Comunicación gerencial: la comunicación escrita (página 3)

 Una vez aprobado esto se procede con el quemado de las planchas, que es muy semejante al cromachek; sólo que en su lugar se utilizan polímeros fotosensibles (clisés). De esta manera se obtienen los diferentes grabados y tramas que se necesitan para el proceso final de Flexo-Impresión.

 Montaje: Exactitud y precisión. Los clisés o cireles adecuadamente acabados, son medidos en espesor para ver su uniformidad. Visto esto, se procede a la colocación de los mismos en los cilindros o camisas a usarse en las máquinas flexográficas. La precisión de éstos debe ser total, el mínimo error podría causarnos una mala sincronización de colores al momento de la impresión. Estamos seguros de la capacidad de nuestros montadores, pero somos conscientes que las necesidades de nuestros clientes son lo primero; por ello, hacemos uso de una montadora micropunto / sacaprueba.

Matizado: Poniéndole color a la vida. El matizador es la persona encargada de proporcionar la tinta en los colores y tonalidades necesarios, mediante el uso de las pantoneras y colorímetros debidamente calibrados. A su vez, determina que tinta es la más apropiada para su utilización, con respecto a productos de impresión interna o externa.

Flexo – Impresión: Tecnología y destreza. Esta es la última etapa en cuanto a impresión se refiere, para ello contamos con flexo-impresoras de cuatro, seis y hasta ocho colores; que complementadas con el personal calificado nos permiten entregarle un producto de la más alta calidad de imagen en el menor tiempo posible.

Control de calidad: Exigencia al 100%. El minucioso control que es aplicado en los diferentes procesos de producción, hacen de Plaskasa una de las más competentes en la industria plástica. La experiencia obtenida a través de los años, es la base para garantizarle una óptima calidad en sus productos.

Laminado: Uniendo nuestras fuerzas. Una vez que el producto impreso es destinado a esta área, se procede al laminado, que es la unión de dos o más láminas, por lo general una lámina impresa con otra(s) sin impresión mediante un adhesivo. Una vez pegados, el producto debe estar en reposo por un tiempo mínimo de tres días , para asegurar así la perfecta adhesión entre éstas láminas. Un envase laminado posee varias virtudes, como por ejemplo: mayor resistencia en el uso, prolongado tiempo de conservación del producto envasado, etc.

Corte: Proporciones justas a su medida de trabajo. Los rollos de los productos en proceso salidos de extrusión, impresión y laminado, son llevados a esta área para darle la medida final en el ancho, sentido, tensión de corte y díametro exacto; además se corrigen otros defectos que pueda presentar el producto final, llámese mala tensión, encartuchamiento y telescopeo. Nuestras refiladoras pueden alcanzar una velocidad de corte de 400 metros por minuto.

Sellado: El toque final. Este es el último proceso a darse en nuestra planta, la capacidad instalada para sellar diferentes tipos de materiales ( polietileno, polipropileno y bopp ), la variedad de selladoras para diferentes tipos de sellos ( fondo, lateral, parche con troquel, t-shirt, etc. ) y nuestros selladores debidamente capacitados, garantizan que su producto será entregado, según sus requerimientos, tanto en cantidad como en calidad.

8. Objetivos de la Empresa.

Investigar el mercado con respecto a los canales de distribución de este negocio son de carácter directo porque es indispensable lograr el contacto con el cliente para llegar de esta manera a un acuerdo en el precio, forma de pago y punto de entrega. 

Desarrollar un plan estratégico para ampliar la producción y lograr satisfacer la demanda del Mercado internacional.

Reclutar 80 vendedores mas, para asi lograr atender la creciente demanda.

Desarrollar nuevos planes de adiestramiento, ya que existen nuevas normas de higiene y seguridad industrial, y así lograr reducir la cantidad de accidentes de trabajo. 

9. Políticas de la Empresa.

La forma de pago es por depósito a cuenta, o con cheque de gerencia únicamente.

El envío se efectúa al momento de recibir el depósito, cuando se envía el pedido, se les manda una copia de la guía de embarque por e-mail, para que ustedes certifiquen que ya se efectuó dicho envío y puedan darle seguimiento al paquete con los de la mensajería. 

La empresa suministrara a los empleados del adiestramiento necesario para el manejo de los equipos de extrusión y sellado.

La empresa proporcionara a los empleados del material adecuado para la ejecución de sus actividades.

12. Descripción General de los procesos.

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:

Esta unidad tiene a su cargo la captación y desarrollo del personal de la organización con el fin de competir con éxito de forma sostenida en el tiempo, a través de planes, procesos y prácticas alineadas con la estrategia organizacional de creación de valores.

Así mismo, apoyar a las unidades operativas en el proceso permanente de adaptación a los diferentes mercados en la búsqueda de la máxima competitividad en cada uno de ellos.

De igual forma garantizar que todas las personas de la organización puedan aplicar eficientemente todas sus capacidades individuales, obteniendo el máximo provecho de éstas, mediante un conjunto de políticas y esquemas de gestión que además contribuyen a que las personas se sientan más integrada, motivadas y comprometidas con los objetivos de la organización.

UNIDAD DE COMPRA-VENTA:

La unidad de compra y ventas desempeñan la actividad principal de toda organización, de ella depende que la cartera de clientes y proveedores sea cada vez mayor.

Esta unidad elabora las políticas de ventas y compras, que ayudan a prever las condiciones de contratación de manera de favorecer la optimización de los planes de producción.

Su objetivo es establecer y afianzar los contactos en primer término con los clientes, siendo el responsable de identificar cabalmente sus requerimientos y plasmarlo adecuadamente en la orden de producción y en un segundo término con los proveedores quienes suministran la materia prima adecuada que le ayudara a la fabricación de un producto de calidad.

Por otra parte la unidad tiene la responsabilidad de vigilar el funcionamiento adecuado de la red de distribución de manera que los productos no se deterioren antes de ser adquiridos por el cliente.

La unidad de ventas-compras se encarga además de la identificación precisa de la demanda, con el objeto de ayudar a la optimización de la planificación y programación de los procesos productivos.

Cada una de estas actividades conllevan a que la unidad este en la capacidad de sistematizar la actuación de la competencia, a fin de retroalimentar las políticas de precios y financiamientos ofrecidas por la organización a los clientes.

UNIDAD DE TRANSPORTE:

La unidad de transporte tiene como función la administración de su personal, dentro del cual están los chóferes y mecánicos, así mismo la coordinación y elaboración de convenios con otras empresas que facilitan los procesos de distribución a nivel nacional.

Como estrategia fundamental la unidad coordina sus operaciones con el resto de las unidades departamentales lo que le garantiza el éxito de sus gestiones. 

A su vez dicha unidad elabora los cronogramas de mantenimiento y reparación de las unidades móviles, que son utilizadas para cumplir con el objetivo del departamento, que no es más que la distribución eficiente y efectiva del producto que es elaborado por la empresa.

UNIDAD DE CONTRALORÍA Y TESORERÍA:

Esta unidad tiene a su cargo la responsabilidad de la medición, identificación, acumulación, análisis, preparación, interpretación, y comunicación de la información financiera que será utilizada por la administración para planear, evaluar y controlar dentro de una organización.

Así mismo se encarga de preparar los informes financieros que serán utilizados por la gerencia para la toma de decisiones dentro de la organización.

La unidad de contraloría y tesorería al igual que las demás unidades de la organización tienen sus funciones específicas, dentro de ella se manejan los registros contables que requieren realizarse para que la empresa pueda operar. Las operaciones más comunes realizadas en esta unidad son: el registro de nómina, registro de compra de materia prima y venta de productos, así como también cálculos de costos, gastos e impuestos y elaboración de estados financieros que serán utilizados por la gerencia.

Por otra parte maneja las relaciones con los inversionistas, trámites bancarios, créditos y cobranza y administración de riesgos, las cuales son claves para una organización. Esta unidad es el centro de los asuntos financieros y operativos de PLASKASA, ya que maneja en lo ámbito contable, donde se da a conocer la situación económica de la empresa.

GERENCIA DE OPERACIÓN. UNIDAD DE PRODUCCIÓN:

La unidad de producción es una de las más complejas, ella involucra la esencia de la organización como es, la fabricación de un producto que satisfaga las necesidades de los consumidores.

En efecto un producto necesita de un procedimiento específico, el cual debe tomar en cuenta la capacidad de producción de la organización, para ello la unidad maneja la preparación de planes donde se establecen los lineamientos relativos a la orientación de los procesos de cambio que se deben generar en las operaciones, así mismo, emplea los programas de producción los cuales constituyen un conjunto de objetivos y acciones orientadas a la ejecución de las normas contenidas en el plan.

Es importante destacar que para llevar a cabo un proceso de producción, debe analizarse la combinación de las maquinarias ya que permite, disminuir los costos de producción, desperdicio de tiempo y materia prima, además ayuda a la entrega a tiempo del producto terminado.

El diseño del producto también forma parte de las operaciones realizadas por esta unidad, donde se describe y especifica las características y exigencias del cliente, en el momento de confección del producto.

La unidad de producción realiza los cronogramas de mantenimiento de las maquinarias lo que permite prever posibles anormalidades en el funcionamiento de los equipos. De igual forma tiene a su cargo el análisis de los inventarios físico, donde se verifican las existencias en almacén ya sea de la materia prima para determinar los pedidos (ordenes de compras) que deberán efectuarse para el abastecimiento de la misma, o bien de los productos terminados la cual define la capacidad para atender las necesidades del mercado.

Otras de las actividades de esta unidad es la evaluación de existencias de repuestos y herramientas, lo cual respalda los cronogramas de producción para evitar la paralización del proceso productivo por escasez de piezas o utensilios.

Así mismo se llevan a cabo registro de las operaciones diarias del departamento, utilizadas para descartar cualquier falla que impida el buen funcionamiento de las maquinarias.

UNIDAD DE MANTENIMIENTO:

El mantenimiento es una de las variables claves para garantizar que la empresa produzca de manera eficiente y efectiva, colabora a que el funcionamiento cotidiano se ejecute adecuadamente sin impedimento alguno, garantizando la disponibilidad de los equipos.

Para cumplir con lo anterior la unidad realiza los distintos cronogramas que son elaborados por los departamentos lo cual, será esencial para la oportunidad de entrega de la materia prima y por ende del producto terminado.

Un mantenimiento adecuado permite además, que las maquinarias estén calibradas y en buenas condiciones para producir, así mismo disminuye los costos y proporciona condiciones de seguridad laboral favorables, asegurando un trabajo de calidad.

La unidad de mantenimiento para cumplir eficazmente con sus funciones realiza una revisión periódica a los libros de anormalidades de equipos, los cuales son llevados por la unidad de producción en donde se registran los posibles defectos que se detectan, esto coopera con un ritmo de trabajo fluido y sin sobresaltos.

UNIDAD DE CONTROL DE CALIDAD:

El objetivo central de esta unidad es garantizar que los procesos realizados por la organización conduzcan a la elaboración de un producto o prestación de servicios que satisfagan realmente las necesidades y expectativas de sus clientes internos y externos.

Esto implica que todas las funciones y procesos de la organización operen en conjunto con el fin de lograr un mejoramiento continuo de los bienes y servicios que en ella se ofrecen. Al respecto la empresa debe demostrar su compromiso en todos los niveles jerárquicos, con el objeto de lograr las metas establecidas.

La unidad de control de calidad se encarga de la supervisión de las actividades que se realizan en cada uno de las divisiones, esto ayuda a que la operatividad de la organización sea efectiva.

Para ello es necesario que la unidad, elabore una planificación donde se establecen los requisitos o características a controlar en cada una de las unidades, estableciendo políticas y estrategias que luego a través de métodos de control son revisadas, identificado así cualquier falla que pudiera afectar el sistema.

Otra de las funciones, es la verificación del proceso productivo la cual es llevada mediante la supervisión de todas y cada una de las etapas de procesamiento del producto, con el objeto de hacer los ajuste pertinente para evitar cualquier defecto; esto en función de que resultados obtenidos sean 100% confiables.

13. Descripción del Procedimiento

1.       Proceso de mantenimiento de estaciones de trabajo defectuosas.

Paso 1: Se hace una requisición al departamento de soporte técnico. Paso 2: El Técnico (ingeniero en computación) examina los componentes del computador. Paso 3: Solicita al gerente de mantenimiento las piezas. Paso 4: El gerente de mantenimiento hace una revisión del inventario para ver si las piezas se encuentran en existencia. Paso 5: De no existir las piezas elabora una orden de compra para las piezas necesitadas. Paso 6: Se entrega orden de compra al motorizado para que proceda a ubicar las piezas. Paso 7: El motorizado entrega las piezas nuevas en el departamento de mantenimiento. Paso 8: El auxiliar contable registra la factura en la contabilidad. Paso 9: El gerente de mantenimiento le hace saber al técnico que las piezas están en existencia. Paso 10: El técnico procede a cambiarlas. Paso 11: Se revisa que no falte nada y que todo este en orden. Paso 12: Fin del proceso.

14. Descripción General del Proceso 2.

Proceso de ensamblaje de una maquina de soldar.

Paso 1: El técnico de mantenimiento ubica un lugar acorde con lo requerimientos donde instalar la maquina. Paso 2: Se le realiza un mantenimiento preventivo a la maquina. Paso 3: El electricista establece las conexiones eléctricas pertinentes. Paso 4: El técnico de mantenimiento hace una revisión de las piezas que conforman la maquina de soldar, si falta alguna se pide al almacén de mantenimiento. Paso 5: El técnico de mantenimiento ensambla la maquina de soldar. Paso 6: El electricista revisa que la instalación eléctrica este correcta, de no ser así realiza los ajustes pertinentes.  Paso 7: El técnico de mantenimiento revisa que la maquina este ensamblada e instalada correctamente, de no ser así se reinicia todo el proceso. Paso 8: Fin del proceso.

15. Descripción General del Proceso 3.

Proceso de solicitud de crédito a entidades bancarias. Paso 1: El cliente recolecta la información requerida y emite una solicitud de crédito. Paso 2: Los datos son recibidos, estudiados y verificados por la unidad de contraloría y tesorería. Paso 3: Contraloría elabora un informe de crédito en base a los datos verificados. Paso 4: El informe es enviado y recibido por la gerencia de administración y finanzas para tomar la decisión, la cual de ser negativa, los datos son revisados nuevamente. Paso 5: Al aprobarse la solicitud, la gerencia de administración y finanzas definen las políticas y normas a seguir por el cliente. Paso 6: La gerencia elabora el contrato y se le entrega al cliente. Paso 7: Fin del proceso.

16. Descripción General del Proceso 4.

Proceso de transporte.

Paso 1: Se toma la orden de transporte. Paso 2: Los operarios del almacén ubican los productos terminados solicitados. Paso 3: Los operarios del almacén embalan la mercancía de una forma adecuada para que no se estropee en el camino al cliente final. Paso 4: Se determina la ruta a seguir por el transporte. Paso 5: El pedido se lleva al camión repartidor. Paso 6: Se firma la orden de salida. Paso 7: Fin del proceso.

CONCLUSIÓN

Se puede concluir que los manuales de procedimiento son fundamentales para los procesos de una empresa, ya que sin ellos se pierde tiempo muy valioso, al igual que se desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como humanos.

El dominio de las herramientas de diagnóstico, como son los flujogramas, es muy importante que lo tengan claro los gerentes de procesos, ya que es la que mas usada para dicha tarea, al igual que los diagramas de procesos. 

Esto desarrolla conciencia para la alta gerencia, para que implante programas de entrenamiento en los diferentes departamentos (especialmente en recursos humanos) de capacitación en la elaboración de los manuales de procedimientos, para así poder tener una guía en caso de que falle algo en el proceso productivo, ya que ese es el propósito fundamental de su elaboración. Esperemos se den cuenta del tesoro tan invaluable que son para cualquier organización.  

Los Boletines

Los boletines, se definen como publicaciones periódicas sobre un determinado campo del saber.

Ejemplos de Boletines

Las Entrevistas

La Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada, teniendo un propósito profesional.

Presupone la existencia de personas y la posibilidad de interacción verbal dentro de un proceso de acción recíproca. Como técnica de recolección va desde la interrogación estandarizada hasta la conversación libre, en ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que han de orientar la conversación.

Otra definición sencilla sería:

La Entrevista es la comunicación interpersonal establecida entre investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el tema propuesto.

    EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.

    EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista.

Estructura de las Entrevistas:     

La entrevista de trabajo suele habitualmente estructurarse de la siguiente forma:

Saludo / Bienvenida. Es habitualmente el primer contacto personal entre el candidato y el entrevistador.

• Conversación inicial
• Introducción
• Preguntas del entrevistador / Respuestas del candidato
• Cierre o Despedida

 Después de haber pasado sobre todos los puntos anteriores, solo nos queda mencionar qué hacer en el momento de la despedida de la entrevista.

 La entrevista estará a punto de finalizar, a punto de llegar a su fin cuando nos hagan preguntas sobre si deseamos formular alguna pregunta, si tenemos alguna duda que queramos resolver.

 Siempre que tengamos alguna duda sobre el proceso de selección, las funciones del puesto, el lugar de trabajo, etc.  este es el momento idóneo para la realización de esas preguntas. De esta forma, podemos demostrar el entusiasmo por el puesto de trabajo.

 Ventajas:

·         La Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos desde el punto desde el punto de vista de las ciencias sociales, para averiguar

·         La información que el entrevistador obtiene a través de la Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuesta escrita

·         Su condición es oral y verbal.

·         A través de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.

La ventaja esencial de la Entrevista reside en que son los mismos actores sociales quienes nos proporcionan los datos relativos a sus conductas, opiniones, deseos, actitudes, expectativas, etc. Cosas que por su misma naturaleza es casi imposible observar desde fuera.

Desventajas:

·         Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.

·         Se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o científico.

·         Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real.

·         Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas.

·         Existen muchos tema tabúes entre las personas, algunos de los cuales producen rechazo cuando se trata de responder preguntas concretas, como por ejemplo temas políticos sexuales, económicos, sociales, etc.

Importancia

La entrevista de selección sirve fundamentalmente para:

·         Determinar si es adecuado el candidato para el lugar de trabajo que se precisa cubrir. Complementar la información obtenida mediante el currículum y las pruebas psicotécnicas para proporcionar a la empresa información sobre la personalidad, actitudes y motivación del entrevistado. Hay que destacar la importancia de la motivación a la hora de encontrar un lugar de trabajo. Así pues es importantísimo: querer encontrar un  trabajo, la motivación que se demuestre y se tenga hacia el trabajo, la voluntad y el interés por aprender, etc.

·         Proporcionar información al solicitante sobre las características del lugar de trabajo, de la organización, de la remuneración, de las personas con las que tendrá que trabajar, etc.

·         Buscar los elementos importantes de la persona que estén relacionados con el lugar de trabajo y con la organización.

·         Con cada entrevista se busca obtener una información que permita establecer dos hipótesis generales.

·          Si el/la candidat@ será capaz de desarrollar la función en el lugar de trabajo

 Si encajará dentro de la organización.

Ejemplo de Entrevista:

En el colegio la supervivencia depende de la intuición

A Sergio Vilelan (25) hay que seguirle la pista. Su primer libro El Cadete Vargas Llosa publicado por la editorial Planeta y prologado por Alberto Fuguet lo han convertido en uno de los escritores más interesantes de no ficción. Actualmente es sub-editor de la revista Etiqueta Negra. Lo que sigue es su testimonio sobre el primer día de clases. Una historia de adaptación y supervivencia.

Por Daniel Flores Bueno

¿Cómo recuerdas tu primer día de clases en el colegio?

No creo que haya existido en el mundo ningún niño más llorón que yo. Estuve tres años en el nido y todas las mañanas, cuando cruzaba la puerta, me ponía a chillar. Nunca terminé de entender el porqué de mi terror, aunque si recuerdo que hasta mis compañeros se acostumbraron a mi ritual diario. Y a veces algún solidario se sumaba. Cuando entré al colegio toda mi familia apostó que volvería locos a los profesores con mi costumbre. Pero me curé. Llegué a mi casa tras el primer día de clases y todos me preguntaron: «¿Lloraste?» Y yo les dije que ya era grande, que ya estaba en el colegio.

¿Crees que el colegio es el primer espacio en donde uno recibe un curso acelerado de adaptación y supervivencia?

El colegio es la primera experiencia tribal. La primera vez en que uno se convierte en parte de un grupo y aparece la comparación como forma de mirar el mundo. Porque la adaptación y la supervivencia nacen de allí, de comparase con los demás y de entender qué lugar ocupa cada uno en la tribu. La supervivencia depende de la intuición que uno tenga para entender la dinámica del grupo, y con quién se hacen las alianzas.

¿Qué te dio el colegio y que no te dio?

Estuve en dos colegios muy opuestos. Uno te exigía que vayas a misa los domingos y el otro te exigía pensar. En uno te llaman por tu apellido y en el otro por tu nombre. En uno la disciplina era el valor más importante y en el otro la creatividad. Pasé de ser un recluta a ser una persona. Y creo que ese equilibrio fue perfecto. Porque después de haber vivido dos vidas escolares tan diferentes podía valorar y entender que el mundo también tiene esos matices.

¿Qué habilidades tuviste que aprender fuera del colegio y que hoy utilizas para sobrevivir?

El ejercicio más difícil de todos: el de la empatía. Practicar ese juego en el que hay que ponerse en los zapatos del otro para tratar de entenderlo y luchar contra la vocación tan humanamente egoísta siempre es difícil.

Los Avisos

Noticia dada a alguno.  Indicio, señal.  Consejo, advertencia, anuncio. 

Ejemplos de Avisos:

Los Recibos

Es un documento firmado en el que se aclara haber recibido algo.

Hay variedad de modelos.  Generalmente, en el comercio, se adquieren formatos de recibos impresos para facilitar la confección de los mismos, en los que solamente es necesario llenar los espacios que aparecen en blanco.

Características:

1.      Membrete o nombre de la Empresa.

2.      Numero RUC.

3.      De quien recibió dinero.

4.      De cuanto fue la cantidad (en número y letra).

5.      En concepto de que se recibió ese dinero.

6.      Si el dinero se recibió en efectivo o en cheque.

7.      El día, la fecha y el año.

8.      Firma de quien entrego y quien recibió.

Ejemplo de Recibo:

INSTITUTO NICARAGUENSE DE REFORMA AGRARIA

Teléfono: 2684194 – Fax: 2533944

Managua, Nicaragua

RUC.: 080590

Recibí de: AZUCARERA LACAYO MONTEALEGRE HERMANOS, S.A.

La cantidad de: C$1,830.00 (Un mil ochocientos treinta córdobas netos).

En concepto de: Cancelación por Inspección de Finca Santa Martha, por un área de 366.58 manzanas.

Efectivo:   X                                                              Cheque No.:___________________

Managua                 13               de             Septiembre                 del                       2008.

Las Facturas

Existen muchas clases de formularios comerciales diseñados para facilitar las labores de la Secretaria.  Entre ellos, uno de los más comunes la FACTURA, que es una numeración de los cargos en un pedido.

Cada Empresa tiene sus propios formularios, diseñados de acuerdo con la naturaleza de sus transacciones; por lo general, los formularios están diseñados para enumerar en forma de columnas los artículos, precios y cantidades.

Características:

Aunque las facturas pueden tener aspectos muy diferentes, todas han de contener una serie de datos mínimos para que el documento sea válido. Así, es imprescindible que aparezca el número de factura, que servirá para su identificación, y la fecha en la que se realiza, así como los datos básicos (nombre, domicilio y NIF) tanto de la persona que emite la factura como de aquélla a la que va dirigida.

Igualmente, es necesario incluir una descripción de los servicios prestados por los que se emite la factura, así como el importe de los mismos. Por último, se ha de detallar el tipo de IVA y de IRPF que se aplica, el importe resultante y la forma de pago.

Estructura:

La estructura de la factura quedaría, pues, de la siguiente forma:

1. Datos identificativos del profesional que presta los servicios: nombre completo, domicilio y NIF.

2. Identificación del documento o número de factura: todas las facturas han de ir numeradas de forma correlativa, es decir, no se puede saltar del número 103 a la 106, por ejemplo.

3. Fecha de la factura: también hay que tener en cuenta que las fechas de las facturas han de ir de acuerdo a su numeración, es decir, la factura 106 no puede tener una fecha anterior a la 105.

4. Datos de la persona o empresa a la que va dirigida la factura: nombre completo, dirección o razón social y NIF.

5. Concepto de la factura: breve descripción de los servicios prestados, por ejemplo elaboración de tal artículo o traducción al inglés del libro.

6. Importe de la operación: se detalla la base imponible, es decir, la remuneración a percibir sin aplicar ningún tipo de impuestos.

7. Retención del IRPF: cantidad resultante de aplicar al importe anterior una retención que, actualmente, es del 15% en la mayoría de los casos; no obstante, se aplicará un 7% durante los tres primeros años de inicio de la actividad, siempre y cuando no se haya ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior a la fecha de comienzo de las actividades actuales. Por otra parte, esta circunstancia se habrá de comunicar por escrito al destinatario de la factura, que tendrá que conservarla debidamente firmada.

8. Importe del IVA: cantidad resultante de aplicar al importe inicial un 16%, aunque hay una serie de actividades que están exentas de IVA o tributan en diferente porcentaje.

9. Cantidad total a percibir: la suma del importe inicial, menos la retención del IRPF, más el importe del IVA.

10. Forma de pago: si es mediante domiciliación bancaria hay que incluir el número de cuenta al que queremos que se nos ingrese la cantidad solicitada.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que sólo puede expedirse un original de cada factura, aunque es posible realizar duplicados, ya sea porque en una misma operación hay diversos destinatarios o porque se ha perdido el original. Dichos duplicados, que a efectos legales tienen la misma validez que los originales, tendrán que contener la palabra, duplicado o copia y el motivo de su emisión.

Por último, hay que recordar que es importante conservar todas las facturas emitidas durante el período que la Administración tiene para determinar la cantidad a tributar como resultas de las operaciones correspondientes, aunque podrán guardarse, además de en papel, en soporte digital o en microfilms.

Ejemplo de Factura:

RAUL LACAYO, S.A.

(HACIENDA "LA CALERA")

RUC.: 120449 – 3614

Bolonia, Portón del Hospital El Retiro

1 c. al lago y 1 ½ c. arriba, Managua.

Teléfono: 266-5913

Entregue Conforme                                                                                   Recibí Conforme

Los Cheques

Se definen como  una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.

Otra definición es un documento que ha de librarse contra un banco o una entidad de crédito que tenga fondos a disposición del librador y de conformidad con un acuerdo expreso o tácito según el cual el librador tenga derecho a disponer por cheque de aquellos fondos.

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

Los Pagarés

Son activos de renta fija a corto plazo. Su vida, como máximo, es de dieciocho meses. Los pagarés cubren la financiación de corto plazo de las empresas. Como las letras del Tesoro, los pagarés también se emiten al descuento.

El Pagare es una promesa incondicional por escrito hecha por una persona a otra, firmada por quien la hace, comprometiéndose a pagar a la vista o en una fecha futura fija o determinable cierta suma de dinero, a la orden o al portador.

El pagare como documento negociable es un título con valor determinado y cada vez que emiten un pagare lo único que creas es una nueva obligación con plazos prescriptivos específicos. Para efectos procesales un contrato (de línea) y un pagare son títulos ejecutivos perfectamente individualizados y cada una demuestra una obligación especifica. Así si tu tienes un pagare vencido con una suma cierta exigible, puedes hacerlo valer perfectamente en un Tribunal; igualmente si tienes un contrato de línea solo basta determinar la suma adeudada para que el documento tenga fuerza ejecutiva.

Los pagarés siempre son nominales, no se admiten pagarés al portador. Por lo que no existe un modelo timbrado, ni precisa cumplir ningún modelo determinado. Sólo con indicar la obligatoriedad de pagar a una persona o entidad en una fecha una cantidad es suficiente para ser válido.

Hay que recordar que una obligación para que sea exigible debe estar de plazo vencido si el vencimiento del pagare es a un año solo después de transcurrido el año será exigible, a menos que exista alguna cláusula que justifique el vencimiento anticipado de la obligación.

Características de los Pagarés:

Los pagares o vales entre comerciantes o por actos de comercio del parte del obligado, deben contener:

§       Fecha.

§       Cantidad en número y letras.

§       La época de su pago.

§       La persona a quien o cuya orden deberá pagarse.

§       La expresión si son por un valor recibido.

§       Valor de Cuenta.

§       La falta de uno de estos requisitos da lugar para que el documento no sea considerado pagare, salvo:

· El Pagare cuyo vencimiento no este indicado será considerado pagadero a la vista.

· El pagare que no indique lugar de su emisión, se considerara firmado en el lugar que figure junto al nombre del firmante.

Estructura de los Pagarés:

Los requisitos mínimos que se aconsejan son los siguientes:

§         Identificación del obligado.

§         Declaración unilateral de pago (debo y pagare).

§         Indicación de la persona o a cuya orden deba pagarse.

§         Indicación de las expresiones "a la orden" (Que la letra puede negociarse) y "sin aviso y sin protesto" ( que el requerimiento del pago no esta sujeto al cumplimiento de tramite alguno) .

§         Fecha de vencimiento.

§         Cantidad del crédito expresada en letras y en número, si difieren, prevalecerá la cantidad expresada en letras.

§         Señalamiento de la tasa de interés a cobrar.

§         Lugar y fecha de emisión.

§         Firma del obligado.

§         Por lo común en el pagaré intervienen dos personas: El suscriptor que es la persona que firma el documento con la promesa de pagarlo y el beneficiario que es la persona a quien debe pagarse el documento.

Ejemplo de Pagarés:

PAGARé

ESCUELA POLITECNICA DE COMERCIO                                                                                          Telefono 2401287 – Apdo. 3400                                                                                                                 Bo. Campo Bruce, Igl. San Nicolás de Tolentino 1 c. al sur                                                     Managua, Nicaragua

P A G A R é

POR: C$200.00

            PAGARE a la orden de la "ESCUELA POLITECNICA DE COMERCIO",  la cantidad de C$200.00 (DOSCIENTOS CORDOBAS NETOS), el día dos de octubre del dos mil ocho, por igual valor recibido a mi entera satisfacción.

            En caso de falta de pago me comprometo a pagar el uno por ciento (1%) de interés mensual desde la fecha de su vencimiento hasta su pago en efectivo.

            Managua, ocho de septiembre del dos mil ocho.

                                                           Rossana Ramírez  Díaz   

                                                             Contadora      

Autor:

Nadiu