Conceptos para el diseño de los procedimientos operativos (página 2)

Zona B: Los productos de este grupo representan el 30% del total y en ellos se concentra el 20% del valor de las compras

Zona C: Los productos de este grupo representan el 50% del total y en ellos se concentra el 5% del valor de las compras

Los rangos en que se mueven las zonas no son rígidos. No en todas las organizaciones se cumple exactamente la relación 20-80 aunque en general se aceptan como valores para la zona A: 20/80, para la zona B: 30/15 y para la zona C: 50/5.

El principio básico implícito en este procedimiento consiste en focalizar la atención sobre los elementos más importantes con vistas a su gestión. Evidentemente los productos que pertenecen a la zona A, por su especial relevancia, requieren un tratamiento más riguroso, que los que corresponden a la zona C. Los de la zona A serian los mas importantes, los de la zona B, serian medianamente importantes y los de la zona C serian poco importantes, por tanto, desde el punto de vista del análisis y control de los productos, sobre los de la zona A se ejercería un control máximo, sobre los de la B un control intermedio y sobre los de la C un control mínimo.

En el marco de la actividad de compras resulta importante el uso de esta técnica no solo para clasificar productos sino también a los proveedores. En el marco de la actividad de aprovisionamiento en general, que abarca también la actividad de la gestión de los inventarios, el uso de esta técnica ha tenido amplia aplicación a la hora de tomar decisiones en relación con las políticas de inventario a establecer

Ahora bien, el método ABC fue desarrollado sobre la base utilizar un solo criterio para clasificar los productos, clientes, proveedores, etc. Sin embargo se ha desarrollado un procedimiento para considerar el uso de más de un criterio al aplicar el método ABC, el cual pasamos a presentar

El procedimiento parte primeramente de definir los criterios a utilizar para clasificar los productos. En este caso se utilizarán como criterios, el volumen en unidades físicas de cada producto y el valor en términos monetarios.

Para la clasificación de los productos en los grupos A, B y C, teniendo en cuenta los dos criterios se procede a calcular un indicador denotado V, el cual en la literatura consultada ( 7 ) se conforma a partir del % acumulado tanto del valor como del volumen físico, de la forma siguiente:

A los efectos de ilustrar la aplicación del procedimiento utilizaremos el siguiente ejemplo en el cual, para la clasificación de los productos utilizando el método ABC, se utilizarán como criterios los señalados anteriormente.

El tratamiento de la información en este caso es el mismo que cuando se va a aplicar el método ABC, esto es, a partir de la información original se procede a calcular el % del total en valor ($) y volumen físico que representa cada producto y a partir de ordenar en forma descendente los productos utilizando el criterio del valor se van calculando los indicadores de agrupación en función de los rangos establecidos. Todo lo anterior se resume en las siguientes tablas.

Tabla Nro. 1

Tabla Nro. 2

El cálculo de los indicadores que permiten establecer la clasificación es como sigue:

A partir de estos resultados pueden realizarse los análisis correspondientes sirviendo de punto de partida para trazar políticas de proyección y control correspondientes

Otra técnica que puede ser utilizada para la clasificación de los productos es la llamada matriz de Impacto en el Beneficio-Riesgo en el suministro (IB/RS). La misma sido aplicada con frecuencia para la toma de decisiones en relación con la política de inventarios a seguir, pero también puede ser utilizada para la configuración de una estrategia de Compras. En este caso la clasificación de los productos, materiales, partes, piezas, etc., que son adquiridos estará en función de la incidencia en los beneficios y del riesgo de su aprovisionamiento. Esto permite analizar el mercado de suministros de los productos, materiales, etc., determinar cual es su posición estratégica en cuanto a las compras y elaborar las consecuentes estrategias y planes de acción

La incidencia de un determinado producto, material o componente sobre los beneficios se puede definir en función de la cantidad comprada, del porcentaje que supone sobre el costo total de compras o en el incremento del volumen de negocios. El riesgo en el reaprovisionamiento se mide con arreglo a la disponibilidad del producto o material, el numero existente de proveedores, a la demanda de la competencia, al as oportunidades de fabricarlos o comprarlos, a los riesgos del almacenamiento y a las posibilidades de la sustitución.

Utilizando estos criterios, la empresa puede clasificar los productos que compra en las siguientes categorías:

• ? Productos estratégicos: Alto impacto y alto riesgo

• ? Productos básicos: Alto impacto y bajo riesgo

• ? Productos no críticos: Bajo impacto y bajo riesgo

• ? Productos cuello de botella: Bajo impacto y alto riesgo.

Conformando la siguiente Matriz:

I. B.

R.S.

Figura 3 Matriz Impacto/Riesgo

Cada una de estas cuatro categorías requiere de un enfoque de compra diferente, cuya complejidad esta en función de las consecuencias estratégicas que acarrean.

Para las decisiones sobe el aprovisionamiento de los productos estratégicos, la empresa necesitará apoyarse en técnicas analíticas como: análisis de mercado, análisis de riesgo, modelos de simulación, previsión de precios e incluso de alguna clase de análisis macroeconómico.

Las decisiones sobre los productos cuello de botella, menos críticos en el posicionamiento, necesitaran del empleo de modelos específicos de análisis de mercado y de análisis de decisiones.

En el caso de los productos básicos se pueden emplear técnicas de análisis de proveedores, modelos de previsión de precios y modelos de toma de decisiones. Para los productos no críticos bastará, en condiciones normales, con sencillos análisis de mercados y el establecimiento de políticas para la toma de decisiones.

Resulta evidente que los cambios en las tendencias de la oferta y la demanda del mercado puede alterar la categoría en que esta clasificado un producto.

Tal como planteamos al inicio, el segundo problema a resolver relativo a la previsión de las necesidades de aprovisionamiento está relacionado con la elección de la técnica de previsión mas adecuada para que las estimaciones sobre los requerimientos de los mismos sean correctas.

En este sentido , la proyección de las necesidades de compras (Demandas) se caracteriza por la necesidad de elaborar una gran cantidad de pronósticos, de gran cantidad de productos, generalmente para periodos cortos de tiempo..

Dichas demandas pueden ser clasificadas como dependientes o independientes y el comportamiento de las mismas es predecible en términos determinísticos o en términos probabilísticas, y en dependencia de la frecuencia con que se producen pueden ser regulares o irregulares. El objetivo del proceso de proyección consiste en determinar para cada artículo, cuyos requerimientos cualitativos están identificados, las cantidades requeridas por la empresa para lograr los objetivos de la misma.

Para realizar esta proyección es recomendable la integración de diferentes métodos de pronóstico así como las recomendaciones del empleo de los mismos en dependencia de las características de la variable que se pronostique. Es muy importante la integración de métodos cuantitativos y métodos cualitativos ya que de esta forma quedan integras la información que aportan los registros históricos con los que cuente la organización y la experiencia y criterios del personal involucrado con la proyección.

Los métodos que con mayor frecuencia se emplean en la proyección son métodos estadísticos, entre ellos, se destacan los que se corresponden en mayor medida a pronósticos de plazos cortos y de gran cantidad de variables como ocurre generalmente en la elaboración de pronósticos asociada a la actividad de compras.

Los métodos estadísticos se pueden agrupar en: Métodos de series de tiempo, métodos causales y métodos cualitativos. Entre los métodos de series de tiempo se encuentran los promedios móviles, los promedios móviles exponenciales, el método de descomposición y el de Box-Jenkins. Entre los modelos causales están el análisis de regresión y los modelos econométricos y entre los cualitativos están el método Delfhi, investigaciones de mercado, pronósticos basados en escenarios, encuestas, entrevistas, tormenta de ideas, etc.

Búsqueda y selección de proveedores

Tal como fue señalado anteriormente, una actividad básica de la función de compras es la búsqueda y selección de proveedores. Esta constituye una de las actividades más importantes dentro de la función de compras, tendiente a lograr una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.

El primer paso para la búsqueda y selección de proveedores es el estudio del mercado de productos. Este análisis consiste en reunir y analizar las informaciones relativas a la producción, distribución y venta de un determinado articulo o material. El objetivo final es obtener un esbozo de la política de compras a seguir por la empresa.

Como no puede abordarse a la vez el estudio de todos los artículos o materiales que se requieren se agrupan en familias de productos y se traza un plan de estudio empezando por las más importantes. A veces este trabajo excede el tiempo disponible del comprador, por lo que puede ser recomendable su realización por especialistas en investigación de mercados.

El estudio debe abarcar las siguientes fases:

1) Definición de las necesidades en términos cualitativos y cuantitativos

2) Producción del artículo. Una vez definida la necesidad se inicia la investigación sobre la fabricación del producto en cuestión, haciendo énfasis en los siguientes aspectos: materias primas que componen el producto, métodos de producción existentes para entender las diversas calidades y precios que hay en el mercado, y análisis a medio y largo plazo de la evolución del articulo

3) Consumo y distribución del producto

4) Precios: Sobre todo su evolución histórica, tendencia, fluctuaciones y causas

que lo generan

5) Presentaciones, costos de transporte y embalajes

6) Aspectos legales

Estudio del mercado de proveedores

Consiste en localizar los proveedores potenciales y seleccionar, entre ellos, a los que reúnan mejores condiciones para la empresa, basándose, en principio, en criterios de política de compras, tales como la distancia, canal de distribución, etc.

La calificación de los proveedores será normalmente progresiva, por pasos sucesivos, de modo que en cada paso se profundice cada vez mas, pero con menos proveedores, utilizando criterios de conveniencia comercial y política de empresa, de tal forma que al final se tenga una selección reducida de posibles proveedores, sobre los cuales se hará un estudio de valoración y calificación para establecer la selección definitiva.

Los factores clave del suministro pueden ser los siguientes:

• Calidad del producto

• Fiabilidad de las entregas

• Plazos de entrega

• Continuidad

• Flexibilidad

• Nivel tecnológico

• Capacidad de reacción

• Precios

Para conseguirlos es recomendable efectuar visitas y evaluar la capacidad tecnológica, económica y comercial de los proveedores.

EVALUACION DE PROVEEDORES

Una vez seleccionados los proveedores se debe realizar una evaluación de los mismos. Esta tarea, que supone una comparación entre proveedores, suele resultar difícil y delicada, máxime si se tiene en cuenta qué se trata de cotejar variables no cuantitativas mediante un proceso cuantitativo.

La técnica cuantitativa mas utilizada para apoyar este tipo de decisión es el uso de un promedio ponderado que tiene en cuenta diferentes criterios, indicadores o factores que resultan de interés para el decisor. El procedimiento a emplear consta de tres pasos:

• 1- Elección de los criterios que van a ser utilizados para evaluar los proveedores

• 2- Ponderación de cada criterio según la importancia que le asigne el decisor

• 3- Calculo de la puntuación correspondiente a cada proveedor, lo cual nos permite obtener una valoración de cada uno de los proveedores. Lógicamente el o los proveedores seleccionados serán los que obtengan la más alta puntuación.

En términos generales, los sistemas de evaluación mas comúnmente empleados, en particular en aquellas empresas dedicadas a la distribución comercial se limitan a tomar en cuenta como criterios tres indicadores que son:

• Calidad

• Servicio

• Precio

A los efectos de realizar la evaluación debe definirse la forma en que se debe medir cada uno de estos indicadores. Usualmente se realiza de la siguiente forma:

Calidad: Una forma cómoda y rápida de medir calidad de los productos de un determinado proveedor es mediante el número de productos defectuosos del total enviado o mediante el número de productos aceptados del total enviado

Servicio: Se refleja principalmente en el plazo de entrega del pedido midiéndolo mediante el número de retrasos ocurridos en un determinado periodo de gestión o el número de pedidos entregados en tiempo en dicho periodo.

Precio: Indudablemente, el mejor proveedor atendiendo solo al precio es aquel que proporcione el mas bajo, pero una forma de comparar es calcular para cada proveedor un indicador resultante de dividir el precio mas bajo ofertado y el que concretamente plantea el proveedor.

Es habitual que cada uno de estos indicadores, que se pueden calcular para cada uno de los factores a tener en cuenta se expresen en por ciento.

Empleando este procedimiento la expresión cuantitativa que permite evaluar los proveedores adopta la siguiente expresión:

Donde:

Er: Evaluación para cada proveedor r

C: Indicador de calidad

S: Indicador del servicio

P: Indicador del Precio

Pc: Ponderación para la calidad

Ps: Ponderación para el servicio

Pp: Ponderación para el precio.

Además de éstos pueden ser considerados otros factores que pueden servir para evaluar los proveedores y que pueden se considerados para tomar decisiones respecto a los mismos. Entre ellos podemos considerar:

• Descuentos

• Embalajes

• Flexibilidad

• Faltantes en la entrega

• Transporte

• Experiencia anterior

• Capacidad de supervisión

• Validez de la oferta

• Localización

• Calidad de la gestión

.Sin embargo, para la evaluación de los proveedores puede ser utilizado otro tipo de procedimiento multicriterio, basado en un procedimiento matricial que permite determinar por otra vía un ordenamiento de los criterios en función de la importancia que cada uno de éstos reviste para el decisor. Este ordenamiento es utilizado posteriormente para la evaluación de los proveedores. De este modo, en lugar de asignar directamente una ponderación a cada criterio, que indudablemente lleva implícito un ordenamiento relativo de la importancia de cada uno de ellos, sobre la base de realizar una consideración general y de conjunto, se aplica otro procedimiento en el que se toma en cuenta la importancia relativa de cada criterio cuando se compara con el resto.

Esto significa que el procedimiento matricial que se presenta es un procedimiento mediante el cual se compara cada criterio individualmente con cada uno de los criterios considerados, a partir de su significado e importancia, escribiendo en el escaque correspondiente de la matriz el que se considere más importante como resultado de la comparación. A partir de ahí se determina para cada criterio la frecuencia, la cual sirve de base para determinar el ordenamiento de los criterios en función de la importancia que le concede el decisor.

A los efectos de ilustrar la aplicación del procedimiento utilizaremos el siguiente ejemplo en el cual, para la evaluación de los proveedores, consideramos que van a ser significativos los siguientes criterios:

K1- Precio del producto

K2- Distancia del lugar donde se obtiene el producto

K3- Flexibilidad de tráfico en el abastecimiento

K4- Calidad del producto

K5- Posibilidades del uso del justo a tiempo

K6- Flexibilidad dentro de otros requerimientos al proveedor

K7- Posibilidades de reciclaje de los envases, embalajes, etc

K8- Posibilidades de acople de ambas partes al sistema computarizado de información

Tomando en cuenta estos criterios se procede a plantear la matriz de Comparación de Criterios, la cual, a partir de comparar los criterios por parejas sobre la base de definir cual de los dos tiene mayor significado e importancia para el decisor, adopta la siguiente expresión:

Tabla Nro. 3 Matriz de Comparación de Criterios

Este tipo de matriz es siempre simétrica, por lo que usualmente solo se presentan los valores correspondientes a los elementos que están encima de la diagonal principal.

A partir de estos resultados se está en condiciones de determinar para cada criterio la frecuencia y sobre esta base determinar el orden de importancia de los criterios, lo cual se refleja en la siguiente tabla:

Tabla Nro. 4

De acuerdo con esta valoración los criterios quedan ordenados como sigue:

Tabla Nro. 5

Nótese que en este caso se tiene más de un criterio con el mismo nivel de importancia.

A partir de tener este ordenamiento de los criterios a emplear se puede realizar propiamente la evaluación de los proveedores. Para ello se utiliza una escala de 0-10 puntos para evaluar a cada proveedor en cada uno de los criterios seleccionados. Se utiliza además una ponderación para diferenciar los criterios en orden de importancia de acuerdo con el resultado obtenido con el procedimiento utilizado. Se utiliza para ello una escala 10-0.

A los efectos de ilustrar el procedimiento pasamos a realizar una evaluación de 4 proveedores que identificaremos por A, B, C y D teniendo en cuenta estos criterios y su ordenamiento. Los resultados se presentan en las siguientes tablas:

Tabla Nro. 6 Evaluación de cada proveedor según los criterios

Seleccionados

Tabla Nro. 7 Evaluación de cada proveedor tomando en cuenta la

Evaluación realizada en a tabla Nro. 6 y las ponderaciones

de cada criterio

De acuerdo con los resultados obtenidos el mejor proveedor teniendo en cuenta estos criterios y el procedimiento utilizado es el proveedor A. Si queremos realizar un ordenamiento de proveedores, el orden, de acuerdo a los resultados, es: A, B, C, y D.

En este procedimiento, al igual que el anterior resulta importante la clara definición de los aspectos a tener en cuenta para medir la forma en que se va a evaluar cada proveedor de acuerdo con la escala que se utiliza (0-10). Además cuando se definen varios criterios se debe verificar que dos criterios no pueden tener puntos en común ya que uno de ellos resultaría redundante.

Hasta aquí hemos presentado un conjunto de técnicas cuantitativas que permiten apoyar cuantitativamente la toma de decisiones en el área de aprovisionamientos, en particular en lo relativo a compras.

Sin embargo, es necesario destacar que aun cuando en términos generales se reconoce las ventajas que proporciona el uso de las técnicas cuantitativos para la toma de decisiones, en nuestra opinión, la aplicación de estas técnicas aun no constituye una practica común en la gestión de nuestras empresas. Las causas pueden ser diversas entre las cuales se pueden mencionar:

• El desconocimiento que en ocasiones se tiene de los tipos de problemas que se pueden resolver con estos métodos

• El criterio de que los métodos y modelos cuantitativos son muy "complicados" de entender y que se pueden buscar otros procedimientos "mas sencillos" para la solución de los problemas

• La dinámica de la toma de decisiones en la gestión de las empresas y el "retardo" relativo de la solución de los modelos

Realmente lograr una aplicación sistemática de los métodos cuantitativos enfrenta una serie de dificultades, puesto que implica en primer lugar un cambio en la mentalidad y forma de enfocar la toma de decisiones en la gestión de las empresas, además de los problemas relacionados con la captación y adecuación de la información para conformar los datos de partida que alimentan a los modelos y la necesidad de contar con un personal capacitado para ejecutar de una manera sistemática estas tareas. En los últimos años la creación de los llamados sistemas de apoyo a la decisión que se vienen desarrollando en algunas empresas, donde pueden integrarse, junto a otro tipo de información relevante para la toma de decisiones, modelos cuantitativos, contribuirán sin dudas a lograr un uso sistemático de estas técnicas en la toma de decisiones en particular en esa área tan importante para la empresa como es la de aprovisionamientos.

Conclusiones

La búsqueda de eficiencia y competitividad se ha convertido en los últimos años en una necesidad imperiosa de las empresas que se desenvuelven en un entorno cada vez más cambiante que indudablemente condiciona considerablemente su funcionamiento. Todas las empresas tanto productivas como de servicios desarrollan actualmente su actividad en un ambiente altamente competitivo.

La experiencia alcanzada por las empresas de excelencia muestra que las formas clásicas de dirigir las empresas basadas en el análisis y optimización de cada una de las áreas funcionales van perdiendo vigencia a favor de enfoques de dirección sistémicos que tienden al logro de un funcionamiento satisfactorio del sistema a partir de un funcionamiento satisfactorio de todas sus partes en conjunto. Esto ha implicado que en los últimos años han ido surgiendo nuevos enfoques, con sus procedimientos y técnicas que constituyen nuevas formas de gestionar las empresas desde una perspectiva diferente a la tradicional. Es en este marco en el que cada vez con mas frecuencia se habla de la Logística.

La Logística se relaciona de una manera directa con todas las actividades inherentes a los procesos de aprovisionamiento, fabricación, almacenaje y distribución de los productos, esto es, la Logística está asociada al ciclo Abastecimiento-Producción-Distribución, constituyendo actualmente un enfoque que permite gestionar la empresa a partir de los flujos, material e informativo asociado, que va desde los proveedores hasta los clientes, y donde el flujo material se desarrolla a partir de la gestión de los aprovisionamientos, la gestión de los procesos de transformación y la gestión de la distribución. Al considerar el conjunto de actividades de que se ocupa la Logística como sistema se considera que las mismas se agrupan en tres subsistemas que denominan Logística del Aprovisionamiento, Logística de la Producción y Logística de la Distribución.

La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde los proveedores hasta el comienzo del proceso productivo en empresas productivas. Debe observarse que en empresas puramente comerciales también se presenta y con gran fuerza el aprovisionamiento, lo que en estos casos generalmente se trata de la adquisición de productos terminados que se utilizan para satisfacer las necesidades del cliente final.

La gestión del aprovisionamiento lleva implícito la toma de un conjunto de decisiones que deben contribuir al logro de un eficiente y eficaz funcionamiento del sistema logístico. El aprovisionamiento, abarca tres áreas: Compras, almacenamiento y gestión de inventarios, La función de aprovisionamiento es clave dentro de la actividad empresarial, constituyendo además una función compleja. En la actualidad la importancia de los aprovisionamientos hace necesario un nuevo enfoque orientado hacia una perspectiva logística que integre la función de aprovisionamientos en la formulación y puesta en práctica de la estrategia global de la empresa.

La decisiones fundamentales en el área o departamento de compras están dirigidas a dar respuesta a los siguientes interrogantes: Donde comprar, como comprar, a quien comprar y en que condiciones comprar, tomando en cuenta 4 indicadores básicos que son: Precio, calidad, condiciones de pago y plazos de entrega.

En la previsión de las necesidades de compras surgen dos tipos de situaciones que tienen gran incidencia en la misma; una está referida a la cantidad de artículos o materiales a gestionar y la otra a la elección de la técnica de previsión más adecuada para que las estimaciones sobre los requerimientos de los mismos sean correctas.

Cuando el número de productos a gestionar es muy grande y su incidencia teniendo en cuenta determinada característica es bastante dispar, resulta conveniente clasificarlos utilizando un determinado criterio. La técnica cuantitativa mas utilizada ha sido el método ABC, sin embargo consideramos que este método esta limitado por el hecho de que se clasifica utilizando un solo criterio. El desarrollo de las técnicas multicriterio ha hecho posible la aplicación del método ABC utilizando más de un criterio, lo que consideramos muy positivo y que se ajusta mas a la actividad real de toma de decisiones en la que de una forma u otra están presentes criterios múltiples. Otra técnica a utilizar para clasificar productos es la matriz de Impacto/Riesgo, la cual puede ser utilizada para la configuración de una estrategia de compras.

El segundo problema a resolver relativo a la previsión de las necesidades está relacionado con la elección de la técnica de previsión mas adecuada para que las estimaciones sobre los requerimientos de los mismos sean correctas. En este sentido, la proyección de las necesidades de compras se caracteriza por la necesidad de elaborar una gran cantidad de pronósticos, de gran cantidad de productos, generalmente para periodos cortos de tiempo.

Los métodos que con mayor frecuencia se emplean en la proyección son métodos estadísticos, entre ellos, se destacan los que se corresponden en mayor medida a pronósticos de plazos cortos y de gran cantidad de variables como ocurre generalmente en la elaboración de pronósticos asociada a la actividad de compras.

Una actividad básica de la función de compras es la búsqueda y selección de proveedores. Una vez seleccionados los proveedores se debe realizar una evaluación de los mismos. La técnica cuantitativa mas utilizada para apoyar este tipo de decisión es el uso de un promedio ponderado que tiene en cuenta diferentes criterios, indicadores o factores que resultan de interés para el decisor. .Sin embargo, para la evaluación de los proveedores puede ser utilizado otro tipo de procedimiento multicriterio, basado en un procedimiento matricial que permite determinar por otra vía un ordenamiento de los criterios en función de la importancia que cada uno de éstos reviste para el decisor. Este ordenamiento es utilizado posteriormente para la evaluación de los proveedores. De este modo, en lugar de asignar directamente una ponderación a cada criterio, que indudablemente lleva implícito un ordenamiento relativo de la importancia de cada uno de ellos, sobre la base de realizar una consideración general y de conjunto, se puede emplear este procedimiento en el que se toma en cuenta la importancia relativa de cada criterio cuando se compara con el resto.

Finalmente es necesario destacar que aun cuando en términos generales se reconoce las ventajas que proporciona el uso de las técnicas cuantitativos para la toma de decisiones, la aplicación de estas técnicas aun no constituye una practica común en la gestión de nuestras empresas. Aun cuando en nuestras condiciones existen un conjunto de factores que no han propiciado una aplicación sistemática del uso de técnicas cuantitativos para la toma de decisiones en el área de compras consideramos que ya comienzan a existir condiciones para lograr un uso sistemático de estas técnicas debiendo entre otras aspectos lograrse una mayor difusión de las mismas.

Referencias

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Enviado por:

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