- Introducción
- ¿Qué es la comunicación organizacional?
- La teoría de las organizaciones
- Métodos de comunicación en una organización
- Modelos de la Comunicación Organizacional
- Conclusión
- Lincografía
Introducción
La comunicación organizacional, las relaciones interpersonales, el liderazgo y la cultura organizacional se han convertido en procesos fundamentales para las empresas, hasta el punto que una estratégica administración y planificación de estas dinámicas, ejercen una gran
influencia en la optimización de las labores y un mejor aprovechamiento del talento humano y de los materiales.
I. CAPÍTULO 1
¿Qué es la comunicación organizacional?
La comunicación organizacional consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una compleja organización. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones). Si la organización se trata de una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:
Operacionales, se refiere a tareas u operaciones.
Reglamentarios, órdenes e instrucciones.
Mantenimiento, relaciones públicas, captación y publicidad.
Si ampliamos la concepción de comunicación, comunicación organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos.
La comunicación organizacional según Fernández (1999) puede dividirse en: Comunicación Interna: cuando los programas están dirigidos al personal de la organización (directivos, gerencia media, empleados y obreros). Se define como el conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales.Comunicación Externa: cuando se dirigen a los diferentes públicos externos de la organización (accionistas, proveedores, clientes, distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de comunicación, etc.). Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o a promover sus productos y servicios.
1. Percepciones de la comunicación organizacional
Redding y Sanborn definieron la comunicación organizacional como el envío y recibo de información dentro de una organización compleja. Su percepción del campo incluye la comunicación interna, las relaciones humanas, las relaciones entre administración y los trabajadores, las comunicaciones ascendente, descendente y horizontal, las habilidades de comunicación y la evaluación de los programas de comunicación.
Witkin y Stephens definen un sistema de comunicación organizacional como "aquellas interacciones e interdependencias entre subsistemas, a través del acto de la comunicación, que sirven a los objetivos de la organización".
2. Paradigma y definición de la comunicación organizacional
Es evidente que la comunicación organizacional puede significar muchas cosas diferentes. A pesar de estos puntos de vista tan variados, hay algunas ideas comunes que pueden identificarse:
? La comunicación organizacional ocurre dentro de un sistema abierto complejo, que está influenciado y a la vez tiene influencia sobre el ambiente externo.
? La comunicación organizacional involucra mensajes, su flujo, función, dirección y canal.
? La comunicación organizacional involucra personas, sus actitudes, sentimientos, relaciones y habilidades.
Estas proposiciones forman parte del "paradigma de la comunicación organizacional", el cual nos conduce a la definición para este concepto que se utiliza en este libro: la comunicación organizacional es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes. Esta percepción de la comunicación organizacional incluye cuatro conceptos básicos: mensajes, red, interdependencia y relación.
a) Mensajes
Un mensaje es toda aquella información percibida, a la que se asigna un significado por los receptores (quienes podrían ser también los emisores). Los mensajes contienen información significativa sobre personas, objetos y eventos generados durante la interacción humana.
En la comunicación organizacional se estudia el flujo de mensajes a través de las organizaciones. El comportamiento de un mensaje organizacional puede ser analizado de acuerdo diversas taxonomías: modalidad del lenguaje, receptores meta, método de difusión, objetivo del flujo.
La modalidad del lenguaje diferencia los mensajes verbales de los no verbales.
Los receptores meta se refieren a si son gente interna o externa en la organización.
El método de difusión identifica la actividad de comunicación particular que se lleva a cabo para enviar el mensaje a otras personas, es decir el "cómo" se envían los mensajes.
El objetivo del flujo se refiere al "por qué" se envían y reciben los mensajes dentro de una organización, y que función específica tienen.
b) Redes
Las organizaciones se componen de una serie de personas que ocupan ciertas posiciones o roles. El flujo de mensajes entre estas personas se da a través de vías llamadas redes de comunicación. Es posible que estas redes incluyan a solo dos personas, a un grupo o a toda la organización.
Muchos factores alteran la naturaleza y enfoque de la red, como las relaciones de roles, la dirección del flujo de mensajes, la naturaleza serial del flujo de mensajes y el contenido del mensaje mismo.
c) Interdependencia
Es una característica de las organizaciones, basada en la afectación mutua entre las diferentes partes del sistema abierto. La interdependencia supone que los cambios en una parte de un sistema afectarán a todo el sistema.
d) Relaciones
Una organización como sistema social es abierta y dinámica, y su funcionamiento está en las manos de individuos. Por lo tanto, las redes por las que viajan los mensajes en las organizaciones también están conectadas por medio de los individuos. Es por lo tanto de interés al estudiar los roles, posiciones y redes, el conocer las relaciones entre las personas de una organización.
Una forma de mirar las diferentes relaciones posibles dentro de una organización es examinar el "grado de agregación de los individuos estudiados, desde el sistema más simple (la díada) hasta la organización entera".
Thayer propone los que el llama tres "niveles de comunicación" dentro de una organización: individual, grupal y organizacional. Por otro lado, Pace y Boren usan el término intrapersonal para referirse a situaciones en las que la comunicación ocurre en una relación cara a cara e identificaron cuatro relaciones cara a cara de acuerdo al número de personas involucradas: comunicación diádica, comunicación serial, comunicación de pequeño grupo y comunicación de audiencia.
II. CAPÍTULO 2
La teoría de las organizaciones
En este capítulo, se dará una definición de "organización" mediante una breve exposición de las tres escuelas de pensamiento que tratan este término.
Cuando vemos una organización como una red de relaciones de interdependencia, podemos enfocarnos en la estructura que genera y guía las relaciones, en la gente que participa en estas relaciones, o en como las diferentes relaciones contribuyen a formar la organización propiamente dicha. Estas tres formas de examinar las relaciones organizacionales constituyen la esencia de las tres principales escuelas de la teoría de las organizaciones. Estas son la Teoría Clásica de la Administración, la Teoría de las Relaciones Sociales y la escuela de los "Sistemas Sociales".
a). La Escuela Clásica
La Teoría Clásica de la Administración trabaja casi exclusivamente con la estructura de las organizaciones formales. Los clasicistas están preocupados principalmente con el diseño y la estructura de las organizaciones, no con los individuos.
Entre sus principios de la administración, Henri Fayol (principal precursor de esta teoría) presentó los siguientes:
? división del trabajo (especialización)
? autoridad y responsabilidad (poder)
? disciplina (obediencia)
? unidad de comando (un jefe)
? unidad de dirección (un plan)
? subordinación del interés individual al interés general (la organización es primero)
? remuneración del personal (sueldos justos)
? centralización (consolidación)
? cadena escalar (cadena de comando)
? orden (todos tienen una sola posición)
? equidad (firmeza con justicia)
? estabilidad en la duración del personal
? iniciativa (pensar en un plan)
? alta moral
Scott resume mucha de la literatura sobre administración con su definición de una organización formal como "un sistema de actividades coordinadas por un grupo de personas trabajando cooperativamente hacia una meta común bajo una autoridad y liderazgo determinados". Soctt identifica cuatro componentes clave inherentes a la Teoría Clásica de la Administración: la división del trabajo, los procesos escalar y funciona, estructura, y campo de control.
La división del trabajo se refiere a la cantidad de trabajo necesario, que se divide entre los recursos humanos disponibles. Esta división puede darse de acuerdo a la naturaleza del mismo trabajo o a la cantidad de responsabilidad y autoridad que cada individuo asume. En el primer caso hablamos de una división funcional; en el segundo, de la división escalar.
b). La Escuela de las Relaciones Humanas
Los estudios realizados por Elton Mayo y otros investigadores de la Academia Nacional de Ciencias (en Estados Unidos) marcaron el comienzo del "movimiento de las relaciones humanas" en la industria. Por primera vez, se había recolectado evidencia sobre la actitud de los trabajadores, la moral, los grupos informales de trabajo, y las relaciones sociales. Ya no se podía afirmar que la producción dependiera solamente de la estructura y el diseño de la organización, sino que se debían tomar en cuenta los sentimientos, actitudes, aptitudes y percepciones de cada individuo.
Es evidente que así como la escuela clásica era demasiado rígida con su énfasis en la estructura y en las funciones, la escuela de las relaciones humanas es igualmente estrecha en su preocupación por las necesidades del trabajador.
c). La Escuela de los Sistemas Sociales
En esta teoría de la organización, las partes afectan el todo; cada acción tiene repercusiones sobre toda la organización en su integridad. Nada existe que no tenga un impacto eventual en algo más.
Cuando la organización es vista como un sistema social, las variables humanas y estructurales cobran una renovada importancia. Las cuestiones del deber, la cadena de mando, los centros de toma de decisiones, etc., se vuelven igualmente importantes a las cuestiones de actitud, moral, conducta, rol y personalidad.
Huse y Bowditch resumienron los principios que definen a una organización como un sistema.
? Una organización está compuesta de un número de subsistemas, interdependientes e interrelacionados.
? Una organización es abierta y dinámica.
? Una organización busca siempre conseguir el equilibrio a través de la retroalimentación positiva y negativa.
? Una organización tiene múltiples funciones, metas y objetivos, algunos de ellos en conflicto. La función del administrador es buscar un balance óptimo entre los subsistemas.
Algunos de los conceptos clave necesarios para el entendimiento de la organización como un sistema social abierto son insumos (recursos humanos y naturales del entorno necesarios para el sostenimiento de la organización), transformación (proceso en el que los insumos se convierten en productos), producto (que el sistema exporta de vuelta al entorno), retroalimentación, balance (equilibrio entre insumos y productos) e interdependencia.
III. CAPITULO 3
Métodos de comunicación en una organización
? La mayoría de los mensajes fluirán en dirección descendente, desde la cumbre hasta la base de la línea de organización.
? La toma de decisiones estará concentrada en las manos de pocas personas situadas en la cumbre de la organización.
? Las comunicaciones ascendentes se verán limitadas a cajas de sugerencias, rumores, y "sistemas de espionaje" (empleados secretamente facilitarán a la gerencia información sobre otros empleados).
? Las interacciones con sus empleados serán mínimas, estarán dominadas por el recelo y desconfianza.
? Las comunicaciones descendentes estarán limitadas a mensajes informativos y al anuncio de las decisiones tomadas.
Características operacionales y eficacia del liderazgo de participación
? Permitir que los empleados cooperen en la toma de decisiones.
? Mantener informados los empleados de la auténtica situación, buena, mala, y bajo cualquier circunstancia.
? Tener consciencia de la moral de la organización y hace todo lo posible para evaluarla.
? Ser muy accesible.
? Aconsejar, formar, y desarrollar a los empleados.
? Comunicarse efectivamente con los empleados.
? Mostrar consideración y atención con los demás.
? Estar dispuesto a ayudar a los empleados incluso cuando cometen errores.
? Saber apreciar cuando un empleado hace un buen trabajo.
1. Desarrollo Organizacional (OD)
El desarrollo Organizacional (OD) es un método para cambiar las creencias, valores, actitudes y estructuras de una organización, para que así pueda adaptarse mejor al cambiante medio ambiente de la próxima década.
Burke y Schmidt definen al OD como:
Un proceso que intenta incrementar la eficacia de la organización por medio de la integración de los deseos individuales de desarrollo y crecimiento con los objetivos de la organización. Este proceso es un cambio planificado.
En el modelo comprado
El cliente define una necesidad dentro del sistema basado en un diagnóstico realizado dentro del sistema y por el sistema.
En el modelo médico-paciente
El cliente se queja de una "enfermedad" o de algunos síntomas sin saber realmente lo que funciona mal. El rol principal del asesor es el de diagnosticar y prescribir, es contratado para dar una mirada a la organización.
En el modelo de procedimiento
El asesor y el cliente están involucrados conjuntamente en todas las fases de la interacción. El asesor y el cliente establecen las relaciones, diagnostican y prescriben, intervienen y dan por terminadas las relaciones.
En el establecimiento de relaciones entre el sucesor y el cliente se incluyen tres fases: entrar en contacto, celebrar una reunión inicial y diseñar el contrato.
En la fase del procedimiento de diagnóstico y prescripciones, el asesor trabaja conjuntamente con el sistema del cliente para ayudar al sistema del cliente a comprender la naturaleza de su problema así como las posibles soluciones a dicho problema.
Los instrumentos más importantes para recoger datos en este tipo de revisiones son las observaciones.
En las actividades de intervención, nuestro interés se centra en la ejecución de los cambios de conducta dentro del marco de la organización.
Los tipos más comunes de actividades de intervención usadas por los asesores en comunicación que siguen el modelo de procedimiento son: entradas de procedimiento, entradas teóricas, asesoramiento indirecto, feedback directo y sesiones de procedimiento.
Entradas de procedimiento:
Puede compararse con el modelo comprado o con el modelo medico-paciente, ya que es necesario que el asesor proporcione información directa.
Entradas teóricas:
Es posible que el cliente necesite información para poder resolver sus propios problemas. En tal caso el asesor, como un experto del proceso de comunicación puede proporcionarle dicha información y una vez que el cliente ha recibido los datos necesarios debe discutir las entradas teoriazas, relacionadas con su organización, estas entradas pueden ser breves conferencias, comentarios orales del asesor, informes escritos por el asesor, citas de artículos o libros.
Asesoramiento indirecto:
Esta actividad esta especialmente indicada con aquel cliente que tiene dificultades en percibir su conducta de comunicación. El asesor puede ayudarle a ver su conducta tal como la ven los demás.
Feedback directo:
Si el grupo del cliente se siente lo suficiente seguro de su rol y de su posición, la actividad de información que puede proporcionarles toda la información que necesiten es una sesión de feedback directo.
Sesiones de procedimiento:
A medidas que el grupo adquiere mayor experiencia en la resolución de sus propios problemas de comunicación, es muy posible que deseen programar sesiones regulares al termino de sus reuniones o conferencias para evaluar el proceso de comunicación que ha tenido lugar.
IV. CAPITULO 4
Modelos de la Comunicación Organizacional
1. Comunicación DescendenteEs la comunicación que fluye desde los niveles más altos de una organización hasta los más bajos. Estas comunicaciones que van del superior al subordinado son básicamente de cinco tipos: instrucciones de trabajo, explicación razonada del trabajo, información sobre procedimientos y prácticas organizacionales, retroalimentación al subordinado respecto a la ejecución, información de carácter ideológico para iniciar la noción de una misión por cumplir
2. Comunicación Ascendente Fluye desde los niveles más bajos de la organización hasta los más altos. Incluye buzones de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos de presentación de quejas.
3. Comunicación HorizontalEs la comunicación que fluye entre funciones, necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en una organización.
4. Comunicación DiagonalEs la que cruza distintas funciones y niveles de una organización y es importante cuando los miembros de la misma no pueden comunicarse por medio de los demás canales de comunicación.Comunicación horizontal
Es aquella que se establece entre miembros de un mismo nivel jerárquico. Pueden ser entre departamentos, grupos o de forma individual, no hay presencia de autoridad y sirven para agilizar la estructura organizativa. Ese tipo de información se puede obtener a través de juntas, informes, asambleas, etc.
Comunicación oblicua
Es la que se puede realizar entre el gerente de departamento de comercialización y un empleado de finanzas y que está prevista en la organización.Es la necesidad de la coordinación intergrupal, debidas a una urgencia por parte del emisor para conseguir una respuesta del receptor
Comunicación Formal
La comunicación formal es aquella que se efectúa y transmite por canales concebidos para que sea recibida por un público y que responda a unos objetivos o pretensiones. Sirve para llevar a cabo una mayor eficacia organizativa.
Comunicación Informal
Fluye dentro de la organización sin canales preestablecidos y surge de la espontaneidad de los empleados. Se le da alto nivel de credibilidad y suele estar relacionada con asuntos personales acerca de individuos o grupos de la organización. Este tipo de comunicación es conocida popularmente como "rumores" y sirve para que los altos niveles jerárquicos conozcan las condiciones personales de los empleados y del entorno de la empresa.
En definitiva, el estudio de la comunicación organizacional está cada vez más en auge y la experiencia afirma que las organizaciones que la llevan a cabo presentan una mayor efectividad laboral, mayor motividad dentro de la organización y mejores resultados no productivos.
V. CAPÍTULO 5
Conclusión
La comunicación organizacional es esencial para la integración de las funciones administrativas. Por ejemplo, los objetivos establecidos en la planeación se comunican para que se pueda desarrollar la estructura organizacional apropiada.
también esencial en la selección, evaluación y capacitación de los gerentes para que desempeñen sus funciones en esta estructura. De igual modo, el liderazgo eficaz y la creación de un ambiente conducente a la motivación dependen de esta comunicación. Más aún, mediante la comunicación organizacional se puede determinar si los acontecimientos y el desempeño se ajustan a los planes
La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional.
La importancia de la comunicación organizacional radica en que ésta se encuentra presente en toda actividad empresarial y por ser además el proceso que involucra permanentemente a todos los empleados. Para los dirigentes es fundamental una comunicación eficaz porque las funciones de planificación, organización y control sólo cobran cuerpo mediante la comunicación organizacional.
Lincografía
http://html.rincondelvago.com/comunicacion-organizacional_4.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n_organizacional
Autor:
Cintia Marilu Diaz Cabanillas
UNIVERSIDAD DE CHICLAYO
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN
ESCUELA DE PERIODISMO
Docente:
Milagros Wong
Asignatura:
Comunicación y organización