El Y2K vs. La contabilidad computarizada (página 2)

13. Listado de algunas Areas y Sistemas posiblemente afectados.

Se ha dicho que la dificultad específica de los dispositivos inmersos (microprocesadores) es la identificación de los que presentan problemas. Quizás de 1000 microprocesadores inmersos solo dos o tres serán los que requieran corrección, pero podrían ser estos los que controlan procesos críticos, como regular la activación de un sistema de cargo de intereses a los deudores de un banco. Si alguno de éstos falla puede ocasionar pérdidas económicas muy importantes. Lo difícil es encontrar esos dos o tres microprocesadores y corregirlos. A continuación se presentan una lista a manera de ejemplo, de equipos en los que se pueden encontrar microprocesadores inmersos. Cabe aclarar que para abordar los equipos que comprende la lista que se presenta a continuación en primer término se tiene que discriminar si se trata de equipos con funcionamiento analógico o digital. Si fuere el segundo caso cabe advertir que la probabilidad de falla en la mayoría es muy baja. En primer término se enlistan los que tienen una alta probabilidad de presentar problemas en su funcionamiento por incompatibilidad Año 2000.

• Controladores lógicos programables.
• Equipos de teledimensión.
• Equipo de comunicación inteligente.
• Conmutadores controles.
• Equipo de navegación automática y telecontrol.
• Equipos metereológicos.
• Equipos biomédicos de terapia intensiva y sistemas de sustentación de vida.
• Sistemas de control inteligente.
• Máquinas de control numérico.
• Sistemas de control y adquisición de datos (SCADA).
• Equipos electrónicos para manejo de materiales peligrosos.

Así mismo, se presentan a manera de orientación equipos que al ser identificados con funcionamiento digital pueden contener microprocesadores con baja probabilidad de falla por incompatibilidad del año 2000, tipo de actividad:

• Equipos de Oficina.
• Computadoras.
• Copiadoras.
• Computadoras personales.
• Faxes.
• Computadoras portátiles.
• Teléfonos celulares.
• Agendas electrónicas.
• Cámaras de video fijas y móviles.
• Sistemas de telefonía.
• Sistemas de control de tiempo.
• Correo de voz.
• Equipo industrial.
• Sensores ópticos.
• Sensores de temperatura.
• Sensores de flujo.
• Lectores de código de barras.
• Analizadores de sustancias químicas.
• Válvulas.
• Instrumentos o sistemas de control.
• Sistemas de administración de la producción y de planeación del negocio.
• Sistemas de edificios.
• Aire acondicionado.
• Generadores eléctricos de respaldo.
• Sistemas de administración de edificios.
• Alarmas contra incendios y contra robos.
• Sistemas de circuito cerrado de televisión.
• Cierre de puertas.
• Sistemas de control de incendio.
• Sistema de calefacción y aire acondicionado.
• Elevadores.
• Escaleras eléctricas.
• Sistemas de luz.
• Bóvedas y cajas fuertes.
• Sistemas de control de acceso.
• Sistemas de seguridad.
• Cámaras de seguridad.
• Sistemas de aspersores.
• Sistemas de conmutadores.
• Transporte.
• Automóviles.
• Sistemas automáticos de emisión de boletos.
• Sistemas de control y mando.
• Cámaras, radares, detectores de velocidad.
• Sistemas de supervisión fotográfica.
• Sistemas de posicionamiento global.
• Comunicaciones.
• Conmutadores de teléfonos.
• Sistemas de comunicación por cable.
• Satélite.
• Sistemas biomédicos.
• Analizadores.
• Contadores de radiaciones.
• Desfibriladores.
• Electrocardiógrafos.
• Electromiógrafos.
• Esterilizadores.
• Equipo láser.
• Maquinas cicladoras.
• Monitores de signos vitales.
• Sistemas médicos.
• Ventiladores.
• Unidades integrales de:
• Anestesia.
• Hemodiálisis.
• Tomografía axial computarizada.
• Radioterapia.
• Radiografía tomográfica.
• Radioterapia intracavitaria.
• Hipo-hipertemia.
• Ultrasonografía.
• Radiología ósea.
• Equipo domésticos.
• Microondas.
• Video caseteras.
• VHS.
• Sistemas de calefacción.
• Aire acondicionado, etc.
• Banco y finanzas.
• Cajeros automáticos.
• Sistemas de tarjetas de crédito.
• Etc.

A continuación presentaremos algunas áreas de cualquier empresa que pueden ser afectada por la problemática 2000.

• Sistemas departamentales (Software).
• Contabilidad.
• Contratos.
• Control de créditos.
• Base de datos.
• Distribución.
• Mantenimiento.
• Fabricación.
• Mercadeo.
• Procesamiento de ordenes.
• Nómina.
• Puntos de ventas.
• Ordenes de compras.
• Ventas.
• Seguridad.
• Control de inventario.
• Transporte.
• Depósito, etc.

14. Técnicas recomendadas para la solución del problema.

La problemática Y2K es un problema global; lo tienen todos los países, todos los gobiernos, todos los ciudadanos del mundo que directa o indirectamente dependen para algún aspecto de su vida de los sistemas electrónicos y de computo. Además, la fecha límite para que queden arreglados es fija e inamovible; cada momento que transcurre se acorta el tiempo en la cuenta regresiva para la llegada del año 2000.

En muchos países el problema de la conversión informática se ha considerado como uno de los retos de corto plazo más importantes, por lo que han iniciado acciones inmediatas para enfrentarlo.

Existen en el mercado muchas herramientas y softwares para resolver el problema del año 2000. Cada persona, institución o empresa será libre de elegir el método que más le convenga. A continuación se presentan algunas técnicas principales empleadas para la solución del problema del cambio de milenio.

Antes de determinar cual solución específica aplica a la solución de dicho problema, es necesario tener un inventario de las aplicaciones, con los archivos, programas, interfaces y campos de fecha ubicados y categorizados. Ese inventario se puede hacer yendo desde la aplicación y sus funciones, bajando en el camino los usos que se le da a los campos de fecha. La búsqueda será más o menos complicada dependiendo de la cantidad de aplicaciones de una institución, de su grado de automatización y de la existencia de estándares y documentación.

1. Esta técnica consiste en empaquetar los años mayores de 99 dentro de los dos dígitos existentes en los campos de fecha, empleando dígitos hexadecimales en lugar de los decimales. De ese modo, no es necesario ampliar el tamaño de los registros. Implica añadir lógica adicional a los programas para que puedan interpretar ese formato de fecha, lo que degradaría el "Performance" de las aplicaciones, y eventualmente habría que ampliar los campos a cuatro dígitos.

   Esta técnica es útil en los casos en que los tamaños de registros se acercan a los límites permitidos, o cuando el tamaño físico del archivo se acerca al máximo soportado por el sistema.

   También resulta útil cuando archivos indexados contienen fechas dentro de los campos llave, y los campos llave tienen tamaño limitado.

   La técnica de Compresión parece simple pero no lo es. Implica la revisión de todos los programas que la referencian, para asegurar que no se pierde la precisión. Además, todo programa que emplee el archivo con esa fecha, debe ser alimentado a través de un programa "Puente".

2. Técnica de Compresión.

   Esta técnica consiste en fijar rangos de fechas que abarquen 100 años cada una. Cuando aparece un año, se le asigna un siglo determinado, partiendo del valor numérico del año. Si la ventana elegida es de 100 años, del 1950 al 2049, la lógica a seguir sería que, si el año es inferior a 50, se le añade 2000. De lo contrario, se le añade 1900.

   Esta solución deja intactos los archivos, tanto en cuanto a contenido como a longitud de registros, pero no funciona si los datos han de compartirse con otras aplicaciones o usuarios externos. Por tanto, ha de aplicarse como una solución temporal, o si los programas han de ser gradualmente eliminados y sustituidos por otros (cambio de software).

   Para la mayoría de las empresas, la mejor solución será la de Expansión. A otras podrá parecerles aceptable la de Compresión o de Windowing, y estimarán que deben adoptarlas ya sea por razones de costo, tiempo o imposiciones técnicas. Tanto la técnica de Expansión como la de Compresión implican la construcción de programas intermedios de conversión de archivos al nuevo formato.

   Habrá instituciones que adopten una mezcla de soluciones. Todo dependerá de la naturaleza de sus aplicaciones y la complejidad de su proceso de adaptación.

3. Técnica de "windowing".
4. Programas "Puente".

Los programas "Puente" tienen como misión primordial limitar el impacto de modificar archivos que contienen fechas de Categoría 3, en programas que utilizan dichos archivos, pero que no usan el campo de fecha o no son sensitivos al cambio de milenio.

Un "Puente" es un programa que lee la versión modificada de un archivo, y genera una versión del mismo en el formato anterior.

Con frecuencia los programas "Puente" sirven a programas generadores de reportes, o a programas de interface que pasan data, no relacionada con fechas Categoría 3, a otros programas.

Los programas "Puente" pueden ser temporales, empleados únicamente para permitir que se realice la conversión completa asociada con fechas Categoría 3 después de su fecha de impacto, o pueden ser permanentes, integrándose a los sistemas como intermediarios para que los programas no afectados por fechas Categoría 3 puedan accesar con normalidad los archivos, sin necesidad de modificarlos. En ambos casos, para mantener la naturaleza de su función, deben ser siempre vehículos de una sola vía.

No se puede dejar de insistir en la necesidad imperiosa de que las empresas adopten acciones inmediatas para resolver el problema asociado con los dispositivos inmersos. Los expertos recomiendan que se tomen medidas correctivas cuanto antes y no se deje el problema para el final, cuando quizás ya no se tenga suficiente tiempo para corregir y probar en forma adecuada todos los equipos y sistemas.

Debido a que la identificación, la corrección y la prueba de los dispositivos inmersos implican un trabajo muy complejo y laborioso, las empresas tienen que actuar cuanto antes para lograr terminar todas las fases del proyecto de conversión. Se sugiere abordar el problema de una manera estructurada, con una administración de proyecto rigurosa que, reduzca el riesgo.

El proyecto de solución del problema del Año 2000 va a requerir recursos, cooperación y compromisos por parte de todas las áreas de la empresa. Es por eso que es muy importante que los mandos técnicos y administrativos que tienen injerencia en los procesos críticos del negocio trabajen de manera conjunta dentro en un equipo para llevar a cabo la evaluación y prueba de los procesos.

De igual manera, esta fuerza de trabajo puede ser indispensable no sólo para impulsar el proyecto, sino mientras no se haya nombrado un administrador de éste. Se estima que al menos en este equipo de trabajo deben de estar representados los directores generales de los departamentos de Recursos Humanos, de Compras, de Informática, de Servicios Administrativos, de Administración de Riesgos y de Contabilidad.

• Elaborar una cláusula para los contratos en que se especifiquen de manera clara los estándares de compatibilidad con el Año 2000.
• Se deben nombrar coordinadores de proyecto, ellos serán responsables de organizar las actividades del proyecto en su área. Ellos serán a su vez, el punto de contacto con el administrador del proyecto Año 2000 de toda la empresa.
• Desarrollar un plan estratégico que identifique al menos los siguientes pasos en el desarrollo del programa y sus implantaciones.

1. Es importante que todos los mandos ejecutivos de la empresa estén conscientes de los problemas de los dispositivos inmersos y de su impacto potencial en sus negocios con motivo de la llegada del Año 2000.

2. Concientización.

   Es importante contar con asesoría para proteger a la empresa contra posibles demandas.

3. Coordinación de los aspectos legales.
4. Inventario.

Las empresas deberán evaluar la magnitud y complejidad del problema Año 2000 en los dispositivos inmersos mediante el levantamiento de un inventario de dispositivos inmersos detallado. Este debe comprender la función del dispositivo, la operación que apoya y sus interfaces con otros sistemas.

4. Evaluación.

Una vez que los equipos con dispositivos inmersos han sido inventariados, se deben localizar los acuerdos o contratos que amparan estos productos para poder identificar si los proveedores aun tienen responsabilidad por garantía o por contrato de servicios o mantenimiento. Los equipos y sistemas deberán jerarquizarse dependiendo del proceso en que interviene su operación y de su función dentro de éste, de acuerdo a los siguientes criterios:

1. Primer nivel de prioridad, si el equipo participa dentro de un proceso crítico en de la operación de la empresa y su función es determinante para que éste se lleve a cabo y si además el dispositivo requiere ser convertido o reemplazado.
2. Segundo nivel de prioridad, si el equipo apoya una función importante para el negocio y tiene que ser convertido o reemplazado.
3. Tercera prioridad, si simplemente apoya una función marginal y cuyo reemplazo puede ser pospuesto.

4. Esta actividad implica tres alternativas posibles: reemplazo, retiro o reparación. Para saber por cual optar se requiere, en primer término, identificar al productor o proveedor y contactarlo para transmitirle la información del equipo en cuestión y conocer si es compatible o no; de no serlo, se deberá proceder a contratar el servicio de reparación o reemplazo, en caso de no poder retirarlo. En algunas empresas la comunicación con los proveedores puede resultar un proceso complejo si se trata de una gran variedad de proveedores con distintos equipos cada uno. Si fuese el caso, habría que tener especial cuidado en transmitir la información adecuada a cada proveedor. Se tiene que tomar en cuenta que una vez enviada la información se entra en un periodo de espera hasta que el proveedor entregue la parte o microprocesador correspondiente, para poder proceder a la prueba de funcionamiento del equipo o sistema.

5. Conversión.

   El tiempo y costo que requiere la fase de validación y pruebas revela la complejidad inherente del problema Año 2000. Todos los microprocesadores inmersos convertidos o reemplazados tienen que ser validados y probados de manera muy minuciosa para eliminar la posibilidad de fallas debido a errores encubiertos que se hayan introducido durante la corrección. Se tiene que verificar que la compatibilidad con el Año 2000 funcione en forma adecuada dentro del sistema en que se encuentra integrado el microprocesador. En los sistemas de control por estructuras jerárquicas de componentes, cada uno puede ser vulnerable al problema año 2000 en conjunto o en sincronía con los otros niveles, debido a las formas de compatibilidad de cada uno.

6. Validación y pruebas.
7. Implantación.

Una vez corregidos y/o reemplazados y después probados los dispositivos inmersos, se tienen que integrar al ambiente de producción.

15. La República Dominicana ante la Problemática del Año 2000.

Hoy día existen en nuestro país numerosos sistemas obsoletos en operación. Estos sistemas son particularmente vulnerables al problema del año 2000 por dos razones principales:

1. Eficiencia económica: En la época en que fueron desarrollados estos sistemas, las unidades de almacenamiento de datos eran de capacidad muy limitada y su costo muy elevado, por tanto los programadores intentaban aprovechar al máximo los recursos disponibles utilizando formatos que ahorran espacio. Como la fecha de seis dígitos (dd/mm/aa).
2. Falta de planificación: Realmente el personal técnico no pudo vislumbrar cual sistema de los que fueron desarrollados hacen 15 o 20 años (en algunos casos más) estuvieran operaciones hoy día, es por esto, que no se tomaron las previsiones necesarias para el milenio.

Las instituciones financieras, compañías de seguros, empresas de comunicaciones, empresas de manufactura e instituciones de servicios públicos gubernamentales y cualquier otra empresa que maneje un gran volumen de datos con sistemas "Mainframe" se perfilan como las mas afectadas a consecuencia del milenio, en la República Dominicana.

Dentro de las plataformas informáticas señaladas como de mayor riesgo podemos enumerar: COBOL, PL/1, Asembler, Focus, Nomad, Ramis, Easytrieve, DYL260, DYL280, ADF Y CICS, entre otras.

Por otra parte, hay empresas en nuestro país que todavía utilizan lenguajes oficialmente declarados como muertos (que carecen de soporte y/o actualizaciones por parte de la casa matriz). Un ejemplo de esto es OS/VS COBOL, que fue declarado muerto por IBM hace mas de una década. Las compañías que estén corriendo estos programas no tienen ninguna oportunidad de esperar una solución a la problemática del año 2000 dentro de sus plataformas.

En suma, el problema del año 2000 es real y demanda atención inmediata. En la República Dominicana hay muchas empresas que no tienen recursos técnicos para afrontar el problema. Las organizaciones que no han comenzado a trabajar con el milenio ya están tarde porque tendrán que cambiar la data, los programas, los equipos o todo lo anterior. Es un proceso que toma tiempo y el tiempo se esta, literalmente, acabando.

Medidas de control tomadas por algunas Empresas Dominicanas.

Preocupados por la problemática que nos asecha al acercarse inevitablemente el nuevo siglo (S. XXI) hemos decidido realizar una encuesta con miras a determinar las medidas que han adoptado algunas de las principales empresas dominicanas en el área de Santo Domingo para esperar el nuevo milenio, y que soluciones han buscado a los problemas, que desde ya les está acarreando este acontecimiento.

Dicha encuesta fue elaborada para que sirva de guía a muchas entidades que todavía no se han dado cuenta de las consecuencias con las que pueden verse afectadas.

A continuación presentamos las conclusiones a las que arribamos después de haber estudiado las respuestas de las 25 empresas dominicanas, que tomamos como muestra del universo en la ciudad de Santo Domingo.

Resultados de la encuesta.

1. 

2. ¿Ha organizado la Empresa algún evento o actividad que informe al personal sobre el Problema del año 2000?

   

3. ¿Ha establecido un comité de vigilancia para dar seguimiento al problema del año 2000?
4. ¿Ha evaluado el Departamento de Informática los sistemas y equipos con los que cuenta la Empresa en cuanto a Capacidad para funcionar mas allá del año 1999?

4. 

5. ¿Ha realizado la empresa los resguardos necesarios de todas las informaciones, para enfrentar los posibles problemas que puedan presentarse después de 1999 y continuar con las operaciones de la empresa de manera exitosa?

   

6. ¿La empresa ha realizado pruebas piloto de compatibilidad a los equipos informáticos?
7. ¿Los resultados de estas pruebas pilotos, a nivel de hardware han sido compatibles o no compatibles?

   

8. ¿Han sido las pruebas piloto, a nivel de software, compatibles o no compatibles?

   

9. ¿Ha preparado la empresa un plan de contingencia para enfrentar las posibles fallas en los sistemas computarizadas derivado del problema informático año 2000?
10. ¿Que medidas ha tomado la empresa para enfrentar los posibles problemas que acarrea la llegada del nuevo milenio?

• Actualizar todos los programas que podrían verse afectados con el cambio de siglo.
• Crear conciencia del problema y aceptar el compromiso dentro de la institución.
• Concientización de todo el personal y de nuestros clientes.
• Ejecutar el proceso de adecuación dentro de las arreas que así lo ameriten.
• Elaboración de un plan de contingencia con miras a pruebas internas, simulando fechas futuras, con el objetivo de efectuar posibles errores.
• Solicitar el estatus a todos nuestros clientes y relacionados estratégicos el estatus de sus sistemas frente al año 2000.
• Cambio de hardwares.
• Entrenamiento al personal.
• Buen sistema de backup.
• Cambio del sistema de contabilidad.
• Confirmación escrita de todos los suplidores de las licencias de hardware y software originales (licencias originales) de compatibilidad con el año 2000.

¿Cuenta la empresa con el personal capacitado para enfrentar los problemas que trae consigo el Año 2000?

De acuerdo a las respuestas obtenidas en la encuesta realizada a 25 empresas del país, como muestra del universo, pudimos denotar, que una parte muy considerable se ha puesto en pro de lucha para enfrentar la problemática del año 2000.

A pesar de que muchas compañías no han tomado todas las medidas necesarias, por lo menos se ha preocupado en actualizar su Hardware y su Software, con la finalidad que sean compatibles con la problemática Y2K.

Sin embargo, lo más importante no es actualizar los sistemas y los equipos, sino estar preparados para cualquier imprevisto que pueda ocurrir con la llegada del nuevo siglo. Según los resultados obtenidos en la encuesta nos pudimos percatar que la mayoría de las empresas no se han preocupado por designar un grupo de personas que enfrente la problemática con seriedad, lo que podría acarrear en un futuro perdidas de dinero, y lo más preocupante perdida de información, la cual puede ser vital para la empresa.

Consideramos que nuestro país, a pesar de ser subdesarrollado, algunos empresarios han sabido tomar este problema con notable interés, para que el mismo no afecte las operaciones de sus empresas y con la llegada del nuevo milenio el país no cese en su desarrollo.

16. Problemática 2000 vs. daceasy accounting system.

Módulos de DacEasy posiblemente afectados.

Una de las principales característica del software DacEasy es ofrecernos de una manera oportuna las informaciones que son necesarias para poder tomar las decisiones a tiempo. Es por eso que las fechas juegan un papel muy importante.

Debido a que la problemática del año 2000 radica específicamente en el factor fecha, consideramos que DacEasy es vulnerable a este acontecimiento.

Los diferentes módulos que componen este programa están orientados a ser usados en periodos determinados para así proveernos de las informaciones requeridas en el tiempo deseado. En esta fase del programa es inminente el uso de las fechas, las cuales proporcionan la facilidad de elegir el periodo en el cual se desea introducir al programa las transacciones contables.

Es importante aclarar que aquellas empresas que manejan su sistema de contabilidad bajo el ambiente DacEasy, que utilicen una de las versiones anteriores a la No. 8 y que sus equipos informáticos no sean compatibles para funcionar a partir del año 1999, presentarán problemas en el funcionamiento del sistema con la llegada del año 2000.

Contabilidad General.

El Módulo de Contabilidad General podría ser afectado, ya que este permite definir los movimientos recurrentes, generar las entradas de cada mes, calcular automáticamente las depreciaciones, realizar entradas de ajustes a un periodo ya terminado y otros aspectos como estos que están relacionados directamente con la fecha, hacen a este módulo vulnerable a la problemática del año 2000.

Cuentas por cobrar.

La importancia de este modulo es relevante, ya que por medio del mismo el Sistema permite al usuario obtener un informe de los cobros realizados, una situación actualizada de cada cliente y nos facilita un reporte por antigüedad de las facturas pendientes de cobro; todo esto, hace que la fecha sea un factor determinante para las cuentas por cobrar en la problemática año 2000.

Cuentas por pagar.

La vulnerabilidad de las cuentas por pagar a la problemática Y2K, se mide de igual forma que para el módulo de cuentas por cobrar, puesto que trabaja de la misma forma que este.

Efectivo (Caja y Bancos).

Uno de los módulos más importantes del sistema DacEasy es el de efectivo. El efecto que podría provocar la llegada del nuevo milenio en dicho modulo se reflejaría en la elaboración y aplicación de pagos a proveedores distorsionando los resultados de los estados de cuentas debido a una posible alteración de fechas.

En adición a esto se encuentran las conciliaciones bancarias, que podrían ocasionar discrepancias entre los estados del banco y los de la empresa, así como también distorsión en las fechas de los cargos y créditos bancarios.

Además podemos añadir que los pagos realizados por los clientes se afectarían, de tal forma que los balances de facturas pendientes podrían resultar alterados debido a la aplicación de un pago en una fecha que podría ser cambiada por el sistema.

Facturación.

El módulo de facturación también juega un papel importante en DacEasy, debido a que por medio del mismo el usuario puede desarrollar con mayor rapidez y exactitud el proceso de ventas.

El nuevo milenio puede afectar él modulo de facturación provocando cuantiosas consecuencias, las cuales se verán reflejadas en el estado de situación del cliente; ya que un cambio de fecha en el registro de cualquier transacción que afecte este modulo puede arrojar resultados positivos o negativos.

Compras.

La fecha es sumamente importante en la ejecución del modulo de compras debido a que las transacciones realizadas en dicho modulo provocan cambios en otros módulos los cuales afectan los resultados de las operaciones.

Inventario.

De acuerdo al sistema de valuación de inventario que se utilice en una Empresa X, de esto dependerá la incidencia que tenga la llegada del 2000 en el módulo de Inventario.

Consecuencias.

La Problemática del año 2000 traerá consecuencias de índole financieras, económicas, tecnológicas y sociales.

A pesar de que existe conciencia de la seriedad del problema del año 2000, en muchas organizaciones aún no se ha podido evaluar el efecto potencial que puede tener en las operaciones de una empresa. Se sabe que en ningún caso, aquellas empresas que empezaron a resolver el problema desde hace tiempo, han revelado que sobre estimaron los recursos requeridos en su proyecto año 2000. "El problema siempre ha resultado ser mayor, peor y más costoso de lo que cualquiera hubiera imaginado en un principio". La mayoría de los analistas recomiendan que se tomen acciones cuanto antes, para poder dejar un período de tiempo considerable para la implantación y las pruebas.

Las organizaciones que empezaron a resolver el problema con oportunidad, han demostrado que el contar con un margen de tiempo, les ha permitido identificar estrategias para reducir costos e incorporar beneficios agregados dentro de las soluciones. Lo que les ha dado cierta flexibilidad en la toma de decisiones es contar con tiempo para evaluar alternativas.

Debemos considerar también, las consecuencias de índole legal que les podría acarrear el problema informático año 2000. En primer término se debe distinguir entre el riesgo legal que una organización o empresa puede tener de ser demandada por incumplimiento debido a la falla de sus sistemas y la otra son las medidas que se pueden tomar con relación a los proveedores o distribuidores de equipos.

El riesgo de una demanda por falla en los sistemas puede ser por incumplimiento de contrato, demandas laborables, presentación irreal en los balances de los estados de cuentas de los clientes y/o proveedores, distorsión en los balances de las cuentas de los estados financieros, distorsión en los cálculos de las cuotas impositivas, etc.

Estas consecuencias se ven más claras cuando tratamos de analizar detalladamente cada uno de los módulos que conforman el sistema de contabilidad DacEasy. Es probable que al momento de un usuario ejecutar en el sistema el pago a un proveedor el mismo pudiera aparecer con un balance sobre-valuado o sub-valuado lo que traería como consecuencia un posible litigio judicial; esta misma situación se presentaría si fuese el caso de un cobro hacia un cliente.

Son impredecibles las consecuencias que podría acarrear la llegada del nuevo milenio. Tanto así, que nos pudiéramos sorprender cuando al momento de encender nuestro sistema computacional, en las empresas en las cuales laboramos, nos encontremos con la sorpresa de que el sistema no funciona. Lo cual traería como consecuencia funesta o trágica la paralización parcial o total de todo el sistema computarizado de la empresa, la perdida de información importante, y por ende el cese de las operaciones contables de la misma.

Y como reza la frase popular: "Una consecuencia acarrea la otra". Esto quiere decir, que al cesar las operaciones contables de la empresa implicaría el paro de las actividades que se realizan ordinariamente, tales como: compras, registros, pagos o cualquier otro servicio o actividad que ofrezca la empresa.

En el caso de que una empresa posea un sistema computarizado de contabilidad (Software) compatible con la problemática 2000, pero que la misma trabaje con aparatos tecnológicos no compatibles (Hardware), esta empresa se verá afectada de la misma manera que se verá una empresa de la misma índole, pero que su Software no sea compatible, y su Hardware sí.

Muchos se sorprenderán cuando al tratar de realizar una operación bancaria, el sistema del banco con el cual trabajan presente unos balances en contra o a favor del usuario. Esto traería como consecuencia la inestabilidad en la realización de los desembolsos, ya que no se tendría con precisión el estado de liquidez real de la empresa. Otra consecuencia sería que la empresa dejará de obtener beneficios por una actividad dejada de realizar a causa de la misma inestabilidad.

Una consecuencia que podría ocurrir y acarrear problemas a la empresa es la pérdida de clientes por el constante error en los precios, debido a que el sistema automáticamente realiza un arrastre de los mismos del módulo de inventario, el cual, en ese momento, podría estar funcionando incorrectamente, ya que al introducir la fecha a la factura la interface realizada interpreta una fecha equivocada y arrastra un precio correspondiente a un periodo no vigente.

De la misma manera se podría ver afectado el módulo de cuentas por cobrar, ya que la fecha es imperativa en el desarrollo de la gestión de esta actividad. Podría ocurrir el caso que el encargado de cuentas por cobrar desee enviar los estados de cuentas a los clientes morosos como medida para eficientizar el cobro; pero al ejecutar dicha operación el sistema altere los balances debido a que realizó una inadecuada interpretación de la fecha y presentó, en los estados, cuentas saldadas como balances pendientes de cobro.

Sin embargo, la empresa no sólo se verá afectada porque su sistema computacional no le funcione, también se verá afectada porque el sistema de sus clientes no funcione o funcione incorrectamente. Tal podría darse el caso de que los clientes llamen a la empresa diciendo que la contabilidad no les funciona, que no saben por donde andan y que tendrán que retrasar los pagos.

Podría darse el caso, también, de que los controles programados de los sistemas funcionen incorrectamente, provocando consecuencias desastrosas y cuantiosas para la empresa. Este podría ser el caso de una empresa que desee presentar a la renta el pago del ITBIS (Impuesto sobre la transferencia de bienes y servicios industrializados), así como también, el pago por la retención a los empleados en su función de Agente de Retención.

No hay duda alguna de que si el Hardware es importante en el funcionamiento de un sistema de cómputos, el Software también lo es. Es por esto, que las empresas deben contar con un software de contabilidad que le garantice el buen funcionamiento de las operaciones antes y después de la llegada del nuevo milenio.

Las empresas deben tener pendiente, al momento de cualquier falla en el sistema o en los equipos, que los proveedores de los mismos tienen la responsabilidad, en caso de garantía, de proveer la solución a cualquier problema presentado por el equipo o por el software, y a la vez reponer cualquier daño o pérdida ocasionado por la falla de los mismos.

Posibles soluciones.

DacEasy Accounting System es un software que reúne todas las condiciones necesarias para trabajar bien; pero es importante resaltar que no todas las versiones de este software son compatibles con la problemática Y2K. Unicamente las empresas que actualicen las versiones a la No. 8 o la No. 9 estarán listas para seguir funcionando sin problemas.

Las Versiones 8 y 9 de DacEasy ofrecen a los usuarios seguridad en cuanto al soporte de las fechas para el año 2000, esto garantiza que el sistema realice las interfaces entre los diferentes módulos sin arrastrar ningún problema de fechas; proporcionando a la empresa una vía de eficientización en las operaciones contables y administrativas.

También es importante aclarar que las empresas deben contar, no sólo con un software actualizado, sino también con unos equipos que sean compatibles con el nuevo milenio.

Además deben contar con un personal capacitado y actualizado profesionalmente con la problemática. Así de esta forma garantiza que la empresa continúe desarrollando sus operaciones de manera normal.

Aún la empresa halla realizado las actualizaciones de lugar, esta debe realizar un plan de contingencia para asegurarse que los datos e informaciones importantes estén disponibles en cualquier momento a pesar de las fallas que puedan presentarse por culpa del sistema o los equipos. Este plan debe incluir además, estrategias para que la empresa pueda sobreponerse ante cualquier perdida económica causada por este mismo problema. Así, esta asegurará que seguirá funcionando normalmente a pesar de la llegada del año 2000.

17. Recomendaciones

1. Establecer un plan de comunicación en toda la empresa para informar a los empleados sobre el problema, lo que la organización esta haciendo al respecto y el rol que jugarán en el proceso de corrección.
2. Buscar ayuda calificada para auxiliar a sus equipos de trabajo en la evaluación, planificación y solución del problema del año 2000.
3. Realizar un estudio exhaustivo de todo el patrimonio informático (equipo, programas, datos y métodos) en sus sistemas computarizados.
4. Desarrollar un plan de acción, ya que debido al tamaño, costo y complejidad de este problema la formulación de un plan de acción o un plan de contingencias es esencial.
5. Revisar el nivel de riesgo de acuerdo a los sistemas y sus funciones en la organización.
6. Formar un equipo de trabajo para respaldar los esfuerzos por solucionar el problema.
7. Establecer un programa de evaluación, pruebas, cambios y arreglos en orden a sus prioridades.
8. Verificar si los programas y los equipos poseen garantías, para así obtener la reparación o sustitución de los mismos a menor costo.
9. Certificar los equipos y software de la empresa, para minimizar el impacto de la llegada del nuevo milenio.

18. Conclusion

La problemática Y2K encierra todo un ámbito de preocupaciones en el ámbito mundial. La República Dominicana no escapa de este dilema, ya que al igual que todos los países del tercer mundo se inserta dentro de lo que es el comercio internacional, y se ve encaminada a un crecimiento continuo, en miras de alcanzar un desarrollo al mismo nivel de los países del primer mundo.

Los avances tecnológicos han formado parte de las etapas de desarrollo de los países modernos y capitalizados desde hace muchos años. Estos avances tecnológicos son los que han ocasionado muchos de los cambios por los cuales, hoy día, atraviesan muchos de los países subdesarrollados en busca de alcanzar una mejor forma de vida y ofrecer a sus ciudadanos unas mejores oportunidades de progreso.

La República Dominicana encamina sus esfuerzos hacia la modernización. Forma de vida que exige de sus habitantes muchos esfuerzos en cuanto a educación, economía y formación cívica. Nuestro país tiene como una de sus metas principales, desde hace varios años, la consecución de la compatibilidad de sus sistemas computarizados con la problemática Y2K.

Según hemos analizado, la República Dominicana tiene ventajas sobre otros países, que todavía, no se han puesto en sintonía con los cambios tecnológicos que exige la llegada del nuevo milenio. Se han realizado pruebas, tanto en el ámbito de Software como de Hardware, en las principales empresas gubernamentales, de compatibilidad y se han obtenido resultados positivos.

Por otro lado, las principales empresas privadas que han tenido que ver mucho en el desarrollo tecnológico de nuestro país también se han preparado para recibir el nuevo milenio realizando cambios en sus equipos y actualizando sus sistemas.

Muchas empresas, las cuales no tienen sistemas computarizados de infomación, piensan que no van a ser afectadas por esta problemática. El problema para ellas es mucho peor, pues no se dan cuenta que, aún sin poseer dicha tecnología se verán, quizás, más afectadas que otras que sí la poseen y que, posiblemente, serán afectadas por el "MAL DEL SIGLO".

El mayor obstáculo que tenemos es que la mayoría de las personas piensan que es un problema sencillo de resolver y que por consiguiente es un problema sencillo. Seis posiciones y ocho posiciones es todo el problema, que sencillamente agregando dos dígitos para la cantidad del milenio se resuelve; pues esto es incorrecto.

No existe la solución total y completa del problema; para arreglar el problema tendrían los programadores que retroceder a cada una de las líneas de código y revisar los campos de fecha, considerando las cantidades de sistemas operativos, los millones de software programados y los billones de chips integrados que utiliza nuestra sociedad, dependiendo en gran parte de ellos.

Lo ideal para el 31 de diciembre de 1999 a las 11:59 p.m. es "Prepararse para lo peor y esperar que ocurra lo mejor".

19. Bibliografía

1. Universidad APEC, "REGLAMENTO PARA CURSO MONOGRAFICO DE EVALUACION FINAL", UNAPEC, Santo Domingo, 1994.
2. Peña, Ramón. "DAC EASY ACCOUNTING CONSULTA AL INSTANTE". Star Editora, S.A., 1era. Edición, Santo Domingo, 1998.
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4. Tamames, Ramón, Et. Al., "DICCIONARIO DE ECONOMIA Y FINANZAS", Ed. Alianza, S.A., Madrid, 1996.

5. Guajardo, Gerardo, Et. Al., "CONTABILIDAD", MacGraw-Hill, México, S.A.,
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7. Comisión Interinstitucional año 2000, "NORMATIVAS PARA ENFRENTAR EL CAMBIO DE MILENIO EN EL SISTEMA FINANCIERO NACIONAL", Banco Central de la República Dominicana, Santo Domingo, 24 de febrero de 1998.
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14. Lic. Victor Herrera. "Auditoría Computarizada". Curso Monográfico, Módulo III. UNAPEC 1999.

Elaborado por el Lic. Ramón Bastista Peña, 24 años de edad. Lic. en Contabilidad y Catedratico Universitario de la Universidad APEC, en Santo Domingo.

El año 2000 plantea un importante desafío para las instituciones tanto comerciales como financieras, porque muchas aplicaciones automatizadas cesaran de funcionar normalmente como resultado de la manera en que se han manejado históricamente los campos de fecha. De no enfrentarse este problema, de manera oportuna, ocasionaría que estas instituciones experimenten problemas operacionales o incluso la paralización de sus actividades, y podría ocasionar la perturbación de los mercados internacionales.

Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como muchos lo llaman) han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas, proporcionando así información oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta característica ha permitido a los ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por lo que han creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que brindan los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de Contabilidad Manual, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores.

A través de todo el contenido de nuestro trabajo, trataremos de explicar la Problemática del año 2000 frente a los Sistemas de Contabilidad Computarizados, como están enfrentando los empresarios este problema, y cuales medidas se están tomando para combatir este inevitable acontecimiento.

Autor:

Ramón Batista Peña