Manejo y control de los almacenes en un supermercado (página 2)

Algunos almacenes están completamente automatizados, sin contar apenas con trabajadores en su interior. En estos casos, la manipulación de mercancía se realiza con máquinas de almacenaje y desalmacenaje coordinadas por controladores programables y ordenadores con el software apropiado.

Este tipo de almacenes automatizados, se emplean para mercancías de temperatura controlada en los cuales la disponibilidad de espacio es menor debido al alto costo que la refrigeración supone para la empresa. También se emplean para aquellas materias o mercancías que debido a su peligrosidad en el manipulado, o su elevada rotación rentabilizan el elevado coste que supone la puesta en marcha de este tipo de instalaciones.

El objetivo primordial de las empresas que introducen un sistema de almacenes en su cadena de suministro es la optimización de costos, espacios y recorridos. Para ello se emplean técnicas derivadas de la ingeniería y de la investigación de operaciones enfocadas sobre aspectos vitales como la localización del o de los almacenes, distribución tanto interna como externa del espacio en los mismos, elección del tipo de estructura de almacenaje adecuada, gestión eficaz de los recorridos y manipulaciones dentro del almacén, optimización del espacio de carga en los diferentes medios de transporte, creación de rutas de transporte tendentes a reducir desplazamientos o a maximizar la carga transportada y diseño de sistemas de gestión y administración ágiles.

1.2. Los grandes almacenes

Los grandes almacenes o tiendas por departamentos son establecimientos de grandes dimensiones que ofertan una variedad de productos encaminados a cubrir una amplia gama de necesidades: alimentación, confección, menaje del hogar, decoración, etc. Se sitúan en el centro de las ciudades y suelen tener varias plantas, dividiendo su superficie comercial en secciones. Se diferencia fundamentalmente del centro comercial, porque los grandes almacenes pertenecen a una única empresa y es una sola tienda de enorme tamaño, no distintas tiendas agrupadas y de los hipermercados porque la alimentación no es su mayor prioridad en la venta.

Se caracterizan por tener un ambiente atractivo y por complementarse por otros servicios ofrecidos al cliente como agencias de viajes, cajeros automáticos, estacionamiento gratuito, etc.

1.3. Almacenes populares

Una variedad de grandes almacenes lo constituyen los llamados almacenes populares. La filosofía es igual a los anteriores pero realizan una oferta económica en precio que limitan a productos de compra básica. Tiene su origen en Estados Unidos en 1879 cuando Woolworth abre un almacén en que todos los productos se venden a un mismo precio: 5 ó 10 centavos. En Europa, son pioneros Marks & Spencer en Inglaterra y Thietz en Alemania.

Por su parte, en España, el primer almacén popular que abre sus puertas es Sepu en 1932. Otra enseña importante fue la cadena Sámago y los Almacenes Arias. Anteriormente, otros grandes almacenes fueron los Almacenes El Siglo, Capitol, Simeón etc.

La cadena de grandes almacenes más grande de España es El Corte Inglés, fundada por Ramón Areces. Durante muchos años compitió con Galerías Preciados, cadena fundada por su primo Pepín Fernández hasta que ésta fue absorbida por la primera. Actualmente sólo Galerías Primero ofrecen un producto parecido, aunque su radio de acción se reduce a Aragón por el momento.

1.4. Historia

Su origen se remonta al año 1852 en Francia en que se instaló La Maison du Bon Marché en la calle Sèvres de París. Su filosofía fue revolucionaria para la época: compitió con los establecimientos tradicionales con una política de bajo margen, dejó a la gente entrar y salir libremente y marcó los precios de los productos. Además, se podían cambiar o devolver productos sin penalización. También hay quien afirma que fue la Hudson's Bay Company de Canadá la primera tienda con secciones. Esta compañía comenzó su actividad en 1670 pero no está totalmente claro cuándo pudo comenzar a considerarse un gran almacén. Al principio, las secciones eran alquiladas a comerciantes individuales pero a partir de 1900 las compañías más pequeñas fueron compradas o reemplazadas por la más grande. Así, se configuraron tal como los conocemos hoy en día en que todas las secciones pertenecen al propietario del establecimiento salvo casos muy especializados como la tienda de fotografía o la joyería.

En México este concepto nació a mediados del siglo XIX (1857) con Fábricas de Francia, más tarde se fortaleció con El Palacio de Hierro en 1885 y a través del siglo XX con otros almacenes de menor influencia.

En Estados unidos, a finales del siglo XIX, florecieron en Michigan Avenue en Chicago, con establecimientos como Marshall Field's. En Nueva York, los pioneros fueron McCreary's y Abraham & Strauss.

En 1906, Harry Gordon Selfridge un socio joven en Marshall Field's abandonó América para montar sus grandes almacenes Selfridges en Londres. Su apertura en 1909, estimuló grandes cambios en la filosofía de venta detallista en Inglaterra y la apertura de cadenas de grandes almacenes.

En España, la primera apertura se produjo en Cataluña en Fueron los Almacenes Capitolio y se produjo en 1916 y después Sociedad Español de Precios Únicos Sepu en Gran Vía Madrid en 1932. Ramón Areces creó el primer El Corte Inglés de Barcelona en 1962.

1.5. Historia de los supermercados en Republica Dominicana

El fin de la "Era de Trujillo" suponía un proceso acelerado de liberación de las estructuras económicas del país y con ello culminaban las restricciones de desarrollo empresarial que como tramo visto impedían a su vez el progreso de la profesión mercadeo.

Primeros en instalarse.

El supermercado en Rep. Dom fue iniciado por un Norteamericano llamado Whimpy por finales de los anos 1950, el cual se ubicó en la avenida Bolívar donde instaló el primer supermercado en nuestro país con el mismo nombre de Supermercado Whimpys" el cual no tuvo grandes éxitos, por la falta de costumbre de los consumidores dominicanos o mejor dicho porque estaban acostumbrados a los llamados colmados o pulperías, que dicho sea de paso en la actualidad las personas que van al supermercado en nuestro país son las de clase media y alta, el resto recurre al colmado.

Por otra parte se cree que otra razón de la no prosperidad de Whimpys fueron razones políticas, puesto que este tuvo sindicalizado como un agente de la "Cia" a quien luego se le culpó de ser responsable de introducir las armas al país que sirvieron para ejecutar al Dictador Rafael Leonidas Trujillo, Whimpys al no conseguir cliente suficientes para realizar ventas con margen de ganancias para cubrir sus gastos tuvo que cerrar. Se cree que tuvo que ver la poca costumbre de los dominicanos para el cierre de este, pero la razones políticas, tuvo su mayor causa, puesto que desde que cerró sus puertas los propietarios del colmado nacional se expandieron creando así el primero de la exitosa cadena de supermercado nacional quedando estos como iniciadores por lo que crearon nuevas instalaciones de supermercados en todo el territorio nacional

A finales de la etapa monopólica encontramos dos ejemplos de este tipo de establecimiento que son: el Supermercado Santos, y el Whimpys. Es solo hasta los años 60 cuando surge una gran candidata de detallistas de Auto – Servicio, tales como:

• Supermercado Oliva.
• Casa Velázquez.
• Supermercado Auto – Servicio Moncho"s.
• Supermercado Pueblo.
• Supermercado Ezequiel Vasquez.
• Supermercado Nacional.
• Supermercado García.
• Supermercado Bella Vista.
• Entre otros.

Parte de estos supermercados se desarrollaron durante las otras dos décadas de esta etapa, convirtiéndose en cadenas de supermercados como Casa Pérez, Supermercados Nacional, Supermercados Asturias, y Supermercados Dominicano. Algunos se estancaron y alguno que otro cerró sus puertas.

Promociones de Ventas

En vista de los que consumidores se encontraban de modo más directo con los productos, y así se explotaban a mayor escala las compras por impulso, los supermercados y los mismos productores comienzan a desarrollar técnicas y materiales que dan vida al punto de venta, pero los supermercados entre si desarrollaron una de las grandes guerras de comunicación y tal vez la de mas larga duración que conocemos: guerra que se concentro en grandes promociones con slogans agresivos y con precios lo mas competitivos posibles.

Entre los Slogans utilizados están:

• Supermercado Dominicano: "Donde comprar es un placer"
• Supermercado Fong: "Donde si usted hace la compra se ahorra un montón"
• Supermercados Nacional: "La gran diferencia"
• Supermercado S/M: "Da mas que los demás"
• Supermercado El Pola: "Ya sabe donde esta lo barato y lo bueno"

Para esta época se empieza a desarrollar la publicidad cooperativa en la que supermercados y productores anuncian de manera conjunta sus productos. En 1967, en el Listín Diario, se publica un anuncio que aparenta ser el primero de ese tipo y lo publico el Supermercado García, anunciando marcas como Pond"s y Mennen. En el mismo año, Supermercado Oliva, publica una pagina completa en el Listín Diario; confeccionada por Producciones Avanti, quienes en lo adelante y por el resto de la década, serian uno de los impulsores de la publicidad cooperativa en la República Dominicana junto a Promociones Vértice que manejaba la cuenta de distintos supermercados.

Entre las marcas que mas apoyaban los establecimientos de Auto – Servicio estaban papel de Baño Albo, Jugos Famosa, Jabón Hispano, Cigarrillos Montecarlo, Café Santo Domingo, Jabón Kinder, Cloro Ajax, Ron Brugal, entre otras.

A pesar de ser esta la forma mas continua e comunicación de los supermercados, desde los primeros años de esta fase todos los establecimientos trataron de atraer clientes con concursos como el que realizo el Supermercado Nacional, en 1968, con motivo del primer aniversario de su local de la Abraham Lincoln, en el cual entregaban boletos por cada RD$10.00 de compra. Con los cuales los clientes tendrían derecho a participar en rifas con premios en metálico y viajes.

A partir de ahí las demás cadenas y supermercados realizaron concursos como una manera de atraer clientes, y/o obsequiando artículos de cristalería, vinos entre otras cosas, por compras realizadas en su establecimiento.

Todo lo que era publicidad cooperativa y concursos de supermercado tenia en "El Celoso" uno de los mas agresivos ejemplares, pero este se quemo, dejando un hueco que fue cubierto por establecimiento, que en lo adelante seria, junto al Supermercado Nacional, la mas innovadora cadena de establecimientos de Auto – Servicio. Este fue El Pola, inaugurado en la Abraham Lincoln en marzo de 1979 y en la Sarasota en octubre de 1984.

Estos dos supermercados, junto al Dominicano, marcaron el paso al desarrollo de cadenas comerciales detallistas. De hecho, a finales de la década de "70, el Supermercado Dominicano tenía 5 sucursales ubicadas en puntos estratégicos, convirtiéndose en un vehículo indispensable para la distribución de los productos de las diferentes empresas.

Otros establecimientos detallistas, con estructura de autoservicio, que surgieron y se desarrollaron en esta etapa fueron las tiendas por departamentos como Plaza Lama, Plaza Issa, Sederías California, El Encanto, La Gran Vía, La Sirena; entre otros, que se convirtieron en puntales para la comercialización de productos de higiene personal y que contaron con mucho apoyo en su publicidad cooperativa de marcas como Glemo rinse, desodorante Credo, talco Ammen, desodorante Valet, jabón Jergens, etc.

CAPÍTULO II

CARACTERÍSTICAS DE LOS ALMACENES

2.1. Función de los almacenes

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de al empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerársele como la bodega o depósito donde se guardaban los materiales que producción o ventas requería.

Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con los materiales y pro eso se destinaba a trabajar en él personal de confianza de los dirigentes.

2.2. Organización del almacén

La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

• Recepción de Materiales
• Registro de entradas y salidas del Almacén.
• Almacenamiento de materiales.
• Mantenimiento de materiales y de almacén.
• Despacho de materiales.
• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

2.3. Principios básicos del almacén

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías.

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrad y salida, o sea una rápida rotación.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).
• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) a programación y control de producción sobre las existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
• La identificación debe estar codificada.
• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.
• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.
• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

2.4. Tipos de almacén

El almacén puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de consumo.

Los almacenes se pueden diferenciar según:

1. Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares.

   En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad.

2. Organización:

   Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, móviles) mas o menos elevado y almacenes sin mecanización.

3. Movimiento de material
4. El techo

• Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de protección y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las inclemencias del tiempo.
• Los que pueden estar a la intemperie con la condición de que la estancia sea durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de protección.
• Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aquí se distinguen aún en condiciones de conservación.)

1. Según las operaciones

Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes exigencias:

• Recepción de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales de llegada y estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad del suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepción donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y control (numérico y de control)
• Espera de las mercancías, antes de la conformidad de la verificación.
• Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales separados a tal exigencia.
• Almacenamiento propiamente dicho.

1. Tipo de material

La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente:

Almacén de materia prima y partes componentes: Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción.

Almacén de materias auxiliares: Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.

Almacén de productos en proceso: Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso.

Almacén de productos terminados: El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.

Almacén de herramientas: Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.

Almacén de materiales de desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.

Almacén de materiales obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

Almacén de devoluciones: Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.

2.5. Las áreas del almacén

Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación:

• Recepción.
• Almacenamiento.
• Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.

2.5.1. Área de recepción

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corta posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor al almacén.

2.5.2. Área de almacenamiento

En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.

Características de la zona de almacenamiento

El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de tres factores:

• Entidad a la cual se va servir.
• El espacio de que se dispone.
• Los artículos que en él se van a guardar.

Principios básicos en el área de almacenamiento:

• Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son despachadas.
• Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.
• Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra.
• Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla.
• Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a el. Solo se permitirá ingreso al personal autorizado.
• Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación adecuada.
• Llevar registros de existencias al día.
• Eliminar el papeleo superfluo.
• Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena.
• El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación.
• El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos.
• El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el opuesto.

2.5.3. Área de entrega

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:

• Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.
• Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura.
• Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.

2.6. Procedimiento de Entrada y salida del almacén

Diagrama de flujo para control de entradas de productos comprados.

(1)Presenta en planta productos a entregar: refacciones, equipos, material.

(2)El almacenista recibe: Factura y/o remisión y/o copia de pedido.

Según sea requerido se hace entrega "Acta de Inspección"

(3)Con la información recibida se corrobora contra el pedido proporcionado por el Jefe de Administración o Dirección de Suministros y Logística.

(4) Verifica que el producto cumpla con especificaciones, señaladas en la requisición.

(5)En el caso de productos muy específicos se informa al área responsable, para que realice la inspección o designe al personal, para liberar el producto, firma de inspección en el formato "Entrada de almacén"

(6)Con el producto liberado se registra su entrada. Resguarda los registros durante 1 año y posteriormente son destruidos.

(7)El almacenista identifica (cuando sea practico) y da localización al producto de tal forma que se evite su deterioro hasta su salida de almacén

Diagrama de flujo para control de salidas de almacén.

(1) Se solicita a almacén, sus necesidades de materiales, equipos o herramientas, ya sea para resguardo o para préstamo.

(2) Se verifica en la lista de inventarios, cual es la existencia. En caso de que no se encuentre con el producto en Stock.

(3) Se elabora la solicitud en el Formato de "Salida de Material" o "Resguardo de Herramientas y/o Equipos", según corresponda. El producto se le entrega al solicitante quien firma de recibido, registra su salida en el sistema. Se resguarda los registros durante 1 año, posteriormente pueden ser destruidos.

2.7. Problemas en los almacenes

Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa.

Para los almacenes de productos terminados y de materiales son igualmente válidas análogas consideraciones.

1. El llenado excesivo de los locales puede causar daño a los materiales y aumentar la eventualidad de reclamos y devoluciones por parte de los clientes. Puede hacer difícil la rotación de los materiales, favoreciendo la acumulación de mercancías superadas y de difícil venta. Puede también ser inoportuna la atención de los pedidos, lo creará dificultades a la organización de las ventas.

2. El espacio y el personal es insuficiente.

   Muchas veces se deja que se vaya acumulando trabajo con el fin de liquidarlo en un momento determinado; la plantilla del personal se dispone en función de estas necesidades extremas, con lo cual lo único que se consigue es que en los momentos de menos trabajo se produzca una situación de bajo rendimiento que ocasiona costos y gastos perfectamente evitables.

3. El personal es incapaz por falta de entrenamiento.

   Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningún tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera memorista o según el parecer del operario. Así se originan trayectos largo se inútiles además de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta carencia sistemática.

4. El almacén está mal localizado o existe una mala distribución.

   En el almacén se espera demasiado tiempo, se espera por ejemplo con los documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados. Estos tiempos prueban una mala organización.

5. Deficiente colocación de la mercadería que dificulta la localización rápida para acomodar y/o surtir la demanda.
6. Equipo de almacenamiento inadecuado, obsoleto o en mal estado.
7. Equipo de manejo de materiales insuficiente o inadecuado.

CAPÍTULO III

COSTOS DE ALMACENAMIENTO

3.1. Costos de almacenamiento

Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los costos de existencias dependen de dos variables; la cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de permanencia, tantos mayores serán los costos de existencias.

Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como:

• Costos Financieros de las existencias
• Gastos del Almacén
• Seguros
• Deterioros, pérdidas y degradación de mercancía.

Dependen de la actividad de almacenaje, este gestionado por la empresa o no, o de que la mercadería este almacenada en régimen de deposito por parte del proveedor o de que sean propiedad del fabricante.

La clasificación de los costos de almacenamiento que seguidamente se incluye los clasifica por actividad (almacenaje y manutención), por imputabilidad (fijos y variables) y por origen directos e indirectos.

Costos directos de almacenaje

Costos fijos

• Personal
• Vigilancia y Seguridad
• Cargas Fiscales
• Mantenimiento del Almacén
• Reparaciones del Almacén
• Alquileres
• Amortización del Almacén
• Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje
• Gastos financieros de inmovilización

Costos variables

• Energía
• Agua
• Mantenimiento de Estanterías
• Materiales de reposición
• Reparaciones ( relacionadas con almacenaje )
• Deterioros, pérdidas y degradación de mercancías.
• Gastos Financieros de Stock.

Costos directos de mantención

Costos fijos

• Personal
• Seguros
• Amortización de equipos de manutención
• Amortización de equipos informáticos
• Gastos financieros del inmovilizado

Costos variables

• Energía
• Mantenimiento de equipo de manutención
• Mantenimiento de equipo informático
• Reparaciones de equipos de manutención
• Comunicaciones.

 Costos indirectos de almacenaje

• De administración y estructura
• De formación y entrenamiento del personal

3.2. Costos de lanzamiento del pedido

Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los Costos en que se incurre cuando se lanza una orden de compra. Los Costos que se agrupan bajo esta rúbrica deben ser independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente relacionados con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes serían los siguientes:

Costos implícitos del pedido: Costo de preparación de las máquinas cuando el pedido lo lanza producción, Costo de conseguir "LUGAR" en el almacén de recepción (movilización de mercancías o transporte a otras localizaciones, por ejemplo), costos de transporte exclusivamente vinculados al pedido (la factura de un "ocurriré" en el caso de una reposición urgente, por ejemplo), costos de supervisión y seguimiento de la necesidad de lanzar un pedido, etc.

3.3. Costos de adquisición

Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del producto cuando se trata de material en curso o productos terminados.

En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisición incorporará los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el ITBIS). Se debe tener en cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de adquisición de un pedido tendrá una componente de costo evitable y otros.

3.4. Costos de ruptura de stock

Los Costos de ruptura o de rotura de stocks incluyen el conjunto de Costos por la falta de existencias, estos costos no serán absorbidos por la producción en proceso, sino que irán a parar directamente al estado de resultados.

Los criterios para valorar estos costos de ruptura son:

• Disminución del ingreso por Ventas: La no integridad contable por falta de referencias en un pedido realizado, supone una reducción de los ingresos por ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de la fecha de facturación, como por la pérdida absoluta de la pérdida.

• Incremento de los gastos del Servicio: Aquí se incluyen las penalizaciones contractuales por retrasos de abastecimiento, pararte en el proceso de producción, los falsos fletes etc.

La valoración de estos costos de ruptura es difícil y poco frecuente, solo es posible si la empresa esta provista de un eficiente sistema de gestión de la calidad, en general el gestor de inventarios deberá conformarse con estimaciones subjetivas o costos Estándar. En literatura especializada estos son considerados entre el 1% y el 4% de los ingresos por ventas, pero esto es también tentativo.

 3.5. Objetivos de la gestión de costos de almacenamiento

La gestión de costos proporciona información para la gerencia, entre los objetivos a cumplir se encuentran:

• Determinar los costos para precios de valorización de inventarios y mediar las utilidades.
• Determinar el costo de producción, costo de productos fabricados y costo de productos vendidos.
• Determinar el valor de los inventarios iniciales y finales de las materias primas, los productos en proceso y los productos acabados.
• Ofrecer información a la gerencia para el planeamiento y control sistemático de las operaciones y actividades de rutina de la empresa.
• Análisis del comportamiento de costo.
• Determinación del punto de equilibrio.
• Determinación del volumen de producción.
• Determinación del precio.
• Evaluación del desempeño.

3.6. Gestión estratégica de costo

Es una perspectiva a largo plazo, para reducir los costos de un producto. Reducir costos en el presente para desarrollar en el futuro comprende:

• Análisis Financiero.
• Análisis de la Cadena de Valor.
• Posicionamiento Estratégico.
• Análisis de Dirección adores de Costo.

3.7. Distribución del almacén

En la organización de la empresa tiene que observarse el reparto de las actividades en funciones, designando estas a los correspondientes órganos. También se puede confiar, varias actividades a la misma persona; en el caso que la empresa sea de condiciones limitadas.

Las actividades que realizan almacenes son:

• Recepción de artículos.
• Estiba de artículos
• Inspección de artículos
• Ubicación de artículos
• Manipulación de artículos
• Despacho de mercadería
• Control de inventarios
• Mantenimiento de almacén

Todas estas actividades están a cargo del jefe de almacén quien verifica que los obreros o estibadores realicen correctamente su trabajo.

3.8. Funciones del personal

a) Jefe de Almacén: Se encarga de

• Controlar el manipuleo, transporte de materiales.
• Controlar el ingreso y salida de productos al almacén
• Controlar la rotación de los productos con mayor vencimiento
• Contratar los servicios de transporte para despacho.
• Controlar la labor del personal de almacén

b) Despachador

• Apoyar al jefe del almacén en la labor de despacho y recepción.
• Controlar las cantidades y calidades de los productos.

c) Estibadores

• Despachar los productos a los distribuidores
• Manipular los productos que ingresan y salen del almacén
• Recepción de los productos y luego ubicarlos en su lugar de almacenamiento.
• Realizar el mantenimiento y limpieza del almacén.

d) Personal de vigilancia

• Controlar el ingreso de personas al almacén
• Vigilar el ingreso de las unidades al almacén

3.9. Descripción de procedimientos

A. Recepción del producto:

• Se reciben productos terminados procedentes de fábricas y almacenes, estos se recepcionan en forma apilada en el camión de transporte.
• Los estibadores preparan los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos.
• El responsable de ingreso al almacén verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos.
• El jefe de almacén verificara la disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de producto.
• Los productos procedentes de planta y almacenes ,vienen estibados con separadores de cartón entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas térmicas

B. Descarga:

• La descarga se realiza con 4 operarios. La descarga empieza con uno alcanzando los productos y los otros dos apilando.
• Durante la descarga se inspecciona visualmente el producto para seleccionar los que estuvieran defectuosos, indicando brevemente el tipo de defecto luego se procede a su selección y recuperación.
• La documentación correspondiente para verificar las cantidades es a través de la Guía de Remisión para el caso de transferencia de plantas o almacenes.
• Los diversos tipos de transporte, hacen que en ocasiones se empiece descargando a veces por el centro y no por la plataforma de descarga. E incluso algunos productos se lanzan por encima del camión debido a que si se abre la puerta los productos se caerían.
• No existe el espacio adecuado entre la orilla del camión y las cargas estibadas para evitar que inicie la descarga pisando los productos.
• Luego de finalizada la descarga el jefe del almacén ingresa al sistema con el numero de documento interno y hace el parte de recepción y se coteja con la guía de remisión y se archiva. En caso de haber diferencias debe anotar la observación respectiva en la guía e informar al jefe administrativo y el responsable del envió.

C. Estiba:

• Conforme se va descargando el producto este se debe apilar en las paletas o estantes, cuidando que no exceda la altura máxima determinada en el Patrón de estiba de productos terminados. Asimismo, se debe seguir las instrucciones, respecto al sentido de apilamiento de las mismas.
• Si son pesados (aceites) y en mayor cantidad (margarinas) los productos se colocan de frente en la paleta, si son ligeros y poca cantidad (productos de limpieza) se apilan en los transportes; y se llevan a su lugar.
• Los estibadores aseguran que la primera "cama" este bien colocada sobre la estantería o transporte, cuidando que los productos no sobresalgan de las orillas de la palet.
• Terminada la estiba, previa verificación de la disponibilidad de espacio y designación del área dentro de los módulos donde se depositan los productos, los encargados del transporte (estibadores) procederán al traslado de la mercadería desde la zona de recepción hasta la zona de almacenaje.

D. Almacenamiento:

• Los productos almacenados se encuentran distribuidos por línea de producto en módulos de acuerdo al Plano de Distribución en:

• Modulo 1: Aceites en lata
• Modulo 2: Aceites en caja y manteca
• Modulo 3: Margarinas y otros
• Modulo 4: Bebidas filtrantes y otros
• Modulo 5: Detergente y jabón de lavar
• Modulo 6: Champúes y jabones de tocador
• Modulo 7: Desodorantes
• Modulo 8: Productos de desecho

• Durante el almacenamiento, el principal factor que se considera es la rotación de los productos. Los productos de mayor rotación se almacenan cerca de la salida de los módulos. Incluso los productos con fecha de vencimiento reciente se ponen cerca de la vista y los de mayor vencimiento atrás.
• La rotación de productos terminados debe seguir el Método PETS " Primeras entradas primeras salidas, para ello se deben utilizar adecuadamente los tableros de identificación.
• Cada unidad paletizada tiene identificada con un letrero adherido que indique fecha de recepción, tipo de producto y encargado de unidad de transporte, se usa como un control interno.
• Los productos se encuentran almacenados sobre estanterías y no sobre el piso, para protegerlos de la humedad, de los derrames de líquido y de la suciedad.
• Los productos se apilan de acuerdo a la experiencia, siguiendo un patrón de colocación o sentido de colocación de los productos. Según la Paletización de Productos.
• La ubicación exacta se da a través del tipo de productos en los módulos y luego por el nombre y código. En caso de productos de rápido vencimiento además de los datos anteriores se busca por el código de vencimiento.
• La búsqueda de los productos se realiza de acuerdo a la experiencia del despachador y en algunos casos a la búsqueda de palet caja por caja.

E. Reposición de productos:

• Realizado el despacho, el sistema descarga los productos faltantes. Indica la cantidad existente. Y al final de la jornada se coteja con el reporte diario de existencias.
• Se realiza un control diario, especialmente con los productos con mayor vencimiento, al finalizar el día de trabajo.
• Se realizan envíos desde el almacén central hasta cumplir la cuota de venta. En el almacén siempre se cuenta 40% de la cuota para cubrir la demanda hasta la llegada del envió.

F. Despacho salida a stockista provincial

• El despacho se inicia con una orden de venta del vendedor de la empresa por pedido del distribuidor.
• El jefe de almacén se contacta con el transportista disponible o con transportistas para la zona para llevar la carga.
• El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despacha las cantidades.
• De acuerdo a la cantidad y al tipo de producto se cargan los productos en el transporte o se levantan con el pato hidráulico y se llevan a la zona de despacho.
• Se despachan productos que estén en buen estado. En caso de detectarse productos defectuosos, se separaran de la carga y se procederá de acuerdo al anexo selección y recuperación de productos defectuosos. El encargado del despacho debe llevar el control de los productos defectuosos detectados en el despacho y comunicar al administrador.
• La estiba en los vehículos de transporte debe realizase cumpliendo las disposiciones de los instructivos de manipulación y según el patrón de estiba correspondiente, respetando los niveles de altura máxima.