El Y2K vs. La contabilidad computarizada

Indice1. Introduccion3. Origen y evolución del computador.4. Generaciones de las Computadoras.5. Componentes Básicos del Computador.6. Conceptos básicos de sistemas.7. Clasificación y Tipos.8. Sistemas de contabilidad computarizados.9. Ventajas y Desventajas.10. Sistema de contabilidad daceasy accounting system.11. Problemática del año 2000.12. Origen y Entendimiento del Problema.13. Listado de algunas Areas y Sistemas posiblemente afectados.14. Técnicas recomendadas para la solución del problema.15. La República Dominicana ante la Problemática del Año 2000.16. Problemática 2000 vs. daceasy accounting system.17. Recomendaciones18. Conclusion19. Bibliografía

1. Introduccion

Para muchos, la llegada del año 2000 es un sinónimo de terror, problema o fin del mundo. Conforme pasa el tiempo miles de personas se preparan para recibir el nuevo milenio.

La problemática Y2K ha traído consigo un ambiente de tensión y preocupación sobre lo que ocurrirá con los sistemas computacionales de las empresas y todos aquellos equipos computarizados, tan modernos hoy en día, que tienen que ver con la vida cotidiana de las personas.

A pesar de que hay quienes opinan que es un simple problema de fechas, los estudiosos en la materia, a través de sus investigaciones, han demostrado que no es así y que este "simple" problema ha costado a la humanidad alrededor de $400 a $600 billones de dólares en todo el mundo. El costo del problema ha dejado de ser la principal preocupación. La principal inquietud radica, actualmente, en la escasez de recursos humanos capacitados que se requieren para corregir o sustituir los millones de programas de computadoras que están actualmente en uso. El trabajo necesario para resolver esta situación es enorme, costoso, riesgoso y sin beneficios adicionales, excepto el de poder seguir operando correctamente durante el próximo siglo.

El año 2000 plantea un importante desafío para las instituciones tanto comerciales como financieras, porque muchas aplicaciones automatizadas cesaran de funcionar normalmente como resultado de la manera en que se han manejado históricamente los campos de fecha. De no enfrentarse este problema, de manera oportuna, ocasionaría que estas instituciones experimenten problemas operacionales o incluso la paralización de sus actividades, y podría ocasionar la perturbación de los mercados internacionales.

Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como muchos lo llaman) han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas, proporcionando así información oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta característica ha permitido a los ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por lo que han creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que brindan los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de Contabilidad Manual, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores.

A través de todo el contenido de nuestro trabajo, trataremos de explicar la Problemática del año 2000 frente a los Sistemas de Contabilidad Computarizados, como están enfrentando los empresarios este problema, y cuales medidas se están tomando para combatir este inevitable acontecimiento.

El propósito fundamental de nuestra investigación, es proporcionar más información sobre esta problemática, que trae de cabezas al mundo, para así contribuir a aclarar las tantas conjeturas que se han venido formando; y de esta forma permitir que esté al alcance la documentación necesaria para que las personas puedan empaparse del asunto y tomar las decisiones oportunamente.

2. Aspectos generales del computador.

Concepto.

El uso de las computadoras se ha hecho muy común en las empresas. El computador es una máquina que se utiliza para almacenar y procesar información en forma electrónica mediante instrucciones previamente determinadas.

Existen numerosos conceptos de lo que es un computador, los cuales dependen de la disciplina que los enfoque.

He aquí algunos de ellos:

• Dispositivo electrónico que nos permite procesar datos para obtener información, las cuales servirán de base para la toma de decisiones.
• Es un conjunto de dispositivos de Entrada y Salida y una Unidad Central de proceso, que combina las funciones de almacenamiento, aritmética, lógica y control.
• Es un dispositivo que almacena, clasifica, ordena, compara, combina y presenta la información a gran velocidad.
• Es una maquina electrónica capaz de procesar datos y automatizar labores, en forma mas precisa y más rápida que el humano.

3. Origen y Evolución del Computador.

Las herramientas computacionales surgieron en la antigüedad. El ábaco, el más antiguo de los dispositivos de cálculo, fue inventado, probablemente en Oriente, hace al menos cinco mil años.

Otro ingenio mecánico fue la máquina de cálculo, inventada por Blaise Pascal, a la que llamó la Pascalina. Se trata de una serie de engranajes en una caja, que proporcionan resultados de operación, en forma directa (enseñando un número a través de una ventanita) y que tiene la ventaja de que evita tener que contar como el ábaco.

La calculadora de Pascal sólo llevaba a cabo la adición y la sustracción; Gottfried Leibnitz fue capaz de extender este diseño para la multiplicación y la división.

La invención de un tejido de tela automática en 1801, por Joseph Jacquard, tuvo fuerte influencia en el futuro de la computación. Esta herramienta usaba tarjetas perforadas para controlar la trayectoria del zurcido; esto es que una tarjeta contenía el "Programa" para la tarea del tejido.

Esta idea fue utilizada por Charles Babbage quien en 1830 inventa la "máquina analítica", a la que se podría denominar "La primera computadora digital". El diseño, que nunca fue llevado por completo a la práctica, contenía todos los elementos que configuran a una computadora moderna. La máquina analítica estaba dividida funcionalmente en dos grandes partes: una que ordenaba y otra que ejecutaba las órdenes.

En 1887, Hollerith desarrollo su concepto de tarjeta de lectura mecánica y diseño un dispositivo conocido como la maquina del censo. La tabulación con los métodos de Hollerith requería una octava parte del tiempo que se necesitaba antes, por lo que se adoptaron sus técnicas para el censo de 1890. En 1896 fundo la Tubulating Machine Company para fabricar y vender su invento. Mas tarde, esta firma se fusionó con otras para formar la IBM.

Sin embargo, tienen que pasar casi cien años para que entre 1937 y 1942 se diseñe la primera computadora digital electrónica. El Dr. John V. Atanasoff, de la Universidad Estatal de Lowa, desarrolló y llamó a su invento "Computadora Atanasoff-Berry" o sólo ABC (Atanasoff-Berry Computer).

Después de varias conversaciones con el Dr. Atanasoff, leer los principios de la computadora ABC y verla en persona, un equipo de la Universidad de Pennsylvania, dirigido por los Ingenieros John Mauchly y John Eckert, construyeron una gran máquina eléctrica llamada ENIAC (Electrical Numerical Entegrator and Computer).

Esta máquina era enorme; ocupaba todo el sótano de la universidad, tenía más de dieciocho mil tubos al vacío, consumía 200Kw de energía eléctrica y requería todo un sistema de aire acondicionado industrial; pero era capaz de realizar alrededor de cinco mil operaciones aritméticas en un segundo, dejando para siempre atrás las limitaciones humanas de velocidad y precisión, e inaugurando una nueva etapa en las capacidades de procesamiento.

El proyecto terminó cuando, dos años después, se integró a ese equipo el Ingeniero y Matemático John Von Neumann, cuyas ideas resultaron tan fundamentales para el desarrollo de las computadoras modernas que de hecho a él se le considera el "Padre de Las Computadoras".

La computadora diseñada por este nuevo equipo se llamó EDVAC (Electronic Discrete Variable Automatic Computer); Tenía cerca de cuatro mil tubos al vacío y usaba un tipo de memoria basado en tubos llenos de mercurio por donde circulaban señales eléctricas sujetos a retardos.

La nueva idea fundamental resulta ser muy sencilla: "Permitir que en la memoria coexistan datos con instrucciones, para que entonces la computadora pueda ser programada de manera "suave" (de ahí la palabra Software) y no por medio de alambres que eléctricamente interconectaban varias secciones de control, como en la ENIAC".

4. Generaciones de las Computadoras.

• Primera Generación (1946-1959).

La primera generación se caracteriza por el rasgo más prominente de la ENIAC: los tubos al vacío. Durante el año 1950 se construyeron varias computadoras notables, cada una contribuía con avances significativos, como aritmética binaria, acceso aleatorio y el concepto de programas almacenados.

En el año 1951 aparece la primera computadora comercial, es decir con el objetivo de ser vendida en el mercado: La UNIVAC I. Esta máquina fue utilizada para procesar los datos del censo de 1950 en los Estados Unidos.

A esa siguió una máquina desarrollada por la IBM (International Business Machines). La IBM 701. Posteriormente la Compañía Remington Rand produjo el modelo 1103, que competía con la IBM 701. La IBM fabricó la 702, que por motivos de problemas con la memoria no tuvo mucho éxito.

La más exitosa de las computadoras de esta primera generación fue la IBM 650, de la que se produjeron varios cientos. Esta utilizaba un esquema de memoria secundario llamado "Tambor Magnético", antecesor de los discos actualmente utilizados.

• Segunda Generación (1959-1964).

El inicio de esta generación la marcó el invento del transistor, el cual representa la construcción de computadoras más poderosas, confiables y menos costosas que ocupan menos espacios, producirían menos calor que las que operaban con tubos al vacío.

Durante esta generación también se desarrollaron los lenguajes Fortran (para cálculos científicos) y Cobol (para negocios), siendo entre otros los más importantes de esta época. Durante esta época también se mejoraron las memorias auxiliares y las unidades de entrada y salida. Se crearon las memorias con discos magnéticos capaces de almacenar decenas de millones de caracteres, letras o números. Además, se diseñaron las impresoras de cadena, y los lectores ópticos.

Los fabricantes que presentaron computadoras en esta segunda generación fueron: "IBM", que en 1959 produjo las series 7070, 7090, y en 1960 presentó las series 1400, 1600; "Honeywell", presentó su modelo 800; "UNIVAC", diseñó en 1960 su modelo UNIVAC III; "Control Data Corporation (CDC)" presentó en 1960 la 1604.

• Tercera Generación (1964-1971).

Muchos historiadores consideran que el suceso más importante en la historia de la computadora sucedió cuando IBM anunció su línea de computadoras "Sistemas 360"; el 7 de abril de 1964. El Sistema se metió de lleno en la tercera generación de computadoras.

Los circuitos integrados (agrupamiento de circuitos de transistores "grabados" en pequeñísimas placas) hicieron por la tercera generación lo que los transistores por la segunda. La línea de Sistemas 360 y la tercera generación de computadoras de HONEYWELL, NCR, CDC, UNIVAC, BURROUGHS, GE y otros fabricantes hicieron obsoletas todas las computadoras instaladas con anterioridad.

Una de las características de la tercera generación es la compatibilidad con equipo mayor, que significa que una compañía podrá adquirir una competencia con un distribuidor particular y luego cambiar a una competencia más poderosa, sin necesidad de volver a diseñar o programar los sistemas de información existentes.

Las computadoras de esta generación eran multiprogramables, es decir, tenían la capacidad de correr más de un programa de manera simultanea.

Esta generación también se caracterizó por la fabricación de computadoras pequeñas para los negocios y se les llamó a éstas "minicomputadoras".

• Cuarta Generación (1971-1985).

La generación se caracterizaba por los procesadores y la introducción al mercado de las ya famosas PC (Personal Computer). La primera Microcomputadora, denominada ALTAIR, fue creada por Ed Roberts en 1975. Luego aparecen las demás marcas, como son: Apple, IBM-Junior, IBM-PC, HP-150, Sinclair, Commodore, Radio Shack, entre otras.

Se crearon, durante esta generación, nuevos y potentes lenguajes de programación, así como cambios en los procesos de "BATCH" a "EN LINEA". Surgen los populares procesadores de palabra utilizados para elaborar cartas y documentos técnicos.

También surgen nuevos lenguajes de computación, como son: LISP, SNOBOC y LOGO, capaces de dotar a las PC de capacidad de deducción para resolver problemas de lógica.

Algunos de los modelos que surgieron en esta etapa son: IBM, con sus modelos de la serie 4330 y Burroughs, con sus modelos 6900 y 7900.

Este nuevo adelanto tecnológico (de los procesadores) inicia una era de desarrollo progresivo en lenguajes de programación, en sistema de operación y en equipos auxiliares, y tal vez el más importante, el hacer del computador un aparato común en Universidades, Escuelas, Hogares y Negocios.

• Quinta Generación (1985 en adelante).

La quinta generación en la cual vivimos hoy en día, desde 1985, incluye entre otras características: nuevos y más avanzados procesadores, mayor capacidad de memoria, nuevos y mejores circuitos integrados, mayor velocidad de computación.

Se introducen discos compactos (CD ROM) de lectura del tamaño de la palma de la mano, capaces de almacenar mas de 1700 veces la información de anteriores discos de igual tamaño.

Así mismo, aparecen equipos de lectura óptica, aparatos de captura de imágenes reales, y de impresión en blanco y negro y a color, la adaptación del sonido y la voz en la computadora personal.

Nuevos lenguajes de programación, versiones mejoradas de los anteriores, nuevos sistemas operativos, etc., hacen que la PC adquiera el poder de una computadora para negocios en grande.

5. Componentes Básicos del Computador.

Hardware.

Son los componentes físicos, tanto mecánicos como eléctricos, los cuales componen un computador. Son los circuitos eléctricos, cables, equipos periféricos, etc.

Los elementos del Hardware son: el Procesador Central (CPU), la Unidad de Control, la Memoria Principal, la Memoria Secundaria (cintas, discos, diskettes, etc.), la lectora de tarjetas, las impresoras, las terminales, etc.

El CPU es el elemento más importante, con las funciones de interpretación, administración, control y dirección; supervisando el desarrollo de las operaciones, las ejecuta en un orden precisamente determinado; almacena los datos en forma codificada, interpreta las instrucciones del programa e indica la acción a seguir y asigna las tareas a los diferentes componentes.

Software.

Es el nombre que se le da a los programas que se utilizan para efectuar las funciones del computador. Es el conjunto de componentes, los cuales permiten que el Hardware funcione como se desea. Constituye la parte "Inmaterial e Inteligente" que coordina el sistema de computación, soporta la ejecución de otros programas confeccionado por el personal de informática de la empresa.

Los elementos del software son: El Sistema Operativo, los lenguajes de programación, las aplicaciones, las rutinas de seguimiento y los programas de utilidad. Los softwares se clasifican en básicos o de sistemas (traductores, sistemas operativos y utilitarios) y de aplicación.

Clasificación de los Computadores.

Por su Uso.

Según su uso se clasifican en:

• Computadores de Propósito General, estos pueden realizar cualquier tarea, para la cual solo hay que cambiar el programa en la memoria principal.
• Computadores de Propósito Especial, los cuales fueron diseñados para realizar tareas específicas.

Por su función.

Según su función estos pueden clasificarse en:

• Digitales: son aquellos mediante los cuales se pueden obtener datos como resultado de un conteo. A estos datos se le llaman Discretos. Operan contando números representados por una secuencia finita de dígitos, que pueden ser cifras, letras u otros símbolos especiales.
• Analógicos: son los que trabajan con variables que están medidas en una escala continua y se registran con un determinado grado de precisión. Aceptan y procesan señales electrónicas estos es, señales continuas, tales como fluctuaciones de voltaje.
• Híbridos: son la combinación de un componente digital y un componente analógico, conectados a través de una interface que permite el intercambio de información entre los dos componentes y el desarrollo de su trabajo en conjunto.

Atendiendo a su Tamaño se Clasifican en:

• Microcomputadoras: Son computadoras pequeñas cuya Unidad Central de Proceso (CPU) esta contenida en una sola pastilla (Chip). Pueden ser de tipo personal y para negocio.
• Computadoras Comerciales Pequeñas: estas fueron diseñadas para aplicaciones comerciales en compañías pequeñas. Varían en potencia entre las microcomputadoras y las minicomputadoras.
• Minicomputadoras: son más grandes y más poderosas que las microcomputadoras pueden usarse con una amplia variedad de dispositivos de entrada y salida y contiene mas memoria y capacidad de almacenamiento.
• Computadoras de Mediana Escala: poseen mayor capacidad de almacenamiento y mayor variedad de dispositivos de entrada y salida que las computadoras comerciales pequeñas. Este tipo de computadoras es empleado en las empresas de tamaño intermedio y las divisiones de grandes corporaciones.
• Computadoras Grandes o Mainframes: son usadas en corporaciones grandes (Compañías de Teléfonos, Corporaciones Eléctricas, Universidades, Empresas que brindan servicios de computadoras, etc.), estas computadoras son capaces de procesar bastas cantidades de datos a una velocidad de procesamiento extremadamente rápida.

El Computador en las Empresas.

El uso del computador para el procesamiento de los datos y la generación de cifras a través de los mismos es cada vez más común en las empresas. Esto modifica de manera radical los procesos manuales que con anterioridad eran empleados, convirtiéndolos en procesos mecánicos mucho más rápidos y confiables. Esto obliga a un cambio funcional, estructural, procedimental y administrativo en las organizaciones.

Con el advenimiento y la proliferación de los computadores electrónicos, las organizaciones disponen de un número cada vez mayor de sistemas de información automatizados de los cuales dependen el desarrollo normal de sus operaciones, el servicio oportuno a los clientes y en algunos casos decisiones que arriesgan la vida misma de las empresas.

En sentido general, podemos afirmar que el uso del computador en el ambiente empresarial ha hecho más eficiente y eficaz los procesos operacionales, y ha servido de base a la toma de decisiones en todos los niveles de administración de las empresas.

El beneficio obtenido por las instituciones, al valerse de los recursos computacionales, los obliga a mantenerse actualizados al ritmo de las vertientes, nuevas tecnologías e innovadoras aplicaciones informáticas que se van creando a medida que se acerca el advenimiento del nuevo milenio.

6. Conceptos básicos de sistemas.

Definición.

Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común.

Es un conjunto de elementos que se relacionan entre si, con la finalidad de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y básicamente incluyen:

• El equipo de cómputos.
• El recurso humano que interactúa con el sistema de información.
• La información que se introduce al sistema.
• Los programas que procesados producen los diferentes tipos de resultados.

El principal objetivo de un sistema es dotar de herramientas a la administración que le permitan conocer, controlar y dirigir las operaciones de un negocio, proporcionándole los cimientos para el control de todos los aspectos importantes de la organización.

Un sistema de contabilidad procesa los datos a través de los pasos del ciclo contable, los cuales son:

• Registrar las operaciones diarias.
• Pase de los datos según las operaciones a las cuentas del mayor.
• Preparar una balanza de comprobación.
• Preparar un Estado de Ganancias o Perdidas.
• Cierre de las cuentas del mayor.
• Determinar los saldos y cortes de las cuentas.
• Preparar una balanza Postcierre.

Estos pasos que intervienen en el ciclo contable se reflejan en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Pero un Sistema de Contabilidad comprende sin embargo, algo más que las formas y los procedimientos que se emplean en el proceso de los datos a través de los pasos del ciclo contable, este también incluye las formas y procedimientos que se usan en la preparación de datos que han de procesarse durante el ciclo.

Si bien las Computadoras Personales no sufren ningún cambio, es necesario que los Sistemas de Contabilidad varíen de acuerdo a la magnitud del negocio, la naturaleza de sus operaciones y la información en particular que requiere la administración.

7. Clasificación y Tipos.

Los sistemas de contabilidad pueden ser de distintos tipos, según su complejidad y la forma como están diseñados.

Podemos distinguir, para los fines de este trabajo, dos clases de Sistemas de Contabilidad: Los Manuales y Los Computarizados.

Sistemas De Contabilidad Manual.

Un Sistema de Contabilidad Manual es el que se desarrolla trabajando manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas sumadoras o calculadoras; la mayoría de los trabajos son realizados en forma manual.

En estos sistemas el factor hombre es la base. Este realiza todas las tareas necesarias para la obtención final de la información financiera, ya sean de índole intelectual o de índole aritmética.

La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volúmenes de información, en cuyo caso seria necesario el uso de gran cantidad de personas.

Sistema Computarizado.

Un sistema de contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales.

Como ya apreciamos, las computadoras pueden ejecutar un gran número de instrucciones de acuerdo a un programa, sin errores y a gran velocidad. Este hecho permite que, mediante la creación de software o programas creados en el computador, se puedan realizar las labores hasta antes propias de los contadores. En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual. Este deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.

Importancia de los Sistemas.

En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y como su uso, redunda en beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de tipo financiero y no financiero; el proceso de toma de decisiones se basará necesariamente en la información generada por los sistemas de información gerencial implantados con ese objetivo. La calidad de la información generada es un factor crítico para guiar a la empresa por el rumbo deseado.

Todo el proceso de generación de información en las empresas esta soportado por sistemas que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los gerentes a "generar información". Este proceso no es del todo fácil, ya que llegar a un sistema que soporte cualquier tipo de decisiones, requiere el esfuerzo de muchas personas y horas interminables de trabajo.

El éxito de un sistema se puede medir por ejemplo, por el grado de aceptación que los usuarios le asignan. Hay muchas razones por las cuales vale la pena realizar el esfuerzo de tener un buen sistema de información.

8. Sistemas de contabilidad computarizados.

Antecedentes.

El surgimiento de una nueva tecnología experimentada en las últimas cuatro décadas se presenta como la antesala del desarrollo de lo que hoy conocemos como Sistemas Automatizados.

La aparición de las computadoras, la generalización de las corporaciones, el surgimiento de grandes empresas multinacionales y la globalización de los comercios internacionales, dio un nuevo giro a la orientación de la información financiera, surgiendo la necesidad de crear Sistemas de Contabilidad que sean más útiles en el desenvolvimiento de la gestión contable y administrativa, y que dichas informaciones sean efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que impulsó hacia la creación de los Sistemas de Contabilidad Computarizados.

Modalidades.

Existe una amplia gama de Softwares o Paquetes de Contabilidad que han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas. Lo que ha permitido a los Ingenieros en Sistemas y a los propios Contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones que esta maneja; por lo que han tratado de crear Sistemas Computarizados de Contabilidad que brinden los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas Manuales, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores.

En su afán de crear este tipo de Software los expertos en la materia han diseñado diversidad de programas que tratan de suplir la necesidad de determinadas empresas de acuerdo a las actividades que realiza. Dentro de estos Software, los más conocidos son:

-. Dac Easy Accounting System. -. Monica.

-. PeachTree. -. Quickbook.

-. Macola. -. SBT.

-. 20-20.

Existen softwares que son creados para determinada área de una empresa, los cuales tienen como fin llevar el control contable de determinadas cuentas o procesos. Por ejemplo, un software aplicado al área de los costos en un Restaurante. Este facilita la determinación de los costos de los alimentos por cantidad de ingredientes, así es más fácil para el analista de costos aplicar los porcentajes correspondientes y determinar el costo de venta de los alimentos.

Al igual que este, existen softwares ideados para determinada empresa, los cuales han sido creados para uso exclusivo de cada una de ellas y no son producidos con fines comerciales.

Entre los softwares comerciales el más usado y reconocido por todos es el DacEasy Accounting System, el cual desde los años 70 es conocido en el mercado como uno de los Software de Contabilidad más completos.

9. Ventajas y Desventajas.

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes:

• Rapidez y oportunidad.

Puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

• Volumen de producción.

Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.

• Protección contra errores.

Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con la característica de minimizar los errores.

• Pases automáticos al mayor.

Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.

• Preparación automática de informes.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

• Impresión automática de documentos.

Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de los Empleados, entre otros.

Los Sistemas Computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa.

Las principales limitaciones son:

• Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado.
• El costo de mantenimiento es alto y complejo.
• El alto costo en el entrenamiento del personal.
• Los programas deben ser confiables.
• La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.

En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo cual para muchos no es preocupante.

10. Sistema de contabilidad daceasy accounting system.

Generalidades del Software.

El sistema de Contabilidad Computarizado DacEasy Accounting System es un software que combina información financiera para un eficaz control de los negocios y una oportuna y acertada toma de decisiones.

El DacEasy está compuesto por varios módulos que pueden o no trabajar como un sistema totalmente integrado, ofreciendo así una ventaja más sobre los sistemas manuales de contabilidad que se caracterizan por su lentitud en el procesamiento de la información.

Este software ha sido diseñado para su utilización en diversos tipos de negocios, como lo son los orientados a la prestación de servicios, a la fabricación y venta de productos, y a cualquier tipo de negocio que combine estas áreas.

El DacEasy es uno de los softwares de contabilidad de mayor venta en toda América, desde su lanzamiento en los años ’70 ha demostrado ser uno de los sistemas computarizados de contabilidad más completos, obteniendo varios galardones en el área de la programación informática.

DacEasy Accounting System desde sus inicios ha revolucionado la forma de hacer contabilidad computarizada, presentando un programa capaz de trabajar en módulos con la cualidad de relacionarse por interfaz, permitiendo así un mejor desenvolvimiento para el usuario en el desarrollo de sus actividades cotidianas.

En su afán de ir mejorando cada día los beneficios de este sistema las personas encargadas de trabajar en el desarrollo de dicho programa han ido creando nuevas formas para que el programa DacEasy sea cada vez más eficaz. Esta es la razón por la que a través de los años se han creado nuevas versiones de este programa.

A continuación presentaremos las diferentes versiones de DacEasy y cuales elementos diferencian una versión de otra.

Adiciones a la Versión 4.4 DOS Accounting:

• Valuación de acceso fijo con o sin calculo automático de depreciación.
• Balance de efectivo en línea.
• Despliegue de la cantidad en la factura.
• Inclusión del servicio como oferta de producto.
• Impresión de Estados y cartas para clientes.
• Chequeo de unidades plasmada en el menú.
• Selector de cargo financiero.
• Clientes importadores, vendedores, productos y servicios.
• Impresión de diarios, facturas y desembolsos a solicitud.
• Formato libre.
• Diseño de formato del cliente.
• Herramientas para mantenimiento de grupo de archivos.

Adiciones a la Versión 5.0 Accounting:

• Fácil elaboración del Catalogo de Cuentas.
• Default entre las cuentas ventas y gastos.
• Análisis del flujo de efectivo (FASB 95).
• Pantalla del servicio de facturas.
• Tecla sencilla de impresión de cheques.
• Impresión de reportes de efectivo en línea.
• Información de clientes, vendedores y productos.
• Creación de reportes de clientes con DacAccess Report Generator.
• Creación de agenda telefónica.

Adiciones a la Versión 6.0 Accounting:

• Adición en la velocidad de los procesos.
• Mejoramiento en los archivos de clientes y vendedores.
• Presentación de los archivos procesados.
• Presentación de los productos ensamblados.
• Seguimiento de la secuencia numérica.
• Seguimiento de la secuencia numérica de las facturas de servicios.
• Seguimiento de las ventas personalizadas.
• Clasificación por códigos de servicios, productos y facturas comisionables.
• Impresión de etiquetas multicolumnares.
• Chequeo de información en línea.

Adiciones a la Versión 7.0 Accounting:

• Listar Reportes financieros y estados de cuentas sin tener que postear.
• stado de cuenta clientes/suplidores sin incluir facturas pagadas o en cero.
• Anular cheques después de posteados con entradas reversas.
• Cálculo de comisión de vendedores sobre facturas vendidas y pagadas.
• Nueva tabla de precios por cantidad/monto.
• Balances On-line en bancos, clientes, suplidores.
• Consulta facturas pendientes desde el maestro de clientes.
• Nuevo reporte análisis de facturación.
• Balance en línea día a día.
• Impresión del listado de venta, compras, mayor general por selección especifica de datos.
• Mejor forma para diseñar reportes por Query.
• Nuevo formulario de lista de materiales para las ofertas promocionales tipo Combo.

Adiciones a la Versión 8.0 Accounting:

• Compatibilidad con el Y2K.
• Seguimiento histórico de transacciones de productos.
• Mejoramiento del sistema de ordenes de compra.
• Mantenimiento separado de las transacciones de PO & MR.
• Anexo del sistema de reorden de inventario.
• Cumplimiento con los requerimientos del nuevo IRS 1099.
• Seguimiento del calendario y año fiscal 1099.
• Mejoramiento del control de seguridad al acceso del sistema y los datos.
• Sistema nuevo de backup.

Adiciones a la Versión 9.0 Accounting:

• Compatibilidad con Y2K.
• Nuevo Asistente de ventas.
• Posteo en línea.
• Mejoramiento de la integración a la entrada al ordenador.
• Impresión de reportes y listados de archivos en el formato HTML.

Características del Sistema.

Contabilidad DacEasy ofrece un paquete de Contabilidad, que a pesar de tener múltiples características, es muy fácil de usar. Este programa de contabilidad contempla siete (7) módulos que son:

• Contabilidad General.
• Cuentas por Cobrar.
• Cuentas por Pagar.
• Efectivo (Caja y Banco).
• Facturación.
• Compras.
• Inventarios.

Estos módulos trabajan en conjunto como un sistema completamente integrado o pueden ser usados individualmente sin importar cual se escoja. Contabilidad DacEasy ofrece una interfaz rápida y fácil, reduciendo sus tareas contables a la simple entrada de datos. Las complejas características de los reportes permiten mirar y analizar la información facilitando una completa auditoria a medida que esta se procesa.

• Contabilidad General.

Este módulo es la fuente de todos los Estados Financieros generados por Contabilidad DacEasy; este módulo mantiene en su sistema los saldos para todas las cuentas. La información detallada desde otros módulos se pasa a contabilidad general y se asegura para sus registros.

El módulo de contabilidad general puede usarse independientemente o integrarse totalmente con cualquiera de los otros seis (6) módulos. La entrada de Movimientos permite a los usuarios suministrar la distribución de los créditos y de los débitos. Ventanas de búsqueda sensible de campos, en que se trabaja, hacen que esto se convierta en una simple tarea de selección.

Los movimientos pueden agruparse usando sus propios códigos de Diarios. Al imprimir los Diarios de Contabilidad General esta característica permite seleccionar un grupo de movimientos o el archivo completo de Movimientos de Contabilidad General.

Este módulo permite definir los movimientos recurrentes. DacEasy genera automáticamente las entradas que son iguales cada mes, como las de depreciación y permite editarlas si es necesario.

Una vez que se hayan introducido los movimientos, se pueden generar Diarios hacia la pantalla, hacia la impresora o hacia un archivo de disco. Estos Diarios ofrecen una completa auditoria así como un método para verificar los movimientos antes de trasladarlos.

DacEasy permite postear (hacer traslados al mayor) para los periodos contables que se seleccionen. Esta característica le da la capacidad de mantener activos, en un momento dado hasta 19 periodos, lo cual es especialmente útil cuando se hacen entradas de ajuste una vez que se haya terminado la actividad para el periodo.

En el cierre de cada periodo contable, DacEasy da la opción de borrar o retener detalles de los movimientos de Contabilidad General para el periodo dado. El usuario decide si quiere mantener toda la información en el archivo de movimiento o si imprime los Diarios y borra el archivo al cierre del periodo. El procesamiento de los movimientos no se verá afectado por la retención de datos. El sistema trabajará a la misma velocidad sin que importe el número de movimientos en el archivo, pero sí se afectará el espacio usado en su disco duro. Si se da cuenta que el archivo esta usando demasiado espacio, el usuario tiene la opción de borrarlo cuando cierre el siguiente periodo contable.

Guardar la actividad de los movimientos por un largo periodo de tiempo permite imprimir reportes en detalle. DacEasy ofrece un Reporte de Actividad de Cuenta el cual lista toda la actividad de sus cuentas y resulta útil al analizar la naturaleza del saldo de una cuenta o para ubicar un error de contabilidad.

En el cierre de un periodo contable, DacEasy permite revisar automáticamente las entradas. El usuario sencillamente indica que movimientos deben reversarse. DacEasy pregunta esta información cuando le da entrada al movimiento. Esta práctica común en contabilidad permite manejar gastos acumulados al final de un periodo contable.

Como se puede ver, es posible usar el módulo de Contabilidad General para las necesidades contables; sin embargo, cuando se usa con los módulos que se explicarán a continuación, se convierte en un sistema completamente integrado en el que la mayoría de las entradas actuales de débito y crédito se generan automáticamente. Un novato en contabilidad tiene la capacidad de producir Estados Financieros detallados, generar Facturas, sacar Ordenes de Compras, entrar Depósitos, hacer Pagos y muchas cosas más sin tener nunca que realizar una entrada de Movimientos de débito y crédito.

Entre más módulos se usen, más información se podrá rastrear por DacEasy, automáticamente. Si el usuario quiere saber a quien le vendió y le compro, y que fue lo comprado y lo vendido, entonces tendrá que aventurarse mas allá del módulo de Contabilidad General. Si usa solamente Contabilidad General o si usa todos los módulos, sus estados financieros tendrán la misma apariencia. Lo que cambia es la información adicional que estará disponible por medio de los otros módulos.

• Cuentas por Cobrar.

Este módulo ayuda al usuario a mantener un registro de la actividad de sus clientes. DacEasy permite grabar cargos y créditos para sus clientes. Además de estas entradas, DacEasy puede generar automáticamente cargos financieros para clientes con saldos vencidos. Para revisión también se encuentran disponibles la opción Diarios para todas esas entradas.

La entrada de movimientos de cuentas por cobrar permite entrar cargos y créditos para clientes que se hayan definido en el archivo de clientes de DacEasy. Si es necesario, durante la entrada de movimiento también se pueden añadir nuevos clientes de una forma muy rápida.

Si también se está usando el módulo de Facturación, Cuentas por Cobrar es usado principalmente para hacer ajustes en las cuentas de los clientes. Si no se quiere rastrear el inventario ni enviar facturas impresas a sus clientes, las facturas para ellos pueden establecerse usando este módulo.

La información estará disponible en los Estados (informes) de cuentas de clientes y en los Reportes de Vencimientos. El módulo de Cuentas por Cobrar permite generar automáticamente Cargos Financieros para saldos vencidos de clientes. Esos cargos son calculados basándose en las condiciones que se defina en el archivo de Clientes cuando se establezca el sistema. Ese interés puede cambiarse en cualquier momento. La información para todos los movimientos de Cuentas por Cobrar se retiene hasta que se cierre el período contable dado.

Esto permite imprimir un listado detallado de todos los movimientos para su revisión, antes de cerrar el periodo. En Cuentas por Cobrar, los traslados al mayor envían al módulo de Contabilidad General un movimiento resumido en el cual se consolidan todos los movimientos y se hace una entrada para cada cuenta afectada.

• Cuentas por Pagar.

Cuentas por Pagar trabaja de la misma forma que el módulo de Cuentas por Cobrar. Su uso primario es hacer ajustes en los saldos de los proveedores. Este módulo se utiliza para entrar cargos y créditos para los proveedores existentes o para uno que se añada posteriormente.

Los Diarios listan todas las actividades de Cuentas por Pagar en pantalla, en la impresora o en un archivo de disco. El reporte de egresos evita tener que adivinar que cuentas se pagan; ya que lista todas la facturas abiertas, tanto por fecha de vencimiento como por fecha de descuento.

Al usar los módulos de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar en conjunto con Contabilidad General, el usuario obtiene una información completa de auditoria, así como un historial para sus clientes y proveedores compilados automáticamente.

• Efectivo (Caja y Bancos).

El módulo de Efectivo de Contabilidad DacEasy demostrará ser uno de los módulos mas útiles y más frecuentemente usados en el sistema. Se utiliza para entrar y rastrear todos los depósitos y cheques. DacEasy también ofrece una característica de reconciliación de un ilimitado número de cuentas.

Este módulo permite consolidar todo el movimiento de efectivo que incluye tanto los pagos como las devoluciones de clientes y proveedores.

Dependiendo de su naturaleza, los depósitos y los cheques pueden ser empleados en un saldo específico de un cliente o directamente en una cuenta de Contabilidad General. Se puede entrar un depósito grande y distribuir su valor en un número ilimitado de cuentas. Esto hace más fácil su proceso de reconciliación ya que el valor del depósito cuadrará con los movimientos de su estado bancario.

Los cheques y las conciliaciones pueden aplicarse al saldo de un proveedor o directamente a cualquier cuenta de Contabilidad General; además su proceso de distribución es sencillo.

Las ventanas de programa muestran una lista completa de las cuentas de contabilidad general. Cuando se seleccionan cuentas para distribución, se puede usar Clientes y Proveedores. Si se está aplicando un depósito o un pago a una factura en particular, las facturas abiertas para el cliente o el proveedor se mostrarán en pantalla para su selección.

Los movimientos recurrentes se pueden definir para que, al pedirlo así, sean generados automáticamente. Los pagos que sean iguales cada mes, como los de arrendamiento o los de préstamos, se entrarán una sola vez y de ahí en adelante se generaran automáticamente. Imagínese todos los movimientos mensuales generados por los usuarios simplemente seleccionando una opción de menú, se usa esta característica para que contabilidad DacEasy trabaje por el usuario.

• Facturación.

Se utiliza para entrar facturas de clientes. Este módulo debe usarse para enviar facturas impresas a sus clientes. En ellas se pueden incluir ítems de inventarios, de servicios o misceláneos.

Además de los archivos de productos y servicios, DacEasy incluye un archivo para Códigos de Facturación. Con estos códigos puede facturarse clientes sin tener que usar los archivos de productos o servicios. DacEasy permite definir todos los códigos que necesite para su facturación. Estos códigos se usan en conjunto como productos y servicios para ítems especiales o como su medio primario de facturación.

El Diario de ventas informa acerca de todos los ítems que han sido despachados o enviados. Puede ser utilizado para verificar todas las facturas antes de trasladarlas al mayor.

Cada vez que el módulo de Facturación se registra en el mayor, el usuario tiene la opción de construir un archivo de Análisis de Ventas, con el cual puede generar facturas basadas en situaciones de ordenes pendientes con sus clientes.

Si el usuario decidió mantener el archivo de Análisis de Ventas, DacEasy rastrea automáticamente esas situaciones en las que hay ordenes pendientes y en cuestión de minuto puede generar nuevas facturas solo para los ítems que quedaron pendientes.

Los reportes de análisis de ventas pueden producirse usando el Generador de Reporte, a partir de la información grabada en el archivo de facturas. Estos reportes le dan la información de quien esta comprando que, cada cuanto y en que cantidad. El análisis de venta le suministra la información necesaria para tomar decisiones para la compra y mercadeo de sus productos o servicios.

DacEasy posee la capacidad de generar facturas recurrentes, lo cual permite enviar la misma factura a un grupo seleccionado de clientes. Esto es particularmente útil en una situación de facturación mensual, como por ejemplo en el caso de los gimnasios o en los servicios de mantenimiento. Clientes con ítems o intereses distintos se colocan en grupos diferentes de facturación que pueden definirse en el número de facturas que se pueden generar.

• Compras.

El módulo de Compras permite mantener un registro de toda la mercancía que compra. Con DacEasy el usuario puede generar ordenes de compra, recibir y devolver mercancía e imprimir Diarios apropiados para revisar esta actividad.

Cuando se le da entrada a la mercancía recibida, Contabilidad DacEasy actualiza automáticamente los ítems de inventario disponibles. Este proceso "en línea" permite facturar inmediatamente esos ítems, si es necesario.

Cualquier pago por adelantado que se entre en la orden de compra, por ejemplo un depósito que deba acompañar un pedido, será aplicado en la factura abierta que se haya creado al recibir la mercancía.

Cuando se registra al mayor los pedidos que se reciban parcialmente se convierten en ordenes de compra abiertas que listan solo los ítems que no se hayan recibido. Esto permite rastrear todos los ítems que están en ordenes pendiente.

Se encuentran disponibles Diarios tanto para las ordenes de compra abiertas como para la mercancía que se haya recibido. El estado de Cuenta de ordenes de Compras lo mantiene actualizado en las ordenes de compras abiertas y en los ítems que tengan ordenes pendientes. El Diario de compras saca en detalle toda la mercancía que se haya recibido.

• Inventario.

El último módulo de Contabilidad DacEasy es control de Inventarios. Para utilizar este módulo usted debe estar usando el archivo de productos.

La característica de Ensamble de DacEasy permite ensamblar automáticamente bienes terminados a partir de los materiales disponibles listado en su archivo de Productos. Una vez que se haya establecido un código de producto para el bien ensamblado, el usuario entra una lista de materiales requeridos para hacer ese ítem. Esta lista incluye los códigos de los productos y las cantidades para todos los materiales que se necesitan.

Al entrar el movimiento de Ensamble se le pide el número de ítems que se desea ensamblar y DacEasy indica si el usuario tiene o no una cantidad suficiente de materiales para ensamblar esos ítems. Al trasladar al mayor este movimiento se actualizarán automáticamente las unidades disponibles, tanto para los materiales como para el producto terminado. Esta característica permite facturar el bien ensamblado como un solo producto en vez de listar individualmente cada uno de los materiales que se necesitaron para ensamblar ese producto.

El reporte de Análisis ayuda a determinar la cantidad de materiales necesarios para ensamblar una cantidad dada de productos terminados.

DacEasy también permite desensamblar ítems. Si es necesario desarmar algunos o todos sus bienes terminados, simplemente se entra el número de ítems que se desea desensamblar y DacEasy hace los ajustes por el usuario.

El módulo de Control de Inventarios también permite ajustes de inventario físico. Esto permite ajustar fácilmente sus unidades Disponibles después de hacer un contéo del inventario físico.

La característica de Asignación de Precios genera automáticamente precios nuevos para ítems del inventario seleccionados. El usuario determina el método para colocar los precios nuevos. DacEasy usa un ajuste en porcentaje o uno en un valor especifico en pesos. Esta característica puede ser usada para subir o bajar de precio sus ítems de inventario.

Requerimientos del Sistema.

Para que Contabilidad DacEasy trabaje correctamente son necesarios los siguientes requerimientos del sistema:

1. Computador IBM PC, PC/XT, PC/AT, PS/2 o algún otro 100% compatible con IBM.
2. Sistema operacional MS-DOS o PC-DOS (versión 3.0 o posterior).
3. 640K, o más de memoria RAM.
4. Por lo menos una unidad de disquete de 360K y un disco duro.
5. Impresora capaz de imprimir en comprimido 132 columnas.

11. Problemática del año 2000.

Definición del Problema.

El problema del año 2000 en los sistemas informáticos o problema Y2K (del inglés Year 2000) es un problema aritmético-computacional que se convierte en un serio problema de negocios y social.

El problema aritmético reside en que muchos sistemas informáticos y dispositivos de control, basados en tecnología microelectrónica, almacenan el año en dos caracteres, lo que conlleva a que para las fechas mas allá del 31 de diciembre de 1999 el mismo se represente como "00" para el año 2001, 02 para el 2002 y así sucesivamente. Esto producirá que se distorsionen los resultados en los cálculos que involucran fechas a partir del 1ero. de enero del 2000.

Es un serio problema de negocios y social porque los computadores hoy en día manejan las informaciones básicas de las empresas, las redes informáticas y de comunicación y los sistemas para el control automático de procesos, tales como líneas de producción en manufactura, dispositivos de seguridad, bóvedas, ascensores, control de tráfico aéreo, dispositivos médicos, controles de generación y despacho de energía eléctrica, etc. Muchos de estos conllevan un riesgo de tipo económico y otros a serios riesgos de vida humana.

Los procesos de negocios están servidos por computadores que poseen bases de datos de clientes, proveedores, inventarios y registros financieros, que representan activos informacionales de alto valor, sin los cuales una organización no podría operar normalmente. Como vivimos en un mundo de redes de intercambio de información, esta problemática, mas que de carácter individual, es de escala global, pues se podrían producir fallas en las operaciones de los negocios, en la cadena de producción, comercialización y distribución de bienes y servicios, a escala nacional y mundial, debido al síndrome del contagio informacional. Si no se corrige el problema, estas fallas producirán grandes pérdidas financieras por la afección de los activos y pasivos empresariales y los intereses de clientes, accionistas y proveedores.

Este hecho ha llamado fuertemente la atención a los gobiernos, organismos reguladores, organismos internacionales, asociaciones industriales y corporaciones; quienes han desplegado extraordinarios recursos y esfuerzos coordinados para su solución.

12. Origen y Entendimiento del Problema.

Desde los primeros días de los computadores electrónicos, los programadores han empleado dos dígitos para representar el año en los campos de las fechas (AA/MM/DD). En los años 60’, cuando este convenio se hizo estándar, la representación de dos dígitos tuvo sentido económico porque ahorró la memoria del computador y espacio de almacenamiento. Aún en los años 80’, pocos creyeron que las aplicaciones que se estaban desarrollando entonces seguirían operando después del año 2000. Por desgracia, esta creencia estaba mal fundada. Aunque muchas aplicaciones recientes se adecuan al año 2000, muchas de ellas continúan operando. Además, el software y hardware ambientales sobre los cuales opera una aplicación pueden no estar preparados para operar luego del cambio de milenio. Suponer que cualquiera aplicación esta preparada para el Año 2000 sin análisis ni pruebas adecuados, plantea considerables riesgos.

El problema del Año 2000 existe porque una representación de dos dígitos (00) del año se interpretará en muchas aplicaciones como 1900, no como 2000, a menos que la fecha o el programa lógico se modifique. Muchos cálculos indicarán que las transacciones han estado abiertas por cerca de cien años o producirán números negativos. Los archivos nuevos pueden que no sean reconocidos como los datos más recientes, originando que los archivos actuales sean borrados o archivados como datos viejos. Estos y otros problemas lógicos y de integridad de data tienen el potencial de causar problemas para el cobro de deudas, el envejecimiento de la información, el calculo de las tasas de interés, etc., y podría perturbar de manera significativa las operaciones comerciales normales. Además, cuando se comparan las fechas, las facturas del cliente pueden cambiar de cargos a reembolsos y viceversa. Todo lo anterior se compila por el hecho de que el año 2000 será bisiesto.

Un año bisiesto es aquel que al ser dividido entre cuatro su cociente o resultado es una cifra entera, es decir, su residuo es cero, existiendo por tanto un año bisiesto cada cuatro años (con 366 días en vez de 365). Esta es una vieja convención que se adoptó cuando el Papa Gregorio XIII creó el calendario gregoriano en el 1582, vigente hoy en día. Pero además, esa misma convención establece que el primer año de cada siglo no es bisiesto, aun siendo este divisible entre cuatro (4), con excepción de cada cuatro siglos a partir del 1600. El año 2000 cae en esta categoría, por ser el 21 un siglo bisiesto (el año base del siglo es divisible entre 400, exactamente), razón por la cual es la excepción de la excepción. Muchos procedimientos computacionales fueron hechos tomando en cuenta que el año inicial del siglo siempre es un año no bisiesto, pero como el 2000 lo es, muchos sistemas no van a reconocer la fecha 29 de febrero del 2000.

Todos estos factores hacen, del Año 2000, un enorme reto. Que la industria comercial tenga la capacidad de aceptar este reto y evitar serios problemas mientras el cambio de fecha ocurre, será determinado por las acciones que tomen las Entidades Comerciales individuales y la comunidad financiera en general entre hoy y el Año 2000. La demora de la solución del problema corre el riesgo de que todas las modificaciones de código, pruebas y otros cambios no puedan hacerse de manera oportuna. A diferencia de la mayoría de los proyectos que conllevan tecnología, el escaso tiempo para que el año 1999 se convierta en el año 2000, hace imposible demorar el acontecimiento y la plena aplicación de acciones correctivas.

El problema del año 2000 no es exclusivo de los sistemas de información. Todo elemento que emplee para su normal funcionamiento un microprocesador, debe ser revisado y certificado. Todos los dispositivos inmersos (como también se les llama a los microprocesadores) son en realidad pequeñas computadoras. Sin embargo, algunas son muy simples si se les compara con una computadora personal. Los dispositivos más simples consisten en un microprocesador único (chip) que a su vez, puede estar integrado a otros microprocesadores dentro de un circuito integrado de una aplicación específica. Los datos de entrada de este microprocesador pueden venir de un sensor cuyos registros de salida se dirigen a un switch o activador que, por ejemplo, posiblemente regule el encendido o apagado de un motor. En sistemas más complejos, el funcionamiento de los microprocesadores inmersos esta regulado por un programa de aplicación, que permite que estos dispositivos ejecuten una función para una aplicación específica. Si bien muchos de ellos no son sensibles a la fecha y por ello no se verán afectados por el problema del Año 2000, otros sí lo son, y la llegada de esa fecha puede ocasionarles problemas serios, o al menos, algunos inconvenientes si no se les corrige antes.

Esto incluye elevadores, semáforos, sistemas telefónicos, generadores, sistemas de aire acondicionado, controles de seguridad electrónicos, faxes, fotocopiadoras, equipos médicos, etc.

Básicamente el problema de la Tecnología de la Información e informático del cambio al año 2000 es la incapacidad de los sistemas, que trabajan de una u otra manera con los denominados Real Time Clock/CMOS Memory (RTC, CMOS, RTC/CMOS) y BIOS, de operar correctamente ante el inminente cambio de fecha, sumados a la incapacidad de algunos: Softwares, Programas de Aplicaciones y Sistemas Operativos que manejan este cambio de fecha.

Dicho en otras palabras el origen del problema 2000 se encuentra en:

1. El uso y costumbre del formato de fecha DD-MM-AA en la vida cotidiana. Tradicionalmente hemos presentado la fecha, tanto en los negocios como en las actividades personales, mediante la convención de dd-mm-aa, sonde por ejemplo, 31-12-98, significa el 31 de diciembre de 1998.
2. Limitaciones tecnológicas. En computación, un byte representa un carácter o símbolo, tal como una letra o un dígito numérico. En las décadas de los 70’, y 80’ había gran escasez de memoria en los computadores por su alto costo y por el poco avance en los dispositivos electrónicos de almacenamiento. De tal manera que, para esa época, representar el año con cuatro dígitos era simplemente un sacrilegio.
3. Falsa apreciación del horizonte temporal. En estas décadas, la gente veía muy lejos la llegada del año 2000 lo que determinó que en las decisiones de negocios y las acciones que se realizaban no se tomara en cuenta el cambio de milenio.

Efecto Crouch-Echlin.

Bautizado con el nombre de sus descubridores, Jace Crouch y Mike Echlin, el efecto Crouch-Echlin es un problema que afecta a los relojes de tiempo real de las computadoras (RTCs) y solo aparecerá, de manera impredecible y esporádicamente, después del 1ero. de enero del 2000.

Una de las tareas que realiza la BIOS en el momento de encendido, es tomar la fecha del RTC y almacenarla en un lugar de la memoria donde el sistema operacional pueda encontrarlo. Las BIOS de las PCs manejan las fechas restando el número de años a partir de 1980 (digamos que este es el año "cero" en la era de la computación personal). De manera que al mostrar una fecha, la BIOS siempre resta 80 a los últimos dos dígitos… excepto cuando la fecha es posterior al 2000. Los fabricantes de BIOS se dieron cuenta muy rápido de este problema y lo resolvieron de manera sencilla, agregando una cláusula "if then" a la rutina de encendido: "if date<2000. Then substract 80, else, go 4_digit_date_routine". O algo así. Lo que nos trae al problema actual.

El RTC se actualiza cada segundo, y mientras se está actualizando, la fecha y la hora están cambiando, de manera que se encuentra en un estado indeterminado. En ese momento, la BIOS no puede leer la información del RTC. El RTC le avisa a la BIOS y ésta se abstiene de leer. El aviso aparece 244 microsegundos antes de que la información cambie para que la BIOS tenga tiempo de decidir si esperar o tomar la información inmediatamente.

Cuando la BIOS tiene que restar 80 años a la fecha que le da el RTC, esta es una operación que dura menos de 244 microsegundos. Sin embargo, cuando tiene que ir a la subrutina de 4 dígitos, el procedimiento gasta algo mas que ese tiempo. Normalmente no hay problema, pero ocasionalmente la BIOS decide chequear la información dentro del margen de 244 microsegundos y si estamos después del 2000, el RTC cambia en medio de la operación. El resultado es que la BIOS lee basura y el sistema operacional arranca con fecha y horas corruptas.

Existen varias curas para este problema. La más básica sería cambiar la manera como la BIOS calcula las fechas. O se podría utilizar un chip RTC con doble bufer para salida. De esta manera no hay peligro que la fecha cambie mientras es leída. Infortunadamente, el efecto Crouch-Echlin fue descubierto recientemente y la mayoría de las motherboards son todavía diseñadas con RTCs sin bufer. Si el mercado pensaba que las recientes Pentium con Windows 98 serían inmunes a los problemas del año 2000, vale la pena una segunda mirada.

Otra solución es revisar la fecha cada vez que se enciende la computadora. Se puede cambiar la fecha si es necesario y esta no causará problemas mientras la computadora esté encendida ya que el efecto Crouch-Echlin solo ocurre con la rutina de inicio, procedimiento manual, pero efectivo. Solo es necesario repetirlo todos los días durante los próximos cien años.

La solución más sencilla para un dueño de PC es instalar una tarjeta con doble bufer que reemplace automáticamente el RTC de la motherborad. De esta manera se solucionan los problemas normales del año 2000 y los del efecto Crouch-Echlin.

El peligro con muchas tarjetas que tienen RTC para los problemas normales del 2000, que no dicen explícitamente que resuelven el efecto Crouch-Echlin, es que de hecho pueden provocarlo.