacen

• e) Adquirir los productos

• f) Asegurarse que son recibidos en las condiciones demandadas

• g) Pagar los productos adquiridos

El aprovisionamiento, abarca tres áreas: Compras, almacenamiento y gestión de inventarios, las que aportan técnicas y procedimientos que permitan lograr el mejor resultado del aprovisionamiento en su conjunto. En ese sentido, (6) plantea que "El aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza una empresa a fin de disponer y mantener los materiales y artículos idóneos en la cantidad correcta, en el tiempo oportuno y con el menor costo posible"

Por otra parte las COMPRAS como función empresarial presenta un carácter más restringido y tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio. Se identifica con los puntos d),e), f) y g) de la anterior definición. Aunque esta función constituye una de vital importancia para la empresa, como puede verse solo es una parte de todas las operaciones que esta debe realizar para aprovisionarse.

La función de compras tiene amplia implicación sobre la estructura financiera de la empresa ya que a ésta le interesa mantener la mejor relación posible entre los recursos monetarios invertidos en activo fijo y circulante, procurando que este se mantenga en un nivel que permita una gestión eficiente.

Actualmente la gestión de aprovisionamiento tiene una importancia estratégica que difícilmente se percibía en tiempos pasados, cuando se le confundía solo con las labores administrativas que realizaba el Departamento o Área de compras. Aun hoy en muchas empresas se perciben elementos de esta situación pasada, cuando en la realización de esta actividad el tiempo se emplea principalmente en actividades administrativas rutinarias, los resultados se miden solo en términos de la bueno reacción o no a las solicitudes de las otras áreas a la que compra le presta servicio que habitualmente son de urgencia.

Sin embargo, en la actualidad la importancia de los aprovisionamientos hace necesario un nuevo enfoque orientado hacia una perspectiva logística que integre la función de aprovisionamientos en la formulación y puesta en práctica de la estrategia global de la empresa.

Una contribución sustancial del aprovisionamiento a la mejora competitiva de la empresa solo es posible si la responsabilidad de gestión comienza con la participación de esta función en la definición de la estrategia de la empresa y termina cuando el producto o servicio es empleado adecuadamente en el propio proceso de transformación o satisface las necesidades del cliente final. Es decir, cuando se contempla la actividad de aprovisionamiento como parte integrante del sistema logístico de la empresa.

La función de aprovisionamiento es clave dentro de la actividad empresarial, constituyendo además una función compleja. Esta complejidad se deriva lógicamente de la naturaleza y diversidad de los productos o servicios objeto de adquisición, sin olvidar otros aspectos fundamentales como: la necesidad de adaptarse a un entorno económico altamente cambiante motivado por la globalización de los mercados, las variaciones cualitativas y cuantitativas de la demanda de los productos, la escasez de capitales y el crecimiento de los costos financieros, así como los cambios tecnológicos y el constante incremento de las exigencias de calidad.

Puede plantearse que los objetivos de la función de compras son:

• Mantener una continuidad en los suministros de acuerdo con los programas de fabricación o de compras

• Proporcionar los productos, materiales y componentes de acuerdo con las especificaciones de calidad requeridas

• Obtener los productos necesarios al costo total mas bajo posible dentro de las necesidades de calidad y plazos de entrega requeridos

• Prevenir al Dpto. Comercial y a la gerencia general de las variaciones de precios, coyunturas, tendencias, etc.

Todo esto implica una COORDINACION permanente entre las áreas de Producción, Comercial, Finanzas y Compras. Sin embargo, la función de compras tiene por naturaleza unas actividades claramente diferentes de las otras funciones y que pueden resumir de la siguiente manera:

• Estudio de las fuentes de suministro

• Selección de proveedores

• Control de las especificaciones de calidad requeridas

• Gestión de precios

• Seguimiento de las operaciones realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidas con el proveedor

• Venta de sobrantes y productos obsoletos

Por otra parte compras debe ocuparse de un conjunto de actividades que resultan básicas y que abarcan las siguientes:

• Búsqueda y evaluación de proveedores

• Mantenimiento de un registro actualizado de productos con información referida a: Características técnicas, códigos de identificación, suministradores, precio y condiciones de entrega y pago

• Negociación permanente de: Precios, Calidades, Condiciones de pago y Plazos de entrega

• Previsión de compras en sus aspectos técnicos, económicos y financieros

• Planificación de pedidos por articulo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstos

• Preparación de ordenes de compra, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de calidad

• Solventar discrepancias en la recepción del producto

• Analizar variaciones en precio, plazos de entrega, calidad

Como se planteó anteriormente, la función de compras se inicia cuando un bien o un servicio debe ser buscado en el exterior de la empresa y finaliza al cesar todos los derechos y obligaciones mutuamente establecidos con el proveedor. Esto puede definirse como un Proceso en el que se distinguen diferentes fases, tal como se muestra a continuación:

FASES DEL PROCESO DE COMPRAS

En esta secuencia de actividades que corresponden al proceso de compras se ponen de manifiesto responsabilidades diferentes, como son: Responsabilidades administrativas, técnica, comercial, financiera y económica, las que se pasan a comentar.

Administrativa: La compra es un acto administrativo que ocasiona la entrada de mercancía y la salida del correspondiente valor en dinero. Este carácter administrativo es el que permite organizar el conjunto de operaciones y procedimientos necesarios para la ejecución de las operaciones de compra y gestionar con eficacia este servicio.

Técnica: La compra debe realizarse a aquellos proveedores que mejor satisfacen las necesidades de la empresa. Esto obliga a un conocimiento detallado de las características y variedades de las mercancías a comprar y las alternativas validas que puedan existir.

Comercial: La compra obliga a un continuo contacto comercial con los proveedores, tanto actuales como potenciales. Requiere descubrir e investigar nuevas fuentes de abastecimiento y mejorar constantemente los resultados de las negociaciones externas, razonando en todo momento como una fuente generadora de beneficios para la empresa.

Financiera: La compra inmoviliza capital, su escasez obliga a limitar el volumen de este inmovilizado a fin de poder satisfacer otras necesidades de financiación de la empresa sin recurrir excesivamente a capitales externos.

Económica: Las operaciones de compra generan unos costos que incidirán directamente en los precios de venta de los productos vendidos. Una forma de generar beneficios a la empresa es reducir al mínimo los costos derivados del cumplimiento de las funciones que le son asignados.

Independientemente de cual sea la estructura organizativa funcional de la empresa siempre existirá un área, departamento, subdirección, etc, que desempeñe la función de compra, encargada de la toma de decisiones.

Decisiones de compra

La decisiones fundamentales en el área o departamento de compras están dirigidas a dar respuesta a los siguientes interrogantes:

Y aunque sea competencia de otras áreas, en dependencia de la estructura organizativa de la empresa, el Departamento de Compras puede colaborar con otras áreas funcionales, por ejemplo: Con el departamento o área técnica en la decisión de "Que comprar" y con el Departamento de producción y la gestión de inventario en lo referido a: "Cuanto y cuando comprar".

A menudo surgen conflictos entre los distintos departamentos. Quizás el departamento de compras de importancia al precio y piense que las especificaciones técnicas de un cierto producto son excesivas en función de su uso, pero quizás producción piense que compras le da demasiada importancia al precio y desconoce aspectos técnicos que justifican la petición de dicho material. Solo la necesaria colaboración interdepartamental en la empresa, a veces basada en el simple dialogo y exposición de argumentos, pueda poner de acuerdo a todos, para obtener el máximo rendimiento de todas las funciones.

En relación con la decisión de compras existen 4 indicadores que resultan básicos, estos son:

• Precio

• Calidad

• Condiciones de pago

• Plazos de entrega

Con respecto al precio cabe decir que éste debe estar claramente definido, ser unitario e incluya toda clase de conceptos como transporte, manipulación, etc. Existen productos que por su especial naturaleza o destino no los consideran, sobre todo aquellos que son de importación, debiendo detallarse entonces conceptos tales como seguros, impuestos, recepción, etc.

Desde luego el objetivo no es comprar lo más barato posible, sino optimizar en su conjunto los indicadores de precio, calidad y servicio (que abarca condiciones de pago y plazo de entregas). En función de la posición de la empresa en el mercado la negociación será de una u otra forma. Se pueden lograr descuentos por cantidad y otras formas de revisión dependiendo de los tipos de contratos establecidos. La forma de pago puede afectar seriamente el precio, ya que un pago aplazado es como si el proveedor estuviese financiando al comprador.

El plazo de entrega es otro factor importante a considerar para no entrar en ruptura del inventario, o lo que es peor, paralización del proceso productivo o se servicios. Resulta de interés que el plazo de entrega sea lo mas pequeño posible para trabajar con una menor cartera de pedidos y tener una menor financiación comprometida.. Se requiere también que el plazo sea fiable. Si no lo fuera pues nos vemos obligados a mantener un mayor nivel de inventario de seguridad, lo que se traduce en mayores costos de conservación y mayor capacidad para el almacén. Para lograr plazos adecuados será conveniente conocer la evolución de nuestra demanda al comienzo del periodo de planificación y poder acordar y negociar con el proveedor la cantidad y frecuencia de los pedidos, facilitando de esta forma la planificación del mismo.

Por otra parte, siempre que sea posible, es conveniente contar con varios proveedores, lo que fomenta entre ellos competitividad en cuanto a precio, calidad y servicio, lo que proporciona además flexibilidad a la hora de repartir pedidos.

Finalmente, es preciso tener cuidado con las promociones a bajo precio. Serán fiables si un nuevo proveedor desea ganarse nuestra confianza dándonos a conocer su producto, pero en otras ocasiones los productos pueden provenir de inventarios almacenados durante mucho tiempo o pueden ser de baja calidad. Por el contrario, una calidad excesiva de los productos puede ser innecesaria y hace incrementar los precios sin aportar valor añadido al consumidor.

Previsión de las necesidades

En la previsión de las necesidades de aprovisionamiento surgen dos tipos de situaciones que tienen gran incidencia en la misma; una está referida a la cantidad de artículos o materiales a gestionar y la otra a la elección de la técnica de previsión más adecuada para que las estimaciones sobre los requerimientos de los mismos sean correctas.

Cuando el número de productos a gestionar es muy grande y su incidencia teniendo en cuenta determinada característica es bastante dispar, resulta conveniente clasificarlos utilizando un determinado criterio.

Una técnica cuantitativa bastante sencilla y ampliamente utilizada para realizar clasificaciones es el conocido método ABC, también llamado análisis ABC, análisis de Pareto o regla 20/80. .El mismo se fundamenta en los resultados alcanzados por el economista italiano Wilfredo Pareto en 1897 tras realizar un estudio de la distribución de los ingresos. El mismo arrojo como resultado que un gran porcentaje de los ingresos estaba concentrado en las manos de un pequeño porcentaje de la población. Este principio se conoció como la ley de Pareto.

El principio de Pareto establece que: "Hay unos pocos valores críticos y muchos insignificantes. Los recursos deben de concentrarse en los valores críticos y no en los insignificantes".

En 1951 el norteamericano H. F. Dickie, basándose en el principio de Pareto y en sus propias experiencias prácticas al estudiar los inventarios presentó un método de clasificación que respondía al siguiente planteamiento general: "En cualquier clasificación de los inventarios una pequeña fracción expresada en términos de elementos representa una fracción mayoritaria en términos de efecto ".

Ell método ABC es un procedimiento que permite establecer una clasificación a partir de un determinado criterio, y como su nombre lo indica, clasifica en base a 3 grupos, A-B-C. Este agrupamiento es convencional ya que pueden crearse más grupos aunque en la práctica empresarial se prefieran éstos.

El método ABC es uno de los más conocidos métodos de clasificación y mediante el mismo se pueden establecer clasificaciones de múltiples cosas para su posterior evaluación, como por ejemplo:

Al aplicarse el Método ABC se obtiene una curva de distribución logarítmica normal que representa la distribución estadística del efecto de los artículos, considerados a partir del criterio seleccionado con tres zonas bien diferenciadas.

A continuación se presenta una representación gráfica del resultado de la aplicación del método ABC para clasificar los productos en función del valor monetario de las compras que de los mismos se realizan,

Figura 2 Clasificación ABC

Como puede observarse están claramente delimitadas las 3 zonas:

Zona A: Los productos de este grupo representan el 20% del total y en ellos se concentra el 75% del valor de las compras